信息化档案管理

信息化档案管理（共10篇）

信息化档案管理篇1

关键词：档案管理;信息化;浅析

0 引言

信息化技术给管理带来了深刻的变革，积极转变管理模式，提升管理效率。

信息化档案管理篇2

1 基于人力资源管理信息化平台实现人事档案管理信息化的原因

1.1 加强集团企业人事管理的需要

很多集团企业都是由多个小企业组成,其中包括多个机构和管理层,每个管理层和部门都拥有自己的人事管理模式,为集团企业的人事管理增加了难度,集团管理的跨度较大,不易调节各管理层与机构的关系。这一特点,造成企业信息沟通较少,管理政策不统一等问题。因此,建立信息化的人事档案,是规范集团企业人事管理的有效方式。

1.2 人事档案管理和人力资源管理紧密相关

企业建立人事档案的管理机制,可以实时读取人力资源的信息,运用管理、开发及激励等方式,形成人事档案材料,及时更新。并且人事档案管理也可以体现出人力资源信息,企业管理者通过档案,了解员工入职前后的基本情况,及入职后职务的变化和奖惩情况,如果有职务罢免的情况,也应记录在档。

人事档案除了可以体现员工的日常信息外,还可以提高企业的人力资管管理水平,促进企业发展。为此,企业要根据人力资源管理信息化平台,实现档案的信息化管理。

2 基于人力资源管理信息化平台制定人事档案管理信息化的目标和设计方案

2.1 制定人事档案管理信息化的目标

企业在人力资源管理信息化平台上,建立内部的档案管理系统和数据库,让人力档案与资源管理相统一,使其变成一个供企业各部门查阅和参考的信息源,进而使人力资源管理部门的工作规范化、数字化。这样可以为企业发展提供支持,发挥其应有的作用。

2.2 制订人事档案管理信息化的设计方案

企业要根据自身的实际情况,在人力资源管理平台上,加入企业各部门的业务,填写部门业务信息,建立管理体系。在这一体系中,员工的基本信息及工作岗位的调动,都是档案管理的基本组成部分。这就要求人事档案管理部门明确自己的工作,搜集各部门的人员材料,并对收集的材料分析、鉴别,从中找到有价值的信息进行整合,以纸质或数字的形式保管,并在信息化的系统中增设档案利用的服务,转递档案、统计信息。同时,还要根据业务,在系统中设计数个模块,为企业提供服务。

2.2.1 档案信息管理

收录到档案中的信息包括员工的基本信息,及相应的档案内容。其中,基本信息包括员工的姓名、性别,在企业中设立的档案标号,担任的职务及名称等。而档案部门的工作人员收录这些信息后,管理人员要及时根据员工信息的变化,加入新的信息,及时改正错误的信息,定期查看,排除积存的档案,确保档案的完整。

2.2.2 收集材料归档

档案管理部门要在系统中加入数个子菜单,其中包括材料送交、鉴别、归档等,为了解决材料送交出现的错误,还要设立一个材料送交还原功能。

2.2.3 档案转递

由于企业人事调动或是员工职务发生改变,其档案会随着人员的变动,转移到另一个管理机构,改变其所属的部门,这就要求档案管理部门使用档案转递业务,实现档案的转移。

但档案传递菜单的功能不可以单一,而要根据不同的转递情况给出不同的业务。如新员工加入公司或企业内部的人事调动、岗位调整等情况,可以设置档案转出、办理转递两个子菜单,把档案变成转入档案,归到转入档案的子菜单中,最后进行接收、查询。但如果是员工离职,或不属于集团的组织要求,只需三个子菜单即可完成,包括调档申请、转递、查询。

2.2.4 查借阅

查借阅是档案主要利用方式之一,档案管理部门要设置查阅与借阅的子菜单,为社会和企业提供数据服务。因为大部分档案已经做了数字化处理,可以让借阅人员在任何时间、任何地点借阅,支持在线远程业务。查阅包括两个子菜单,即申请和查询,而借阅则是三个子菜单,分别是借阅、归还与查询。

