高校二级学院办公计算机的日常管理与维护策略
摘 要:从计算机服务于办公的需求角度出发,通过采取对计算机的科学管理办法以及有效的维护排障策略,进而保障了办公设备的安全与稳定,同时,也为办公地正常高效地进行创设了条件。
关键词:高校 办公计算机 管理 维护
在整个高校二级学院的办公环境中,计算机以其快捷高效、资源共享等诸多优势而被广泛应用。着计算机高度地普及,大家对计算机的依赖程度也越来越高。但同时,在应用过程中常常会出现如:系统瘫痪、数据丢失、病毒侵害、硬件损坏等问题,给我们的办公带来了诸多不便。为使计算机更好地辅助办公,提高办公效率,了解并掌握一些行之有效的管理与维护策略是很必要的。
1当前高校二级学院办公计算机存在的主要问题
(1)缺乏专职管理人员,以至维护效率受限;(2)缺乏规范的管理办法;(3)高校办公计算机更新滞后,设备陈旧,导致问题机器数量逐年剧增;(4)高校办公计算机数量庞大且分布较广,增加了维护方面的难度;(5)大多数用机人员只停留在简单操作的层面上,对出现的异常故障束手无策;(6)病毒防范不力,使得计算机频繁遭到病毒侵袭等。
2高校二级学院办公计算机管理策略
2.1 配备专职计算机管理员
计算机管理员,即专门从事计算机管理与维护工作的人员。随着计算机的普及与应用,目前各大高校的二级学院一般都能拥有几十到上百台办公用机。面对数量如此庞大的计算机和教职员工,管理与维护工作之重可想而知,单纯的依靠校网络中心已是不大可能完成了。为此,建议各二级学院配备一名专职计算机管理员。这样,整个二级学院的计算机管理与维护工作就能井然有序地进行,且能在最短时间内进行有效排障,保障了高效办公的需要。同时,也为校网络中心解决了瓶颈问题。作为高校二级学院的办公计算机管理员,不但需要掌握较高的排障技术,而且还需要具有严肃认真的工作态度。一定要时刻严格要求自己,认真负责,竭诚服务。保证在第一时间排障,绝不延误工作。
2.2 规范办公计算机使用原则
所谓办公计算机,即在办公区内,一般仅供个人办公用的计算机。它是区别于多媒体教室、微机室和计算机中心的供教师教学辅助、实验测试和学生实践操作用机。一个是独立性的,一个是公共性的,二者有着本质的区别。在公共性的用机场所会有清晰明确的计算机管理制度,像微机室会有较为安全的保护措施,如在每台机器上安装硬盘恢复卡,无论学生们在上机时怎么“调皮捣蛋”,都会在关机后自动还原到最初状态,不会影响机器的正常运行。但在办公区内的计算机却被忽视成为“自由操作”的对象,且不具备每台都安装恢复设备的条件,这样就特别需要办公人员自行遵守用机原则。为此,建议办公区工作人员能够遵守如下原则:(1)加强安全防御意识,保障计算机安全运行;(2)提高认识,正确对待办公计算机的配设目的;(3)严格管理,避免办公计算机陷入公共无序使用的状态;(4)办公人员应自行约束,杜绝办公时间做无关操作(如打游戏、浏览危险网站、下载恶意文件、传输病毒等);(5)在不能独立解决安全隐患时,应及时与管理员取得联系,切勿擅自操作。如果办公区的工作人员都能很好的做到以上五点用机原则,就会大大减少办公计算机故障发生。
2.3 集中管理
虽说高校二级学院办公计算机数量庞大,分布也比较广,但每个二级学院的独立办公区内,计算机还是相对集中的,且都属于一个网段的局域网。因此,应采取集中管理办法,很多资源可以实现共享。这样既能提供方便,又能节省开支。比如在文件传输方面,完全可以通过局域网传输软件收发文件,十分便捷;在文件打印方面,就可以多人共享一台打印机,这样就会节省一部分预算等等。
3高校二级学院办公计算机维护策略
做好维护工作,以保障计算机安全、稳定地运行,才能为快捷办公创造条件。
3.1 保障设备及时更新
目前高校二级学院办公计算机由于数量庞大,维护的费用也相当可观。随着更新滞后,便导致设备陈旧,也为用机安全埋下了隐患,经常会出现这样那样的故障,干扰着正常办公。为此,日常维护过程中,要时刻重视硬件方面的及时检测,发现不安全因素,及时做好更新工作,以保持设备的使用寿命,从而更好地辅助办公。
3.2 提高办公人员的操作水平
办公人员每天直接面对计算机的时间是最长的,如果办公人员本身的计算机操作水平很高,就会有效地减少一些不必要的维护工作。因此,建议计算机管理员在每次维护的过程中,可以适当地把故障产生的原因和维护办法以及注意事项向办公人员做以讲解。随着维护工作不断地进行,时间长了,再遇到类似的故障办公人员便可轻松独立处理,而不只是束手无策。这样,既能提高工作效率,又能降低故障,还能避免重复维护。
3.3 加强病毒防御工作
计算机感染病毒的途径有两种,一是外用的存储介质传染;一种是网络传染。 对于二级学院办公计算机而言,每天都要在办公区高频地收发处理文件,特别是使用U盘作为传输载体,传播病毒的几率更是居高不下,破坏力极强。对此,可通过批处理程序在开机时把驱动加进去,然后关机时恢复原来设置;或通过组策略设置不自动打开U盘,然后启用杀毒软件扫描。建议局域网内采用QQ群、e-mail、飞鸽传书等工具完成文件收发,既快捷又相对安全。由于网络的互联性和开放性,使之成为传播病毒的主要途径。可通过病毒预防软件,防止病毒进一步入侵。
3.4 遵循正确的维护步骤
维修时,需要按照一定的步骤进行,一般遵循是“先软后硬,先外后内”原则。比如,系统能够启动,应先检查系统设置是否正确,再检查是否遭受病毒攻击等;若系统无法启动,可先考虑重新安装系统,然后检查硬件有无连接、损坏等问题;再比如,系统无法启动,应先检查外设的电源线、数据线连接是否正确、紧实;然后再看外设供电后是否工作正常,再打开机箱检查内部线路、板卡等连接是否有误或者有无烧焦的味道等。
4结语
高校二级学院办公计算机担负着重要的办公作用,保持其稳定、安全、高效的运行有着重要的意义。相关部门应该予以重视,完善管理制度,提高维护策略,使得计算机的管理与维护能够规范化、高效化。同时,校方也应重视硬件维护更新和软件升级防御工作。更有必要对计算机知识较匮乏的教职工做适当地培训,以减少由误操作造成的故障。
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作者：李森
摘 要：随着计算机信息技术发展，办公自动化已成为石油企业日常管理不可或缺的条件。如何适应办公自动化的必然要求，将现代信息技术手段更好地融进日常管理工作，进一步提高工作效率和管理水平，是石油企业亟待思考的任务。本文主要通过分析石油企业日常管理工作中办公自动化应用情况，为今后办公自动化应用工作提出几点建议。
关键词：石油企业;日常管理;办公自动化
伴随计算机信息技术发展，石油企业办公方式不断变革，自动化办公模式逐渐取代传统手工办公模式，以应对企业内部业务发展渐趋复杂、数据处理难度增大的现实需求。但石油企业在办公自动化应用过程中仍存在一定问题，距全面实现办公自动化仍有一定距离，极大地妨碍了企业整体管理水平和管理质量的提高。完善办公自动化应用，为企业科学、合理决策提供准确、全面、及时的信息至关重要，对企业发展意义深远。
1 推进石油企业日常管理办公自动化的必要性
1.1 办公自动化的内涵
