大型医疗机构资产管理组织机构的建立与实践
摘 要：为配合国家医药卫生体制改革，2012年国内各级、各类医疗机构开始执行由财政部、卫生部颁布的新《医院财务制度》和《医院会计制度》。固定资产在医院资产总额中占据了近50%的比重，如此巨大的规模必然要求管理层应对其加强管控，使其真实价值能够得到体现，资产能够高效运转，这直接关系到新形势下医院的发展能力。目前，国内医院资产管理一般采用医院财务部门设立总账管理资产总额、物资管理部门建立名细账进行分类管理、医疗临床使用部门按卡片账管理实物的管理框架和模式。内蒙古医科大学附属医院参照国内大学教学设备管理先进体系，在国内大型医院率先成立国有资产管理部，对医院资产进行系统管理。文章以实际调研结合医院资产管理现状，分析大型医院资产管理存在的问题，提出管理改进建议。
关键词：大型医院 资产管理机构 建立与实践
文献标识码：A
一、现阶段大型医疗机构资产管理组织架构和存在的问题
1.医院财务会计制度之变革。建国以后，医院没有单独的财务和会计制度，使用的是行政机关“预算会计制度”;医院没有独立的财务会计核算科室，财会核算工作和资产管理工作划归办公室或总务部门兼管。
随着国内经济和社会发展，原有行政“预算会计制度”已经不能适应医院快速发展与科学管理、专业核算的需求，特别是1978年后国家在农村、工商企业实行联产承包责任制，按客观经济规律办事、进行成本核算、讲究社会效益和经济效益取得显著成效的大环境下，1988年财政部、卫生部颁布了国家第一个医院专用《医院财务制度》和《医院会计制度》，制度规定“医院是医治和预防疾病，保护人民健康的社会主义福利事业单位，同时又是独立的经济核算单位;财务管理坚持社会主义办院方向，在国家计划指导下，按客观经济规律，积极合理地组织经济活动。”
随着国家管理由计划经济向市场经济转变，医疗行业也向市场经济过渡。1998年财政部、卫生部颁布第二个《医院财务制度》和《医院会计制度》，明确了“医院是承担一定福利职能的社会公益事业单位，不以营利为目的。在以社会效益为主的原则下讲求经济效益。”
为配合国家深化医疗卫生体制改革，体现医疗行业的公益性，2012年财政部、卫生部颁布了第三个《医院财务制度》和《医院会计制度》，制度指出“医院是公益性事业单位，不以营利为目的。要正确处理社会效益和经济效益的关系，正确处理国家、单位和个人之间的利益关系，保持医院的公益性。”
2.大型医疗机构资产管理模式随着医院财务会计制度的变化而变革。建国至今，医疗行业财务会计制度由“预算会计”——专用《医院财务会计制度》的4次变化，医院财务管理由记“流水账”——“部分成本”核算——“全成本”核算转变;医疗机构资产管理模式也由“计划管理模式”——“有计划的社会主义市场经济管理模式”——“市场经济管理模式”——“公益性事业单位”的管理模式而转变。
3.现有资产管理模式存在的问题。固定资产在医院资产总额中占据了近50%的比重，如此巨大的规模必然要求管理层加强管控，能够体现其真实价值，资产能够高效运转，它直接关系到新形势下医院的发展能力。目前，国内医院资产管理一般采用医院财务部门设立总帐管理资产总额、物资管理部门建立名细账进行分类管理、医疗临床使用部门按卡片账管理实物的管理框架和模式。
由于医疗机构资产管理模式由“计划管理模式”——“有计划的社会主义市场经济管理模式”——“市场经济管理模式”——到“公益性事业单位”的管理模式转变，现有资产管理过程中总体上存在着“重购置、轻管理”的思想，尤其是临床科室主要关注点侧重于医疗方面，为开展医疗服务或未经严谨论证引进新技术而盲目购置，在管理模式转变过程中出现管理混乱，忽视从经济效益方面进行慎重考虑，概括为存在以下主要问题：
(1)盲目购置固定资产而造成资源浪费。固定资产对于医疗卫生单位提高竞争力具有重要意义，因此医疗单位都在千方百计、努力扩大基本建设规模，更新医疗设备，加强固定资产等基础设施建设。表现为大量申请国外、国内贷款、申请财政预算拨款或融资增加医院固定资产。但由于缺乏科学严谨的论证和充分的市场调研，在固定资产购置问题上只注重其先进性，对其实用性、重复性等问题缺乏必要的关注，造成设备运行成本大于其使用效益的现象时有发生，部分固定资产甚至被闲置，造成资金的浪费;或者是为了开展某项业务而购置的设备，因业务的停止或使用人员的离开而搁置，或因设备的更新而闲置等。
(2)有些设备利用率低，不重视资产的使用效益，闲置的固定资产处置不当。大型公立医院由于业务科室细分、病房多，各个业务科室独立设置、要求各类医疗设备配备齐全，导致业务科室之间固定资产闲置;有些科室在固定资产购置时未考虑到产生的经济效益和社会效益，存在盲目性、医疗设备利用率低。业务科室又不能及时了解有需求科室的信息，对闲置、利用率低医疗设备无法进行必需和及时的调配、调剂，出现重复购买、浪费现象。虽说医院应本着公益性的原则考虑资产购置，但也应结合实际情况，根据整体战略进行考量，对某个科室某项固定资产使用率不高、经常闲置，而另一科室重新申购购买该设备时，应提供医院设备信息，促成在全院范围内流转和通用，防止资产重复购置使用率下降。
(3)捐赠设备及试用物资成为“特殊资产”，形成赠送资产未备案的事实。一些厂家为了商业宣传等目的，会将一些医疗设备以试用方式直接投放在科室使用或赠送给科室，而科室误以为这些资产不属于医院购买，因而不通过资产管理部门审批和备案，使这部分设备及物资没有通过财务登记入账，成为科室自有财产，形成医院属性不明的“特殊资产”、“隐形资产”，这部分国有资产容易流失。
(4)医院财务账目处理存在的问题。因医院固定资产管理员缺乏责任心或对管理的相关环节掌握不全面，致使固定资产申购、领用等相应的手续不全，固定资产管理涉及的固定资产卡片缺失、固定资产的领物人与其实际使用人不一致等，设备管理混乱;或会计人员为了记账方便，将相同的几十件物资归属于同一个资产编号登记入账，科室在日后的使用过程中因为仅报废同批次的几件物品，很难在几十件物资资产编号中办理报废处理手续，降低工作效率，为日后报废处理增加负担;或当科室资产进行调拨时未及时到资产管理部门办理相关手续，设备登记缺失，造成固定资产无故流失。
(5)固定资产重购买轻管理的现象普遍存在，造成设备及物资毁坏或丢失，形成账实不符。账实不符是医院固定资产管理过程中最常见问题，由于医院的固定资产购置渠道包括财政拨款、科研经费、医院自有资金、国外国内银行贷款等方式，使医院在固定资产投入上追求技术新、规模大，积极争取购置最新最好的医疗设备，扩大医院规模，而购置后如何有效使用和管理这些医疗设备，如何妥善维护资产则成为一个被忽视的问题。医院科室负责人“重购买轻管理”，业务科室对于报废的医疗设备、物资出现账务处理不及时或缺少报废审批手续，造成实物已经退回，但未做相关账目处理，出现账面数量多，实际物品少的糊涂账。长期以往毁坏或丢失发展成为呆账、死账，导致账实不符，为监管部门清查盘点账目造成困难。
(6)基础工作不到位，工作移交不清晰，科室变更后资产无人管理，离职人员所使用设备未办理移交手续。医院因工作需要拆并或撤消科室或部门，但部门变动后原有科室的固定资产无专职的固定资产管理人员，负责后续的变更处置或报废处置。医院的很多固定资产，如笔记本电脑、移动硬盘及各类手持式的医疗设备，一般由使用者个人保管。但使用人离职或退休等原因调离医院时，未进行相关移交手续，本应重点交接的固定资产资料因中间环节缺失而不清晰，最终导致无法掌握真实情况，“物随人走”，工作移交流于形式。
(7)固定资产随意处置。有些科室自认为固定资产已损坏不能维修，或达到了折旧年限，因科室不了解报残流程，未经报废批准，自行处置，或闲置或淘汰;还有些科室的固定资产，尤其是工作台、实验台等家具类资产，因装修而拆除，但并未办理资产报废申请审批及销账手续。
(8)待报废固定资产数量较大，报废处理周期较长。通过固定资产清查可以看出，医院整体待报废数量较大，主要涉及以下几类：
一是待报废手续不完整，未完成报残流程。对于固定资产的报残流程，科室普遍反映为不太熟悉。科室将实物交予物管部门后，不清楚还需将报残表交资产管理部审核销账，这样报残才算真正完成，由此导致报残中断。
二是无法正常使用资产未进入报残状态。在固定资产清查中经常会发现这样一种状况：科室的某些固定资产处于“无法正常使用状态”，经资产管理部门审查也已达到该资产的最低使用年限标准，该资产的继续存在不仅会影响医院整体的资产周转率，还会影响该科室相关资产的继续申购，继而影响其正常的医疗活动。而科室未办理申请报废手续。
三是报废设备有名无实。从核查情况来看，部分设备存在着有名无实的情况，原有设备已经相当陈旧，以现有的医疗水平和技术水平该设备已完全处于淘汰状态，无法再继续使用，但目前仍挂在固定资产账目上。
另外，医院固定资产的报废流程需要科室提出报废申请、物资管理部门对实物进行鉴定并将符合报废的设备回收、资产管理部门报医院领导签字后，上报上级主管部门及财政厅审核批准后，医院财务部门消账，这样报废才算真正完成。报废处理时间较长，一个报废周期约一年左右。
二、大型医疗机构资产管理组织机构建立与实践
随着国民经济的快速发展和人民群众对医疗卫生服务需求的不断提高， 医院在医疗设备和病房的开发购建， 逐步向多样化、科技化和综合化方向发展，致医院国有资产数量与价值不断扩大。医院固定资产呈现出几个特点：一是固定资产数量和金额比重大，大型三甲医院固定资产数量能达到几万件，价值十几亿元，同时占医院总资产的比重很大，甚至达到50%以上。二是医院固定资产专业性强，种类纷繁复杂，医疗设备使用频率高、工作量大，并且容易受技术及医疗安全的限制而淘汰。三是医院固定资产的购置资金来源呈多样性。不仅有医院自有资金，还有财政拨款、科教项目经费、国内外银行贷款等购买。这种多样化资金渠道对固定资产的后续使用更为关注。四是医院的固定资产账目年底全部上报自治区财政厅统一监督管理。医院固定资产的这些特点在客观上决定了大型医疗机构有必要加强资产管理组织机构建设，强化固定资产管理。
1.建立医院资产管理机构，成立国有资产管理部对医疗设备及物资实行集中管理。大型医疗机构应成立国有资产管理部，对医院的资产统一协调管理。国有资产管理部要在医院国有资产管理委员会的领导下开展工作;国有资产管理部承担医院国有资产管理委员会的日常任务。国有资产管理部要进一步实现医院医疗设备的优化管理、资产有效配置与使用;国有资产管理部为防止国有资产流失提供了组织保证、强化了管理流程，为医院国有资产管理提供了基础。
国有资产管理部改变了过去固定资产分散管理，即原来由使用科室、总务后勤部、医学工程部、招标采购部、财务部等多部门分散管理的工作，集中改为由国有资产管理部统一协调管理。划分并明确管理责任和范围，医疗设备、高值物资及医疗器械由医学工程部负责采购、保管、维修维护;总务后勤部负责房屋基建、易耗品、办公用品等物资的建设、采购及库存管理;财务部门负责总账科目设置、发票审核、凭证录入及月末与物管部门对账等项工作;国有资产管理部从整体统筹、协调总务后勤部、医学工程部、财务部之间的配合与协调。
该管理流程的实施，有效地减轻医院固定资产实物管理对财务管理的压力，使其精力集中在精细化管理及内部控制方面。同时有利于责权划分、充分发挥总务后勤部、医学工程部业务优势，专注于设备器械维护使用和库存物资管理，强化了医院监督管理国有资产流动，起到优化配置。
2.建立专(兼)职资产管理员制度并定期开展培训，提高资产管理人员责任心和设备操作员技能，强化管理意识。美国为延长医疗设备的使用寿命，较早地就已开始对医学工程人员培训，加强专业医疗设备管理与维修，截至1990年已有85%以上的医院成立了设备资产管理机构;每届欧盟会议也会奖励表彰在专业医疗设备维护和管理方面做出贡献的各国人员;2000年国务院第24次常务会议通过《医疗器械监督管理条例》;2014年6月新版《医疗器械监督管理条例》加强了对大型医疗设备备案事项的监督检查和对使用单位的日常管理监督，对高风险产品建立可追溯制度和医疗器械不良事件监测、再评价、召回等上市后监管制度，加强了事中、事后监管。
