对机关档案管理工作如何科学化发展的思考

机关档案工作是机关工作的组成部分, 是提高机关工作效率和工作质量的必要条件, 是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

一、影响机关档案科学化发展的因素

(一) 机关主管领导重视程度不够。一个单位的任何一项工作, 都必须有领导的重视, 才能使这项工作顺利开展;领导对档案工作的态度, 在很大程度上决定着档案工作的开展。但主管领导往往分管几个科、多个部门, 因此精力会有所分散, 对档案工作重视程度、支持力度远远不能满足档案工作的开展需求。

(二) 工作人员对档案管理的意识淡漠。机关从上到下甚至包括文档人员对档案和档案工作的认知水平、重视程度都非常有限, 把档案工作与部门工作完全割裂开来, 平时心中只有部门工作, 当工作所迫需要档案资料时, 才想起档案室。找到就喜出望外, 找不到就怨声载道。对档案工作不思投入、只图索取, 用完也不及时归还, 丢了也没人追究责任。

(三) 上级档案行政管理部门监督不够。《档案法》要求“县级以上地方各级档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业, 重点负责同级机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作”, 各级的机关档案工作, 应由各级档案行政管理部门主动抓、重点抓。而现在, 一些地方档案行政管理部门主动性不够、落实不到位, 一部分同志避重就轻, 不愿意去直属机关效力, 这就不可避免地使一些机关的档案工作失控, 长期处于放任自流、孤立无援的境地。

(四) 保管条件落后。缺少规范统一的专用档案室, 有的单位档案室与办公室合二为一, 办公室放几个资料橱, 摇身一变就成了档案室;有的档案室与仓库混为一谈, 档案没有多少, 桌椅板凳、报纸杂志等杂物却堆满房间, 设施不配套, “八防”措施根本做不到, 档案材料任凭阳光照射、灰尘满面、霉变、虫蛀、查找困难和遗失等现象时有发生。

(五) 档案从业人员业务素质相对薄弱。档案室工作人员基本上是兼职的、有的身兼数职, 要不就是业务部门“下放”的“老弱病残”, 因此, 投在档案工作上的时间、精力很少, 对档案专业知识知之甚少。即便是专职人员也不是专业人员, 其自身的知识结构、档案管理的相关技能、文化素质和思想观念等也难以适应现代社会档案业务深度、广度不断拓展、延伸的需要。

(六) 管理水平不高。档案管理缺乏制度保障。有的机关档案管理制度不健全, 管理混乱;少数有制度的, 也缺乏针对性和可操作性;还有的没有相关配套实施办法和检查考核措施, 制度成为一纸空文, 纯属纸上谈兵。再者, 档案管理缺乏现代化手段, 还有很多机关档案管理人员还实行手工收集、手中操作、手工检索, 非常不利于档案的收集、编研、开发利用和档案技术支撑作用的充分发挥。

二、机关档案工作科学化发展的相关对策

(一) 健全法制, 依法管理机关档案工作。首先, 增强机关人员的档案法治意识。各级档案行政管理部门要向有关部门的领导、职员宣传《档案法》《机关档案业务建设规范》等与机关档案业务建设息息相关的法律法规, 强制强化档案意识的培养;其次, 实事求是地进行机关档案立法和规章制度的建立, 真正做到有法可依、有规可循、有纲可据。

(二) 加强基础设施建设, 保障档案环境安全。档案室安全是机关档案安全工作的基本保障。一要实现机关档案室、阅览室、办公室“三分开”;二要充分考虑防震、防火、防盗、防水、防污染等环境因素, 在设计上尽量减少强光、尘土、高温高湿、有害气体等对档案的危害, 并做到防虫、防鼠等。三要对档案室进行经常性的检查, 若发现档案安全防护设备、设施等运行情况出现异常, 应及时处理, 排除安全隐患。

(三) 构建科学合理的档案管理机制。建立健全档案管理标准化体系, 合理优化档案管理工作流程, 规范档案信息化建设, 建立长效机制, 加强档案质量管理体系建设, 保障档案的及时完整收集, 保管, 定期向档案机构、档案人员移交档案, 提出时限和质量要求, 确保档案完整齐全归档, 确保提供有效的利用。

(四) 科学利用信息化手段。在机关单位信息化建设中, 档案部门要充分利用计算机数据存储量大, 检索快等优势大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式, 将归档纸质文件和归档电子文件两者编为一致的档号和著录信息利于查阅和管理, 并做好数据备份工作。同时为了保障档案管理工作的安全, 还要加强档案网络安全管理。按照国家和地方的整体要求, 建设完善的档案网络系统, 优化网络结构, 提高网络性能, 确保网络安全运行。

(五) 加强高素质、复合型人才队伍建设。目前, 很多行政企事业单位专业化人才比较缺乏。因此, 必须要培养一支既精通档案管理, 又熟悉信息技术的一专多能复合型人才队伍。一是调整档案管理工作人员的知识结构, 全面系统地掌握档案专业知识和科学管理知识;二是要注重档案管理工作人员的能力培养, 自主学习新的技能和理论, 具有适应现代化科技的能力;三要引进相关技术人才, 加快人才的进步和素质的提升, 以此来提高整体工作水平。

摘要：机关档案室应该是集档案保管、行政监督、工作指导三者于一身的特殊而重要工作岗位。但是, 由于管理条件差、人员不稳定等多方面的因素, 机关档案管理工作受到很大制约, 强烈地影响着机关档案工作的科学化发展。

关键词：机关档案,管理,科学化发展