做好高校办公室秘书工作的探讨

秘书就是专门从事办公室程序工作, 协助领导处理财务及日常事务, 并为领导决策及实施服务的人员。秘书的工作事无巨细, 辛劳又重要。在高校中扮演着重要角色, 起着承上启下和领导与教职工联系纽带等作用。如何做好高校办公室秘书工作是秘书工作者亟待探讨的热门话题。

1 秘书的涵义

关于秘书的含义可谓是百家争鸣, 呈现多元化特性。一种观点认为秘书 (Secretary) 指政党之内的要职, 最高者称为总书记;也有人认为秘书是写字楼及商业机构内的文员职位, 专长是速记、打字、安排日程、会议等。《辞海》中指出“:职务名称之一, 是领导的助手。秘书工作是一项机要性工作, 它的任务是收发文件, 办理文书、档案和领导交办事项。”国家劳动部 (现称劳动和社会保障部) 在1998年5月颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为:专门从事办公室程序工作, 协助领导处理财务及日常事务, 并为领导决策及实施服务的人员。笔者赞同国家劳动部关于秘书的含义, 它比较科学地阐明了秘书的基本内涵和外延。

2 高校秘书工作的职责和地位

高校办公室秘书职责是秘书工作人员在高校管理和办学活动中所承担的具体的工作内容, 即秘书应当做什么的问题。高校办公室秘书的地位是高还是低是一个很难说清楚的话题。高校办公室秘书一般具备学识渊博、能干成熟的素质, 高校办公室秘书是关心和照顾领导工作、生活之人, 为领导服务在一定程度上就是为领导排忧解困, 让领导工作称心如意, 让领导不为生活琐事困扰, 使之生活开心舒适。表面上看来像处理闲杂事务, 实际上成为领导不可或缺的参谋和助手, 处于“幕后工作者”的角色, 行使着隐性的职权。

3 做好高校秘书工作的体会

3.1 责任至上, 强化责任意识

何为责任?对责任的理解通常可以分为两个意义。一是指份内应做的事, 如职责、尽责任、岗位责任等。二是指没有做好自己工作, 而应承担的不利后果或强制性义务。美国著名的政治家、思想家和第16任美国总统的亚伯拉罕·林肯有一句经典名言是:人所能负的责任, 我必能负;人所不能负的责任, 我亦能负。如此, 你才能磨炼自己, 求得更高的知识而进入更高的境界。责任至上和强化责任意识是搞好高校办公室秘书工作的基础和前提条件。一要想干事情, 有强烈的责任感。人只有有了责任感, 才能具有驱动自己一生都勇往直前的不竭动力, 才能感到许许多多有意义的事需要自己去做, 才能感受到自我存在的价值和意义, 才能真正得到人们的信赖和尊重。有了强烈的责任感, 高校办公室秘书就能够对业务精益求精, 辛勤耕耘, 勇攀高峰, 殚精竭虑, 追求新目标, 创造新辉煌, 攀登新境界。二要强化学习, 提升干事能力。作为高校办公室秘书不仅要想干事, 更为重要的是能够干事, 即要具备精明能干的办事能力。21世纪的中国应该成为人人皆学之邦。2001年江泽民明确提出:“构筑终身教育体系, 创建学习型社会”。21世纪是学习型社会, 学习是人生终身需求。21世纪是知识大爆炸、大碰撞、大发展时期, 新知识、新产品、新工艺、新材料、新技能等层出不穷……在当代, 高校办公室秘书要发扬“书山有路勤为径, 学海无涯苦作舟”的求学精神, 博览群书, 废寝忘食。