从以上事实看出，在临床和行政职能科室指定科室主任、护士长或专职资产管理员，负责科室的各类设备管理是十分必要的;国有资产管理部对科室资产管理员定期开展培训，指导他们按医院设备管理办法和报废流程申报办理相关手续;将最新政策、最新动态及时向科室反馈;规范设备使用人员操作行为，强化并制定医疗设备维护保养计划;与此同时，应将固定资产的管理环节流程化、重点突出，提高使用科室人员的专业技能训练，熟练掌握日常操作技巧，爱护公共设备，延长医院仪器设备使用寿命。这样即使科室资产管理员频繁变更也不会使资产的管理受到很大影响。
3.完善医院固定资产管理制度，明确医疗设备、高值物资、易耗品的划分标准，严格履行设备资产移交签字制度。
首先，医院应建全固定资产管理制度，固定资产管理工作应得到院领导和相应主管部门的充分重视，明晰固定资产在医院资金占用和使用中的重要地位。要重视资产的使用和管理，熟知医院的固定资产采购制度、固定资产验收制度、固定资产登记制度、固定资产盘点制度、医疗设备交接制度、固定资产处置等制度。
其次，根据《内蒙古自治区国有资产管理办法》、《医院财务制度》对医疗设备及高值物资采购、管理、处置等内容进行调查和分析，研究并制定适合医院国有资产的补充办法，如对单价在1500元以上的设备划分为专业医疗设备类进行管理;对单价在1000元～1500元以内固定资产划分为一般设备类进行管理;对心脑血管内支架、骨科用钢板、吻合闭合器等划归为高值物资;对单价1000元以内的器具及物资划分为低值易耗品类。按照专业医疗设备、一般设备、高值物资、低值易耗品的特点，分别编制设备编号，分别建账;各类设备的处置要严格遵循国有资产报废处置条例和审批流程，规范医院财务监督管理体制，使医疗设备及物资管理优化配置，工作更加有效率，便于核查。
再次，对于外单位调拨或者配发的资产，以及科室间调拨的资产，接收科室应该在收到设备的同时办理相关移交签字确认手续。资产管理部门应根据具体情况或与财务部门协商按相应财务制度等办理调拨手续、及时入账。需要特别说明，厂家投入科室试用的固定资产应办理试用手续，方便该资产管理;捐赠的固定资产也应及时入账，并进行备查登记，使资产管理与财务管理相协调。这类资产需要科室及时上报，并在固定资产的“三账一卡”中有所体现;只有固定资产的及时反映，才能较为准确地掌握其真实情况。
4.建立固定资产信息化共享平台。2006年5月财政部发布《行政单位国有资产管理暂行办法》第35号令，提出行政事业单位对本单位国有资产实施账目、统计、建档、清查、维护等职责，明确对国有资产的具体监督管理工作并承担资产保值增值的责任。医院国有资产管理即对医院国有资产的占有、使用、收益和处置进行管理，国有资产管理的基本目标是实现国有资产的保值与增值。
为了使固定资产管理更加规范化、科学化、专业化，医院需利用计算机网络系统，引入信息化管理手段来管理资产，建立其资产信息的共享平台。例如，固定资产系统中的备查簿登记、二维码技术在固定资产管理中的运用。利用信息化手段更能提高管理效率和管理质量，使管理部门对全院的资产分布、使用、闲置、处置情况一目了然;使用科室可以根据需要和权限在计算机网络系统中了解自己的设备数量和动态;资产管理部门完成设备使用率等数据分析。
5.建立并规范医疗设备条码管理。完善医院HIS系统与设备管理软件使用衔接，规范医院医疗设备条码化管理，既将每一项资产的主要信息放在唯一条码中，包括设备名称、型号、生产厂家、原值、入库日期、使用科室等基础信息内容，为日后检查管理提供基础。条码化管理不仅有效减少人员录入出错率，而且为医院节约了资产管理成本。
6.加强日常监督管理，定期开展医疗设备及物资盘点工作。由国有资产管理部、总务后勤部、医学工程部、财务部抽调专人组成清查小组，制定盘查计划，深入门诊、住院、急诊、行政部门一线记录盘查科室实际占用设备数量、型号、保养维护使用情况;医院每年至少要进行一次全院固定资产实地盘点统计。因为疏于医疗设备及物资盘查监督，是导致账实不符、丢失损坏的主要因素。定期资产盘查能有效防止资产流失，起到监督管理作用，引起设备使用者重视。盘点表由使用科室负责人签字确认，医院国有资产管理部对清查汇总中出现的问题进行梳理和分析，作为今后完善改进工作的依据。
7.开展绩效考核，完善责任制。院领导和设备管理人员要充分认识固定资产管理的重要性和必要性;固定资产管理制度要明确规定管理的权与责，从规范管理、建岗、建制，并监督检查，把责任逐层划分，将管理责任落实到人。根据固定资产清查结果，与科室相关人员的绩效挂钩，赏罚分明，使得医院从上到下对资产的管理形成良好的风气。尤其，对清查出的各项账面盘盈(含账外资产)、盘亏固定资产，要查明原因，分清工作责任，提出处理意见。
三、新管理模式建立后要达到的目标和效果——解决的主要问题
在实施“十二五规划”过程中，国家更加重视并加快卫生事业的发展力度。2011年—2013年国家财政对医疗卫生累计投入达21883亿元，由2011年的6429亿元增至2013年的8209亿元，年均呈现出27.68%以上的增长幅度。其中大部分投入资金用于固定资产的购置和建设。
而在公立医院内部，固定资产具有品种繁多、数量巨大、分布广泛等特点，管理较为复杂;2012年执行的新《医院财务制度》在提高了固定资产标准的同时，要求医院对各项资产分别计提折旧和摊销，进一步增加了资产管理的复杂性;此外，政府主管部门近年来为加强国有资产管理出台的各项制度和办法，如年底医院固定资产账目全部上报自治区财政厅统一监管;医院成本核算的需要、科室精细化管理的趋势，这些无不对当前的资产管理提出了更高要求。
1.解决“政出多头”、“多龙治水”的现象。公立医院固定资产是国有资产的重要组成部分，是医院开展医疗、科研、教学和行政办公等各项工作的物质基础，是保障人民健康和发展卫生事业的重要条件，它能够反映医院的经济实力、规模大小和医疗水平高低，既可给医院带来长远的经济和社会效益，同时又具有一定风险，管理水平的高低会直接影响医院的发展。因此，加强公立医院固定资产管理具有非常重要的意义。
新管理模式建立后，医院的固定资产管理由国有资产管理部统一协调，改变现有国内多数医院由医学工程管理部门管理医疗设备器械、总务后勤部门管理一般物资易耗品、财务部门管理账目的分散式管理方式和“政出多头”、“多龙治水”的现象，确保医院资产管理办法的一致性。
2.有利于资产管理制度和“信息平台”建立和完善。资产信息化管理流程具有“强制性”优势。通过统一的应用信息平台技术，建立固定资产电子档案和条形码管理，对医院资产购置计划、合同管理、审批、付款、安装调试、使用、计量、维修保养、提取折旧、成本摊销、资产转移、报废处置等进行全程的记录和管理，可以解决不必要的人力资源和成本的浪费，更加科学、准确、有效地对医院资产进行管理。它要求资产管理工作按照固定的业务流程进行，避免了由于资产管理人员疏忽所造成的工作失误，也杜绝了由于资产管理人员业务素质、技术管理水平低下、工作粗心大意等所造成的固定资产漏报、流失等现象。
3.有助于实现固定资产的在线管理。国有资产管理部门、财务部门和各归口管理部门均可通过网络快速、准确取得相关管理信息，为决策服务;各固定资产使用部门也能够方便地浏览和统计本部门的固定资产占用、使用情况，并在线进行报修、报损、报废等申请。
在医院没有进行信息化管理之前，因为缺乏有效的管理工具，固定资产管理较为混乱，存在着许多不足：如固定资产卡片账不完整，账账不符、账实不符;对于已不能使用的资产没有及时清理，部门之间资产的调拨未能及时更改使用部门，捐赠及投放的固定资产入账不及时或重复入账现象;资产分类粗放，名称录入随意性较强;不能对资产计提折旧，并且无法满足成本核算的需要，难以区分使用专项经费购置的固定资产;科室搬迁、合并和分立后资产账未能及时调整，资产清查工作量大和清查质量不高等问题和困难。
作为医院综合运营管理系统的子模块，固定资产管理系统以信息化网络技术为支撑平台，以流程化、规范化、标准化、精细化为原则，以提高设备的整体效率、降低资产维护成本为目标，对国有资产可实现从采购计划——验收入库——领用——变动——报废处置等全生命周期管理。
4.可提高固定资产的管理效率和设备的利用率。与传统的人工操作相比，资产实现信息化管理在数据的输入、处理与分析上具有很大的优势，不仅减少了失误，而且提高了效率，大大地简化资产管理的工作量。
(1)确定管理信息系统，实施历史数据导入。为保证系统实施，医院抽调专人成立项目组，负责在实施过程中的协调和配合。项目组通过和软件开发商的反复沟通和不断完善，完成系统的本地化工作。在导入历史数据前，要确保进入数据库的资产信息准确无误，医院国有资产管理部门要在资产清查的基础上，深入科室与各资产使用部门和归口管理部门进行细致的核实，为实现固定资产管理信息系统奠定基础。
(2)信息化技术在固定资产全生命周期各管理环节的应用。
计划管理：各科室根据工作需要和发展需求提交购置申请，采购部门汇总科室资产需求计划，结合当前库存状况制订医院资产采购计划，报院采购管理委员会审批后执行。
合同管理：主要包括合同的编制、录入、修改、删除、审核、打印、查询、分析以及合同的更改，系统提供相应功能实现对合同的集成管理。
资产的安装和验收：提供资产安装和验收的编制、审核功能，记录和查询资产的安装日期、安装地点、安装单位和工程师、安装费用、验收日期、验收人、验收结果等。
资产入库：记录新购置或者增加的各类固定资产的基本信息，如资产的类别、品名、规格型号、产地、附件、价值、资金来源和供应商等，并建立卡片，增加库存，提供过程化的管理。
资产出库：记录医院的资产从库房转移到资产使用部门、库存数量进行消减的过程。此环节较为重要的信息是领用人和资产的存放地点。
资产的日常管理：记录设备使用频率、频次和设备使用的收入情况，为资产的效能分析提供准确的数据;提供设备的检测计量、保养计划的制定，计划到期提醒以及记录检测计量和保养结果的功能;提供资产维修的申请和记录维修结果的功能，记录维修过程中使用的配件的情况，并记录维修的总费用，为汇总统计该资产的成本提供准确数据。对于投放设备，通过关联投放年限或物流系统对应耗材，实现即将满足投放条件时的预警。
资产折旧：根据新《医院财务制度》固定资产折旧年限等有关规定按月计提全院固定资产折旧。
资产转移：记录固定资产在院内科室间流转的过程及转移记录。
资产处置：根据国有资产处置有关规定，实现资产的报废、报损、出售、转让、捐赠等不同形式资产处置的申请、审批和核销。
资产卡片：以卡片为操作平台完成对资产增加、资产转移、资产处置等业务的操作，同时借助卡片的操作平台可完成资产的维修、保养、检测计量等日常管理的维护功能，满足了国有资产管理“三账一卡”的管理要求和科室掌握在用资产的需求。通过资产卡片的文档功能实现资产的电子档案管理。
资产条形码：通过先进的条码技术实现了对资产的准确定位，对固定资产实物从购置、领用、转移、盘点、清理到报废等方面进行全方位准确监管，同时大大减轻了资产盘点的工作量，杜绝以往人工盘点时难以避免的错盘、漏盘、重盘现象，确保实物统计时第一手数据资料的真实和可靠性。资产条形码应用的难点是条形码标签的粘贴，特别是对资产规模较大的医院，其工作量不亚于一次全面资产清查。
资产查询和统计：满足医院资产明细和分类汇总查询，提供固定资产分布、资金来源、资产逾龄役龄分析和初步的效能测算等各项资产分析和查询。
5.资产管理系统和办公自动化系统(OA)的衔接。资产管理系统和办公自动化系统的衔接进一步提高了资产的信息化管理水平。通过关联OA工作流操作，使用科室足不出户可轻松实现资产的转移和处置、项目经费购置资产等申请和审批，可随时了解审批进度，节省大量时间和人力物力，避免了部门间的推诿，工作效率显著提高。
