机关干部如何办会？

机关干部如何办会？（精选4篇）

机关干部如何办会？ 篇1

第一个问题：弄清会议的基本概念

一、会议的内涵

我们讲承办会议，首先要明确什么是会议。

具体讲，会议是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定方针政策、决定重大事项、贯彻上级指示、监察部署工作、解决存在问题的一种行之有效的工作方法。

开好会有利于集思广益，有利于采取最优的方式做工作，有利于统一思想、协调一致、沟通信息和交流经验。

会议的规模有大有小，但都表现为解决问题、进行工作的一种手段，在现代政治、社会活动中，会议已成为一种经常性的活动方式。

会议，是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。

会议的基本要素有以下几点：

（1）会议名称。（2）会议时间。（3）会议地点。（4）会议组织者。（5）与会人员。（6）会议议题和内容。（7）会议成果。

二、会议的作用

会议是社会政治生活中一种常见的活动形式，尽管各类会议的具体作用不尽相同，但作为处理和决定问题的方式方法，任何会议都是为了实现领导意图，达到一定目的而召开的。

会议的作用一般表现在以下几个方面：

第一，会议是实行集体领导的基本方法之一。第二，会议是集思广益、交流信息的重要方式。第三，会议是协调关系、解决矛盾的有效手段。

需要注意的是，会议是一种工作方法，但不是唯一的工作方法。

我们承认会议的重要性，但不能把它的作用无限夸大，更不能用它代替其他工作方法，以至于造成“文山会海”的现象。

具体讲会议的作用有以下八个方面：

①科学决策的作用。②宣传动员的作用。③总结部署的作用。④检查督促的作用。⑤调查研究的作用。⑥交流沟通的作用。⑦指导推动的作用。⑧密切联系的作用。

三、会议的分类

会议可以按照多种形式进行划分。

1.按照规模划分，主要有三种：①小型会议（百人以内）；②中型会议（千人以内）；③大型会议（千人以上）。

2.按照会议性质和内容划分，主要有五类：①规定性会议，即法定的必须按期召开的各种代表大会；②日常型会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议；③专业性会议，即为研究某项工作、讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议；④纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要历史人物、重要节日而召开的会议；⑤座谈性会议，包括各种座谈会、茶话会等。

3.按照会议形式划分，可分为两种：①有会有议的，多数会议属这种类型；②会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。

4.按照时间划分，可分为定期性会议和不定期会议，还可分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间没有特殊情况必须召开；不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议指两次以上会议；一次性会议指只需要开一次的会议。

5.按照会议阶段划分，可分为预备会议和正式会议：预备会议是整个会议的组成部分，是正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。

6.按照开会手段划分，可分为常规会议和电子会议：①常规会议是指传统的会议；②电子会议是指电视电话会议、视频会议、网络会议、卫星会议等。

我们政治机关经常组织的会议有以下几类：

（一）党团会议。包括党代表大会、党代表会议、党委全会、党委常委会、党委民主生活会、党支部大会、党支部委员会、党小组会；团代会、团委会、团支部大会、团支部委员会、团小组会等。

（二）行政会议。包括代表大会、首长办公会、主任办公会、部务会、处（科）务会、半年总结和年终总结表彰大会、誓师动员大会、教育部署（准备）会、抓基层协调会、经验交流会、形势分析会、公布任职命令和授衔、晋衔大会。政法委员会、安全委员会、纪律检查委员会、计划生育领导小组会、老干部工作领导小组会等等。

（三）其他会议。包括各类座谈会、各类现场会、各类纪念会、各类庆祝会、各类报告会、各类演讲会、各类茶话会、各类文艺晚会、各类电视电话会、新闻发布会等。

第二个问题：会议的组织，即会务工作

一、会务工作的含义和特点

会议活动是有组织、有目的、有秩序的多人集体参加的活动，需要一定的组织安排才能顺利进行。

通常把会议的组织、安排以及各种事务性服务工作统称为会务工作。

会务工作是会议过程中多种事务性、辅助性工作的总和，其根本任务是为参与会议的全体人员特别是领带提供全面服务，使整个会议活动必可缺少的一部分，其质量好坏和效率高低直接影响会议是否达到预期目的。

会务工作的特点有六个：

1.政治性。这是会议的内容所决定的。其内容具有政治性，会议必然具有政治性。会议的政治性主要表现在开会的时机、会议的形式和会议的内容。所以，会务工作也要讲政治性。

2.服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是给参与会议的所有人员提供良好的环境和方便条件，做好各项服务工作，保证会议顺利进行，达到会议预期目的。

3.事务性。组织会务的各个环节多有较强的事务性，繁杂而琐碎然而，正是通过这些事务性工作，保证了会议按照预先的安排顺利进行。有时一个很小的事务性工作未做好，也可能影响整个会议活动的进程。

4.综合性。参加会议的人员来自各个单位的各个部门，有时会议的内容涉及的也比较广泛。做好会务工作，要能够从全局出发观察和思考问题，具有高度综合的能力。

5.保密性。无论国家机关还是各类组织，许多重要事情都要通过会议讨论后作出决定，所以会议的内容就不可避免的涉及到各种机密。因而，许多会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密理所当然的成为会议的一个主要特点。

6.时间性。会议活动本身具有很强的时间性，作为与会者要遵守时间，按时参加会议，作为会务人员更应有高度的时间观念，绝不能出现诸如与会者已经到齐但会场还没有布置好，或记录人员还未到等现象。

二、会务工作的内容

会务工作的内容视会议规模而定。

一般规模小、会期短的会议，会务工作的内容相对简单些；而规模大、会期长的会议，会务工作的内容就会非常复杂。

如果按照时间顺序划分，可以将其分为以下三个方面的工作：

第一，会议的组织协调工作。其中包括：安排会议的议程、日程和程序；确定会议名单、会议分组；会场的选择与布置；会议的报到、签到工作；会议的组织联络；等等。

第二，会议的文字材料工作。其中包括：制定会议通知、证件；撰写各种会议文件（如会议报告、会议须知、会议简报、会议纪要等）；会议的现场记录；会议文件的清退、立卷归档工作；等等。

第三，会议的后勤保障工作。其中包括：会议的食宿安排，会议的接站、接待工作；会议的财务管理；会议的交通、保健、娱乐工作；会议的保卫、保密工作；等等。

会务工作千头万绪,要做好会务工作,应遵循如下原则:

一是细致周密的原则。

要根据会议的内容、特点和领导要求，认真细致地做好各项会议准备工作，严密协调地组织好各项会议服务，使会议善始善终，达到预期目的和效果。当然，不同级别、种类的会议，会务工作的重点也不同。

