在我国建设工程项目管理中, 合同管理越来越重要, 它贯穿于工程实施的全过程, 在市场经济环境中, 工程项目管理必须以合同管理为核心, 这是提高管理水平和经济效益的关键。建设工程项目合同是指建设单位与勘察、设计施工材料供应等单位, 为完成一定的建设工程任务而签订的合同, 属于经济合同的一种。工程项目建设的控制归根到底是合同履行问题。同时, 建设工程项目合同是承发包双方为实现建设工程目标, 明确相互责任、权利、义务关系的协议;是承包人进行工程建设, 发包人支付价款, 控制工程项目质量、进度、投资, 进而保证工程建设活动顺利进行的重要法律文件。有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定的义务, 确保建设目标实现 (质量、投资、工期) 的重要手段。因此, 加强合同管理工作对于承包商以及业主都具有重要的意义。
随着我国市场经济机制的发育和完善, 要求政府管理部门打破传统观念束缚, 转变政府职能, 更多地应用法律、法规和经济手段调节和管理市场, 而不是用行政命令干预市场;承包商作为建筑市场的主体, 进行建筑生产与管理活动, 必须按照市场规律要求, 健全和完善内部各项管理制度, 其中合同管理制度是其管理制度的关键内容之一。加强建设工程合同的管理, 是社会主义市场经济规律的必然要求。
从建筑市场经济活动及交易行为看, 工程建设的参与各方缺乏市场经济所必须的法制观念和诚信意识, 不正当竞争行为时有发生, 承发包双方合同自律行为较差, 从而加剧了建筑市场经济秩序的混乱。因此, 政府行政管理部门必须加强建设工程合同的管理, 规范市场主体的交易行为, 促进建筑市场的健康稳定发展。
这是由建设工程的特殊性决定的, 由于建设项目实施必须循序渐近地进行, 所以, 履约方式也表现出连续性和渐进性。这就要求项目管理人员要随时依据合同和实际情况进行有效地管理, 以确保合同的顺利实施。
由于每个工程项目的特殊性和建设项目受多方面多因素的影响和制约, 所以合同中除一般条款外, 还包括特殊条款, 并涉及保险税收、专利等多项内容。因此在签订合同时, 必须全面考虑各种因素, 以免产生不良果。
项目在实施过程中经常会出现设计变更或合同条款的修改, 所以项目管理人员必须加强对变更的管理, 做好记录, 作为索赔、变更或终止合同依据。
主要表现在合同签订和实施过程中会涉及多方面的关系, 建设单位委托监理单位进行施工管理, 而承包单位则涉及专业分包材料供应和设备加工、以及银行、保险等众多单位, 因而产生错综复杂的关系, 这些关系都要通过经济合同来体现。
建设工程项目合同在建设项目管理过程中正在发挥越来越重要的作用, 具体体现在如下几个方面:
任何一个建设项目的实施, 都是通过签订一系列的承发包合同来实现的, 业主和承包商可以在建设工程合同环境下调控建设项目的运行状态, 通过对合同管理目标责任的分解, 规范建设项目管理机构的内部职能, 紧密围绕合同条款开展项目管理工作。因此, 无论是对承包商的管理, 还是对项目业主本身的内部管理, 建设工程合同始终是建设项目管理的核心。
为保证建设项目的顺利实施, 通过明确承发包双方的职责、权利和义务, 合理分摊承发包双方的责任风险, 建设工程合同通常界定了承发包双方基本的权利义务关系。建设工程合同中明确约定的各项权利和义务是承发包双方的最高行为准则, 是双方履行义务、享有权利的法律基础。
建设项目由于建设周期长、合同金额大、参建单位众多和项目之间接口复杂等特点, 在合同履行过程中, 业主与承包商之间、不同承包商之间、承包商与分包商之间以及业主与材料供应商之间不可避免地产生各种争执和纠纷。而调处这些争执和纠纷的主要尺度和依据应是承发包双方在合同中事先作出的各种约定和承诺, 所以, 建设工程合同是处理建设项目实施过程中各种争执和纠纷的法律依据。
(1) 对合同履行情况进行监督检查。主要内容有:检查合同法及有关法规的贯彻行情况, 检查合同管理办法及有关规定的贯彻执行情况, 检查合同签订及履行情况, 减少和避免合同纠纷的发生。
(2) 经常对项目经理及有关人员进行合同法及有关法律知识的教育, 提高合同管理人员的素质。
(3) 建立健全工程项目合同管理制度。包括项目合同归口管理制度、考核制度、合同用章管理制度。
(4) 对合同履行情况进行统计分析。包括工程合同份数、造价、履约率、选约原因、变更次数及原因等。