通过资产信息化管理系统，可随时掌握全院固定资产的使用与配置情况，并根据情况对使用率不高的部分资产进行统一调配，避免一些部门追求小而全，从局部利益出发，盲目增加设备，造成重复购置。
医院固定资产卡片账完备，财务账、资产明细账和卡片账三账相符，实现同步变动;资产入账方式灵活，货票如未能同行，也可根据采购计划和合同办理入账，提高资产入账的及时性;资产信息完整，资产文档除发票等扫描件外，还存有贵重设备实物图片;资产转移和处置申请简便，审批快捷，可迅速对调拨资产进行账务调整和清理待处置资产;实现了对投放设备的有效管理，通过满足条件预警避免医院发生损失;管理流程合理规范，杜绝重复入账现象;参照国家标准委和财政部联合制定的《固定资产分类与代码》对资产进行了重新分类，与政府主管部门保持统一，同时结合新《医院会计制度》固定资产科目，为资产的精细化管理奠定基础;录入新增资产利用字段关联，通过资产名称逐级定义品牌和规格型号，避免了以前资产录入名称时的随意性，造成无法通过进一步的统计分析实现资产的规范管理和合理配置，对期初资产不规范的名称，院国资部门在导入系统前做好整理;由于条形码的唯一性，摆脱了以往资产清查对时点的依赖性，形式逐渐多样化，除组织全院资产清查外，院国资部门开展的科室资产核查更为灵活、高效，作为常态工作进行。
6.医院固定资产清查的组织与执行。以内蒙古医科大学附属医院为例，截至2014年12月31日，医院总资产22.9亿元，其中货币资金3.77亿元，应收款项1.37亿元，固定资产15.4亿元。其中，专用设备占固定资产总价值的32%。
年底统计显示大型医疗设备包括PT-CT、ECT、双螺旋CT、磁共振仪、全身伽玛刀、准分子激光治疗仪、全自动生化分析仪、高能高频多弹头微波肿瘤治疗仪、数字胃肠造影、数字减影仪、远程会诊系统、重症监护等高端医疗设备。
如此巨大的固定资产规模，如果不定期进行实地盘点清查，很容易造成资产被挪用、盗窃、滥用、闲置等现象，资产损失和浪费的风险增大。
医院固定资产清查流程即完成“PDCA”四个方面;
计划阶段P(PLAN)即制定资产清查计划。要成立固定资产清查小组，确定参加清查人员。编制固定资产清查工作方案，包括清查原则、清查时间、清查范围、清查内容、清查方法等。
执行阶段D(DO)即按计划落实执行。固定资产实地盘点需要科室按照固定资产盘点表，逐一核对科室现有固定资产实物。首先应核对资产名称、规格型号等内容和资产实物是否相符;其次是核对盘点表上固定资产在账信息与资产相关信息的一致性。科室实物中未找到此固定资产，应在盘点表的盘点情况中登记盘亏，并注明盘亏原因。
检查阶段C(CHECK)：检查执行计划的结果，与计划目标进行比较和效果分析，及时找出问题所在。
处理阶段A(ACTION)：针对问题制定相应解决方案，并将其标准化、制度化，指导以后的工作;找出未解决的问题，转入下一个循环中继续解决。盘盈固定资产主要包含以下几种情况：一是赠送资产。厂家无偿赠送设备或适用设备。二是未单独登记资产。在维修工程款中包含该资产价值，如装修配置设备或在整套设备中包含的电脑、打印机等配件。三是外单位投放资产。由其他单位投入科室使用，但该固定资产账在其他单位中已有所反映。四是再使用资产。固定资产已经报残，由本科室或其他科室继续使用。五是不详资产。不详来源的固定资产。
固定资产清查是医院固定资产全过程管理中的重要环节。一次全面的固定资产清查，工作量大而且时间有限。面对几十个科室的几万件固定资产，如何在短时间内既不影响医院正常工作运转，尤其是临床科室日常工作，又能在保证进度、确保质量的原则下完成清查工作，需要一个科学的管理和合理的筹划。
通过清查盘点，有利于及时发现固定资产保管、使用等情况是否正常，及时发现和堵塞管理中的漏洞，妥善处理和解决出现的各种问题，制定相应的改进措施，保证资产的安全和完整。同时，还能使医院厉行勤俭办医原则，提高资产使用效率，优化医院固定资产资源的配置，使有限的资源得到充分合理的使用，实现其经济效益和社会效益的双提升。
7.严格固定资产的处置管控。固定资产处置是设备管理的最后一个环节，也是一个不容忽视的重要环节。资产管理的有效性往往在此环节展现的最为充分。固定资产清查没有落到实处也往往是因为虎头蛇尾，到处置阶段时戛然而止。固定资产处置应根据情况的不同分为报废、出售、捐赠、转让、投资等方式。
第一，对于符合报废条件之一的固定资产，须经由使用科室、资产管理部门共同提出报废和处置建议。
第二，对于可调剂使用的固定资产，应由资产管理部门负责人在征求科室意见的前提下在经分管院长签字后院内统一调剂。
第三，确认无使用价值的报废固定资产，可通过资产管理部门的相关人员鉴定，对可重复使用的零部件进行再利用，剩余部分可通过上述报废审批程序。凡经批准报废的资产，统一报经上级主管部门批复，核准后完成全部报废手续，资产实物统一移交公开处置。
第四，任何人不得擅自处理报废设备，对于因非正常原因损失的，须提供说明以及对责任人的处理情况。
总之，医院固定资产管理的初级阶段，就是摸清家底，搞清楚自己到底有多少资产，即最基本的台账管理;进一步发展到设备维护管理、资产管理，直到最高级的资产全生命周期管理。固定资产全生命周期管理是一个全面、动态、持续改进的管理过程。
通过对医院大型设备及物资使用与管理情况的介绍了解，借鉴内蒙古医科大学大型教学设备及物资管理经验，针对医院资产管理存在的问题及大型医疗设备与一般物资易耗品混合登记账目、账物不符等实际现象，提出具体方案促进帮助公立医院医疗设备及物资的循环利用，做到医疗设备、物资等在使用部门的优化配置，健全固定资产管理制度;改变现有国内多数医院由医学工程管理部门管理医疗设备器械、总务后勤部门管理一般物资易耗品、财务部门管理帐目的分散式管理方式，逐渐过度为由国有资产管理部统一负责采购、领用、报废与维修和日常监督监管工作;做到账实相符、资产处理程序合规、管理程序严谨、查询便捷，约束力强，从而确保医院资产保值增值，防止并杜绝国有资产流失。
[本文为内蒙古医科大学校级课题，课题名称：“医院医疗设备与物资管理的建设与研究”(课题编号：NYFYYG2014001)]
参考文献：
[1] 财政部、卫生部.医院财务制度.医院会计制度，2012
[2] 财政部会计司.行政事业单位内部控制规范讲座[M].经济科学出版社，2013
[3] 赵凤舞.资产管理控制的具体做法[J].现代商业，2011(27)
[4] 于津，赵竹明.国有资产信息化管理研究[J].财务与经济，2010(5)
[5] 周钰，高虹.医疗设备资产清查措施及重要性[J].医疗卫生装备，2013，34(2)
(作者单位：内蒙古医科大学附属医院 内蒙古呼和浩特 010050)
(责编：若佳)
作者：郑峰斌 陈慧娟 郑 炜 郝加婕 谢殿宝 白丽梅 孟兴凯 王蓓蓓 吴隽茜
〔摘 要〕合理的企业信息安全组织机构设计是保证企业信息安全管理的前提，本文分析了当前企业信息安全管理组织的现状，并总结了企业信息安全管理组织机构中存在的问题，最后提出了企业信息安全管理组织机构设计的实施办法。
〔关键词〕信息安全管理;企业信息安全;组织机构设计
文献标识码：A
企业的信息安全问题是困扰企业电子商务活动发展的主要问题，企业管理者对保障信息安全的手段偏重于依靠安全技术和安全产品，但事实上仅仅依靠安全技术和产品来保障信息安全是不够的，必须还要通过科学的信息安全管理来达到目的。而合理的企业信息安全组织设计正是实现安全管理的重要手段，因此，在互联网环境下，对企业信息安全组织设计问题进行研究是很紧迫的，也有一定的现实意义。
企业信息安全组织设计是围绕企业信息安全管理的战略目标，对企业的信息资源、人力资源、安全技术产品等进行合理的安排和配置，构成相互协作的有机整体，使企业的信息安全活动能够协调运转的组织管理过程。
一、企业信息安全组织的现状
1.初步建成了国家信息安全组织保障体系
(1)成立了网络与信息安全领导小组
国务院信息办专门成立了网络与信息安全领导小组，成员有信息产业部、公安部、国家保密局、国家密码管理会员会、国家安全部等部门，各省、市、自治区也设立了相应的管理机构。
(2)成立了国家计算机网络应急技术处理协调中心(简称CNCERT/CC)
该中心于2003年7月成立，专门负责收集、汇总、核实、发布权威性的应急处理信息，为国家重要部门提供应急处理服务，协调全国的CERT组织共同处理大规模网络安全事件，对全国范围内计算机应急处理有关的数据进行统计，根据当前情况提出相应的对策，与其他国家和地区的CERT进行交流。目前已经在全国各地建立了31个分中心，并授权公共互联网应急处理国家级服务试点单位10家、公共互联网应急处理省级服务试点单位20家，还有国内的10家骨干互联网运营企业成立自己的应急处理中心(CERT)。
(3)成立了中国信息安全产品测评认证中心(简称CNITSEC)
该中心于2001年5月成立，是国家开展信息安全测评认证工作的职能机构，依据国家有关产品质量认证和信息安全管理的法律法规管理和运行国家信息安全测评认证体系。负责对国内外信息安全产品和信息技术进行测评和认证、 对国内信息系统和工程进行安全性评估和认证、 对提供信息安全服务的组织和单位进行评估和认证、 对信息安全专业人员的资质进行评估和认证。
2.确定了信息中心在企业组织机构中的地位
随着企业信息量的不断增大，工作的复杂性不断增强，企业建立了信息中心这种专门的信息处理机构。信息中心是负责对企业的信息资源进行规划、配置、协调、控制和安全管理的机构。从信息安全的角度，信息中心主要负责如下的工作：(1)负责计算机硬件和系统软件的安装及维护，使信息系统的硬件设备处于良好的工作状态;(2)负责数据库的安全和维护工作;(3)负责信息安全技术产品的安装、调试和维护等工作;(4)负责企业内部员工的信息安全培训工作等。
二、企业信息安全组织目前存在的问题
1.企业内部信息安全组织机构设计不合理
对于一个企业来说，要想保证信息安全管理计划的制定和实施，必须成立合适的信息安全管理机构，目前，很多企业都是由高层管理者任命一个信息安全管理员，由他来完成所有的事情。然而事实上这是不可能的，因为信息安全是多维的、复杂的。信息安全管理员上任后不久，就会很快发现难以完成任务，因为他们没有任何权利、条件和支持，这使安全风险依然存在，安全计划无法执行。如果没有明确界定信息的所有者及其责任，安全就会出现漏洞。
2.企业信息安全组织机构的执行和监督力度不够
多数企业建立了高层领导的信息安全策略和完整的支撑策略，但由于信息安全岗位职责模糊等原因，造成在异常情况发生时，信息安全管理人员不能用技术或非技术手段来监督策略的遵守和执行。
3.企业信息安全组织机构联动能力差
企业信息安全管理是一个多维的问题，涉及到公共管理、安全策略、法律法规、安全技术、人员素质、安全审计、安全保险、安全意识培养、安全评估等方方面面。当安全问题发生时，与维护企业信息安全相关的社会成员合作机制不畅，联动能力差，在预防和打击侵害企业信息安全行为方面力度不够。
三、企业信息安全组织结构设计
1.企业信息安全组织结构设计的原则
合理的企业信息安全组织结构是实现企业信息安全的前提，也是提高企业经济效益的基础。
(1)有助于实现组织目标的原则
企业的信息安全组织的设计并不是目的，仅仅是实现企业信息安全目标的手段和工具，也就是说，信息安全组织设计的根本目的是为了保证企业信息安全的实现，做到“事事有人做，事事都能正确地做好”。设计安全机构的最终目的应该是把每项安全活动都落实到具体的岗位和部门。
(2)开发利用人力资源的原则
