广西人事档案保管费的相关问题

广西人事档案保管费的相关问题（精选4篇）

广西人事档案保管费的相关问题 篇1

1.1 高职院校领导重视不够、档案管理人员的人事档案意识薄弱

多年来, 一些高职院校的领导认为学习和科研是高校的主要目标, 认为其他都是辅助性的资源可有可无, 因而就降低了对人事档案管理的资金和人才, 这就使得高职院校的人事档案管理水平低下, 资源利用效率令人担忧。而高职院校现有的人事档案管理人员缺乏人事档案管理的专业意识, 放松了对人事档案工作的管理, 淡化了人事档案工作的地位和作用。片面地认为人事档案只要不丢失, 不泄密, 便于干部调动或提拔干部的时候查档工作就可以。因此, 人事档案管理在一定程度上, 缺乏相关领导的支持和重视。同时, 也缺少人事档案管理从业人员的认真对待。

1.2 高职院校人事档案管理体制不健全

当前有些高职院校人事档案管理体制还不完善, 具体表现在以下几个方面:没有制定相应的人事管理制度, 缺乏系统、完整的规则和明文规定;有的虽然制定了规则规章制度, 但由于管理不够规范, 在实际工作中不能得到严格贯彻落实, 给人造成“形同虚设”的局面;更有甚者, 一些虚假档案、以权谋私的现象屡屡发生, 使得原本就薄弱的人事档案管理制度的严肃性、安全保密性屡受挑战。这严重影响了档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展。

1.3 高职院校人事档案管理人员的整体素质不容乐观

随着部分高职院校合并, 师资队伍也越来越大, 教职工人员的人事档案也相应增加, 但目前一些高职院校的人事档案室专职的档案管理人员很少, 并且缺乏必要的档案理论知识来指导他们的档案工作实践, 人事档案工作水平不高;有的人事档案管理人员是兼职人员, 不能保证有足够的时间和精力应对人事档案工作, 这不仅影响了管理水平, 而且也影响了工作的积极性。这些都导致了高校人事档案建设滞后, 不能适应新时期对人事档案工作提出的更高要求。这将不利于高校人事档案管理工作水平的提高。

1.4 高职院校人事档案信息化体系没有建立完善

目前, 许多高校人事档案管理工作仅限于纸张文件和存储水平, 管理中心还是传统的实体管理, 并没有随着现代信息技术的发展而实现人事档案的电子化。有些虽然使用现代化设备, 但仅限于用电脑打印人事档案的目录, 至于人事信息的查询和检索还要具体翻阅原来的纸质档案, 档案管理人员在对人事信息进行收集、分类、整理的时候还要采取传统的手法, 这就使得档案管理的信息化水平相对偏低。这些问题的存在将严重影响我国高职院校人事的制度改革。

2 加强高职院校人事档案管理的几点建议

1) 高职院校领导要加强对人事档案管理工作的重视, 人事档案管理人员提高人事档案管理意识。高职院校各级领导要高度重视, 加强领导, 了解档案工作中存在的问题;同时在组织上、制度上给予保证, 并在人力, 物力和财力给予大力支持, 使得人事档案管理工作得以顺利进行。人事档案管理人员要增强服务意识, 积极开发利用新的人事档案管理信息化系统, 发掘利用人事信息, 为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息, 真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。最大限度地发挥人事档案管理工作的优势, 为高校长久稳定的发展提供源源不断的人才;

2) 要建立健全高职院校人事档案的管理体系。建立高职院校的人事档案管理体系, 就要对不适应新形势的规章制度, 进行改革, 及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度。使得档案工作按规范化, 标准化, 科学化的轨道运行。高职院校要结合自己实际, 制定出一个统一的科学化的管理制度。同时明确责任和分工, 建立一个严格的档案管理制度和问责制度, 避免人事档案的丢失、破损、改动。另外严格人事档案的转入、转出、查阅、借阅程序, 对接收材料要有登记, 也要制定相应的管理系统。这样高职院校人事档案管理工作可以变得更为制度化、规范化。档案管理人员必须严格遵守有关制度, 不断规范人事档案管理, 使得档案管理工作有章可循, 促进人事档案管理工作朝着更加制度化、规范化的方向发展;