例如：一个大型的露天集会，工作的重点应该是队伍的入场、散场的科学调度以及安全保卫工作；而一个报告会，重点是会场的选择，音响、投影仪等设备的调试，与报告人的沟通等。

二是综合协调的原则。

由于会务工作涉及许多方面，造成有些大型会议的工作人员很多，包括秘书人员、服务人员、保卫人员等。要保证会议的顺利进行，每一个环节都要组织得非常严密。

各类工作人员应定人定岗、各负其责，还要密切配合，防止工作脱节。会议组织人员要做好统筹管理，做好监督、检查和协调工作，及时发现问题、堵塞漏洞。

三是灵活机动的原则。

俗话说，计划赶不上变化。由于种种原因，会议中难免出现一些特殊、突然的情况，组织人员应能够及时、灵活地加以处理。

四是热情礼貌的原则。

从总体上说，会务工作属于服务性工作，组织人员应该待人热情礼貌，全心全意为领导和与会者服务，要不怕麻烦，耐心细致，热情周到，将自己良好的个人风貌、职业素养体现出来，给与会者留下美好的印象。

办会的具体工作，一般分为三个阶段：

1、会前准备阶段。在会前准备阶段，组织会议人员必须从宏观方面了解掌握个方面的情况，确定会议主题，明确会议目的；起草相关文件，组织发言文稿；确定与会者并发送通知；做好行政性事务的准备工作。具体来说包括以下九项工作：

（1）确定会议的名称和议题。

（2）确定会议的规模和规格，提出与会人员范围或人员名单。

（3）拟定会议的时间、会期、议程与日程安排。

（4）做好会场的选择和布置工作，尤其注意仔细检查所需的音像设备。

（5）制发会议通知。若需要提前分发会议材料则将相关会议材料与通知一起发放给与会者。

（6）拟定会议的后勤保障方案，按与会人数准备好所需物品。

（7）准备好会议所需的其他必备用品和特殊用品（如表彰大会的奖品等）。

（8）制定会议的经费预算。

（9）制定出会议的卫勤保障和保卫工作方案。组织大型集会还要做好安全预案。

2、会议召开阶段。主要有八项工作：

（1）会务人员提前到达会场，反复检查会场准备情况。

（2）搞好会议签到和材料分发。

（3）落实主席台领导人、发言人是否到齐。

（4）按预定方案组织与会人员就座。

（5）维持好会场秩序。会议开始前关闭会场大门，要求无关人员离场，强调会议期间注意事项。

（6）做好会议记录，写好会议简报。

（7）安排好会议照相、摄像，以及会议结束时与会人员的合影留念（合影时的座次和站位事先安排好）。

（8）按需要提前为与会者准备或预定返程车船票等。

此外，还要注意可能发生的突然情况，做好随机应变的准备。

3、会后收尾阶段。主要有六项工作：

（1）印发会议简报和快报。会议简报是用简练的文字及时向上级部门反映情况、向与会者通报情况的一种文件形式。会议快报是会议简报的进一步精炼。重要的大中型会议都要出简报或快报。

（2）印发会议纪要和会议决定事项通知。会议纪要是在会议记录的基础上加工整理而成的一种公文形式，是传达贯彻党和国家的方针政策、指导工作、解决问题、交流经验等的重要工具。会议决定事项通知时将会议内容、决议等传达给有关单位的一种公文形式。党政军机关召开的工作会议一般均产生会议纪要，并须印发会议决定事项通知。有些专业性工作会议也产生纪要。

（3）按需要回收会议文件。会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有秘密性，一些会议文件在会后应收回。须带回传达或使用的，由会议保密员登记签字后带回。

（4）会议文件立卷。会议文件立卷是指将处理完毕并具有查找保留价值的零散文件，依其内在联系，分门别类的形成卷宗。

（5）汇编会议文件。汇编会议文件一般可分两种：一种是档案资料工作需要的汇编，这种汇编是将会议所有文件包括会议通知、会议名单和分组名单、会议须知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。这种汇编要求文件要全。另一种是供学习用的汇编，是将会议的正式报告、主要讲话等汇编，以供学习用。日常工作会议文件，可按一年或半年时间单位，将同一类型会议的文件、参考材料等按时间顺序汇编或分专题汇编。

（6）会议总结工作。为总结积累经验，一般大中型会议结束后都要作会议总结，作为今后开好同一类会议的借鉴。会议小结材料一并作为完善的卷宗归入档案。

三、会务工作的流程

（一）会务工作的一般流程包括：

①拟订会议内容——②提出会议方案——③呈报首长审批——④召开会务准备协调会——⑤下发会议通知——⑥进行会务准备——⑦组织会议召开——⑧整理会议资料——⑨下发会议文件——⑩收集材料归档。

（二）会务工作的详细流程包括：

1.文件准备：

①安排会议议题、议程、程序——②准备会议文件（主报告、领导讲话、发言/经验材料、主持词、会议须知/指南等，文件打印校对装订）——③制发会议通知（包括会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点等）——④收集确定名单（单位职务、军衔、姓名性别、民族、人数、往返车船、飞机时间、会议人员分组、按会议人头制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证）；

2.会场准备：

包括：会标徽记、坐席形状、座次安排、音响效果、录像摄影、照明通信、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生、安全警卫等；

3.后勤保障准备：

包括：文件装袋、房间分配、伙食标准（菜谱）、食品卫生、就餐桌次、用车安排、医疗保健、文娱活动等；

4.会间服务：

依次包括：签到接待、安排会场、分发文件、协助控制会议议程、记录录音、摄影照相、编写简报、会议宣传、会场采暖降温、端茶倒水、安全警卫、食宿和医疗保健、返程票务、文娱活动等；

5.会议善后：

包括：会议文件（登记）清退、送别与会人员、暂住人员安排、会议文件归档、印发会议纪要或会议文件、会议财务结算、会务工作总结等。

为方便大家理解，下面，举几个会务工作的个例流程。

例1：党委全会会务工作流程：

第一步：根据规定和党委首长意图确定会与主题和开会时间；

第二步：筹划会议拿出方案并起草会议呈批件；

第三步：召开会务筹备工作协调会；

第四步：下发会议通知；

第五步：以组织和纪检为主调研起草会议党委工作报告和纪委工作报告；

第六步：征求对党委工作的意见和建议；

第七步：准备会议其他文件（包括会议主持词、会议须知、上级党委全会精神传达提纲、领导在会议上的讲话发言、各相关业务部门工作要点等）；

第八步：搞好会场、会务和后勤保障准备；

第九步：按计划开会；

第十步：做好会议善后工作。

例2：年终总结表彰大会会务工作流程

第一步：根据规定、惯例和首长意图确定会议主题和开会时间；

第二步：筹划会议方案并起草会议呈批件；

第三步：召开会议筹备协调会；

第四步：下达会议通知；

第五步：准备会议讲话、表彰通令通报、会议议程、会议主持词；

第六步：准备奖状、奖牌、奖章、奖证、奖品、奖金、绶带和发奖人员；

第七步：做好会场准备，包括会标、音响、音乐、摄像照相、鲜花摆放、暖气等；

第八步：搞好发奖预演；

第九步：协调参加会议首长安排好主席台座次；

第十步：开会：奏乐（一般会前奏《国歌》）、宣读通令通报、组织大会发奖、首长讲话、奏乐（一般会议结尾奏会议代表歌曲，如党组织的会议应用《国际歌》、军队会议应用《军歌》）；

