怎样做好行政秘书工作

怎样做好行政秘书工作（精选9篇）

怎样做好行政秘书工作 篇1

办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门，连接领导和基层的枢纽地位，是学院的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能。也就是说办公室工作开展的如何直接影响到全院的各项工作的完成。

作为一名行政秘书，我觉得首先要从以下几点：

1、要有较高的思想品德素质修养及职业道德。

能够认真贯彻党的基本路线方针政策，通过各种方法积极学习政治理论；遵纪守法；爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。

2、要有较强的专业知识、工作能力。

行政工作琐碎，为了搞好工作，要不怕麻烦，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，熟悉学院的各项工作，要明确工作的程序、方向，提高工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，能够顺利的开展工作并熟练圆满地完成本职工作。

在办公室，在具体工作中，作为行政秘书要从以下几个方面做好：

（1）协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内，给大家查阅文件提供了很大方便

（2）按时完成上级下达的各项任务，协助办公室主任把各项工作有条不紊的开展下去。

（3）协助办公室主任和团总支书记组织协调学院的一些活动。

（4）做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行学院公章管理规定，不滥用公章，不做违法的事情。

（5）全学院的办公物品及时去后勤领取，以保证全院的需要。

（6）做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。

（7）认真、按时、高效率地做好学院领导及办公室主任交办的其它工作。

为了学院工作的顺利进行及部门之间的工作协调，除了做好本职工作，我还积极配合其他同事做好工作。

3、要有认真的工作态度和勤奋敬业的精神。

要热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，出勤率高，全学期没有请假现象，有效利用工作时间，坚守岗位，需要加班完成工作按时加班加点，保证工作能按时完成。

怎样做好行政秘书工作 篇2

一、高职院校教学秘书工作存在的问题

1、工作强度大

高职院校大多由原中专校升格而来, 原先中专校教务科中的教务员工作相对单一, 如组织考试、档案管理、教材征订、课表编排等各有专人负责。升格为高职院校后, 各系往往只配备一名教学秘书, 而且还要兼顾行政事务, 相当于承担了以往中专校中办公室及教务科两大部门的工作。学院教务处有十多名教务员, 各司其职, 系部教学秘书则要应对十几项工作, 其工作范围之广、难度及强度之大可想而知, 使得教学秘书往往只是疲于应付教务处及系主任布置的各项工作, 很难保证教学管理工作的质量。

2、重视程度不够, 队伍稳定性差

我国高校普遍存在着重教学、轻管理的现象, 对高校教学管理队伍建设的重要性认识不足, 导致教学秘书队伍的稳定性差, 主要是受以下几个因素的影响。第一, 教学秘书的配备上随意性较大, 人员来源构成复杂, 我院的教学秘书主要由以下几部分人组成: (1) 由实验员转岗而来 (2) 由辅导员转岗为教学秘书 (3) 企业及人事代理编制人员⑷其它部门分流人员, 此种做法导致了教学秘书队伍的不稳定。第二, 教学秘书工作得不到重视, 职业发展前景很差, 很少有人愿意长期从事此项工作。第三, 教学秘书工作缺乏科学的评价标准, 工作业绩难以衡量, 往往是干好了得不到表扬, 失误了会受到批评和指责。第四, 有部分领导和老师认为教学秘书就是干杂事的, 什么复印文件、端茶倒水、打扫卫生等没人愿意干的事都是教学秘书的份内事, 对教学秘书的工作缺乏足够的尊重, 这严重挫伤了教学秘书工作的积极性。

3、素质有待提高

主要表现在以下几个方面: (1) 管理水平不高。教学秘书对教学管理理论知之甚少, 无法用理论来指导实践工作, (2) 大部分教学秘书所学专业非本系专业, 对专业知识不了解, 对系部的专业建设未能起到很好的反馈与谋划作用。 (3) 心理素质偏低。由于工作责任重, 压力大而待遇相对较低, 造成部分教学秘书心理失衡, 对工作没有热情。

4、工作程序不规范

工作程序是按一定顺序和方法工作的规则, 规范工作程序是提高工作效率的关键。教学秘书在行政上属系部, 在业务上却从属于教务处, 直接接受教务处安排, 经常是这边忙着教务处布置的工作, 那边系主任又在安排任务, 不知该听谁的, 为此, 教学秘书经常处于系部事务和教务处事务的“两难”境地。

5、缺乏必要的岗前培训和经验交

教学秘书上岗前普遍没有经过正规的岗前培训后, 缺乏对教学流程系统的了解和掌握, 有时感到头绪很多却无从下手, 缺乏工作的目的性、计划性, 给教学管理工作带来许多困难。并且系部教学秘书缺乏与本院同行及其它院校教学秘书之间的经验交流, 常常是闭门造车, 不利于相互间的学习及业务管理能力的提高。

二、改进教学秘书工作的措施

1、加强思想教育

加强思想教育, 就是使教学秘书牢固树立管理育人、服务育人、为人师表、热爱学生、爱岗敬业, 热爱本职工作的精神, 使他们明确教学管理是一项科学性和实践性很强的工作, 不同于一般的行政管理工作。教学管理人员素质和水平的高低, 直接影响着管理的质量和效果。系部教学管理工作的好坏与教学秘书的思想、性格、能力、专业有很大关系, 通过思想教育, 提高他们工作的责任心和牺牲精神, 让他们安于本职工作。

2、重视教学秘书的待遇问题

各高职院校应参照配备辅导员队伍, 按照学生比例配备一定数量的教学秘书并改善教学秘书的待遇, 给他们创造良好的工作环境。要充分认识到教学秘书是高校管理工作中的一支重要的队伍, 是教学管理的生力军, 与其它岗位工作人员一样, 他们具有较强的自尊心和荣誉感, 他们希望领导和师生对自己所做的工作予以恰当的评价和肯定。同时, 在利益分配方面, 也应有与其他岗位上同等学历、资历的人员同样的待遇。只有这样才能使教学秘书安心于本职工作, 保持教学秘书这支队伍的稳定。

3、提高教学秘书的专业知识和业务能力

教学秘书要具备相应的专业知识。虽然教学秘书从事的是服务于教学的管理工作, 在学历、职称和专业知识等资质条件上不象专职教师要求那么高, 但在管理素质和相关专业知识方面也有相应的要求, 否则教学管理工作无法服务到位, 无法与教师的教学工作融合到一起。因此, 高职院校教学秘书要在不断提高思想政治素质的同时, 不断地提高专业文化素质, 主要包括秘书学、教育学、行政管理学、社会学、人际关系学、应用文写作等学科知识。理论知识与教学管理实践相结合, 才能做好教学管理的一系列工作。