3) 加强对专业人事档案管理人员的引进和不断提高现有人员业务素质。首先, 高职院校要大力引进一些有文化专业知识, 有专业技术、技能的人事档案管理的专业性人才;其次, 要加强对现有人员的培训, 提高他们的业务素质。安排现有人事档案管理人员进行不同形式的再继续教育, 不断拓宽他们的专业知识面, 及时掌握相关领域的知识和技术, 开阔视野, 从而不断提高自身的政策水平和业务技能。充分应用现代科学技术来推进人事档案管理工作的科学化和规范化;

4) 加快高职院校人事档案管理的信息化建设。依靠现代化技术手段, 加快高职院校人事档案信息化建设, 提高高职院校人事档案管理的数字化管理水平。充分借鉴国内外较先进的人事档案管理经验, 选用适合本校实际的人事档案管理软件的类型, 实现人事档案管理的信息化。作为人事档案管理的专业人员要利用自己的专业知识和计算机技术对人事档案进行动态管理。实现人事档案的借阅、查阅、归档、统计全部微机化操作。在此基础上, 建立人事档案数据库系统, 以便全面记录和反映人事的基本信息, 以便在人事职务和技术职称变化时, 能够及时更改, 确保人事档案信息的时效性、真实性和准确性。此外, 在档案管理信息化的实施过程中, 要注意充分利用计算机加密技术, 既保证档案使用部门方便人事信息的搜索, 又要注意信息公开程度, 确保人事档案信息不被泄密修改。

3 结论

总之, 在计算机技术不断发展的今天, 高职院校应以信息技术为依托, 采用现代先进的信息技术、解放思想、开拓创新、更新观念、整合资源、与时并进, 争取早日实现较完整意义上的全面的高校人事档案工作信息化、现代化和资源共享, 这样才能更好地推动人事档案工作更好的发展, 才能真正实现人事档案管理的价值和意义。

摘要：高职院校人事管理, 是高职院校管理的重要组成部分, 是高职院校实现特定的教学与科研目标的重要保证。近年来, 随着人事制度改革和经济体制转变的深化, 高校人事档案管理工作也出现了不少新问题, 笔者针对目前高校人事档案管理工作的现状, 从一个档案管理从业人员的角度出发, 就如何理顺高职院校的人事关系, 促进高校人事制度的完善, 提出了几点合理化建议, 仅供大家参考。

关键词：高职院校,人事档案管理,问题对策

参考文献

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[5]郭路群.关于人事档案管理现状和改革的思考[J].中国人才, 2004 (6) .

广西人事档案保管费的相关问题 篇2

关键词：人事档案 个人信息 内部管理行為 权利救济

一、问题之提出：档案关系人利益的不平等对待

通过对北大法宝“高法公报案例”和“裁判文书精选”两个案例库的检索，可以发现2009-2010年期间，共有五起涉及遗失人事档案的诉讼，其中，有四起诉讼是因行政部门所保管的人事档案遗失而引发的，只有一起诉讼是因企业所保管的人事档案遗失而引发的。

值得关注的是，四个因行政部门所保管的人事档案遗失而引发的诉讼，档案关系人全部败诉，而因企业所保管的人事档案遗失所引发的诉讼档案关系人则获得胜诉。在之前的因企业所保管的人事档案遗失所引发的诉讼中，档案关系人也大都获得了胜诉。

由此，产生了非常令人好奇的问题：为何对企事业单位所保管的人事档案遗失的案件，司法机关采取了保护档案关系人利益的立场，而对行政部门遗失所保管的人事档案的案件，不同省份的不同层级的司法机关会采取了几乎相同的态度，即不赋予档案关系人获得救济的机会？如何才能找到一条改善档案关系人不能获得任何救济的困难处境的途径？

二、司法判决分析：行政部门与企事业单位的不同对待

（一）对企事业单位遗失所保管人事档案的判决的分析

在时间顺序上，对企事业单位遗失所保管人事档案的判决，共有四个。

在白万锦案[1]中，一审法院认为，被告经济公司收到原告档案后又不妥善保管，使其档案遗失多时，造成原告找到接收单位因没有档案而使其调动落空，给原告精神上、经济上造成一定损失，被告对此应负主要的民事责任。但是该判决被二审法院以“不属于法院的受理范围”为由而撤销。