第十一步：会后首长与受奖单位和个人分别合影留念。

第三个问题：会务工作的实施

一、会务工作的总体要求

主要是搞好会议控制，提高会议质量。具体包括以下五条：

（一）控制会议审批。一般能够通过更简单、更高效的方式解决问题的，就必要开会；内容相近或参加人员相同的会议合并到一起开，尽量的减少会议。

（二）控制会议规模。严格按会议内容确定出席人员，参加会议的一定是必要的，非出席不可的人员。会务人员也要精干。

（三）控制会议时间。会前要对会议和会议的每个阶段的时间进行精确预测。要准时开会、准时结束。必要时限制个人发言时间，有效把握会议进程，防止松散拖沓。

（四）控制讨论过程。如果发生与会议议题无关或深入到不必要的细节上，会议主持人或讨论主持人应及时引导回到议题本身。对分歧意见不能统一或讨论议题不能形成决议的，可推到下次会议讨论决定。

（五）控制经费开支。要节约每一个铜板。这与控制会议规模、控制会议时间直接相关，尽量减少不必要的开支。

二、会务工作的具体实施

会议的组织实施，要在上述总体要求下进行。按照会务工作的实施流程，下面我讲一下主要环节的实际操作。

（一）怎样筹划会议拟定方案起草呈批件报批？

会议主题和议题确定后，由会务主管部门根据主题和议题进行会议筹划，拟定开会方案，起草呈批件报首长审批。呈批件的内容包括：开会的依据、会议的主题、会议的名称、会议的时间、会议的地点、参加会议人员、会议的内容安排、会议的筹备分工和时间节点、会议的食宿安排及经费预算、会议的卫勤、保卫和车辆保障等。总的讲就是要把筹划和方案的内容全部写进去。

（二）怎样组织会务分工召开协调会部署？

一般会议呈批件首长批准后，按首长批准的计划组织会务分工、召开协调会部署。

会务分工，一般分为秘书组（负责会议的总体控制）、材料组（负责会议主要文件的起草）、会务组（负责会议的后勤保障等）。

召开协调会部署。会前，会务主办部门要制定《会务工作流程表》。因为整个会务活动是一个系统工程，必须进行流程管理。

流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。

流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

会后，大家按流程表规定的要求和时限抓好各方面准备工作的落实。

（三）怎样拟定会议议程、日程和程序？

会议议程是指对会议所要通过的文件以及要讨论、解决的问题的概略安排。

大型会议通常有一个或几个议题，还有一些相关工作，会务组织人员应根据这些议题和工作的内在联系、主次关系，安排好各项工作的先后次序并将其打印成文件，这就是会议议程。

会议日程是指在一段时间内会议进程的具体安排，一般用简短的文字或表格形式将会议的具体活动顺序列出。

例如：某一会议要开一天，就要将这一天中每一项活动的时间安排、具体地点和要求（包括吃饭、娱乐等集体活动）以表格或文字的形式打印出来，提前分发给与会者，让大家心中有数。

会议程序是一次会议按照时间先后依次安排的工作顺序。会议程序可繁可简，一般由主持会议的人掌握即可，不必发给普通与会者。

安排会议日程应注意以下事项：

（1）要把握会议的目的，即了解会议召开的原因。根据会议的目的和目标组织活动，安排日程。

（2）掌握重要人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。一般会议都有首长参加，或邀请一些嘉宾。这些首长或嘉宾是否与会直接关系到会议的效果。因此、在安排会议日程时要考虑他们的时间安排。

（3）根据多数人的意见安排会议日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

（4）要围绕中心工作安排会议日程，即根据会议的需要安排会议日程。如议题较多时，最重要的议题排列在最前面。

（5）会议日程的安排要科学、合理。首先，要控制会议的总会期，会期不能太长。其次，会议期间要适当休息。再次，在会议的安排上要保证在最佳的时间开会。如上午多安排报告、演讲，下午则以讨论或参观为宜，而晚上则适合安排娱乐活动或非正式讨论。

