费用报销填写规范
填写报销凭证字迹工整、金额不得涂改，凡需填写大小写金额的单据，大小写金额必须相符，相关内容填写完整。
费用报销单必须用蓝、黑钢笔或签字笔书写，不可使用圆珠笔书写。具体填写说明
1.在“报销部门”处填写所属的部门，如各店铺、配送中心、加工中心等。
2.日期如实填写
3.“用途” 此处填写现金支出的用途，按不同项目分列填写，在备注里可以填写详细内容。
4.“金额”此处填写实际发生金额。
5.“合计”各项费用合计填写阿拉伯数字。“合计”此行上方有空栏的，划线注销
6.“金额大写”此处填写合计的大写金额。若报销金额为千位数时需在万字前画圈，圈内打叉，以此类推，若千位数有数值，而百位数为零，需在百位数前写零。如：合计金额450.40元在此行填写为：仟 肆 佰 伍拾 零 元 肆 角 零 分
人民币大写字样：壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾
7.在费用报销单右下角的“报销人”处签字。
8.关于票据粘贴
（1）所附发票真实、合法，抬头正确。如暂时无法提供发票的，应跟财务主管说明并贴上便签条注明欠发票的标志，过后应尽快补回发票。
（2）票据粘贴在费用报销粘贴单上，用胶水粘贴，票据粘贴
要求平整不要遮盖左边装订线，粘贴后不能超过粘贴单的范围。票据分类粘贴并方向朝上。票据粘贴顺序和报销单封面所列的项目顺序一致。
（3）报销交通费需在车票背面写清时间、起止点、事宜。
一、实施背景
近年来, 国家电网公司依法从严治企工作力度不断加大, 高频次开展依法治企综合检查和财务专项检查, 对规范财务管理、加强从预算到报销的财务全流程管理提出了更高要求。随着外界要求的不断提升, 公司在依法治企, 特别是财务管理方面还存在诸多薄弱环节, 体现在财务报销管理上, 主要有以下三个方面。
一是预算在财务管理方面的引领作用还不突出, 计划、执行打折扣的现象依然存在;二是上级单位和公司不断完善各类成本费用的使用规定, 在执行层面形成了一个庞大的制度体系, 但是非专业人员在了解掌握上存在一定困难;三是公司按子公司运行的时间还不长, “车间式”管理陋习依然存在, 由于习惯性违章而造成违反财务制度的现象还比较突出。
二、规范费用报销全过程管控具体做法和工作创新
朝阳供电公司针对在财务管理方面存在的问题, 深入调研, 集思广益, 着力优化财务管理模式, 不断丰富管理举措, 以预算管理为主线、以归口管理为统领, 规范费用报销全过程管控, 助力公司规范管理水平和整体运转效率提升。
(一) 以预算管理为主线, 保证支出合理有序
充分发挥预算在财务管理中的引领作用, 加强全流程管理, 把好报销管理的入口关。
1. 科学编制预算
科学、合理的预算是保证员工报销工作的基础和前提。为了提升预算管理的前瞻性、实效性和指导性, 朝阳供电公司提早谋划、通盘考虑、统筹兼顾, 以标准为依据、以厉行节约措施为参考, 科学编制预算。
一是加强专业部门归口管理。依据费用性质, 将可以归口管理的专项费用统一由部门归口管理, 归口管理的专项费用预算额度列入该部门的年度预算总额。
二是加大成本费用管控力度。加强部门预算审核力度, 重视精益化管理和勤俭节约导向, 合理压降管理性费用。
三是加强预算时间进度管理。增加成本预算安排的时间管理维度, 提高现金流量预算管理精度。
四是建立主动沟通反馈机制。在审核各部门预算中, 坚持实事求是、充分沟通的原则, 有效组织预算编、审双方互动, 力求审核结果科学合理。
2. 严格控制预算
为加强公司预算管理, 强化内部控制, 提高预算的预警监控能力, 建立科学高效、规范有序的全面预算管理体系, 朝阳供电公司结合自身发展的需要, 提出“全成本”预算管理思路, 将所有用于公司生产经营的各项成本开支, 不论其资金来源、性质, 都纳入统一的预算管理, 全面反映公司整体的费用消耗水平, 全面控制成本的支出水平。
一是构建预算管控体系。将预算项目以指标的形式下达给各预算责任部门, 明确其预算管理的责任和义务。
二是确保预算支出管控到位。在支付过程中对所有支付业务做到严格审核、及时上传、准确核算, 严格执行下达的部门预算, 强化了预算执行的刚性。
三是建立预算执行考核机制。预算考核实行月度统计, 季度、年度考核的方式, 组织召开预算执行和资金计划工作协调会议, 从资金支付情况、各部门资金调整计划、预算内容调整等三方面来分别通报了各部门预算执行情况,
四是开展预算执行分析。协同业务部门开展预算执行情况分析, 提升预算执行的质量和效果。
3. 实现费用预算与现金流预算无缝衔接
将月度费用预算与月度现金流预算有效结合, 提高预算按照时间进度执行的效力。依据现金流量预算管理制度, 通过月度现金流量预算管理, 将预算按照时间进行分解, 将预算执行通过现金流量预算管理落实到具体的项目和会计科目, 实现预算管理和现金流管理的无缝衔接;各部门以分解到月度的预算金额为依据, 汇总下月的资金需求。
通过将年度预算分解到月度预算, 公司全年的预算执行压力从年末分解到月末, 提高了相关部门在预算执行当中的主动性和执行的精准度, 提升了企业的预算执行能力和应变能力。
(二) 强化业务归口和事前审批, 优化报销管理流程
为落实公司依法治企的各项要求, 加强公司费用报销管理, 明确各项开支范围和标准, 规范费用审批流程, 朝阳供电公司完成了费用报销管理规定和审批流程的制定, 费用报销规定把每项费用按照归口部门与职责、包含内容、费用标准、报销单据要求、报销管理要求、报销审批流程、审批注意事项等多个维度规范了费用报销管理, 重点强化了预算归口管理和业务事前审批。
1. 强化归口管理
充分发挥费用归口管理部门的职能作用, 从费用的预算初审、过程监督, 到预算调整, 由归口管理部门提出专业意见, 朝阳供电公司财务资产部在此基础上统筹平衡。归口管理部门主要负责制定业务管理办法与实施标准, 指导和监督经办部门开展业务活动, 对业务的真实性、必要性、合法性进行审核, 同时对管理的归口费用负有统计和分析的责任。
