档案管理与信息管理论文

摘要：档案管理是维护组织工作质量、效率、安全的重要保障。当前国内档案管理已经基本完成从信息管理到数据管理的范式转型，对其转型机制进行研究，可帮助我们更好地理解档案数据管理的逻辑和优势。本文主要对档案管理人信息管理到数据管理的转型机制与策略进行研究。下面小编整理了一些《档案管理与信息管理论文 (精选3篇)》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

档案管理与信息管理论文 篇1：

高职院校档案管理与信息管理相结合的前沿成就与发展动向

[摘 要]传统的档案形式与管理已经与高职院校档案高效率、大容量以及易保存的管理要求不相符，因此，将档案管理与信息管理相结合成为档案管理的趋势。当前，档案管理信息化取得的成就包括：①电子档案技术创新与标准制定；②电子档案产生与维护的研究；③电子档案安全性问题的解决。未来高职院校档案管理与信息管理发展动向有：①电子档案管理的风险管控；②电子档案的规范化管理；③电子档案价值的挖掘。

[关键词]高职院校；档案管理；信息管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.104

学生档案的形式随着社会和科技发展而不断变化，也会因档案管理手段改变而随之改变。高职院校传统档案形式为纸质文本，管理方式为文本记录、收集与保管，档案获取方式一般为复印、影印及照相，等等。显然，传统的学生档案形式与管理已经无法满足社会高速发展，学校高效率管理的要求。将高职院校档案管理与信息管理相结合既符合高职院校教育改革的要求，也符合社会信息化的要求。

1 高职院校档案管理与信息管理相结合的成就

近十年，实现档案管理的电子化、信息化程度发展迅速，无论在实践方面还是理论方面都取得了很大突破。高职院校档案包括学校管理方面的、教师方面的、学生方面的。本文中的档案管理主要指学生档案管理，包括学生的学籍档案及成长档案、毕业档案等。学生档案信息化管理是基于信息技术的发展，它采取数据信息的形式将学生档案储存，有利于档案的查阅、储存与转移。当前，学生档案信息化载体包括网络、计算机及其他存储媒介，其中以网络电子档案为主。高职院校档案管理与信息管理相结合取得的成就主要在以下方面。

1.1 学生电子档案的技术与标准

电子档案制作技术创新与标准规范化是其创建与利用的前提条件。如果学生电子档案没有明确的技术条件和标准，那么这种档案就缺乏权威性和规范性，在学生档案信息化管理的后续研究也缺乏动力。电子档案著录标准（EAD）是网络环境下档案馆处理档案及手稿资料的著录标准，当前已经建立了一种描述电子档案背景信息的国际标准（EAC）。

1.2 学生电子档案的产生与维护

传统学生档案形式为档案卡或者档案袋，档案收集、管理、维护与转移的对象也是一样的。电子档案则有很大不同，因其为数字信息，要保证信息的可读性、完整性、真实性及遇到突发事件后损毁后的可恢复性，而且电子档案经常遇到持续复制或者定期迁移，要保证这些过程中信息的真实有效性，必须建立相应的机制保障。有研究认为要引入可信档案服务（Trusted Archive Service）机制提供长期稳定的档案数据保存服务。

1.3 学生电子档案的安全性问题

学生电子档案的真实性是其存在的价值，其反映了学生在学校的道德品质状况及学业表现情况等，如果电子档案无法保证真实有效，那么学生档案就没有必要与信息管理相结合了。电子档案在存储、转移和保管过程中都有可能遇到安全问题，如黑客的攻击、学生任意更改、其他人员更改盗取等。目前，普遍认同的保障电子档案真实性的技术为数字签名技术，此外，基于时间戳（Time Stamping）的数据安全系统等是电子档案完整性的重要手段。

2 高职院校档案管理与信息管理相结合的发展动向

档案管理与信息管理取得了技术上的突破，标准的规范化，保证了数字信息的完整性。高职院校档案管理与信息管理相结合，利用网络、光盘、硬盘等形式储存学生的学籍档案、毕业档案，构建基于B/S的电子档案系统。