（四）怎样做好会议文件准备？

会议所用的各种文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。

需要认真准备的会议文件材料，主要是：会议须知、会议主持词、开幕词、闭幕词、主题报告、首长讲话、发言材料等。

会议报告，是会议领导在会议上所做的中心发言、讲话，一般文件起草小组起草。

会议报告的起草要注意以下几点：

（1）要按照首长的意图起草，并根据领导者的身份、年龄、文化程度及性格特点撰写，力争写出领导者的特色。

（2）在内容上要注意实事求是，正视现实，不夸夸其谈，让听众心服口服，还要进行分析说理，提高听众的认识。

（3）要针对听众的年龄、职业构成去构思通篇讲话，用最恰当的语言去感染听众，启发听众。

（4）在文字上要注意简短生动，通俗上口，具有吸引力。

开幕词，是在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。

开幕词是会议开始的前奏曲，在开幕词中要郑重宣布会议正式开幕，营造一种隆重的气氛。

开幕词中还要阐明会议的目的、任务、意义，明确交代会议的议程，扼要说明会议的开法、原则、交代会议的主要精神，起到点题的作用。

这是为了使与会人员明确会议主题，做到心中有数，便于积极主动地参与。

撰写开幕词时，篇幅要短，要求文字简练，有针对性，内容切忌重复、啰嗦；语言要求口语化、富有感情色彩，富有鼓动性，生动活泼。

领导致开幕词时，语气要热情、友好、富有激情，要调动起与会者对会议的热情和希望。

闭幕词，是在会议闭幕时，由相关领导人向大会所做的总结性讲话。闭幕词是会议的结束语，必须与开幕词相呼应。它要切实总结会议成果，补充会议内容并适当深化和发挥。

闭幕词既是对会议的总结和评价，又是对会议精神的延伸和补充，对于会议虽未展开、但已认识到的重要问题，应当在闭幕词中提到，适当强调，做必要发挥。

闭幕词必须从会议的实际情况出发，着力提高与会者的认识。

在闭幕词中要归纳会议精神，提出希望和要求，激发与会者贯彻会议精神的积极性，要高度综合概括，富有鼓动性和号召力。

因会议已近尾声，所以，无论是总结成果，还是提出要求，都应简洁明了，点到为止，不要拖泥带水，切忌画蛇添足、节外生枝。

同时，行文要灌注热情，号召要有力，语调要昂扬，使会议在高潮中圆满结束。

会议须知，是参加会议人员的行动指南，是与会者和会议工作人员必须遵守与了解的注意事项，通常由秘书组（会务组）负责编印。

会议须知的编印一要准确，二要明细。特别是参加会议人员的编组、姓名、性别、单位职务、房号等一定要准确无误。

会议须知应根据领导审批过的会议预案和会议最终报名情况来编写，再经领导审定后印制，并在会议报到时发给每位与会者。大中型会议和重要会议召开之前，都应撰写会议须知。

会议须知的主要内容包括：会议日程、会议名单、会议编组、保密纪律、请假制度、安全要求、作息时间、生活保障和其他注意事项等。

会议材料起草后，要认真做好三项工作：

一是检查文件的准确性。检查文件的准确性是一项非常艰巨而必要的任务，要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人和与会人员名签等，要确保每一项都无差错，每个文件都无错漏。

二是印制文件。会议文件在审查报批改定后，方可付印。印制文件要专人负责，原则上谁起草谁负责。要根据与会人数并注意留出足够的份数备用。印制好的文件要按照与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。

三是分发文件。人数较少的小型会议，会议的资料可放置于会议室的桌面上。较大规模的会议，文件要提前装袋，在与会人员签到时由工作人员分发给与会人员（餐券可以根据会议长短一次发给与会人员或每天发给与会人员）。

（五）怎样布置会场？

会场的布置，包括会场气氛的营造，会场格局的设计，会场坐次的排列，会场会标的制作和悬挂，会场音响的设置，会场花卉的摆放等。会场气氛的营造。

不同内容的会议，要求有不同的气氛，其会场的布置是不一样的。

营造会议气氛首先应从会场布置着手。

比如党的代表会议要求朴素大方，军人代表大会要求庄严隆重，庆祝大会要求喜庆热烈，追悼会要求庄重肃穆，座谈会要求和谐融洽，纪念性会议要求隆重典雅，日常工作会议要求简单实用。

会议的气氛首先是通过会议场所的大小、色彩、旗帜、饰物、灯光、音乐等烘托出来的，所以，布置会场时要注意从这些方面营造与会议内容相适应的气氛。

会场格局的设计。会场格局应该根据会议的内容来安排，同时要考虑与会者的人数及彼此的关系，还要顾及会场的建筑形状，符合美学原理和与会者的审美观等。会场可以布置成圆形、椭圆形、长方形、回字形、山字形等。

主席台座次的排列方法：

我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。具体排法：

A、与会首长人数为单数时，1号居中，2号在1号左手位，3号在1号右手位，以此类推。

B、与会首长人数为双数时，1号位在中心点偏右的位置，2号在中心点偏左的位置（中心点在1、2号之间，双数与单数相反，右为上。这样能保持首长始终在原位不变。在军队，通常党的会议党委书记为1号，行政会议军事首长为1号），3号在1号右手位，4号在2号左首位，以此类推。

是凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。

排列听众席的座次，目前主要有两种方法：一是按指定区域统一就座。二是自由就座。发言席一般为单列席位。

（六）怎样进行会场服务？

会场服务，主要是按会议议程安排，监督会议进程。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。在会场之内，为与会人员服务，尽可能地满足其一切正当要求。

在会议开始以后，会务人员要协同服务人员、保安等工作人员共同做好会场服务。具体工作如下：

（1）引导座位、维护秩序。为了保持会场的秩序，工作人员应加强检查，制止无关人员入场，如果会场加大，如果会场较大，为了方便与会者，工作人员可以引导与会者入座。

（2）处理临时性事务工作。在开会过程中，会务人员要负责处理与会领导临时交办的各种事宜，做好内外联系、传递信息的工作。

（3）提供通讯保障，做好会议值班、热线电话接通工作，及时传递信息。开会的时候，不是特别紧急的电话一般都不传呼。一般的电话可记录下内容，待会间休息或散会后交给当事人。只有内容十分紧急的电话才用纸条通知当事人接听。

（4）分发文件、资料、文具。可多准备一些纸、笔等必要的文具，以备不时之需。

（5）会场的清洁卫生、开水供应、灯光照明、扩音设施等服务。会场上这些服务一般由会议服务人员负责、会务人员要检查、督促他们做好各种服务工作。

（6）协助领导掌握情况，控制会议进程。会务人员对会议中的动态，对与会者的建议和反映，对出现的苗头和倾向，都要心中有数。并及时向会议领导报告。会议进行当中，视会场气氛情况，可适时向主持人建议休息若干分钟。

（7）关心与会人员中老、弱、病、残者的健康状况，发现问题及时处理或请示有关领导。

（七）如何编写会议简报、做好会议记录、纪要？

1.会议简报：会议简报是会议期间编印的有关会议情况的简要报道，包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定事项等。会议简报是反映会议进程和交流会议信息的非正式文件，主要作用是：便于领导掌握会议的全貌，指导会议；便于与会者交流经验，沟通情况；为日后工作提供可靠资料。人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报；无需分组讨论、会期只有三四天的会议，只在会议结束后编写一期简报即可。另外，有一种会议简报是专门给领导看的，称为会议快报，这种简报的编发应注意保密。

2.会议记录：会议记录是对会议的基本情况、发言内容和进程进行记载的原始性文字材料。会议记录是会议情况的真实反映，也是了解会议决定事项执行情况的依据和凭证。不论会议规模大小，一般均应形成会议记录。

会议记录的内容有：（1）会议名称；（2）会议时间、地点；（3）会议主席及主持人；（4）会议出席者名单或人数、缺席者名单或人数；（5）会议的主要内容，包括报告内容、讨论事项、选举方法及结果、临时动议等；（6）会议决定、决议事项；（7）与会议有关的应记载的事项；（8）记录者姓名。

以上内容包括两个部分：第一个部分是会议组织情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人（简单注明原因）以及记录人签名。第二部分是会议内容，是记录的主要部分，要将会议议题、讨论发言、形成的决议以及主持人的总结发言等主要内容真实地记录下来。

