企业公文处理常见问题的对策与思考

公文处理工作就是指关于制订公文、办理与管理的工作, 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序;公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。企业实现正常运行主要依赖公文处理工作, 可以达到有效沟通与联系的目的, 也是一种重要的领导方式和处理公务的手段, 有力推动着企业经营管理工作的正常运行。如果能够做好公文处理工作, 有利于实现政令畅通, 促进企业工作的规范化、精细化与科学化发展。

一、公文处理过程中的常见问题

(一) 公文处理效率不高。1.明确时限, 确保公文处理及时高效。对于集团型企业来说存在着较多层级, 在处理公文时应该具有一定的时间要求, 处理常规性文件要求利用3天的时间完成, 最多也不能超过7天;处理紧急公文要随收随处理;在处理工作安排与会议通知时, 不能超过1天的时间, 同时上交处理意见。2.加强沟通, 明确公文处理意见。第一, 企业不同部门在处理公文过程中, 应在明确处理意见前, 采取电话、邮件、会议等做法做好沟通协调工作。第二, 下级部门将自身意见呈报上级部门时, 要及时与上级部门取得联系并做好沟通工作, 也可以提前将意见上报有关部门审核, 达到一致性意见后再上报。第三, 如果公文涉及到多个部门, 那么则需组织相关部门会签, 同时主办部门要积极与有关部门沟通与协调。3.规范行文, 减少公文处理障碍性因素。有的下属企业在上报公文时没有做到有条理, 不具备充足的支撑资料, 尤其是那些经营管理类公文, 不能做到有效分析, 提供的数据也不准确, 请示事项支撑理由与结论缺乏必要的联系。由于存在上面这些情况, 因此集团业务部门在处理过程中不能全面掌握下属企业的实际情况, 需要下级部门多次上报材料进行补充, 不利于公文迅速处理。下属企业在上报上行文过程中, 要求集团企业提供资金、设备、人力等, 需要在上报公文中拟定准确的数量与标准;要求得到批复意见的, 一定要具备完善的行失研究, 同时讲明自身建议, 上级部门才能在此基础上作出正确决策。

(二) 公文格式要素方面。1.最新格式要素要求。以国家发布的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》为标准, 要求进一步规范公文要素形式, 但有的企业却没有认识到这一点, 没有应用新型公文格式, 如版头部分, 对于上行文、平行文、下行文要求发文部门将标志全部调整到上边缘到版心上边缘35mm的距离;公文成文时间也改变为现在的阿拉伯数字, 同时要求公文全部署发文机关名称;公文版记部分不再设置主题词标注, 由于不能正确使用主要要素导致公文整体不规范, 企业要根据最新发布的文件要求及时修改各种公文格式各项要素, 做到公文应用统一的格式。2.公文标题中出现标点符号。以国务院公文处理办法为标准, 标题当中不包括法规和规章, 其它情况都不需使用标点符号。如在“转发《关于×××通知》的通知”中, 要求省略书名号, 同时“通知的通知”这种表述方法过于繁琐, 要使用“转发关于×××通知”这种格式。要求标题中不能存在“关于贯彻关于×××”或“通知的通知”这一方面的繁琐语言。3.附件说明位置标注。如果公文存在附件, 那么就需在正文下另起一行, 左空二字使用仿宋字-GB2312写明“附件”, 后面使用全角冒号和名称。如果附件当中存在序号那么则需用阿拉伯数字标明, 附件名称后面不使用标点符号, 如果附件名称过长一行写不全时, 那么在回行时要对齐上一行附件的名称。4.标点符号适用不正确。有的单位在印制文件或引用其它文件过程中, 不能正确使用文号中的括号, 如“XXX【2015】XX”或“XXX[2015]XX”, 应该印制为“XXX[2015]XX”, 中间应该使用六角括号。有的单位在上报“请示”过程中, 在最后常会见到“妥否?请批示!”的字样, 这种做法也是没有正确使用标点符号。在“请示”当中不能出现问号和感叹号。应该写为“妥否, 请批复”“以上请示如无不妥, 请批复”“以上请示如无不妥, 请转报审批”等, 最后用句号。