所谓办公自动化就是在办公时，通过采用Internet技术、电子邮件、远程办公系统、数据库等计算机科学技术手段快速实现企业内部的信息资源共享，确保企业工作信息能及时上传下达，高效、高质完成办公工作。通过办公自动化，一方面，可以有效简化办公环节，减轻管理人员的工作量，减少办公开支，提高办公效率;另一方面，可以迅速整合有效资源，帮助企业科学决策，及时改进工作不足，提高企业竞争力。随着科技进步和信息技术成熟，办公自动化程度越来越高，极大便利了人们的工作学习;同时也给现代企业创新管理体制、革新办公模式，充分享受先进技术成果，进一步提升企业管理效率以创造更大社会经济效益，提供了新契机。运用先进技术手段和科学管理，完善办公自动化应用，可以有效改变过去手工办公效率低、延时长、重复劳动、失误率高等弊端，发展集智能化、集成化、多媒体化于一体的高效、高质、高质量现代办公系统。这也是现代企业必行之路。
1.2 办公自动化对石油企业管理的重要性
宏观层次上，办公自动化是石油企业自身发展的应然之策。石油企业是国民经济的支柱产业之一，在社会经济发展中，具有十分重要的地位，它直接关系到汽车等行业的未来发展。因此，改进石油企业管理方式，以使其能创造更多经济价值、确保我国能源安全，是意义非凡之举。然而由于石油企业作为矿藏采掘业具有施工地域广、工作人员复杂等特点，管理难度系数高，传统手工管理往往难以应对实际需求。所以，建立自动办公系统对石油企业日常管理意义重大。特别当前正值国企改革深化时期，加快和完善办公自动化在日常管理工作中的应用是石油企业建立现代企业管理制度、实现科学管理经营的重要手段。
微观层次上，办公自动化是石油企业发自身发展的必然之举。借助办公自动化系统，石油企业首先可以加快信息化建设。在信息爆炸、瞬息万变的当今社会，谁掌握了最新信息，谁就站在了战略制高点上。通过应用办公自动化，石油企业可以充分发挥信息搜集整理的优势，及时而全面把握石油生产、石油市场动态等，在此基础上，科学决策，争夺市场先机。其次，办公自动化能满足石油企业多层次、多方位需求，提高管理效率。作为采掘行业，石油企业经常面临管理场所和施工场所两地分隔的情形，从而加大办公难度。借助办公自动化系统，利用先进通讯设备技术，石油企业管理可以淡化该问题，提高办公效率。比如因为信息整合速度快，领导层能够迅速决策，业务层能够根据上级指示及时处理相关业务。最后，办公自动化是石油企业实现管理创新的技术保证。管理过程实际就是企业信息处理过程，要实现管理创新就要实现信息处理技术创新。办公自动化完美结合了通信网络、计算机和科学管理手段，为管理创新提供技术平台和空间。
2 办公自动化在石油企业日常管理中的应用现状
2.1 已取得成果
毋庸置疑，石油企业在办公自动化方面取得一定成果，尤其随着国企改革深入，管理体制创新要求，大部分石油企业一定程度上实现了办公自动化，以应对时代潮流和工作需求。比如，石油企业内部基本完成计算机普及工作，已具备实施办公自动化的硬件条件;又如，企业内部局域网构建工作有一定成效，并拥有一批技术较好、专业素质较强的办公管理人员。可以说，石油企业已搭建好办公自动化的实施平台。下一步工作是紧跟技术潮流和管理体制改革进程，进一步提高办公自动化水平。
2.2 目前存在的问题
尽管我国大部分石油企业已具备实施自动化办公的实力，但受主客观条件制约，办公自动化程度仍停留在较低层次，尚有很大的改进和提升空间。目前存在的主要问题有以下几个方面：
(1)专业人才缺乏
这不仅是石油企业面临的问题，也是所有行业同样面临的问题。其原因在于我国相关人才短缺，计算机专业中高级人才和专业办公人员稀少。目前，我国虽有一些职业院校开设了办公自动化相关课程，培养了一定数量的办公人才;但总体数量少，难以满足企业需求。在招聘办公文员时，企业不得不降低录用要求，造成新录入员工由于专业知识欠缺，难以达到办公自动化工作要求的标准。
(2)技术条件不成熟
一方面本企业员工技术水平低，一方面没有适用于本企业的软件系统，这两方面严重制约了完全办公自动化的实现。从员工角度讲，作为办公自动化的实行者，石油企业员工自身的办公技术水平直接影响办公自动化的实现。他们只有掌握一定的操作办公自动化软件和设备的基础知识，才能在实际办公过程中真正落实办公自动化工作。从软件角度讲，结合企业具体特点来购买或设计一套适用于本企业的软件系统，有助于企业内部各项工作环节的顺利开展，真正体会办公自动化带来的优势。虽然，当前大部分石油企业已有拥有自己的软件系统的经济实力，但要么系统不完善、漏洞多;要么无法跟上办公自动化的发展，无用武之地。
(3)从业人员业务素质较低、意识不强
虽然石油企业的大部分员工都能够使用计算机，但没有超出简单操作的范围，许多人的计算机水平都停留在只能打打字、发发邮件的程度。办公自动化设备和企业局域网利用率低，企业网络仅局限于为员工提供上网平台，而没有成为内部信息共享平台，企业信息传递须经互联网环节。这不仅浪费办公资源，也可能泄露企业机密，危害企业安全。除了业务能力限制，从业人员也亟待改变思想观念，放弃过去的办公方式和办公习惯，以适应办公自动化的发展。比如，从业人员要有办公自动化意识，积极掌握计算机、扫描仪、刻录机、数码录音笔、多媒体技术等办公自动化设备操作方法，熟悉各种软件系统应用知识，以便能够将其运用于日常管理工作中。
(4)网络建设和运用水平有待提高
构建完善、合理的企业内部网络是办公自动化的重要保证。然而目前石油企业现有网络建设已然不能适应办公自动化的发展需求。办公自动化的一个重要特征即数字化办公，而数字化办公得以顺利进行的一个重要条件就是企业拥有完善的信息网络平台。当前办公自动化已进入第三代模式，一些石油企业信息网络建设相对滞后，其安全性和通信网络有待改善。此外，企业内部网络运用效果不佳，仅局限于打字、邮件收发等简单工作，未能有效发挥企业网络的作用。
3 办公自动化在石油企业日常管理中的应用建议
3.1 规范办公自动化管理，完善相关制度建设
以信息处理为标志的办公自动化主要通过运用计算机技术和通信技术，物化抽象的科学管理内容。在此过程中，管理智慧得到良好体现。如何将人类思维中的科学管理方法具象化、将先进技术方法引进并真正运用于企业日常管理是实现办公自动化的关键所在，也考验了一个企业的管理能力和管理水平层次。故此，要推进办公自动化在日常管理中的应用、切实发挥办公自动化的最大优势，就需要企业规范办公自动化管理，制定和完善相关管理制度。具体来说，在办公自动化实际应用工作中，石油企业要依据现代化管理方式来进行组织活动、依据科学管理方法来规范从业人员的工作流程，最大程度上确保办公自动化应用过程中的每一环节都真实可行、真正有效。通过制定相关规章制度和管理办法，加强企业信息安保工作，明晰办公自动化应用具体办法和从业人员管理办法，最终使科学管理与信息技术设备相结合。同时，加强绩效考核制度，将应用情况、应用水平、应用能力与员工考核相结合。
3.2 强化办公自动化意识，提高从业人员素质
办公自动化程度是衡量企业管理现代化程度的重要标志。实现办公自动化就要求企业员工树立办公自动化意识，并具备与办公自动化相适应的业务素质和业务能力。在信息技术日新月异的今天，员工方面，必须认识到办公自动化是企业发展的必然趋势，是实现企业管理现代化的必经之路，是石油企业工作管理模式改革的必然要求，并由此转变思想观念，走出办公自动化不如纸笔方便、安全的误区，有意识地学习办公自动化操作知识，以跟上时代步伐，提高自身综合能力和竞争水平。企业方面，应该加大办公自动化知识的宣传力度和培训工作。首先，发挥企业领导表率作用，以达到上行下效的目的。如果企业领导有办公自动化的自觉，能率先推进办公自动化应用，无疑会极大鼓励下层员工的积极性。其次，抓好相关从业人员的培训工作，实现全员培训，为推进办公自动化应用打造一批业务能力强、素质高的专业办公队伍。
