浅谈如何搞好企业档案利用服务工作

一、培养良好的职业道德, 不断加强档案员的业务素质

爱岗敬业、培养良好的职业道德是做好档案工作的前提。档案管理是一门专业性很强的工作, 这就要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、乐于奉献的工作精神。企业档案管理人员还应树立正确的人生观、价值观, 树立全新全意为企业生产和发展服务的思想、爱岗敬业、勤勤恳恳, 不计名利, 在平凡中创造不平凡。

档案工作是一项服务性劳动, 是档案与利用者之间的媒介与纽带, 因此, 档案工作者要不断加强自身的业务素质, 熟悉企业档案工作的相关法律、法规和各种规章制度, 不断提高档案工作的专业理论知识, 学习掌握国家标准规范, 如学习《文书实务》《档案编纂学》《档案技术保护学》《计算机应用知识》等, 了解、掌握《文书档案的归档范围及保管期限》等, 从而保证企业档案管理水平的提高。还要利用一切机会, 积极参加各类档案业务培训班, 了解本单位的业务知识, 不断提高档案业务水平, 以构建多元化的知识结构, 培养出复合型的管理人才, 以适应现代化管理的需要。

二、明确档案服务方向, 端正档案服务态度

档案工作是一项服务性的工作, 因此, 档案工作在明确服务方向的同时, 还必须有坚定的服务思想和良好的服务态度。首先, 档案工作者要破除“档案工作无关紧要”的观念, 树立有所作为的思想。虽然档案工作在各行业中仅是个“配角”, 同时效用是隐性的, 信息是潜在的, 不容易引起领导的重视和支持, 在这种情况下, 档案工作者必须破除“等、靠、要”等旧的思想观念, 敢于创新, 争取主动, 变“配角”为“主角”, 以突出的贡献争取领导的重视和关怀。其次, 档案工作者要随时了解新时期利用档案的需要, 研究利用工作的新情况、新特点, 解决利用工作中的新问题。在提供利用的方式、服务手段以及利用工作制度方面, 进行一系列的改革和新的建设。再次, 档案工作者要解放思想, 更新观念, 切实树立一种开放的、主动提供优质服务的、注重档案效益的新概念, 增强自身的服务能力。由于档案室所保存的档案内容丰富, 利用者不可能详尽了解, 因此要求档案工作者要具有主动精神, 必须积极主动地开展服务, 使服务工作处于最佳状态。在利用服务过程中, 我们要注意服务的效益和工作态度, 有一个好的工作作风, 真正做到想生产之所想, 急企业之所急。

三、熟悉室藏档案, 提高档案利用率

档案工作者要熟悉档案室所保存的档案, 做到“如数家珍”, 这就要求档案工作者在平时的档案收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等日常工作中, 有意识地了解档案情况, 特别是通过编制各种检索工具和开展编研工作系统地掌握档案室内档案的内容和成分。熟悉档案存放的位置, 熟悉每一卷档案形成和整理的状况, 以及卷与卷之间的有机联系, 熟悉档案的利用价值。只有真正了解了档案内容才能减少查阅调卷的盲目性, 提高查找档案的查全率和查准率, 提高档案利用率。

四、了解需求, 做好档案利用预测工作

企业对档案利用的需要是多方面的, 不同时期、不同任务, 对档案的需要也有所不同。因此, 档案工作者可通过利用统计分析、直接征求利用者的意见或深入生产、科研一线采用座谈、访问等形式认真、深入、客观地调查研究, 了解利用需求, 做好档案利用预测工作, 以便积极提供服务, 改变过去那种坐等上门的做法。

五、积极开展档案编研工作, 提高档案的服务效率

档案开发利用工作的好坏是检验和衡量档案工作水平的重要标志。要做好档案信息开发利用工作, 使之充满生机, 充满活力。档案人员一定要改变那种墨守成规、安于现状、坐等上门的服务方式。编研工作是档案工作者主动地、系统地、广泛地提供利用服务的一种有效方式。其突出之处在于, 工作成果的研究性、提供方式的主动性、材料的系统性。广大档案工作者要拓宽服务渠道, 根据室藏档案编写一些具有较强实用价值的资料, 提高服务效率。对于续编性的编研材料, 可根据材料积累规律, 确立恰当的编制周期, 及时收集相关信息, 在巩固原有编研成果的基础上, 高质量地完成续编工作如《大事记》《组织沿革》《全宗介绍》等;对于新编类型的档案编研材料, 可围绕一定的题目范围, 根据不同部门的利用频率编写《工程文件汇编》《工资文件汇编》《电价文件汇编》《车辆批复文件汇编》《重要文件汇编》《工程项目简介》等汇编型的材料, 集中提供具有较强实用价值的编研材料;还可和生产部门在深入研究的基础上, 共同配合合编一些具有重要参考价值的编研材料, 通过对档案信息的采集、分析、加工, 使利用者直接获得准确、系统, 具有较强实用性的优质信息, 缩短收集的时间, 提高工作效率, 推进企业各项工作的发展。

六、大力加快档案现代化管理进程

现代科学技术的发展, 为档案管理的现代化提出了新的要求和良好的发展机遇, 为企业各项工作服务, 成为企业档案管理与建设当中必须全力超前思考和积极落实的问题。广大档案工作者要认清形式, 先走一步, 努力掌握一些计算机基础应用知识, 逐步利用现代化设备对档案进行存储、分类、检索、保护、开发、统计和分析, 以速度快、准确性高、提供多种检索途径, 以满足系统性和专题利用的需求。这项工作对档案基础业务建设工作的规范性要求很高, 这就要求我们要扎扎实实做好基础工作, 为档案现代化管理打好基础。

摘要：档案利用工作的好坏, 会直接影响档案事业的生存和发展, 只有确立这样的思想认识, 才能使档案与档案工作发挥其应有的社会作用。因此, 创新档案利用观念、创新档案利用模式, 增强档案服务意识、充分开发利用档案信息资源, 创造性地开展档案工作, 才能使整个档案工作充满生机和活力。

关键词：企业档案,利用,服务