公司从它建立的第一天起, 就面临着各种各样的风险。合同既是公司对外经营活动的联系纽带也是公司获得经济效益的根本保证。因此, 合同管理是公司整个经营管理的重点。公司合同的管理包括了从合同的签订、履行、变更、违约处理、争议解决等全过程的管理活动, 具有管理时间长, 参与管理的机构人员多, 管理手段多样等的特性。这样合同管理全过程就存在很大的风险。公司可能因合同赢利, 也可能因合同风险遭受损失, 甚至面临破产或牢狱之灾。公司生存一天, 法律风险就会伴随一天。在公司法律风险中, 合同法律风险最为常见。从我们经常接触到的公司合同纠纷案件来看, 大多数都是由于合同的签订和履行的不规范所造成的。因此, 公司应当采取相应措施建立并完善合同管理机制, 避免因合同风险给公司造成损失。现在将外部市场合同签订的法律风险控制和举措分析如下:
我国法律规定, 经营活动的主体应当取得《公司法人营业执照》、《营业执照》, 具有民事主体资格和经营资格, 可分为法人、非法人经济组织和自然人。但主体资格不同其承担债务的方式也不相同, 公司法人是以其注册资本为限承担有限责任;自然人、私营公司和个人经济组织的出资人需要承担个人无限连带责任。此外, 国家对有限制经营、特许经营以及法律、行政法规对经营的禁止性规定, 对某些行业的从业资格也做了限制性或禁止性规定, 如果公司违反此规定, 或与没有资格的主体签订此类合同, 合同不但无效, 还会给公司带来经济损失。作为外部市场的公司我们更应该注意设立这样的调查制度的, 不但要求提供原件, 还要进行跟踪制度。
公司要调查合作方的商业信誉和履约能力。尽可能对合作方进行实地考察, 或者委托专业律师对其资信情况进行调查。其主要包括合作方的财产状况、生产和经营能力。调查公司经营状况是否正常时, 看是否能满足履行合同项目的条件, 避免签约后对方不能履约。同时需要注意了解对方的经营历史、客户评价等商业信誉情况。尽可能使用国有公司队伍或者大型公司的队伍及改制单位。
对公司职工签订合同授权的管理是防范合同风险的重中之重。由于公司不可能将所有的合同签订都集中于法定代表人或负责人身上, 在实际操作过程中, 公司往往是预先给销售人员盖有公司公章的空白介绍信或者盖有公司公章的格式合同, 以方便其签订合同。这其实就是公司的一种授权行为, 但是法律风险常常会出现在这里。由于授权不规范就会产生无权代理或表见代理行为, 此方面应有法律人士把关。
公司印章应由公司专人保管, 严格按规定使用。在公司合同上, 就算没有公司法定代表人或者授权人的签字, 只要盖上了行政公章或者合同专用章, 该合同对该公司就有了法律约束力。若公司因行政公章和合同专用章管理保管不善, 行为人擅自利用单位印章签订经济合同, 骗取财物占为己有构成犯罪, 除行为人承担刑事责任外, 如给被害人造成经济损失的, 公司也应当承担民事赔偿责任。
现以买卖合同签订的法律风险控制为例进行探讨。
要优先最合适的产品供应商 (杜绝皮包公司和三无产品) , 对产品供应商考察的内容有: (1) 产品供应商符合法律资质单位有多少家; (2) 符合资质的供应商的信誉度有最高; (3) 符合资质供应商那家的产品质量物美价廉。 (4) 对供应商的供货能力进行考察。
产品质量标准一般分为国家标准、行业标准和公司标准。公司要根据自身的产品质量情况明确约定质量标准, 并约定质量异议提出的期限, 超过质量异议期未提出书面异议即视为质量符合约定, 但国家规定有质保期的除外。
在买卖合同中应当明确约定公司交货地点的所在地, 这关系到纠纷处理时法院的管辖。此外, 合同中应列明收货方经办人的姓名、联系方式等, 这样做的目的是为了防止收货方不承认收货的事实, 导致诉讼举证困难。
应明确约定付款的时间、金额、方式等。模棱两可的约定会给合作方找到拖延付款的理由。