2.1 档案管理之风险管控与措施

对于传统档案管理而言，风险管理主要于防止档案盗窃、丢失及损毁，这主要发生在档案的存储部位。电子档案安全性面临的安全性问题更大，问题的发生点更多，在数据的存储及转移过程都有可能发生。电子档案风险管控从三个方面采取措施。①技术方面，运动成熟的电子档案技术（如XML语言书写电子档案）按照电子档案标准生成学生的电子档案。②制度方面，制定电子档案查阅、借用与归还制度；建立电子档案存档、管理与转移制度；建立电子档案应急与突发事件处理办法；建立电子档案违规使用处理办法与奖惩办法。

2.2 档案管理之规范管理与措施

电子档案管理要规范，资料的产生、转移、查阅及借用都要依规进行，不能任意妄为。严格按照制度操作与管理，保障电子档案数据的完整性、正确性和保密性。提高电子档案管理人员的职业素质与能力，定期组织电子档案管理员工学习规章制度及故障解决办法演练。

2.3 档案管理之应用与拓展

电子档案不应该向传统纸质档案那样成为死的文本，只能作为证明材料应用。高职院校应该深入挖掘电子档案的应用价值，使其成为促进学生成长和学业成绩的工具。①元认知作用，元认知是人类智力活动的核心成分，其包括元认知知识、元认知体验和元认知监控三个结构要素。电子档案应该用于学生自我提高，使他们能认识自身的不足，通过交流活动自我反思及建立计划不断改进学习。②激励作用。电子档案记录了学生在学校的道德品质提高及学习表现状况，电子档案具备反馈作用，如果学生的表现被记录为正向的、积极的评价就会促进学生向更好的方向发展，反之亦然。学校要充分发挥其具备的激励作用，对于学生在学校的优良与不良表现进行记录，对于不良行为也不能一记了之，而給予一定的改正时间。如果学生认识到自己的问题并改过，就消除不良记录。

主要参考文献

[1]王萍，张帅，张诗敏.国外近十年电子档案研究述评[J].档案学通讯，2011（3）.

作者：侯晓辉

档案管理与信息管理论文 篇2：

档案管理从信息管理到数据管理的转型机制与全新策略

摘 要：档案管理是维护组织工作质量、效率、安全的重要保障。当前国内档案管理已经基本完成从信息管理到数据管理的范式转型，对其转型机制进行研究，可帮助我们更好地理解档案数据管理的逻辑和优势。本文主要对档案管理人信息管理到数据管理的转型机制与策略进行研究。

关键词：档案管理;信息;数字

科研机构档案管理十分重要，它既可以保护科研信息资源安全，又可以提升科研工作的效率。在当今大数据时代，档案管理已经迈入数据管理阶段。如果想充分发挥数据管理的优势，需要对数据管理的本质，以及数据管理与信息管理的差异性、为什么要塑造数据管理这一新模式等一系列问题进行分析。只有这样，才能正确理解档案数据管理的结构与优势，找出档案数据管理全新策略建构的最优解决方案。

1 档案管理从信息管理向数据管理转型的必要性和必然性

1.1 大数据开启了转型的时代背景

大数据指的是信息体量更多，潜在价值更高的信息资产。大数据时代的来临，本质上是因为互联网以及计算机技术持续发展，即各类技术的发展和功能上的互通融合，使得人们应用计算机等技术的门槛降低，应用人数快速增加，互联网空间内的数据量快速增加，使得时代需要找到一种决策力更强、洞察力更优、流程优化力更好的新的数据处理模式。该处理模式就是大数据技术的处理模式。因此，可以说大数据技术的出现，转变了整个时代、整个社会处理数据的方式。而档案管理本质上就属于对数据进行管理的一项工作。那么应用新时代的新技术，对既有的档案管理工作进行转型升级，由信息管理向数据管理转型十分必要。

1.2 档案形态转化具有不可逆性

可以明确的是，数据处理技术的发展是受到现实条件的“推动”，而互联网中的信息量只增不减更是不容忽视的现实问题。即使是在档案管理领域，在面对条项更多、数据量更多的新档案形态时，也只能进行技术优化升级，去维护日常工作的质量。换言之，档案管理进行技术升级，并不仅仅是为了提升工作质量和工作效率，更是因为如果不与大数据技术进行“合作”，档案管理工作就会与时代脱节，不但工作效率会降低，档案管理服务无法满足于机构组织日常的工作需要，档案管理的安全性也会大打折扣。因此，档案管理的形态转化使得档案管理转型产生了明显的不可逆性，朝向数据管理转型成为必然。