三要求真务实, 真干事。求真, 就是实事求是, 正确把握各项事业发展的客观规律和实际情况;务实, 就是脚踏实地, 一步一个脚印, 扎实推进各项工作。高校办公室秘书工作是一个高智商、高情商和精益求精的岗位, 不能粗枝大叶, 马马虎虎, 更不能滥竽充数混日子。要坚决克服弄虚作假风气和形式主义。弄虚作假百害无益, 挫伤教职工的积极性、妨碍工作落实、助长歪风邪气。高校办公室秘书要弘扬求真务实的敬业精神, 坚决反对形式主义。形式主义就是片面追求形式而忽视内容的一种方法论和工作作风。如:做表面文章;喊空口号, 说话的巨人, 行动的矮子等。这些形式主义的不良现象, 与脚踏实地、埋头苦干的务实精神背道而驰, 与求真务实工作作风格格不入, 严重影响了秘书工作的质量和效果。四要严格要求, 干好事。高校办公室秘书严格要求具有多样性的特性, 体现在方方面面。其一, 遵纪守法, 增强法纪意识, 严格依法办事。以遵纪守法为荣, 以违法乱纪为耻。高校办公室秘书要遵守劳动纪律、保密纪律、政治纪律, 带头遵守国家《宪法》、《高等教育法》等法律法规。其二, 用心工作, 坚决避免工作失误, 确保工作质量。常言道, 只有认真工作, 才能完成任务;只有用心工作, 才能正确完成任务。所谓“用心工作”是指三思后行, 提倡有思考、有思索和有思想的劳动。有思考的劳动是认识和办事的初级阶段, 要分析工作任务的性质、标准与要求、目标以及需具备的条件。有思索的劳动是指为确保圆满和高效地完成工作任务, 要采取何种方式方法、有效的措施, 须创造哪些条件。有思想的劳动是指在完成工作任务后, 要善于总结和提炼, 逐步形成系统的方法论和理论成果。

3.2 质量第一, 确保工作质量

质量是高校办公室秘书工作的关键词和主题。1994年5月, 在美国质量协会年会上, 世界著名的质量管理专家约瑟夫·M·朱兰博士在其题为《未来的质量世纪》的主题演讲中就曾大胆地预言:21世纪, 人类将告别“生产率的世纪”, 迎来“质量的世纪”。’“百年大计、质量第一”。高校办公室秘书须增强质量意识, 树立“质量第一”的观念, 不断提升综合素质, 避免工作失误, 确保工作优质。其基本要求是:完成的工作任务所需要的时间最少、耗费的人财物最低、工作结果完全符合要求。

3.3 效率为先, 增进效率意识

高校办公室秘书应具备工作作风雷厉风行、工作态度踏实肯干和勇于承担责任的素质。效率为先, 主要体现在:一是思维快, 反应灵敏。能够正确体会领导的意图, 能够正确理解领导讲话的精神。办事情灵活自如, 不因循守旧, 墨守成规。二是操作快, 动作熟练。高校办公室秘书要承担办理公文、撰写领导讲话稿、演讲词等, 能够熟练地使用计算机操作, 提高办理文字材料能力和水平。三是动作快, 雷厉风行。高校办公室秘书经常办理接待、购买办公用品、购买车船票、安排餐饮住宿等日常事务, 须及时、正确办理, 切忌拖拖拉拉和漫不经心等。

3.4 创新为重, 树立创新意识

创新是人类特有的认识能力和实践能力, 是人类主观能动性的高级表现形式, 是推动民族进步和社会发展的不竭动力。古人云:“变则通, 通则久”。江泽民指出, 教育是知识创新、传播和应用的主要基地, 也是培育创新精神和创新人才的摇篮。随着社会文明的深化和进步, 改革开放深入推进和社会主义市场经济不断进步和完善, 文化多元化的相互渗透, 做人“一根筋”和“死脑筋”, 那只能处于四面楚歌之中, 纵有三头六臂, 也会处处碰壁。高校办公室秘书工作是非常重要和复杂的系统工程, 须具备与时俱进探新路和开拓进取创佳绩的素质, 其创新性主要体现在:一是新观点、新思想。如:领导讲话稿和演讲词等要体现新颖性和独创性;二是新举措。高校办公室秘书要随着时间、环境、政策、法律法规、条件等变化, 办文件、办会议和办事情等要灵活变通, 推陈出新。

摘要：秘书工作是既辛苦又复杂的工作。立足岗位敬业奉献, 不断增进责任意识、质量意识、效率意识、创新意识和服务意识是做好秘书工作的基本要求和基本经验。

关键词：责任,质量,效率,创新,服务

参考文献

[1] 刘京明.《做好党委办公室工作的“五形术”》[J].《领导科学》.2011.06

[2] 王久军.《关于做好办公室工作的几点思考》[J].《办公室业务》2010.09