信息安全机构的设计必须考虑到人力资源的开发利用，调动组织成员演习新知识和新技能的兴趣，充分发挥他们的潜能来最大限度地为企业创造价值。企业应当从结构上提供明确的升迁阶梯，为组织成员提供必要的培训、继续教育和岗位轮换机会，使他们树立和增强不断进取的信心和勇气。
(3)责权对等的原则
在进行信息安全机构设计时，既要明确规定每个部门的职责范围，又要赋予其完成职责所必须的管理权限。职责与权限必须协调一致。只有职责，没有职权，或权限太小，其承担职责的积极性、主动性就会受到束缚，也不可能承担起应有的责任;相反，只有职权而无对应责任，或责任程度小于职权，就会导致滥用权力和“瞎指挥”，产生官僚主义等等。
2.建立企业信息安全组织的对策
(1)建立企业内部的信息安全管理组织
成立信息安全领导小组：信息安全领导小组是组织中信息安全工作最高领导决策机构，不隶属任何部门，直接对组织最高领导层负责。领导小组是常设机构，有例会工作制度;领导小组负责本组织、本系统信息安全工作的宏观领导。信息安全领导小组组长由企业主要领导担任，小组成员由生产科、销售科、财务科、人力资源开发部、库房、档案室和信息中心等职能部门的主要负责人组成。而各职能部门的信息安全员是由信息中心指派，受信息安全领导小组及其他各职能部门的双重领导。另外，信息安全技术管理工作和审计工作是相互独立的，相关人员由信息中心的人员来担任。这样信息安全管理委员会的工作人员是由各职能部门的信息安全员、技术安全员和审计员组成。
在众多的组织结构类型中，企业信息安全领导小组的组织结构应该采用矩阵式的组织结构，如表1所示。矩阵结构是一种根据职能和项目两个变量设计的结构形式。它是指为了完成一项特定的工作任务，组织从已有的直线职能结构中的各部门中抽调人员，组成专门机构，形成矩阵组织。
信息安全领导小组的这种矩阵结构有利于减少官僚主义现象，其双重权威可以避免组织成员只顾维护本部门的利益，而忽视组织整体目标行为。同时，该组织灵活机动，适应性强，能有效地协调部门和层次之间的关系，使资源得到有效利用。另外，各部门之间的合作与协同作用增强了组织对问题的反应能力，同时也为员工之间的相互学习营造了良好的条件，有利于员工综合能力的提高和职业发展。
成立信息安全管理顾问委员会：企业信息安全管理顾问委员会以信息安全领导小组成员为核心，邀请本企业或社会上信息安全、法律政策、行政(企业)管理、技术研究、组织策划等有关方面专家学者参加，组成智囊团，对企业信息安全领导小组负责。
(2)建立基于合作的联盟性的信息安全管理组织机构
基于合作的联盟性的信息安全管理组织机构就是一类典型的虚拟组织。该组织结构如图1。在该组织中，每个成员在维护企业信息安全方面都有专业职能，但只有他们形成合作才能更有效地解决企业信息安全问题，即体现1+1>2的优势。
图1 四位一体的信息安全管理组织
虚拟组织中，各成员虽然是独立的法人，但地位有所不同，企业为了积极地保障自身安全，应该承担起联盟召集人和管理者的角色，成为保障联盟存在及有效运作的中坚力量。
在这个虚拟组织中，企业与其他成员的合作性质是多样化的，企业应该针对不同类型的合作设计不同的合作方式。例如企业与信息安全服务机构之间是一种基于经济利益的合作关系，企业重点要考虑选择合适的服务机构，在成本、服务水平(技术水平、服务的及时性)等方面加以考虑。而企业与公共安全管理机构(司法机构、政府相关部门、非赢利性研究机构等)是基于社会责任与义务的合作关系，公共安全管理机构有责任保障企业外部环境的信息安全并提供帮助，企业则有义务遵纪守法，自觉维护公共环境的信息安全。企业与大众媒体之间是一种建立在非经济利益基础上的互助合作关系，企业能从媒体中积极地获取与信息安全相关的消息，这对于信息安全预防工作非常重要。对于该虚拟组织中其他成员之间的关系(虚线)变化虽会影响到该虚拟组织的运作，但企业不便进行直接干预，应通过及时调整与其他成员的合作关系来适应其他成员合作关系的变化。
四、结 语
合理的设计企业信息安全组织机构是保证企业信息安全的基础，在网络环境下，企业信息安全又是提高企业核心竞争能力的重要保证，因此，必须重视企业的信息安全组织建设。
参考文献：
[1] 田丽，李洪磊. 网络环境下企业信息安全综合治理体系研究[J]. 情报杂志，2007，(2).
[2] 汪星明. 管理系统中计算机应用[M]. 武汉：武汉大学出版社，2005.
(责任编辑：王秀中)
作者：田 丽
摘 要：依据全程管理及前端控制原则，分析组织机构电子文件在形成流转阶段、归档保存阶段和档案馆阶段的安全风险及成因，并从电子文件业务流程安全管理制度、人员岗位安全责任制、电子文件风险管理制度、安全审计认证制度、安全技术标准与规范的采用制度及相关配套制度6个方面设计了面向一般组织机构的电子文件安全管理制度框架。
关键词：电子文件；风险管理；组织机构；管理制度
我国的电子文件管理实践中，往往是由在人、财、物力方面较有优势的国家档案局（馆）等专业的文化遗产机构率先制定行業规范、法规标准、工作制度，并担负着留存社会共同记忆和公共文化遗产的主要责任。与之相对，一般的组织机构，如机关、企事业单位等则专注于本机构内部信息的保存以备审计、问责及作为凭证。因此，制定并完善机构电子文件管理制度是维护机构信息安全、符合机构发展长期利益的必要之策。InterPARES-2的《数字文件保存政策、策略、标准原则框架》中对数字文件的创建者的13条基本原则中提到“有关数字文件创建及维护的政策、策略和标准应该就确保文件的可靠性、准确性和真实性问题分别进行明确的阐述”[1]。本文基于全程管理视角与前端控制原则，分析组织机构电子文件在形成流转阶段、归档保存阶段和档案馆阶段所面临的安全风险，对威胁电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性的典型风险事故及成因进行研究，并在此基础上设计了组织机构电子文件安全管理制度框架。
1 形成流转阶段电子文件管理的安全风险
1.1 形成流转阶段的电子文件管理特点。组织机构电子文件主要由OA（Office Automation，办公自动化）系统和CMS（Content Management System，内容管理系统）等业务系统生成。在这一阶段，机构电子文件主要在原形成机关实现其业务价值，业务活动涉及各部门多成员。例如某文件的批示，要经过经办人提交申请、部门负责人通过、主管领导通过，甚至总裁（董事局）通过等复杂流程，文件批示后再交由业务部门办理，多项业务并行开展。因此，电子文件管理在现行阶段具有参与人员广、档案专业化程度低、管理较为分散的特点。
1.2 形成流转阶段电子文件管理主要风险分析。（1）不真实。包括伪造、篡改与信息失真。在形成流转阶段，各部门文书或业务人员均拥有OA系统高级权限，账号管理不严，易导致权限扩散、身份假冒，从而造成数据篡改事故发生。另外，由于缺乏对统一工作规范的遵守，业务人员常在实际工作中利用职务之便“线下办理”，忽视正规的OA工作流程，导致与该业务相关的电子文件流转程序不合理，其信息的真实性也有待商榷。
（2）不完整。文件内容、元数据完全或部分丢失。实际工作中，组织机构多以电子文件的纸质载体流转，易导致电子版本无法同步更新业务过程中改动的信息及相关元数据。而业务人员档案意识薄弱，上传文件不配套、不完整，导致电子文件归档时既无元数据记录又缺相关内容信息。
（3）不可靠。文件信息与实际工作不符。一是非蓄意因素，主要表现为文件流转程序的不合理导致文件不真实，与客观事实脱节；二是出于某些特定的目的蓄意造假，隐瞒实际工作过程及成果[2]。
（4）不可用。不可被读取及检索。电子文件来源多样，形成系统及软件版本各异，易产生文件无法打开或乱码现象。而文件命名不规范也会增大检索难度。
2 归档保存阶段电子文件管理的安全风险
2.1 归档保存阶段的电子文件管理特点。电子文件归档保存阶段也被称作档案室阶段，即半现行阶段，是赋予电子文件档案属性的过程[3]。机构往往采用自主开发或购买的ERMS（Electronic Records Management System，电子文件管理系统）对电子文件进行捕获、识别、分类、保存使用和处置等一系列管理活动[4]。目前，大多数组织机构对电子文件全程管理认识不足，电子文件管理工作也尚在起步阶段。
2.2 归档保存阶段电子文件管理主要风险分析。（1）不完整。文件整体丢失或关联文件与元数据缺损。在归档保存阶段，工作人员业务不规范、分工不明确极易给电子文件的完整保存带来困难，此外，迁移不合理，线下移交电子文件，也易造成文件或元数据记录缺失。例如，肖秋会等调查发现，32.3%的机构未能对电子文件进行规范、合理的迁移[5]。
（2）不可用。不可读取或不可被检索。ERMS与OA系统间的不兼容常导致文件不可用，而在人工移交的机构中，读取失败的问题尤为显著，具体原因为：部门间电子文件生成的软件版本不同且缺乏格式标准规范，电子文件脱离原有业务环境致使原文中附加的链接信息不能正常读取等。
（3）不真实与不可靠。电子文件的不真实与不可靠的风险多源于形成流转阶段的“遗留问题”，但已脱离原工作环境的电子文件依旧面临被篡改的风险，在归档保存阶段，档案专业人员的权限监督和无关人员的越权访问监控不到位，都将导致电子文件面临被篡改的风险。
3 档案馆阶段电子文件管理的安全风险
3.1 档案馆阶段的电子文件管理特点。档案馆阶段的电子文件管理工作面临着长期保存及提供利用的任务。很多组织机构采用数字档案馆系统对电子文件进行接收、保管和提供利用。由于该阶段与外部机构及网络的联系最为密切，电子文件管理工作存在着更多未知、复杂且不可控的风险因素。
3.2 档案馆阶段电子文件管理主要风险分析。（1）不真实与不可靠。信息被越权访问、非法篡改。据国家互联网应急技术处理协调中心的《2017年我国互联网网络安全态势综述》，2017年，我国境内约2万个网站被篡改，较2016年约1.7万个增长20%；捕获移动互联网恶意程序数量253万余个，同比增长23.4%[6]。网络安全问题越来越突出，处于云环境中的数字档案馆计算机也面临被云中其他节点非法访问及窃取机密的风险，尽管所有云服务商都标榜相应的加密技术，但也仅指保障加密传输环节，仍无法控制数据在处理、存储和传播时的风险[7]。
（2）不完整。元数据缺损或丢失。电子文件双轨管理、双套保存的模式，易造成元数据缺失。主要在于纸质文件与电子文件的利用与修改信息被分别记录，难以实施信息的实时传递与更新，事实上就生成了两套元数据。从效用与价值方面看，纸质文件与电子文件从根本上来说是同一份文件，双套制保存既增加了库存与经济负担，又不利于为文件保存完整、系统的元数据。刘越男等2014年对我国各省级档案馆的调查显示，仅22%的档案馆明确表示会对移交进馆的电子文件持续形成元数据，按照《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）封裝的只有1家[8]，文件在档案馆阶段亦面临着元数据缺失的风险。
（3）不可用。不可读取。刘越男等的调查显示，近一半的省级档案馆都曾遭遇电子文件不可读的风险[9]。数字档案馆系统遭到攻击而崩溃，或者是机构租用的云端意外遭受严重灾害，都将不同程度上导致数据无法读取，用户无法访问。
导致电子文件安全风险的因素除了天灾人祸、物理环境变化等不可避免的客观因素外，人为因素、组织管理因素等主观因素也很突出。从各阶段电子文件管理主要风险分析来看，有些问题较为普遍，如缺乏完整的机构电子文件安全管理制度框架；档案管理人员与业务人员职责交叉现象严重；档案工作流程不明晰，专业化程度较低；业务系统与电子文件管理系统缺乏认证与审计以及机构风险意识和控制能力不足。
4 组织机构电子文件安全管理制度设计