4、熟练的计算机操作和应用能力

教学秘书必须能够熟练使用计算机进行各种教学材料的上报、教学管理软件的使用以及日常教学文档、表格的处理以及网络信息资源的利用, 把现代信息技术作为提高教学质量的重要手段, 以方便教师、学生随时查找、提取、使用各类教学信息。

5、改革管理体制, 建立教学秘书管理体制新模式

把教学秘书纳入教务处统一管理, 待遇与机关人员相同, 各系教学秘书与教务处人员可在一定的期限内相互轮岗或设立教学管理办公室, 由主管教学领导全权负责工作, 这样不仅有利于理顺教务处、系部、教学秘书三者之间的关系, 创造有利于工作的良好环境, 还可以提高教学秘书的地位, 增强他们的自信心。同时, 明确教学秘书的职责权, 授予教学秘书相应的管理权, 使教学秘书从办公室事务中解脱出来, 专心从事教学事务的管理。

总之, 随着高职教育的发展和教育教学改革的深入, 高职院校教学秘书的作用越来越重要。作为学院领导应该正确认识他们在教学管理中的地位和作用, 加强对他们的思想教育, 提供合理的发展空间, 解决他们的后顾之忧。作为从事高职院校教学秘书工作的人员, 应该勇敢面对时代发展的挑战, 努力提高自身素质, 完善知识结构, 认真做好本职工作, 更加主动、深人地为领导科学、合理的决策和管理提供信息依据, 做好参谋助手, 从而促使高职教育教学管理水平的全面提高。

摘要：教学秘书是高职院校教学管理队伍的重要组成部分, 是学院、系部与教师、学生之间联系沟通的桥梁, 如何成为一名合格的教学秘书。是作为高职院校教学秘书必须认真思考的问题。

关键词：高职院校,教学秘书,问题,措施

参考文献

[1]高林琴:《高校教学秘书在教学管理中的协调功能》, 《包头医学院学报》, 2008, (3) 。

[2]李永超、高鹏:《关于加强高校教学秘书队伍建设的几点思考》, 《山东农业教育》, 2007, (2) 。

[3]蓝茂瑞:《关于做好高职院校系级教学秘书工作的一点探讨》, 《闽西职业技术学院学报》, 2006, (9) 。

[4]段玉玲:《重视高校教学秘书工作, 加强教学管理》, 《高教论坛》, 2004, (2) 。

怎样做好行政秘书工作 篇3

如果想做好人事工作，那就看你在的单位的人事机构的制度体质是否建全，如果不建全，那你要完善，主要从如何录入人，如何对试用期人员进行考核，如何对员工进行培训，如何做各部门人员的调动工作，再就是如何对每一个员工进行考核，不合格如何去辞退他们．再就是他们的档案如何才能做好，你就从这几个方面去做吧，先把体质建全，你的工作自然好做了．

行政人事部作为公司的一个幕僚部门，她肩负整个公司的管理重任，她不仅为公司正常的运转提供了服务平台，而且为公司的所有活动提供各种支持和服务。她运作的好坏，直接关系到整个公司的规范化进程，但是在现实的生活中，这个部门又倍受其他部门和人员的非议，其原因是她的工作多是服务性的，而且工作成绩又没有明显的结果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽视，在有的公司甚至被老板认为是可有可无的，所以该部门的主管人员在目前来说，流失量比一般其他部门主管人员流失量要大得多。那么我就谈一谈行政人事部门的工作及如何才能做好一名行政人事部主管（办公室主任）。

一、首先，我们先谈一下人事行政部门的工作职责：

1、负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。

2、人力资源管理与发

（1）、组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作。

（2）、招聘使用：

提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派决定，对提升、调迁、奖惩和辞退做出决定，职务分析和工作分析的编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内部“人事宜”即采用科学的方法，按照工作岗位要求，将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。

（3）、工作报酬：

制定合理的薪酬福利制度，劳付酬，论功行赏，通过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。其次，促使员工提高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。

（4）、培训开发：

现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。一个产品质量的好坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管理方式。提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划：主要指职业技能培训和业品质的培训，为员工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式，达到期望的标准。

（5）、人员考核：

主要负责工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核系统和意度评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动可以公平的决定员工的地位和待遇，可以促进人力资源开发和合理利用，并且提高和维持企业的经营的高效率。

3、负责公司各项规章制度的修订，制定及检查监督。

运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合企业自身的管理制度，运用利和组织系统，强行进行指挥、控制、命令、硬性管理来达到目的。

4、负责总务管理

没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。首先要制定相关制度，加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境、车辆的管理。

5、安全保卫

加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作、生活环境，保证公司员工的生命财产安全。

6、强调企业精神，创建公司的企业文化

企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力、制度，一种是软的约束力、无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。

7、塑造企业形象

（1）、企业精神形象，它对于员工有强大的凝聚力，感召力，引导力和约束力，能增加员工对企业的信任感，自豪感和荣誉感。

（2）、企业环境形象

因为创造良好的企业环境，是企业生产经营活动顺利进行的前提和基础，而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础。

（3）、企业员工形象

制定《员工日常行为规范》，因为良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素，也是企业文化的具体落实。员工良好的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象。

二、其次，我们要明白人事行政部门主管在公司中的角色和地位

1、助手和参谋作用：人事行政主管作为公司的中层干部，首先要从意识上进行转变，要明白自己不再是公司的管家，不但是和其他部门是伙伴合作关系，更重要和老板是战略合作关系，既然老板在设置这个部门，那么我们从事人员就要发挥应有的作用，在公司人事政策，人事关系等问题上，为了公司的整体利益，要为老板提供建议，成为老板的好助手和好帮手，只有这样，才能发挥该部门和人员的作用。

2、服务者和监督者：因为该部门的特殊性，决定了部门和人员的工作性质，主要是以下两个方面：（1）是为公司发展和员工生活等提供服务；（2）是作为一个职能部门，又对各部门的劳动与人事工作进行检查，并对违反者进行相应的处罚。

3、自律者和示范者：该部门和人员作为管理制度的制定者，又是执行者，我们首先要严于律己，打铁还要自身硬，如果自己不能严格要求自己，也就不能严格要求别人，对部门的威信就会产生很坏的影响。

4、运动员和教练员：人事行政部门的人员，虽然是一个管理部门，但也是一个团队，公司设立她的目的，是为了完成公司的目标，这就要求我们要像运动员一样和全体员工共同朝着公司目标冲刺，又要像教练员一样随时对员工给予指导和帮助，共同完成公司目标。

三、最后，就是涉及到该部门有关人员的素质要求，因该部门人员的主要工作是和公司人员打交道，所以对部门人员素质、知识、技能和资格等要求都较高，不仅要求我们服务意识强，而且要求能长于沟通和协调，对员工心理也要有一定程度的掌握，对相关的人事知识与技能也有一定要求。

