互联网与人们的工作和生活密切相关, 尤其是在工作中, 应用互联网技术能够有效地对数据进行存储与处理, 大大提高了办公效率。但是就目前来看, 我国很多企业在应用互联网技术进行档案管理时, 都还存在着一些问题, 严重影响着办公效率和质量, 因此, 有必要采取相应的措施解决这些问题。
在企业中, 档案管理工作必不可少, 其不仅能够为管理员工提供有效地依据, 还可以为企业决策提供支持。应用传统的方法开展档案管理工作对于档案管理人员来说效率非常低下, 并且随着企业的规模不断扩大, 企业员工越来越多, 企业经营业务逐渐增多, 相应地, 需要管理的档案也随之增多, 这对档案管理人员来说任务非常繁重。互联网时代的到来, 为档案管理工作带来了良好的机遇, 具体体现在以下三个方面:
互联网技术改变了传统档案管理方法单一的局面, 丰富了管理技术手段。借助互联网技术, 可以有效实现数据信息的输入、存储与检索, 如果要使用其中某一个档案, 不需要人工对档案进行一一翻阅, 可以直接在网络上进行检索, 这对于档案管理人员来说能够有效降低工作强度。另外, 互联网技术不仅可以存储数据信息, 还可以存储视频、音频, 存储形式更加多样化。
伴随着社会的快速发展, 企业的经营业务逐渐走向多元化, 档案管理的信息量得到了显著增加, 如果使用传统的档案管理方法, 将会占用非常大的存储空间, 与此同时还会增加管理成本。而如果将档案信息存储到计算机网络中, 不仅可以节约空间, 在大数据时代, 还能够完成对海量信息的存储与管理[1], 大大节约了存储成本与管理成本。通过使用互联网技术, 还能够实现档案管理的远程服务, 便于备案。
在新时期, 应用互联网技术进行档案管理可以明显提高档案的时效性, 这也是互联网技术为档案管理带来的最明显的优势。由于社会在不断进步, 企业的发展也在不断变革, 很多档案内容随着时间的推移需要发生相应变化, 应用互联网技术可以快速对档案进行更新, 相比纸质档案来说更新速度更快, 准确性更高, 并且随着科学技术的不断进步, 未来档案管理的时效性将更加明显。
虽然在互联网技术的影响下, 我国很多企业都将其引入到了办公室工作中, 但是受到传统观念的影响, 部分企业的人员在进行档案管理时, 仍然保持陈旧的管理理念, 管理理念缺乏创新性, 与企业的实际发展不相匹配。这种思想不仅不利于档案管理工作效率的提升, 还会在很大程度上制约企业的快速发展。时代发展是不等人的, 如果相关人员不及时更新管理理念, 不与时俱进, 必然会被社会所淘汰。
计算机网络技术的广泛应用给人们办公带来便利的同时, 也带来了诸多挑战。由于互联网是开放的、包容性较强, 因此很多人都可以登陆网络系统并进行相应操作, 这就给档案信息的安全带来了一定的威胁。尤其是在当今时代, 人们对网络的依赖程度越来越大, 但是却缺乏足够的安全防范意识, 这就给不法分子造成了可乘之机, 档案管理系统很容易遭受黑客侵袭, 档案信息被盗取, 引发信息泄露问题, 轻者给不法分子带来利益, 重者则会给员工甚至企业造成巨大损失。对此, 企业应加强网络安全防范, 提高档案管理效率的同时, 也需要注意提高档案信息的安全性。
信息化是高效的档案管理平台建立的基础, 标准化又是信息化建设的基础[2]。所以, 要想做好档案管理工作, 就需要建立标准化的体系。但是就目前来看, 我国还没有完善的档案数据管理标准, 导致在实际工作中, 档案管理工作没有科学的依据做指导, 档案资源不能得到合理配置。但是, 仅仅建立相关标准也是远远不够的, 只有将标准真正落实到实际工作中, 才能切实保证问题得到解决, 标准的建立才有意义。在此方面, 我国还需要做出更大的努力, 来推动我国档案管理的发展。
获取经济效益是众多企业工作的主要方向, 一些企业领导者认为档案管理工作对企业经济效益的获取帮助不大, 因此对该工作不重视, 也就没有投入过多的资金与技术支持。一部分企业仍旧在采用纸质管理的方式, 时间一长很容易导致纸张变黄或者字迹不清楚, 不能为企业决策提供准确的数据依据。对此, 领导者应转变管理理念, 并加强档案管理人员对信息化的认识, 使其明白信息化管理不仅能够将档案信息无损耗地永久储存, 还能节约由于营造档案保存环境所造成的花费, 另外还可以提高管理效率, 减少人力投入。因此, 在互联网时代下, 档案管理者的管理方式与理念的转变是必要的, 只有实施信息化的管理, 才是全面提升档案管理水平的必经之路。
