浅谈物资采购项目验收审计
[摘要]本文结合单位物资采购项目验收管理工作实际，从审计工作定位、审计内容、审计流程及风险防范等方面对物资采购项目验收审计进行探索，以期加强物资采购项目验收审计，有效防范采购风险，维护单位经济利益。
[关键词]采购 验收 审计 创新
一、物资采购项目验收审计工作定位
（一）合理定位物资采购项目验收审计
物资采购项目验收工作涉及采购、资产管理、物资使用、财务、审计等相关部门。对于物资采购项目验收管理，有的单位由采购部门牵头，会同资产管理、财务、物资使用、审计等部门进行联合验收;有的单位则由资产管理部门牵头，会同采购、财务、物资使用、审计等部门进行联合验收。无论采用何种形式，审计部门始终作为物资采购项目验收的监督部门参与其中，履行审计监督职能，而非物资采购项目验收的“主业”和“主责”部门。
审计部门对物资采购项目验收提出的建议和意见，是决定物资采购项目验收是否最终通过的关键性意见。正确区分物资采购项目的实物验收和审计验收，理清物资采购项目验收工作中相关部门的职能，明确相关部门责任，才能更好地定位审计部门参与验收的工作位置、工作节点，落实审计部门的工作职责，做到审计履职不越界、审计监督不松懈，切实有效地承担审计监督责任。物资采购项目验收工作流程如图1所示。
（二）明确物资采购项目审计业务起点
单位在一个自然年内所需采购的物资品种、数量、次数可能非常多，特别是大型单位和生产型企业，存在小件、零星、小批量和大批量采购。为提高采购工作效率，有的单位根据物资采购项目预算金额设置物资采购权限，采取分权采购的管理模式;有的单位对物资采购采取集中統一的采购管理模式。
物资采购项目验收审计履行的是审计监督职责。验收审计监督应坚持“抓住关键、突出重点、严控疑点、把握难点”的工作原则，在单位内部审计力量有限的情况下，不适宜也不必要对每项物资采购项目都开展验收审计。例如，有的单位对预算外10，000元以下的零星采购、小批量采购、小件物资采购，就无需开展验收审计工作。因此，各单位要结合自身实际，在物资采购风险可控的范围内，合理定义开展物资采购项目验收审计的业务边界，即明确物资采购项目审计的业务起点。
二、物资采购项目验收审计内容
（一）物资采购项目实物验收管理
一般来说，各单位都制定了物资采购相关制度，规范物资采购项目验收的内容及相关工作要求。在组织开展物资采购项目实物验收时，通常由牵头验收部门会同参与验收部门，在实地验收时填写“物资采购项目实物验收登记表”。对涉及的机器、设备或仪器等技术性物资采购项目，还要求进行现场加工、测试、试验，并据以提供相关加工、测试、试验报告。
（二）物资采购项目验收审计内容
开展物资采购项目验收审计，一方面要审查验收行为的正确性和验收程序的合理性，另一方面要对照采购合同约定，对所采购货物的数量和价格进行审查把关。物资采购项目验收审计要重点关注以下内容：一是审查拟验收物资采购项目的基本情况。例如，审查是否按规定的采购方式进行采购，供货单位是否按照合同约定的时间、地点等供货要求进行供货。二是审查物资采购项目验收工作的正确性。例如，是否按规定成立验收工作小组，验收工作小组成员是否按规定落实回避要求，小组成员构成是否科学合理。三是审查物资采购项目验收程序的合理性。例如，审查验收方案是否报相关部门和领导审批，采购涉及的机器、设备、仪器等是否进行加工或测试，是否提供相关测试报告及初验报告单（或终验报告单）等。四是对照合同约定，对物资采购项目做符合性审查。例如，审查供货单位是否提供货物清单，验收小组是否完整填写物资采购项目实物验收登记表并出具验收“合格”意见，物资采购项目实物验收登记表中所列验收货物的规格型号、数量是否与合同约定一致，实际价格是否与合同约定一致。
三、物资采购项目验收审计流程
（一）物资采购项目验收审计指令来源
开展物资采购项目验收审计工作，既可能是来自上级领导的决策部署，也可能是常规管理工作的制度性要求。如果是上级领导的部署，那么程序上要体现领导的审批和签字手续;如果是常规管理工作的制度性安排，则验收审计工作按制度相关规定进行。物资采购项目验收审计指令发出情况如图2所示。
（二）物资采购项目验收审计业务流程
在明确验收审计职责、审计范围及工作制度的前提下，物资采购项目验收审计业务流程如图3所示。
四、物资采购项目验收审计风险防范
（一）物资采购项目验收审计的主要风险
物资采购项目验收审计的风险可分为系统性风险和审计人员责任风险两大类。系统性风险主要指由于物资采购项目实物验收制度、审计工作制度的缺失或不健全、不完善以及项目验收审计技术、方法不适当而造成的风险及审计偏差。例如，有的单位未建立物资采购项目实物验收制度，在进行实物验收时组织临时性验收小组，或由领导指派人员参与实物验收工作，参与验收人员无具体的职责分工，验收小组成员出于从众心理或责任心不强，敷衍履行项目验收工作，导致实物质量鉴定流于形式。工作制度的缺失或不健全、不完善，造成物资采购项目验收审计工作的开展缺乏制度依据，使审计工作处于被动局面，随时可能受到外界因素的干扰和影响，直接降低了物资采购项目验收审计的工作质量。而在审计人员工作经验不足、审计技术有限的情况下，也客观存在着验收审计风险。审计人员的责任风险主要指审计人员在实施项目验收审计工作时，由于责任心不强、履行职责不到位而造成的风险，如工作马虎、疏忽或人为放宽验收审计标准和要求等。