1.3 档案管理有效性需要延长

从专业的角度讲，档案管理属于管理性、服务性和政治性工作，它本身并不生产物质财富，但对于维护机构组织的核心财富及价值具有不容忽视的作用。在技术受限的过去，档案管理存在很大的局限性，有效性较差。而有效性与组织的运行效率，以及核心竞争力都具有必然的联系。这使得很多部门和单位都致力于提升档案管理的有效性，期望通过技术升级令数据资源的生命周期更长。而大数据时代的来临，很明显为档案管理的技术升级提供了思路。档案管理似乎可以凭借大数据技术实现生态性的升级。物联网、智慧工程等技术都可以保障档案数据长期可用，更可以拓宽档案数据应用的广度，进一步挖掘和利用档案数据的价值。

2 档案管理从信息管理到数据管理的转型机制

2.1 构建更加生态化的管理模态

生态化管理可以理解为“共同化”管理，是一种力求将资源长期化、循环式应用的管理理念。我们需要明确的是，信息和数据的区别就在于，信息是一种出于某种目的已经被处理后的数据，而数据指的是对客观事件进行记录的符号。即信息的应用范围会受到“目的”的影响，但数据并不会。在档案信息化管理的阶段中，档案信息几乎只能服务于比较固定的工作目的，应用效率不高。但如果依靠大数据技术实现对档案的数据管理转型，那么档案信息的应用范围就会充分拓展。不同的部门可以实现对档案数据的“共生演化”应用，令档案数据的潜能充分发挥。组织内部也可以随之构建自动化的办公流程，档案数据管理的质量也可以得到跨越性升级。因此，档案管理向数据管理转型的第一步，就是要构建生态化的管理模态。

2.2 约束好数据管理权责

在完成对管理模态的优化后，需要进一步对管理逻辑进行转型。以往的档案信息化管理，技术高度停留在塑造“电子档案”的范围内，在可用性上存在较大的上升空间。其弊端在于，基本只是将实体化的档案，以电子版的形式录入到计算机中。但优势在于其权责范围比较集中，调取档案和存入档案的流程都与传统的纸质档案管理方式无异。这很大程度稳定了档案管理的安全性。而档案数据管理机制的建构，明显增设了更多的档案應用端口和渠道，交互条件的复杂化，令档案数据治理的难度增加。因此，档案管理数据化转型的第二个步骤，就是要约束好数据管理的权责，保证管理逻辑的充分实现和档案数据的安全。

2.3 塑造本职+技术的全新人员结构

数据管理相对于信息管理，其技术的复杂性有了质的飞跃。要妥善利用大数据技术优势，不但需要了解大数据技术，还需做好数据系统的管理、定期减少数据冗余、优化更新数据共享的安全效率体系。这意味着档案管理转型后的新形态，需要实现更加频繁的技术维护与升级。例如，数据服务、性能监督、数据库重构与安全控制等。档案管理部门工作人员不但要完成既有的工作任务，还需要培养出与大数据相关的专业技术人员，也就是数据库管理员（DBA）去完成相应的工作。不仅如此，档案管理部门还应优化人才结构和工作氛围，使档案管理专业人员与数据库管理员的工作协调顺畅、和谐共进。

3 档案数据管理模式的建构策略

3.1 健全档案数据管理体系

可以根据具体的档案管理工作需要，设置一套档案数据管理体系。该体系需要包括两个层面的内容，一是生态化管理模态的工作标准。内容需要标好档案管理团队协作机制具有哪些组成者，这些成员要怎样进行团队协作。以及档案信息怎样创设、补充、应用和调取。应将每一个与档案应用相关的步骤都规划在内，保证所有相关工作人员的行为都能得到良好的控制，每一个工作任务都能找到对应的政策规制去约束行为。二是档案数据管理的权责划分。应对档案管理部门的工作人员设立一套权责划分与奖惩机制，明确标定每个人负责的范围和尺度，权力范围可以重合但责任范围不可重合。奖惩机制需要具有明确的程度规定，切勿出现模糊标准的现象，以免降低管理体系的公信力。