工程建设的复杂性决定其合同管理的艰巨性。目前我国建设市场发育尚不完善, 建设交易行为尚不规范, 使得建设工程合同管理中存在诸多问题。
少数合同有失公正, 合同文件存在合同双方权利、义务不对等现象;这是由于建筑市场处于买方市场, 承包商为了获得工程, 只好接受, 个别承包商在实施这样的工程合同时, 为了使自己的利益不受损失, 就会采取偷工减料或非法分包甚至分非转包等手段, 给工程建设带来隐患。“阴阳合同”充斥市场, 严重扰乱了建筑市场秩序。有些业主以各种理由、客观原因, 除按招标文件签订“阳合同”, 供建设行政主管部分审查备案外, 私下与承包商再签订一份在实际施工活动中被双方认可的“阴合同”, 在内容上与原合同相违背, 形成了一份违法的合同。这种工程承发包双方责任、利益不对等的“阴阳合同”, 违反国家有关法律、法规, 严重损害承包商利益, 为合同履行埋下了隐患, 将直接影响工程建设目标的实现。建设施工合同履约程度低, 违约现象严重;有些工程合同的签约双方都不认真履行合同, 随意修改合同, 或违背合同规定, 合同违约现象时有发生, 从而严重影响工程建设市场秩序。违法签订转包、分包合同情况普遍存在;一些承包商为了获得建设项目承包资格, 不惜以低价中标, 在中标之后又将工程肢解后以更低价格非法转包给一些没有资质的小的施工队伍。这些承包商缺乏对承包工程的基本控制步骤和监督手段, 进而对工程进度、质量造成严重影响。
一些建设项目不重视合同管理体系的建设, 合同归口管理、分级管理和授权管理机制不健全, 谁都可以签合同, 合同管理程序不明确, 或有制度不执行, 该履行的手续不履行, 缺少必要的审查和评估步骤, 缺乏对合同管理的有效监督和控制。
建设工程合同涉及内容多, 专业面广, 合同管理人员需要有一定的专业技术知识、法律知识和造价管理知识。很多建设项目管理机构中, 没有专业技术人员管理合同, 或合同管理人员缺少培训, 将合同管理简单地视为一种事务性工作。甚至有的合同, 领导直接敲定由一般办公人员管理合同。一旦发生合同纠纷, 缺少必要的法律支援。
一些建设项目合同管理仍处于分散管理状态, 合同的归档程序、要求没有明确规定, 合同履行过程中没有严格监督控制, 合同履行后没有全面评估和总结, 合同管理粗放。
为了加强项目成本的管理和核算工作, 完整、真实的反映项目工程成本, 提高项目经济效益, 2002年我公司特制定了工程项目成本管理办法。明确项目成本管理的任务是:在健全的成本管理经济责任制下, 对项目工程的成本费用支出, 通过有组织、有系统的进行预测、计划、控制、核算、分析等系列科学管理工作, 以尽可能少的耗费, 在预定的时间、预定的质量目标前提下, 完成工程项目, 取得应得的利润, 提高企业经济效益。规定项目成本实行目标管理, 强调项目成本的过程控制、核算和分析, 加强项目工程竣工结算和考核, 达到预期目的。
每个项目开工前或开工初期, 由公司经营部牵头, 组织市场部、工程部、经营部、质控部等相关部室, 针对每个项目的投标情况、协议书签订、工程的工期、质量等对项目部做详细的交底。
没有成本预测报告公司不签发承包责任书, 编制成本预测报告使公司和项目部对工程项目的成本情况能有一个清楚的认识, 项目究竟是盈是亏, 可采取什么措施扭亏为盈, 只有做了预测才能做到心中有数。例如, 某工程的中标价格为31140138元, 扣除上缴公司管理费的承包价是26624818元, 而成本预测价是27970277元, 亏损1345459元, 针对这一情况, 项目部领导班子进行了认真分析, 认为造成亏损的主要原因是:市场竞争激烈, 合同工期短, 投入大, 由此造成工程费用相应增大。原因找到后, 项目部采取了以下的应对措施:加大项目招标工作的力度, 对所有单项工程的劳务进行了招标, 使人工费成本下降300000元;对主要施工材料进行招标, 通过招标使材料成本降低了702924元;土方工程项目经过议标和精心调配, 可降低工程成本238187元;在工程实施阶段如合同履约过程良好, 结算时可增加环保费247224元。通过对工程成本的预测分析, 项目的成本不但不亏, 还可降低成本142876元, 使项目部人员对工程的成本有了比较明确的认识, 同时也为下一步确定目标成本和工程成本的分解、落实创造了条件。
加强建设项目合同管理队伍建设, 加强合同管理人才的培养, 实行合同管理人员持证上岗制度, 亦是提高建设项目合同管理效果的重要举措。
为保证建设工程合同全面履行, 建设行政管理部门应把施工合同管理工作列为整顿规范市场工作的重要内容。要在严把审查关的基础上, 加大合同履约管理力度。