宏观层面，我国已有的电子文件管理制度如部际联席会议、馆际互备、异质备份、馆室联动等在国家档案馆系统得到了较好的执行实施[10]。但微观层面，国家档案馆之外的一般组织机构如企业、高校、社会团体的电子文件管理制度还较为薄弱，基本处于自行摸索阶段。为此，笔者根据国内外电子文件管理实践，参考相关的国际标准以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）等国家和行业标准，结合《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》等指导性文件，设计了面向一般组织机构的电子文件安全管理制度框架。其包括电子文件业务流程安全管理制度、人员岗位安全责任制、电子文件风险管理制度、安全审计认证制度、安全技术标准与规范的采用制度及相关配套制度6个方面。
4.1 电子文件业务流程安全管理制度。电子文件流程管理制度体现了全程管理原则和前端控制思想。制定规范的制度，对电子文件流程进行控制，实现全过程管理，规定电子文件形成流转、接收采集、鉴定处置、归档保存、检索利用等工作环节的内容和操作要求，并辅以树状图、流程图等帮助理解，从前端统一规划、统一要求，全程、动态地跟踪和控制电子文件的生命运动。
4.2 人员岗位安全责任制。根据电子文件形成流转直至归档保存的各个环节，进一步优化工作流程，明晰各相关岗位权责，实行严格的绩效考核与追责制度。（1）形成（业务）部门：形成真实可靠的电子文件，及时捕获并维护元数据，保证电子文件的移交质量。（2）档案部门：开展电子文件规范管理、利用和长期保存工作，并对本机构的电子文件管理工作进行业务指导、全程监督及协调。（3）信息部门：对OA系统、电子文件管理系统和数字档案馆系统进行定期维护与升级，保证系统环境以及保存方案的优化，加强系统跟踪日记的管理以及访问权限的控制等。（4）领导层：把握本机构电子文件管理工作整体方向，采取相应的奖惩措施和追责制度提升制度落实的效果。
4.3 电子文件风险管理制度。冯惠玲教授及团队在《电子文件风险管理》一书中率先将风险管理理论引入我国电子文件管理领域，国家档案局也将出台《档案馆安全风险评估指标体系》[11]，对制定电子文件风险管理制度具有参考作用。组织机构应识别本机构电子文件安全风险并参考《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》的侵害程度定级建议[12]，构建风险事故等级框架；建立风险案例库以备参考；结合定性与定量的分析方法，采取一定的程序与手段评估风险等级[13]，并据此开展风险规划与控制工作。尤其应强调备份工作在风险管理中的关键意义，做好本地备份；有条件的机构可积极对外联系，寻觅适当机构互为异地备份单位。
4.4 安全审计认证制度。鉴于组织机构工作内容的特殊性与保密性，建议其在参考国家标准、国际经验的基础上结合实际情况确定认证体系，由机构内部建立“认证工作小组”进行自我审计与反馈整改，再接受国家的统一认证。档案部门可以组织相关的专家、学者针对不同的机构规模分批次开展认证活动[14]。《可信数字仓储的审计与认证》（ISO16363-2012）和国家档案局2012年发布的《数字档案馆评价指标体系》（征求意见稿）对组织机构进行自我审计、选择数字档案馆合作开发商或购买数字档案馆系统有着重要的参考价值。此外，应注意对认证工作的总结与反馈，完善涵盖从业务活动到归档直至保存整个流程的信息系统认证体系。
4.5 安全技术标准与规范的采用制度。电子文件管理的核心技术主要体现在OA、ERMS及TDR等涉及电子文件管理全程的应用系统中，各组织机构在上述系统的开发和购买时应特别注意：（1）OA、ERP、人资等业务系统与ERMS及TDR系统的无缝集成。（2）系统应依据《信息与文献 文件管理流程 文件元数据》（ISO23081）设计元数据格式并嵌入自动捕获功能。（3）应选用符合《开放档案信息系统：OAIS》（ISO14721）、《电子办公环境中的文件管理原则与功能需求规范》（ISO16175）等国际、国家标准的应用系统。此外，还应关注：（1）机构内部应采用一致的电子文件命名规范，可自行规定。（2）一般机构可参考《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中对保存格式的建议来指导本机构工作，工作性质较特殊的机构可自行规定电子文件保存格式类型，但应保证各部门一致。（3）存储介质的管理与更新制度可参考《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中的存储介质优先级规定自行制定。
4.6 相关配套制度。完善相关配套制度，促进电子文件管理核心制度的落实。（1）人才培训。档案专业人员和信息人员需接受专业知识技能的培训并不断更新专业知识体系。（2）交流合作机制。组织机构积极开展业务部门与档案部门之间、档案室与档案馆之间，以及与行业内（外）的其他组织机构在电子文件管理领域之间的密切交流与合作，实现跨部门、跨领域、多层次的人才与信息交流。
参考文献：
[1]肖秋会.电子文件长期保存：理论与实践[M].北京：社会科学文献出版社，2014：243-252.
[2]冯惠玲等.电子文件风险管理[M].北京：中国人民大学出版社，2008：112-114.
[3]傅榮校.化繁为简：从档案机构角度看如何保障电子文件的真实性[J].档案学通讯，2015（2）：50-55.
[4]金波，丁华东.电子文件管理学[M].上海：上海大学出版社，2015：56-58.
[5]肖秋会，许晓彤，石晓雨.电子文件安全保障现状调查与评估：以武汉市为例[J].档案管理，2018（3）：65-68.
[6]国家互联网应急中心. 2017年我国互联网网络安全态势综述[EB/OL].[2018-09-25]. http：//www.cert.org.cn/publish/main/upload/File/situation.pdf.
[7]王长全，艾雰，姚建文.云计算环境下数字图书馆信息资源安全策略研究[J].情报杂志， 2010（3）：184-186.
[8][9]刘越男，祁天娇.我国省级、副省级档案馆电子文件接收及管理情况的追踪调查[J].档案学通讯，2014（6）：10-15.
[10]王良城.我国电子文件管理基本制度述略[J].中国档案， 2012（3）：65-67.
[11]李明华.在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话[J].中国档案，2016（1）：16-23.
[12]国家档案局.档案信息系统安全等级保护定级工作指南[EB/OL].[2018-09-27]. http：//www.saac.gov.cn/uploadfile/daj/001aa0bea132137d002001.doc.
[13]张健.电子文件信息安全管理研究[M].上海：上海世界图书出版公司，2012：170-172.
[14]程妍妍.我国数字档案馆认证及实施策略研究[J].档案学研究，2012（6）：56-60.
（作者单位：武汉大学信息管理学院，图书情报国家级实验教学示范中心（武汉大学） 来稿日期：2018-10-14）
作者：覃洁清 许晓彤
榆树岭煤矿应急管理机构及职责
为应对突发性安全事故，确保矿井安全生产，做到管理规范，责任到人，保障抢险救援工作安全、有效、迅速、有序地进行，最大限度的缩小事故影响范围和危害程度，从根本上为增强矿井抵御风险的能力提供强有力的保障，经矿委研究决定，成立应急救援机构。
一、应急救援指挥机构：
总 指 挥：矿长
副总指挥：生产副矿长
成 员：各分管矿长、副总工程师、调度室、安全科、技术科、机电科、防治水科、通风科、地测科、人事科、供应科、财务科、办公室、企管科、基建科主要负责人。
二、应急救援管理机构：
组 长：矿长
成 员：各分管矿长、副总工程师、调度室、安全科、技术科、机电科、防治水科、通风科、地测科、人事科、供应科、财务科、办公室、企管科、基建科主要负责人。
三、应急救援组及职责
1、抢险救援组
组 长：矿 长(兼)
常务组长：生产矿长
副 组 长：安全矿长 机电矿长 成 员：生产、后勤各科室负责人
1 主要负责：按照救援方案组织、指挥救援队伍实施救援行动。紧急调用抢险物资、设备、人员和占用场地。根据事故情况，及周边工作地点和人员的有险情时，组织人员和物资的疏散工作。负责记录、保存救援过程资料，总结应急救援经验教训。参与和配合现场应急救援指挥部的工作。
2、医疗救护组
组 长：库车县人民医院院长 副组长：库车县人民医院常务副院长 成 员：急救医护人员
主要负责：组织医疗救治，提供所需药品、医疗器械;负责灾区消毒防疫，确保灾区饮食卫生;完成指挥部赋予的其他工作任务。
3、技术专家组 组 长：矿总工程师 副组长：地测副总
成 员：各科技术负责人及技术人员
主要负责：提供救援技术支持，参与抢险方案拟定;收集整理救援过程中的技术资料，为指挥部提出建议意见及相关依据，参与分析事故原因和责任;完成指挥部赋予的其他工作任务。
4、通讯信息组 组 长：生产矿长
副组长：办公室、调度室负责人 成 员：通讯组全体人员
主要负责：做好联络及宣传报道工作，编发事故简报，负责新闻媒体的组织与接待工作，发布事故抢险进展情况;完成指挥部赋予的其他工作任务制定通讯保障措施，保证在各种应急情况下都能通讯畅
2 通，信息传递及时。
5、物资装备组 组 长：书记
副组长：调度室、供应科负责人 成 员： 应急救援库管人员
主要负责：做好应急物资的保养和管理工作,对入库物资要严格验收，防止不合格产品入库,遇到突发事件要保证应急物资及时、无误的发放，另外加强物资的周转使用，及时补充,对在库物资加强保养维护，保持物资的完好状态.熟练掌握各类应急物资的用途和性能，账目清楚，随时保证计划量内的物资储备,月末要清点库房、检查材料的使用情况，使内库材料领取、使用、管理标准化科学化。
6、交通运输组 组 长：书记
副组长：煤矿小车、机电运输组组长 成 员：煤矿小车及机电运输组全体成员
主要负责：做好应急状态下的车辆供应及交通运输管理工作，同时井下运输作业要保证供车充足道路畅通，确保应急人员及物资能够快速准确的到达事故现场。
开展应急救援工作时，保证人员、物资及时准确到位。
7、后勤服务组： 组 长：书记
副组长：综合办公室主任
成 员：企管科、保卫科、及后勤全体人员
主要负责：为抢险人员提供物资、临休、饮食等方面的服务。
8、财力保障组
3 组 长：财务总监 副组长：财务科副科长 成 员：财务科全体人员
主要负责：负责组织抢险救援所需各种物资装备、器材和资金的调集和筹备;在财力方面保证矿井能够进行充足的急救物资储备。
9、治安保卫组 组 长：后勤科长
副组长：保卫科、安全科负责人 成 员：矿保卫科全体保卫人员
主要负责：维护矿区的治安，做好事故发生后的人员疏散，封闭相关场所，维护交通秩序;杜绝无关人员进入事故救援现场，确保事故救援的顺利进行，完成指挥部赋予的其他工作任务。
10、善后处置组 组 长：矿长
副组长：综合办公室主任
成 员：企管科、人事科、保卫科负责人及相关工作人员 主要负责：负责核实遇难者身份，了解掌握家庭情况并通知其遇难者亲属;安排遇难者亲属善后处理期间的生活和遇难者丧葬事宜，负责洽谈抚恤条件;完成指挥部赋予的其他工作任务。
四、矿山救护队伍组织机构
阿克苏矿山救护中心
五、应急救援办公室及指挥中心：
应急救援管理机构办公室设在调度室，调度室主任任办公室主任，负责日常应急救援业务管理工作及落实，应急救援指挥中心设在
4 调度室，负责事故发生后，指挥与组织应急救援协调工作及下达应急指令。
六、应急救援管理职责 指挥机构职责：
负责发生事故后，组织全面抢险救灾工作，启动应急救援程序，采取应急救援手段，下达应急救援命令等工作。
管理机构职责：
负责应急救援预案的更新、编制、审核，日常应急救援管理工作的开展，包括应急救援队伍的培训，应急演练工作的开展，应急物资管理等工作。
