本科院校事务众多, 因而对管理人员有着较高的要求。行政秘书作为全系、全院的“管家”, 肩负着一定的职责, 必须积极开展工作, 才能发挥上传下达作用, 保证高校各项活动的有序进行。但是, 由于行政秘书的工作任务多且繁重, 要求其必须正视工作, 并端正工作态度, 保证各项工作的顺利开展。因此, 本科院校行政秘书人员应进一步对职务观、责任观加以深刻阐述, 通过剖析, 可将“职”“责”观深入行政秘书之心。
在本科院校发展中, 行政秘书人员为其贡献积极力量。然而, 由于高校行政秘书岗位工作人员的工作事项多且繁杂, 加大工作者的压力, 可能产生不良情绪。所以, 行政秘书必须树立正确的“职”“责”观, 以端正工作态度, 积极开展各项工作。首先, 正确“职”“责”观的树立, 有助于为行政秘书工作者提供思想指导, 引导其坚定信念, 对本职工作给予高度认同。其次, 正确“职”“责”观的树立, 有助于激发行政秘书工作者的工作热情, 使其能够在工作岗位中积极与人沟通和交流, 对工作有热忱。由此可见, 行政秘书树立正确的“职”“责”观具有重要性。
行政秘书是本科院校的“管家”, 这是行政秘书工作者从事该工作时, 必须树立的正确职务观之一。首先, 行政秘书在院系中主要负责:教职工人事信息的统计、考勤、考核、记录、协助职称评定等工作, 称之为“人事管理员”。其次, 行政秘书对各个院系部门工作加以协调, 有利于促进各院系工作的有序开展, 扮演着“管家”的角色。再次, 行政秘书负责全院系大型活动的安排与统筹工作, 管理和引导活动事项的积极开展。在此过程中, 行政秘书应针对大型活动方案进行拟定, 以保证活动各环节的有效衔接, 同时做好突发状况的应急处理方案, 保证活动顺利实施。最后, 行政秘书负责公章管理、来访接待等工作。简言之, 行政秘书对本科院校诸多大小事务加以管理, 成为名副其实的“管家”。
首先, 行政秘书需要对全体教职工的生活细节有了解, 及时将突发事件反馈给校领导, 针对系列慰问活动做好预案和时间安排等。其次, 行政秘书发挥上传下达的作用, 在上级部门下发相关文件时, 应对系列文件加以总结, 并上传至院校公众平台, 以发挥宣传性作用。最后, 协助办公室主任等开展会务接待工作, 并对会议出席人员做好考勤记录。此外, 行政秘书在会务接待工作中, 还需要负责对地方政府相关部门领导, 或是外校来宾进行接待, 安排好其吃住行等各方面的工作, 使来宾能够产生宾至如归之感。
本科院校行政秘书人员的工作十分繁杂, 身兼数职, 只有树立正确的“职”“责”观, 才能端正工作态度, 激发工作热情, 保证秘书工作深入开展。从行政秘书人员的责任观看, 应包括以下方面:
行政秘书工作者必须正视秘书工作。在本科院校行政秘书岗位从业人员实践中, 部分人员产生不良情绪, 甚至对行政秘书工作有错误认识, 认为该工作者扮演着“勤杂工”的角色, 致使其在实际工作中, 敷衍了事, 不仅不能履行岗位职责, 而且工作效率下降, 对本科院校发展产生不良影响。对此, 行政秘书工作者应正视秘书工作, 并付诸行动。首先, 积极从教职工、领导视角着手, 善于利用换位思考, 充分考虑教职工、领导的想法等, 为高校办实事。其次, 在行政秘书工作中, 应对本职工作投入一份热忱, 从内心深处, 对秘书工作融入喜爱之情, 并将积极饱满的情绪带给全校教职工。
行政秘书在开展工作中, 应做到手脑并用。首先, 在思想方面, 准备记事本, 对当前完成工作事项等相关内容加以记录, 可规避遗漏问题。二是积极与同事沟通, 实现相互帮助, 对于自身职责内外的事务, 都应加以有效处理。三是积极参与学校各项活动的策划, 有助于锻炼能力, 同时有助于与他人融为一体, 促进秘书工作有序开展。其次, 在行动方面, 针对领导交办的各项事务, 应善于思考, 以快速做出反应;二是针对各项事务遵循轻重缓急的原则进行排序, 保证各项工作的高效完成;三是针对各类表加以统计, 制定模板和保证表格项目的规整性, 给人以一目了然之感。
本科院校发展中, 行政秘书发挥着举足轻重的作用。面对高校内部复杂多样的关系, 行政秘书必须对其进行有效处理, 扮演“调解员”的角色, 为工作深入开展扫清障碍。首先, 在办公室内部人员关系协调中, 应将办公室视为“家”, 将同事视为“兄弟姐妹”, 积极与同事沟通和交流, 既能营造和谐的办公室氛围, 又能与同事之间融洽相处, 为行政秘书工作深入开展创造有利条件。其次, 行政秘书工作者直接为学校领导人员提供服务。一方面, 应做好领导交办的相关工作。另一方面, 积极与领导沟通和交流, 实现双向沟通, 不仅能够加强领导人员对自身工作的肯定, 而且有利于知领导所想, 对后期秘书工作提供便利。最后, 行政秘书工作者为本科院校的广大教职工而提供服务, 不仅要加强与学校教职工的沟通, 而且应对教职工内部关系加以协调, 营造良好氛围。
就本科院校行政秘书而言, 在工作实践中, 应注重工作经验的积累, 为后续工作奠定基础。与此同时, 应不断进行自我学习与提高, 努力提升自身的工作能力与职业素质, 是行政秘书工作者的重要责任之一。随着时代的变化和社会的进步, 我国教育教学改革进程不断推进, 对高校教师综合素养有更高要求。行政秘书工作者只有提高工作胜任能力, 才能与他人积极的沟通, 并深入开展考勤、考核、公文上传等工作。在此过程中, 对行政秘书工作者的表达能力、文字组织能力等方面的要求不断提高。所以, 行政秘书工作者要更好适应工作, 必须加强相关知识理论的学习, 以提高自身综合素养, 更好为本科院校全校师生而服务。
本科院校行政秘书工作岗位具有上传下达的积极作用, 对工作人员的工作能力有较高要求。从行政秘书的职务观看, 行政秘书既是高校的“管家”, 又是“委员长”, 对学校各项事务有涉猎。在本科院校行政秘书的责任观方面, 应提高思想认识, 在工作中注重思想与行动并重, 不断锻炼自身沟通协调能力, 同时通过有效的自我学习, 提高自身工作能力与素质。行政秘书人员在开展工作中, 必须树立正确的“职”“责”观, 以充分发挥岗位职责作用, 为推动高校有序运行贡献力量。
摘要：本科院校发展中, 对人员组织结构不断优化, 使工作人员能够各司其职, 推动高校健康发展。在就行政秘书而言, 应树立正确的“职”“责”观, 以端正工作态度, 充分发挥上传下达的作用。由此可见, 作为本科院校行政秘书工作者, 必须明确自身的“职”“责”观, 以更好开展秘书工作。本文主要阐述行政秘书树立正确“职”“责”观的重要性, 并提出本科院校行政秘书的职务观、责任观等。
关键词：本科院校,行政秘书,职务观,责任观
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