（二）物资采购项目验收审计风险的防范
科学合理地防范物资采购项目验收审计风险，应主要做好以下几点：一是建立和完善物资采购项目实物验收制度、物资采购项目审计工作制度，既把权力关进“制度笼子”，又为物资采购项目验收工作提供制度支撑，以制度管事，以流程管业务，做到依法依规管理;二是落实好项目实物验收人员的验收工作责任承诺制，坚决杜绝“滥竽充数”的实物验收人员，避免“物资采购项目实物验收登记表”数据失真，确保项目实物验收工作质量;三是建立审计人员工作责任制，加强职业道德教育，强化审计纪律，防范项目验收审计工作中的以权谋私行为;四是建立物资采购项目特别是重大物资采购项目的验收审计工作责任追究机制，严防审计风险;五是加强物资采购项目验收审计工作研究，不断适应新形势、新要求，灵活应对物资采购项目验收审计工作的新变化;六是提高物资采购项目验收审计工作信息化水平，加强审计人员业务培训，促进物资采购项目验收审计工作效率和质量的不断提高。
（作者单位：佛山职业技术学院，邮政编码：528317，电子邮箱：nhfengmiaoling@163.com）
作者：封淼令
摘要：区塊链时代的到来使得分布式记账在财务领域运用更加广泛。文章将针对目前传统物资采购验收审计流程存在的问题，如采购历史单据无法溯源、审计方法技术不当导致的一系列审计风险进行分析;其次，重点围绕构建模型，分析区块链技术凭借其去中心化、可追溯等特点改善传统审计的缺陷并优化物资验收审计的流程;然后对区块链技术运用于物资验收审计过程中的可行性进行分析;最后，分析总结运用区块链技术存在的一些风险及问题并提出改善方案。
关键词：区块链 物资采购 验收审计
一、采购验收审计流程及问题提出
（一）采购验收与采购验收审计流程
在材料采购验收审计流程中，企业一般会采用双重验收流程：一是由监察、生产、财务等部门组成的实物验收小组，主要对材料的数量、金额、编号、性能及质量等进行实物审核，二是审计验收，主要目的是对企业验收制度和方法的正确性，验收流程的合理性进行审查，以防范人员舞弊风险[2]。
1、采购验收
实物验收流程如图1所示，以办公物资材料为例，材料到货后，通常由部门负责人，财务人员，监察人员组成的验收小组对材料进行初检，验收通过则填写收货单和初验报告单，同时交由相关部门进行质量验收，例如，原材料交由生产部门进行质量验收，机器设备需要交给相关部门进行安装、调试。验收通过则验收小组填写实物验收登记表并交由审计部门进行验收审计。
2、采购验收审计
审计部门主要负责核对各个单据、合同、供货单所列示数量、金额的合理性以及领导签字审批的真实有效性，实物验收小组的人员构成进行评估，确认采购、供应商选择、收货验收人员岗位分离。审计验收也需要对实物验收流程中所填写的材料、设备等验收报告单进行审核，保证验收样品选取的合理性以及验收流程的合规性。审计完毕则提交审计验收意见书。
二、基于区块链技术的验收审计模式重构
（一）区块链技术的工作原理及特征
区块链是由一串采用密码学原理和方法产生的有序链式区块，并利用块链式数据结构、分布式节点来验证存储、生成更新数据。交易过程中，每个参与者都将作为一个节点来储存一份数据记录形成区块，两个区块之间依靠哈希算法作为连接链，这使得前后两个区块之间能够相互印证。其中每个区块的交易都会进行全网广播[5]，通知所有的交易者进行记录和信息的真假检验，所有参与者通过审查确认区块信息正确之后链接到主链上，以此循环形成的链状结构就形成了区块链。
1、去中心化
由于链式特征，每一个区块可以单独记账，这使区块链达到了去中心化管理的效果。区别于目前大多数字信息保存的集中化特点，如政府、网络平台、金融机构的集中维护管理，区块链上每一个节点能有效地进行自我管理，分布式地记录、添加、储存和更新数据。不需要采用集中式的信息管理系统和委托第三方机构进行“信任担保”[4]。从而减少企业建立金融中心的成本。
2、可追溯性
加盖时间戳是区块链很大的创新，时间戳是区块生成并链接到主链的具体时间;在区块链系统中，记录的数据信息会被打上相应的时间和地点烙印，从而使信息同时具有时间维度和空间维度，区块链上的每一条资料都可根据时间戳进行追踪，并且永远不会被删除，从而保证财务信息不会被篡改。
3、共识机制
