为适应全球经济一体化, 能在激烈的竞争中求得生存与发展, 我国企业正日渐重视以财务会计管理为核心的企业管理。凌源钢铁集团有限责任公司适时引进了ERP—PS8.5版本企业“进销存”管理软件, 以财务部为管理核心, 在企业财务部、各生产分厂、机动部、设备材料部、经销公司、审计监察部等相关部门运行。该软件包括采购管理系统、库存管理系统、存货管理系统三大部分。它以物资管理业务流程为中心来组织, 根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计, 以跨越职能领域的边界来实现整个企业信息的集成, 实现了系统间数据的充分共享, 有力地推进了凌钢物资管理信息化的进程, 再造物资管理业务流程和管理链条, 提高物资管理的质量、效率, 增强企业的竞争力。
凌钢集团公司是长流程钢铁企业, 生产所需的设备备件、原燃料、材料等物资品种多且数量大, 主管业务部门和相关业务部门管理业务繁忙。传统的管理方法和模式存在三大问题:
有时会出现库存实物、存货总账与明细账间账账不符、账物不符的情况, 以及同一物资以不同名称出现在不同库房和不同明细账上等现象。例如, 联轴器俗称接手, 因而有的账上写成联轴器, 有的账上则写成接手。这需要管理部门花费大量人力进行核对和更改, 有时会因为人为失误而导致企业资源浪费。
物资采购计划提出单位以及审批、采购、财务等部门, 都需要从存货中获得收入、发出、结存等数量和成本信息。由于受数据传输方式限制, 部门之间经常会出现压单现象。例如, 同一采购入库单和发票, 采购部门、仓库保管、财务部门分别要结算1次, 1个票据因为业务流程要结算3次。
由于审批计划、采购入库、消耗和结算等业务的完成需要多个部门协调, 而手工传递方式影响效率, 沟通也不充分, 缺少资源信息共享平台, 形成信息“孤岛”, 从而造成库存大量积压等问题, 不利于合理安排资金, 甚至会造成资金周转困难。例如, 相同型号设备的通用件 (天车件等) , 炼铁、炼钢和轧钢工序都需要, 各厂备件计划员都提计划, 分别采购, 结果出现库存积压和资金周转慢的问题。
在引进了ERP—PS8.5进销存管理软件后, 凌钢集团公司创建了物资管理信息平台, 通过平台全面整合信息流、物流和资金流, 形成了新的物资信息化管理的链条, 实现了生产分厂、财务部、机动部、设备材料部、经销公司和审计监察部等管理部门的信息资源共享, 并达到切实、动态管理和监控的水平, 为企业管理决策提供了及时准确的信息。
一是对全公司八万多种物资进行编码, 将编码物资按类别录入系统, 通过编码即可识别物资的类别、数量、单价、金额。任何一个经过授权的部门和人员在登录该系统后, 都可以及时、准确地获取查询信息。二是管理业务信息流程再造。在基层生产单位编制的物资采购计划, 用电子文本通过系统提交申报到相关管理部门后, 管理部门便可通过系统查询库存情况, 确定是否执行;审计监察部门通过系统对计划采购物资的进货渠道、市场价格进行实时跟踪和监管;物资到货后, 经仓储和质检等人员检查、验收后, 相关资料信息被录入系统, 相关单位通过该系统即可了解到所需的信息, 做出相应的反应。
主要是强化招标采购、合理采购储备和仓储管理环节。凌钢集团公司招标办通过系统查询, 能够掌握库存物资存量及质量状况, 有针对性地提出标准的采购计划, 对符合竞价招标采购的物资实行竞价采购;对具备条件的零散物资尽量捆绑招标, 用大招标的方式集中采购, 使进厂物资的物流集中;通过对采购物资进行性能、价格比较, 选择质量好、信誉度高的合作伙伴参与招标, 竞价招标采购, 既保证采购物资的及时到厂, 也维护了企业利益, 降低了采购成本, 同时还保证了物流质量。