(三) 公文文种方面。1.文种使用有误。当前应用的公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等十五种文种。在印发公文时不能超过这些文种, 但却经常发生不能正确使用公文文种情况, 如把“XX办法”作为公文处理, 文种使用不正确, “办法”不归为公文文种, 正确的行文应该是“关于印发XX办法的通知”, “XX办法”应该是附件。2.“请示”与“报告”文种混淆不分。如在公文题目当中, “请示”和“报告”不能正确区分, 有的在“报告”当中存在请示的内容。“请示”要做到讲明一件事, 在请示时要得到上级部门的同意, 所以“请示”当中要写明上报单位的联系人、联系方式, 上级部门在询问有关情况时可以及时联系有关人员。“报告”一般情况下是下级向上级汇报工作, 回答上级部门提出的问题, 报告事项不要求上级部门给予回复。

(四) 公文处理程序不规范。公文拟制要求依据一定的程序进行, 主要有下面这些表现:第一, 存在着较多的公文“倒流”现象。正确的公文处理程序应该是:部门拟稿、部门负责人审核、办公室审核、领导签发。但有的部门不依据这一程序进行, 拟制的文稿不送交办公室审核, 直接上报有关领导签发, 然后才返回到办公室, 这种情况属于公文的“倒流”。第二, 有的公文直接送到领导手中或多头主送, 出现越级现象, 上交报告等公文时存在请示内容, 一般情况下这种现象存在于上行文中。第三, 没有认识到协商会签的重要性。公文内容要求得到多个部门共同处理时, 要实行协商会签制度, 要积极取得有关部门的支持, 与其做到广泛沟通, 防止出现错误的决策, 但在实际工作中往往忽视了协调会签。

(五) 公文处理不及时。公文办理时间要依据规定进行, 但在实际工作过程中, 公文不能及时得到处理, 有的还会出现相互推诿等现象, 导致公文不能依据规定的时间处理, 影响了工作效率。主要有下面这些表现:第一, 在办理公文过程中, 如果意识到存在一定的困难或不在本部门处理范围内, 不会积极取得有关部门的联系, 有时会私自扣压公文。第二, 不能应用限时办结制。在处理公文过程中, 文件运转环节存在一定的问题, 导致不能正常运行。在发文处理过程中, 如果不能及时处理某一环节的问题, 那么就会占用上级部门的决策时间或下级部门的贯彻执行时间, 阻碍了公文效能的正常发挥。

二、提高企业公文处理对策

(一) 提高思想认识。公文具有“严格的格式与一定的程序”, 因此企业在处理公文过程中要高度重视公文的权威性。对于企业管理人员特别是各个部门管理人员来说, 要认识到公文处理工作的重要性, 要引起思想上的高度重视, 要淘汰“只抓生产经营, 不搞文字工作”的错误认识, 要认真对待公文处理工作的领导与检查, 同时公文处理工作要责任到人, 要配置高素质、高能力的文秘人员管理公文工作, 要做到正确对待公文工作, 要保证公文工作的权威性。要求管理人员应积极学习公文处理知识, 才能带动广大职工认真遵守公文工作的程序;要求文秘工作人员对公文工作高度负责, 严格依据公文审核程序进行, 进一步规范本单位的公文处理工作, 要严格依据公文的正确格式制订公文, 应用正确的体式, 才能不断提高公文处理效率, 有利于保证企业各项工作的健康开展。

(二) 加强文秘队伍建设。进入新时期以来, 对公文处理工作提出了更高的要求, 企业在选择文秘人员时要严格控制人才的进出, 尽量选择那些业务能力强、综合素质高的文秘人员。第一, 企业要帮助文秘人员认真学习公文理论, 要求全面掌握公文理论知识, 在提高政治理论素养的同时也提高了政策水平。工作上要求做到精益求精、严格要求, 要求全部文秘人员拥有高尚的职业道德, 对本身工作高度负责, 要认识到自身工作的重要性, 要积极主动投入到公文处理工作中去。第二, 企业还需为文秘人员创造良好的培训机会, 应用新型业务交流活动载体, 实行以会代训与业务技能竞赛的做法, 开展一对一帮扶, 开展广泛的业务培训工作, 保证企业全部人员都掌握公文处理的基本流程与基本知识, 要随时了解政策的变化情况, 要及时掌握不同法规与不同方面的实际情况, 争取利用最短的时间掌握高水平的业务能力。