3.会议纪要。会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的正式公文，要求与会单位共同遵守和执行。法定会议、工作会议和例会都可以形成会议纪要。

会议纪要的作用有：一是总结会议成果，促进会议议而有决；二是与会者贯彻会议精神的依据；三是供有关领导、档案部门留存备查。

会议纪要的内容由三个部分构成：

（1）开头部分。概述会议名称、召开单位、时间地点、参加人员、会议主题、主要程序等，用简要文字交代即可。如果拟写一般性例会纪要，还应对会议主旨所依据的理由、背景以及会议遵循的指导思想进行高度概括。这样，不仅使会议的重要性、必要性和会议主旨跃然纸上，也使会议议定事项有明确的方向，下文记述有顺理成章之势。

（2）主题部分：这是纪要的核心部分，既是对会议主要精神的阐述，也是会后贯彻执行会议精神的依据，写作要点是“纪实”和“扼要”。纪要应忠实于会议实际，不能将执笔者的个人见解掺杂进去，不可随意增减和发挥，这是撰写纪要的基本原则；纪要又要对会议基本精神的提炼和概括，它主要反映会议讨论情况，特别是领导人的重要讲话精神，又必须综理其要，提炼概括，不应成为会议记录的全面重复。

（3）结尾部分。许多会议纪要，写完主题的部分的最后一个问题即止。有些会议纪要，写完主体部分之后，还要另写一段诸如希望、号召和对未尽事宜加以说明等一类的文字。到底采用何种写法，要依据实际情况来确定。

会议纪要的写作方法有以下几种：一是记录式写法。有些学术会、讨论会、研讨的问题比较单一，可按与会人员的发言摘要整理；有些日常例会，研究的问题较多，比较具体，可按议题顺序，在会议记录的基础上逐项整理，并进行提炼和概括。二是概述式写法。有些会议研究的问题比较集中单一，可把讨论的意见概括成几个方面或放几层意思，依次阐发。三是条款式写法。如果有些重要的工作会议围绕会议主旨形成的意见、确定的事项比较多，带有决定性质，不宜归并论述，可采取条款式写法，每个事项单列成文，分别冠以“一、二、三、四、……”的标号，一条写一个意见或一项事情。每条的开段领句，就是本条的中心意思，也可视为小标题。四是归纳式写法。有些工作会涉及内容较广，讨论的问题较多，实际上是某一部门业务工作的全面安排部署，这就要案讨论的问题、议定的事项分类整理，分别列出序号、标题来叙述。每个标题下面，视内容多少，或分段、或分条来写。

（八）怎样做好会议的善后工作？

在会议结束阶段，一般的组织工作主要有以下三项：1.形成可供传达的会议文件。2.处理有关会议的文件材料。3.为与会者提供方便。

最后，请大家记住三句话：一是要按首长的意图办会；二是要按规定按程序办会；三是要想全想细落实到位。

以上内容就是本次汇报交流的全部内容，希望同志们在日后的机关工作中能够善于总结思考、举一反三、游刃有余，早日成为机关优秀干部。

机关干部如何办会？ 篇2

同志们：

这次会议主要任务是回顾总结去年人大建议和政协提案办理工作，安排部署今年工作。刚才，人大人事委、政协提案委分别就办理工作提出了要求，希望大家进一步提高站位，明确责任，强化措施，全力办理好人大建议和政协提案。

去年“两会”期间，人大代表和政协委员以饱满的政治热情和强烈的使命感、责任感，围绕全县经济社会发展和改善民生提出了XX件建议和XX件提案，今年办理工作的总体要求是：各承办单位要在7月底前全部完成办理任务，确保答复率100%，力争满意率100%。会前，县政府办会同县人大人事委、县政协提案委在充分会商的基础上，对86件人大建议和64件政协提案进行了仔细梳理和预交办。对个别任务分解不准确需要重新调整的，各承办单位要抓紧与会办单位协商，会后7个工作日内提出修改意见，报县政府办研究调整。

为更好地做好今年建议提案办理工作，下面我讲三点意见。

一、进一步提高思想认识

人大代表提出建议、批评和意见，是履行代表职责，参加管理国家事务、管理经济和文化事业、管理社会事务的一项重要工作。政协提案是人民政协履行政治协商、民主监督、参政议政职能最广泛、最直接、最有效的一种形式。建议和提案凝结着人大代表、政协委员的汗水和智慧，寄托着人民群众的希望和期盼。做好建议和提案的办理工作，不仅是政府及其部门的法定职责，也是政府践行执政为民理念的重要方面，对于进一步拓展工作思路、破解工作难题、落实工作部署，实现政府决策科学化、民主化、法制化，具有十分重要的意义。办理和落实人民群众关心、关注、关切的民生问题，本来就是我们政府和部门的职责所在，就是我们应当着力做好的工作。现在由代表和委员郑重提出来，并以法定的形式交办给我们，我们就要更加重视，责无旁贷地办理好、落实好。各部门一定要从推进党和国家事业的高度，从坚持和完善人民代表大会制度、中国共产党领导的多党合作和政治协商制度的高度，从推进依法行政、建设法治政府的高度，坚持“把人民放在心上”，自觉把建议提案办好办实。

二、密切联系加强沟通

今年的建议提案主要聚焦地灾治理、基础设施提升、产业发展升级等民生问题，办理任务较重。各承办单位既要全面完成办理数量，更要注重提高质量。一是要调研走访听取民意。加强与代表委员的沟通，深入细致地开展调研、走访活动，深入基层了解情况，不能坐在办公室办，真正做到政治站位要高，深入基层要低，认真研究建议提案提出的背景，设身处地站在代表委员和群众的角度看问题，尽可能达成共识，找准解决问题的切入点和关键环节。二是要分析问题形成方案。要通过系列调研走访，从建议和提案中分析原因对策，积极学习上级政策，了解外地做法，结合本地实际进行分类办理。认真分析建议和提案的可能性、可行性，对具体个案，但又涉及全局性工作的，不能就事论事、简单答复，要以小见大，通过解决一个问题带动一类问题解决，解决一个点的问题带动面上问题解决，最终形成长效工作机制和制度化成果。三是要跟踪反馈落实情况。对形成的决议、方案要加快执行，对能够解决的要立即解决，对需要一段时间办理的要列好计划分期解决，并做好解决问题的持续巩固跟踪。办理工作不能片面追求满意率，要把办理经过、结果以及需要说明的问题及时主动反馈至代表委员，以实际成效赢得代表委员的肯定。