总指挥职责：负责抢险救援的全面工作，发布抢险救援命令。
副总指挥职责：负责组织协调各个专业，拿出切实可行的救援方案，指挥现场救援，并完善应急救援预案。
组织机构职责：
1、领导小组职责：当事故发生后，根据事故性质，制定抢险救灾方案，组织指挥事故应急救援工作。
2、指挥部职责：负责上传下达事故应急救援领导小组的指示，统一调度指挥抢险救灾工作。
3、领导小组成员职责：
(1)矿长是煤矿应急救援行动的全权指挥者，在工程师和矿山救护队队长的协助下负责制定营救遇难人员、处理事故和恢复生产的作战计划，统一行动部署。
5 (2)生产矿长是煤矿应急救援行动的第一副指挥，在矿长领导下组织制定营救遇难人员和处理事故的作战计划，并协助矿长指挥现场应急救援行动的实施。负责救援人员组织，及时平衡、调集所需的设备、材料，投入救援行动。
(3)总工程师根据营救遇难人员和处理事故作战计划，负责一线救援人员组织，及时平衡、调集所需的设备、材料，必要时亲临现场组织抢险、抢救工作。
(4)机电矿长根据命令及营救人员和处理事故作战计划，负责组织机电、运输方面的抢救工作，负责需外单位调入设备、材料的种类、型号、数量计划的制定与联系，负责矿井通风、排水、供电设备在救援过程中的有效监控，保证抢险设备安全的运行。
(5)安全矿长根据营救人员和处理事故作战计划，及时调集救灾所必须的设备材料;负责地面人员组织和材料、设备的入井的安排;负责应急救援预案和抢险、救灾过程中的安全保证。
(6)书记根据命令及营救人员和处理事故作战计划，严格人员入井，签发抢救事故用的入井特别许可证，负责抢险人员休息、膳食及其它的后勤保障。
七、应急管理机构日常性职责：
1、安全科：负责应急救援预案的编制，具体应急救援管理工作的开展，组织制定应急救援演练规划，组织相应的工作例会，落实各类重大隐患的排查与闭合。
2、生产技术科：负责井下采掘工作面应急救援设备的日常管理，
6 及技术管理工作，落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。
3、通风科：负责分管专业应急救援仪器的管理工作，落实对重大危险源检测监控管理，负责监测监控系统工作的开展，落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。
4、机电科：加强对大型应急救援电器设备的管理，落实压风自救系统和供水施救系统的正常运行，落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。维护好井下各运输线路，确保待用运输设备在突发事件后能及时启用. 落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。
5、调度室：维护好通信网络，确保其正常运行，负责对井下通信联络系统进行定期维护, 落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。
6、政工办：加强职业病防治工作及环境保护工作的开展，落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。做好应急救援宣传教育工作，强化员工应急救援意识。
7、 财务科：加强日常的应急救援保障资金管理工作，确保专款专用。
8、人事科：组织好兼职救护队的建立及日常管理及联系上级部门进行相应培训工作。
9、保卫科：加强人员应急训练工作，确保应急状态下现场维护及人员调动，强化民爆物品及火工品管理工作，落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。
10、医院：加强对应急救援设备及相应医疗器材保障工作，确保
7 能随时正常使用，参与各类应急演练工作的开展。
11、供应科：加强对应急救援物资的管理建账工作，对需更换的设备器材必须及时更换定期检查，确保随时能够使用，参与各类应急演练工作的开展。
12、监控中心：加强对井下监控系统的维护，确保设备完好使用。
八、应急救援机构应急职责：
1、安全科：参与现场救援方案研究制定，组织、指导救护队伍开展应急救援工作;负责或参与事故调查处理工作。
2、生产技术科：参与矿顶板事故、辅助运输现场救援方案研究制定，矿井水害事故现场救援方案研究制定，参与分管业务事故调查处理工作。
3、通风科：参与矿“一通三防”事故现场救援方案研究制定，参与分管业务事故调查处理工作。按照指挥部命令，负责调整矿井通风系统、及主要通风机的运行情况和组织完成必须的通风工程。
4、机电科：参与矿停电、提升事故现场救援方案研究制定，参与分管业务事故调查处理工作。负责井下运输路线维护。
6、调度室：负责应急预案的综合协调管理工作;负责应急值守，接收、处置各单位上报的突发事件信息，及时报告矿领导，并根据领导指示上报公司、政府有关主管部门，调度有关救援力量参加救援工作，下达各项救援命令，跟踪、续报事故救援进展情况;
6、办公室：根据矿领导指示，正确引导媒体和公众舆论;参与事故后勤保障和事故报告起草工作。负责及时运送人员和救灾物资，
8 满足抢险需要。
7、人事科、财务科：参与事故调查和赔偿等善后处理工作，协助做好职工稳定工作。参与工伤保险等善后处理工作。
8、财务科：负责应急救援各项费用计划和及时拨付，确保救援资金及时到位。
9、保卫科：负责人员疏散、戒严和维持秩序、交通等工作;参与地面火灾现场救援方案研究制定和实施抢险救灾工作。
10、医院：负责医疗救护和卫生防疫工作，派遣医疗救护人员赶赴现场进行救治，并做好药物及医疗器材储备。
11、供应科：负责应急物资储备和调运工作。
12、救护队：参与事故应急预案研究制定，根据事故应急救援方案，完成应急救援工作。
13、监控中心：及时根据人员定位设备，确定井下人员位置。
九、应急救援专业组日常职责
为保证出现突发性安全事故应急救援队伍能第一时间赶赴现场，处置事故，特制定应急救援专业组日常职责。
(一)、抢险救援组职责
抓好日常训练，保证出现紧急情况下能迅速出动。做好日常装备的维修保养工作，保证出现紧急情况下装备能准确、可靠的发挥作用。
(二)、医疗救护组职责
学习救护知识，不断提高业务素质。定期组织救护演练训练。做好医疗设备、器材、药品的采购、保管工作。
(三)、技术专家组职责
组织相关专业人员定期对矿区周边、井下环境进行灾害评估、分析。做好日常性技术指导工作。
(四)、通信信息组职责
对通信线路、设备进行日常维护、保养。对相关人员进行培训，提高业务水平。
(五)、物资供应组职责
负责采购应急救援物资。建立应急物资和装备管理制度，由专人负责日常管理。大型、特殊应急物资和装备，由物资供应科设立专门存放处，并建立应急物资和装备管理和发放制度，由专人负责日常管理。
(六)、交通运输组职责
做好应急车辆保养和日常检查、维护，以保证应急情况车辆正常出车。建立突发事件专门应急驾驶员队伍，配备日常值班人员和车辆。
(七)、后勤服务组职责
做好日常后勤物质的储备、保管工作。负责基础设施的建设、维护工作。做好日常的监督、检查工作。
(八)、财力保障组职责
由财务部门建立应急经费操作程序，在保证应急物资采购经费外，应根据相关需求做好应急状况下的应急备用经费。
(九)、治安保卫组职责
保卫组应确保各办公、生产及生活区域治安安全的应急处置方
10 案。应建立突发事件治安安全网络，并通过该网络与相关地区当地公安部门建立良好的互助协作关系。
(十)、善后处置组职责
做好事故发生时的善后处置工作。充分协调事故发生后，新闻发布、车辆配备，人员安置及安抚等工作。
十、调度值班人员职责:
1、值班期间发生安全生产事故时，在矿长及其他矿领导未到达之前，配合值班矿长担负起事故的临时指挥工作。
2、掌握清楚事故动态，指示值班调度员组织有关部门进行处理，必要时亲临现场指挥。
3、将事故详细情况汇报给矿应急指挥部领导，并在应急预案启动后，协助救援工作。
4、参加事故的处理分析。
十一、值班调度员职责：
接到事故报告后，必须立即报告矿值班领导，并根据事故性质、大小立即报告矿长、矿分管领导和有关科室负责人。(涉及十项应急处置权内的直接下达停产撤人命令)。在矿长和矿其他分管领导的领导下，及时向下传达作战指挥命令，召集有关人员十分钟内到调度室集合待命，随时统计和掌握事故现场情况及人员伤亡情况。(根据领导安排汇报公司及救护大队)主要记录：事故类型、发生时间、地点、人员伤亡情况、事故简要经过及潜在危险等。
十
二、上级应急救援指挥(超出矿应急处置能力的事件)
11 较大以上事故或重大突发事件超出矿处置能力时，由指挥部向公司或政府有关部门请求支援，在上级主管部门应急救援指挥部成立、人员到位后，指挥部和下属各抢险救援小组按照“归口”原则，立即归属上级各应急救援指挥部领导，服从其调配。
浙江中宇小保当项目部 应急管理机构及职责
为应对突发性安全事故，确保矿井安全生产，做到管理规范，责任到人，保障抢险救援工作安全、有效、迅速、有序地进行，最大限度的缩小事故影响范围和危害程度，从根本上为增强矿井抵御风险的能力提供强有力的保障，经矿委研究决定，成立应急救援机构。
一、应急救援指挥机构：
总 指 挥：项目经理
副总指挥：生产副经理
成 员：各分管副经理、后勤负责人、各施工队长
二、应急救援管理机构： 组 长：项目经理 副 组 长：生产副经理
成 员：各分管副经理、后勤负责人、各施工队长
三、应急救援组及职责
1、抢险救援组
组 长：项目经理(兼)
常务组长：常务项目经理
副 组 长：生产副经理 安全副经理 机电副经理 技
1 技术副经理
成 员：各施工队长、后勤负责人
主要负责：按照救援方案组织、指挥救援队伍实施救援行动。紧急调用抢险物资、设备、人员和占用场地。根据事故情况，及周边工作地点和人员的有险情时，组织人员和物资的疏散工作。负责记录、保存救援过程资料，总结应急救援经验教训。参与和配合现场应急救援指挥部的工作。
2、医疗救护组
组 长：大保当镇博仁医院院长 副组长：大保当镇博仁医院常务副院长 成 员：急救医护人员
主要负责：组织医疗救治，提供所需药品、医疗器械;负责灾区消毒防疫，确保灾区饮食卫生;完成指挥部赋予的其他工作任务。
3、技术专家组 组 长：技术副经理 成 员：技术人员
主要负责：提供救援技术支持，参与抢险方案拟定;收集整理救援过程中的技术资料，为指挥部提出建议意见及相关依据，参与分析事故原因和责任;完成指挥部赋予的其他工作任务。
4、通讯信息组
2 组 长：生产副经理 副组长：调度室主任 成 员：调度室全体人员
主要负责：做好联络及宣传工作，编发事故简报，负责新闻媒体的组织与接待工作，发布事故抢险进展情况;完成指挥部赋予的其他工作任务制定通讯保障措施，保证在各种应急情况下都能通讯畅通，信息传递及时。
5、物资装备组 组 长：后勤副经理
成 员：调度室、后勤负责人、采购负责人、应急救援库管人员
主要负责：做好应急物资的保养和管理工作,对入库物资要严格验收，防止不合格产品入库,遇到突发事件要保证应急物资及时、无误的发放，另外加强物资的周转使用，及时补充,对在库物资加强保养维护，保持物资的完好状态.熟练掌握各类应急物资的用途和性能，账目清楚，随时保证计划量内的物资储备,月末要清点库房、检查材料的使用情况，使内库材料领取、使用、管理标准化科学化。
6、交通运输组 组 长：常务副经理
副组长：生产副经理、机电副经理、 成 员：项目车队及机电运输组全体成员
3 主要负责：做好应急状态下的车辆供应及交通运输管理工作，同时井下运输作业要保证供车充足道路畅通，确保应急人员及物资能够快速准确的到达事故现场。
开展应急救援工作时，保证人员、物资及时准确到位。
7、后勤服务组： 组 长：后勤副经理
成 员：供应、及后勤全体人员
主要负责：为抢险人员提供物资、临休、饮食等方面的服务。