在周玉富案[2]中，两审法院均认可了原告与档案保存人达成的经济补偿协议，但拒绝原告提出补办档案的诉讼请求。

在刘甲湘案[3]中，原审法院认为：“对于刘甲湘在其档案丢失之后的相关损失，应由香山饭店予以赔偿。……这种赔偿是对刘甲湘因此受到的可预见损失的一次性赔偿，具体赔偿数额，法院将酌情予以判定”。二审法院明确表示：“有关个人的人事档案是证明个人客观经历的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据，也是国家档案的组成部分，档案保存时间相对职工个人来说是终身的，一切单位都有义务妥善保护档案”，“香山饭店作为刘甲湘人事档案的保管单位，未尽到妥善保管刘甲湘人事档案的义务，造成刘甲湘的人事档案丢失，不可避免地影响到刘甲湘办理退休手续及养老保险、医疗保险等手续，原审法院判决香山饭店赔偿刘甲湘在其档案丢失之后的相关损失正确。”

在张淑英案中，一审法院正面回应了对人事档案的性质的看法，认为：“人事档案是记载公民个人履历，获得社会荣誉，进行就业及享受相关待遇的重要凭证，其记载的内容对公民的生活具有重大影响”，进而认定“本案中被告将原告的人事档案丢失，影响了原告就业及享受的相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见损失，同时也带来了精神压力，被告应承担丢失原告人事档案的民事责任，赔偿原告损失”。[4]二审法院重申：“人事档案是记载公民个人履历，获得社会荣誉，进行就业缴纳社会保险，享受相关待遇所应具备的相关凭证，上诉人与被上诉人解除劳动关系后，未按照国家规定将被上诉人的人事档案转入相关部门，也未妥善保管而丢失，给被上诉人的再就业及享受相关待遇造成了重大影响，给被上诉人取得相关利益造成了可预见的损失，也给被上诉人造成精神负担，上诉人具有过错，应当依法承担赔偿责任”。[5]

综上，在因企事业单位遗失所保管的人事档案导致的诉讼中，有以下共同点：第一，法院均将该类案件归入平等当事人之间的法律关系，按照民事诉讼法的程序，予以处理；第二，愈是晚近的法院判决愈加正面肯定了人事档案的性质和对档案关系人的极端重要性；第三，基本上肯定了档案关系人的诉讼资格和对因遗失人事档案所造成的不利益予以扩大的权利（合法利益）救济的可能性。

（二）对行政部门遗失所保管的人事档案的判决分析

在以前的涉及人事档案遗失的诉讼中，各级司法机关主要面对的是企事业单位遗失所保管的人事档案的情形。在2009-2010年间，连续出现了四起涉及行政部门遗失所保管的人事档案的诉讼。

在“天门市教育局人事档案遗失上诉案”[6]中，二审法院认为：“行政机关对本单位人员的人事档案管理行为是行政机关内部管理行为，不能提起行政诉讼”，“不属于人民法院受理行政诉讼案件的受案范围”，从而维持了原审法院不予受理的裁定。

在“延津县文化教育体育局丢失档案上诉案”[7]中，二审法院认为：“可诉的行政行为是行政机关行使的对外部产生法律效果引发的行政纠纷，人事档案管理是内部的行政管理行为”，“不属于行政案件的受理范围”，从而维持了驳回起诉的裁定。

在“渝中区南纪门街道办事处人事档案遗失上诉案”[8]中，二审法院以行政诉讼超过2年的起诉期限为由，维持了原审法院驳回起诉的裁定。

在“安阳市龙安区交通局人事档案丢失上诉案”[9]中，二审法院以起诉主体资格不符为由驳回起诉。

综上，在涉及行政部门所保管的人事档案遗失的案件中，有以下共同点：第一，法院均将该类案件作为行政案件，按照行政诉讼的程序，予以处理；第二，法院均将该类案件视为不能获得司法救济的案件，尽管不予救济的理由可能有所不同。比较一致的理由是认为行政部门的人事档案管理行为属于不具有可诉性的内部管理行为；第三，法院均没有对行政部门遗失所保管的人事档案给档案关系人造成的包括无法进行入党政审、办理工作调动、办理退休手续、办理养老保险等不利益是否属于法律上可予救济的损害以正面回应。

（三）对涉及人事档案遗失诉讼案件司法处理的评价

从以上对涉及遗失人事档案诉讼案件司法判决的分析可以发现，针对本质上相同的案件，法院却做出了不同的处理，导致档案关系人的诉讼资格与利益保护上呈现出极端的不平等。

笔者认为，造成司法机关对待行政部门遗失所管理的人事档案与企事业单位遗失所管理的人事档案的立场迥异的主要原因，是最高人民法院“关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函”[10]（[2004]民立他字第47号）本身的缺陷所造成的。

