档案数字化扫描存在问题与对策

新疆油田采油一厂是新中国发现的第一个大油田——克拉玛依大油田的发源地, 于1960年建厂, 建厂55年来, 形成两万多卷珍贵的纸质档案。按照中国石油天然气集团公司 (后文简称“集团公司”) “十三五”期间建设数字档案馆 (室) 要求, 为加快库藏档案数字化建设, 2014-2016年, 采油一厂投入60万元用于油气勘探开发类、建设项目类、管理类三大项共计100万余页的档案全文数字化扫描工作。通过为期三年的数字化扫描工作, 采油一厂档案数字化超额实现91% (中石油要求80%) 的目标。

本文通过采油一厂在为期三年的档案数字化扫描工作中出现的问题, 提出可行性解决方案, 为各兄弟单位在数字化扫描工作提供建议, 以进一步提高档案数字化扫描工作质量。

1 档案数字化扫描存在问题

笔者通过全程参与北京佳讯天则有限责任公司承包采油一厂的档案数字化扫描项目, 发现数字化扫描中存在着诸多亟待解决的问题, 这些问题主要表现在以下几个方面:

(1) 硬件设施配备不全硬件设施是档案数字化建设过程中不可或缺的基本条件, 由于乙方同时在多家单位开展扫描工作, 导致设备设施配备不全, 如工程图纸扫描仪配备不齐全, 存在一些纸张较大的档案图纸, 如地质、基建档案的大幅图、表等, 扫描设备不能满足本厂实际档案的尺寸要求, 导致扫描的大幅图表或残缺不全, 或图像为空白, 或通过多次扫描经过多张图像拼接而失真。

(2) 纸质档案扫描过程欠规范乙方因同时承担多家单位的档案数字化扫描工作, 为加快工作进度, 乙方要求两名工作人员日完成至少5000条的数据挂接数量, 而合同规定“日均完成档案数字化2000条”, 导致为追求速度而忽视质量, 主要表现在以下几个方面:首先, 造成多扫、重复扫和漏扫现象。由于追求速度, 扫描人员对无须列入数字化处理的对象, 如图表中的空白表格、人为夹入文档中与文档无关的纸张进行了扫描;对基建档案主副本同一文档或同一纸张进行重复扫描;由于人为标注页码错误, 如跳页标码, 导致漏扫。其次, 造成对原件的损害问题。采油一厂勘探开发类档案最早产生于二十世纪五十年代, 部分勘探开发图纸档案由脆弱的透明玻璃纸人工绘制组卷而成, 在扫描前标注页码、拆卷、翻页时, 稍有不慎就会对原件造成损害。如工作人员对折叠多层的图纸在翻页时不小心, 动作幅度较大, 都容易对档案原件造成损伤。

(3) 后期管理不力承揽采油一厂扫描工作的北京佳讯天则公司总部设在北京, 数字化工作人员均在本克拉玛依招聘, 新聘用人员有的甚至刚从学校毕业的大中专毕业生, 没有任何工作经验。这些数字化档案工作人员在思想上没有意识到档案后期管理工作的重要性, 以为完成前期扫描工作便可, 在技术上对装订工作不专业, 缺乏相关培训, 导致扫描后的档案经重新装订后, 出现装订不齐, 纸张破损、甚至图纸打不开的现象。

2 提高档案数字化扫描质量的对策

(1) 基础设施配备齐全扫描设备配备的是否齐全以及性能的高低是提高档案数字化扫描质量的前提。硬件方面, 为满足数字化扫描工作要求, 乙方配备联想电脑5台, 服务器1台, 联想扫描仪1台, A3平板扫描仪1台, 使之适应系统中大量数据的快速处理。

软件方面, 拥有一套档案数字化加工软件, 支持高速扫描仪、普通平板扫描仪和大幅面工程图纸扫描仪, 具备对影像优化处理、加盖水印、自动纠偏、纠斜, 生产多页TIFF和PDF文件等功能, 在技术上符合档案信息化建设的基本要求。同时将档案数字化成果上传至集团公司档案管理系统, 从而为档案数字化成果的有效利用提供途径。

(2) 加强过程管理根据档案数字化加工的基本环节, 甲乙双方负责人勤沟通, 严管理, 各司其职, 根据集团公司《档案数字化工作流程图》要求, 严把各个节点质量关。尤其在扫描工作开展之前, 档案室负责人专门对扫描人员进行档案整理、标注页码以及档案装订等相关培训工作;在纸质档案上做标记时, 要求使用铅笔, 在纸张的右下角进行标记, 笔记不能过重, 字体工整, 不能过大, 以免伤害纸张;拆装档案时, 尤其是“手风琴”式折叠的大幅图纸时, 要求小心翻动, 不能用力过度, 以保护脆弱纸张。

(3) 加强后期管理保证质量后期管理中, 图像质检是一项至关重要的工作。甲乙双方需要制定档案数字化后的二校或三校质检规定, 校对工作根据加工进度按阶段进行, 杜绝在最后阶段集中突击校验。

首先, 数字化工作人员 (乙方) 要对照原件, 检查扫描文件的清晰度, 与原件无关的内容、斑点、墨汁等是否清除;是否进行纠错及纠偏处理。其次, 档案工作人员 (甲方) 对扫描件图像进行逐卷逐页校对, 确保扫描件与原件完整一致。尤其基建档案, 要按照案卷目录对卷内件进行逐件核对, 特别要注意卷内件页数与目录、原件相符。最后, 根据要求装订复原档案, 基建、勘探开发类档案图纸多, 复原时注意图纸正反、恢复手风琴式折叠, 遇到破损纸质, 及时修复, 逐卷逐页检查装订质量。

3 结语

总之, 采油一厂档案形成的历史沿革时间较长, 纸质为载体的纸张质地种类较多, 所形成的档案文件纸张和字体复杂多样, 不同时期的纸张质量不一, 因此, 在开展档案扫描工作中, 严格执行统一的技术与标准, 要保证图像的清晰可读, 最终满足在集团公司档案管理系统上实现档案资源共享的需求。

摘要：本文通过新疆油田采油一厂近两年开展的档案数字化扫描工作中出现的问题, 提出具有一定应用价值的档案数字化扫描对策, 为“十三五”其他兄弟单位开展数字化工作提供可行性建议, 以提高档案数字化扫描工作的质量。

关键词：档案数字化,扫描,问题,对策

参考文献

[1] 陈素萍.数字化质量的规范处理[J].中国档案, 2007, (2) .

[2] 郑鸥.关于全文档案数字化工作的思考[J].中国档案, 2007, (2) .