3.2 优化数据管理技术支持

大数据技术本身并未完全成型，正处在不断优化提升的过程中。对此，档案管理方面也应该不断优化技术扶持的方式和力度，应该咨询被服务者對于档案管理新形式的印象，在用户反馈中明确档案数据服务的弱项，并根据用户需求去优化技术体系，帮助工作人员更好地挖掘档案资源的潜在应用价值。例如，针对档案管理可视化功能缺失的问题，可以积极利用大数据可视化技术，令巨量数据用更立体化的方式呈现，有效帮助工作人员认知趋势、理解程度，进而提升整个部门的工作质效。

3.3 培养专业的档案数据管理人员

为保障档案数据管理工作的质量，需要对人员结构进行调整，对功能岗位加以扩充。但需要明确的是，一般管理岗位对数据应用进行操作的难度并不高，在依赖数据处理系统的情况下，即使是不太熟悉大数据技术的工作人员也能够妥善完成任务。因此，应该聘请专门的数据库管理员，而不是要求档案管理者同时完成多项工作。各部门和单位应先明确自身档案数据管理的技术需要，依据具体需要的内容去设立岗位工作要求和能力要求，并以此为依据进行人才招聘，进行上岗培训，保证每一位数据库管理员都具有真才实学，是大数据专业相关的“熟手”。还要对档案数据管理人员的新技能进行操练，不熟悉互联网和计算机的成员，需要尽快学习相关的操作知识和技能，务必妥善利用好大数据系统。也要对工作人员的数据素养和网络安全意识进行培训，从而塑造全能的档案管理人才结构，从技术、本职工作等多个维度充分保障档案数据管理转型的质效。

档案管理迈入数据管理的领域，既为组织提供了工作核心竞争力升级的可能性，也对组织档案管理工作提出了新的挑战。在新时代，档案管理的数据化转型已经不可逆。希望档案管理部门和机构积极利用现有的资源，强化对管理人员、技术支持和管理体系的优化建设，构建更加生态化的管理模态、规划和约束好数据管理权责，更好地完善技术维护和升级体系，稳健地完成档案管理从信息到数据管理的转型，使档案管理工作的质量和效率实现跨越性升级。

参考文献：

[1]王虹.档案资源开发的现代化转型及其服务能力的提升[J].农家参谋，2019（14）：223—224.

[2]牛晓燕.以信息化推动档案事业战略转型发展[J].传媒论坛，2019，2（04）：129—130.

[3]蔡杜娟，周贤慧.基于社会信息化视角下档案管理转型研究[J].兰台世界，2015（17）：94—95.

[4]李欣佳.社会信息化视阈下档案管理转型研究[D].黑龙江大学，2013.

作者简介：封玮，西安航天精密机电研究所，馆员。

作者：封玮

档案管理与信息管理论文 篇3：

我国档案业务外包存在的主要问题及应对措施

随着信息的爆炸式增长，文件和档案的管理难度随之增加，越来越多的企事业单位选择将本部门的档案业务外包给档案中介机构，以达到节约成本、提高效率的目的。然而，档案业务外包还存在这样或那样的问题，对这些问题进行分析和研究，对档案业务外包工作的健康发展具有十分重要的意义。

一、档案业务外包简况

档案业务外包内容主要包括传统业务外包：如档案整理、档案编研、档案寄存、委托管理、档案用品经营服务、档案人员培训等；现代业务外包：如纸质档案的数字化、档案缩微摄影、档案管理软件开发、档案数据库系统建设、档案网站建设等有关现代信息技术的工作和其他业务外包。

1.国外发展简况。自20世纪80年代起，英美国家的政府机构和企业开始普遍接受业务外包这一理念和做法。从20世纪90年代开始，商业性文件中心迅猛发展，出现了以美国“铁山”（Iron Mountain Incorporated）为代表的数千家档案数据管理机构。美国商业性文件中心协会（ACRC）曾经统计了90年代协会会员数量情况：1991年，协会会员数量为380个；到了90年代末，会员数量已经发展到500个。2008年，会员公司已达573个，在全球52个国家和地区建立了2000多个分支机构。有85%以上的世界500强企业都采用了档案外包服务。经过30多年的发展，国外的商业性文件中心已经发展成为一个成熟的行业；国际文件与信息管理服务行业协会的成立，为行业的有序运转提供了组织保障；成熟规范的标准制度和行业准则，为整个行业的自律和监管提供了制度保障；行业内部频繁开展各项交流活动，共享各自的经验与成果，为行业的整体水平的提升提供了保障。