四、要发挥该部门的作用，我们不仅要做好团队管理工作，还要做好系统管理工作，为企业建立5p人力资源管理系，即以识人为基础的人事管理系统，选人为先导的招聘选拔系统，育人为动力的培训系统，用人为核心的配置使用系统，留人为目的的薪酬激励系统。

五、目前人事行政部门及人员最终要帮助解决企业“该来的不来，不该来的又来了；该走的不走，不该走的又走了”的不正常现象，这又涉及到公司的管理制度，招聘制度，绩效管理，薪金政策，企业文化等内容，具体到人事行政部门就是如何做好招人、育人、用人、留人四大环节的工作内容。

总而言之，人事行政部工作的最终目标就是确保公司的正常运作及生产稳步，正常的进行，为企业创造经济效益，这也是人事行政部门存在的价值。作为一个人事行政部门的主管，如果不能掌握以上大部分知识和技能，是不可能做好该部门的工作，更不用说为企业创造经济效益了。

当然，一个人光有满腹才华，而没有实干精神，也是难以胜任该部门主管之职的，这就需要用人者的眼光了，慧眼者一定能识英雄的！

怎样做好行政秘书工作 篇4

此前我并未从事过秘书工作，仅与一些机构的秘书工作人员有过接触，他们留给我最深的印象，是全面的职业素养和精益求精的敬业精神。我结合自己的工作经历，浅显的谈一下对秘书工作的认识。职位的定位。秘书是领导者的综合辅助人员，负责沟通信息、辅助决策、综合协调、会议、报拟文件、时间管理等主要职能。秘书既是管理人员、也是业务人员。秘书工作的主要目的是为领导者提供及时、真实、准确的信息，让领导者的决策依据更为充分、科学，并推动决策得到有效落实。

总体的要求。职能的特殊性要求秘书应具备全面的文化素养和过硬的工作能力。主要为:

1、稳重干练、思维缜密、思路清晰。

企业各领域传递来的信息较多，秘书应按轻重缓急及时将其分类，需上报至领导的要及时上报，信息需进一步完善的要第一时间通知呈报人，不需上报的，也要将处理结果汇报给领导。同时要时刻保持清醒，对急迫的重要事件特事特办。

对于领导交办的事宜，秘书应准确领会意图，合理利用资源，科学安排，不折不扣的忠实执行，并及时将落实情况向领导汇报。

2、工作积极主动、有活力、有想法、有创新精神。

汇报某项工作前，秘书应多搜集本公司、本行业、相关业务领域的有价值的信息，为领导提供全面、有效的决策依据，并在一定情况下，提供合理的决策选项。

秘书应不断改进自己的办事方法，完善职位相关的业务流程，使工作更简洁、清晰，既方便传递、反馈信息，又便于领导者提高决策质量和效率。

3、多学习、勤思考。

秘书应不断充实相关知识，提高自身文化素养。需掌握的不仅包括本岗位相关的理论知识和实践技能，还应对公司、对行业有全面的了解和认知。这就需要秘书多与各单位进行沟通，通过公司文件、口头请教、报纸、书刊、网络等途径，搜集、归纳、储备这些知识。

秘书应经常对掌握的大量信息和知识进行梳理、思考和分析，注意与相关业务部门进行沟通、探讨，为领导者的管理提供建议。

4、原则性强，忠于领导和企业。

对于领导者的原则性，秘书应按领导的指示不折不扣的完成任务，不因工作困难而降低要求，不越权也不自行其是；对于业务人员的原则性，秘书应严格按照公司的各类规章制度和领导要求开展工作，公正严明，不以权谋私，不受非分之财。

因为接触企业大量的机密信息，秘书应具备严格的保密意识，对机密文件妥善保管，不向除直接领导外的任何人透露机密信息。

5、优雅的形象、优良的品德。

秘书的形象不仅仅代表着自己，更代表领导或是企业形象，甚至对工作环境、企业运作也会产生一定的影响。所以秘书应该时刻注意自己的言行举止。秘书对自己形象的严格要求是对领导者、对企业负责的表现。

秘书应注重从内在方面提高自己，培养坚定、优良的个人品德。秘书应保持作风正派、头脑清醒，不被诱惑击垮。

以上只是我对秘书工作一些浅显的看法，更多的知识还要在今后的日常工作中多靠领导和同事们教诲，自己多参悟。

总经理办公室某某某

行政秘书工作职责 篇5

一、负责院文件、函件等材料送领导签发。

二、草拟工作计划、总结、报告、清算统计、批复等文档。

三、负责行政档案的收集、整理、归档以及上报工作。

四、负责来客来访接待的服务工作。

五、负责学校、院各种会议的通知、组织、签到和核实等会务工作。

六、负责会议记录，起草会议纪要、简报等工作。

七、负责院电话、复印机、传真机、投影仪和影像设备等办公设备的使用管理；负责办公设备、器材等的订购；负责公用固定财产的登记造册和维修，建立借用和归还审核登记制度。

八、负责学院教学工作量及酬金的计算和发放。

九、负责学院经费的报销，建立经费使用明细帐。

十、办理教职工病假、事假、养育假、婚丧假的上报汇总等工作。

十一、定期组织安全检查，做好节假日的值班和资料室的安全工作。

十二、做好教职工考勤、考核、奖惩，安全保卫和保密等工作。

十三、协助院领导督促各项工作任务贯彻落实。

十四、必要时，协助教学秘书的工作。

高校行政秘书如何做好职业规划 篇6

一、高校行政秘书工作要求

(一) 高校行政秘书工作内容

高校行政秘书的工作是什么?在《美国专业秘书工作职责说明》中有这样一段文字:“秘书的工作在于帮助主管处理琐碎的行政事务, 协调办公室工作, 保证工作的有效性和提高工作效率。”[1]在高校行政部门, 秘书的工作主要概括为以下四个方面。

1. 处理本部门各类日常行政事务。

高校行政事务对象涵括广大的院系师生和教职员工, 日常行政工作繁杂, 行政秘书每天需要处理大量的事务性工作, 如会务工作、内务工作、文书工作、财和物的管理、内部信息收集、整理和反馈工作、人事工作、资产管理工作、档案管理、公章保管和使用、对外联系和接待、内部帐务工作、物品采购和领用, 等等[2]。

2. 承上启下、做好沟通与协调工作。

高校行政秘书做好此项工作, 包括做好学校行政领导下达的工作指示和会议精神的传达, 做好内部交流与沟通, 同时要做好本部门与学院各行政职能部门、学院各教学部门之间的沟通联系与分配协调工作, 做好院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。

