科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用

改革开放以来, 随着中国的迅速发展, 科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目, 即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动, 这些活动有着一个明确的目标或目的, 必须在特定的时间、预算、资源限定内, 依据规范完成。在现实生活中, 纸质档案已经不能完全满足时代的需求, 电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位, 电子档案具有简便、省时、易携带等特点, 已经逐渐取代纸质档案而存在。但是, 任何事物都有两面性, 我们要客观地对待每一件事以及每一个事物, 客观面对纸质档案和电子档案的优缺点, 并适当对其加以利用。

一、电子档案与纸质档案的优缺点

(一) 电子档案的优缺点。随着当代科学技术的飞速发展, 许多行业随之进入了全新的时代。当代的各行各业以及生活中处处离不开科学技术的渗入。档案管理工作也有了全新的发展。

在信息发展迅猛的今天, 无论是在人们的日常生活中、事业中, 还是在社会交流与国际联系中, 互联网都发挥着巨大的作用。在科研项目管理中, 电子档案紧紧依赖于计算机而存在, 因此电子档案的优势显而易见, 且其记忆速度和运算速度高达数亿次每秒。能够大大缩短查阅资料上浪费的时间, 优化了资源检索过程。电子档案具有存储时间长、存储容量大、储存困难等特点。在科研项目中, 电子档案可对档案资料进行长时间的储存, 科研档案在科研管理活动中具有重大意义, 它不仅能够有效地记录过去的科研成果以及过程, 而且对于今后的科研计划、科研政策的制定具有重要的参考价值。因此, 电子档案长时间的储存功能显得格外重要且必不可少。此外, 电子档案还能利用计算机的特殊功能对科研项目中的文字、图形、表格等各种形式的载体进行原件保存。但是, 电子档案储存难度大, 因其对计算机的依赖性强, 一旦计算机受到病毒等的侵害, 就会造成不可恢复性的损失, 这不仅会对科研项目中的档案管理工作造成危害, 还会间接影响到科研项目的成果。

总而言之, 电子档案的便利性, 给人类的生活带来了巨大的收益, 电子档案的存储地址一般在电脑上, 不占空间, 甚至仅需要一张光盘就可以储存所需信息, 存储量大且运算和记忆速度已经达到数亿次每秒, 与人共享方便, 可通过笔记本U盘等随身携带, 可节约大量时间, 最大程度地发挥其共享他人资源的优势。除此之外, 电子档案可以长时间保存相关信息, 不会随时间的延长造成资源的磨损或毁坏, 人们可以快速查阅期望得到的信息。在这个信息全球化的社会, 只有充分发挥高科技的作用, 才能高效地与世界接轨, 获得全球最新信息, 完成信息全球化交流, 促进自身产业的发展。电子档案管理利弊并存, 均不可忽视, 电子档案需要注意的事项主要表现在构建、储存、保护、防丢失等方面。其一, 在电子档案构建的同时, 相关工作人员要建立妥善的资料格式, 以达到资料的完整与完备性。其二, 电子档案的储存是关键步骤, 相关工作人员要牢记资料的储存路径及位置, 不可因自身原因造成丢失等严重后果。电子档案的最大缺点即存储信息的安全性受到严重威胁, 当今社会科技发展迅速, 电脑黑客的手段也是越来越高明, 许多机密性文件可能因为黑客的侵入而造成严重的更改或是毁灭。因此。想要保证电子档案的安全以及不被侵入, 就要严格做好防盗措施, 设立严密的防盗网络, 保护电子档案完整不被侵害。

(二) 纸质档案的优缺点。科研项目中的档案管理仍然离不开纸质档案的帮助, 科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料都离不开纸质档案的使用。大量的纸质档案在人工查阅时可以加入电子档案元素, 利用电子档案的便利性对纸质档案进行编码和记录, 通过检索号就可快速获得科研项目档案管理中的纸质档案。除此之外, 在书写上, 纸质档案能够直观、简明地表现出其简单性, 以及在阅读方面的便利性。与电子档案相比, 纸质档案保存安全, 不易丢失, 可盖印章、按手印、签字, 具备一定的法律效力, 而没有当事人的电子档案不具备法律效力。但其缺点也不可避免, 纸质档案占据空间, 查阅不便, 整理麻烦, 而且容易磨损和损坏。因此, 对于纸质档案的广泛使用, 需要对其纸质进行筛选, 并且妥善保存、管理。

二、电子档案与纸质档案的整合与利用

(一) 两者相融相合的必要性。电子档案的发展促进了纸质档案的进一步发展, 同时, 由于电子档案的产生也进一步代替纸质档案而存在, 电子档案不仅可以减少人力物力的消耗, 还可以减少金钱的浪费, 不仅能够简化纸质档案管理, 还能够高效地实现电子档案和纸质档案的转化, 使得科研项目的完成更加高效。在电子档案和纸质档案的相互转化关系中, 相关工作人员要充分发挥电子档案和纸质档案各自的优势, 对于纸质档案应加以妥善保存, 同时建立电子档案与纸质档案的联系, 使得只要输入有效关键字就可以准确无误地对纸质档案进行搜索。就科研项目的长远发展来看, 电子档案永远无法完全取代纸质档案的位置。因此, 在科研项目档案管理工作中, 电子档案与纸质档案必将长期共存共同发展, 只有将电子档案和纸质档案进行合理的整合利用, 并建立双向联系, 电子档案为纸质档案梳理位置及信息, 纸质档案为电子档案提供有效库存和档案内容。两者相辅相成, 共同发展, 不仅可以发挥各自的最大优势, 还能有效地提高工作效率, 进一步加强和改进科研项目档案管理工作, 更好地为科研单位的持续健康发展服务。

(二) 电子档案与纸质档案的整合利用。科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括:科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料;研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料;总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料, 这部分档案是科研档案存档的主体。只有综合利用电子与纸质档案的优缺点才能有效完成科研项目的档案管理工作。

电子档案、纸质档案两者的优缺点特征明显, 因此在科研项目档案管理工作中应尽量结合两者优缺点整合利用过程, 相关人员要尽最大努力对档案的优点加以最大程度地利用, 而对于其缺点, 要尽量避免, 实现两方面优势互补, 为科研项目档案管理工作提供有利保障条件。两者之间要扬长避短, 共同作用才能发挥更大的优势。例如电子档案在档案管理工作中不仅具有高效性, 还具有科学性, 其在科技方面的优势不容忽视, 因此要加以重视, 而纸质档案在签约、签字、印章等方面具有相当的法律效力, 此方面不可替代的优势要加以保留。将两者的优势结合起来, 必然能够使档案管理工作的效率进一步得到优化。

三、结束语

在高速发展的信息时代, 电子档案管理已经是档案管理工作的发展趋势, 但每一项文化遗产必然有它不可取代的优势, 因此电子档案和纸质档案都是档案管理的重要组成部分, 两者的整合利用与共同发展构成了完整的档案管理系统, 档案管理人员只有结合科研单位实际, 积极探索档案管理的新模式, 有效地整合各类电子档案和纸质档案, 促进档案管理工作进一步科学化、规范化, 才能全面提升科研项目档案管理工作水平。

摘要：在科研项目档案管理中, 电子档案和纸质档案都属于其中的重要组成部分。两者各有优势, 同时也存在不同之处, 本文拟从两种不同形式的档案的整合与利用方面展开阐述。

关键词：科研项目,档案管理,纸质档案,电子档案,整合利用

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