2. 加强事前审批
重点是强化业务事前审批, 任何业务部门和个人均不得超预算、超标准审批项目和支出。明确了业务招待费、会议费、差旅费、业务宣传费等10类支出的业务事前审批单据, 并对业务事前审批流程和审批权限进行了细化规定。
(三) 以细化管理为前提, 提高费用报销效率和规范性
针对部分业务人员对费用报销制度了解不深的问题, 朝阳供电公司突出了对财务管控措施的推广, 加大宣传力度, 为突出其实用性和实效性, 编制分发《公司费用报销指导手册》 (以下简称《手册》) , 提高了执行效率。
1. 突出“四个涵盖”
一是涵盖国家相关法律法规。企业一切的经济活动必须在国家相关法律法规的框架内运行, 各类费用的发生都必须以不违反法律法规的规定为前提。手册包括了公司法、合同法等经济法律法规和税收、会计核算等各类相关制度规定。
二是涵盖国家电网公司和公司规章制度。国家电网公司和公司根据国家各项法律法规, 结合企业实际而制定的规章制度, 是企业各项业务的具体指引。《手册》包括了内部控制、资金管理、项目管理的相关规定, 以及差旅费、福利费、业务招待费等各类业务管理办法。
三是涵盖总结近年各项检查暴露的问题。将近年来各类审计、财务检查、依法治企专项检查中暴露的问题进行梳理汇总, 将整改要求在《手册》中明确, 使之作为制度性规定固化下来。
四是涵盖厉行节约系列要求。结合“八项规定”以及强化“三公”管理的规定, 量化部分支出标准, 严格控制相关支出。
2. 突出业务流程
以业务流程为单元, 采用表格形式将报销要求明晰列示。《手册》除了包括报销管理的规定文件外, 将业务招待费、会议费、差旅费、办公费等28类费用的报销要求, 以表格形式清晰展示, 既便于业务人员对照执行, 也统一了财务人员的审核标准, 全面提升公司费用报销工作效率。
3. 突出内控建设和业务要求
根据公司全面内控建设的相关要求, 针对不同支出报销流程中的风险控制点, 《手册》明确了成本费用支出审批单等8大类资金支出审批单据。单据将项目类资金支付信息进行了整合, 基本解决了ERP系统中成本确认与资金支付割裂的问题, 线下审批与系统流程的结合, 保障了公司各类报销业务风险管控到位。
三、规范费用报销全过程管控取得的工作成效
新的预算管控措施和费用报销管理流程得到了较好的贯彻与执行, 进一步提高了财务管理水平, 取得了显著成效。
(一) 预算管理的科学性和严谨性得到了进一步提升
一是依托财务管控系统运用标准成本编制年度成本预算, 增强了预算编制的科学性、合理行和精准性。
二是将年度预算与月度现金流预算有效结合, 提高预算按照时间进度执行的效力, 确保资金流入流出实时可控能控, 降低风险, 提高了预算事前、事中控制力。
三是通过全面分析及时掌握预算执行情况, 并通过趋势预测, 及时调整预算安排, 为高质量完成年度预算提供有力保障。
四是通过不断完善全面预算管理, 促进财务基础管理工作不断改进, 提高了公司预算管控水平。
(二) 业务部门财务管理的主动性和规范性得到进一步提升
一是归口业务预算编制更加精细, 业务部门全程参与预算的编制和审核, 提高了各项预算的精准性和合理性。
二是业务部门进行支出的事前审批、事后审核, 增强了报销审核的专业性, 提高了审核的效率和精细度。
三是业务部门参与预算执行诊断分析和过程控制, 切实提高预算管理的效率和质量。
(三) 费用报销的严肃性和效率得到了进一步提升
一是全面提高业务执行效率, 减少业务人员反复学习查找相关文件依据的时间和理解偏差。
二是切实降低违规风险, 将相关法律、法规、制度、规定有效整合、明确列示, 将风险控制点以单据形式固化, 大幅减少各类报销业务执行过程中违规违章情况发生。
三是统一财务审核标准, 避免因财务人员理解差异造成的审核口径不统一问题, 提高财务报销工作效率。
四、结语
规范费用报销是财务工作的重要基石, 也是财力集约化的重要组成部分, 它对深入推进财力集约化发展以及促进公司经营管理有序发展起到了重要的推动作用。朝阳供电公司通过不断创新工作思路, 开拓管理方法, 实现了费用报销的全过程管控, 强调自控与监控相结合, 将财务管理的引领和服务保障作用落到了实处, 明确划分各层次人员的权责, 制定切实可行的授权管理办法, 把授权管理纳入企业的标准化管理中, 实现“决策、管理、监督”三位一体, 保证人、财、物、信息等企业生产、经营重大事项过程管理的规范、有序、受控和闭环管理, 达到“凡事有章可循, 凡事有人负责, 凡事有据可查, 凡事有人监督”的管理目标, 不断加强依法治企工作力度, 强化建立长效机制, 进一步防范了企业经营风险, 夯实了管理基础, 切实提升了财务基础工作管理水平。
参考文献
[1]彭文兵.电力企业财务管理[M].上海:上海财经大学出版社, 2008.
一、目的
为完善财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用开支，特制定本制度
二、适用范围
公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理。
三、借款
（一）因公借款，必须填制借款单，写明借款事由；借款单书写要规范，必须写明用途，必须使用黑色签字笔填写，大小写金额要一致，不得涂改。
（二）填写借款单是要注明是现金借款还是支票借款，2000元以内的款项可以用现金支付，超过2000元的支出都要使用支票，借支票时必须提供收款人全称，没有收款人全称财务不予付款。
（三）经办人写完借款单后，先由该部门主管审核，审核完毕同意借款后，必须在借款单上签字，签字后交公司负责人审核，公司负责人审核完毕后交财务经理签字，出纳方可付款。
（四）借款数额在2000元（含2000元）以上，提前一天通知财务备款。