共识机制的实施原理是当某个区块上的数据需要被篡改的时候，必须得到链上50%以上参与者的认同才可以进行修改，降低了信任风险。区块链技术的核心优势之一就是能够在决策权高度分散的去中心化系统中，保证参与方对于统一事件达成相同的意见的机制。共识机制在区块链网络中起到决定谁负责生成新的区块，以及维护区块链统一的作用。
（二）基于区块链技术对验收审计的重构
通过传统验收审计局限性与区块链技术的优势对比，发现区块链技术的优势能够很好的弥补传统验收审计的不足，基于区块链技术对验收审计的重构。从企业采购活动开始，所有交易信息实时传输到区块链网络上，上传的交易数据经过全网节点的批准，才能被真实地记录在每一个区块上。而相比于传统审计，运用区块链技术最大的优势是减少纸质票据的收集、整理和审核。例如运用默克尔树机制，使每个区块链中的参与者不用下载每一比交易、每一个区块，这就意味着，审计验收过程中审计人员无需从大量纸质或电子文件中翻阅整理数据、审批签字，这大大降低了审计人员的工作量;并且默克尔树机制的运用还可以对被审计对象的审计样本迅速查证，例如验收材料与供应商发出材料的一致性，精确聚焦风险问题，使得审计效率大幅提升[4]。公司从供应商挑选到发出采购申请到验收材料等多方交涉的过程中，因为有了区块链技术的存在，传统审计所需的各种票据、合同，例如收货单、初验报告单、实物验收登记表和审计登记表都可以有每一个区块上的数据代替，每个部门与供应商或者部门之间的信息交换都真实详细地记录在每一个区块上，审计人员在对材料溯源或者是审核签字的时候只需要核对每一个区块上的信息即可。
三、区块链当前面临的困境与挑战
（一）数据安全性问题
尽管区块链技术的共识机制、时间戳等技术可以保证数据真实性，降低篡改率，但是数据的安全性任然受到威胁。例如过多微小的交易带来的“粉尘攻击”会堵塞整个链条是其瘫痪，以及黑客利用计算机算力优势，攻破区块链上一半的节点，计算一个比现有支链更长的隐藏支链，从中获利，威胁数据安全性。
（二）信息公开威胁
如果企业所有的信息数据都记录在区块链上，并且该链上的每一个节点都可以对该数据进行访问，这样过于透明的信息公开就会导致企业的商业机密受到极大的威胁，蒙受巨大损失，造成企业之间不正当竞争的恶性循环。
（三）技术瓶颈
安全、去中心化和速度三者不可能同时实现。去中心化特征使得链上的每个区块是点对点确认信息，在加强安全性的同时将有损于速度和效率的提升，例如对比公有链和私有链中的数据，公有链极大的实现了去中心化，但由于数据库过于庞大，处理数据需要的时间也相应提升;而私有链中用户较少，处理数据的速度和安全性都优于公有链，但去中心化体现更弱。
参考文献：
[1] 戚伟欣，杨帆，盛晓莉.分布式记账与区块链技术对财务会计的影响
[2] 封淼令.浅谈物资采购项目验收审计
[3] 陈旭，冀程浩.基于区块链技术的实时审计研究
[4] 吴勇，周才力，何长添，朱卫东.基于区块链技术的审计模式变革研究——一个整合性分析框架
[5] 肖芬.区块链技术在审计工作中的应用
[6]杨润辉.区块链技术在财务共享领域的应用
作者：李芳昕?李静泊
1范围
本标准规定了物资材料验收管理的职能、权限、责任，物资材料验收的管理内容与方法。 本标准适用于本公司物资管理。
2职责
2.1本公司物资管理工作委托物资公司执行。
2.2物资公司应做好物资采购进货的验收工作，使采购物资保质保量。
2.3物资公司在物资验收中对入库物资名称不规范、不符合质量、数量的有权拒收。
2.4物资公司对不认真贯彻执行上级规定工作造成的劣质物资流入仓库负责。
2.5物资公司对物资仓储物资短斤少两负责。
3管理内容与方法
3.1物资的验收管理
3.1.1所有购入物资均应办理验收入库手续，由仓管员办理收料单，由采购员签证。
3.1.2仓管员参照厂家来货装箱单、发货明细单、发票同行联及运输部门的货运单，按收料单核对货物的名称、型号、规格、数量进行验收。
3.1.3质量检验，在检查货物外观完整无损后验收，并应有质量保证书或质量合格证等技术资料，对高精度设备和有特殊要求的物资，提请技术部门或用料部门专业人员共同进行验收。
3.1.4仓管员在验收中要严格把关，外观检查有问题的产品，无合格证、质量检验证，验收时发现数量短缺超规定，质量达不到标准及与原始技术资料不符，配件不齐时暂不办理收料，作为“待验收”，并立即与采购员联系，由采购员负责办理追补、更换、索赔。
3.1.5对易爆、剧毒等危险品物资的验收需由仓管员和业务员两人共同进行，按指定库房存放。当日到货，当日验收完毕。
3.1.6数量验收的计量方法，视不同物资分别用检斤、检尺、点数、量方、理论计算等方法进行。根据计量管理的规定，结合本公司实际情况，总的原则是：凡散装的物资应全检，定量包装需抽检，有质量指标要求的还应进行主要质量抽检。有怀疑或必要时多检或全检，
并作好原始记录，符合法定计量单位。
3.1.7物资供应须管好计量检测，包括合同、采购、运输押车、入库、保管、发料、盘库、统计等环节，并进行计量检测分析，以便有问题也能找出责任环节。计量严禁弄虚作假。