该复函规定：“保存档案的企事业单位，违反关于妥善保存档案的法律规定，丢失他人档案的，应当承担相应的民事责任。档案关系人起诉请求补办档案、赔偿损失的，人民法院应当作为民事案件受理。”

该复函明确规定了因过错遗失所保管的人事档案的企事业单位应当承担相应的民事责任，明确该民事责任的内容包括补办档案和赔偿损失，而且该类案件应当作为民事案件处理。

但其本身的缺陷也是非常明显：第一，没有明确人事档案的性质和意义。这个缺陷为后来各级法院的判决理由所填补，而且基本上达成了共识，即人事档案是记载公民个人履历，获得社会荣誉，进行就业及享受相关待遇的重要凭证，其记载的内容对公民的生活具有重大影响；第二，没有将档案关系人对自己的人事档案的利益权利化，而是停留在极端模糊的合法利益阶段；第三，最致命的，也是最根本的缺陷在于该复函将其效力范围明确限定在遗失人事档案的“企事业单位”，而没有包括“行政部门”。

因此，导致法院的行政审判组织对人事档案的性质和对档案关系人的意义认识不清，对档案关系人对自己的人事档案的利益的重要性认识不足，行政审判组织从单纯的形式区分标准出发，将行政部门遗失人事档案的案件归入行政诉讼的范畴，从本质上割裂了档案关系人对自己的人事档案利益的统一性和同一性，导致档案关系人因其人事档案的管理主体的身份不同而受到法律上的不平等待遇，更因其采用内部管理行为的定性使得档案关系人根本无法获得司法救济。

值得继续追问和思考的问题，无疑就是：如何认识档案关系人对人事档案的利益的性质？以何种途径可以达到对档案关系人的平等且有效的救济？

三、司法实践的可能改善路径：以档案关系人的利益为视角

（一）档案关系人对其人事档案之利益的本质

从人事档案的内容看，人事档案是由最全面、最深刻地反映个人情况的材料构成。即得以直接或间接方式识别个人的信息。[11]包括：履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，学历和评聘专业技术职务材料，政治历史情况的审查材料，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，奖励材料，处分材料，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料，其他可供组织上参考的材料。

因此，人事档案与一般意义上的档案相比较，最大的差别在于其所承载的内容。通常意义上的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（《档案法》第二条）。从所记载的主体而言，一般意义上的档案不仅涉及个人，还涉及而且主要是涉及国家机构和社会组织，而人事档案仅涉及个人，即特定的自然人；从所记载的内容而言，一般意义上的档案涵盖的范围比较广泛，包括政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动，而人事档案仅涉及个人的履历等；从选择的标准而言，一般意义上的档案侧重于对国家和社会有保存价值的历史记录，而人事档案侧重于公民个人的经历。

档案关系人对其人事档案所享有的利益，既非有形财产权，亦非无形财产权。从有形财产权的角度而言，人事档案并非档案关系人的物权的客体。人事档案的载体通常为一系列的纸质文件。此类文件是由不同的档案形成机构提供而形成的，即使说此类纸质文件构成物权的客体，也不能说人事档案是档案关系人的私有财产，而毋宁说是档案形成机构保存的公共财产。但是，从物理的角度而言，这些纸质文件本身的财产价值极其微弱。因此，可以说，人事档案的物质载体本身作为物权客体的价值是微不足道的。从无形财产权的角度而言，虽然有不少档案材料是档案关系人亲自填写的，但是在立法上并不认为其对自己所填写的个人信息或者自我评价材料等内容享有著作权。

因此，可以说，人事档案的本质是个人信息，档案关系人对其人事档案的利益关系为个人信息权关系。个人信息权在本质上属于隐私权。我国《侵权责任法》第二条第二款虽然实现了隐私利益的权利化和有名化，但是对于隐私权的概念和分类并没有给予任何规定。因此，对隐私权的概念、外延、权利内容结构、权利保护机制等有待理论上的进一步整理和开发。