(三) 促进公文处理制度化、规范化。公文处理工作存在较为繁琐的程序、较为严格的时间限制, 同时要求也较高。为了做好公文处理工作, 就一定要责任到人, 实现公文处理工作的规范化与制度化, 企业要根据本身实际情况, 建立完善的公文处理制度, 要自源头杜绝出现公文差错问题, 文秘部门要做到在公文处理工作中严格把关, 要求公文的拟定、审核、审批都需依据严格的程序进行, 要实行收支登记与流转记录的做法, 争取在公文处理过程中不出现任何差错, 尽自身最大能力防止出现公文错误的情况, 在公文处理的每一个环节都要做到精益求精、认真对待, 争取做到制度完善、程序规范、档案完备、管理严格、有效考核。

(四) 规范公文处理程序。在公文处理过程中要求做到科学有序、层层递进、有机连贯, 要想保证公文处理工作的健康运行, 则需制订严格的处理流程。在公文处理流程中存在着大量的工作步骤与工作岗位, 不管哪一个环节或岗位出现问题都会影响到整个公文处理流程, 所以要求不同岗位应积极配合, 协调运转, 达到不同环节不同岗位的有序连接, 公文处理工作才能达到科学运转。

办公室要负责公文的收发、批办、传递、催办等各个环节的正常运行, 要随时掌握公文的处理情况。不得出现“为公文而公文”的情况, 不能只做一些收收发发的工作, 要认识到公文管理与应用的重要性, 要积极研究如何做好公文处理工作, 要保证每一份公文内容及时传达到公司、各部门、项目部当中, 同时监督其执行, 使公文处理工作有力支持企业管理、领导决策等工作的正常运行。

(五) 定期考核, 完善的激励机制。上级部门要严格要求下级部门, 要做好指导工作与监督检查工作。要在规定时间内总结公文处理工作, 同时应用合理的公文处理考核标准。利用检查、考核等做法, 及时表扬在公文处理工作中表现积极的部门, 同时也要批评那些达不到考核标准的单位或个人。

本级机关要定期总结各部门公文的错误率、差错率, 要根据实际情况要求各个部门在规定时间内完成整改, 今后防止出现类似问题。才能使公文处理日益达到规范化与科学化, 自行文规则、文种选用、体例格式等方面制订严格标准。逐步形成完善的公文处理制度与检查制度, 进一步规范办文程序, 做到上述这些可以保证公文处理工作的正确运行。只有建立完善的公文处理制度, 才能进一步规范办文程序, 依据办文规则行事, 再结合应用检查制度与激励制度, 才能在公文处理工作中减少错误, 公文处理工作才能做到有序、高效、规范。

(六) 加强公文处理人员素质的培养。要求公文处理工作人员正确对待本职工作, 要在思想上高度重视, 要拥有大局意识与全局观念, 要不断提高政治素质。不具备政治素质就不可能做好这一工作。所以要求公文处理工作人员必须具备高度的政治素质, 尤其是必须拥有较高的政策理论水平, 能够随时意识到政治的发展方向, 要具备较高的组织纪律观念。公文处理工作要求工作人员对本职工作高度负责, 同时拥有较高的工作水平, 有时会由于一个岗位的失误而导致出现较多的错误。所以公文管理工作人员要熟练掌握公文处理流程, 要认识到公文处理工作具有一定的规律。再有, 可以增加办公室公文把关人员的数量, 要利用最短时间建立一支高素质、高能力的公文处理人员队伍, 做到人员不流失。在实际工作过程中, 要结合培训、讲座、研讨、评比等多种做法, 鼓励公文处理人员积极参与, 以期不断提高业务水平。要求公文处理人员必须具备高尚的职业道德与敬业精神, 要严守国家机密, 要遵守工作纪律, 在工作中要做到严肃认真、一丝不苟、精益求精。

三、结语

总之, 公文处理工作涉及到多个方面多个环节, 要想高质量地完成公文处理工作, 则需要各部门和办公室人员对本职工作高度负责, 要拥有较高的政治觉悟与理论水平, 具备扎实的专业技能, 严格依据公文处理的流程操作, 遵守国家制度与工作纪律, 应用考核制度, 认真做好公文处理的每一项工作, 公文处理工作就能得到高效运行。

摘要：本文研究了企业当前公文处理中存在的主要问题以及形成的原因, 结合新时期企业发展现状, 指出了如何做好公文处理工作。

关键词：企业公文处理,问题,对策

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