3.3 进行技术革新，为办公自动化创造良好的技术环境
办公自动化有一个动态发展过程，尤其随着计算机技术不断更新换代，办公自动化程度越来越高，从初始汉字输入、排版、检索查询等单机应用，逐渐演变为网络办公系统。当今群体办公、远程办公已非难事。因此，不断创新技术对全面推进办公自动化应用具有至关重要的作用。为此，其一，石油企业要适时购进先进设备，实现设备创新。硬件设施是办公自动化实现的载体，它先进与否直接关联办公自动化的应用效果。适当添加自动化办公设备系统有助于提高办公自动化水平。其二，石油企业要积极提高办公软件应用技术，实现软件系统创新。软件是办公自动化的灵魂，先进的软件技术可以有效避免和解决办公自动化过程中出现的问题，比如网络安全漏洞。其三，石油企业要加强自身研发水平，提高自身解决技术问题的能力。
3.4 加快专业人才培养，提高办公自动化应用水平
鉴于我国办公自动化专业人才相对紧缺现状，政府和企业要做到双方努力，共同克服当下难题。政府方面，要做好教育改革，增加办公自动化课程在职业教育中的比重。如此，一解决了办公专业人才供求不足的问题，为企业输送大批急用人才，提高企业管理办公自动化程度;二可以增加学生的竞争力，使其更加符合社会需求，避免教学和社会脱节问题。企业方面，要加强和大中专院校及科研机构合作，通过提供资金支持等方法，使其为自己提供人才支持和技术支持。具体要求是：针对内部管理需求和自身工作特点，企业要督促相关合作单位加大计算机中高级技术人才和专业办公文员的培养，为企业储备一批素质过硬、业务超强的企业管理人才。
4 结束语
在信息技术突飞猛进的21世纪，石油企业加快信息化建设，搭建办公自动化管理平台影响深远。科学推进办公自动化在日常管理中的应用，是石油企业应对复杂市场形势和改进自身管理工作的需要。鉴于目前我国石油企业日常管理存在办公自动化应用水平低、网络建设滞后、人员意识观念不强、技术制约大等现实问题，积极改善办公自动化硬软件条件、配备专业工作队伍、革新技术应用并加快企业局域网络建设工作迫在眉睫。现代石油企业应秉持“科技是第一生产力”理念，顺应时代发展潮流，通过进一步改善办公自动化系统，达到增强自身综合竞争力的目的，给社会经济发展和国企改革工作添上浓墨重彩的一笔。
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作者简介：杨成(1968.10-)，男，河北宁晋人，工程师，研究方向：软件工程，网络管理。
作者单位：中国石油化工股份有限公司西北油田分公司，乌鲁木齐 830011
作者：杨成
摘要：随着信息时代的到来、高等教育的蓬勃发展，高校办公自动化(Office Automation，简称OA)系统在各高校得到了应用和推广，为高校日常办公中的行政管理、信息管理等做出了巨大贡献，既提高了办事效率，又节约了办公经费。本文阐述了OA系统的发展历程，结合当前OA系统的高校日常办公中的应用，分析探讨了高校在OA系统应用上的缺点以及不足，并为OA系统在高校日常办公中新技术、新应用提出了一些建设性意见。
关键词：办公自动化;高校;日常办公
一、前言
随着互联网及移动端技术的广泛应用并逐渐成熟，各国间的信息化程度逐步成为国际竞争力和社会生产化的需求伴随着“无纸办公”、“协同办公”的服务理念在不断升级，并将成为我国高校建设信息化校园的前进方向。
OA(办公自动化)系统，是将现代化办公体系和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公模式。OA系统的概念由60年代美国科学家提出，80年代在我国得到了较大的推广与应用。OA系统大致经过了三个阶段的发展，分别为传统模式的信息管理系统、信息流应用、知识管理应用。随着高校OA系统的普及，传统意义上的以纸介质为主的办公模式近于消失，然而OA系统在高校日常办公中的应用也提出了较高的要求。能够满足进一步加强政务管理和提高工作办事效率的要求，OA系统在功能、需求方面也越发全面。
为实现高校“移动一站式”、“无纸化”办公模式，整合高校各部门信息孤岛，搭建顺畅的数据交流平台，提高高校的网络利用率，营造高校办公更加高效、公开、透明的环境，需要制度保证、技术支持、管理重视、注重培训等完成这个循序渐进的过程，才能将OA系统真正融入到高校日常办公中，得到更为广泛的推广与应用。
二、OA系统在高校日常办公中的应用
OA系统是一个不断完善、不断发展的结合体，其核心应用根据实际功能可以分为五大摸块，下面分布进行介绍。
(一)个人办公
OA系统个人办公模块，一般包括个人登陆账户管理、考勤记录、通讯录、工作计划等。详细划分个人办公，包括进行计划小结、填写单位工作计划，记录工作日志、备忘录，规划日程安排，进行在线通讯录的共享，个人在线查看考勤记录等，还可以进行个性化设置满足个人品味要求。
(二)单位管理
OA系统单位管理模块，一般包括公文管理、会议管理、考勤管理、车辆管理等。该模块主要由系统管理员对办公自动化系统进行管理维护和权限分配。部门管理、用户管理，主要用于添加修改用户，用户按部门划分进行管理。用户组管理设定不同的使用权限。数据库备份、安全日志，系统中所做操作等全部以日志方式形成记录。
(三)信息管理
OA系统信息管理模块，包括人事档案、通知公告、固定资产、信息简报等。信息管理主要用于学校内部公共信息的发布和共享。此模块根据业务工作需要细分为通知事项、大事记、领导讲话、调研园地等栏目，维护人员对栏目的信息可以增加、删除、修改。
(四)系统安全管理
OA系统系统管理模块，一般包括后台权限管理、防火墙设置、后台浏览设置等。系统安全模块主要用于提高系统安全性和数据可靠性，防止非法用户进入系统窃取或篡改信息。
(五)其他事务
OA系统其他事物模块，一般包括内部邮件、民主调查等。日常办公中同事之间需要交换公务文件，而该公务文件又不能让外界知道，那么就可以通过相互之间发送内部邮件的方式解决，内部邮件自动通过内部服务器进行中转，当有新邮件到达时，在系统首页显著位置会出现动画提示。民主调查一般包括意见列表、问卷调查、意见类型三个子栏目。
三、OA系统在高校日常办公的发展
根据实际需求和业务层面进行新功能的扩展和升级，进一步提升OA系统在当前我国高校日常办公中的应用。在OA系统发展的同时，我们理应看到OA系统在高校应用中的现状，结合当前应用实际进行分析OA系统的优点以及其存在的弊端，才能实现OA系统的便捷使用。OA系统的建设经验“七分应用、三分技术”，关键点还是结合高校的实际情况进行应用，进一步开发OA系统的新技术。
(一)OA系统在高校日常办公中的高效运作
1.去“信息孤岛化”。一个完备的OA系统应包括信息的采集、加工、处理、传送和存储等流程，其主要任务是向各级办公人员提供其所需的信息。可以想象在一个成千上万人的高校系统中，办公人员需要根据实际需要查询相关有价值的信息，而且高校办公人员需要对整个高校的整体运作情况和通知公告等进行全方位的了解，高校OA系统可以满足其快速、高效、全方位的要求，而不需要分别到各个科室或者部门去进行查询或者询问，各级办公人员在实行去“信息孤岛”化的同时，既实现了信息、资源的共享，又加强了各个部门之间的信息交流，另一方面也利于高校整体工作的开展。