3. 部门行政领导及院系行政管理层的参谋与助手。

高校行政秘书当好参谋与助手, 就是要发挥自身岗位的能动性, 为领导提出建议和意见。行政秘书是院系和师生之间的桥梁和纽带, 最能直接获得群众意见和民意调查数据, 还能了解政策和上级精神的执行反馈情况, 行政秘书将这些信息收集整理, 并充分发挥自己的能动性, 帮助领导做好信息的分类和提炼工作, 以辅助管理层作出决策。

4. 承担行政管理层临时交代的工作, 处理突发性事件。

高校类似于一个浓缩的社会, 在教育行政管理方面都有其不可预见的临时工作和突发事件。比如, 教育机关政府紧急发文、临时会议通知安排、临时接待工作、校园师生违规事件处理, 等等。

高校行政事务看似小事, 实则关系到高校教育行政管理的方方面面。高校行政秘书应明确自己的工作职责, 认真对待每一件事, 不断地通过实践锻炼强化完善自己的本职工作。

(二) 高校行政秘书工作素质要求

由于行政秘书工作具有很强的综合性, 这就要求高校行政秘书必须具备以下五种工作素质要求。

1. 树立坚定的思想政治理论素质。

高校行政管理工作具有明确的政治方向性, 必须贯彻党的路线、方针、政策, 必须遵循高校的规章制度。由于行政秘书工作直接为行政管理层服务, 行政秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论, 了解国家政治活动、掌握高校工作动态, 学习和研究有关领导的讲话及文章。只有这样, 行政秘书人员才能有效地协助领导工作。

2. 严格恪守职业道德素质。

高校行政秘书在高校行政管理中处于机要位置, 往往是重要政策文件的最早知情人, 行政管理层重大决策的出谋献策者。同时, 行政秘书又起着协调上级领导与广大群众师生关系的桥梁作用, 是大量信息的收集整理者等, 这些都要求行政秘书必须来格遵守秘书职业道德, 包括保密原则、务实求真、谦虚严谨、诚恳友善、克己奉公、无私奉献, 等等。

3. 不断扩充文化知识素质。

大多数情况下, 行政秘书由于日常事务性工作繁杂, 很少能抽出时间来扩充文化知识, 自身的知识老化, 缺乏现代管理方面的综合性知识和能力, 导致工作能力受限, 难以为行政管理层领导和广大师生提供高质量的建议和服务。由于高校行政管理的综合性, 行政秘书需要不断扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的基础知识, 同时还要根据当今信息时代的快速发展要求, 不断提高信息科学知识、档案管理知识等。

4. 努力提高专业技术素质。

高校行政秘书工作是一项综合性很强的工作, 行政秘书需要在工作各方面不断提高专业技术素质, 以切实提高自身的工作质量和工作效率。包括语言文字能力、沟通协调能力、现代社交能力、信息调查统计能力、概括分析能力、观察思考能力、创新思维能力及解决问题的执行能力等。

5. 具备健康的心理品质素质。

高校行政秘书工作服务接触面广、工作内容琐碎繁杂, 这就要求行政秘书必须具备健康的心理品质。包括建立和谐的人际关系、保持乐观热情的工作态度、有效地应对各种压力、客观的自我认知评价及务实创新的思维能力等。

二、高校行政秘书角色定位的常见问题

(一) 行政秘书的职业认知偏差问题

高校行政事务量大琐碎, 且突出其服务性, 工作内容涉及到会务文书、人事考勤、教务安排, 以及其它日常的工作杂务, 等等。这种事务性和重复性强的工作特点很容易使行政秘书人员迷失自我, 再加上人们对高校行政秘书的职业地位及行政秘书工作价值习惯性的藐视和低估, 这种氛围易使行政秘书产生自卑心理, 认为自己没有价值, 不受人尊重。

通常这种情况下, 行政秘书缺乏明确的职业发展方向引导, 容易导致其工作中没有发展动力、自信心不足、缺乏进取心和责任感, 继而对自己的职业产生认知偏差, 否认自己职业的价值, 导致职业认同感低、自我价值感低等问题。

(二) 行政秘书工作责任与其成就感产生的冲突

高校行政秘书要全方位地为行政管理层领导提供信息的收集、决策参谋等辅助工作, 如果提供的数据、信息不准确, 不客观就会导致最终的决策失误。强大的压力和责任, 工作稍有疏忽, 行政秘书的自信心就会大受打击。同时烦琐的工作挤占了行政秘书大量的时间, 导致行政秘书很少有时间学习, 很少有时间顾及自己的科研和专业, 要想取得一定的成就, 就显得比较艰难。

这种长期承担强大压力和难于取得成就的工作性质, 极易导致行政秘书心理冲突的产生。

(三) 政策执行与人际关系的冲突问题

高校行政秘书的工作性质要求他们必须处理和协调好各种关系, 包括校内领导层与基层人员的关系, 行政与教学的关系, 师生之间的关系, 等等。同时, 行政秘书与校内外同事师生间的良好人际关系也有助于提高工作效率的工作执行力。

然而, 行政秘书同时又是领导指示与政策执行的传达执行者, 若某些政策措施要触犯少数人的利益, 可能导致行政秘书和谐人际关系期望的冲突。

三、高校行政秘书如何做好职业规划

“不想当元帅的士兵不是好士兵”。高校行政秘书如何正确规划自己的秘书职业生涯, 提升自己的专业素质或行政管理层级。对于初入职的行政秘书, 或者入行多年但始终“原地踏步”的行政秘书, 这都是需要认真思考的问题。

(一) 何谓职业规划

职业规划是指个人和组织相结合, 在对一个人职业生涯的主客观条件进行测定、分析、总结研究的基础上, 对自己的兴趣、爱好、能力、特长、经历及不足等各方面进行综合分析与权衡, 结合时代特点, 根据自己的职业倾向, 确定其最佳的职业奋斗目标, 并为实现这一目标做出行之有效的安排。[3]

一份完整有效的职业规划应包括以下五个环节:

1. 自我评价。即要弄清我是谁, 我想做什么, 我能做什么。

2. 职业环境分析。包括对社会政治环境、经济环境和组织环境的分析。

3. 职业生涯目标的确定。这是关键之步, 通常目标可分为短期目标、中期目标和长远目标。

4. 实施策略与措施。制定实现目标的具体行动方案, 并进一步落实行动方案。

5. 反馈调整。职业规划要在实践中去检验是否切实有效, 通过问题反馈, 不断作出调整。

(二) 高校行政秘书的职业规划

每个人在不同阶段的工作中都要根据自己的实际情况制定自已的职业规划, 高校行政秘书也一样。高校行政秘书该如何做好职业规划呢?