（二）以私法权益保障为导向的司法政策

在本文所探讨的涉及行政部门所保管的人事档案遗失的案件中，司法机关从形式论的角度出发，仅仅因为档案保管部门的行政属性，而将该类案件作为公法案件来处理。

從公法与私法区分而言，该做法具有强烈的旧主体说（隶属关系说、主从关系说、支配说、权力说、服从说）的味道，以参加人的地位为根据，认为公法的识别标志是主从地位，而私法的识别标志是平等地位。相应的法律关系是支配服从关系就是公法关系，相应的法律关系是平等关系，就是私法关系。[12]

笔者认为，在人事档案法律关系中，行政主体处于与私人平等的地位，在管理人事档案的行政部门与该档案的档案关系人之间是服务与被服务的关系，并不存在对人的管理或支配等不平等的从属性关系，而仅仅是对物（档案载体）和信息（档案内容）的管理关系。这一点与企事业单位所管理的人事档案并无不同。此外，从档案关系人与人事档案之间的利益而言，人事档案攸关档案关系人的重大生存利益，特别是录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职等重大经济和人身利益。因此，将行政部门中的人事档案管理视为不对外产生法律效果的内部管理行为，堵死档案关系人获得司法救济的机会，从根本上违反了以往民事司法判决对档案关系人与自己的人事档案的利益的基本共识，即“人事档案是记载公民个人履历，获得社会荣誉，进行就业及享受相关待遇的重要凭证，其记载的内容对公民的生活具有重大影响”[13]。

所以，应当借鉴新主体说的理论，将只适用于国家和其他特别权力主体的法律规范归入公法，即只能适用于公权力的担当者的法，即赋予国家等行政主体以权限，课以义务者才是公法，而适用于任何人的法律规范是私法，也即对所有权利主体都赋予权利和课以义务的法是私法。是否将某项法律关系视为公法关系，需考虑，该法规范是否是适用于每一个人的法律，还是作为其中的例外的“特别”法，只为公权力主体而设定。[14]

在公法与私法区分的司法政策上，鉴于我国现行行政部门享有太多的特权，为保证人民的权利，也宜扩大私法法律关系的认定。[15]具体在本文所涉及的行政部门所管理的人事档案遗失的诉讼中，司法机关不应当区分行政部门管理的人事档案和企事业单位管理的人事档案，而是将档案管理单位与档案关系人的人事档案关系，统一界定为私法上的法律关系，将该类诉讼作为民事案件，按照民事诉讼的程序进行审理，保证“最大限度地满足个人利益”。[16]

四、结论

面对档案关系人起诉遗失其人事档案的行政部门的案件，司法机关对行政部门有所忌惮，通过形式论的区分，将此类案件进行简单化处理，漠视了2004年最高人民法院相关复函保护档案关系人合法利益的本意，严格区分行政部门所管理的人事档案遗失案件与企事业单位所管理的人事档案遗失案件，将前者归入行政诉讼，将后者归入民事诉讼，并认定在行政部门中的人事档案管理属于内部管理行为，对档案关系人不产生法律上的后果，从而不具有可诉性。这种做法忽视了在人事档案管理中，无论是行政部门进行管理，还是企事业单位进行管理，都不存在行政法意义上的从属关系。人事档案管理的本质是对物（档案载体）和信息（档案内容）的管理，不存在对档案关系人本身的管理。

因此，从保护私权、维护人格自由发展与人性尊严价值的角度出发，应当坚持扩大认定私法关系的司法政策，将人事档案管理关系统一理解为对物（档案载体）和信息（档案内容）的管理，对因档案保管部门遗失所管理的人事档案的诉讼统一界定为民事案件，按照民事诉讼进行审理。

