信息化时代高校会计档案工作的管理

随着国家社会主义市场经济体制的不断完善, 国家的综合国力不断增强。国家对教育的改革越来越深入, 特别是全球信息化时代的来临, 不仅对高校各方面的工作产生很大的影响, 也给高校的会计档案工作带来了深远的影响。随着网络化、信息化在高校财务系统中的普及, 加上高校的会计电算化工作得到了迅速的发展, 如金蝶等会计软件的应用。基本上改变了高校传统的会计档案工作内容。

主要表现为: (1) 会计档案的记载方式多样化。从传统手工制作的会计信息载体发展为现代的硬盘、软盘、光盘等在内的多种形式的电子会计档案。 (2) 会计档案保管高标准化。由于会计电算化存储下的档案具有易遭破坏易受电子干扰等特点, 因此会计档案存储条件的要求将比传统的存储条件更加严格。 (3) 会计档案信息查询与使用更加规范且更加的保密化。会计电算化的实施与应用, 除了以电算化代替传统的手工制作、查阅, 还能实现会计工作规范、保密化外。不仅保证了传统会计档案的安全, 还对磁性载体的存储、复制等工作提出更高的要求。因此高校必须对会计档案工作进行改革, 尽快推动高校会计档案工作的信息化、网络化进程, 促进高校会计档案工作的信息、网络化建设顺应经济发展形式, 适应信息化时代发展的新任务和新要求, 为高校档案的改革与发展做出巨大的贡献。因此, 对促进新时代霞时代高校会计档案工作的开展, 提出以下几点建议。

一、要改变会计档案工作人员的传统思想

高校会计档案工作人员要改变传统的模式思维, 及时适应新时代对会计档案的新要求, 一切从实际出发, 以创新的思维。在科学发展观和以人为本思想的指导下, 研究和解决高校档案工作中可能出现的新问题, 努力实现高校会计档案工作观念的转变。目前, 我国许多高校的会计档案工作仍然停留在人力的水平上, 整理、装订, 是一个很费时、费力气的工作, 很难产生很好的经济效益。因此应认真研究查询档案者的心理, 力争使审批程序做到简单、严谨、且高效率地满足不同档案查询者的需求, 实现会计档案管理工作的现代化。高校会计档案工作的创新不仅要求会计档案管理人员具备良好的专业、创新意识与创新能力, 当然还必须懂得会计档案管理的专业知识, 熟悉会计电算化的操作流程等基础知识, 具备信息化条件下计算机的实际应用知识。各高校除要为档案管理人员营造创新的氛围外, 还要制定目标激励考核机制, 加强对会计电算化档案管理人员的培训, 不断提高且更新会计档案管理人员的知识结构和层次, 以适应新时代下高校会计档案管理工作不断发展的迫切需要。

二、要在会计档案管理工作的信息化上有所创新

随着高校信息化和网络化的快速发展, 高校会计电算化得到了普遍的应用, 给高校会计档案工作内容带来了很多新的变化, 同时也出现了许多新的要求。传统的会计档案工作已不能满足我国高校高等教育改革发展的需要, 创新已是新时期会计档案工作的迫切要求。首先要在收集内容上有所创新。不仅要收集相关会计的原始凭证、会计报表等重要资料, 还要将会计电算化系统的所有会计分析资料、财务报告等文件全部纳入学校会计档案工作范围内, 以满足不同人员研究分析问题, 作出与学校发展的重大决策。其次也要在整理会计档案上有所创新。高校会计档案整理要根据每个高校自身发展的不同形式, 在做到会计档案管理办法规范、保密的前提下, 力求简化工作程序, 提高办事效率。再次要在会计档案管理上有所创新。要求我们不仅要做到信息化管理, 还要做到规范化管理。会计档案从初始手机录入、清理整理到最后入档、存入电脑, 其分类、编号及档案目录都要符合学校严格的标规定, 做到清晰、明确、完整、避免遗失。最后要求我们在制度上要有所创新。应该建立完整的符合学校发展实际会计档案保管制度。在保管形式上, 应既包括传统的纸质会计信息的记录, 也应包括信息化条件下的硬盘、软盘、等存有会计信息的磁性电子载体, 还应将各种会计系统的文件、数据构成文件及档案各类编码编号等系统开发档案资料纳入会计电算化系统档案的保管范围内, 做到会计电算化档案保管的完整性与规范性。在保管方式上, 对纸质会计档案记录应加强日常的监督管理, 并且要对磁性电子载体必须要采取以只读文件的形式予以保存, 且要做到实行双重备份, 防止丢失。还要做到异地保管, 最大程度上实现其保密性。同时建立完善的会计档案日常检查监督考核制度。除了定期检查会计档案是否受潮、受磁、霉烂等自然损坏及人为损坏外, 高校的财务同时也要安排专门的预算, 对保管会计档案的软硬件进行定期的维护升级。还要定期地对电算化会计档案进行实地检查, 加大监督力度, 不断促进高校电算化会计档案管理水平的提高。建立完善的会计档案查阅与使用权限制度。各高校应建立严格的会计档案查阅的审批程序和规章制度, 严禁会计档随意乱放, 随意复制, 随意查阅, 加强会计档案的安全性和保密性。

三、建立严格的存放管理制度

存放会计档案的地方除了要考虑其安全性以外, 还应注意防潮、防热、防老鼠撕咬、防磁化、防火等问题, 要安排专人定期进行清洁工作, 严格出入管理, 严禁闲杂人员进入原则, 确保会计档案的安全性。

摘要：随着我国市场经济的高速发展, 如何适应新时代会计信息档案的要求已经成为各高校会计档案工作急需解决的问题。本文依据信息化条件下会计档案的转变, 提出了从如何加强会计档案的信息化、网络化等方面提出完善高校会计档案管理的方法。

关键词：校会计档案,信息化,创新