3.1.8如检斤后发现超过规定范围，应会同计量人员分析原因并反映经办部门。如属外单位责任者由经办同志负责与有关单位交涉处理，并将处理结果抄报相关部门，责任制考核。
3.1.9到货验收无误后，仓管员将货物按指定仓库放置，并及时登帐;有技术证件资料要归档妥善保管。
3.1.10凡需直接运往用料部门的物资，仓管员与用料部门有关人员共同验收。
3.1.11凡物资已到库，发票未到库时，保管员做好物资入库登记，作为“待验收”物资存放，待发票到后正式验收入库。
3.2物资入库计量验收规定
3.2.1钢材：要求现场过地镑，入库应有过镑单，检斤误差要求在±0.5%范围以内。
3.2.2变压器油：要求抽检50%，检斤误差要求在±1%范围以内。
3.2.3白棕绳：要求全检，检斤误差要求在±1.5%范围以内。
3.2.4铝排：要求全检，主要检查铝排长度、厚度、宽度和根数，检斤误差要求在±0.5%范围以内。
3.2.5铜排：要求全检，主要检查铝排长度、厚度、宽度和根数，检斤误差要求在±0.5%范围以内。
3.2.6铝包带：要求现场过地镑，检斤误差要求在±0.5%范围以内。
3.2.7电缆：定量包装抽检20%，主要检查线径和长度，标识、检尺误差在±0.5%范围以内。
文件编号：ZCPX-WZYS-001
中材萍乡水泥有限公司 物资验收管理制度
(第1版)
受控状态：受控□ 非受控□ 受 控 号：056
2009年6月16日发布 2009年6月16日实施 起 草 人: 周汉伟 审 核 人: 席晗 批 准 人: 黄宝春 起草日期: 2009.5.28 审核日期: 2009.6.10 批准日期: 2009.6.15
物资验收管理制度
1目的：确保进厂物资质量，确保公司利益不受损失，按质定价，保证生产稳定有序进行。 2 适应范围：适应公司购买进厂的各类物资。 3 职责：
3.1 主管供应副总经理：
3.1.1建立、完善公司物资验收管理制度，并监督执行。
3.1.2 重点组织对煤、石灰石及进厂的大宗原材料的质量验收、检验工作。 3.2主管设备副总经理：
3.2.1 组织对进厂大型机电设备的验收工作。
3.2.2 监督公司各职能部室对进厂机电设备的验收工作。 3.3 主管生产副总经理：
3.3.1监督公司各职能部室对进厂物资的验收工作。
3.3.2 重点监督煤、石灰石及进厂的大宗原材料的质量验收、检验工作。 3.4 生产部：
3.4.1 对进厂原燃材料重量验收，对石灰石及其它原燃材料进行表观验收。 3.4.2监督进厂物资质量验收、检验的执行过程。 3.4.3 及时反馈进厂原燃材料的不稳定因素。 3.4.4 负责耐火砖的验收。 3.5 技术部：
3.5.1组织实施对进厂机电设备、五金配件、润滑油的验收。 3.6化验室：
3.6.1依据《公司原燃材料质量标准及考核管理规定》，按批次、重量对进厂原燃材料进行品质检验。
3.6.2 负责进厂原燃材料检验数据的统计与传递。 3.6.3 负责指定原燃材料进厂堆放场地。 3.7物资供应部：
3.7.1配合、监督各职能部室对进厂原燃材料、机电设备、五金配件、润滑油的取样验收。 3.7.2 负责通知相关职能部门对进厂的原燃材料和机电设备进行取样、验收。 4验收程序及要求： 4.1原燃材料验收：
4.1.1 进厂煤、石灰石、铁矿石、湿煤灰必须在白班上班时间进厂(8：00至17：00)，其它时间进厂须主管副总经理批准，否则不许过磅计量验收。石膏、锅炉炉渣、矿渣、矿渣超细粉、粉煤灰进厂，磅房工作人员应告司机卸车地点。
4.1.2 磅房工作人员必须认真负责，监督检查进厂过磅车辆是否完全上磅，进行过磅计量，并记录相关数据。
4.1.3 出厂车辆过磅，磅房工作人员在计量空车重量后出具过磅单。
4.1.4石灰石：生产部对石灰石进行表观验收，对石灰石的尺寸大小、含泥量有权处理，可拒收、扣吨位处理，并在验收票据上确认。 4.1.5 对其它原燃材料进行表观验收及取样，对原燃材料进行表观验收有权拒收含较多杂物的材料。取样须公正、均匀，对进厂煤取样须用铲车推平后取样并注明送煤单位，取样后，取样人员将样品送化验室，由化验室人员编写号码交化验室分析组制样检验。化验室负责人员应不定期抽检进厂煤和煤样检验，取样及煤检验误差按公司质量考核进行。
4.1.6 取样频次：
4.1.6.1 进厂煤≤200吨取样检验 4.1.6.2 石灰石≤1000吨取样检验 4.1.6.3 铁矿石≤500吨取样检验 4.1.6.4 砂岩每批次取样检验 4.1.6.5 石膏≤500吨取样检验 4.1.6.6 矿渣每月一次检验
4.1.6.7 矿渣超细粉每月一次检验 4.1.6.8 粉煤灰每月一次检验 4.1.6.9 助磨剂每月一次检验
4.1.6.10 水泥包装袋每批次一次检验 4.1.7水泥包装袋验收：
4.1.7.1 进厂水泥包装袋需要过磅验收。