注释：

[1]海口市中级人民法院 “白万锦诉海南经济技术开发(集团)公司遗失其人事档案致其无法调动工作赔偿案”判决书。

[2]成都市中级人民法院 “周玉富与成都纸浆厂破产清算组一般劳动争议纠纷上诉案”（(2008)成民终字第2739号）民事判决书。

[3]北京市第一中级人民法院“北京首都旅游国际酒店集团有限公司香山饭店与刘甲湘财产损害赔偿纠纷上诉案”（(2008)一中民终字第537号）民事判决书。

[4]河南省安阳市内黄县人民法院“张淑英与中国建设银行股份有限公司内黄支行档案丢失赔偿纠纷案”（(2008)内民初字第474号）民事判决书。

[5]河南省安阳市中级人民法院“中国建设银行股份有限公司内黄支行与张淑英档案丢失赔偿纠纷上诉案”（(2009)安民二终字第55号）民事判决书。

[6]湖北省汉江中级人民法院“王先才与天门市教育局人事档案管理行为纠纷上诉案”（(2010)汉行立终字第1号）行政裁定书。

[7]河南省新乡市中级人民法院“吕天福与延津县文化教育体育局丢失档案行政赔偿纠纷上诉案”（(2009)新行终字第135号）行政裁定书。

[8]重庆市第五中级人民法院“胡某与重庆市渝中区南纪门街道办事处确认丢失档案行为违法纠纷上诉案”（(2009)渝五中法行终字第281号）行政裁定书。

[9]河南省安阳市中级人民法院“刘鹏虎与河南省安阳市龙安区交通局人事档案丢失赔偿纠纷上诉案”（(2009)安民立终字第129号）民事裁定书。

[10]最高人民法院2006年6月13日公布的“最高人民法院关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函”（[2004]民立他字第47号）。

[11]张建文.论人事档案遗失的权利救济[J].北京档案,2009(10):18.

[12]翁岳生.行政法[M].北京：中国法制出版社,2002:103.

[13]河南省安阳市内黄县人民法院“张淑英与中国建设银行股份有限公司内黄支行档案丢失赔偿纠纷案”（(2008)内民初字第474号）民事判决书。

[14][德]平特纳.德国普通行政法[M].朱林译.北京：中国政法大学出版社,1999:94.

[15] 翁岳生.行政法[M].北京：中国法制出版社,2002:102-103.

广西人事档案保管费的相关问题 篇3

(一) 机构及人员缺乏较强的人事档案意识, 未充分认识人事档案管理的重要性。一直以来, 存在不少机构及人员缺乏对人事档案管理工作的认识, 对人事档案的了解比较片面, 将其认为是裁剪、装订以及保管等工作, 缺乏对工作要求的认识, 也对工作实施持以一种应付了事的心态。所以, 人事档案管理工作往往被忽略, 主要就是因为相关人员缺乏足够的了解和重视。

(二) 缺乏完善的人事档案管理制度, 且未得到有效落实。部分单位为使管理人员的岗位职责得到明确, 制定的规章制度也缺乏全面与完善;有的单位仅仅制定了档案的借阅制度, 或者有的单位即使制定了制度, 却受限于有限的管理水平, 导致制度并未得到有效实施, 对档案管理工作的规范化及制度化发展造成阻碍。

(三) 人事档案管理缺乏充足的人员配备, 管理队伍水平较差。档案管理是一项比较重要的工作, 却未得到应有的重视, 导致事业单位人事档案管理时往往设置专门的档案管理人员, 而且部分人事档案管理人员由于缺乏系统的知识技能培训, 其管理工作能力较差。而兼职人员在人事档案管理工作中投入的时间和精力有限, 以上因素均导致事业单位人事档案未能得到快速建设与发展, 档案管理的水平也较低, 为事业单位人事档案管理工作水平的提高带来不利影响。

(四) 人事档案保管不具备与档案安全保管要求相符的硬件条件。目前档案库房大多比较简陋, 将普通办公用房作为档案库房的比较常见, 也有单位将档案库房安置在地下室、底层或者办公楼顶, 档案长时间在高温及潮湿作用下极易受损。库房的门窗也比较普通, 缺乏较好的封闭效果, 也不具备理想的防盗、防光、温度及湿度控制的作用, 未进行完善档案安全保管设施的配置, 与档案安全保管的要求存在较为明显的差距。

(五) 人事档案缺乏较高的现代化及信息化水平。当前不少事业单位的人事档案管理工作仍然是纸质档案的建立和保管, 仍然将实体管理作为管理的重心, 未随着科技的进步而加强人事档案的电子化建设。而部分人事档案室只是将计算机作为档案目录打印的工具, 未实现人事信息的查询及检索功能, 也不能进行人事信息的有效处理, 信息化水平有待提高, 这使得统计只能依赖人工, 严重浪费了人力资源。