首先, 高校行政秘书要有正确的自我认知。自我认知包括自己的心理生理认知、家庭认知、人脉认知等, 并确定自己的兴趣专长, 现有的技能和条件, 甚至人生价值。

其次, 高校行政秘书要了解高校的整个宏观环境和客观环境情况, 并清楚自己所在高校的历史情况和发展情况等。结合环境的特点、组织内部晋升和发展的途径, 分析自己现有的水平, 以便为下一步评估确定一个可行性的发展目标做好准备。

再次, 确定职业目标是高校行政秘书职业规划的关键之步。职业目标包括短期目标、中期目标和长期目标。短期目标一般为一年内可以完成的, 中期目标期限为三至五年内完成的, 长期目标是五年以上的, 甚至是人生目标。这些目标是需要行政秘书克服困难, 经过短期培训或是长期刻苦专业学习, 不断提升自己的业务水平循序渐进完成的。短期目标的完成有利于行政秘书树立中期目标和长期目标完成的信心, 长期目标的制定也有利于高校行政秘书有序地制定短期或中期目标, 保证自身职业发展目标的完整统一性。同时, 高校行政秘书切记, 目标的制定一定要切合自身的各方面条件, 不能好高骛远, 不能不切实际。

最后, 高校行政秘书要有具体的行动措施来保证职业目标的实现, 包括自己的职业规划发展路线、教育培训安排、时间计划等。为了适应瞬息万变的环境, 特别是当代社会的信息化进程, 高校行政秘书还要时不时检验自己的职业规划效果如何, 及时发现职业规划各个环节出现的问题, 找出相应的对策, 对规划进行调整与完善。

总之, 一份成功的职业规划有利于消除高校行政秘书人员失落、迷茫、自卑、焦虑的心理, 有助于高校行政秘书人员合理安排自己的职业进程, 实现自己的人生价值。

摘要：随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越, 高等教育行政管理模式也在不断革新, 高校行政秘书工作日益成为高等学校教育教学中一个不可或缺的工作。高校行政秘书随着工作重要性的不断增显, 对自己的职业发展提出了新的要求。本文通过对高校行政秘书的工作要求、角色定位等进行阐述, 进一步探讨了高校行政秘书如何做好职业规划。

关键词：高校,行政秘书,职业规划

参考文献

[1]侯典牧.秘书心理学.中国劳动社会保障出版社, 2005.1, (第1版) .

[2]邰红霞.高校教学单位行政秘书岗位职责初探.科技信息, 2010, (10) .

[3]郭蓉.职业生涯规划.国家行政学院出版社, 2009.6, (第1版) .

[4]马隽.试论现代秘书素质[J].陕西广播电视大学学报, 2009, (02) .

[5]单坚.高校行政管理人员职业倦怠现象的探讨[J].文教资料, 2008, (10中旬刊) .

[6]王姝, 张波.高校行政秘书职业发展困惑分析[J].办公室业务, 2008, (03) .

[7]田鲁露.论秘书职业生涯规划的“三期六步”.大众商务, 2009, (10) .

浅谈怎样搞好乡镇秘书工作 篇7

一、新形势下，乡镇秘书要有所作为，就必须找准位置，拓宽思路，充分发挥职能作用。

（一）超前规划，被动中求主动。

秘书工作的从属性决定了它的被动性，但被动性不等于被动应付，作为乡镇秘书，一方面要努力树立参谋助手意识，想领导这之所想，谋领导之所谋，切实增强服务的主动性，另外，要自觉围绕领导意图，站在全局的高度思考问题，找准上级精神与本镇工作的结合点和切入点，换位超前思考，不断提高自己的认识水平，政策水平和工作能力，使参谋服务更加准确。

（二）正确定位，工作到位不越位

秘书工作是联系上下，沟通各方的桥梁，也是各方面矛盾的汇集点，如果找不准自己的角色定位，就会导致失职或越位，首先要正确认识自己的工作意义和价值，找准自己的角色，每项工作每件事情都要高标准，高质量，高效率完成。同时，秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。

（三）协调关系，实现同心成合力

综合协调职能是秘书工作的重要内容，要注重协调的方式与方法。根据对上，对下，对内，对外的不同对象，把握好协调艺术，以提高协调的实效。要及时化解，疏导工作中的矛盾，形成工作合力。要讲政治，顾大局，多沟通，常联系，勤思考，把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来，把握全局的能力，在协调中实现服务质量的进一步提高。

（四）勤奋敬业，做到无私奉献

让而不争，勤而不怨，尽心政务是秘书的本份，秘书熬夜守更，伤神累心是家常便饭，平时应高标准，严要求，早来一点，晚走一步，多干一点，干好一点，工作不推三挡四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，不能虎头蛇尾，半途而废，特别是接人待物，办文办会，处理公务。要精益求精，慎重周详，抓纲举目，不出纰漏，要牢固树立爱岗敬业，无私奉献精神，恪尽职守，兢兢业业，全身心投入到工作中去。

二、新形势下，乡镇秘书也要不断提高自身素质

（一）认真学习政治理论，讲究政治。

乡镇秘书要认真学习邓小平理论，“三个代表”重要思想，以及党和国家的路线，方针，政策理论，深刻理解精神实质，不断提高政策水平，增强政治敏锐性和政治鉴别力，把握正确的政治方向，始终与党中央保持高度一致，秘书不讲政治是不合格的，判断一个秘书是否合格，主要看其政治表现，一个秘书要有清醒的政治头脑，在重大原则和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能见风使舵，左右摇摆，随随便便发表议论，做秘书要打牢基础，端正根本，“本立而道生。”要通过党性锻炼，来加强自身修养，坚定政治信念，牢固树立起正确的世界观，人生观，价值观，在关键时刻能审时度势，看清方向，把握住自己，这是做秘书必备的首要素质。

（二）刻苦学习，努力提高文字水平。

秘书一般不要求有倚马万言的才气，但应该有相当扎实和文字功底。秘书最忌讳不学无术，有才能才有可能。在学习上不能有丝毫懈怠，必须抓紧时间，刻苦钻研，蓄势待发。学习要珍分惜秒，知难而进，广泛涉猎，博览群书。最好多联系思想和工作实际，学以致用。

（三）具有开拓创新精神，能创造性的开展工作

乡镇工作并不是一成不变的，随着依法治国方略的逐步实施，乡镇工作将面临许多新情况，新问题，秘书必须适应时代发展的要求，牢固树立强烈的事业心和责任感，与时俱进，开拓进取，创造性地开展工作。