必须建立一个针对档案保密性管理的制度, 各单位还应根据自身具体情况制定一套更实用、更有的放矢的规章制度[3]。在日常工作中应当加大对制度的宣传, 让员工牢记制度内容, 增强员工的法律意识。制定了制度, 就要将其落实到实际工作中, 同时派专门的人员对其实施进行监督与管理。另外, 还要完善责制度, 明确岗位职责, 以此来提高员工的责任意识, 降低信息泄露的概率。对于企业来说, 其历史数据都被存放到档案中, 并进行档案管理, 因此, 保证档案的安全性就相当于在保证企业的安全性, 如果档案信息泄露, 很有可能影响企业的利益, 对企业的发展产生严重的影响。所以, 为了营造一个安全可靠的档案存储环境, 必须加强网络安全防护, 引进世界先进的保密技术并定期对档案管理系统进行病毒检测, 对外来文件一定要提高警惕做到严格排查。
进入互联网时代以来, 在保存档案信息时全部应用数字的形式, 即数据信息, 其传输主要依靠计算机网络进行, 实现了档案信息的即时传播与发布[4], 要想使档案管理数字化, 就必须建立数据库。所以, 企业应加大重视, 建立数据库的同时也要保证数据库的稳定性。数据库在符合网络传输标准的基础上, 还应当便于管理人员使用与阅读, 能够随时检索档案信息。当今时代科学技术更新换代的速度非常快, 因此, 在建立数据库时应使用先进的管理软件, 增加其使用期限, 降低更换频率。目前计算机网络技术已经得到广泛应用, 其有效提高了档案管理工作的工作效率, 但是因为其还存在一定的安全问题, 因此, 在建立数据库时应注意维护系统中的档案数据, 避免因为建立档案库而引起数据丢失, 给档案管理工作造成不必要的麻烦。
将档案的数据与信息录入到计算机中, 需要工作人员付诸大量的时间和精力, 并且企业对其录入要求较严, 不能出现差错。很多信息是非常复杂的, 录入起来非常困难, 这很容易使工作人员感到疲乏, 工作积极性容易受到打击。对此, 企业应当实行相应的鼓励机制, 给予员工适当的物质和资金奖励, 以提高员工工作积极性。只有保证员工拥有较高的工作热情和积极性, 才能提高其工作效率, 保证档案管理工作的质量。
人力管理是档案管理工作开展的必要条件。快速发展的时代对档案管理人员的要求不断提高, 因此, 企业应当加强对工作人员的培养, 定期派专业人士对员工进行培训, 使其掌握先进的管理理念与方法, 能够动态了解社会的发展趋势, 提高其对信息技术的应用能力。另外, 企业还应当加强对档案管理人员安全意识的培训, 提高其安全防范能力, 从而提高档案管理工作水平, 为企业可持续发展提供数据依据。
总之, 在互联网时代, 对于档案管理工作来说, 只有明确自身存在的问题, 转变管理理念, 同时积极引进先进的互联网技术, 提高档案管理人员的综合素质, 才能真正提高档案管理水平, 使档案管理工作满足企业以及社会的发展需求。
摘要：伴随着科学技术的日益更新, 如今我们已经步入互联网时代, 各行各业都在积极使用互联网技术, 对于档案管理工作来说, 应用互联网技术可以有效提高工作效率。本文主要针对互联网时代档案管理的机遇、互联网时代下档案管理存在的问题以及解决对策做了具体论述, 以供参考。
关键词：互联网,档案管理,问题,对策
[1] 李洋.浅谈互联网时代下档案管理工作的创新发展[J].兰台内外, 2019 (2) :21-23.
[2] 李雪莹.探析互联网时代档案管理面临机遇与挑战[J].现代营销 (经营版) , 2018 (6) :53.
[3] 宋依丽.互联网时代档案管理面临的挑战与对策[J].办公室业务, 2011 (8) :28.
[4] 林济年.在互联网时代档案管理面临机遇与挑战[J].办公室业务, 2017 (7) :90.
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