数字档案信息资源的开发利用

数字档案是伴随计算机技术产生、发展而诞生并逐步丰富起来的,现已成为当前国内外信息存贮与传播的主导介质。随着信息网络技术的迅猛发展,信息化、网络化的实现,用户可在网上检索利用大量信息资源,这促使传统的收集档案资源观念发生了巨大变化,即对档案资源由重保存向重利用发展,对档案资源的利用,由封闭型向开发型过渡,对档案信息的服务由传统向现代转变。当今,人们不再注重档案信息载体的差别和津津乐道于馆(室)藏规模,而是重视从档案馆获得信息的能力和服务质量、服务效率。因此,网络化的信息时代,档案信息不仅是纸质信息档案,而且包括多种多样的、不同载体有着多种渠道、多种路径的信息档案。也就是说现代档案信息资源开发中的概念已不是单纯的资料提供,范围狭窄,形式单一呆板的服务形式,而是采用高科技手段在开发利用上做文章,吸引更多的用户,全方位地向社会提供政治、经济、法律、科学、技术等方面的高质量服务。

一、数字档案信息资源开发利用的内涵

数字档案信息资源的开发利用是在对数字档案信息研究的基础上,按一定的需求或主题将数字档案承载的相关信息集中、加工成各种形式的数字档案信息产品,有效地向社会各方面提供优化、系统的数字档案信息的一项档案业务环节。

一是信息的线索与途径,形成数字档案信息检索体系,尽快引导利用者对馆(室)藏数字档案信息认识、了解、熟悉,使数字档案信息迅速而广泛地得到利用。二是以协助利用者利用数字档案信息为目的的开发利用工作,即由数字档案存贮部门根据对社会需求的预测,对数字档案信息通过筛选、综合、归纳和提炼,进行若干次加工,加工成文化产品、科技产品,包括政治的、法律的、经济的等方面的知识信息产品,为社会各方面的利用个体或群体提供系统、优质的数字档案信息产品,以节省利用者查找、鉴别,数字档案信息的时间,最大限度地提高数字档案信息的利用效益。三是以参与利用者的信息研究为目的的数字档案信息的开发利用工作,即针对利用需求,同利用者根据共同研究开发利用数字档案信息,分析加工数字档案信息,提供数字档案信息的综合研究成果,为利用者的决策、科技攻关、市场谋划、经济统筹、指导生产提供第一信息支持、服务于利用对象,使数字档案信息的持有者既是提供者同时又是利用者。这三层的第一层是不可或缺的基础性开发利用工作要求,有很强的导向性,后两层是“活化”数字档案信息,向社会各方面提供实用而系统的信息产品,使数字档案信息由静态转变为动态信息,将电子档案信息潜在价值变为直接和现实的、社会的、经济的、生态的和技术的等效益。是档案开发利用由低到高渐进发展的过程,也是实现数字档案工作目标推动数字档案工作深入发展的动力,具有广阔的前景和拓展挖掘的潜力。

二、数字档案信息资源开发利用的现状

数字档案信息资源的开发利用从总体上看还处于刚刚起步阶段,尽管有纸质档案信息开发利用的理论与实践可以借鉴,但直接用于数字档案信息资源的开发利用的理论尚未形成。在有关数字档案的规章制度中,虽然也规定了要开发利用数字档案信息,但多为原则要求,对开发利用的形式、方法、成品的具体规定很少。有些数字档案管理者借鉴纸质档案信息开发利用中的经验,将纸质的文件目录等线索性检索工具存入计算机,并将数字档案信息按利用者所需,下载至光盘,提供给用户使用,虽不失为简单开发,但实为原件提供。要说钻研与数字档案信息开发利用相适应的业务,扩展计算机软件的开发利用功能,加工研制创新数字档案信息产品,系统规模而有针对性的地提供数字档案信息则处于摸索阶段。数字档案信息开发利用理论的滞后,规范制度的欠缺,形式途径的匮乏,方式方法的呆板,与目前先进的电子信息技术矛盾突出,如何改变这种状态,有效发挥数字档案信息功能,是我们面临的挑战。

三、实现数字档案信息资源开发利用的前提

既要方便查阅利用,又要保证安全,是数字档案信息资源开发利用的基本原则,要做到这一点,必须从两方面入手:

(一)建立数字档案数据库和数字档案管理系统。与传统纸质档案相比,数字档案的优势在于快速便捷地检索和利用。这靠人工是无法实现的,只有借助计算机等现代化设备和科学设计的管理系统、齐全完备的档案数据库才能实现。数据库至少应建立两个:档案目录数据库和档案文献数据库。这两个数据库相互联系互为一体,数字档案数据库其实只是档案的数据仓库,其管理调用离不开目录数据库。计算机系统通过检索目录数据库判断确定所要查询档案的地址和代码后,再按检索到的地址到档案文献数据库调出相应的档案文献原文。要实现数字档案管理现代化,这两个数据库应统筹规划、同时建设。