在签订建设工程合同过程中, 承发包双方要对合同合法性、严密性进行认真审查, 减少签订合同时产生纠纷的因素, 把合同纠纷控制在最低范围内, 以保证合同的全面履行。
项目建设各方要重视合同管理机构设置、合同归口管理工作。做好合同签订、合同审查、合同授权、合同公证、合同履行的监督管理。建立健全合同管理制度, 严格按照规定程序进行操作, 以提高合同管理水平。
几乎在每一个项目的实施中都要或多或少地发生合同变更, 业主和承包商对合同变更的处理, 也成为项目管理工作中最主要的内容之一。
(1) 把合同变更限制到最低程度的原则。
(2) 协商一致原则。
(3) 重要变更提前采取措施的原则。
合同变更管理的主要问题是如何处理各种变更, 所以必须建立科学的合同变更程序。项目管理人员必须依据相关程序进行合同变更管理。
我国工程承发包双方在合同履行中对工程索赔认识不足, 缺乏推行工程索赔所需的意识和动力。因此, 提高索赔意识是承包商亟待解决的问题。
合同文本及相关资料同属重要法律文件, 发生之后应及时建帐并妥善保存。由于建设项目周期长, 涉及专业多, 面临情况复杂。在经过一个长时间的建设过程之后, 很多具体问题要依靠相应资料予以解决。为此, 做好资料归档工作决不是简单的文档管理问题, 应专人负责, 负责到底, 不断提高合同管理水平。
为了使合同管理有条不紊, 应建立科学的合同履行保证体系。
合同是规定总任务的依据。因此在合同履行之前, 应认真进行合同分析, 把合同责任具体落实到各责任人和合同实施的具体工作上。
为了协调各方面工作, 使日常合同管理工作程序化、规范化, 应制定以下工作程序:
(1) 建立协商会议制度。合同履行过程中, 各建设主体之间应定期或不定期召开协商会议, 就计划执行效果、已完工作和后期工作, 尤其是合同条款变更及变更措施等问题进行评价、协调并形成决议对重大问题及决议应用会议纪要的形式记录下来纳入合同文件。
(2) 建立必要的工作程序。对于经常性的合同管理工作应建立制度化的工作程序, 使大家有章可循。必要的程序包括图纸审核程序, 工程变更程序, 设备材料及已完工工程验收程序等。
必须建立健全工程项目文档管理系统, 要明确提出数据资料的标准化、及时性、全面性、准确性等要求, 责任要落实到部门乃至个人。
合同监督与协调是工程项目依照合同要求顺利进行的重要保证。它主要包括合同指导、费用监督、进度监督质量技术监督和工程协调等内容。合同管理人员应对工程管理人员进行必要的合同指导, 做经常性的合同解释, 使它们树立全局观念, 及时对合同履行中发现的问题提出意见建议或警告。合同管理人员要对合同实施计划的落实情况进行检查, 合同管理人员要在合同范围内代表业主协调各建设主体之间的工作关系。
由于我国长期受计划经济影响, 国内工程管理中合同管理和索赔尚未引起业主和承包商的高度重视, 许多项目经理部对它们还比较陌生。所以, 首先应加强对经理部各层次的管理人员进行合同、合同管理及索赔的宣传、培训和教育, 使大家认识到这个问题的重要性, 重视合同和合同管理。合同意识是市场经济意识、法律意识、工程管理意识的综合体现;加强建设工程合同的管理, 是社会主义市场经济规律的必然要求。
综上所述, 建设工程项目合同管理是建设工程管理的一项非常重要的内容, 作为一个合同管理人员, 必须在熟悉工程项目合同的特点和有关内容的基础上, 严格对合同履行和变更进行管理。只有这样, 才能保证建设工程项目合同的正常履行。
摘要：建设工程项目合同管理是建设项目管理的重要内容之一, 加强建设工程合同管理是保证建设工程项目顺利实施的必要保证, 本文从加强建设工程合同管理的意义、建设工程项目合同的特点、建设工程合同管理是建设项目管理核心、建设工程项目合同管主要内容、建设工程项目合同管理存在的问题、完善建设工程项目合同管理体制等几个方面展开了论述, 可供同行参考!
关键词：建设工程,合同,合同管理
[1] 田元福等:建设工程项目管理[M]北京, 清华大学、北京交通大学出版社, 2005.
[2] 白思俊:项目管理案例教程[M]北京, 机械工业出版社, 2005.
[3] 齐宝库:工程项目管理[M]大连, 大连理工大学出版社, 2003作者简介, 刘光忱, 沈阳建筑大学工程管理系主任, 教授。研究方向, 工程管理.
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