（四）学会调研，为领导正确决策提供有益的思路和借鉴

为政之道务于多闻，做秘书应具备较强的调研能力，这是做好秘书室的基本功，群众是真正的英雄，是历史的创造者。只有深入基层，向群众学习，才能察实情，求真知，出良策，把握全局。调研结束后对所掌握的材料应进行一番去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里的深加工。调研报告的起草要挈领振裘，言之有物，文当其时，要及时准备理出新鲜经验或解决问题的建议，为领导正确决策提供，有益的思路和借鉴。

三、新形势下，乡镇秘书要抓好服务工作，树立小事不小，大事更大的观点

我们要树立办公室的工作无小事，小事不小，大事更大的观点，真心做到为群众服务，为机关服务，为基层服务，而要树立起这个观点，做好党政办公室的工作，就要从五句三字经着手。

（一）要“想得到”

党政办公室工作无小事，是对办公室性质特别、职能重要而言，当我们面对大量繁杂的事务，立足于抓大事，是明智的，但是对于一些小事也不能不顾及，要想得到，抓了西爪也要想到抓芝麻，什么都不能遗漏，对办公室工作讲，小事办好了就是小事，小事办不好就会影响全局，贻误工作，就是大事。

(二)要“做得细”

机关工作无小事，办公室工作更是无小事，因此我们在工作中要细心，细致，要从细小的事抓起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，来不得半点敷衍和虚假，在每个时期，面对每一件大小事情，都要时时刻刻，事事处处坚持认真再认真，细致再细致的原则。

(三)要“抓得实”

每一句话，每一个电话，每一件小事都要据实情，讲实话，创实效，不能够图虚名，舍小而求大，要树立实事求是干工作的念头，实事求是反映大小情况，包括听取基层意见，听取群众看法，向领导反映情况等，都要全面真实，无论工作的大还是小，要一步一个脚印，不能做表面文章。

（四）要“抓得准”

办公室工作千头万绪，要避免东一榔头，西一棒子，头脑里必须有一张清晰规则的运行图，即便是小事情，对哪个该为，哪个不该为，哪个是重点，哪个是次要，都应一清二楚，不能乱为，就要知重知轻，避免力量均衡使用。不乱为，就是要知上知下，吃透了上情，办事才有方向，才有主心骨；摸透了下情，办事才有的放矢，才会迎刃而解，不乱为，就要知规知矩，不管事情再多才多再杂再细，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，该拍板的要拍板，该反馈的不截留。

（五）要“巧用功”

独立学院行政秘书工作刍议 篇8

【关键词】独立学院 秘书 工作

一 独立学院的概念及管理特殊性

独立学院，是指实施本科以上学历教育的普通高等学校与国家机构以外的社会组织或者个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。独立学院是我国高等教育改革过程中出现的一种新型办学模式，是民办高等教育的重要组成部分，属于公益性事业，其管理体制和运行机制，反映了其与母体学校及投资者之间相互联系、相互作用的性质、职能及其运行状态，由此决定了它不仅与母体高校有着不同的办学模式，也有着不同的运行管理机制。独立学院一般以董事会为最高决策机构，实行董事会领导下的院长负责制。由于独立学院与母体学校、投资方等存在多重交叉关系，需要合理协调各方的利益关系，在客观上决定了独立学院在日常的管理中不能完成按照公办高校的管理模式或企业的运作模式。作为独立学院的行政秘书，在履行岗位职责时更要遵循独立学院这种独特的管理机制及管理程序，从而带有一定的独立学院特点。

二 独立学院行政秘书的角色定位

独立学院行政秘书作为高等学校行政秘书的一部分，其在独立学院的行政管理、教学管理等工作中起着非常重要的作用。合理的角色定位是做好行政秘书工作的关键。行政秘书是独立学院领导的参谋和助手，又是独立学院领导与师生员工的桥梁和纽带，其服务于整个独立学院的日常管理，对独立学院的管理具有重大作用。行政秘书要真正发挥好助手和参谋作用，就必须与时俱进，素质与形象并列;必须熟悉国家对独立学院的相关政策法规，熟悉母体学校及投资方的相关管理制度，以及整个学院的行政管理、教学管理及学生管理的规则和程序，具备一定的管理能力。

为领导服务是任何一个秘书的基本职能，独立学院的行政秘书也不例外。秘书的工作性质始终带有辅助性、参与性与支持性的性质，秘书必须做到领会领导的意图，积极主动地执行领导的任何安排，保证做到不越位、不错位、不出位。同时独立学院虽然属于民办性质，但是在工作上行政秘书要淡化自己与学院的雇佣关系，增进主人翁意识和责任感，这样才能在日常工作中真正融入自己的角色，为学院的发展考虑，辅助领导做好学院的管理工作，为独立学院的科学管理及发展贡献自己的一份力量。

三 独立学院行政秘书的素质要求

1.思想政治素质

高等教育行政管理工作是为一定的政治服务的，具有一定的方向性，必须坚持党的领导，较好地贯彻党的路线、方针、政策，遵循高校的规章制度。独立学院作为具有民办性质的高等教育院校，涉及多方面的利益关系，相对公立的母体学校其社会成分更复杂，加强政治思想的教育与管理是其性质的客观要求。作为独立学院的行政秘书更要加强对马列

主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习，同时认真学习党和国家的政策方针，遵循国家高等教育发展规律。只有具备较高的政策理论水平，才能正确理解党和国家的各项政策方针，并把它们贯彻落实到各项具体的工作实践中，为领导的决策提供政策上的依据，才能真正成为合格的行政秘书。另外，行政秘书工作杂、多、累，这就要求行政秘书要有一定的无私奉献精神，有甘于为他人作嫁衣的心态。要做好本职工作，更需要具有强烈的事业心和高度的工作责任感，作风正派，为人正直，忠于职守，拥有良好的精神风貌和思想境界。

2.文化知识素质

行政管理是一门科学，也是一门艺术。独立学院行政秘书应与时俱进，不断学习各种文化知识，努力提高自身的综合素质。(1)独立学院行政秘书工作与高等教育教学紧密相关，因此，独立学院行政秘书同时还要学习教育学、心理学的知识，掌握较高的教育教学理论，很好地理解本独立学院的办学定位和人才培养模式，从而保证自身工作质量，提高工作效率;(2)行政秘书工作是辅助管理性质的工作，只有掌握现代管

理学知识，不断更新管理理念，才能自觉运用管理工作的规律，协助领导者实施管理，提高管理效率;(3)行政秘书工作在许多方面带有公关性质，如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布信息等都涉及公共性质。掌握公关知识，有助于行政秘书运用公关这一手段塑造良好的组织形象。

