新形势下博物馆强化档案信息管理的对策探析

引言:在新形势下, 博物馆在档案信息管理方面具有非常突出的作用。近年来, 随着信息技术的发展, 博物馆在档案管理方面和信息技术结合, 取得了一定的成效。

一、博物馆强化档案信息管理的必要性

目前博物馆的档案形式共分为以下几种, 即文书类的档案、藏品类的档案、文物陈列的档案等不同的档案形式。这些不同形式的档案共同见证了博物馆的发展, 并在博物馆今后的发展岁月中依然具有强大的力量。博物馆的档案中包含着大量的信息, 对这些信息进行有效的管理, 首先能够提高档案管理的效率, 以便于在日常的工作中能够正确地运用;其次, 能够提高档案信息的安全性能, 档案中的信息一旦丢失的话, 后果将不堪设想。加强档案信息管理, 可以使得档案中的各项信息都处在较为安全的环境之下。第三, 可以提高档案管理的信息化水平, 在信息技术特别是媒体技术取得不断发展的今天, 传统的管理形式显然与档案管理的发展不能完全适应, 在这种情况下, 博物馆需要按照现代化的方式进行科学的管理, 将信息技术和档案管理进行有机的结合, 使得博物馆的档案管理呈现出信息化的特点和趋势。

二、目前博物馆在档案信息管理方面存在的不足之处

1、管理工作思路和机制具有一定的弊端

从管理工作思路这一角度来看, 博物馆在日常的管理方面主要以事务管理为主, 例如在人力、物力以及财力等方面的管理, 但是有的博物馆并没有将档案信息管理作为其中的重要方面, 也没有就如何开展系统化的管理进行科学的谋划和部署, 特别是有的管理人员在管理理念上还不够先进, 认为档案管理就是存放资料而已, 没有认真探讨应该如何强化管理的思路。

从档案管理的工作机制上来看, 博物馆通常都设有档案室, 但是档案室的主要职能还是借阅或者查阅资料, 由管理人员进行统一管理。有的博物馆在管理上没有运用科学的制度, 甚至没有制订有关制度, 使得管理完全依靠上级的要求, 档案室只是机械地做好上级所规定的各项管理内容, 但是在完成工作任务的同时没有对本单位的档案信息管理进行深入的思考, 特别是没有结合本单位的实际情况建立科学的管理机制, 以至于档案管理缺乏信息化的实施环境。

2、档案管理的内容和投入与信息管理的要求存在一定的差距

目前有的博物馆档案的管理对象主要聚焦在纸质版的资料。尽管纸质版的资料具有可收藏性, 但是其经过长期的放置, 如果没有良好的自然条件, 那么这些纸质资料很容易被侵蚀;在工作人员借阅或者翻阅的时候, 也容易出现档案资料受到磨损的现象。但是有的博物馆在档案信息化管理的投入上显然不够, 具体说来, 一是在人力方面投入不够, 缺乏既精通信息技术由精通档案管理的工作人员, 优秀人员的力量比较薄弱;二是在物力方面的投入不够, 有的博物馆的档案室设备比较老化, 急需要进行更换;三是在财力方面的投入也显得不够, 博物馆将经费投入到日常事务性管理方面的工作比较多, 没有将更多的投入放置在档案管理方面。从上面的综合情况来看, 无论是在管理的内容还是投入, 都没有达到信息管理的要求。

三、新形势下博物馆在强化档案信息管理方面所采取的有效措施

1、建立科学的档案信息管理制度

制度是确保档案信息管理各项工作顺利开展的前提和保障。对于博物馆来说, 要认识到制度建设的重要性, 按照档案管理相关法律法规的要求来制订有关的制度, 通过制度的实施来确保档案信息管理的有据可循。档案信息管理的制度还要结合本馆的实际情况, 对各项条款内容进行细化, 明确管理的各项工作流程, 让流程中的每一个细节都有说服力, 并最终形成科学的制度体系。在明确信息管理的各项制度以后, 管理人员要按照制度进行管理, 并要定期检查档案制度管理实施效果, 对在检查中出现问题的, 要进行积极的整改, 确保制度体系的在实施过程中形成了良性的、推动档案信息管理向前发展的良性工作机制。

2、要加大档案信息管理的投入力度

首先, 博物馆要配备必要的物质管理设施。信息化管理需要一定的物力投入作为基础和保障。博物馆要及时更新管理的设备, 建立信息化的管理系统;结合大数据等技术, 研究并投入使用档案信息管理工作平台, 这样就可以将档案与互联网等信息技术融入在一起, 既节省工作所消耗的时间, 也节省了工作的劳动成本。其次, 博物馆要在资金投入上向档案信息管理进行有计划的倾斜。档案信息管理需要资金投入作为支撑, 博物馆要认识到档案信息管理的重要性, 要本着保护文物以及推进文物、博物馆事业长足发展的原则, 在档案信息管理上给予一定的资金投入。第三, 博物馆要配备优秀的管理人才。信息化条件下, 博物馆在配备档案管理人才时, 要注重从其管理业务能力以及对信息技术的掌握水平入手, 配备高素质的管理人员。

3、建立并完善符合现代化信息管理以及博物馆特色的工作模式

博物馆在对档案信息进行管理时, 要致力于建设属于本馆的特色工作模式。这一工作模式的实现, 需要从以下角度进行考虑, 首先, 要对博物馆中的档案信息进行深入的开发。博物馆档案包含着很多珍贵的史料, 这些史料对提升本博物馆以及当地的形象以及知名度都具有重要的作用, 所以要对这些档案资源进行系列开发, 让其“走出”档案室, 将自身的价值得以广泛呈现。其次, 要建立博物馆的档案信息文化。博物馆在对档案进行信息管理过程中, 会形成一种无形的档案文化力量, 指引着档案信息管理的规范化运行。博物馆要结合本馆的特色和优势, 深入挖掘在信息管理方面所形成的文化, 让档案信息文化在博物馆中得到弘扬, 成为档案信息特色管理的重要支柱。

摘要：档案管理是各个单位都应高度重视的管理内容, 因为档案记载了该单位中的重要时刻以及重要事件, 具有非常珍贵的价值。博物馆中的档案中也包含着对文物的记载, 所以尤其珍贵。但是有的博物馆对档案管理重视不够, 以至于档案管理出现了不足, 在信息化发展的今天, 档案要与信息化技术结合, 实行信息化管理。本文对新形势下博物馆在强化档案信息管理方面的对策进行了分析论述。

关键词：博物馆,档案信息管理,文化建设

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