（五）严格执行“前账不清，后账不借”制度。
（六）员工借款必须在15天内归还，员工借款超过预计报销日期或跨月未报销的（除月末借款外），必须归还借款或出示已取得发票待报销；否则财务有权通知人事部从工资中扣除。
（七）员工长期请假、调动或离职时，如有欠款，必须还清借款。
（八）申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不准私借他人，公款私用。
四、报销
（一）员工报销时，必须取得真实合法、内容完整清晰的原始凭证；
（二）员工报销时，将取得的原始凭证按规定分类好后，交给部门主管审核，在规定时间交由出纳办理审核，经出纳审批后交给公司负责人审核，公司负责人审核完毕后，出纳核对付款。
（三）费用报销时先冲减报销人借款，借款如有余额，报销时交回财务，如超出借款部分报销时财务将差额补足；
（四）差旅费借款必须在出差回来5个工作日内报销，报销期限按照返程票面时间计算，节假日顺延。
五、报销票据注意事项
（一）票据项目如抬头、公章、日期、内容、经办人等应齐全；并不得有涂改；
（二）自制支付票据及附件应清晰准确，并不得涂改；
（三）对于因污渍、残破而无法识别票面项目的一律不予报销；
（四）无论金额大小，不准以任何理由以其他票据代替原始凭证入账；
（五）报销凭据以正规发票为先；报销时，当事人应按费用报销单上的明细内容，将对应的费用单据加以整理归类，并规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质分类粘贴，便于归类计算和整理。
（六）报销票据时应在费用申请单的备注中注明相关信息，具体要求详见“费用项目列支说明”
六、报销时间：
（一）报销当事人回到公司应及时报销
（二）出纳初审后，交财务经理复核或总经理审批；
（三）报销期限：为了及时正确体现每月的成本费用，请及时报销，最晚不超过两周，各店各部门有手机和交通补助的请于每月月初报销，逾期不予报销，后果自负。
七、费用项目列支或报销规定
（一）小额材料费指临时性的、公司范围内没有库存，不必计入主营业务成本的，价值在二百元以下的材料采购款，以及设施设备配件等零件的费用，报销时需附入库及出库单，在出库单上注明具体使用部门和使用人员。
（二）其他外协费在记帐外协厂商之外发生的，并且需要现付的外协业务。
（三）社保费
1、各项劳动保险费的申报计算由人事行政部负责；
2、按国家有关文件规定由企业应负担的保险，根据银行托收单计入相关费用，应由个人承担部分从工资中扣除由企业代扣代缴；
3、每月人事部将银行托收单对应的划扣明细表交财务统一报账，划扣明细表由人事部经理签字后转财务作为账务处理依据。
（四）福利费指公司为员工提供的工作餐、员工活动费用及节假日的福利性支出等。员工因加班报销加班餐费的，应注明用餐时间及人次，加班餐费的标准为每人每次最高不得超过15元，实际花费不足15元的，按实际消费金额报销，不得虚报。由于工作外出没有赶回来吃饭的，需经公司负责人同意方可报销，标准为每人每次最高不得超过15元。
（五）办公费主要是指办公用品费、行政消耗用品费、书报费、绿化费。
（六）差旅费是指因业务需要去外地出差所发生的费用及各类补助，具体规定详见出差报销规定。
（七）车辆使用费包括公司车辆使用中发生的加油费、路桥费、洗车费、车险、维修保养费。
1、路桥费、洗车费等日常费用应及时报销，如无出差等特殊情况应每周报销一次。停车费、过路费报销时应注明费用发生的日期；报销时应注明车号，不得将几辆车的费用合并报销。
2、车辆若维修保养时需提交报修单给公司负责人审批，批示后方可维修，报销时也需提供批示的报修单，报销时需附修理单位打印并盖章的物料及工时结算单。
3、车辆使用费发生后必须在当月及时报销，延期报销的票据不予受理；
4、因个人原因造成的车辆的交通违章罚款一律不予报销；
（八）交通费
1、市区内因公外出的交通费
（1）一般只允许报销公交、地铁等车费，报销时应注明事由及前往地点；（2）如发生出租车费用，报销时应注明事由；
2、如下业务项目可报销出租车票
（1）因与公司负责人临时沟通工作，需要在较短时间内会见的；
（2）因未提前安排，发生会见重要客户或者因重大业务沟通紧急需要，前往客户所在地或返回公司的；
（3）因陪同重要客户或公共关系人员娱乐、商务、接送的；（4）因临时处理有时间限制的紧急业务的；（5）符合规定的加班车费；
（九）通信费包括座机话费、手机话费、网络费等。座机话费报销时应提供电话费明细表，并注明此费用发生的具体期间。
（十）维修费用于设备、工具、设施修缮等工作时发生的费用，维修费用报销时需要附修理明细表。
（十一）水电燃气费是指水费、电费、暖气费、煤气费、卫生费等物业管理费。在报销时请详细注明上述费用的具体用量、单价、金额及归属期间，并按公司或宿舍分开填报。
（十二）邮寄费指公司给顾客邮寄发票、对账单、货品等的邮寄或快递费，报销单上列出具体邮寄明细。
（十三）房租指公司租赁营业场所及宿舍等发生的租赁费用，按公司或宿舍分开填报。
（十四）劳保费劳动保护费是指确因工作需要为员工配备或提供工作服、手套、安全保护用品、防暑降温用品等所发生的支出费用，因工伤发生的小额医药费、抚慰金也列入劳保费。
（十五）业务招待费
1、包括用于支付业务关系的餐费、礼品、旅游等支出；报销时须注明招待对象及支出明细，礼品报销应注明项目。
2、业务招待费针对的是对项目和业务发展有利的对象，这项费用需要灵活把握，要根据招待对象确定招待标准，普通业务招待以每人30元计算，高级业务招待以每人60元标准计算，特殊情况经总经理批准可以提高招待标准。
3、业务招待费的发生需要由总经理批准后方可进行，未经总经理批准或事后未找总经理签字确认的，费用自理。
（十六）客户返利
因发展客户关系而发生的返还性质的佣金，此项费用的发生须由总经理批准后方可进行，报销时不论数额大小，均需总经理签字确认。