8、财力保障组 组 长：后勤副经理 成 员：财务全体人员
主要负责：负责组织抢险救援所需各种物资装备、器材和资金的调集和筹备;在财力方面保证矿井能够进行充足的急救物资储备。
9、治安保卫组 组 长：后勤副经理 成 员：保卫全体保卫人员
主要负责：维护矿区的治安，做好事故发生后的人员疏散，封闭相关场所，维护交通秩序;杜绝无关人员进入事故救援现场，确保事故救援的顺利进行，完成指挥部赋予的其他工作任务。
10、善后处置组 组 长：项目经理 副组长：常务副经理
成 员：后勤负责人及相关工作人员
主要负责：负责核实遇难者身份，了解掌握家庭情况并通知其遇难者亲属;安排遇难者亲属善后处理期间的生活和遇难者丧葬事宜，负责洽谈抚恤条件;完成指挥部赋予的其他工作任务。
四、矿山救护队伍组织机构
榆林矿山救护中心
五、应急救援办公室及指挥中心：
应急救援管理机构办公室设在调度室，调度室主任任办公室主任，负责日常应急救援业务管理工作及落实，应急救援指挥中心设在调度室，负责事故发生后，指挥与组织应急救援协调工作及下达应急指令。
六、应急救援管理职责 指挥机构职责：
负责发生事故后，组织全面抢险救灾工作，启动应急救援程序，采取应急救援手段，下达应急救援命令等工作。
管理机构职责：
负责应急救援预案的更新、编制、审核，日常应急救援管理工作的开展，包括应急救援队伍的培训，应急演练工作
5 的开展，应急物资管理等工作。
总指挥职责：负责抢险救援的全面工作，发布抢险救援命令。
副总指挥职责：负责组织协调各个专业，拿出切实可行的救援方案，指挥现场救援，并完善应急救援预案。
组织机构职责：
1、领导小组职责：当事故发生后，根据事故性质，制定抢险救灾方案，组织指挥事故应急救援工作。
2、指挥部职责：负责上传下达事故应急救援领导小组的指示，统一调度指挥抢险救灾工作。
3、领导小组成员职责：
(1)项目经理是项目部应急救援行动的全权指挥者，在技术副经理和矿山救护队队长的协助下负责制定营救遇难人员、处理事故和恢复生产的作战计划，统一行动部署。
(2)生产副经理是项目应急救援行动的第一副指挥，在项目经理领导下组织制定营救遇难人员和处理事故的作战计划，并协助项目经理指挥现场应急救援行动的实施。负责救援人员组织，及时平衡、调集所需的设备、材料，投入救援行动。
(3)技术副经理根据营救遇难人员和处理事故作战计划，负责一线救援人员组织，及时平衡、调集所需的设备、材料，必要时亲临现场组织抢险、抢救工作。
6 (4)机电副经理根据命令及营救人员和处理事故作战计划，负责组织机电、运输方面的抢救工作，负责需外单位调入设备、材料的种类、型号、数量计划的制定与联系，负责矿井通风、排水、供电设备在救援过程中的有效监控，保证抢险设备安全的运行。
(5)安全副经理根据营救人员和处理事故作战计划，及时调集救灾所必须的设备材料;协调抢救期间入井许可证的办理，负责地面人员组织和材料、设备的入井的安排;负责应急救援预案和抢险、救灾过程中的安全保证。
(6)后勤副经理根据命令及营救人员和处理事故作战计划，严格人员入井，负责抢险人员休息、膳食及其它的后勤保障。
七、应急管理机构日常性职责：
1、安全部门：负责应急救援预案的编制，具体应急救援管理工作的开展，组织制定应急救援演练规划，组织相应的工作例会，落实各类重大隐患的排查与闭合。加强职业病防治工作及环境保护工作的开展，落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。做好应急救援宣传教育工作，强化员工应急救援意识。强化民爆物品及火工品管理工作，落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。
2、生产技术部门：负责井下采掘工作面应急救援设备的日常管理，及技术管理工作，落实专项预案中相关专业的
7 应急演练工作开展。
3、通风部门：负责分管专业应急救援仪器的管理工作，落实对重大危险源检测监控管理，负责监测监控系统工作的开展，落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。
4、机电部门：加强对大型应急救援电器设备的管理，落实压风自救系统和供水施救系统的正常运行，落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。维护好井下各运输线路，确保待用运输设备在突发事件后能及时启用. 落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。加强对井下监控系统的维护，确保设备完好使用。
5、调度室：维护好通信网络，确保其正常运行，负责对井下通信联络系统进行定期维护, 落实专项预案中相关专业的应急演练工作开展。
6、后勤部门： 加强日常的应急救援保障资金管理工作，确保专款专用。做好人员应急训练工作，确保应急状态下现场维护及人员调动。加强对应急救援物资的管理建账工作，对需更换的设备器材必须及时更换定期检查，确保随时能够使用，参与各类应急演练工作的开展。
7、医院：加强对应急救援设备及相应医疗器材保障工作，确保能随时正常使用，参与各类应急演练工作的开展。
八、应急救援机构应急职责：
1、安全部门：参与现场救援方案研究制定，组织、指导救护队伍开展应急救援工作;负责或参与事故调查处理工作。
2、生产技术部门：参与项目所有工程及建设单位的顶板事故、辅助运输现场救援方案研究制定，矿井水害事故现场救援方案研究制定，参与分管业务事故调查处理工作。
3、通风部门：参与矿“一通三防”事故现场救援方案研究制定，参与分管业务事故调查处理工作。按照指挥部命令，负责调整矿井通风系统、及主要通风机的运行情况和组织完成必须的通风工程。
4、机电部门：参与项目所有工程及建设单位停电、提升事故现场救援方案研究制定，参与分管业务事故调查处理工作。负责井下运输路线维护。
5、调度室(办公室)：负责应急预案的综合协调管理工作;负责应急值守，接收、处置各单位上报的突发事件信息，及时报告矿领导，并根据领导指示上报公司、政府有关主管部门，调度有关救援力量参加救援工作，下达各项救援命令，跟踪、续报事故救援进展情况;参与事故后勤保障和事故报告起草工作。负责及时运送人员和救灾物资，满足抢险需要。
6、后勤负责人：参与事故调查和赔偿等善后处理工作，协助做好职工稳定工作。参与工伤保险等善后处理工作。负责应急救援各项费用计划和及时拨付，确保救援资金及时到
9 位。负责人员疏散、戒严和维持秩序、交通等工作;参与地面火灾现场救援方案研究制定和实施抢险救灾工作。负责应急物资储备和调运工作
7、医院(委托)：负责医疗救护和卫生防疫工作，派遣医疗救护人员赶赴现场进行救治，并做好药物及医疗器材储备。
8、救护队(委托)：参与事故应急预案研究制定，根据事故应急救援方案，完成应急救援工作。
9、监控中心(建设单位)：及时根据人员定位设备，确定井下人员位置。
九、应急救援专业组日常职责
为保证出现突发性安全事故应急救援队伍能第一时间赶赴现场，处置事故，特制定应急救援专业组日常职责。
(一)、抢险救援组职责
抓好日常训练，保证出现紧急情况下能迅速出动。做好日常装备的维修保养工作，保证出现紧急情况下装备能准确、可靠的发挥作用。
(二)、医疗救护组职责
学习救护知识，不断提高业务素质。定期组织救护演练训练。做好医疗设备、器材、药品的采购、保管工作。
(三)、技术专家组职责
组织相关专业人员定期对矿区周边、井下环境进行灾害
10 评估、分析。做好日常性技术指导工作。
(四)、通信信息组职责
对通信线路、设备进行日常维护、保养。对相关人员进行培训，提高业务水平。
(五)、物资供应组职责
负责采购应急救援物资。建立应急物资和装备管理制度，由专人负责日常管理。大型、特殊应急物资和装备，由物资供应科设立专门存放处，并建立应急物资和装备管理和发放制度，由专人负责日常管理。
(六)、交通运输组职责
做好应急车辆保养和日常检查、维护，以保证应急情况车辆正常出车。建立突发事件专门应急驾驶员队伍，配备日常值班人员和车辆。
(七)、后勤服务组职责
做好日常后勤物质的储备、保管工作。负责基础设施的建设、维护工作。做好日常的监督、检查工作。
(八)、财力保障组职责
由财务部门建立应急经费操作程序，在保证应急物资采购经费外，应根据相关需求做好应急状况下的应急备用经费。
(九)、治安保卫组职责
保卫组应确保各办公、生产及生活区域治安安全的应急
11 处置方案。应建立突发事件治安安全网络，并通过该网络与相关地区当地公安部门建立良好的互助协作关系。
(十)、善后处置组职责
做好事故发生时的善后处置工作。充分协调事故发生后，新闻发布、车辆配备，人员安置及安抚等工作。
十、调度值班人员职责:
1、值班期间发生安全生产事故时，在项目经理及其他矿领导未到达之前，配合值班项目经理担负起事故的临时指挥工作。
2、掌握清楚事故动态，指示值班调度员组织有关部门进行处理，必要时亲临现场指挥。
3、将事故详细情况汇报给矿应急指挥部领导，并在应急预案启动后，协助救援工作。
4、参加事故的处理分析。
十一、值班调度员职责：
接到事故报告后，必须立即报告项目部值班领导，并根据事故性质、大小立即报告项目经理、项目分管领导和有关部门负责人。(涉及十项应急处置权内的直接下达停产撤人命令)。在项目经理和项目其他分管领导的领导下，及时向下传达作战指挥命令，召集有关人员十分钟内到调度室集合待命，随时统计和掌握事故现场情况及人员伤亡情况。(根据领导安排汇报公司及救护大队)主要记录：事故类型、发
12 生时间、地点、人员伤亡情况、事故简要经过及潜在危险等。 十
二、上级应急救援指挥(超出矿应急处置能力的事件)
较大以上事故或重大突发事件超出矿处置能力时，由指挥部向公司或政府有关部门请求支援，在上级主管部门应急救援指挥部成立、人员到位后，指挥部和下属各抢险救援小组按照“归口”原则，立即归属上级各应急救援指挥部领导，服从其调配。
××××××××公司现场6S管理
组织机构及职责
根据××××实际情况，成立以×××厂长、副厂长及外围、各车间班组等管理人员组成的现场6S管理指挥领导小组。切实落实“现场6S管理”的各项活动。
下设加工厂指挥领导办公室，该办公室设在加工厂设备科。 加工厂现场6S管理领导小组由以下人员组成: 组 长：××× 副组长：××× 成 员：×××
各部门办公区域以及各车间，打码工作间，必须严格按照现场6S管理标准执行，做到以下内容：
1、整理：就是将公司(工厂)内需要与不需要的东西(多余的工具、材料、半成品、成品、文具等)予以区分。把不需要的东西搬离工作场所，集中并分类予以标识管理，使工作现场只保留需要的东西，让工作现场整齐、漂亮，使工作人员能在舒适的环境中工作。
2、整顿：就是将前面已区分好的，在工作现场需要的东西予以定量、定点并予以标识，存放在要用时能随时可以拿到的地方， 如此可以减少因寻找物品而浪费的时间。
3、清扫：就是使工作场所没有垃圾、脏污，设备没有灰尘、油污，也就是将整理、整顿过要用的东西时常予以清扫，保持随时能用的状态，这是第一个目的。第二个目的是在清扫的过程中去目视、触摸、嗅、听来发现不正常的根源并予以改善。“清扫”是要把表面及里面(看到的和看不到的地方)的东西清扫干净。
4、清洁：就是将整理、整顿、清扫后的清洁状态予以维持，更重要的是要找出根源并予以排除。例如：工作场所脏污的源头，造成设备油污的漏油点，设备的松动等。
5、素养：就是全员参与整理、整顿、清扫、清洁的工作，保持整齐、清洁的工作环境，为了做好这个工作而制定各项相关标准供大家遵守，大家都能养成遵守标准的习惯。
6、安全： 是将工作场所会造成安全事故的发生源(地面油污、过道堵塞、安全门被堵塞、灭火器失效、材料和成品堆积过高有倒塌危险等)予以排除或预防。