3.心理素质

心理素质的好坏直接影响着行政秘书的辅助行为、人际关系和自我修养，对行政秘书工作的效能也发挥着重要作用。面对错综复杂的人际关系、繁杂琐碎的工作事务，独立学院的行政秘书必须具备良好的心理素质。善于调节和控制自己的情绪和行为，是独立学院行政秘书具有良好心理素质的表现。行政秘书要掌控情绪，做情绪的真正主人，并不是一件容易的事。(1)行政秘书要有乐观、积极的人生态度，这样才能在日常工作和生活中坦然面对种种失意和挫折，并一直保持良好的精神状态。(2)行政秘书还要不断提高自我情感修养，学习各种适合自己的自我调节的方法，结合自己日常生活经验来调节，达到不良情绪转移或消除的目的。

四 独立学院行政秘书的能力要求

1.沟通协调能力要求

独立学院是公立高校与投资方共同合作设立的，它具有一定的公立高校的管理模式，同时又带有企业的色彩。其管理模式和运行机制相对复杂，要想充分协调好各方面的利益需要，这就要求行政秘书在学院与母体学校、投资方之间，领导和师生员工之间充分发挥协调作用，理顺工作通道，解决分歧，凝聚人心，形成合力的纽带作用。而且，独立学院是新型高等院校，大部分都只有几年的发展历史，校内部门工作往往造成职责不明确，相关职能部门工作中互相扯皮推诿的现象，这就要求独立学院行政秘书要有良好的沟通协调能力。行政秘书在协调沟通各方关系时，要采取有效的沟通方式和协调艺术，针对不同的沟通对象，把握好沟通的方式、方法，领会协调的艺术、技巧，从而提高沟通的实效。(1)要建立良好的人际关系，利用岗位的优势在不违背工作的原则下充分团结同事，对人热情友好。(2)要顾全大局。工作中遇到一些冲突要及时化解，解除阻力，积极推进相关工作进度。(3)要把坚持原则的坚定性和策略方法的灵活性统一起来，遇事多沟通、多采用换位思考，努力提高协调沟通和把握全局的能力，积极促进学校各项工作的顺利开展。

2.信息能力要求

信息能力是人们获取信息、处理信息、利用信息的能力。信息能力的高低取决于人的综合素质的高低，反之，行政秘书信息能力的提高也能够促进行政秘书综合素质的提高，能促使行政秘书快捷、准确、有效地开发和利用信息资源。在当今信息社会，独立学院行政秘书工作，已不仅仅停留在打字、接电话、整理文件等基本工作上，还应当好领导的“外脑”，辅助领导作出正确的决策。同时，信息技术和网路技术的迅猛发展，也决定了行政秘书只有不断学习信息科学知识，不断提高计算机操作水平和网络技术能力，才能在适当的时间把适当的信息提供给相应的领导的可能性。具有良好信息能力的独立学院行政秘书，可以充分利用上级相关文件、日常工作和其他部门的接触，同时通过利用现代信息设备，发掘、分析、过滤有价值的信息，对获取的粗糙、杂乱的信息进行深加工，整理成有条理、有价值的信息，提供给上级领导和组织作参考，使信息真正成为领导管理和决策的重要参考依据。

3.自主学习能力要求

独立学院行政秘书作为存在于学校管理活动中的一个特殊角色，发挥着重要的枢纽作用。随着我国教育改革的不断深化与拓展，特别是独立学院作为新型的高等教育模式，其管理体制和运行机制仍需要不停地探索和创新。因此，独立学院行政秘书更需要坚持自主学习，不断“充电”。

在日常工作中，独立学院秘书要主动学习各种新的政策和理论，从全局出发，改革旧的、不合时宜的工作模式和管理方法，努力学习新的管理理论和方法;积极吸取其他高等院校，特别是取得一定成就的独立学院的相关管理经验，积极探索独立学院教育教学的理论与实践，在实事求是的基础上不断追求创新;不但要主动提高自己的业务水平，更要逐步培养和提高自己的综合全面的能力。只有这样，才能成为一名合格的、优秀的独立学院行政秘书，也才能拥有更大、更广阔的发展空间。(免费活动tang)

五 结束语

浅谈秘书如何做好信息工作 篇9

一、秘书信息工作要与组织中心工作共脉跃动

办公室 (或秘书处) 是组织的综合工作部门, 处于组织的中枢位置, 上上下下、方方面面的工作任务, 都需要做好统筹协调、督查反馈。“广以谋大局, 始造而有大作为”。秘书必须要树立服务大局的理念, 坚持把秘书工作放到组织工作的全局与大局之中。这就要求秘书根据组织中心的工作, 找准自身工作的最佳结合点和切入点, 合理安排工作重点, 以使每项具体工作与组织部署、领导思路相契合。“不谋全局者, 不足以谋一域。”只有秘书人员对组织全局大势做到胸中有数, 才不会偏离工作的方向。

信息工作服务对象是组织和领导, 这就需要秘书人员要站在组织战略的高度和领导的立场来把握关注点、兴奋点。秘书一定要紧紧围绕组织工作和领导决策的重点——中心工作、重点工作, 开展信息工作。秘书工作千头万绪, 秘书人员必须定期对工作安排进行科学地梳理和研判, 分清主次、大小、轻重、缓急, 做到统筹谋划, 既兼顾组织全局部署和领导决策思路, 又力争结合实际情况, 准确抓住主要矛盾、始终突出工作重点。德国国家发展银行董事长的秘书史里芬就缺少围绕工作重点开展信息工作的积极性。雷曼兄弟是德国国家发展银行的业缘组织, 2008年9月15日是两个组织交易的日子。按管理常识, 雷曼兄弟应是德国国家发展银行风险监测的重点。雷蒙破产的信息已到处传播, 而董事长的秘书却毫不知情, 按正常程序在索要风险评估报告, 岂不可笑?没有围绕组织当下的中心工作开展具体扎实的信息工作, 是史里芬工作的最大失误。

二、秘书应该具备的信息素质和信息工作能力

由于信息数量庞大、信息质量良莠不齐、信息渠道多元, 信息工作的很大。但随着领导对信息的倚重度、期待值越来越高, 信息工作变得越来越重要。秘书人员是组织和领导的“信息库”, 为把握好信息工作的方向盘, 秘书人员必须要苦下功夫, 以高度的责任心提升自己的素质和能力。

