高校二级学院行政秘书现状及对策研究

一、研究背景及意义

高校二级学院主要负责二级学院的教学科研工作和日常事务管理工作等内容，作为高校二级学院办公室的主要人员，行政秘书有着不可取代的工作职责，具有重要的工作地位。高校二级学院行政秘书一方面要将高校职能部门的思想、工作部署落实到二级学院，完成上级职能部门委派的各项任务并协调好上级与学院的发展工作，从而确保学院工作顺利开展;另一方面，还要协调好学生与教师之间，同级别二级学院内部与其他部门之间的关系，在广泛的关系网络中梳清脉络，做好协调整合工作。所以，加强高校二级学院行政秘书的管理能力，提高行政秘书的业务水平是确保行政管理工作稳定运行的重要保障，对高校二级学院的健康发展有着重要的促进意义。

二、高校二级学院行政秘书现状及问题

（一）行政秘书被重视程度较低

目前，很多高校二级学院行政秘书工作队伍并不稳定，很多二级学院领导认为行政秘书工作属于事务性工作，具有较强的可替代性，造成了行政秘书人员流动性大，结构不合理;同时行政秘书因为其自身未被重视，其对自身的角色定位模糊，因而工作积极性不高、主动性不够;

（二）行政秘书工作强度高

高校二级学院行政秘书主要服务于二级学院领导和广大师生，工作涉及学校的方方面面，工作强度高，人员配备不足，导致二级学院行政秘书加班加点屡见不鲜，相较于高强度的工作，行政秘书的待遇却低于教师的平均水平，造成行政秘书产生消极怠工情绪;

（三）行政秘书业务素质有待提升

很多高校二级学院行政秘书并非专业人员，没有系统的学习过秘书学、教育学和管理学，日常忙于业务工作，无暇顾及业务能力的培养和提高。同时因为二级学院不够重视，导致行政秘书缺少进修、考察机会，业务水平得不到提升。

三、提高高校二级学院行政秘书管理能力的对策

（一）树立科学的管理理念

科学的管理理念是高校二级学院行政秘书管理工作的前提，从根本上决定了行政管理工作的效率。因此，高校二级学院行政管理工作首先要树立科学的管理理念，明确服务对象：面对领导服务，行政秘书要及时了解学校及二级学院的相关信息，将学校职能部门的工作任务做好及时地传达，将教师和学生的建议和意见做好整理向领导进行反馈，为领导做相关决策提供参考;面对教师，行政秘书要处理好与教师的关系，了解教师的基本情况，做好教师的职称评定、年终考核、岗位变动等工作;面对学生，行政秘书要关心学生动态，耐心帮助学生和引导学生，做好教育引导工作。同时，在管理理念上要坚持以人为本，为了提高行政秘书的工作积极性，提高行政秘书的福利待遇，行政秘书要端正其工作态度，积极面对行政事务工作，努力提高工作效率。

（二）完善管理制度，创新管理方法

在高校二级学院行政管理中，为了保证整体的优化执行和发展，一方面，二级学院要构建和完善行政管理制度，无规矩不成方圆，严谨的行政管理制度能够更好地约束行政秘书的工作，确保行政秘书工作更加规范化、专业化、科学化，促进高校二级学院与学校各个职能部门及其他二级学院之间的有效沟通，为学校的整体进步提供更大的保障;另一方面，创新行政秘书管理工作的方式方法，二级学院行政秘书可以充分利用现代化信息技术提高自身的工作效率，将行政办公自动化，利用更加先进的硬件和软件工作辅助管理，如行政秘书可以利用计算机做好行政档案的存储工作，更加便于档案信息的管理、查阅、处理;可以在二级学院官网建立行政事务专栏，便于信息的发布和传达;还可以通过微信公众平台、微信群等方式，加强与各职能部门、领导、教师、学生之间的沟通和交流。

（三）壮大高素质水平的行政秘书队伍

高校要加强对二级学院行政秘书业务素质方面的培养，壮大高素质水平的行政秘书队伍，确保二级学院教育教学有序开展。首先，高校二级学院行政秘书要加强学习政治理论知识，提高自身的政治素养，树立正确的人生观、价值观，从而提高自身的敬业精神、工作责任感和服务意识;其次，加强对二级学院行政秘书的培训工作，做好岗前、岗中培训、组织行政秘书学习掌握秘书相关的基本知识，如秘书学、教育学、档案学、管理学，同时还要提高自身的语言沟通表达能力、业务交流能力，能够熟练运用各类办公软件，做好数据分析处理工作;最后，组织行政秘书外出参观调研，开展经验交流，学习先进的管理经验、管理方法，开展起工作视野，从而提高行政秘书的管理水平。

四、结语

为了确保二级学院行政事务的有序开展，高校必须要对二级学院行政秘书工作加以管理上的重视。首先，必须树立好科学的管理理念，提高二级学院行政秘书的服务意识;其次，制定行政管理制度，让二级学院行政秘书工作更加具有规范性和科学性;再次，创新行政秘书管理的方式方法，利用信息技术提高管理水平;最后，加强对二级学院行政秘书素质培养，确保行政工作高效化和人员高素质服务，从而使高校二级学院行政秘书工作更加全面系统，为高校二级学院教育教学提供重要保障。

摘要：高校二级学院行政秘书是确保院系能否正常有序开展的重要骨干力量，在高校二级学院办公室中占据重要地位。高校行政秘书工作繁重复杂，经常联系多人或者多个部门，所属工作职责范围面广，所以一旦出现工作上的失误，就会给院系带来不利影响。由此可见，加强高校二级学院行政秘书管理工作尤为重要。对此，本文首先提出高校行政秘书管理的重要意义，然后对高校二级学院行政秘书现状及问题进行分析，最后具体提出相应的解决措施。

关键词：高校,二级学院,行政秘书

参考文献

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