注意定金与“订金”的区别, 定金条款应写明“定金”字样, 而非“订金”。“订金”没有定金性质, 当事人主张定金权利的, 人民法院不予支持。另外, 对于超过总价款百分之二十的部分, 只能作为预付款, 可以要求返还, 但不具备定金性质。
审查对方起草的合同中有无不平等的违约责任条款或加重公司责任的违约责任条款。公司起草签订的合同中必须明确约定对方的违约责任, 约定违约金或损失赔偿的计算方法, 而且应与公司订立合同的目的能否实现为标准。如果合同中没有明确违约金或赔偿金的数额, 法院就会视双方放弃此权利, 而不予支持。对违约金约定过高, 对方可能会提出减少, 减少多少则不容易举证, 最好是对赔偿金计算方法做出明确约定, 有利于以后发生争议后能迅速确定赔偿金额。
在诉讼实践中会经常遇到诉讼管辖争议的问题, 最简单、最直接的办法就是在合同中明确公司所在地法院管辖或约定公司所在地为交货或合同履行地, 这样就由公司所在地法院管辖。
双方应加盖单位的公章, 合同文本经过修改的应由双方在修改过的地方盖章确认, 注意提取合作方的营业执照、组织机构代证、银行开户许可证及其其他行业特殊许可证、或身份证复印件等。
我国《民法通则》第135条规定:“向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为二年, 法律另有规定除外”, 因此, 公司应当经常关注诉讼时效问题, 对即将超过诉讼时效期间的民事权利及时向法院起诉, 或向对方主张权利, 或要求对方做出书面承诺履行;对已经超过诉讼时效期间的民事权利, 应当采取补救措施, 签订履行协议或要求对方以书面形式承诺履行义务等。
主要是指公司因超过法律规定的期限而丧失《合同法》规定的一些法定权利的行使权。《合同法》中许多法定权利的行使都有明确的期限规定, 超过该期限, 行使权也就丧失了。如《合同法》第54条规定的行使撤销权, 超过一年则该撤销权丧失。
如果按照约定由公司送货, 必须由合同中注明的经办人签收货物, 或者由经对方书面授权的其他人签收, 当然, 由对方在《送货单》上加该印章最好。
合同双方权利义务的变更、转让必须双方协商一致签订补充合同方可有效。特别是货款支付问题上, 必须严格按照合同约定付款。如果对方提出变更收款单位或变更付款期限等, 必须由双方协商一致并签订补充条款作为原合同附件, 由双方盖章确认后方可生效。
合同签订风险管理举措如下:一是合同签订前风险管理:首先, 在公司在签订合同前, 要先对合同进行策划和对风险管理手段进行选择。根据实际签订合同内容, 对合同的重要条款和事项进行最优选择, 确定一个完备有利的合同。其次, 采取合同担保的形式来规范合同双方的行为, 有效预防合同风险。二是合同履行中风险管理:首先设立合同管理专门人员, 对合同的履行进行动态的跟踪管理, 发现问题及时向上级反映, 确保合同的顺利履行。其次, 建立合同管理的工作程序, 使合同管理人员的行为有章可循。这些程序包括:文件审批、签字程序等。第三, 充分利用合同所赋予的权力, 对合同一方的履行行为进行监督、检查, 有效防范合同履行中的风险。三是合同履行完风险管理。首先是合同履行完毕后要及时的行使索赔权, 避免因合同履行过程中造成的损失。已经行使索赔权的, 要关注索赔进度和积极进行交涉。其次是合同履行完毕后要对合同和相关资料进行整理和妥善管理。合同资料不但在法律上重要依据, 也是具有一定价值的技术资料。一旦出现纠纷, 能够帮助公司避免损失和承担不必要的责任。第三, 合同履行完毕后, 公司要对合同进行评价, 总结签订的合同的经验和教训, 提出分析报告, 作为以后合同管理的借鉴。作为外部市场法律风险控制和风险管理举措不仅是管理的艺术、智慧的火花, 也是企业的价值、文化的载体。
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