（十七）广告宣传费
用于公司形象宣传以及市场推广所发生的广告、宣传用品、场地、布展、招牌制作等费用。
（十八）培训费因员工内训或外训所发生的教材费、劳务费等。
（十九）招聘费因招聘而发生的人才市场费用、展位费、在媒体上发布的招聘广告费。
（二十）运杂费因业务需要，临时雇佣的运输车辆及人工等费用。
（二十一）服务费因业务需要，聘请外部专业人员或组织提供有偿服务所发生的费用。
八、报销流程
填写报销单（凭证附其后）-会计审核-总经理签字审核-出纳报销
费用报销单是记录公司日常管理发生的各项费用的载体，按照财会制度规定应永久性保存，为了提高财务的工作效率，加快报销费用，要求各中心全体员工按财务要求将费用报销单务必填写正确，具体规定如下：
一、餐费
1、餐票必须严格区分业务招待费和加班餐费两个费用项目填列，同时后附审批明细单。严格区分：“加班餐费审批明细单”和“业务招待费审批明细单”分别填列。详见附件。
2、加班餐费的“用途”填写“餐费”；业务招待费的“用途”处只填写“业务招待费”；其他需要填报的事由在“加班餐费审批明细单”和“业务招待费审批明细单”补充。
3、餐费的发票的粘贴要求：按照从上到下的顺序将费用报销单、费用报销明细单（部门集中填报使用的单据）、发票、“加班餐费审批明细单”或者“业务招待费审批明细单”依次粘贴。
二、交通费
1、公司的交通费主要为加班车费、差旅费、高管车补等。
2、交通费的费用报销单填写要求：加班车费的“用途”填写“车费”或者“交通费”；高管车费不能填写“车补”、“补贴”字样，填成“车费”或者“交通费”即可。
3、加班车费的发票粘贴要求：按照从上到下的顺序将费用报销单、费用报销明细单（部门集中填报使用的单据）、发票、“市内交通费明细单”依次粘贴。提示：其中“市内交通费明细单”增加“审核人”一项，即要求报销人的上级领导审核签字。“市内交通费明细单”上报到财务前一定要将各项内容填写完整：报销人、起止时间、起止地点、票号、金额等等。
三、对公支付费用的要求： 1、1000元（含）以下的金额允许使用网银或者现金支付，1000元以上的对
公费用不允许使用现金，使用电汇或者支票支付。
2、购买办公用品应开增值税专用发票未开，应在OA申请单上明确采购价格低于扣税后的价格，否则不能上报到财务中心。
四、费用报销单粘贴规范示例
1、市内交通费的票据比较狭长，规范粘贴方式见示例。如有派车单，务必粘在发票的后面。如下图例：
2、如果一次性粘贴票据较多，切忌如左图平铺式粘贴，应将粘贴纸裁成费用报销单大小形状，平整地粘贴在粘贴纸上。
3、如果一次粘贴票据较多，切忌在单据的一侧粘贴较厚，这会给签字、装订、保存带来不便。准备一张费用报销单大小的粘贴单，将票据像鱼鳞状顺次粘贴，如下图
2、图3所示。
4、关于发票内容与费用性质不一致的情况。要求：填两张金额一致的费用报销单，一张按发票内容填报（按授权报批签字完整），另一张按费用性质填报（经手人签字即可），见下图范例：
自7月1日填制的费用报销单开始执行。
第一部分 总则
第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、业务相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条本制度适用公司全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程
第四条借款管理规定
(一)出差借款：出差人员凭审批后的出差申请按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二)其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
(三)各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。(四)借款销账规定：
(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；
(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
(五)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。第五条借款流程
(一)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
(二)审批流程：主管部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批。（金额过大须由董事长审批）
(三)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳里办理领款手续。
第三部分 日常费用报销制度及流程
第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第七条费用报销的一般规定
(一)报销人必须取得相应的合法票据(一般为发票，相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。其他票据（含除燃气公司、电力局及农副产品以外的收据）不予报销。(二)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。(三)按规定的审批程序报批。
(三)报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
第八条费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并自行填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。第九条差旅费报销制度及流程。