另外, 通用型设备的备件有专人审批需求计划、专人采购、专人保管, 统一平衡库存储备, 避免了因重复采购而增加不合理库存和资金占用, 实现了合理采购储备。
ERP系统还加强了仓库验收管理工作, 保管员和检查员对进厂物资能够及时清点、验收, 查证随机资料, 发现质量异议立即汇报、记录, 跟踪处理结果;加强了质量跟踪, 对于严格按照寿命标准进行考核的大宗物资, 与使用单位建立固定的沟通方式, 由使用单位每月总结、报告, 做到物流有序;在库存管理系统中, 对物流实行动态跟踪管理, 实物存放的位置与系统里的物资的库位保持一致, 按类别摆放, 只要有物资移动, 系统里的物料就随之改变, 保证了明细账数量与总账数量相等, 账、物相符, 从而使相关人员随时都能通过系统查询到物资的流向、库存物资的位置, 以及库存物资数量、金额等准确信息。
各生产厂提出物资采购计划时, 也可以通过系统查询库存信息, 之后制定需求计划。机动部通过系统直接查询每种物资采购计划、入库、库存、消耗等情况, 审核批准后下达采购计划, 做到计划采购资金流向合理。物资采购部门负责采购, 没有计划的不采购, 也决不允许其他部门越权擅自采购, 从而使采购资金高度集中。该系统具有账表查询、统计功能, 可以对当前数据和历史数据进行比较分析, 为合理编制采购计划, 合理安排采购资金, 降低仓库储备, 减少物资资金占用, 提高资金周转率并提供真实准确的信息。同时, 该系统通过定义与事务处理相关的会计核算科目和核算方式, 使系统在处理事物的同时自动生成记账凭证, 改变了资金信息滞后于物流信息的状况, 便于企业实行事前计划、事中控制、事后反馈并实时做出决策。
5管理软件, 利用现有计算机终端硬件设备, 对物资管理业务流程实施信息化再造, 创建了信息管理平台。不过, 凌钢集团公司保持原有的管理机构, 使企业机构和人员相对稳定;规避了国内一些钢铁企业在实施ERP系统过程中发生的各类技术性风险和失败带来的经济损失。
钢铁企业在实施信息化管理过程中, 可根据企业生产管理组织结构和信息技术的成熟情况分步实施改造, 避免因不切合实际的引进而产生的风险和造成的经济损失。
解决了过去很难克服的物资错户、串户和压单的难题, 提高了管理效率和管理质量;实现企业经济业务数据的共享, 减少数据的手工重复处理, 打破信息“孤岛”;强化财务的管理能力, 解放单一的核算工作, 增强财务决算能力;会计和业务管理人员从过去繁杂的手工处理数据中解脱出来, 由“核算型”向“管理型”转变;财务与业务处理的高度协同, 实现了企业物流与价值流的同步;部门之间通过系统实现了管理和监督制约的无缝衔接, 使物资管理形成合力。
该系统使企业物资管理、信息管理、资金管理等做到了事前计划、事中控制、事后分析;企业的存货周转率、应收账款周转率、流动资金周转率、总资产周转率等都有了明显提高。信息的共享使企业管理者可以实时控制整个运营情况, 应变能力强、中间环节少, 整体化、扁平式、分布式的ERP系统管理模式, 规范了会计核算过程, 方便了信息的提取及对财会信息的监管, 极大地降低了企业的运营成本, 进而提高了企业的竞争力。
摘要：RP软件系统是一种管理企业的工具, 同时也引导企业的管理思想发生深刻的变革。通过应用ERP软件系统, 企业的管理信息不但透明化、而且达到信息共享, 可以快速地提取一些相关数据;应用ERP软件系统后工作流程更加合理化和规范化;通过应用ERP软件系统后的企业各部门可以达到分工合作, 统一步伐, 从而增加企业的竞争力。
关键词：ERP,物资管理,信息共享,竞争力
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