2.国内发展简况。我国的档案业务外包发展较晚，目前我国列入世界500强的企业中，采用档案外包业务的不到5%。我国的档案业务外包工作主要由档案中介机构来完成。现有资料显示，我国最早的档案中介机构是1992年9月成立的浙江省建德市档案事务所和湖州市档案事务所，主要经营档案用品和提供档案整理服务。创建于1993年的上海档案咨询服务中心不仅提供档案整理、档案寄存等服务，还提供档案鉴定评估、档案缩微、人才培训等服务；黑龙江省档案技术服务中心组建于2006年，主要提供档案数字化加工、档案信息资源开发、档案寄存、委托管理、技术咨询、业务培训等服务。由此可见，我国档案中介机构所提供的服务主要是档案整理、归档、寄存、业务培训、咨询等技术含量较低的事务，在档案管理软件开发、档案数据库系统建设、档案网站建设等技术含量高的领域发展较为缓慢，与国外商业性文件中心相比，在业务的广度和深度上均有较大的差距。尤其值得一提的是，到目前为止，我国尚未成立一个明确的管理机构来规范和指导档案中介服务行业的发展。

二、我国档案业务外包存在的主要问题

1.对档案中介机构的规范管理问题。首先，档案中介行业没有一个明确的管理部门。在国外，商业性文件中心有一个宗旨明确、成员分布广泛的管理、协调机构——国际文件与信息管理服务行业协会（PRISM），在协会的协调下，整个商业性文件中心行业呈现稳定增长的发展态势，为整个行业的有序运转提供了有效的组织保障。同时，在PRISM的带动下，各商业性文件中心之间频繁开展交流活动，汇集行业最新动态，探讨行业热点问题，进行经验交流与信息共享。而在我国，档案中介机构行业目前尚未成立一个类似行业管理协会的机构来管理或协调档案中介服务行业的有序运转，使得档案中介机构的发展各自为政，基本上处于分散经营状态。其次，在我国旧的档案管理体制的长期影响下，档案行政管理部门的管理对象多局限于党政机关和国有企事业单位，而档案中介机构基本处于中间地带，对档案中介机构的管理相对较少甚至疏于管理。据笔者了解，在30个省（市）“档案管理条例”中，有6个省（市）的“条例”规定档案中介服务机构须向县以上档案行政管理部门备案，规定档案行政管理部门对档案中介服务机构有业务监督、指导关系的有7个，还有6个无任何约束关系。

2.档案中介机构的运作问题。一是档案中介机构规模小，综合实力不强。除了北京、深圳、上海等地的部分档案中介服务机构（如深圳档案寄存中心、上海档案咨询服务中心等）的规模尚可外，我国大部分的档案中介服务机构的规模均较小、服务水平不太高，大量的从业人员从事的都是档案整理、编目等手工劳动。由于规模小，研发人员少，设备少且不先进，许多机构缺乏高科技设备，使得档案中介机构的综合实力不强，无法承接大中型的档案外包业务，从而影响档案外包业务的发展。同时，外包行业之间由于不正当的竞争，内部缺乏交流，资源不能共享，使得外包业务难以形成品牌，档案中介机构的发展也就难以形成规模。二是档案中介机构业务的种类少，服务手段单一。据了解，在30个省（市）“档案管理条例”中，有20个省（市）出台的“档案管理条例”规定了档案中介服务机构的业务范围，其中提到了档案评估、鉴定、咨询的有16个；有3个省（市）的“条例”涉及到了档案整理；只有山东省的档案管理条例将档案业务咨询、档案整理、档案价值评估、档案技术服务、档案寄存保管纳人了档案中介服务机构的经营范围。目前，在我国发展的比较好的档案中介服务项目是档案整理、档案寄存和档案数字化处理工作，但较少涉及档案管理系统开发、档案网站设计等业务。与国外相比，我国档案中介机构业务较少，服务范围狭窄，服务手段单一的状况，也是制约档案中介机构进一步发展的一个瓶颈。