2.2.5 查询统计

档案管理人员在查询统计的模块,对各项档案业务进行统计,比如信息综合查询、是否缺档等。

3 结语

人事档案向数字化转变,并通过信息化的方式管理,是企业人力资源管理的创新。让档案信息与人力资源紧密结合,使集团企业的各个管理层互相配合,促进人力档案信息的管理更加规范,企业降低了风险,提高了档案管理水平。

摘要：随着现代信息技术的发展及人力资源管理信息化平台的建立,加快人力档案信息化、数字化,逐渐成为企业的重要工作之一。人事档案管理信息化的实现,可以提高人力资源的利用率,积极吸收人才,让其为社会和企业服务。本文以人力资源管理信息化平台为切入点,讨论如何实现人事档案信息化管理。

关键词：人力资源,人事档案,信息化

参考文献

信息化档案管理篇3

【关键词】档案管理；更新理念；信息化

随着科学技术发展的日新月异，信息化技术被运用到越来越广泛的领域中去，档案管理人员也应顺应高科技时代的需求，更新档案管理理念，尽快实现档案管理的信息化，以适应新时期的工作需要。

一、当前档案管理工作的现状

当前的档案管理仍存在着“为保管而保管,重保管轻利用” 的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“ 不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、 “你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。其次，以前纸张是主要的存储介质，辅助的有照片、磁带等，而纸质文件的缺点是难于永久保存，容易受到外界环境的影响而损坏，而且占用大量的空间，不言而喻，管理成本也比较大。要从纸质管理改变成电子化、无纸化，越来越多的归档文件资料是光盘、磁盘等介质，更需要相对专业的管理人才。专业管理人才的缺乏，将是制约档案管理信息化的一个最大障碍。档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，馆室档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化。

二、档案信息化管理的优势

档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，以便在运用时显示出其社会价值和经济效益。它与传统档案管理相比较，其优势主要表现在以下三点：一是传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大，需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的；二是在传统档案管理方式下，每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档，并按事由进行分类，便于查找利用，既可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性；三是在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。

三、实现档案管理信息化的主要措施

1、提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，檔案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

2、提高档案管理人员的信息化素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

档案管理者除了有较强的事业心之外，还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息，能实时的对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。

3、强化档案管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，目前，在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而带巨大的损失，在档案管理中一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

随着档案管理水平的提升和信息技术的发展，档案信息化建设一定会日益完善、规范。档案管理信息化将是一个更新的理念和层次，未来的档案信息资源服务将更加方便、快捷、准确，在随时随地进行网络信息资源共享的基础上，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。

（作者单位：河北省藁城市人口和计划生育局）

高职人事档案管理信息化论文篇4

人事档案管理虽然具有很强的重要性和不可替代性，但档案管理是一项系统和长期的工作，对档案管理工作的.重视或忽略都难以在短期内显现出其效果或危害。因此，提高对档案管理的工作重视，加大关注档案管理的重要性，必要性认识，提高教育单位内部有关人员的档案意识，提高上级领导和教育单位各部门对人事档案工作的支持和配合十分关键。要实现人事档案管理工作的准确性、高效性、信息化，硬件建设是必不可少的前提，而人事档案管理工作的重要性获得领导重视是关键。要进行相关制度的改革，设备的购置，人员的调整，无一不需要上级部门逐一进行审批，学院领导对人事档案工作的认识如果不够会造成档案建设上重大困难，因此要把档案管理重要性作为学院整体工作重要性的必要组成部分，在人事档案制度和信息化改进的相关要求上予以必要支持;组织人事部门的领导更要对档案重要性给予必要重视，要将人事档案工作纳入本部门重要议事日程，把档案工作的规划布置，研究考核与本部门其他工作同期开展，定期研究检查、布署、指导人事档案工作。