二、加强事业单位人事档案管理的相关建议

(一) 强化宣教, 提高事业单位职工的人事档案意识。人事档案管理部门应加大宣传, 首先应该从思想层面上提高职工对人事档案工作的重视。各级领导需要给予足够的重视, 充分发挥自身领导作用, 加强对档案工作现状及问题的了解;并且, 给予人事档案管理制度上、组织上足够的支持, 提供充足的各方面资源, 促进事业单位人事档案管理工作的顺利实施。人事档案管理人员应强化自身服务意识, 提高人事信息开发及利用的积极性, 为事业单位各项重大决策, 例如人才选拔、人事制度改革等提供有价值的人事档案信息, 并且确保档案信息的可靠性与前瞻性, 从而使人事档案部门转变成人事档案信息中心, 同时实现综合服务职能的提升。

(二) 促进人事档案管理制度的完善与实施。通过制度的建立与完善, 使人事档案管理在制度上有所依据, 有利于人事档案管理的合理与规范。在当今社会中, 需要切实按照《干部档案工作条例》的要求, 联系事业单位人事档案管理的实际状况, 促进各项制度的完善, 明确规定人事档案工作的各个环节, 例如接收、传递、保管以及查阅等。档案人员也必须严格遵守相关规章制度, 确保人事档案管理规范实施。

(三) 加强人事档案管理人员配备, 积极提高职工的专业素质。事业单位应安排专人负责人事档案部门的管理, 根据档案册数的具体情况配备充足的专兼职档案管理人员, 要求档案人员具有充足的时间和精力开展人事档案的各项工作, 包括建档、归档以及档案的开发利用等。并且, 针对人事档案工作技术含量高、专业性强、政策性严的特点, 要求档案人员必须严于律己, 切实做好自身思想政治建设, 提高自身各方面的素质修养, 丰富知识结构, 提高档案管理人员的政策水平以及业务技能。此外, 也需要凭借先进科技的应用促使人事档案管理工作更加合理与规范。

(四) 加强档案保管基础设施建设, 提供充足的物质基础。事业单位应采取有效措施, 加强人事档案保管的基础设施建设, 设立独立的档案室, 并且根据档案安全保管的要求进行档案柜以及必需防护设备的配备, 保证人事档案保管的安全。

(五) 加强人事档案信息化建设, 提高档案管理现代化水平。事业单位领导应积极听取人事档案工作一线人员的意见, 选择适用于单位的人事档案管理软件, 促使人事档案信息化得以实现。并进行人事档案信息查询系统的建立, 对个人及部门设置相应权限, 通过网络平台对人事档案信息进行了解, 并进行合理公开, 从而为人事工作提供更好的服务。

摘要：本文就事业单位人事档案管理工作进行分析, 并在结合上述问题的基础上, 提出相关建议。

关键词：事业单位,人事档案管理,问题,建议

参考文献

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[4]田洁.事业单位人事档案管理工作的思考[J].办公室业务, 2016 (07) :148.

广西人事档案保管费的相关问题 篇4

关键词：10号令保管期限表归档范围

2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。

一、《规定》的特点

《规定》主要包括正文和附表两大部分。其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。附表则为《企业管理类档案保管期限表》。与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：

（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围

在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。具体如下：

1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。

2.《规定》对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理，按照资本经营工作的内容设置条目，将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。

3.《规定》为突出企业经营管理变化的趋势，强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档，同时，为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势，将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。

（二）适应企业发展新形势，引入“管理类档案”概念

与《企业档案工作规范》相比，《规定》引入“管理类档案”概念，重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案，以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外，党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案（见《国有企业文件材料归档办法》）的专属类别而存在，非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化，个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此，《规定》将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴，要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。

（三）结合企业实际需求，革新保管期限设置方法

《规定》沿用《企业档案工作规范》参考附录中的企业档案保管期限设置方法，将企业档案保管期限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中，定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要，相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在《规定》中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时，与《企业档案工作规范》相比，《规定》强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下，根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限，不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务，在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值，企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限，如从30年延长至40年、永久等，以充分发掘档案价值为企业长期发展服务。

二、企业贯彻执行《规定》过程中存在的普遍问题

（一）文件材料归档范围划分不清晰，条目表述笼统

由于部分企业档案部门独揽编制工作，与业务部门缺乏沟通合作，在未摸清企业活动特点、组织机构设置、业务流程等状况，以及未征求业务部门意见的情况下开展制定工作，或者部分企业各业务部门自行编制本部门的《保管期限表》，最后由档案部门汇总。上述情况直接导致《保管期限表》中文件材料归档范围划分不清晰，条目表述过于笼统。例如：一级条目“办公厅”下设置“中央、国务院发文”条目。“中央、国务院发文”有普发性的，也有针对本企业的，究竟二者全部列入须永久保管的文件材料归档范围还是有所区别并不明确。同样，其他一级条目“审计部”、“人力资源部”下均设置“中央部委发文”条目，该条目与“中央、国务院发文”所指文件材料归档范围之间是否存在相同或差异并未指明，致使各部门工作人员在归档工作中对文件材料归档范围的划分感到困惑。