4.1.7.2 水泥包装袋数量验收先确认总的捆数，再随机抽检不小于1%捆数的包装袋数量，如有误差须再抽验1%捆数。 4.2 机电设备：
4.2.1 进厂机电设备需过磅验收重量。 4.2.3 进厂机电设备由技术部组织验收。 4.3 五金材料：
4.3.1五金材料由库管员负责验收。 4.4 耐火砖：
4.4.1耐火砖进厂需验收重量。
4.4.2耐火砖的品种、数量、尺寸由生产部负责抽检。 4.5 其它材料：
4.5.1 其它材料进厂需验收重量。 4.5.2 库管员验收数量。
第一条 采购单处理
仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”，即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。
第二条 物资标签
物资在待验入库前应在外包装上贴好标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。热点栏目：XX年个人总结
第三条 内购物资入库
1.材料入库前，保管人员必须对照“采购单”，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入“请购单”。
2.如发现实物与“采购单”上所列的内容不符，保管人员应立即对通知采购人员和主管。在这种情况下原则上不予接受入库，如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况，并请采购部门会签。
第四条 外购物资入库
1.材料进厂后，保管人员即会同检验人员对照“装箱单”及“采购单”开箱核对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入“采购单”。
2.开箱后，如发现所装载材料与“装箱单”或“采购单”记载不符，应即通知办理进口人员及采购部门处理。
3.如发现所装载物料有倾覆、破损、变质、受潮等现象，经初步估算损失在XX元以上者，保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过XX元，可按实际数量办理入库，并在“采购单”上注明损失程度和数量。
4.受损物品经公证或代理商确认后，保管人员即开具“索赔处理单”呈主管批示，再送财务部门及采购部门办理索赔。
入库以后，保管人员应将当日所收料品汇总填入“进货日报表”作为入账依据。
第五条 交货数量超额处理
交货数量超过“订购量”部分原则上应予退回，但对于以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在备注栏注明超交数量，经请示采购部门主管同意后予以接收。
第六条 交货数量短缺处理
交货数量未达订购数量时，原则上应予以补足。但经请购部门主管同意后，可采用财务方式解决。届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理。
第七条 急用品入库
紧急材料入库交货时，若保管部门尚未收到“请购单”，收料人员应先询
问采购部门。确认无误后，方可办理入库。
第八条 验收与退货
1.为保证企业产品与服务的高质量，须高度重视来料质量标准问题。质量管理部门应就材料重要性及特性等，适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，作为采购验收依据。
2.属外观等易识别性质检验的物料，验收应于收料后一日内完成。
3.属化学或物理检验的材料，检验部门应于收件后三日内完成。
4.对于必须试用才能实施检验者，由检验部门主管于“材料检验报告表”
(表12-11)中注明预定完成日期，一般不得超过7天。
5.检验合格的材料，检验人员在外包装上贴合格标签，交保管人员入库定位。
6.检验不合格的材料，检验人员在外包装上贴不合格标签，并于“材料检验报告表”上注明具体评价意见，经主管核示处理办法，转采购部门处理并通知请购单位，通知保管部门办理退货。
7.对于检验不合格的材料办理退货时，应开具“材料交运单”并附“材料检验报告表”呈主管签认，作为出厂凭证。
第九条 实施与修订
规定呈总经理核准后实施，修订时亦同。
第一章总 则
第一条为了加强仪器设备的科学管理，保证教学、科研的顺利进行，依据教育部《高等学校仪器设备管理办法》，结合我校实际，特制定本办法。
第二条验收是仪器设备(物资)购置过程的一个关键环节，是合同履约质量的检验。各单位(院、系、所、中心、部处，下同)应积极维护学校利益，切实把好验收关。
第三条 本管理办法中，贵重仪器设备是指单价在人民币10万元(含)以上的仪器设备，大宗仪器设备是指批量(含成套，以下相同)在20万元(含20万元)以上的仪器设备(物资)。
第四条凡使用学校经费采购的仪器设备(物资)都必须进行验收。