1. 提高信息搜集整合能力

除了文件、信访、电话、会议、报纸杂志、调研等传统渠道外, “立体快”的广播电视、网络等传新媒体已成为主要的信息源。新媒体信息容量大、更新快, 秘书收集、储存有效有益信息面临着严峻的考验。所以秘书人员必须要创新思维, 在组织内部建立横向到边、纵向到底的信息网络, 变“个人作战”为“集体攻坚”。只有集合群力, 秘书人员才可以搜集到关乎组织的较为全面的信息, 实现信息搜集工作的角落化、针点化。庞杂的信息源犹如狼藉杂乱的仓库, 对有效有益的材料物品难以辨别, 所以秘书人员还要具备整合加工信息的能力。整合加工信息不妨分为两步走:第一步是做好信息去粗取精、去伪存真的工作, 确保信息的有效度;第二步是将一个个看似独立割裂、关联不大的信息, 以重要程度、时效程度、相联性等维度进行分类, 以确保信息的分级处理。收集整合信息是秘书人员基本的信息素质, 也是秘书人员开展工作的基础, 秘书一定要树立一个观念:收集信息要多多益善, 可用信息要精益求精。

2. 信息预测与信息监测能力

1950年朝鲜战争中, 周恩来的军事秘书雷英夫预测出美军麦克阿瑟登陆的准确时间和地点, 毛泽东对此评价到“小参谋是可以大有作为的。”[1]雷英夫的预测不是空穴来风, 而是建立已有信息的科学分析基础上。在某种意义上, 建立在现有信息基础上的未来推断和预见, 对秘书辅政具有决定意义。技术是优化信息资源、提升信息实用价值的手段和工具。秘书人员必须要掌握一定的信息技术, 如群聚类技术、数据挖掘比对、智能化分析等, 并以此为助力提高自身的预测能力。

在未来预测中, 要特别注意高风险信息的动态发展。是诱发企业危机的因素, 秘书人员就要对其进行定位:高危害高概率、高危害低概率、低危害高概率、低危害低概率。哪怕风险发生概率很低, 秘书人员也要抱着如履薄冰的心态, 密切关注及时分析科学判断。只有密切监测风险信息, 时时关注不良因素变化, 才有可能预防事态升级。美国雷曼兄弟公司的不良信息对即将与其有巨额资金交易的国国家发展银行就是一个高风险的信息, 如果德国国家发展银行的秘书人员对其信息进行紧密跟踪, 那悲剧就会避免。秘书人员一定要以此为戒。

3. 信息传送能力

秘书人员的信息传送能力主要体现在信息传送技巧的掌握和传送信息的质量上。信息传送的方法主要有文字材料、电话沟通、网络交流等, 职业秘书人必须掌握每种技巧, 这是秘书人员的基本功。同时秘书人员要承担好信息“过滤器”的角色, 做好传发信息工作。首先保证上报信息的质量:一是信息真实可靠。真实是信息的生命。只有实事求是地传送客观真实的信息, 才能辅助领导理清思路做出科学决策。二是信息要解渴有用。秘书工作要和领导工作、组织大局对接, 因此传送信息要紧扣领导关注点, 匹配领导思路, 多报对路有用的适用型信息。三是做好重大事件、紧急事件的报送工作。这类信息关乎组织生存与发展, 甚至关乎社会稳定与国家安全, 秘书人员要及时报送, 以便领导对事件的发展了然于胸, 迅速做出应对决策。其次做好系统内的信息传达工作, 以确保系统内的各单位、各部门上下衔接、左右联动。另外, 秘书人员有时还要负责对外的信息公开工作。在对外的信息发布中一定要掌握适度的原则, 什么该发布, 什么不该发布, 公开到什么程度……这些细节都要考虑清楚, 以避免组织因信息公开所带来的损失。

4. 确保信息安全的能力

确保信息安全是秘书人员重要的素质和职业操守。随着科技的进步, 信息载体的增多, 信息的安全受到越来越多的威胁。秘书人员是领导的近身参谋、内外上下联系协调的枢纽, 在具体的工作过程中往往知密早、知密多, 甚至还是某些机密的保管者, 其保密能力的高低与否关乎组织的前途命运。所以, 秘书人员一定要有强烈的信息保密意识, 在工作环节中真正发挥“门阀”作用, 在文件传达、口头交流、媒介使用、档案管理的过程中, 紧绷保密弦, 防止秘密信息的跑冒流漏。只有秘书将保密理念内化于心, 外化于行, 落到实处, 组织的信息安全才会得以保证。“从发生的泄密事件的性质来分析, 有近60%的属于过失泄密, 主要表现为涉密人员思想麻痹, 疏忽大意。”[2]“机事不密则害成”, 秘书人员一定不可掉以轻心。

三、秘书信息工作应该遵循的原则

1. 及时性原则

当天的信息是金子, 第二天的信息是银子, 第三天的信息是垃圾。秘书人员一定要注重信息工作的时效性, 做到三个及时:一是及时发现信息工作中的新动向、新问题、新矛盾;二是及时寻求信息工作中的新突破、新探索、新办法;三是及时传达新精神、新举措、新政策。美国总统要求, 世界每个角落发生的重大事件, 五分钟他要知道, 迟了就会被动。“有很多资料信息, 得时则贵, 失时则贱”。[3]432只有对重要信息反映快, 处理快, 传递快, 信息的辅政效用才可以最大化的实现。重要紧急信息传达不畅, 导致很多组织决策失利, 德国国家发展银行即是典型实例。

2. 准确性原则

准确性体现在以下几个方面:一是以实事求是的精神, 报送传达真实的情况, 反映真实的声音, 尽量保证流通信息的客观;二是准确把握工作重点, 做到急领导所需, 报领导所要, 向领导提供针对性强的信息, 为组织决策提供参考依据;三是根据不同信息的传播范围、紧急程度、秘密程度, 恰当选择报发渠道, 以确保涉密信息不跑冒、紧急信息不贻误、知悉对象不遗漏;四是充分发挥信息标题的文眼作用, 用准确凝练的语言体现信息价值, 以引起领导关注和部门重视;五是以客观、冷静、理性的态度进行信息管理工作, 以防个人感情对客观信息的参与。在这几点中, 内容准确是信息传播的底线。秘书人员一定要力求报发的信息观点准确、事件准确、数据准确。对于细节不准、情况不明的信息不能草率报送。

3. 全面性原则

秘书人员要对与组织有关的各方面情况有一个全景式的了解和总体把握, 在搜集、报送信息的具体工作中, 做到综合信息与专题信息、热点信息与常态信息、良性信息与负面信息相结合, 以确保信息内容能够全面反映组织的实际情况。信息的全面性并不是指事无巨细、面面俱到, 而是指在突出个体信息特点的同时对具有共性信息的整合和深度加工挖掘, 以达到连点成线、连线成面的效果。只重个性不重共性、只重局部不重整体、只重成绩不重不足的信息, 都存在着以偏概全的缺点, 不利于反映事件的本质。

参考文献

[1]赵英秀.周恩来的军事秘书雷英夫[J].文史天地, 2009.8

[2]王川洪.从“破窗理论”谈保密工作[J].秘书工作, 2005.8