企业费用报销监管存在的问题及对策

引言

企业费用报销管理与企业的整体运行成本、运行效率存在密切关联,当前部分企业缺乏完备的监管机制,存在盲目使用统一标准导致实际费用不足,缺乏健全审核机制影响责任界定,发票造假事件频发等问题,导致企业成本支出较高、资源消耗量较大,对于企业的内部管理与日常经营活动造成负面影响。

一、企业费用报销监管存在的问题分析

(一)费用预算编制不合理

当前企业在费用预算编制方面主要存在以下三项问题:其一是预算支出编制不科学,盲目套用统一标准编制有关差旅费、办公费等预算支出计划,未能切实衡量不同业务部门的工作强度与业务量,造成费用不足或浪费情况,不利于实现企业费用的合理管理;其二是增加考核审查难度,实际费用支出与预算计划间存在一定出入,加大了后续考核、审查工作的执行难度;其三是费用预算编制不标准,部分费用支出涉及到财务、业务部门间的配合,然而企业部门间缺乏有效沟通对接,盲目照搬原有费用预算,导致在实际费用发生阶段存在预算不足、费用预算不合理等问题,阻碍了费用预算编制计划的顺利实施[1]。

(二)缺乏标准化审批程序

在费用报销审核环节面临以下三点问题:其一是未建立标准化审批程序,未能针对业务人员职能权限做出明确规定,导致在后续审批环节存在推卸责任的问题,不利于审批效率的提升;其二是审批环节难以实现透明化建设,部分决策制定存在独揽专断问题,致使会计监督职能无法得到显著发挥;其三是财会人员缺乏职业责任意识,在费用报销批示环节存在随意性问题,进而损害到企业利益。

(三)发票使用环节混乱

发票是记录经济业务活动的直接凭证,然而当前部分企业在发票使用环节存在混乱性问题,诸如购买虚假发票、发票业务与实际情况不符、本地发生费用异地报销等情况普遍存在,部分经办人员采用假发票进行不合理经济业务的报销,在开具税务发票时书写不规范,此类情况都将额外增加企业费用支出,影响到企业经济利益。

二、提高企业费用报销监管水平的有效对策探讨

(一)合理调整费用预算编制,细化费用开支分析

首先,应实行费用预算的科学编制,基于不同部门的业务量、工作力度与经营活动价值进行费用开支标准的确定,秉持低成本高效益原则规划费用支出金额与顺序,并综合考虑企业现有资金供应与财务活动变化性进行费用预算的合理调整,确保费用预算能够恰好满足实际活动需求。

其次,需加强对费用报销环节的监管,围绕企业内部管理结构进行费用报销监管机制的建设,完善费用预算管理制度的建设,明确费用预算的使用范围、支出目的、归属类别与使用标准等细则。以“日常费用”为例,其主要囊括办公、业务招待、人员、维修等具体类别,应以月或日为单位进行使用计划的编制;针对咨询费、科研费等非经常性开支项目,则需结合其具体费用的用途、使用频次、价值创造等指标进行费用等级的划分。在此基础上,依据业务活动实际发生情况进行费用预算计划的调整与修订,交由相关部门审批通过后予以执行。

最后,还应细化费用报销监管机制的建设,将费用预算执行效果纳入到工作人员绩效考核指标中,定期将费用预算执行进度进行公示,便于结合反馈建议进行费用预算计划的调整。同时,基于责任制实现各监管环节的有效衔接与相互制约,当发生存在不合理费用或虚假发票等问题时应及时向上级部门进行汇报,切实维护企业效益。

(二)完善费用计划审核机制,严格落实权责发生制

一方面,加强费用计划审核机制建设,将其纳入到企业内部管理体制范畴中,实现费用计划的公开透明化,并基于职责分工进行上下级间权责的界定,防范出现职责越位问题,确保有效调动员工积极性,提高费用报销审核效率。同时,结合具体业务活动进行费用报销科目的调整,例如可以将“财务费用”“网络运营支出”等科目纳入到业务支出类别中,实现对公司现有收入、支出情况的动态更新,更好地提高企业费用管理水平[2]。

另一方面,还应严格落实权责发生制,针对各业务部门权责与分工合作关系进行规范化设计,保障业务活动的公开透明化开展,配合奖惩激励制度的建设强化权责发生制的约束力,增强员工的责任感、提高工作效率,从而有效抑制虚假发票报销等情况的发生。

(三)加强财务人员职业培训,提高人才引进水平

由于企业部分业务活动的费用报销涉及到财务部与业务部门的通力配合,对于员工的职业能力水平提出了更高的要求。企业需定期创设员工职业培训机制,借助财务案例分析、会计准则培训等活动的举办,提高费用报销经办人、费用预算编制人员的分析判断能力,实现对业务费用的准确审核。在此基础上,应当围绕财务部门创设定期轮岗制度,依托岗位轮换制使财务人员得到充分锻炼,使财会人员能够更好地适应不同岗位的工作内容与工作需求,实现对其综合素质能力的有效培育,同时还能够带动其他业务部门人员增进对费用报销常识的了解,引导企业员工有意识地参与到费用报销监管机制中,定期反馈费用报销中存在的不合理问题,并实现对越权审批、串通舞弊行为的有效监管,发挥对经济犯罪行为的抑制作用,从而更好地保障企业费用的合理支出。

三、结论

企业务必要明确认识到费用报销监管对其费用管理与运营发展的重要性,结合内部管理结构推进审核监管机制的建设,真正做好企业日常收支的精确化、透明化记录,依托费用计划逐层审核、岗位责任制、员工培训机制的建设,加大对费用报销的监管力度,进一步提高企业费用支出的可控性,助推企业稳步发展。

摘要：企业日常生产管理与财务核算均涉及到一定的费用支出，对费用报销环节强化监管力度是促使企业实现降本增效目标的重要举措。本文分析了企业费用报销监管存在的问题，围绕调整费用预算编制、完善费用计划审核、加强财务人员培训三个层面，探讨了提高企业费用报销监管水平的有效对策，以供参考。

关键词：费用报销,预算编制,费用计划审核

参考文献

[1] 石洁.财务共享模式下费用报销管理的研究[D].首都经济贸易大学,2018.

[2] 李颜娥.差旅费报销存在的问题及对策分析[J].中国乡镇企业会计,2017(11):50-51.