做好贯标认证工作全面提高档案质量

ISO9000系列国际标准的核心是质量管理和质量保证标准。我院在1999年开始宣传贯彻ISO9001国际标准, 2001年3月通过质量体系认证。现根据我院宣贯ISO9001标准和认证的实践, 谈一下档案部门做好贯标认证工作的一点体会。

一、贯彻ISO9001标准是发展的必然趋势

上世纪90年代以来, 随着我国社会主义市场经济的建立和国际贸易的发展, 市场竞争越来越激烈, 建立起经过认证的符合ISO9000系列标准的质量体质是进入国际市场的必备条件。我院是一个面向国内外的综合性水利科研机构, 主要从事基础理论、应用基础研究和高新技术开发, 承担水利、交通、能源等领域中具有前瞻性、基础性和关键性的科学研究任务, 在国际上具有较高知名度。ISO9001是设计开发、生产、安装和服务的质量保证模式, 是质量认证标准的三种模式之一, 贯彻ISO9001标准是我院秉承“勤奋、严谨、求实、创新”的科研精神, 坚持“科学、规范、诚信、卓越”的质量方针, 适应社会主义市场经济, 增强国际竞争能力, 提高管理水平的需要。由此可见, 贯彻ISO9001标准, 取得质量体系认证是我院发展的必然趋势。

二、档案部门在贯标中的职责

档案部门在贯标中的主要职责, 一是:文件和资料控制;二是档案控制。

“文件和资料控制”是ISO9001标准中的一个重要要素, 也是要求必须形成的程序文件。该程序文件对贯标单位文件和资料的控制范围、批准发布、登记分发、更改回收、作废处理、归档管理等问题作出明确规定, 以确保与质量体系有关的文件和资料处于受控状态, 保证质量体系运行中的各个场所使用有效的版本, 同时也是科研质量追溯的主要依据、文件和资料最终形成档案的基础。对其进行有效的控制, 可以提高档案的质量、发挥档案的作用。

“档案控制”包括归档控制、反馈控制。“归档”是文件材料向档案过渡的质变过程, 这个过程包括两部分工作, 一是对文件材料的审查、鉴定和挑选。二是对文件材料的整理、加工, 提供检索利用。“反馈控制”是以档案的实际质量为依据, 对归档工作进行调整。它有两个途径:一是从档案利用中发现问题, 例如:档案中数据的完整性、准确性、系统性问题, 往往是通过利用环节才能发现, 档案或文件的价值往往也是通过利用才能了解。二是通过对归档工作进行自查以及上级部门的抽查发现问题。通过对档案的控制, 使档案质量的整体水平有一个大的提高, 具有一定的现实价值和历史意义

三、档案部门如何做好档案贯标

贯标ISO9001标准的核心, 是根据ISO9001标准及其所列的要求, 结合本单位实际, 制定系列的质量手册和质量体系程序文件。我院共编写质量体系文件26个, 其中质量手册1个, 程序文件25个, 除应共同遵守的手册外, 涉及档案管理程序文件主要有《记录控制程序》、作业文件有《科技档案管理暂行办法》《文书档案管理办法》 (试行) 、《电子档案管理暂行办法》等。

如何编写好这些质量体系文件, 使质量体系文件既要依据质量体系的状况, 又要符合档案管理的标准、规范。我们的体会是:要做到传统管理与贯标相结合。在传统的档案管理工作中有许多行之有效的管理方法, 他们是以往工作经验的积累和总结, 在过去的工作中曾发挥过重要的作用。贯标不排斥原有的好的管理办法, 相反要对原有的实践证明有效的管理制度要加以借鉴、吸收或改造, 为我所用。《科技档案管理暂行办法》和《文书档案管理办法》正是根据贯标的要求, 在原有的基础上编制而成, 同时对一些原有的与质量活动有关的又不需要改动的制度规定。

四、应注意的问题及体会

(一) 档案部门领导成为贯标“行家”有利于体系文件的运行。要贯彻好质量体系文件首先要掌握标准文件的内容, 明确文件的要求, 因此, 学习掌握文件是质量体系文件运行的基础。档案部门领导通过学习取得内审员资格, 成为贯标“行家”, 能解决部门贯标过程中遇到的各种难题, 并对涉及部门之间的问题能够加以协调解决, 同时能抓好对档案人员质量体系文件的学习, 贯彻好质量体系文件。

(二) 文件质量体系管理方法与档案管理原则相一致。质量管理强调的是以供方为中心, 领导作用、全员参与、分层负责、过程控制、系统管理、持续改进、重记录、互利的供方关系等。而档案工作实行统一领导、分级管理原则, 控制档案质量有“三纳入”制度, 即把科技文件材料的形成、积累和归档纳入科技工作程序, 纳入工作计划、纳入科技人员职责。和“四同步”措施, 即下达计划任务与提出科研文件材料要求同步;检查计划进度与检查科技文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收鉴定科技文件材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。这些都与质量管理方法相一致。

(三) 适应新形势, 提高档案质量。我国已加入世贸组织, 贯标认证工作显得尤为重要, 它可以促进我院加强管理, 增强国际竞争能力。作为档案部门要适应新的形势, 不断改进管理方式, 将档案工作的内容纳入各有关单位的职责、制度和程序中, 对文件和资料从一开始形成就加以有效控制, 形成完整、准确、系统的档案, 配合其它部门作好贯标认证工作, 全面提高档案质量水平, 在提高科研质量和参与激烈市场竞争中, 为我院的发展壮大尽自己的一份力量。

摘要：本文根据该院宣贯ISO9001标准和认证的实践, 论述档案部门做好贯标认证工作的认识和体会。

关键词：ISO9001,认证工作,档案质量,体会