三、加强组织领导

一是要明确办理责任。

今天，我们通知了各承办单位的主要负责人参加会议，就是要明确承办单位主要负责人的主体责任。承办单位主要负责人是“两案”办理工作的第一责任人，要将建议提案办理工作与本单位业务工作一起谋划、一同部署，确保建议和提案办理工作高效有序推进。分管负责人是办理工作的直接责任人，要全程参与，确保办理工作落到实处。二是要强化检查督办。各承办单位要定承办科室、承办人员、落实措施、办结时限、办理标准和办理质量，制定办理计划，明确责任要求，形成一级督一级、层层抓落实的办理机制。县政府办要会同人大人事委、政协提案委，采取电话催办、到承办单位和工作现场检查等形式，加强对建议提案办理的督促检查，全面准确掌握办理进度，及时协调和解决办理工作中存在的问题，杜绝办理工作走过场，搞形式主义。三是要严格考核奖惩。继续将人大建议和政协提案办理工作作为部门重点工作纳入职能目标考核内容，对办理工作不重视、办理质量低、工作拖拉的单位和个人不仅要通报批评，还要扣除单位相应的目标责任考核分值。办理工作结束后，各承办单位要向县政府办及时报送办理情况。

秘书办会知识 篇3

案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

一、会议概述

什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？

游戏导入：传话游戏

一对一传播，小集体传播和公开传播（会议）

会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。

最基本的会议要素

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。

课堂讨论：

你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？

二、会议秘书工作的基本任务

1，组织的工作

主要包括：

(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；

(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；

(9)会场其他组织和管理；

(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作

主要包括：

(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。

4．安全保卫工作

主要包括：

(1)会议的保密工作；

(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。案例：

2009年11月24日晚，为了隆重招待前来华盛顿访问的印度总理辛格，奥巴马在白宫举行了其上任后的首场国宴。但是一对没有受到邀请的夫妇塔里克·萨拉希和米夏埃尔当晚不可思议地混过重重安保闯入白宫，不仅在国宴上跟奥巴马和辛格握手，还与副总统拜登等众多名流寒暄合影。事后，这对夫妇把合影放到了网上，要不是那对夫妻自己把照片贴在网上，也许大家还不知道白宫居然这么好混进去。此事被媒体披露后，引起各方对白宫安检的质疑。

现年50岁的罗杰斯是奥巴马夫妻的好友，能力出众的她在奥巴马就职一年多时间里共组织了330多场社交活动，其中一些令人印象非常深刻，成功地塑造了奥巴马的亲民形象，她也因此被观察家认为是总统夫妇的“形象设计师”，是白宫社交秘书，也是那次国宴的总负责人。她后来承认在工作中存在严重疏漏，没有像前几届政府那样在安检口派驻工作人员以再度确认来宾身份。由于“不速之客”的闯入可能会对总统安全构成威胁，罗杰斯成了政坛和舆论的“千夫所指”，甚至被要求到国会作证。国会议员想让她出庭受审，但关键时，白宫以罗杰斯是“行政部门的人”而勉强保下了她。

但2010年2月27日，罗杰斯还是主动提出引咎辞职。也算是对此事一个必要的反应与让步，以及对美国民众的一个交代。

从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。

三、会务工作具体内容

（一）、指导会务工作的原则有哪些？

1、准备充分；

2、组织严密；

3、服务周到；

4、确保安全。

一般来说，对会议的策划要提前开始，事实上，为保证会议合理有序进行，会议策划甚至提前三个月就要开始准备，如案例：× ×公司记者招待会的具体行动日程时间表

（从离会议还有90天到正式开会每天应完成的工作）

（二）、会前筹备工作

议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：

（课题一）怎样确定会议主题与议题

会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。

明确会议基本概念

确定会议名称

会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。

有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员总结大会”。

拟定会议议题P10-P12

课题二 会议筹备小组分工

主持策划组：组织、宣传、策划，主持人及嘉宾 礼仪接待组：礼仪、接待，会中服务

文书材料组：文书撰写、材料制作

安全保卫组：医疗救护、安全保卫及处理其他突发情况 后勤负责组：布置会场及担任与会人员角色

课题三 确定会议时间和地点应注意哪些问题？

1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。、确定会议时间应考虑：

首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。

其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。

再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）

安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。

确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。

3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。

第二、应考虑交通便利

会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。

第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。

第七、场地租借的费用必须合理。

课题四 拟定会议议程和日程

安排会议议程和日程要注意的问题。

●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。

先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。

●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。

课题五 制作会议证件和指示标志 P16-P18

课题六 确定与会者名单，印发会议通知

确定与会人员范围及人数

会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。

发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。

课题七 准备会议资料及其他用品

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。

如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。

多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。

如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。

课题八 会议经费预算

会议经费的主要内容

*文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。

*邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。*会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。

*会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。*会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。*会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。

*会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。

*会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。*会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

*其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。

课题九 会场布置及会场布局 P22—P23

课题十 拟定会议筹备方案 P24—P25

课题十一 拟定会议应急方案（会议的危机管理）包括会中可能会出现的任何突发状况 P37—P38（突发事件的类型）

什么是“危机”？

事情一个严重或关键的状态；一个转折点；一个将决定事情结果的状态，不论其结果是好是坏。

危机存在的三个关键因素： 几乎来不及行动（或反应）；

缺少信息或信息不明确、不可靠； 对物和人存在威胁

危机情景复杂化因素

没有足够的资源解决危机

资源有限性意味着因根据事情的轻重缓急作出选择；

在危机发生的时间、地点，缺乏专门物资和技术条件；

初始危机的冲击可能产生大量的不同的影响，对每一影响的有效管理都需要有专门的物资。

危机管理计划的要素

① 充分意识到与这次会议相关的风险； ② 让所有团队成员熟知该计划； ③ 预防各种可能的突发事件； ④ 计划的执行； ⑤ 计划的评估。

制定危机管理计划的四个基本原则： 预防

控制

了解

报告

会议危机管理的一般过程

信息预警：有线索显示有潜在危机发生的可能性 识别危机

控制阶段

恢复阶段

学习阶段

制订危机管理计划的基本内容 选择场地

规章制度

安全与人身安全

健康与卫生

自然灾害

人为灾害/暴力行为 保险

制订安全计划和程序

制订危机管理计划－选择场地

制订危机管理计划－规章制度

制订危机管理计划－健康与卫生

制订危机管理计划－自然灾害

了解举办城市在历史上是否遭受过自然灾害？ 是否出现过冬季暴风雪？ 每年春天是否有洪水肆虐？ 夏季这里是否是高温酷暑？

制订危机管理计划

－人为灾害/暴力行为

食物引起的疾病－基本要求之一 食物引起的疾病－基本要求之三 食物引起的疾病－基本要求之四 制订危机管理计划－保险

制订安全计划的组织及其程序

与外界有效沟通之8F

1、事实（Factual）

2、第一（First）

3、迅速（Fast）

4、坦率（Frank）

5、感觉（Feeling）

6、论坛（Forum）

7、灵活性（Flexibility）

8、反馈（Feedback）

课题十二

进行全面的会前检查

会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。

（三）会中服务 课题一 接站与报到工作

P29—P31 场景：假如你要从机场或者车站接某人前来我们学校，路上该如何跟人寒暄？ A 毕业数年已经在东莞某镇镇政府作秘书的师兄

B 退休后又被我们学院返聘了十年，前几年才因为年事已高回家休养的老院长 C 从武汉专程飞来参加我们学院会议的华中科技大学校长李培根（根叔）D 省高教厅副厅长（中年女性）