2.流程自动化。我们可以想象，假如高校政务管理中没有OA系统，面对繁杂的行政事务，高效率的现代校园办公的要求成为一个空谈。当下我们迫切需要寻求更高效的方法使复杂、烦琐、重复的事务性工作变得自动化、流程化、数字化，对于不便于对外公开的校内文件或资源安全地实现收发、传递、阅签与共享。高校OA系统简化了整体办公流程，提高了工作效率，实现了高校日常办公流程自动化，“找人办、等人办”成为历史。在满足网络条件下，即便是出差在外也能够实现在线办公，流程自动化，避免了传统管理模式下跨部门、跨级别的事务办理时需要来回操作的麻烦，省时省力，在简化了办事流程的同时，能够大大提高高校办公人员的积极性，便于工作的开展。
3.办公“无纸化”。高校OA系统能够在不耗费一张纸一滴墨的情况下，即完全通过办公系统来实现发文、收文、批阅、转送等所有步骤，节省了办公经费的同时，也大大降低了单位办公成本，提高了经济效率。而相较于传统的文件传送和批阅，必须在借助纸张来走完整个办公流程，从部门下达的文件，经过层层流转，到所有收发单位，最后到达具体承办的科室，到具体的承办人，在整个办公的过程中耗费的纸张和油墨是相当可观的，而且主要的是费时费力，拖慢了整个运作流程。
(二)OA系统在高校日常办公中的发展趋势
高效OA系统在实现“协同办公”、工作效率提升、信息传达透明公开的同时，我们还应看到OA系统存在一些问题，还需要进一步解决。
1.实际应用性差。首先，当前高校OA系统属于信息管理中心管辖，但其没有行政管辖权，行政管理部门与信息技术人员存在有效沟通配合的问题。另外某些高校OA系统运作过程中，一味注重其功能的全面，而忽视了加强其实际应用，虽然花重金购买系统，然而华而不实，没有考虑到最实用的功能。
对于这种情况，需要针对高校不同办公人员的权限与职责，分层次进行培训。而且可以编写各自高校的OA系统操作指南，这样在行政人员与信息管理人员之间就不存在配合不一致的问题。
2.OA系统自身问题。高校OA系统作为一个完整模块化的产品，不是普适性的系统。某些高校在购买后，没有根据自己高校的建设进行有效的衔接与匹配，这样的情况下，既不能满足OA系统高效办公的要求，而且花费了相当大的人力物力进行不同部门间信息衔接的工作，赔了夫人又折兵。
对于这种情况，首先需要做好前期的调研，针对高校各自的建设情况进行升级和二次开发，这就需要加大科技投入，需要对OA系统安装设计人员的培训。
3.系统安全性问题。身处互联网时代，高校OA系统首先对其电力、通讯技术要求很高，才能保证OA系统的正常使用。另外在OA系统整个办公流程中，电子文件存在于网络系统中，被下载、传播，办公流程中每个部门之间的层层审批必须得到安全性保障，使用者的权限必须得到保护，由此可见网络信息安全十分重要。对此，高校OA系统的使用者可以通过多种加密安全方式，包括密码服务、权限控制、存储和传输加密以及电子签名、系统安全防火墙技术等方法，来确保高校OA系统的安全运作。
4.新技术应用。当前高校OA系统大部分只能在PC端进行操作，部分高校实现了OA统与即时通讯系统间的无障碍衔接，这是一个很重要的发展趋势。高校OA办公系统在开发模式上，由C/S结构上进一步改进为B/S结构也是当前的技术方向。
四、总结
本文阐述了OA系统的发展历程，结合当前OA系统的高校日常办公中的应用，分析探讨了高校在OA系统应用上的缺点以及不足，并为OA系统在高校日常办公中新技术、新应用提出了一些意见。随着科技的发展、信息化通讯技术的进步、使用人员技能的提升，虽然高校OA系统使用、功能尚不完善与健全，使用现状也不尽如人意，但可以预见的是高校办公自动化系统的层次类型会不断提升与完善，管理体制更加人性化，OA系统将得到更加广泛的推广与应用。
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作者：俞学英
为加强公司管理建设，特制订本日常管理制度。本制度对公司全体员工具有约束力，自公布之日起执行。各部门管理人员有义务协助部门贯彻执行并监督员工的执行情况，具体如下：
1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方;
2. 微笑服务：在接待公司内外人员时，应保持微笑，不可冒犯对方; 3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗; 4. 现场接待：遇有客人来访应礼貌接待，上班时间办公室内应保证有人接待; 5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 6. 女士上班应化淡妆，而不应浓妆艳抹;着装、染发、指甲油色彩应端庄大方，而不夸张花哨;金银或其他饰物佩戴应得当，而不应佩带过多或不合适的饰品。 7. 女士应注意将头发梳理整齐。男士头发长不过耳，不得蓄胡须。
8. 员工应养成良好的卫生习惯，保持指甲干净，身体无异味，领口、袖口、皮鞋无污迹水渍等。
9. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊，确保办公环境的安静有序。 10.离开座位将椅子摆放整齐。
11.办公室内应将手机及座机的铃声调至最低档，以不影响他人为原则。
12.保持办公桌面整洁，不允许摆放与工作无关的其他用品，报纸、杂志、废纸等物品应及时处理，便当盒不能扔在办公室内的垃圾桶内需直接扔进办公室外指定垃圾箱。 13.保持复印区域整洁，在进行复印、打印后的员工，有责任进行必要的清理，非正式文件用单面纸打印。
14.打印前进行打印预览，避免打印错误造成的打印浪费。
15.放置在他人办公桌上的物品和文件，未经主人许可不能随便翻阅和使用。 16.禁止在办公室内及非吸烟区吸烟，违者接受处罚。 17.保持良好的精神面貌，举止端庄、语言规范、服装整洁。
18.非本公司人员在公司内应由部门接待人员安排位置，不可随意就坐。
19.工作时间内，禁止在办公室内睡觉、半卧或坐在办公桌上，禁止漫无目的的来回走动或三五成群聊天。
20.员工有责任保持工作区域的日常安全，包括正确使用各类电器设备，下班后关闭个人
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假期管理制度
一、考勤范围
(一)公司员工必须参加考勤打卡登记。
(二)员工未打卡者须办理如下手续：
1.因公出差，必须在出差前填写《出差申请单》。
2.全体员工因工外出未能打卡的务必提前或当天回到公司后马上递交外勤单(即请假单)以及发出代理通知，外勤单上须注明拜访客户详细资料，由主管领导(总监级或以上)签字审批，如因特殊原因不能按照正常流程请假，必须以电话、短信或其它方式报经主管领导(总监级或以上)批准，待上班后一天内补办好所有请假手续;坐班同事在工作时间内需要外出的，必须经部门负责人同意并填写《外出登记表》，由主管领导(总监级或以上)签名后方能外出。
3.员工未在上述规定的时间内办理考勤补登手续或未经公司领导审批无故离开工作岗位的，视为旷工。
二、出勤时间
(一)公司每周实行六天工作制。
(二)工作日出勤时间为：上午8:30—12:00 下午13：30—18：00
三、考勤管理
(一)全体员工必须严格遵守公司规定的上下班时间，以打卡时间为准，不得迟到、早退，不得旷工。
(二)员工超过指定上班时间30 分钟(含30 分钟)以下到岗者，即为迟到，未到下班时间而提前离岗者，即为早退。
(三)每迟到或早退一次罚款30 元;迟到或早退在30 分钟以上、2小时以下的(含2小时)，视作旷工半天;2 小时以上的视作旷工1 天。
(四)有下列情形之一的视为旷工：
1.未经请假或请假未经批准或假期届满未经续假而不到岗的; 2.未经批准外出的;