费用标准:根据相关部门具体规定进行限制费用。报销标准：实报实销。(四)费用标准的补充说明：
1.住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。
2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返本地时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。3.伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按总经理要求适当扣减出差人当天的伙食补贴。
5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。(五)报销流程
1.出差申请：拟出差人员首先由总经理批准。
2.借支差旅费：出差人员审批过后，自行填写对应的《借款单》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3.购票:出差人员持审批过后，到行政部订票（机票需提供发票进行报销）。
4.返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。第十条电话费报销制度及流程(一)费用标准
1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。
2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。(二)报销流程
1、公司行政部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部，未提供手机费用报销情况的无须交付。
2、行政部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
4、员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。
5、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。第十一条交通费报销制度及流程(一)费用标准：
(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车；在没有车的情况下乘坐出租车，回到公司后需自行填写报销单，由总经理审批后方可报销;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。(二)报销流程
1.员工整理交通车票（含因公公交车票），在报销单上签经办人名字，按规定填好《交通费报销单》。
2.审批:按日常费用审批程序审批。3.员工持报销单到财务处办理报销手续。第十二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程
（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
（二）报销流程
1．购置申请:公司行政部根据各部门需求及库存情况按资产管理办法规定报批。
2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账发票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。第十三条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
（一）费用标准
1.招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。
2.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。3.资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
4.其他费用：根据实际需要据实支付。(二)报销流程：
1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
通常情况，企业在年度终了，要对这一年度的收入费用进行整体核算。但在企业年末做账时往往会遇到这样一种：企业本年度发生的费用、支出，其款项已经支付，但企业未收到相应的发票。由于这些费用没有及时报销，其实际发生金额不能准确确定，所以，企业无法在年末据实入账。但是，即使发票能够在下年度企业所得税汇算清缴结束日之前取得，但这部分费用是属于本年度的，如果列支在下年度，既不符合企业会计准则中一定时期内收入与费用的配比原则，又可能导致本年度虚增应纳税所得额，同时这些期间费用税法也不允许在下年度扣除。一般对于这样的期间费用，应通过“以前年度损益调整”科目进行调整。
针对上述情况，我们认为账务处理应该是在本年末结账前，根据“备用金”账户或“其他应收款”账户预估尚未报销费用的金额，计入相关费用科目。例如出差员工，则应在本年末结账前，根据备用金账户登记其差旅费情况估计的金额，等到下一年度出差归来的实际报销数再做具体调整;再如企业当月电费电力部门在下月才开票收取这种情况，如果涉及跨年，就可以采用本年度年末月电表使用度数与规定的单位电价对电费金额进行预提，计入有关成本费用，等到下一年度实际缴纳电费并取得正式票据时再做账务调整。具体会计处理为：
首先，年末预估相关费用成本。借：管理费用/制造费用等;贷：预提费用。
等到在所得税汇算清缴前报账时，根据实际报销费用，借记或贷记“以前年度损益调整”。借：预提费用，以前年度损益调整(实际报销金额大于预估金额);贷：备用金/其他应收款/现金。借：预提费用;贷：备用金/其他应收款，以前年度损益调整(实际报销金额小于预估金额)。