第二章验收的方式和依据
第五条验收方法分为自行验收和监督验收。
(一)自行验收指各单位的仪器设备(物资)使用者组织3人以上验收小组与供应商一起进行验收。单价10万元以下或批量20万元以下的仪器设备(物资)验收采用此方式。
(二)监督验收指各单位组织仪器设备(物资)使用者、供应商、验收专家和设备与实验室管理处人员组成四方验收小组共同参与验收。各单位负责组织并参与验收、供货商参与验收、专家组主持验收、设备与实验室管理处监督验收。贵重及大宗仪器设备(物资)的验收采用此方式。
第六条验收依据签订的《国内仪器设备采购合同》或《进口仪器设备采购协议书》(含补充合同，以下统称合同)和招投标材料、《中山大学仪器设备(物资)申购单》(以下简称《申购单》)、产品说明书等进行。
第三章验收的条件和内容
第七条各单位的使用者在购置的仪器设备(物资)到货前应主动关注采购进度，做好货到前准备工作，包括拟定验收方案、提供安装、调
试、测试和使用所必需的条件(包括场地、环境、安全条件及验收所需的工具、试剂耗材等) 。
第八条购置的仪器设备(物资)到货后应在充分做好验收前准备工作的基础上向设备与实验室管理处提出验收申请，在验收条件不具备时不执行验收。
第九条验收内容包括数量验收和技术质量验收。
(一)数量验收指对合同、到货清单和实物三者进行数量、型号等的核对，检查三者是否相符。检查外包装是否完好，拆箱后仪器设备(物资)的外观有无破损，合格证、说明书、保修单等是否齐备。
(二)技术质量验收指通过直观、通电等运行调试(包括功能调试、技术指标调试、整机统调等)和仪器检测等方法，检查仪器设备的性能指标、技术质量以及提供的人员培训等是否符合合同规定的要求。
第四章 验收程序
第十条自行验收程序：由各单位使用者自行验收，即对仪器设备(物资)进行开箱清点、安装调试和试运行。没签合同的仪器设备(物资)验收合格后，结果填写在《申购单》上;签订了合同的仪器设备(物资)的验收结果填写《中山大学十万元以下仪器设备验收表》(以下简称《验收表》)。
第十一条监督验收程序：仪器设备(物资)到货后，由各单位使用者与供应商、外贸代理公司共同开箱检查，进行数量验收;安装调试完毕、试运行正常后，各单位提前三个工作日提出验收申请并提交相关资料、拟定验收时间、专家名单和人数(原则上非本单位人员)到设备与实验室管理处，待审核后执行监督验收。验收后，各单位填写《中山大学贵重仪器设备及大宗仪器设备验收报告》(以下简称《验收报告》)，专家(组)长填写验收结果，参与人员签字确认结果。随同《验收报告》附上的验收资料(包括合同、到货经点收人员签字的点收清单、主要的招标书和产品说明书注明的验收技术性能指标、验收方案、安装调试报告、经测试人员签字的技术性能测试数据或图片等)。
第十二条捐赠仪器设备(物资)的验收程序：全部按照自行验收程序进行，单价10万元以下或批量20万元以下的仪器设备(物资)验收填写《验收表》，贵重及大宗仪器设备(物资)的验收填写《验收报告》，设备与实验室管理处确认验收结果。已使用过的仪器设备(物资)不需要验收。
第十三条特殊仪器设备的验收程序：对国家规定由指定机构检验和检测或合同中约定由有资质的第三方验收的仪器设备，全部参照自行验收程序按国家和地方的相关规定执行。单价10万元以下或批量20万元以下的仪器设备(物资)验收填写《验收表》，贵重及大宗仪器设备(物资)的验收《验收报告》，第三方验收的检测结果作为《验收表》、《验收报告》的附件。
第十四条《验收表》、《验收报告》要求做到准确、规范、完整填写、验收资料齐全。
第五章验收期限、结果和异常处理
第十五条国内采购的仪器设备(物资)原则上到货一周内进行验收(另有约定的除外);境外采购的仪器设备(物资)应在索赔期(即货物到港起90天)内完成验收。
第十六条设备与实验室管理处将根据合同将催促办理验收工作。如不能如期验收的，各单位应提交报告说明原因，并拟定计划验收的时间。
第十七条购置的仪器设备(物资)在验收时如发现与合同要求不相符时：
(一)仪器设备(物资)或配件数量缺少、技术资料不齐全，各单位使用者应做好点收记录，仪器设备(物资)如有破损应对其进行拍照存档，并请供应商、外贸代理公司签字确认，确定补充供货的时间。属于免税进口的仪器设备(物资)，应及时报告设备与实验室管理处，共同做好善后手续。
(二)仪器设备(物资)的名称、型号与合同要求不符的，各单位应予拒收，并要求供应商按合同约定提供符合要求的仪器设备(物资)。
(三)仪器设备(物资)的达不到技术指标要求的，应及时与供应商沟通，并要求供应商提供再次调试、测试的技术支持和协助。再次调试、测试后，技术指标仍达不到要求的，应予退货或提出其它措施予以解决，并及时报设备与实验室管理处处理。对于不影响使用并决定不退货的，要及时就补偿形式、金额及其他有变动的条款与供应商商定。