2.2建立制度基础，规范档案管理

为增强高职院校人事档案工作管理质量，提高档案工作效率，规范档案工作流程，科学化的档案管理非常重要。要本着合理性和科学性原则建立一套完整的档案管理规章制度。规章制度是管理工作正常进行的依据，是档案管理具体实施的标准，合理科学的一整套人事档案管理规章制度是实现管理规范化、科学化的重要保障。提供资料的相关部门要对档案管理目标实施全面细致地考察，从不同角度、多个侧面真实准确地考察所有档案人员的相关材料，重视对当事人工作能力，性格特点、业务水平的记录，保障形成材料的真实性、准确性、客观性和全面性。

2.3建立完备的高职院校人事档案数据库系统

当今快节奏高速发展的时代环境要求人事档案管理工作也要具备与之适应的工作效率，迅速有效地实现信息交流和档案数据更新。为跟上时代步伐，高职院校人事档案管理的工作重点应由实体管理向信息化管理转变;而信息化管理很多方面依赖于计算机技术和信息技术在档案管理上的应用，因此建立人事档案数据库系统是这一切的基础。数据库系统的建立可实施人事档案信息汇总和动态管理，方便快捷地更新人事档案数据，使人事档案查阅，比对，传输上更为迅速准确。人事档案数据库要建立在中组部《信息结构体系》的基础上，循序渐进，分层次、分步骤、分阶段、有序地进行。数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容，采集工作一定要以组织人事部门审核的年龄、工龄、党龄和学历学位为依据，保证人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。

2.4实施人事档案网络化管理

高职院校人事档案数据库的建立和档案管理的信息化转换，使档案信息的利用效率大大提高。为实现信息资源共享，加强档案信息的交流与传递，在局域网内实现高职院校人事档案的管理和人事数据交流必不可少。实现人事档案管理的网络化信息化交流和共享体系，保障信息安全是前提，在网络信息管理中要重点做好管理权和使用权的问题，要进行密码和多重验证来核对管理者身份。要以多种方法对数据库采取安全防护和安全性监督。防止非法人员利用网络盗取和损坏档案信息;同时保密性也是人事档案数据管理的重要原则。针对人事部门内部要合理设置操作者和管理用户的系统权限，避免不必要的授权和重复授权，对于管理权限的分配要做到责任和权限对等，避免出现越权管理和权限失效现象。人事档案数据可通过网络实现数据共享，避免了人事档案操作程序上的反复录入，提高档案管理工作效率。网络化的档案服务还可实现全天候24小时在线，随时需要都可实时查询档案数据，方便各种工作情况的要求。人事档案管理的网络化还可在需要人事信息资料汇总和统计分析时实现快速高效的实时统计，这对决策和组织人事工作而言是极为有利的信息支持。实现高职院校人事档案网络化管理需要运用相应的电子设备和信息技术，遵循《干部人事档案原件管理系统》的相关原则，把相应人事数据严格对照档案原件逐步输入电脑，建立人事档案电子数据库。人事档案实现网络化以后档案的管理汇总、统计利用、查阅、变更都能够实现无纸化操作，大大提高了档案工作的效率和管理的科学性和先进性。

3结语

为迎接信息时代的到来，高职院校人事档案管理要积极引入信息化、网络化、电子办公的先进理念，运用科技手段改进档案管理制度。加快高职院校人事档案改革的推进，努力挖掘人事档案信息资源，实现人事档案资源的合理化利用。使人事档案成为高职院校管理制度改进、人力资源开发以及提升综合实力的有力支持。

主要参考文献

[1]季瑶娴.新建高职院校人事档案管理信息化研究——以温州科技职业学院为例[J].文教资料,(7).