3.不服从工作调动，经教育仍不到岗上班或自行离岗的; 4.无故不打卡而事后又未提供请假证明的。
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工资制度
一、工资结构、调整政策
1、公司的工资结构、形式、奖励及津贴等，由总经理批准执行。
2、公司在每年年初将按员工工作业绩、公司的经济效益、社会生活物价指数的变化、市场劳动力供需等情况，综合以便调整全体员工的工资。
3、只有在试用期满或升职的情况下，个别员工才可在年底之前得以调整工资。其他特殊情况，须报总经理批准。
二、工资发放
公司每月15日—20日发放上月工资，遇节假日或特殊情况提前或顺延发放。
三、奖金
公司根据当年盈利情况安排年终奖金，具体实施按奖金的发放方案进行。
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办公室日常管理制度
为营造整洁、舒适、安全的办公环境、塑造良好的公司形象，特制定本制度。
一、公司员工应严格遵守考勤打卡制度，准时上班按时下班。
二、上班后外出办事，需微信报岗或报备上级主管。
三、办公时间因私会客需和直管领导报备，时间不得超过30分钟;因私打电话必须简短。
四、上班时间内不得大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站;任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。
五、办公室环境要求：环境整洁、摆放有序;随手清洁，及时归位;严禁随地吐痰、乱丢纸屑;垃圾桶不超过3/4满。
六、下班、或离开办公室30分钟以上的，须关闭不使用的电脑、电灯、空调、风扇等耗电设备，最后一个离开办公室的人应关好窗、反锁门后方可离开，违反一次扣款10元。
七、办公区域内严禁吸烟，违反一次扣款50元。
八、文明用厕，节约用纸，注意保洁。
九、爱护公司财产和设备，借用及领用物品需登记，发现损坏及时向行政部报修，未归还借用物品或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。
以上规定如有违反，行政扣款10—50元，行政扣款由行政部统一管理，计入员工爱心公益金。
办公室物资使用规范
为规范办公室的日常办公管理，减少不必要的浪费，创造一个良好的办公环境，特制订本制度。
第一条：适用范围
本制度适用于公司全体员工并严格遵守。 第二条：职责部门
办公室负责全面管理和监督公司水、电、暖以及耗材的使用和维护。 第三条：水电使用规定
1. 员工均有义务留意办公设备的用电状况，避免长时间待机造成的电力损耗。
2. 员工应关注办公电脑的用电状况，待机时应关闭显示器，长时间不使用时(如因故外出)应将电脑关闭。下班时应及时关闭电脑，不能使电脑开着过夜。
3. 员工离开或下班时应做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开公司的员工应仔细巡查，关闭办公场所和卫生间电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开灯而使用天然采光。 4. 节约用水，反对浪费，用水后应及时将水龙头关闭。 第四条：打印机使用规定
1. 打印时须本着节约原则，非重要文件应考虑使用二手纸打印。
2. 除个人证件、毕业证、身份证、学历证等个人资料需要复印外，禁止复印其他私人资料。 第五条：空调使用规定
1. 空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或房间无人的情况下应关闭空调，严禁室内无人空调照常开机。
2. 使用空调，应注意节约，夏天在30℃以上方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于25℃;冬天在10℃以下方可开启空调制热，制热温度设置不应高于28℃。 3. 使用空调期间，要将办公室的门窗关闭，以确保空调的使用效果。
4. 要注意对空调的合理使用和维护，有异常应速报知办公室，以便联系专业人员进行修理。 第六条：卫生清洁管理规定
1.公司员工都有维护卫生环境的权利和义务。 2.公司卫生管理实行日常清洁与定期保洁。 3.公司规定每周一进行大扫除，全员参与。
办公室日常管理制度
第一条 为规范办公区域的管理，创造文明、整洁的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，利于公司各项工作的开展，特制定本制度。
第二条 员工应严格遵守考勤制度，准时上班按时下班，上下班时间按现有规定执行。
第三条 上班后不得随意外出或办私事，办公时间因私会客须向直管领导报备，时间不得超过30分钟;因私打电话必须简短。
第四条 不得将可能影响办公环境的与工作无关的物品带入公司。 第五条 员工上班时必须着装整洁、得体，树立良好的公司形象。
第六条 上班时间内办公区不得大声喧哗，任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。
第七条 每位员工都有保证办公室环境卫生的义务和责任。办公室环境要求：环境整洁、摆放有序;严禁随地吐痰、乱丢纸屑;下班前，务必整理好自己的桌面。
第八条 禁止在办公室吸烟，须到有外窗的洗手间或指定场所进行。 第九条 遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。 第十条 文明用厕，节约用纸，注意保洁。
第十一条 爱护公司财产和设备，发现损坏及时向办公室报修，无法修复的应注明原因申请报废;因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。
总则
第一条 公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
第二条 公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
第三条 公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
第四条 公司提倡全体员工努力学习业务知识和各种常识，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
第五条 公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。第六条 公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会;公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
第七条 公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率;提倡厉行节约，反对铺张浪费;倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
第八条 员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究，当事人及部门负责人连带追责。
行政管理