第十八条验收结果为：验收合格或验收不合格。
第十九条验收未通过时，应视具体情况作出处理：
(一)验收不合格时需要作出限期整改或退货的处理。
(二)限期整改仍不能完全合格时，按本章第十七条第三款执行，商定结果报设备与实验室管理处审批，并在验收结果中注明该供应商有违约情节。
第六章责任
第二十条凡因工作失误影响验收工作进度而造成损失的，要追究当事者的责任。因把关不严或不按时验收导致超过索赔期而给学校利益造成损失的，按《中山大学合同管理办法》的相关条款追究当事人的责任。
第七章附则
第二十一条本管理办法由设备与实验室管理处负责解释。
第二十二条本管理办法自发布之日起生效，原《中山大学设备物资验收管理暂行办法》(设备【2003】005号)同时废止。
附件一：《中山大学十万元以下仪器设备(物资)验收表》
附件二：《中山大学贵重及大宗仪器设备(物资)验收报告》
第一章总则
第一条为了加强仪器设备的科学管理，保证教学、科研的顺利进行，依据教育部《高等学校仪器设备管理办法》，结合我校实际，特制定本办法。
第二条验收是仪器设备(物资)购置过程的一个关键环节，是合同履约质量的检验。各部门应积极维护学校利益，切实把好验收关。
第三条本管理办法中，贵重仪器设备是指单价在人民币10万元(含)以上的仪器设备，大宗仪器设备是指批量(含成套，以下相同)在20万元(含20万元)以上的仪器设备(物资)。
第四条凡使用学校经费采购的仪器设备(物资)都必须进行验收。原则上凡设备管理科负责购置的仪器设备(物资)，须由房地产管理科组织验收;由房地产管理科负责购置的物资，须由设备管理科组织验收。
第二章验收的方式和依据
第五条验收方式分为自行验收和监督验收。
1、凡零星采购2万元以下的仪器设备(物资)由仪器设备(物资)使用单位组织3人以上验收小组与供应商一起进行自行验收。
2、贵重及大宗仪器设备(物资)或与供应商签订合同的其他非
贵重仪器设备(物资)由国有资产管理处组织仪器设备(物资)使用部门、供应商、监察审计部门等单位组成验收小组共同监督验收。
第六条验收依据签订的《仪器设备(物资)采购合同》(含补充合同，以下统称合同)和招投标材料、产品说明书等进行。
第三章验收的条件和内容
第七条各使用部门在购置的仪器设备(物资)到货前应主动关注采购进度，做好货到前准备工作，包括拟定验收方案、提供安装、调试、测试和使用所必需的条件(包括场地、环境、安全条件及验收所需的工具、试剂耗材等)。
第八条供应商在购置的仪器设备(物资)到货后应在充分做好验收前准备工作的基础上向国有资产管理处提出验收申请，在验收条件不具备时不进行组织验收。
第九条验收内容包括数量验收和技术质量验收。
1、数量验收指对合同、到货清单和实物三者进行数量、型号等的核对，检查三者是否相符。检查外包装是否完好，拆箱后仪器设备(物资)的外观有无破损，合格证、说明书、保修单等是否齐备。
2、技术质量验收指通过直观、通电等运行调试(包括功能调试、技术指标调试、整机统调等)和仪器检测等方法，检查仪器设备的性能指标、技术质量以及提供的人员培训等是否符合合同规定的要求。
第四章验收程序
第十条自行验收程序：由各部门使用者自行验收，即对仪器设备(物资)进行开箱清点、安装调试和试运行。仪器设备(物资)验收合格后，各部门须向国有资产管理处递交书面的《验收报告》。
第十一条 监督验收程序：仪器设备(物资)到货后，由各部门使用者与供应商、国有资产管理处，进行数量验收;安装调试完毕、试运行正常使用二周后，供应商提前三个工作日提出验收申请并提交相关资料，国有资产管理处组织验收相关人员，执行监督验收。验收后，所有参与验收人员都须签署《渭南师范学院仪器设备(物资)验收报告》，若有一人未签署则视为验收不合格。
第十二条捐赠的仪器设备(物资)全部按照自行验收程序进行，已使用过的仪器设备(物资)不需要验收。
第十三条《验收报告》要求做到准确、规范、完整填写、验收资料齐全。
第五章验收期限、结果和异常处理
第十四条国内采购的仪器设备(物资)原则上到货使用一月内进行验收(另有约定的除外);境外采购的仪器设备(物资)应在索赔期(即货物到港起90天)内完成验收。
第十五条购置的仪器设备(物资)在验收时如发现与合同要求不相
符时：
1、仪器设备(物资)或配件数量缺少、技术资料不齐全，各部门使用者应做好点收记录，仪器设备(物资)如有破损应对其进行拍照存档，并请供应商签字确认，确定补充供货的时间并报告国有资产管理处，共同做好善后手续。
2、仪器设备(物资)的名称、型号与合同要求不符的，各部门应予拒收，并要求供应商按合同约定提供符合要求的仪器设备(物资)。
3、仪器设备(物资)的达不到技术指标要求的，应及时与供应商沟通，并要求供应商提供再次调试、测试的技术支持和协助。再次调试、测试后，技术指标仍达不到要求的，应予退货或提出其它措施予以解决，并及时报国有资产管理处处理。对于不影响使用并决定不退货的，要及时就补偿形式、金额及其他有变动的条款与供应商商定。第十六条验收结果为：验收合格或验收不合格。