二、跨年度费用报销的纳税调整
会计如何处理，将会影响年度企业应纳税额的大小。所以在年度所得税汇算清缴时需对年度应纳税所得额进行相应的调整。根据《企业所得税实施条例》(国务院令2007年第512号)第九条规定，企业应纳税所得额的计算，以权责发生制为原则，属于当期的收入和费用，不论款项是否收付，均作为当期的收入和费用;不属于当期的收入和费用，即使款项已经在当期收付，均不作为当期的收入和费用，那么对于企业公务费用、支出等先付款后跨年报销这种情况，在缴纳所得税时，企业应通过“以前年度损益调整”科目进行相应的纳税调整，以保证不同纳税年度应纳税额的配比。
所以针对上述跨年度费用报销的问题，企业在所得税汇算清缴时应进行纳税调整。即将属于上年度的费用在企业所得税汇算清缴时进行税前扣除，使之符合权责发生制以及收入费用的配比原则。具体纳税调整为：借：应交税费———应交企业所得税(只就实际报销金额大于年末结账金额的部分调减上年度应纳企业所得税额，剩余部分金额已在上年度企业所得税前扣除);贷：以前年度损益调整。借：以前年度损益调整;贷：应交税费———应交企业所得税(只就实际报销金额小于年末结账金额的部分调增上年度应纳企业所得税额)。
一、费用报销流程：费用报销人报销申请（填制费用报销单）------报销人部门负责人（项目经理）确认签字-----工程部经理签字确认---财务总监审核（单据、数据等方面要求）-------公司总经理（或委托授权人）审批（侧重真实、合理性等方面负全责）------出纳复核并履行付款。上述流程为公司各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需要遵照上述流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。
二、费用单据要求：为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字，三、单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。
四、预借款的操作要求：公司员工因工作需要需要事前预借款的，必须填写借款单或支票使用申请单，写清借款原因、预计的金额和还款日期，财务人员严格控制现金的使用。借款单要由部门负责人、副总或财务总监签字后出纳人员才能放款。在预定还款日期到期后不能还款或报销的从有关人员的工资中扣除。
五报销金额审批规定：公司为提高工作效率，规定如下：单笔报销金额或单笔票据报销金额在2000以下的，按照正常的流程由公司常务副总审批即可，金额超过2000以上的必须要由公司总经理的审批。财务人员操作付款时须掌握好审批金额权限，操作不规范的不得付款。
六、报销或单据传递时效要求：财务人员根据财务作帐的及时性配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。原则上当月发生当月取得并当月报销，业务人员有及时催收票据的义务。
七、费用报销的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由副总和财务主管的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。
XXXX有限公司：
本人XXX，身份证号：XXXXXXXXXXXXXX，系XXX车间工人，在XXXX年XX月X日工作时不慎受伤，造成XXXXXXX，因伤势不重，未到指定医疗机构就诊，于XXXX年X月X日至XXXX年X月XX日在XXXXXXXXX骨伤科诊所进行治疗，治疗费用合计XXX元（大写：人民币XXXXXX元整），费用明细详见附件一（门诊收费收据）。现本人已完全康复，特向公司申请报销此医疗费用，望给予批准为谢。
此致
敬礼
申请人：
申请日期：XXXX年XX月XXX日
一、住宿费必须凭酒店、旅馆、招待所正式发票在规定标准范围内按实报销，超过规定的需报告理由，并经相关领导批准方可报销。出差人员不得弄虚作假，一经发现查实给予相应处分，并处以虚报所改3倍罚款。
二、出差人员凭《借款单》到财务部办理借款相关手续。
三、出差返回后应于3天内到财务部办理报销手续，凭总经理审批后的《差旅费报销单》财务部给予办理报销。
四、因陪同公司客户外出或其他特殊情况下差旅费用超支或超规定乘坐交通工具的，须事先征得分管领导同意。
五、出差人员伙食补助费按实际出差天数照标准执行，详情见附表。
六、工作人员出差期间，因游览或非工作需要参观而开支的一切费用均由个人自理，公司不给予任何报销。
七、公司员工出差要自觉遵守本制度，对故意拖欠差旅费借款逾期不到财务部办理报销手续的，除从个人工资中扣除外，另取消其借支差旅费的资格。
一、出租车费报销规定
第一条 为既便于工作，又有效节约交通费用，特制定本规定。
第二条 严格控制出租车费支出，杜绝浪费。员工因公有下列情况之一者允许报销出租车费：
1、因公携带贵重或大宗物品或现金在10000元以上（含10000元）的；
2、迎送客人（有客人同行的）；
3、任务紧迫，不乘出租车难以完成任务的；
4、由于工作，夜间无其他交通工具或可能影响人身安全的；
5、其它紧急情况。
第三条 员工报销出租车费，应提供有效出租车票，并详细注明乘车日期、事由、始落点、实际费用，按财务报销程序报销。出租车费不得混杂在其它费用内报销。
第四条 员工因公外出乘坐公交车的交通费按以上规定予以实报实销。
第五条 出租车费（包括市内公交车费）每月月底前报销完毕，下旬发生的车费最迟可延至下月八日前报销。无正当理由，逾期一律不得报销。
二、通讯费报销规定
1、公司实行通讯补助原则。每月对在市区外出差人员进行通讯补贴，其标准为：部门经理元，项目主管元，由报销人填单，部门主管签字，财务部审核后，报总经理批准报销。
三、费用报销程序