为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循，照章办事，制定制度。
一、在办公室内禁止大声喧哗、打闹，不得吸烟、饮酒、赌博.。
二、活动物品及时整理摆放整齐，如临时使用，必须及时归放原位。
三、工作期间不许用计算机、CD等高声播放音乐或歌曲而影响他人工作，不许谈论与工作无关的事情。
四、未经允许不得随意翻动、阅读他人办公桌的文件及物品。废弃的物品及时销毁。
五、公司业务不得私人处理，或转嫁他人公司，一经发现，一律扣除当月工资并当即辞退(所产生一切负面后果，由当事人自行承担)。
文印管理规定
一、员工使用打印设备需按照公司需求打印，不得浪费。
二、公司禁止私自打印个人资料以及一切与公司无关的资料。如有违反，依据情节轻重给予罚款处理。
三、员工应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
电脑管理规定
一、办公室人员遵守公司的保密规定，输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。
二、办公室人员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息，为领导和有关部门决策提供信息资料。( 采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。)
三、信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出公司。
四、办公室人员应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
五、严禁工作期间上网聊天、看电影、玩游戏等做各种与工作无关事。如有违犯，每次扣除工资50元，于财务处签写罚款单，并载入个人档案中，作为年终评定使用。
六、严禁无故动用他人电脑设备、办公用品、私人物品，否则造成设备损坏的应照价赔偿。
办公用品领用规定
一、公司各部门所需的办公用品，由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。
二、各部门专用的表格，由各部门制定格式，由办公室统一订制。
三、办公室用品用于公司办公，不得移作他用或私用。
四、所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗。
五、购置日常办公用品或报销正常办公费用，由行政主管审批，购置大中、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后方能购置。
电话使用规定
一、公司电话为办公配备，原则上只得用于办公。
二、禁止员工为私事打电话。违者除补交电话费外，给予罚款处理。确有急事者，应先请示部门领导同意，并按规定交相应电话费。
三、联系业务时应尽量控制通话时间，降低费用。
考勤、休假、病假、事假、旷工相关管理规定
休假公司实行周单休制度，当月可休四天，每周可休一天，无半天休假方式;休假必须提前一天申请，主管领导根据公司活动安排的情况而定，批准后方可休假，否则视为旷工。
病假按照员工日薪资标准领取当日的半日薪资并无满勤奖，员工如需请病假，需出示市级以上医院病历，根据病情而定病假天数，超过六天(含六天)按照当事人考勤天数计算工资(包括五天病假工资);
事假按照员工日薪资标准扣除当日工资并无满勤奖，员工请事假三天至五天(含三天)按照当月的实际考勤发放工资，员工请事假超过五天(含五天)按照当月的实际考勤发放基本工资，扣除岗位工资、职务工资、奖金;
旷工按照员工日薪资标准扣除双倍工资并无满勤奖，无故旷工三天(含三天)视为员工单方解除劳动合作协议，扣除当月薪资，同时因此所造成的负面影响全部由当事人一方承担;
一、休假、病假、事假都必须至少提前一天填写请假单及职务代理人签名、批准，否则视为旷工。(特殊情况紧急事情经核准则例外)
二、怀孕达五个月以上者，可适当照顾休息时间，但每月事假限定不得连续两天，特殊情况酌情另定。
三、公司上班时间内，临时请假不得超过2小时，超时未归扣除半日薪资，超时达半天者扣全日薪资。
四、病假48小时内必须向公司提供病假证明，因个人行为导致伤重住院或卧床无法行动，可他人代为请假，经核准后员工在休养期间可享受五日病假，五日后停薪停职，待正常上班后开始恢复正常。
五、员工怀孕七个月后，可根据劳动法享受公司福利。
六、公司会议不定期举行，提前一天通知，参会人员若出现迟到罚款20元， 旷会按旷工论处。
七、考勤细则
1.出勤
1.1工作时间： 各部门职员须按以下时间出勤：上班时间8：30—17:30，因季节变化需调整工作时间的，由公司另行通知。
1.2签到：公司全体员工采取指纹签到考勤。
1.3外出：员工外出必须在“外出登记表”上登记，未登记的视为旷工一天处理。严禁代登记，如若发现，双方均按旷工违纪处理。
1.4迟到：每天上午上班前签到考勤，8：30以后算迟到，迟到30分钟(含30分钟)罚款20元，超过30分钟(不包括30分钟)罚款50元，超过半天未到视为旷工一天。(特殊情况，特殊处理)
1.5早退：每天下午17:30下班时考勤后离开，17:30前无故离岗者或未签退者均视为早退，早退20分钟(包含20分钟)罚款50元，超过20分钟(不包含20分钟)视为旷工半天。(特殊原因需提前向主管领导说明。)
2.请假：
2.1 员工若早上有事不能直接到公司，应在前一日向主管领导请假或在当日上午8：00前用适当方法向主管领导请假，主管领导将未签到人员的情况在当日上午9：30前报给公司，否则视为旷工处理。
2.2员工因公出差时，在主管领导批准的情况下，登记考勤，否则视为旷工处理。
2.3任何类别的请假都需填写“请假条”，经主管领导事前批准，并登记。如有紧急情况，不能事先请假的，应在两小时以内电话通知主管领导，在上班当日补办手续，否则视为旷工。
2.4请假：未满一天者，以工作时间计算，请假时间在半天内的(包括半天)视为请假半天，超过半天的视为请假一天，按日薪资标准扣除。
3.考勤统计
3.1每月考勤时间：本月1号至本月31号
3.2有以下情况之一者，扣除当月满勤奖：①全月累计迟到1次者(包括1次)
②除公休外，请假1天者以上者(包括1天)③月度旷工1次者(包括1次)
3.3对考勤的记录办法由公司每月按本规定，结合系统考勤记录、部门的记录、每日考勤签到∕签退记录、每日外出登记记录等来进行制月度考勤表，并报财务处理;
公司卫生管理制度
为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。
一、卫生管理的范围为公司该部门办公室、门窗等办公场所及其设施的卫生。
二、卫生清理的标准是：门窗(玻璃、窗台、窗棂)上无浮尘;地面无污物、污水、浮土;四周墙壁及其附属物、装饰品无
蜘蛛网、浮尘;照明灯等无浮尘;书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象;办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢;桌椅摆放端正，各类座套干净整洁;微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土。
三、卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生，由部门按小组轮流负责。