课题二 会议记录 P31—P34 趣事：会议记录本上画猪头的故事

趣事：“打扰助理”一字之差变成了“打助理”

课题三 会议简报（应用写作讲过）课题四 会中突发事件

课题五 娱乐活动安排和其他服务工作 P38—P40 图片：会议餐饮工作

（四）会后落实工作

课题一 引导与会人员安全、有序的离开会场 课题二 会议经费结算

课题三 撰写会议纪要（应用写作已讲）课题四 会议文件资料整理 课题五 会议总结与效果评估 P46—P48

四、商务活动组织

课题一 商务庆典（以开业典礼为例）1．开业典礼的宣传工作

(1)公司举行开业典礼的目的。通过这一活动来向社会宣传自身的形象、塑造自身的形象，并使社会对其商业价值、产品以及服务等广为了解。因此，对开业典礼的宣传就成为达到这一目的的必要前提。

(2)开业典礼宣传媒介。可以通过媒体广告、促销活动、邀请嘉宾等方式进行。

(3)宣传内容。开业典礼举行的日期、开业典礼举行的地点、开业之际对顾客的优惠、开业单位的经营特色等。宣传要搞得轰轰烈烈，烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，给公司的客户、合作伙伴、上级领导、全体员了等留下深刻的印象，从而提高企业的知名度。(4)邀请媒体记者参加。邀请媒体记者在开业典礼举行之时到场进行采访、报道，以便对本单位进行进一步的正面宣传。2，准备典礼的开幕词 开业典礼前，要对典礼的开幕词进行草拟。开幕词的内容：

(1)对来宾表示感谢。

(2)介绍公司成立的目的、过程。

(3)经营的范围以及公司以后的发展规划和安排等。

由本单位的主要负责人致开幕词，目的是宣布典礼的开始、介绍公司的情况和感谢来宾的光临。开幕词的语言要突出庆典的“庆”。3．拟写典礼议程

典礼的议程就是庆典上项目的程序。典礼议程主要有下列内容：(1)主持人宣布典礼开始。(2)全体起立，奏乐。(3)宣读重要嘉宾名单。

(4)领导致辞贺词，来宾致贺词。

由上级领导和来宾代表致贺词，主要表达对开业单位的祝贺，并寄予厚 望。贺词由谁来致词要事先定好，以免当众推来推去。

对外来的贺电、贺信，不必一一宣读，但对其署名的单位或个人应予以公布。(5)本公司经理致辞。

主要内容是向来宾及祝贺单位表示感谢，并简要介绍本公司的经营特色 和经营目标等。

(6)邀请嘉宾揭幕剪彩。

由本公司负责人和一位上级领导或嘉宾代表揭去盖在牌匾上的红布，宣 告企业的正式成立。

参加典礼的全体人员应该鼓掌祝贺，在非限制燃放鞭炮的地区还可燃放 鞭炮庆贺。

4．发放请柬邀请来宾

开业典礼影响的大小，往往取决于来宾身份的高低与其数量的多少。在 力所能及的条件下，要力争多邀请一些来宾参加开业典礼。地方领导、上级 主管部门与地方职能管理部门的领导，合作单位与同行单位的领导、社会团 体的负责人、社会贤达、媒体人员，都是邀请时应予优先考虑的重点。为慎 重起见，用以邀请来宾的请柬应认真书写，并应装入精美的信封，由专人提 前送达对方手小，以使对方早作安排。发放请柬的时间要提前一周，便于被 邀请者及早安排和准备。

5．场地布置

开业典礼大多是在开业的现场举行，其场地可以是正门之外的广场，也 可以是正门之内的大厅。按照惯例，举行开业典礼时，宾主一律站立，一般 不布置主席台或座椅。为显示隆重，可在来宾尤其是贵宾站立之处铺设红色 地毯，并在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带、宫灯。此外，还应当在 醒目之外摆放来宾赠送的花篮、牌匾。来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料等，亦须提前备好。对于音响、照明设备，以及开业典礼举行之 时所需使用的用具、设备、必须事先认真进行检查、调试，以防在使用时出 现差错。—

6．准备物品

开业典礼中需要准备的物品主要有两项：

(1)场地用物品和馈赠礼品。场地用物品主要包括：场地四周悬挂横幅 标语、气球、彩带、宫灯、来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料、音响、照明设备等。(2)馈赠礼品。向来宾赠送的礼品，旨先，要具有宣传性，可以选用本 公司的产品，也可以礼品及其外包装上印有本公司的企业标志、广告用语、产品图案、开业日期等。主要是独特的，有宣传本公司效用的纪念物品。其 次，要具有一定的纪念意义，使礼品接受者感到光荣和自豪，从而对其珍惜。

其三要独特，赠送的礼品应当与众不同，具有本单位的鲜明特色，使人一目 了然，或令人过目不忘。

7．安排接待

开业典礼确定举行时，就应该成立对此时全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办实事 的人。接待小组的具体工作主要是：来宾的迎送、来宾的引导、来宾的陪同和来宾的招待。

开业典礼的程序

典礼的程序与典礼的议程不同在于，典礼的程序是包括准备工作、接待、迎送在内的整个工作过程，而典礼的议程仅指宾客到现场后典礼正式开始后 的一系列议事程序。

1．迎宾

宾客到来前，要安排好负责人和迎宾人员在规定的位置上恭候来宾的光 临。负责人和迎宾人员都应该是拥有整洁的仪容仪表、统一着装、精神抖擞、热情饱满。来宾到来时，应微笑、亲切相迎，按照事先安排的规则有礼貌地 引导来宾入场、安排座次，并给予一定的规范服务。