第十七条验收不合格时需要作出限期整改或退货的处理。若限期整改仍不能完全合格时，按本章第十五条第三款执行，商定结果报国有资产管理处审批，并在验收结果中注明该供应商有违约情节。
第六章责任
第十八条凡因工作失误影响验收工作进度而造成损失的，要追究当
事者的责任。因把关不严或不按时验收导致超过索赔期而给学校利益造成损失的，追究相关当事人的责任。
第七章附则
第十九条本管理办法由国有资产管理处负责解释。
第二十条
本管理办法自发布之日起生效。
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回收车间物资到货验收流程与规范
1 设备的到货验收
设备到货后，需凭合同及装箱单，进行开箱检查，验收合格后办理相应的入库手续，要求仓储保管、采购员、车间材料员以及设备管理部专工四方进行验收，大型设备、进口设备等重要设备的验收需以上四方的部门主管到场。 1.1 设备到货期验收
订货设备应按期到达指定地点，不允许任意变更。尤其是从国外订购的设备，影响设备到货期执行的因素较多，双方必须按合同要求履行验收事项。
1.1.1不允许提前太多的时间到货。否则设备购买者将增加占地费和保管费以及可能造成的设备损坏
1.1.2 不准延期到货。否则将会影响整个工程的建设、投产、运行计划。 1.2 设备完整性验收
1.2.1 到货时的外包装有无损伤;若属裸露设备(构件)，则要检查其刮碰等伤痕及油迹、海水浸蚀等损伤情况。 1.2.2 开箱前逐件检查到货件数、名称，是否与合同相符，并作好清点记录
1.2.3 设备技术资料(图纸、使用与保养说明书和备件目录等)、随机配件、专用工具、监测和诊断仪器、特殊切鄂尔多斯多晶硅业公司回收车间管理标准 设备管理系统
削液、润滑油料和通讯器材等，是否与合同内容相符。 1.2.4 开箱检查、核对实物与订货清单(装箱单)是否相符，有无因装卸或运输保管等方面的原因而导致设备残损。若发现有残损现象则应保持原状，进行拍照或录像。 2 对于一般物资到货验收
要求物资到货后，仓储保管通知采购员，采购员查询计划后通知设备管理部专工、车间材料员，与仓库保管一起对到货物资进行验收，验收后三方签字确认，如质量有问题，在收料单后备注清楚原因。
一般材料指：低值易耗品、轴承、一般仪器仪表(如：压力表、热电偶)、一般电器材料(如：小型继电器、熔断器、电缆)、五金工具、机电产品(电机除外)、钢材、一般阀门、水暖配件、标准件、化工产品(石墨电极除外)、塑料制品、一般化学试剂(常用试剂及化学玻璃仪器)、建材(砌炉材料除外)、土产日杂、一般工况配件、标准设备(含电脑、电视机)、轻质建材。 3 对于特殊物资到货验收
要求仓储保管、采购员、车间材料员以及设备管理部专工四方进行验收，验收后四方签字确认，如质量有问题，在收料单后备注清楚原因。
特殊材料指：加工件、主关键设备备品备件、非标设备、各鄂尔多斯多晶硅业公司回收车间管理标准 设备管理系统
类电机、特殊仪器仪表、电器材料、冷板、特殊阀门、石墨电极、特殊药剂(如：循环水所添加的各类阻垢剂、树脂等)、砌炉材料以及签订协议的物资。 4 办公用品验收
对于常用的办公用品(如纸、笔、电话、硒鼓等)要求仓储保管与采购员两方进行验收，验收后两方签字确认，如质量有问题，在收料单后备注清楚原因。对于特殊办公用品(办公桌、椅等)要求部门申报人、仓储保管、采购员三方验收，验收后三方签字确认，如质量有问题，在收料单后备注清楚原因。 5 油料到货验收
对于一般油品(如柴油、齿轮油、变压器油)，要求仓储保管收集好合格证，清点数量进行入库。对于特殊油品(如指定品牌的油品等),要求仓储保管、采购员、车间材料员三方进行验收，验收后三方签字确认，如质量有问题，在收料单后备注清楚原因。
6 劳保用品验收
对于工作服、劳保鞋、防护鞋、卫生用品等防护用品以及防护用具由安全环保部指定专人进行验收，对于验收中出现问题及时反馈给采购员。 鄂尔多斯多晶硅业公司回收车间管理标准 设备管理系统
7 验收人员职责
7.1 保管负责验收到货物资数量是否与材料收料单是否一致，到货材料外观质量有无裂痕、破损。
7.2 采购员验收到货材料外观质量有无裂痕、破损;对于验收中发现的质量问题及时将问题反馈给厂商处理，并做好相关记录。 7.3 车间材料员及设备管理部专工验收到货材料型号是否符合要求，型号是否一致，外形尺寸有无问题等。 8 考核
验收人员如外出不能参与验收，可授权给他人进行验收，不允许不验收。如果是验收不彻底导致备件材料在使用过程中出现质量问题影响生产，将追究车间验收人员责任，按照相关制度进行考核。
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