四、按值日表排序依次负责值日清扫，需在上班后10分钟内清扫完毕。各专区负责人及时清理专区卫生，保持环境干净，整洁。
五、餐具使用后及时清洗，不得拖延至工作时间，餐饮垃圾及时处理，发现堆放给予警告，多次不改者，
六、具体实施参见各部值日表。
第一章 总 则
第一条 为维护公司日常的办公秩序，进一步规范公司员工的行为，提高工作效率，特制定本管理制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司全体员工。 第三条 职责部门
公司行政部门负责全面管理和监督办公室办公纪律以及公司水、电以及耗材等使用和维护。
第二章 日常办公纪律和考勤管理
第一条 每周一到周五上班时间为7:30-11:30,2:00-6:00，全体员工不迟到，不早退。
第二条 上班时间要认真学习业务知识，做好本职工作，提高工作效率。 第三条 办公区域应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、玩游戏、看电影和做与工作无关之事。
第四条 除工作需要外在上班时间禁止私自外出，员工离开公司半小时以内的必须事先向部门主管和行政部说明，半小时以上的必须进行登记，办理相关外出手续，没有事先说明或不进行登记的按照旷工处理。
第五条 维保人员外出需要使用车辆的必须进行用车登记，注明事由，时间，使用人员。
第六条 因工作需要加班的，必须经行政部门经理同意后方可使用办公设施。 第七条 财务室内除财务人员外禁止外单位人员进入。 第三章 日常办公室卫生管理
第一条 公司员工都有维护办公室卫生环境的权利和义务。 第二条 办公室卫生管理实行公共区域由员工自行轮班负责。 第三条 员工个人办公区域脏乱、杂乱的，行政部责令其整理清洁，不听劝告或整改后仍然脏乱的，将进行相应处罚。
第四章 日常办公设备的使用及安全检查管理
第一条 员工均有爱护办公设备、器材的义务，留意办公设备的用电状况，不使用时将设备关闭，以避免长时间待机造成的电力损耗。
第二条 员工离开办公室10分钟以上的应关闭电脑显示器，离开办公室半小时以上的应该关闭电脑。
第三条 阳光充足时，办公室应该打开窗帘尽可能不开灯，当办公区域无人办公时，应关闭该区域的照明灯。
第四条 气温在28摄氏度以下的打开办公室窗户，不许打开空调设备(财务室除外)，气温在28摄氏度以上的根据办公室人员的分布情况打开相应的空调设备，空调的温度设定在25摄氏度以上。
第五条 员工离开办公室或下班时应做到随手关灯，关掉空调、热水壶等耗电设备，关好门窗，特别是最后离开办公室的员工应仔细巡查，关闭办公场所、走廊和卫生间电灯以及空调等耗电设备。
第六条 会议室会议结束后应及时将各种用电设备关闭。 第七条 节约用水，反对浪费，用水后应及时将水龙头关闭。 第五章 档案、文件、库房配件收发管理
第一条 各部门的文件审批必须按照公司的规定逐级签字，由行政部统一交由总经理报批，
第二条 各事业部审批后的文件由行政部统一领取、归档、保存，复印件交由各部门执行，严禁将公司的档案或文件私自保存或带出公司，
第三条 向行政部借阅文件或档案的应由行政部进行登记签收，归还后备注说明。
第四条 库房配件出入库房登记由行政部负责，对库房设备、工具的库存、出入做好登记。
第六章 来访接待管理 第一条 除参观贵宾外，办公室内不接待来访客人，客人接待安排在会议室进行。
第二条 员工遇见有客人来访要主动招呼，在确认了来访客人的公司名称，姓氏以及事由后，引领会议室，及时通知约见人员或相应的办公室，交由相关人员接待。
第三条 财务人员接待公办客户，应使用礼貌用语，禁止粗声粗语，不理不睬，怠慢客户，出现问题做好解释工作，禁止与客户发生争执。
第七章 附 则
第一条 未尽事宜另行修订，经公司审批后执行。
第二条 本制度最终解释权归江苏林格美氟特种设备服务有限公司。
加强办公室自身建设，弘扬企业精神，组织好后勤保障工作，掌握各项工作进展情况，制定本管理工作制度并随时总结推广好的经验做法，提出改进的意见或建议，根据形势和任务的需要，不断充实和完善。
1.办公室主要职责
1.1 负责公司内部的后勤管理及相应服务工作。 1.2 负责文件的收、发管理及存档工作。
1.3 负责公司会前准备及会议记录的整理、传达。 1.4 负责办公用品的购买登记和发放管理。 1.5 负责办公设施的维修管理。
1.6 负责外来人员接待、登记、管理。 1.7 负责大型检查、活动的准备工作。 1.8 负责策划并组织公司的大型活动。 1.9 负责企业文化的宣传。 1.10 负责车辆管理工作。
1.11 负责档案、合同管理工作。 1.12 负责公司人力资源管理工作。
1.13负责公司各种证照的年检、变更或升级工作。
2.文件管理职责
2.1 办公室负责文件收、发管理工作，并规定相应的职责。
2.2 收到的文件、传真和其他与公司有关的原始资料后，要分清类别、等级、重要程度等，做好登记。然后及时转交给文件签收人，并将文件紧急情况、时限要求等有关事宜向接收人交代清楚。
2.3 收到应上传给总经理的文件、资料、传真、信件等要及时转交到总经理处，介绍清楚紧急情况、时限要求等有关事宜，然后由总经理做出审验签收。
2.4 收到应转交给各部门的文件、资料等，由各部门负责人审验签收，部门负责人外出时，由其他人代收并做好登记。
2.5 办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作，并做好保密工作。
2.6 收到领导下发的文件通知等要及时准确的转交或通知各部门负责人或其他相关人员，并做好备份、存档、保密工作。
2.7 收到各部门签发的文件时，首先要复印存档，然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等及时送达给收件人并做好登记。 2.8 收到文件后须由有关负责人签署分发意见，若需呈交给多个部门，要做好数量统计工作，然后再复印、分发文件，原件要妥善保管或交付利害关系人收存，并做好相应地登记工作。
2.9 失去存档意义或保存价值的文件和资料等，经过鉴定无误后交总经理签字批准后，由两人以上销毁。
3.会议职责
3.1 参与公司召开的各种会议，承办会务工作，做好会务服务。
3.2 传达会议通知时，要明确会议时间、地点及参加人员。如有事应先请假，并附相关手续以备存档。
3.3 负责会议记录，整理会议纪要，以及会议纪要的流转、存档工作。 3.4 严肃会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露、外传会议内容，以免影响决议实施。
3.5 在会议期间，参加会议人员不得窃窃私语。做到有言即发，但在会上一旦形成决议，无论个人同意与否都必须认真贯彻执行。 3.6 在会议期间，参会人员必须将手机设置成振动或静音状态。
3.7 会后将形成的会议纪要呈报总经理批示，然后再附学习、检查催办通知一并抄送各部门及相关单位。
4.办公用品管理职责
4.1 各部门所需办公用品需提前报给办公室。办公室根据办公用品库存情况以及消耗水平，制定出公司办公用品采购计划报总经理审批，确定采购数量，经财务部核准后支领资金实施采购。 4.2 部分办公用品根据实际情况酌情定量库存。
4.3 需要临时采购的物品，各部门必须提前申报计划，经总经理审批后方可采购，临时或急用物品以不耽误使用为原则进行购买。
4.4 严格按照采购计划执行，特殊用品办公室无法采购的可先提出申