2．典礼开始

当大部分宾客入座，开业典礼时间开始时，由主持人宣布庆典正式开始，全体起立，奏国歌。

3．致开幕词

4．致贺词 5．揭幕 6．参观

如果有必要，可引导来宾参观，介绍本公司的主要设施、特色商品及工 营策略等。

7．迎接顾客

开业典礼结束后，商品零售企业会有大批顾客随主人及来宾一同进店内。为此，应有企业领导人、部或柜组负责人和营业员一起，恭敬地站在门口，欢迎顾客的光临。对于首批顾客，营业员更应注意服务礼仪，要主动征求顾 客意见，热情介绍商品，感谢顾客惠顾，欢迎顾客经常光顾。此外，还可以 准备一些印有开业典礼、经营范围、地址、电话等字样的特别的购物袋赠送 给顾客作为纪念。

课题二 开放参观活动

课题三 商务谈判 P56—P70

课题四 签字仪式 1．文本的准备

(1)定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程，这是文本准备的前提。会谈过程中，各方都可以对具体条款 和表述提出修改意见。因此可以这么说，谈判的过程，就是定稿的过程。只有在文本定稿后，才可能举行签字仪式。(2)确定使用的文字。如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。如果双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。(3)确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。正本的数量根据签字方的数量而定，各方各保存正本一份，各方都必须在每份正本的每种文字文本上签字。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。副本的法定效力、印制数量和各方保存的份数，由签字各方根据实际需要协商确定，并在条款中加以规定。一般情况下，副本不用签字、盖章，或者只盖章不签字。

(4)校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。文本排版后，必须经过严格的校对，确认无误后，才能最后交付印刷、装订。国内合同和协议书的标印格式应当符合有关规定。涉外双边签字的文本印制时还应注意优先权的问题。

(5)盖章。为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双方的公章，这样，文本一经签字便具有法定效力。2．商定参加人员

(1)签字人。签字人员是签字仪式上的主要角色。签字人可以是双力参加谈判的主谈人，也可另派更高级别的领导人作为签字人员，以示重视。签字人员要符合以下条件：

●具有法定资格。各方签字人员必须具有企业法人代表资格，或者由法人代表所委托的人员签字。委托签字时必须出示委托人亲笔签署的委托书。

●规格相等。各方签字人员的职务和身份应当—„致或大致相等。比如，企业之间举行签字仪式，一方由董事长签字，另一方也应当由董事K出面，没有十分特殊的情况，不应当派级别较低的人员签字。

(2)领导人。为了表示对谈判成果的重视和庆贺，签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。

(3)致辞人。如安排致辞，一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。

(4)主持人。如果签字仪式中安排致辞、祝酒等活动，应当有一位主持人介绍致辞人的身份。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。

(5)见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。

有时也可邀请保证人、协调人、律师、公证机关的公证人员参加。(6)助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。助签人必须十分了解文本的印制情况，非常熟悉业务，认真仔细，忠实可靠。双边签字时，双方助签人的人选应事先商定。多边签字时，也可由主办方派一名助签人，依次协助各方签字。派礼仪小姐担当助签人的做法，仅适用于—些喜庆性的签宁仪式，而且事先一定要刘礼仪小姐进行培训。

(7)群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加，以鼓舞员工的士气。

(8)记者。为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。3 签字仪式的程序 1．人员就座

有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。双方签字人员要大体相当，最好是出席会谈的全体人员，除主签人员以外，有时还请更高级别的领导人员出席签字仪式，以示重视。

2．正式签署合同文本

通常的做法，首先，签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的 合同文本。

商务礼仪规定：每个签字人在由已方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。每个签字人均应首先签署已方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法，在礼仪上称为“轮换制”。轮换制的目的是在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等，各方平等。3．交换文件

此时，各方签字应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用 过的签字笔，以作纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。

4．祝贺

交换已签的合同文本后，双方签字人当场干上杯香槟酒，是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。

在一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方进行公证，此后才正式生效。

课题五 商务旅行

P74—P79

课题六 新闻发布会

1．新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者 召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。

2．新闻发布会大致有发布某一消息、说明某一活动、解释某一事件等类型。3．新闻发布会十分强调礼仪规范，其核心是诚，真诚地面对新闻记者，坦城的公布与组 织机构相关的信息。

4．新闻发布会的程序

学院办会申请新[大全] 篇4

学校统战部并校领导：

为响应学校领导积极承担高端学术会议，提高济南大学学术影响力和美誉度的要求，我院拟于 2016 年10 月 13 日至 16 日承办“第六届两岸文化创意产业发展论坛暨两岸文创本科学术联盟会议”。现将有关事项报告如下：

一、会议名称和主题

会议名称：第六届两岸文化创意产业发展论坛暨两岸文创本科学术联盟会议

会议主题研讨内容：

1、文化产业学科课程建设的回顾与国际化视野

2、人才培养模式的改革与学生能力的培养

3、两岸文创产业的相互借鉴与发展

4、文化产业与“大众创业 万众创新”

二、会议背景

为两岸高校进行教学成果和研究成果的展示搭建平台，推动两岸交流与文化产业管理专业的学科建设和人才培养，推动两岸文创事业全面发展。两岸文创本科学术联盟会议至今已召开五届，海峡两岸共有25家本科院校参加。

2014年6月，第四届两岸文化创意产业发展论坛暨两岸文

创本科学术联盟会议由南京艺术学院承办，研讨会主题为“两岸共同文化市场发展研究”。2015年10月，第五届两岸文化创意产业发展论坛暨两岸文创本科学术联盟会议由台湾佛光大学承办，研讨会主题为“文化〃创意〃产业教学工作坊”。

三、会议时间、地点、规模 时间：2015年10月13日—16日

地点：济南大学

规模：台湾代表 20人

内地代表 50人

四、会议筹备和组织工作

1.成立会议筹备组（由历文学院承担）。

2.筹备工作进度

会议报名截止日期：2016年3月15日

论文提交截至日期：2016年9月6日

3.会议开幕式请省教育厅、省台办、学校主要领导致辞。请学校分管统战工作和联系历文学院的学校领导到会指导。请学校统战部的同志到会指导。

五、会议经费预算

1.参会人员住宿、餐费 7.14万元（220元×70人×3天+ 70人×60元×6次=71400元）

2.外请知名专家费（含往返交通费）3万元 3.会议租车费 3万元

4.印制费（论文集及其他材料）2万元

总计 ：15.14万元。会议经费申请列入2016年学校专项经费预算。

特此报告，批准为盼。

历史与文化产业学院

2015年10 月26 日

附：与会学校名单

台湾：中国文化大学、台湾师范大学、台北科技大学、台北教育大学、台中教育大学、台湾艺术大学、高雄应用科技大学、勤益科技大学、屏东大学、美和科技大学、弘光科技大学、台东专科学校、元智大学、佛光大学（14家）