（二）对文件材料组织体例把握不准，致使编制主线模糊

《保管期限表》中文件材料组织有两种体例：一是按职能或问题组织，二是按部门组织。企业依据文件材料组织体例选择相应的编制方式，即以职能或以部门为编制主线。由于企业对文件材料组织体例把握不准，致使《保管期限表》的编制主线不清晰，归档范围条目混乱。部分企业按职能设置条目，出现遗漏非红头文件、各部门职能交叉造成文件材料权属混乱等现象。部分企业虽然按部门组织设置条目，但是一级标题下却出现部门不全、组织层次不清的现象。部分企业甚至混用“部门”“职能”两种标准设置条目，致使《保管期限表》中条目的设置缺乏统一性和条理性。

（三）《保管期限表》在内容、格式等方面存在的错误问题

1.格式错误。《规定》中管理类档案保管期限表的表头主要包括序号、归档范围及保管期限。而企业实际提交《保管期限表》的表头往往与此不符，出现“归档文件材料”“保管年限”“编号”等错误。在序号的编制上，《规定》要求《保管期限表》的编号必须反映文件材料的分类层级，因此采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”、“1.2”的标注方式。并且编号最好不要超过四级。如超过四级，第五级可用（一）（二）（三）的标注方式。而企业实际提交的《保管期限表》中常出现五级编号或编号格式错误等现象。

2.条目设置的问题。一是《保管期限表》中条目的设置出现重复、交叉、关联性低、描述过于抽象等问题，如上级条目“人力资源管理工作文件材料”与其下属条目“职工健康与医疗保险文件材料”之间的关联性较低，隶属关系不明确。二是《保管期限表》中次要条目排列在重要条目之前，条目排列次序缺乏逻辑性。

三、企业改进编制工作的相关建议

（一）强化部门合作，明确细化文件材料归档范围

通过建立部门合作协调机制，成立编制领导小组，实现档案部门与企业内其他业务部门之间的联动合作，从而准确判断各部门需要归档的文件。具体来说，首先，由档案部门或企业综合办公室下发文件材料调查表，“各部门根据实际业务流程及法律法规和规范性文件提出记录保存要求”[1]如实填写，汇总后报送给档案部门。其次，档案部门依据其他各业务部门报送的文件材料调查表，对企业各部门进行职责分析，提出各部门应归档文件材料的参考范围，并确立《保管期限表》的编制框架。再次，各业务部门参考档案部门意见并在专业档案工作人员的协助下初步形成部门《保管期限表》。最后，档案部门在汇总各部门《保管期限表》并形成初稿后，下发各部门征求意见。

（二）结合企业自身特点，选择恰当的编制方式

《规定》中管理类档案保管期限表模板是以职能为主线进行编制的，这种编制方式“可参考的样表较多，编制工作量相对较小，对编制人员要求相对较低，且可应对企业机构的频繁变化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、归档责任不清，并易遗漏重要非红头文件。部门变化频繁或第一次编制保管期限表的企业比较适用这种编制方式。以部门为主线编制《保管期限表》需要对企业部门机构设置及业务活动有较为深入地了解，对编制人员要求较高且工作量大，编制周期较长。这种编制方式更适用于部门调整不频繁，有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。特别是专业性强的企业，如金融财团、信息技术研发、电商等企业就可以按照职能主线编制《保管期限表》。

（三）开展学习培训，提升档案工作业务水平

邀请国家档案局分管企业档案工作的专家开展《规定》解读学习及《保管期限表》编制经验交流等系列培训活动，以增强企业各业务部门及档案部门员工的档案业务知识和技能。针对企业在《保管期限表》制定过程中遇到的普遍问题，企业之间可以通过交流、合作等方式进行探讨，在必要时可向国家档案局寻求业务指导和帮助。同时，由行业内的龙头企业牵头，联合行业内企业，开展《保管期限表》编制工作，设计出可供行业内企业参考的模板。

注释及参考文献：

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（二）[J].中国档案，2015（4）：30-31.