1、费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单，总经理审批后，由财务部复核，并向报销人支付报销款。出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借支单不予退回；报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。
2、对原始票据的要求：
（1）、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。
（2）原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。
（3）、除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名。
（4）、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。
3、可独立核算项目的费用列入本项目费用进行成本核算。
为了完善公司管理，加强对公司销售人员业务费用、支出报销的管理和便于公司成本费用的核算以及其他财务工作的开展，结合公司的实际经营情况特发布此公告。该公告中所称费用是指销售人员进行业务开拓所产生的差旅费及其他费用。
公告内容如下：
1，业务开拓所产生的费用报销必须经销售总监签字，报销人员必须持真实有效发票，并将报销内容和金额在《费用报销单》上填写清楚，经地区销售经理签字后，交由销售总监签字后提交至财务室审核报销。若因票据遗失或超出规定标准的费用，公司不予以报销。
第一章
总则
第一条
为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条
本制度根据公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费、教育经费及培训费、会议费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条
本制度适用于公司各部门。
第二章
费用报销基本制度及基本流程
第四条
报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)。
第五条
费用报销单填写及票据粘贴要求：
1．报销单据填写应力求整洁美观，不得涂改；
2．报销单封面与封面后的托纸（托纸可采用环保纸裁剪）尽量保持大小一致，最大不得超过半张A4纸大小，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面或托纸大小折叠好）；
3．各票据应按序整齐贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；
4．若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；
5．报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；
6．报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；
7．报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；
8．报销单各项目应填写完整、合理（报销项目的填写不确定的需向财务咨询后再填写），大小写金额一致；
9．有实物的报销单据须由验收人验收后在报销单上签名确认，并备注公司资产编号；
10．出租车票据需注明事由、发生时间、起至地点、人物等，每份出租车票报销单背面需有报销人部门的领导签字确认；
11．报销单一般报销流程为：
①报销人填制报销单等其他必需的单据、附好有效凭证； ②由所在部门领导审批签字； ③交财务部负责人审核； ④总经理审批签字； ⑤董事长审批签字 ⑥由出纳审核并付款。
12．领取报销现金时需检查实报金额是否正确、有无假币等，离开财务室后不得再追究。第六条
单笔报销总额超过现金1000元或需使用支票时，需要提前一天通知财务准备。
第七条
在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。第八条
差旅费报销
1．因公出差的办理程序
1.1因公出差的员工必须事先填写“出差申请表”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。
1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“暂支单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。
1.3凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。
1.4出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。
1.5出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，特殊情况最长不得超过十个工作日办理报销。根据差旅费标准填写“出差费用报销单”，后附“出差申请单”，执行费用报销流程。
第九条
办公费报销
综合管理部负责办公用品及日用品等的统一采购，填写“暂支单”，后附“请购单”，执行公司借款流程。
综合管理部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。
第十条
业务招待费
1．公司级招待费用原则上由综合管理部统一安排，统一结算。
2．部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。