3.档案业务外包的质量问题。首先，档案业务外包过程中缺乏质量标准。在档案业务外包过程中，发包方（档案形成机构）关心的是如何以最小的代价得到最有效、最优质的档案业务服务；而业务承包方（档案中介机构）关心的是如何以最小的成本获得最大的利润，双方在业务外包中存在着观念差异和经营矛盾。作为发包方的档案形成机构，必然在成本与收益之间反复权衡，力争把外包业务以最低价格委托给中介机构。而档案中介机构为了获得最大的利润，则千方百计地压缩外包业务的成本，从而使外包的质量下降。由于没有一个明确的可供参考的质量标准来规范业务外包的双方，导致在档案业务外包过程中出现诸如偷工减料、整理不规范、编目不科学、查找不方便、保管措施不力等各种质量问题。其次，外包业务过程中监管缺失。档案业务外包行业是一个新兴行业，监管缺失是一个亟待解决的问题：一方面发包方（档案形成机构）出于成本考虑，不可能再找第三方进行监督，也很难保证自己的档案人员进行及时有效地监督；另一方面，如果靠业务承包方（档案中介机构）的自我约束、自我监督，则对于档案形成者而言，又可能面临档案损坏、信息丢失、泄露的风险。

4.业务外包后的档案安全问题。一是档案载体的安全。主要体现在档案整理等业务环节。在档案整理过程中，保持档案的完整齐全、美观适用是业务发包方的主要要求。但是，在承包方的实际操作过程中，有可能存在安全问题。例如，基建档案在装盒时，由于规格的不同会牵涉到档案的拆分（如A3规格的基建档案装入A4规格的档案盒，会涉及A3规格的档案如何放进A4规格的档案盒中），而拆分档案必然会破坏载体的完整。在实际操作过程中就是通过拆分档案进行装盒的，虽然保证了档案的美观、整齐，但有可能造成对档案载体完整性的破坏。二是档案信息内容的安全。在档案业务外包过程中更为突出。比如，发包方将档案文件交由承包方整理，业务承包方的工作人员要对档案文件内容进行必要的了解，特别是在档案数字化录入阶段，信息录入人员要接触每一份具体的档案文件，这就使被整理的档案文件变得毫无秘密可言。而具体从事档案整理的人员如果是非档案人员或没有经过专业培训，在保密意识不强的情况下，加之没有相关规定的约束，他们可能会泄露档案信息的内容，甚至将文件目录或档案原件带走，从而给档案信息内容安全带来威胁。

5.档案专业人才问题。就目前我国的情况来看，档案中介机构中的专业人才缺乏、人员知识结构不合理、专业素质不高与能力不强等问题制约了我国档案业务外包的发展。在一些档案中介机构中，具体从事档案业务的人员往往是经过短期培训、有些甚至是没有经过培训就直接上岗的，许多人不具备从业资格。由于缺乏专业知识，这些人员在从事档案业务时往往会出现诸如归档范围把握不准，保管期限划分不准确、文件排列编号不规范、目录录入不符合要求等问题。由于档案中介机构的从业人员专业素质无法得到保证，将严重影响档案业务外包服务的质量与成效，甚至全部工作推翻重来的情况也时有出现。

三、发展档案业务外包的措施

1.建立相关法律法规，规范档案业务外包市场管理。首先，作为档案事业的宏观管理者，国家档案行政管理部门应加快制定全国性的有关档案业务外包的相关法律、法规、条例、办法等，如尽快制订出台《档案中介机构管理办法》，使档案业务外包工作的开展有法可依，有章可循，促进档案业务外包市场的健康持续发展。作为档案业务外包的承包者，档案中介机构要恪守国家的法律法规和档案行政管理部门的规章、标准和政策规定，服从档案行政管理部门的指导与监督，规范自身的行为，以规范、高效、优质的诚信服务占领市场，实现“双赢”。其次，完善档案中介机构的市场准入制度，规范竞争行为。目前，我国的档案业务外包市场尚未形成完整的体系，档案中介组织各自为政、管理混乱的局面与没有建立完善档案中介机构的市场准入制度直接有关。据此，国家应加快制定档案中介机构的市场准入制度，明确规定档案中介机构应具备的资质条件，尤其是档案中介服务从业人员的资质条件，如规定从业人员均需持有档案行政管理部门颁发的从业资格证书，为档案中介服务创造公平、公正的竞争环境，杜绝部门、地区垄断和档案中介机构之间的不正当竞争。

