加强档案管理提高档案管理水平

档案管理是每家企业都必不可少的一项重要工作, 尤其是对掌握国家经济命脉的石油企业来说, 档案的管理更是关系到企业的运营发展。

一、加强石油企业档案管理的重要性

档案是记录一家企业从创立之初到走上正轨的重要资料, 它记录着企业每一天的经济活动, 帮助我们发现企业日常经营中的问题所在, 以便及时作出调整。通过档案上记录, 我们可以轻松查找到企业需要的资料, 同时我们也可以看到企业每一笔经济业务的来龙去脉, 了解到企业的发展现状, 为企业日后的发展提供大致方向, 也是企业转型的重要依据。

档案的记录编制是一项十分严谨的工作, 它是企业一路发展成长的印记, 也是企业不断向前发展的基石, 企业的档案可以为企业的管理经营决策提供科学客观的依据, 确保企业决策正确。不仅是外部经营, 石油企业对内改革整顿时, 也可以根据档案记录的原始数据, 为每一项决策提供资料支持。

石油企业的档案包含了大量有用信息, 比如企业的创立历史、过去的经济交易、经济信息和财务经营状况等, 是企业对以往经营状况的总结, 也是企业日后发展的参考资料。不仅如此, 有了档案库, 还可以大大提高工作效率, 通过电子化档案, 我们可以轻松查询到企业需要的资料, 节省时间人力, 实现高效办公, 为企业谋取更多利益。

二、档案管理中存在的问题

上面我们简单阐述了档案对于企业的重要性, 但是在目前的企业经营中, 我们发现对于档案的记录管理工作, 还是存在着许多问题, 对石油企业来说也不例外。

(一) 档案管理对于企业的重要性认识不够。对于大型企业来说, 档案的数量是十分巨大的, 在管理上也就必然存在着一些漏洞。比如我们缺乏科学的档案管理规划, 部分企业在日常的档案管理工作中, 没有认识到档案对于企业的重要性, 只是注重档案的交接工作和合格达标, 仅仅把档案管理当作是对资料的整理保存, 也因此常常出现档案断层的情况, 想要的资料查不到, 细节的资料未保存, 缺乏科学的长远规划, 给企业的运营造成一定困扰, 延误企业工作进度。

(二) 缺乏完善的档案管理体系。在对一些企业的调查中, 我们还发现企业往往缺乏完善的档案管理制度, 档案管理制度不健全就会导致档案管理的不规范不严谨。在日常档案管理中, 经常会出现档案收集不规范的现象, 比如在档案编制时, 企业缺乏或者没有健全完善细致的档案收集制度, 发散出去的档案有时很难完整回收, 也没有健全的追责制度, 无法追讨员工责任。还有档案的管理手段落后, 管理力度不够, 主要体现在领导或工作人员没有对档案保管投入足够重视, 对平日的档案工作也过于松散, 没有形成一套完整严格的档案管理体系。

三、对于档案管理问题的对策

(一) 加强对档案管理工作的重视。对于上述问题, 我们可以从源头上一步步着手解决。首先, 我们应该对档案管理工作加强重视, 不管是企业领导还是相关工作人员, 要明白档案对于企业发展的重要性, 我们可以组织档案管理的宣传探讨会, 让档案管理人员清楚认识到自己的责任, 同时我们还可以建立一套档案管理考评制度, 以此提醒职员的职责和鼓励工作人员对档案加强管理。对工作失误少、档案保管好的员工进行嘉奖, 提高档案管理人员的工作积极性, 改进工作中的不足。其次, 我们可以建立健全档案交接保管体系, 增强档案管理的准确性。

(二) 引进专业性人才、完善档案管理体系。对于档案的整理保管, 我们还可以引进先进人才, 如今信息科技发展迅速, 我们在学习更先进的保管方法时, 也可以为企业引进新鲜血液, 增强企业活力, 我们也可以培养专业的档案管理人员, 提高档案管理工作人员的综合素质, 企业可以定时组织相关工作人员到档案管理部门进行学习与培训, 加强实践能力, 应对各种可能出现的情况。档案管理是一项精密的工作, 我们可以录用学习档案管理专业的人才, 他们拥有专业系统的理论知识和相关管理经验, 会进一步完善档案管理体系。在档案归档整理方面, 我们还可以采用互联网信息技术, 简化整理工作, 随着企业的发展壮大, 企业资料也越来越多, 利用先进的计算机技术, 我们可以节省更多的人力物力财力, 精简企业档案管理体系, 提高管理水平和使用效率, 也避免了因员工查阅资料而无法及时归还的问题。每份资料的借阅查询记录都可以在计算机系统上找到, 追责也更加方便, 加强了企业的档案管理能力。同时利用计算机系统, 可以有效限制不同岗位职员的权利, 上下级之间相互监督相互牵制, 防止企业档案信息的外流, 大大提高了企业档案信息安全性。

四、结语

以上只是对企业档案管理问题的一些简述, 在日常经营中, 还有许多问题没有得到解决和重视, 最重要的是企业应该从现在开始对档案管理加强重视, 并立刻着手解决问题, 这样档案管理系统的漏洞才不会继续扩大, 可以避免很多不必要的企业隐患, 让石油企业发展壮大。

摘要：石油是经济发展必不可少的重要资源, 在我国, 石油企业是国有企业, 这关系到国家命脉。随着全球经济的发展, 各国间竞争愈加激烈, 国家对石油的管理控制也愈加严格, 档案的管理工作也显得更加重要。

关键词：石油企业,档案管理,分析对策

参考文献

[1] 周广梅.关于加强石油企业档案管理工作的措施分析[J].城建档案, 2014 (9) :12.