(二)建立新的“利用规则”。与纸质文件档案相比,数字档案利用中最突出的问题是信息安全。一方面,数字信息的易变性使利用活动中潜藏着对信息原始性的威胁;另一方面,随着网络的普及,电子文件的利用窗口将从档案阅览室分散到四面八方的计算机屏幕上,使以往许多行之有效的控制手段变得无能为力,所以必须重新思考,建立专门的数字档案利用制度。

1.建立多套备份制度。电子档案应制作三套,一套封存,一套提供利用,一套异地保存。封存的那套一般只用于与拷贝件的对照校验,不能对外提供利用,以保证电子文件的原始性。对外提供利用的电子文件应为只读件文件。

2.对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份证技术等方法进行加密管理。档案工作人员无法面对身在各处的利用者,对其利用权限的管理只能靠计算机系统鉴别和控制。我们的计算机系统应尽可能地使用先进的技术加强对用户权限的管理,确保档案信息的安全。

3.采取相应的措施,保证提供利用时光盘不受损坏。提供利用时数字档案不可随意复制和传播,要规定严格的查阅程序,不得超越权限利用。注意保密档案不得上互联网络,只可在内部使用。

四、数字档案信息资源开发利用的要求

第一,数字档案信息资源开发利用工作,应以数字档案信息为开发主体,但同时也应吸收相关图书、资料、情报等方面的信息,及时补充有关信息,以保证数字档案信息产品的实用性、延续性和动态性。

第二,数字档案信息资源开发利用,应以加工、研究为基本手段,由现代化技术进行智能控制,加工与研究要互为作用、互为基础、相互促进。

第三,数字档案信息资源开发利用应主动满足社会各方面的需要,面向社会,服务领导决策,贴近群众生活,应用现代通信网络技术,向个体或群体提供信息支持。

第四,数字档案信息资源开发利用应以加工研制创新科技含量高的知识型电子档案信息产品为标志,通过智力生产,将电子档案信息加工研制为不同载体形式的档案信息成品。

第五,数字档案信息资源开发利用要坚持开放并兼顾保守国家机密和保护知识产权和个人隐私,加工研制的电子档案信息产品时,应将有关国家机密、知识产权或隐私部分的内容分离出去、避开或隐去,把可开放的数字档案信息资源加工成新的产品及时输向社会,发挥应有的作用。

五、数字档案信息资源开发利用方法

(一)汇编。根据选定的主题,直接对馆(室)藏范围的数字档案信息进行鉴定、筛选、组织,在忠于事实、保持原文原貌的前提下制成产品,如《劳动保障文件汇编》《职务任免文件汇编》。

(二)浓缩辑录。按某一需求选题,定向“浓缩”过滤相关的数字档案信息,组成的产品,是只针对某一定向选题的需要的辑录,择要下载,忠于原文中某个方面的本意。

(三)撰述。对数字档案信息研究的基础上,由数字档案信息开发人员根据选题需要,运用不同的表述形式重新撰写的具有一定创新性价值的产品。它脱离原文,忠于事实,但高于原文。如专题研究报告、学术评述、专业史料等。

(四)转化。一种是将不同载体的档案信息有选择地运用现代化技术设备转化为数字档案信息产品;一种是将研制的电子档案信息产品转化为其他载体;一种是对图书、史料等动态的信息收集,录入至数字档案信息产品,为我所用。

六、数字档案信息资源开发利用应注意的问题

第一,数字档案未经批准任何单位或个人不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。

第二,数字档案可在办公自动化系统的终端上查阅,但查阅人员只能查阅本人权限之内的数字档案,如需查阅超越权限的数字档案,需经有关部门同意,并遵守保密规定。

第三,已批准为“使用权限保护的”数字档案,要在目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。

第四,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。如上网传送,只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后,方能提供利用。

在当今信息时代,信息资源的积极开发显得尤为重要,特别是档案信息部门更应该发挥自身的优势,从更深层次更多途径挖掘信息资源,变被动为主动,变静态为动态,从而使信息资源得到充分开发与利用,变单一信息为综合信息,变无序信息为有序信息,变浅层信息为深层次信息,以适应信息社会的需要,发挥档案部门的职能作用。

摘要：档案的开发利用工作是档案工作的中心环节,随着办公自动化和信息技术产业的进一步深化,档案信息数字化也得到进一步发展,这在促进档案开发利用不断发展的同时,也对档案开发利用工作提出了新的要求和挑战。本文尝试从数字档案信息资源开发利用的内涵、现状、实现前提、要求及方法等方面作些初步探讨。

关键词：数字档案,信息资源,开发利用