2.加强指导引导，提升机构综合实力。首先，档案行政管理部门应在观念上深化对档案中介机构作用的认识，加强对档案中介机构的指导与引导。借鉴国外商业性文件中心的管理经验，协调成立全国档案中介机构的行业组织——档案中介行业协会，在该协会的组织下，制定统一的行业准则，加强行业内部的交流与资源共享，指导我国档案中介机构的规范运作。其次，实施档案业务外包市场品牌战略，提升档案中介机构的综合实力。我国有着可观的档案业务外包市场，为了增强和国外同类知名企业抢夺市场的能力，实施品牌战略，提升档案中介机构的综合实力势在必行。因此，应对我国现有的档案中介服务行业进行整合、规范，实行优胜劣汰，走规模化发展之路。在合并重组，优化组合的基础上，尽快建立一支全国性的、具有国际竞争力的、规模较大、实力雄厚的档案中介机构队伍。同时，拓宽档案中介服务的业务范围，在提高服务质量的基础上，努力打造一流的档案中介服务品牌，以档案中介服务独有的管理成效、文化品位和服务信誉去赢得更多的市场份额，使档案中介机构以规模经营模式走向更高产业平台。

3.制定相关标准与评估机制，确保外包项目质量。一是要严格遵循国家的相关标准规范。在总结贯彻执行国家标准的基础上，制定与完善本行业的相关标准和制度，如档案业务外包验收标准、档案文件登记备份数据存储管理规范、电子文件登记备份工作规定、档案文件扫描操作规程等。同时，档案业务外包方应与业务承包方保持密切联系，前者要根据自身的外包要求，对业务承包商执行标准的情况进行指导与监督；后者也要将工作进度及时通报给对方，并就出现的问题与前者积极沟通，共同研究并提出解决问题的方案，达成共识，从而保证相关业务的顺利进行。二是要建立评估机制，确保业务外包项目质量。成果验收是检验档案业务外包质量高低的最有效方法。档案业务外包项目完成后，可由业务发包方组织召开专家评审会议，对承包方完成的项目进行验收，依照双方的合同约定和共同认可的各项标准进行检测和评估，审查合同履行情况，及时查出漏洞并弥补纠正。

也可由业务发包方聘请资质较深的第三方专家对承包方完成的项目进行评估；还可通过招标的形式聘请资质较好的中介服务机构参与项目的质量监理，以确保档案业务外包项目的质量。

4.加强安全管理，确保档案安全。一是档案业务发包方要根据新形势下档案工作的新特点，对现有业务进行认真清理。首先对业务是否需要外包进行可行性论证；然后对哪些业务可以外包，哪些业务不能外包划定一个明确的范围。根据档案信息在保密方面的新特点，一般选择部分档案业务外包。在此前提下，要将本单位的核心与非核心业务区分开来，宜将那些不涉及本单位核心与机密的档案业务外包给档案中介公司。二是业务外包双方（发包方与承包方）要签订合作协议。在协议条款中，要明确表述对档案载体与信息内容安全的保护。严格规定档案业务操作者不得损坏档案原件；不得随意破坏档案载体的完整性，如果确需拆分档案载体，必须征得业务发包方的同意，否则不得擅自拆分；不得泄露档案信息的内容等，一旦违反，档案业务发包方有权追究承包方的相关责任，包括经济责任及至法律责任。

5.注重人才队伍建设，提高外包从业人员的综合素质。国家要建立较为完善的中介机构从业人员考核、培训和注册制度。档案中介机构要有计划、有步骤、有针对性地组织档案从业人员进行业务培训，特别是加强对档案管理、计算机知识、信息开发、网络技术等管理知识的培训，尤其是信息处理、现代技术运用方面的训练，使他们在系统学习和掌握档案业务知识和方法的同时，不断提高信息处理技能，并实现工作理念、知识结构和工作技能同步更新，使其综合素质能够胜任档案业务外包工作的需要。

参考文献：

[1]Michael J Faber. The Evolving Commer？ cial records Center Industry. Information Manage？ ment Journal，2001（7）.

[2]黄霄羽.国外商业性文件中心现状特点评析.北京档案2009（6）.

[3]任立宁.档案外包引领档案管理新趋势.河北企业2012（8）.

[4]戴文波.论我国档案中介机构的发展现状及发展方向.黑龙江档案2011（2）.

[5]留勤.档案业务外包市场发展的战略思考. 2010年全国档案工作者年会论文集.

作者：马钰