高校基层行政人员胜任力研究

高校基层行政人员作为高校行政管理队伍的基石, 他们的胜任力水平直接影响高校的发展和建设水平, 行政管理队伍的知识素养、心理特质、管理技能和工作能力在一定程度上决定着高校竞争力的高低。高校的行政管理队伍和专任教师队伍对于高校师资队伍建设而言如车之两轮, 目前承担着教学、科研重任的教师队伍往往得到了高校管理部门和研究者的更多重视, 而从事大量事务性具体工作承担服务职能的基层行政人员长期受到忽视。高校教育、科研、服务三大职能只有在行政管理人员的管理和协调下才能顺利进行。近年来, 不断扩大的高校规模和不断提升的高校层次, 使得高校行政管理工作难度随之增加, 因而对基层行政人员的专业技能和心理特质的要求也愈来愈高。

一、高校基层行政人员胜任力特性

董晓林在《高校行政管理人员胜任力与工作绩效的关系》中, 将胜任力特性归结于8个因素, 即知识素养、民主责任、学习适应、教育视野、影响力、同僚关系、职业技能、性格特征。他认为知识素养、民主责任和职业技能是高校行政人员胜任力的优势领域。该群体知识水平高、民主责任精神强、重视工作任务的完成, 同时他们也存在着学习适应压力不大、教育视野较窄、影响力权力行使较少的问题, 这也是高校行政工作方式的特征。

容泽文在《基于胜任力模型的高校行政管理人员体系构建》中, 将高校行政管理人员胜任力特征细化归类为管理技能、人际技能、工作技能、性格特征、职业道德和创新能力等6个要素。她从性别比例、职称结构、工作年限、职级职别等4个方面对高校行政管理人员进行统计分析发现, 年度考核优秀的群体最明显的特征就是拥有较长年限的管理经验。她认为个性特征和职业道德是决定高校行政管理人员最关键的核心因素, 而管理技能、人际技能、工作技能和创新能力等胜任力因素是可以凭借后天积累获得的。

姚林在《基于胜任力的高校行政管理人员绩效考核研究》中, 得出一个合格的行政人员的基本胜任力特征, 共有11个, 它们是:责任心、自信心、学习能力、沟通协调能力、原则性、工作效率、政治素质、团结协作、进取心、正直感和诚实待人。用它们来评价高校行政人员的绩效合格与否。他又得出优秀高校行政管理人员的胜任力特征, 共有10个, 它们是:奉献精神、知识水平、情绪控制、贯彻执行能力、理解能力、科研能力、组织管理能力、灵活性、主动性和创新能力。这些胜任力特征对绩效优秀人员与绩效一般人员有很强的鉴别力, 可以用来区分这两类人群。他认为高校行政管理人员胜任力包括以上21个特征。

二、高校基层行政人员胜任力影响因素

结合上述胜任力特性, 本文把高校基层行政人员胜任力的影响因素大概归纳为:行政人员自身和高校行政管理两个方面。本文将从这两方面入手, 运用已掌握的相关经验、人力资源管理、公共管理学和行政管理学的理论知识提出提高高校基层行政人员胜任力的有效措施, 以引起高层决策者对基层行政人员的关注和重视, 从而提高行政管理工作效能, 对和谐校园建设和高校健康发展有一定的实践意义。

(一) 行政人员自身因素。1.心理特质:性格特征和工作价值观。 (1) 性格特征是胜任力内在的深层次因素。胜任力高的行政管理人员通常具有较强的自我控制力和较高的自我价值感, 他们往往热心助人, 积极主动完成工作任务。相反胜任力较低的行政管理人员的共同点则表现为消极悲观、自我情绪控制差、应对挫折和压力的能力和水平低等, 尤其是刚参加工作的基层岗的行政管理人员缺乏工作经验, 面对工作上的困难和问题, 容易消极应对, 抱怨、烦躁, 很难投入当前的工作任务, 影响实际工作效果。 (2) 工作价值观, 是能提高高校行政管理人员工作积极性, 改善心态, 引导其在工作中树立积极乐观的工作价值观, 直接决定其工作状态好坏、对工作的认可以及投入工作的程度。高校基层行政管理人员, 由于长期从事同样的重复性工作, 工作重压下往往会产生身心疲劳与耗竭的状态。胜任力高的行政管理人员大都在工作中有极强的纪律性, 做事不拖拉, 不推诿, 责任心强。2.专业技能:工作技能、人际技能。 (1) 工作技能。作为高校基层行政管理人员, 必须具备从事基层岗位工作最基本的专业技术知识、办公操作技能以及高度执行力。当前大部分高校基层人员从事的事务性工作比较繁杂, 缺乏必要的继续教育时间和机会, 加上自主学习动能不够, 则直接导致其管理知识和专业水平低, 很大程度上造成各高校的行政管理人员的工作技能欠缺、本职胜任能力不高。 (2) 人际技能, 在高校实际的工作中, 基层行政管理人员往往会遇到学科专任教师、学生、领导及同事对其工作的误解, 而这种情况要求高校行政管理人员必须具有很强的耐心和良好的沟通协调能力以及娴熟的人际冲突解决技巧。

