全面提高教学质量是当今高等教育发展的核心任务, 而提高教学质量又必须有一支高水平、高效率的教学管理团队。教学秘书, 作为高校中教学管理团队中最基层的教学管理人员, 是保障教学工作正常运转、落实教学措施具体实施的关键环节, 在整个教学管理过程中, 起着不可或缺的重要作用, 教学秘书工作效率和管理水平的高低直接影响着学校的教学质量和人才培养。因而, 正确认识教学秘书工作性质、不断提高教学秘书管理能力, 能够更好地促进教学管理队伍建设, 保障高校教学质量提升。
教学秘书工作是高校教学管理中最基层的管理工作, 教学秘书是连接学校教务处和院系之间的纽带和桥梁, 是辅助院系领导做好各项基本教学管理任务的专门人员, 在传达、落实学校教学方针中起着重要作用, 作为教学管理中的具体实施者之一, 只有明确教学秘书的工作性质, 才有可能更好地进行教学管理。
在日常教学工作中, 高校教务主管部门下达的各项教学任务、指导以及例行通知等, 都会通过教学秘书转达到院系相关领导以及老师、同学;同时, 院系教学执行情况、老师们的教学意见及反馈又是通过教学秘书上报到学校教务部门。在信息的传达过程中, 这就要求作为一名教学秘书, 既要保证信息传递的及时准确, 同时又要客观公正。比如, 学校做出的调停课通知、四六级考试通知、补考重修报名通知等等, 如果不能及时准确地将信息传达给老师同学, 小则影响工作效率, 大则引发教学事故。教学秘书应时刻做到“心中有数”, 避免马虎大意而影响正常的教学秩序。作为教学管理队伍中最基层的工作者, 教学秘书应正确定位自身角色, 协助院系领导做好日常教学管理工作。除了为领导决策提供有效准确的第一手信息外, 教学秘书应正确领会领导意图从而落实具体教学管理工作环节, 并在贯彻落实各项工作任务的同时, 还要妥善协调好各方面的关系, 如协调学校与院系、各教研室之间、各系主任之间以及师生关系, 从而保证教学工作高效准确的完成。
教学秘书工作虽然是林林总总、庞杂繁复的, 但是只要细心总结归纳, 对于教学管理工作来讲, 又是具有一定周期性和规律性的。因而, 只要把握好教学管理规律, 则能保证日常的工作繁而不忙, 杂而不乱。
自开学伊始, 教学秘书就要落实好开学初的准备工作诸如按时将课表发放到师生手中, 提醒师生按照时间地点准时上课并及时上报本学期授课计划;协助学校教学主管部门检查开学初教学秩序情况;安排上学期不及格同学的补考报名、考试以及成绩登统工作。学期中, 组织学生进行四六级报名;按照教学计划上报实习计划、实习总结;协助老师办理好相关调停课事宜;严格审查毕业生的毕业资格;自确定指导教师、指导选题、安排答辩、管理文本等环节全程管理毕业论文系统。学期末, 则要按照下学期教学计划进行排课, 安排好学生重修考试报名、安排期末考试监考教师、协助教务处做好期末考试并收集、整理、存档各项重要教学文件等各项工作。至此, 一个学期的管理流程结束。这种周期性、阶段性的工作, 要求教学秘书在工作中具有计划能力、统筹能力, 能够分清工作的轻重缓急, 才能在繁复的工作中既保证工作按时完成同时又能够体现教学管理的高质高效。
教学工作是一个学校最中心、最基本的工作, 离开教学其它都无从谈起, 换言之, 学校的任何一个部门都是围绕教学而开展各项工作的。就教学秘书的工作性质而言, 从安排补考、重修、期末考试、四六级考试等考务管理到各门成绩的登统、整理、归档等教学档案管理;从及时领会传达学校上级旨意、辅助领导贯彻落实教务工作到协助征订教材、参与编排课表、修订教学计划、审查毕业资格、协调处理教学突发事件等等林林总总、事无巨细的教学管理工作, 无一不要求教学秘书有一种“俯首甘为孺子牛”的平和心态, 认真、踏实、严谨、细致地对待每一项工作, 时刻保持清醒的头脑, 从而保证教学秩序的有效运转。
作为主管教学工作的行政人员, 又要时刻具有一种服务于师生的意识, 急教师所急, 想学生所想, 真正地做到多站在教师角度思考问题, 为教学第一线的老师们排忧解难, 从而给教师营造一个良好的教学环境, 将精力能够放在教学和科研领域, 为院系、为学校教学质量的提升努力工作, 为学科建设和学校发展贡献力量。
在日常教学管理中, 教学秘书除按教学进度做好每一项工作并熟练掌握教学管理的相关业务知识外, 要成为一名让领导放心、让师生满意的优秀的教学秘书, 还必须注意从以下几个方面着重提升管理能力。
教学管理既是一项行政管理工作, 同时也是一门集教学与管理相结合的学科。因此, 一名优秀的教学秘书人员既要精通岗位业务知识, 同时又要有一定的学术研究能力。教学秘书作为基层管理人员, 要在工作中发现问题, 解决问题, 不断探索教学规律, 进行教学管理研究, 从而不断提升自身管理能力, 为学校的教学管理工作做出贡献。
就工作性质而言, 教学秘书由于工作岗位要求其更多的是执行上级领导下达的命令, 被动地进行工作。但如果教学秘书不能主动传递学习学校相关办学方针、指导思想, 掌握全局工作重点, 则很难更好地做好管理服务工作。因而, 教学秘书应在繁杂的日常工作中主动开拓创新, 善于发现工作规律, 总结工作经验, 结合现实不断发展更新自身的教学管理理念。另外, 在当今信息时代, 随着管理手段的自动化、现代化, 作为新时代的教学管理人员, 则应当充分利用现代化手段, 如熟练使用数据库、教务管理系统、四六级报名系统、毕业论文管理系统等等网上办公管理软件, 为广大师生提高更迅捷的服务, 进而更好的为提高教学质量服务。
俗语道:打铁先要本身硬。作为教学第一线的教师来讲, 要给学生一碗水, 自己则要有一桶水, 那么同样, 作为从事管理工作的教学秘书而言, 要想为教学工作做好后勤保障、服务以及管理, 那么良好的个人素质、高度的责任心以及扎实的业务能力, 是做好教学管理工作的前提和保障。我相信, 只要教学秘书对待工作有恒心、有毅力, 不断探索教学管理规律, 总结教学管理问题, 一定能在教学管理的岗位上做出不平凡的成绩。
摘要：教学秘书工作是高校教学管理中最基层的管理工作, 如何在基层的工作岗位上做好本职工作, 是每一位从事教学管理人员所应该思考的问题。本文通过作者在教学秘书岗位上的工作实践经验, 总结了对于教学秘书工作的理解和体会, 并论述了做好教学管理工作所需要提升的素质与能力, 从而更好地促进教学质量提升和保障学校教学秩序有序运转。
关键词：教学秘书,高校,教学管理
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