信息化时代医院档案管理措施论文篇5

1我国医院档案管理工作现状

1.1缺乏统一规范的管理标准体系

医院档案管理中涉及病例档案、文书档案、人事档案、财务档案等具体内容，在当下的档案管理中存在着各自为政的现状，信息未能得到最大的共享，这样就形成了一个个信息孤岛，不能达到信息的资源整合和有效利用，为档案管理带来了极大的阻碍，影响了档案管理的效率和质量。

1.2管理和执行观念落后

医院人员并没有深入的意识到档案资源是一种信息资源，通过信息化技术所形成的电子表、声像图文材料没有通过档案管理的角度进行有效的整理和利用。由于档案管理意识薄弱，相关工作人员对于信息的整理收集没有得到规范的处理，没有意识到这些档案所带来的重要性。

1.3复合型人才的缺乏

在信息化档案管理的当下，缺乏在医疗技术和档案管理方面的综合复合型人才，并且没有对档案管理人员的素质进行应有的重视，因此在档案管理工作上出现观念陈旧、技术和知识相对落后的局面，缺少相关领域的高水平执行和管理人员。现存的档案管理人员技能传统滞后，思想上也不能跟上时代的发展需求，严重阻碍了医院整体档案管理工作的发展。

2医院档案信息化发展的措施

2.1专业的业务培训

对于从事档案管理工作的人员，要进行入岗前的基础培训，同时在工作中还要跟随时代发展进行技术和知识的更新培训，保证在业务水平上紧跟时代发展，提升医院档案管理工作的整体水平。首先需要加强对计算机技能的培训，熟练运用现代化信息技术工具;其次，要亲临医院一线工作，了解档案管理工作的内容的实际情况，发现信息化与实际管理工作中矛盾之处，进而更好的对相关档案管理技术进行完善，从而满足实际工作中的需求。

2.2档案管理要创新

医院信息化档案管理工作的开展，首先需要建立相关成熟体系和制度，从而才有具体执行中的操作标准，这是所有工作的有序开展的前提。加大对相关工作的资金投入，为工作开展所需的配备做好完善准备，运用先进的技术设备，做好信息化档案管理工作的基础建设。对档案管理工作要提倡工作创新，对档案系统进行统一化和标准化管理，同时对工作进行考核监督，让档案管理工作和实际医疗业务进行有效结合，达到同步发展的状态。不仅仅要体系创新，还要更好地深化到具体的操作层面上。打破过去档案管理保存的局限性，不仅仅是做好档案的防潮、防尘等工作，也要做好档案管理的安全化保障。信息化技术让档案管理建立在统一的网络平台，任何一台计算机都可以看到档案信息内容，因此，要做好相关档案的.安全性，设置好档案信息的浏览权限，在资源共享的基础上，也做好信息不外泄的保障。在档案管理的意识上也要创新。档案管理部门人员要在意识上保持相关工作的积极性和服务意识，合理的构建档案服务的科学性体系，建立整个医院档案的服务观念，做到紧跟时代发展，全面适应信息化时代发展的需求。这不仅仅是档案管理工作所需，也是一种时代发展背景下，人们自身需要不断提升的现实要求。

2.3档案管理工作分阶段完善

档案管理部门是整个医院的数据中心，其管理工作的开展直接影响着整个医院的发展步伐。整个档案中心要实现不同信息系统、不同组织之间的信息全面整合，这样才能让业务的数据更加全面及时的进行更新;其次，档案中心所进行的数据整合要覆盖到财务管理和绩效考核的管理系统，这样可以保证数据的精准性;通过档案管理的数据中心，可以建立起整个区域内的医疗信息系统，从而达到整个区域内医疗信息资源的共享和整合，提升医院之间的共同协作效率，让公共的医疗服务体系更加的完善和高水平。

3结语

信息化档案管理篇6

医院档案管理信息化建设过程中需要建设良好的信息化办公环境，建设医院档案管理信息化系统是进行档案管理信息化的基础。医院档案信息化建设能够通过信息化系统平台为医院领导和相关管理部门提供权限，便于其进行查阅，信息化档案资源能够为正确的决策和意见提供支持[4]。医院档案信息化管理能够有效将医院资源最优化，档案管理信息化不仅仅是档案管理部门单个部门的事情，档案管理工作需要各个不同部门进行配合，以便于档案管理部门将不同部门收集整理的资料进行分析归类进行归档。