请，经领导批准后由使用部门或使用人自行采购。 4.5 办公室采购的办公用品须登记入册。
4.6 所有发放物品必须填写物品领取单，写明分发日期、品名、数量等，办公室记录在帐，领取人签字。
4.7 消耗品根据部门实际情况定量发放;自然损坏的要以旧换新，人
为损坏的由个人赔偿。
4.8 入职、离职人员：入职人员到岗时由该部门领导提出办公用品申请，
向办公室领用;离职人员将剩余办公用品一并转给交接人，无交接人时交给办公室。
5.办公设施的管理职责
5.1 公司的办公设施包括：桌椅、计算机、计算器、打印机、复印机、传真机、电话、扫描仪、照相机、摄像机等。
5.2 办公室统一采买、配备、管理公司办公设施，并且要对各部门的办公设施做定期检查和维修，对各部门报修的办公设施要及时处理并做好登记，承办人不得推诿、拖延。
5.3 办公室要做好各部门办公设施的配备工作，并做好使用者、数量、质量等登记工作。
5.4 办公室要做好相关贵重办公设施的保管工作，各部门的使用人员若使用上述物品，须向办公室主任提出申请，由办公室主任根据实际情况做出批示借用并做好登记。
6.外来人员的接待职责
6.1 接待应使用礼貌用语，来有应声，去有送语。
6.2 外来人员一律填写来访登记，填清来访者姓名、性别、来人单位、访问部门、访问何人、访问事由、出入时间。
7.大型检查、活动的准备职责
7.1 在公司接受大型检查以及举办活动时，办公室要组织人员在检查、活动的前期，准备好检查、活动时必须用的标语、条幅等宣传物品或备用物品，并督促各部门做好迎检或活动的准备工作。 7.2 组织人员做好录像、摄影等必要的资料留取工作。
8.策划组织公司大型活动的职责
8.1 大型节日和公司重要纪念日，按照公司领导的指示，策划、组织公司活动。
8.2 在活动前先定好活动场地、活动时间、采买活动所需物品，统计参加活动的人员并做好通知等相关事宜。
8.3 做好请帖邀请公司的重要客人，并做好详实登记交领导批示。 8.4 确定活动主题，设计活动流程等事宜并报请领导批示。 8.5 做好活动结束后的事务料理工作。
9.企业文化宣传的职责
9.1 由办公室主任组织人员宣传公司体系、管理方针。
9.2 对外宣传要以公司利益为中心，以树立公司形象为原则，规划公
司品牌，扩大公司知名度。
9.3 配合施工队伍搞好品牌工程设计，为扩大施工工程整体形象做好
宣传工作。
9.4 配合组织学习公司各种会议精神和重要决策指示，增强全体员工对
公司的认同度，调动工作积极性和潜在的创造能力，从而扩大公司业
绩和影响力。
10.卫生管理
10.1 为保证工作场所良好的卫生环境，每天进行清洁工作，包括扫地、拖地、擦抹墙角、清洁卫生死角等。 10.2 经常清洗饮水机，保持饮水清洁。
10.3洗手间必须随时保持清洁，清洁镜面、化妆台并擦干，清洁脸盆和下面的水管。
10.4 工作场所应保持空气流通。 10.5 清洁工作完成后，各种物品要摆放整齐，将需要检修项目记录并上报。 10.6 严禁向脸盆、便池等下水道内倒固体污物，以保持管道清洁、畅通。 10.7各工作场所、必须保持清洁，不得堆放垃圾、废物或碎屑，严禁随地吐痰。
10.8在整理领导办公室物品时，要轻拿轻放以免损坏。在整理领导文件时不得随意丢失或涂改文件。
11.考勤管理制度
11.1 考勤记录、上报与考核。
11.2 本公司除下列人员外，均应按规定于上下班时间签到：
总经理和财务经理以及经总经理核准免予签到者。
因公出差填妥“出差申请单”经主管领导核准者。
因故请假经核准者。
临时事故，事后说明事由，经主管领导核准者。 11.3 员工请假应及时将审批过的有关凭证交办公室。
11.4 公司按月进行考勤，办公室月底将考勤资料及请假凭证进行核实、汇总，以此作为工资及考核的依据。 11.5 考勤内容。
11.5.1上班时间已到而未到岗者，即为迟到。早上有事不能到公司签到
者应提前向主管领导请示，得到主管领导的批准后方可不到公司
签到，待返回公司后补签，并注明原由。
11.5.2未到下班时间而提前离岗者，即为早退。有事外出不能及时返回
公司签到者必须与办公室说明，于次日补上，并注明原由。 11.5.3本公司员工上、下班均应亲自签到，不得委托他人代签。
11.5.4如因事必须亲自处理，应在前一日下午5：00时前申请，经主管领导认可。四天以上事假须报总经理审批。并将请假凭证交由办公室备案。 11.5.5事后请假申请视为旷工。但遇偶然事故，应及时请示主管领导，取得主管领导同意。事后将请假凭证交由办公室备案。 11.5.6因病请假需经主管领导审批，六天以上需经总经理审批。并交由办公室备案。 12.印章管理
12.1 印章管理目的：为维护公司印章使用的权威性、严肃性和安全性，保障公司的正常利益和工作的顺利开展，特对公司各类印章的使用管理作此规定。 12.2 管理原则
12.2.1 经公司总经理授权，由办公室负责公司行政公章及合同专用章的管理工作，监督行政公章的保管和使用;由公司财务部负责财务专用章的管理工作，监督财务专用章的保管和使用。
12.2.2 公司设立印章管理登记制度，使用以及领取、归还印章时应予以登记和审批。材料，及时更新改版。 12.2.3 公司各部门一律不得自行刻制公章。 12.3 印章保管及使用
12.3.1 公司行政公章及合同专用章由办公室保管，财务专用章由财务部保管。
12.3.2 保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管和使用的安全。除总经理外，不得擅自转交他人代管。 12.3.3保管人员应对文件内容和《印章使用审批单》上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。
12.3.4未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以 及合同上盖章。
12.3.5印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应在填写《印 章使用审批单》时载明事项，经总经理审核同意后，由两人以上共同 前往，方可携带使用。
12.4 公司行政公章、合同专用章使用审批手续。
12.4.1公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章的，由经办人填 写《印章使用审批单》;公司员工因私事需出具证明而使用公司行政
公章的，由需使用的员工在公司行办公室填写《印章使用审批单》。
12.4.2经部门经理或负责人签字，总经理审批。
12.4.3办公室根据规定盖章后，要将盖章的文件原件存档保管，在确实无法 留存原件时以复印件存档。
12.4.4已盖章的文件若不能使用，必须交回办公室销毁。 12.5 财务专用章使用审批手续。 12.5.1财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等， 由总经理或财务部负责人审批后盖章。
12.5.2公司其他各部门若需加盖财务财务专用章，由经办人填写《印章使用 审批单》。
12.5.3经部门经理或负责人签字，总经理审批。
12.5.4财务部盖章，并将盖章文件的原件交办公室存档保管，在确实无法留 存原件时以复印件存档，。财务部使用的常规性、一般性的表格、函
件，如规范性的各类报表等除外。
12.5.5已盖章的文件若不能使用，必须交回财务部销毁。