(二) 高校行政管理因素。1.工作特点。高校基层行政人员工作繁琐, 程序性、事务性强。很多人认为行政工作尤其是基层行政工作只要足够的耐心、基本的办公操作技能和简单的文件管理常识就能做好。高校组织、社会和基层行政人员服务对象等对其工作的不理解、不尊重, 往往使得行政人员很难形成积极的自我评价和岗位评价, 在一定程度上影响其胜任力的发挥。2.学校对基层行政人员的支持重视度。如果高校重视基层行政人员对组织的工作贡献, 关注其职业发展前景, 提供更多更全面的培训进修的职业发展机会, 关注其职业幸福感, 基层行政人员能感受所在部门或学校对其工作努力的肯定, 给予相应的回报, 他就会为学校的发展付出更多的努力。3.学校管理制度的公平性。当前高校十分重视从事教学科研重任的教师的薪资报酬、培训进修、职业发展, 而基层行政管理人员待遇低、培训进修机会少、职业发展受限等则影响了他们对组织公平的主观感受。

三、提高高校基层行政人员胜任力的途径

(一) 提升基层行政人员知识素养和自我认知水平。自我认知是个体对自己的总体知觉, 它包括在工作场合对自己工作胜任力的认知。知识素养越高的人, 其对自我的认知、自我满意度和价值感就会越高, 越能够客观的对个人的优点和缺点进行自我评价, 在工作中能够扬长避短。而知识素养不高的高校基层行政管理人员, 往往不自信, 觉得自己所从事的工作简单、枯燥, 对自我的评价较低, 找不到职业生涯发展阶段相对应的目标, 严重影响了其工作积极性和工作胜任力的发挥。所以高校基层行政管理人员胜任力的有效发挥必须首先提高其个人的自我认知水平和知识素养, 以积极乐观主动的精神状态投入到工作当中去, 高效完成学校和部门领导布置的工作任务。

(二) 为基层行政人员提供更多的学习培训机会。高校系统有很多针对专任教师和专职辅导员的培训, 然而却鲜有针对行政管理人员的职业技能培训。提升高校行政人员工作胜任力, 高校也需要提供更多着眼于改善工作的方法, 提升管理技能、人际沟通和职业素养等方面学习培训的机会。一是“走出去”。鼓励基层行政人员多参加社会学术活动, 拓宽眼界, 将办公室行政工作做好。定期派本部门行政人员到高校办公室交流学习一段时间, 或在单位内部实行岗位轮换制, 以引入其他部门或高校先进的思想、观念和方法, 熟悉各个工种, 成为办公室通。二是“请进来”, 单位内部可以定期举办一些行政管理人员业务培训班, 请校内外富有经验的优秀行政管理人员讲述工作中常出现的一些问题及应对方法。制定培训计划, 明确培训目标, 分类设计形式多样的培训课程, 如学历水平低的管理人员要加强知识素养的学习。自我认知水平低的管理人员培训中重在体验角色扮演和访谈培训。专业技能不足的行政管理人员注重知识技能的掌握和实践的培训, 如工作写作, 办公软件应用的培训等。

(三) 学校层面提供组织支持感和公平感。学校层面, 应注重团队的地位和作用, 建设人人有归属感、荣誉感、责任感, 人人关系融洽的教职员工队伍, 不过度偏颇教师队伍, 认可并尊重行政管理人员的工作和贡献, 强调在共同的价值追求的指引下, 既实现团队的目标, 又促进教师和行政管理人员个人的发展, 既有利于提高学校管理队伍工作质量, 又有助于和谐校园的建设, 提升学校竞争力。

四、结语

提升高校基层行政管理人员胜任力的研究, 对于提高高校管理具有非常明显的帮助作用, 其目的在于促进高校行政管理人员在持续的学习中不断改善心智模式, 不断自我超越, 激发内在需要, 不断提升自身胜任等级, 促进高校行政管理人员综合素质的提高。同时也为高校基层行政人员胜任力的提升提供标准, 为高校行政管理人员自身职业发展提供目标和方向, 也将丰富高等教育行政管理理论, 大大提高高校行政管理科学化水平, 进而促进高校的内涵式发展, 促进高校行政管理人员和高校的共同发展, 达到“双赢”的目的。

摘要：基层行政人员作为高校行政管理队伍的基石, 对他们胜任力的研究一方面为他们胜任力的提升提供标准, 另一方面能促进高校行政管理科学化水平, 使高校行政人员和高校得到共同发展。本文首先对当前研究成果中的高校行政人员胜任力特性进行归纳总结, 进而分析影响高校基层行政人员胜任力的因素, 提出提高基层行政人员胜任力的对策。

关键词：基层行政人员,胜任力

参考文献

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