调查显示, 我国大部分高校档案信息化建设还处于初级起步阶段, 已经建立起来的档案管理系统只是能简单的实现文件目录级的检索功能。从系统整体架构上还处于相对孤立的单机运行状态, 还不能实现在网络环境下的信息传递与共享。显然与真正意义上的高校档案信息化建设的目标相差甚远, 还有很长的路要走, 必须加以认真考虑。
随着档案信息化建设步伐的进一步加快, 高校档案信息化建设过程中也暴露出一些问题, 总结如下:
从目前关于高校档案信息化建设方面的制度和法律来看, 国内虽然有部分关于电子文件的法律法规, 如《计算机病毒防治的办法》、《电子文件归档及管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等, 但关于档案信息化建设标准、电子档案真实性界定等方面的制度相对缺乏, 导致档案管理存在归档不及时、分类不规范、收集不完整, 且管理中还存在重收集、轻整理, 重共性、轻个性等现象。从长远建设来看, 不利于高校档案信息化建设的快速发展。
从目前高校档案信息化建设情况来看, 部分院校的档案信息化建设还没有受到充分重视, 存在基础建设薄弱现象, 主要表现在信息化建设的硬件基础设施和软件设施以及相应人员配备方面, 重点有:
一是档案信息化投资不够, 导致信息化建设存在硬件、软件设施不足等现象, 如部分院校提出档案信息化建设已经完成, 却只有几台电脑, 缺乏打印机、扫描仪、复印机等相应的组件, 缺乏档案信息处理系统、档案信息数据库等相应软件和程序等。
二是具备相应的硬件和软件设施, 但由于思想意识等方面的原因, 导致没有面向受众面全面开放, 导致资源浪费等。
三是岗位人员素质差, 档案信息化的作用不能有效发挥。
由于档案管理在高校中的地位及该工作的性质等多方面原因, 高校档案管理人员一般存在年龄偏大、学历偏低、专业技能相对不高等现象, 这部分管理人员在对新事物的接受、新措施和新方法的采用以及新思想和新观念的运用等方面存在障碍与不足, 这在一定程度上制约了高校档案信息化建设的进程。另外, 随着信息化的发展, 高校档案管理对岗位人员的专业技能、综合素质都有了较高要求, 然而, 目前许多高校档案管理人员还缺乏信息网络技术和计算机技术等的技能, 有的甚至不会电脑的基本操作, 这也必将阻碍高校档案信息化建设的发展。
高校档案是集党群、行政、教学、科研、财务、基建、出版、设备等众多门类档案为一体的综合档案体系, 而信息化建设又是高校档案信息资源开发和利用的重点, 其目的就是为了方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。从我国目前高校档案的信息化建设情况来看, 高校档案信息资源开发和利用严重滞后于用户对它的需求, 主要表现在:一是高校档案管理工作不主动, 日常工作总是呈现被动状态, 如被动提供咨询和查询等业务;二是相关档案数据库的开发, 以及档案网站建设等方面工作偏少;三是各种门类档案归整工作不能同步、及时归档等。
独特性与交互性是档案信息化建设的独有特色。通过信息化来发挥档案管理的作用, 提供优质的档案服务工作。
档案建设成果主要体现在于它的真实性, 而不是艺术性与技巧性。
信息化建设目的就是为更多用户提供更为快捷、及时、准确、大量的信息。高校档案信息化建设也应着眼于需求者, 为用户提供更多、更快的档案信息。
基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题, 如何顺利推进高校档案数字化建设, 高校档案部门应坚持以下相关原则。
高校档案在进行信息化建设之前, 要对学校档案实际情况有一个全面的、深入的了解和认识, 充分估量档案信息化建设中存在问题和不足, 测算信息化建设中所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证, 从而更好地保障信息化建设顺利开展。
高校档案信息化建设, 要根据学校实际进行整体考虑, 并涵盖学校未来发展等, 同时, 对档案信息化建设的内容、标准、对象以及相应数据库、网络等要统筹把握。
根据国家信息化要求和高校档案信息化建设标准, 根据学校自身特点, 制定相应的更为具体的标准。
高校档案信息化建设不能盲目追求“高、精、尖”, 应结合学校自身财力、物力、人力以及学校需求实际, 追求经济投入最小化, 实现效益最大化。
高校档案信息化建设要突出重点、突出关键, 在结合学校需要基础上, 有步骤、有计划、有重点地实施和开展。
档案信息化建设要充分考虑信息转化过程中出现的数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素;考虑档案原件的安全储存;确保档案内容不出现泄露与遗失等。
基于以上定位和原则, 建议高校档案信息化建设:
《中华人民共和国档案法》及其相关条例、办法等虽然都对档案工作提出了原则性的要求, 但是, 随着社会经济的不断变化和发展, 关于档案管理的法律法规还需进一步补充和完善。只要根据档案工作的需要, 不断完善法律法规, 加大档案管理的宣传, 强化有关人员的法制意识, 才能更加有效地推动高校档案管理工作的进步。
另外, 高校还需要根据信息化建设要求及特点, 制定和完善相应的规章制度。如网络安全制度、保密制度、档案信息利用者身份确认制度等, 这样才能有效地保障高校档案信息化建设的安全、顺利开展。
高校档案信息化建设成功与否, 其先决条件是基础硬件资源和相应软件资源的具备, 如计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器以及相应的网络设施等硬件设施, 档案数据库、网络服务平台等基础软件设施。这需要高校相关领导和部门给予重视, 并给予一定的财政支持, 同时也需要专业技术人员支持, 且保障几者均衡合理, 这样才能更好更快地实现高校档案信息化建设。
档案人才队伍素质的高低是实现档案信息化建设的关键。加强高校档案管理人员素质建设, 一是抓好档案管理人员的基本素质建设, 重点是政治素质、业务素质、基本技能和操作水平等各方面建设, 并根据高校对档案管理人员需求迫切情况, 制定完善的人力资源培训计划及方案, 对在岗档案管理人员开展多途径、多形式的岗位培训;二是完善档案管理的相关制度和机制, 确定档案队伍建设的标准与方向, 为高校档案信息化队伍建设提供依据和条件;三是及时补充综合素质高、业务能力强、忠于职守、乐于奉献的高素质人员。
摘要：近年来, 随着高校资源和信息化建设的快速发展, 高校档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容, 也成为档案管理与利用工作的质量和效率提高的一个重要标志。本文结合高校档案信息化建设工作的实际, 对档案信息化建设现状及存在的问题进行了分析, 并提出了一些对策和建议。
关键词：高校档案,信息化,对策
[1] 李长江.高校档案管理的现代化建设研究[J].长治学院学报, 2010.4
[2] 李捷, 刘迎春.高校档案信息化建设存在的问题及对策思路[J].中国出版, 2010.8
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[4] 李萍, 汤红.浅谈加快高校档案工作信息化建设[J].科技信息, 2010.10
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