3．进行招待申请时应填写“接待费用申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。
4．其它非公招待客人或不合规范的招待一律由个人承担。
第十一条
交通费 原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门负责人以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。报销凭证上需注明时间、出行人员、路程起始点、外出工作内容。
第十二条
通讯费
1．普通员工手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销；
2．凡由公司委托银行代扣的通讯费（包括固话及移动电话），由财务部按照实际金额填写费用报销单报销。
第十三条
教育经费及培训费
1．教育经费及培训费用由综合管理部统一进行预算、统一管理、统一安排。
2．费用发生前使用部门应向综合管理部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经综合管理部门审核后传一份至财务部门。
3．费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。
第十四条
会议费
1．各部门因工作需要参加各种会议的，应填写“参会申请单”，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，“参会申请单”后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、公司负责人签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。
2．参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。
3.会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“参会申请表”、“会议邀请函”及“会议记录”。
第十五条
未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由公司财务部上报总经理酌情处理。
第三章
报销时间的具体规定
第十六条
为了方便员工费用报销和领导审评，财务部将报销时间具体安排如下：
1．公司定于每周二、周五为报销日；
2．借款不受以上的时间限制，得到领导批准后可随时办理。
第四章
借款标准及流程
第十七条
借款标准
1．员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。2．试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。
3．员工因公需借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。
4．办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。
5．借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，需在五个工作日内扣回。
6．个人非公原因一律不得向公司借支。
第十八条
借款流程
①借款人填写借款单； ②由所在部门领导审批签字； ③交财务部负责人审核； ④交总经理审批签字； ⑤交董事长审批签字； ⑥由出纳审核并付款。
第五章
费用审批管理
第十九条
费用审批管理
1．公司负责人在董事会授权内行使审批权。
2．公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。
3．公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。
4．审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。
5．货币资金支付的批准方式为书面方式。
6．公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。
7．报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5—10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。
8．审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。
9．因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无从扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。
10．财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时作会计处理并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。
11．出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。
12.年度末时财务部将安排本年度最后5个工作日为财务结算时间，期间不接受报销，必需在此期间发生的费用需到下一年度第一个工作日（含）以后报销。
第六章
附 则
第二十条
本制度解释权归公司财务部。
第二十一条
本制度经总经理办公室讨论通过并由董事长签字后生效，修改亦同。
第二十二条
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