前三部要求做到现场干净整洁，第四部执行和保持，下面建立责任区域，制定标准，确定责任人。
一、 目的 为规范生产车间的现场卫生管理、设备卫生管理、设备安全管理，制定本规定。
二、 适用范围 适用于生产车间的日常卫生清理、设备维护和管理工作。
三、 职责
1、车间工段长负责监督车间卫生工作实施情况，负责对车间设备安全状况进行监控。
2、生产操作人员按要求做好主管区域清洁卫生，设备清洁保养工作。
四、 管理要求
1、卫生包干制度
(1.车间工段长负责对卫生工作进行分区承包，车间员工对自己负责区域每天进行日常清洁、整理归位，每周进行一次彻底地清理和清洁，车间工段长和办公室人员进行监督、检查和考核。
(2.清洁标准可参照本规定及设备保养表专项规定。整理按各设备、工具等车间定置规定摆放。
2、现场卫生管理
(1.地面清洁无灰尘、无垃圾、无油污、无积水、无死角。 (2.墙壁(角)清洁无污染、无蛛网、无死角。 (3.门窗明亮干净、无积灰、无污迹、无蛛网。 (4.灯具保持清洁，无灰尘积压。 (5.桌椅保持干净，储物架物品堆放整齐。 (6.水池及地下水道清洁、排水畅通、无阻塞现象。 (7.车间四周责任区内清洁、无垃圾。
3、设备清洁
(1.生产设备在使用时应保证安全有效，保持清洁。 (2.设备保持干净无油污(包括消防器材)，计量器具清洁、无污渍。
(3.不使用的设备、生产用具应定期清洗，无污渍。 (4.设备每周进行一次日常保养，含清洁清理的内容，做到表面目视无灰尘、油渍、污渍等异物。
4、工具、材料、药品清洁整理
(1.设备、工具等按指定地点摆放整齐，并保持其清洁。 (2.操作工具等在使用后均应清洗或擦拭干净、无污渍。 (3.未用的材料、药品及时清理、堆放整齐。
5、废品、垃圾清理
(1.废弃物、残次品按指定地点存放整齐;不能放入垃圾箱的工业垃圾必须定时清理(每周一次)。
(2.工作中产生的垃圾，必须放入车间外的垃圾箱中。
6、人员卫生管理 (1.个人行为规范
(2.员工应养成良好的个人卫生习惯，勤洗澡，勤理发，勤剃须，勤剪指甲，勤换衣。
(3.员工工作期间不得佩戴手表、戒指、耳环等物品。 (4.员工戴工作牌，劳保着装，衣着整洁，工鞋保持干净，做到勤洗勤换。
(5.禁止在厂区吸烟。
五、责任区域及责任人
外围区域责任人：××× 接待室责任人：××× 综合科办公室责任人：××× 质检科办公室责任人：××× 设备科办公室责任人：××× 一工段责任人：××× 二工段责任人：××× 三工段责任人：××× 冷包车间责任人：××× 成品库责任人：×××
由厂部领导的现场6S管理领导小组将不定期对各责任区域进行排查，考核。成绩排位前二名的部门，分别奖励500元、300元;成绩排位后二名的部门，分别处罚500元，300元。
六、活动要求
高度重视、加强领导。各单位要以高度负责的精神，围绕现场6S管理标准，制订切实可行的实施方案，精心组织、认真实施，确保活动有计划、有行动、有落实。全面推动现场管理水平提升。
××××××××× ××年××月××日
逸和酒店卫生管理组织及管理制度
一、卫生管理组织构成： 组长：刘文
组员：宋玲 马银利 孟改萍
二、从业人员健康检查、卫生知识培训及个人卫生制度(具体负责：刘文)
(一)从业人员健康管理
1、新上岗的服务员必须先体检后上岗，取得体检合格证后，进行卫生知识教育，并经考核后才能上岗。
2、服务员必须每年体检一次，并进行卫生知识培训。
(二)个人卫生管理
1、从业人员应保持良好的个人卫生，进行卫生操作时应穿戴清洁的工作服，不得留长指甲、涂指甲油及佩带饰物。
2、从业人员应有两套以上工作服。工作服应定期清洗，保持清洁。
三、公共用品用具清洗、消毒、保洁制度(具体负责：宋玲)
1、供顾客使用的公共用品用具应严格做到一客一换一消毒。禁止重复使用一次性用品用具;
2、清洗消毒应按规程操作，做到先清洗后消毒，使用的消毒剂应在有效期内，消毒设备(消毒柜)应运转正常;
3、清洗的饮具、盆桶的设施应分开，清洁工具应专用，防止交叉传染;
4、清洗消毒后的各类用品用具应达到有关卫生标准的规定并保洁存放。清洗消毒后的茶具应当表面光洁，无油渍、无水渍、无异味，符合《食(饮)具消毒卫生标准》规定;
5、洁净物品保洁柜应定期清洗消毒，不得存放杂物;
6、清洗消毒间应有明显标志，环境整洁，通风换气良好，无积水积物，无杂物存放;
7、宾馆的环境卫生、个人卫生，由单位负责人督导。
8、各种饮具、用具要放在固定位置，摆放整齐，清洁卫生，呈现本色。
9、上岗工作时必须穿戴工作服，上岗前必须先洗手和消毒。上班不准带戒指、手镯，也不能涂指甲油。操作时不许吸烟，不得随地吐痰。
10、直接入口的食品必须使用工具，不得用手直接拿取食品;
四、卫生检查奖惩考核管理制度(具体负责：马银利)
1、自查由专职的卫生管理人员组织计划，每月不少于一次，定期对本宾馆从业人员开展卫生考核工作。
2、检查内容主要是服务过程中的卫生状况，是否按操作规程操作，并做好记录。
3、有下列情况之一的，对相应责任人第一次给予警告，第二次以后每次罚款20元并通报批评： 1)健康检查合格证明过期，进行卫生操作时未穿工作服或工作服不洁的;
2)客用饮具表面不光洁、有油渍、水渍和异味;
3)供顾客使用的一次性卫生用品超过有效期、重复使用一次性卫生用品;
4)卫生间有积水、积粪、有异味;
5)防蝇、蚊、蟑螂和防鼠害的设施损坏未及时报告的; 6)地面有果皮、痰迹和垃圾的;
7)发现健康危害事故与传染病未及时报告的。
五、环境卫生清扫保洁及通风系统清扫管理制度(具体负责：孟改萍)
1、室外公共区域应随时保持干净整洁。
2、室内公共区域地面、墙面、门窗、桌椅、台面、镜面等应保持清洁、无异味。
3、废弃物应每天清除一次，废弃物收集容器应及时清洗，必要时进行消毒。
4、定期进行病媒生物防治，蟑螂密度、鼠密度应符合卫生要求。
5、委托具有相应资质的卫生技术服务机构对室内空气、用品用具等定期进行检测。
为提高全体医护员工对医疗废物管理工作的人身，加强环保意识和自身防护意识，从而有效的预防和控制医疗废物对人体健康和环境所产生的危害，进一步保障人类健康，特成立医疗废物管理组织机构。
组长： 组员：
组长职责：指挥医疗废物意外事故的应急处理工作;根据工作需要，及时召开会议，听取工作汇报，果断作出决策;解决应急工作中存在的问题;强化非常时期的责任制管理。
组员职责：负责医疗废物的日常管理和意外事故的应急处理工作，承担业务指导与组织协调，对应急防控措施落实情况进行监控和督导;及时处理各种紧急情况。
2018年6月1日
中铁十七局集团第四工程有限公司安次制梁场
ZT17D4AC.AZ.(2008).1-1-1(1)
质量管理组织机构
编制人:
审核人：
批准人：
2008-03-05发布2008-03-10实施
质量管理组织机构
一、质量负责人及其职责与权限
本制梁场由总工程师苏志英同志负责全面质量管理工作，为梁场质量负责人，副场长王登科、副总工程师姜运良(兼工程管理部部长)协助总工分管制梁场安全和技术工作，试验室负责人张新辉协助总工分管制梁场试验工作。 总工程师的职责及权限
1.职责
(1)主持制梁场的技术工作，执行制梁场质量管理制度和有关质量控制的具体措施。制定制梁场技术管理制度实施细则，对工程项目负技术质量责任。
(2)参加施工图纸审查和现场核对，主持编制制梁场施工方案并组织实施。
(3)负责检查指导技术交底实施情况。
(4)组织编制关键工序施工作业指导书，编制技术措施并组织实施。
(5)领导梁场有关人员的技术学习、经验交流。组织落实培训计划，按项目部及公司要求组织专业技术培训和职工技能培训。
(6)组织做好测量及其复核工作。
(7)检查指导检验和试验的技术工作。组织做好测量放样、材料、施工试验、隐蔽检查及预检等施工记录。督促检查各项技术资料的签证、收集、整理和归档，检查现场质量自检情况，审查施工技术资料。
(8)组织质量管理人员对质量管理中存在的质量问题和质量事故进行初步调查、分析，及时组织有关人员从技术上分析查找原因，拟订处理措施，并监督落实情况。
(9)参加分项、分部、单位工程质量验收，做好竣工质量验收准备。
2.权限
(1)对产品质量管理独立行使权力，不受行政领导干预，当产品质量出现问题时，有权要求进行返修、返工及经济处罚等处理。
(2)对设计、生产各环节中影响产品质量的障碍有权制止或排除。
当发现违章违规操作时有权责令停工，待纠正后才能继续施工。
(3)对不执行工艺规程、产品技术标准而造成的质量事故，有权提出处理意见。
副总工程师的职责及权限
1.职责
(1)协助总工程师的各项工作。
(2)全力完成分管工作内容，对所辖工作负直接领导责任。
(3)对分管的工作内容要加强指导和监督检查，重点工作要深入一线，亲力亲为，确保各项质量指标达到设计要求。
(4)负责所辖工作质量问题的初步调查和分析，提出处理意见，拟订初步处理措施。
(5)参加所辖工作的质量验收，做好验收前的各项准备。
2.权限
(1)行使质量管理权力，直接对总工程师负责，不受行政领导干预。
(2)对违反操作规程、技术措施、技术交底、设计图纸等情况，有权责令停工整顿，当产品质量出现问题时，有权要求进行返修、返工及经济处罚。
二、质量管理机构
安全质量部为本制梁场的质量管理机构，其工作直接由安全质量部部长负责。郭明亮同志为安全质量部部长，郭子锋为专职质检工程师，江飞、陈恩忠同志为质检员，负责梁场日常质量管理工作。各队都配有兼职质检员。工程管理部负责图纸审核，施工工艺制定，技术交底，技术创新等技术工作;计划合同部负责提供物资需求计划，成本核算，验工计价，财务会计部负责资金的使用、管理，要做到帐物相符，专款专用;试验室为质量检验机构，负责原材料的检测，过程质量的计量监控;物资设备部负责物资采购，原材料进场验收，成品和半成品的防护，设备和物资管理，仓库保管及物资发放，做到账物相符等工作;环保协调部负责对外协调及环保水保的监督和控制;综合管理部负责劳务用工的管理;办公室负责后勤保障及日常接待工作;。
安全质量部部长职责及权限
1、职责
(1)严格按有关标准进行检查和质量控制，对工程施工质量负检查验收的把关责任。
(2)严把材料检验、工序交接、隐蔽工程验收质检关，审查操作者的资格，审查并签署检验批质量验收记录。
(3)深入施工现场，履行监督检查职责。
(4)参与区域内的工程质量动态分析和事故调查。
(5)加强与现场驻地监理的沟通与联系，督促工点技术人员及时提供完整的技术资料，填写隐蔽工程报验单并通知监理人员进行检查和签证。配合现场监理完成隐蔽工程的检查、验收等工作，执行有关指令。
(6)负责组织梁场定期和不定期的质量检查工作,制定创优计划,组织评选,监督落实。
2、权限
(1)对违反技术措施、技术交底、设计图纸等情况，可以立即制止，视情节决定停工或返工，并报技术负责人、行政负责人或越级上报，有权按相关规定进行经济处罚，不受行政干预。
(2)因检验不严，导致有质量问题的产品发运给用户,对所造成的后果负领导责任。
三、质量保证体系
为了保证产品质量，本制梁场建立了以场长为组长，总工程师、副场长为副组长，工程管理部、技术质量部、计划合同部、财务会计部、试验室、设备物资部、办公室、综合管理部、环保协调部为一级质量管理机构，制梁一队、制梁二队、拌和站、机械设备队以及其下属的各作业班组为二级质量管理机构，
一、二级质量管理机构相结合的全面质量管理体系。
附：中铁十七局集团第四工程有限公司安次梁场质量保证体系框图
推荐阅读：
采购组织制度06-22
采购进度管理05-25
政府采购管理办公室采购业务流程05-24
酒店采购流程管理06-04
采购管理个人述职05-24
采购管理实施办法05-26
采购内控管理办法05-25
采购与供应管理复习06-09
高项采购管理论文05-31
02 原料采购管理制度05-28