2.2医院档案管理信息化系统维护过程存在问题

医院档案管理信息化系统建设成功投入使用之后，缺乏对于档案管理信息化系统的及时维护，这在一定程度上影响了医院档案管理的信息化水平。医院档案管理部门定期对档案信息化系统进行检修和完善，才能够为医院档案管理部门提供良好的信息化工作环境，确保医院档案管理信息化工作的推进。医院档案管理信息系统的使用情况决定了医院档案管理信息化发展水平，对于信息化系统进行及时维护能够为医院的档案管理信息化提供基本的硬件支持，但是提高不同部门的员工积极使用信息化手段记录材料是档案管理信息化建设的核心，只有不同部门的工作人员都积极主动配合档案管理部门的信息化建设才能够促进医院档案信息化建设的真正落实。

2.3医院档案管理信息化系统人才队伍存在问题

医院档案管理信息化系统建设需要专业的人才队伍做支撑，但是由于传统的档案管理人员在档案管理过程中知识维度单一，无法满足在信息化时代背景下社会对于医院档案管理人才提出的新要求，无法应对工作过程中存在的新挑战[5]。医院档案管理信息化系统人才队伍不仅需要专业的技术人员搭建档案管理信息化系统平台，而且需要及时对各工作部门人员进行培训，提高其信息化应用水平，以便各部门积极配合档案信息化管理部门收集整理档案材料。传统档案管理工作人员在信息技术方面存在一定的技术难题，但是信息技术专业人员又缺乏档案管理相关专业知识，要想扎实推进医院档案管理信息化建设，医院档案管理信息化建设人才队伍建设迫在眉睫。

2.4医院档案管理信息化相关规定的缺乏

信息化档案管理篇7

1 档案信息化管理的优点

科学技术的提高, 在很多事情的处理上就更加方便与快捷了, 在信息档案管理这方面, 已经不需要人工调卷和手工检索了, 这样不仅在速度跟不上, 效率也很低, 人事档案管理是一件十分复杂繁琐的工作, 手工无法满足社会的这个需求, 所以需要动用高科技技术。现在档案管理上普及高度超大容量的档案影像管理这一方法, 所以对于专业的文书档案管理人才还是比较缺失的。在关于档案管理上, 要保证档案的快速查询、高效管理和长期保存, 实现档案管理的科学化和信息化。以下是关于档案管理的几个优点。

1.1 使办公效率得到提高。

我们都知道, 每一项技术的革新必然有其必要性, 在工作中, 技术的革新大多有一个共同的优点, 就是可以让办公效率得到提高, 让工作人员得以更加省时省力的完成工作。在传统的档案管理中, 工作人员基本上是依靠手工操作完成记录的过程, 这样的方法耗时巨大, 而且非常容易出现纰漏, 出现误笔是难以避免的事情, 但是这样的错误却会给工作带来很恶劣的影响。现在通过在档案管理中引进计算机软件, 为文件资料的查阅、统计、分类、储存和收集提供了便捷的条件, 这样一来, 无论是传递文件, 还是对文件进行办理和起草, 都简单方便, 使档案管理的办公效率得到进一步提高。

1.2 实现资源共享。

在档案管理的过程中, 工作人员很难充分利用文件柜的空间, 所以文件柜中会闲置大量的信息, 原始的手工操作无法实现信息的共享, 不但浪费了资源和资金, 还会为信息和文件的查找造成不便。随着科学技术的发展, 人们开始采用档案信息化管理的方式, 利用这项管理技术, 可以将档案管理由单途径发展为体系, 由案卷宗深入到文件级, 将档案的目录和内容合并管理, 并通过将档案信息和其他信息建立互联, 实现了档案信息和载体的分离利用, 使档案管理的效率和质量得到进一步提高。这样做同时还解决了资源无法共享的问题, 工作人员可以利用网络服务的平台, 跨部门的了解工作情况, 对其他档案工作部门的重点工作、部门概况等动态的档案信息管理有所了解, 真正达到一种信息资源的共享。

1.3 提高传递的速度和安全性。

在日常工作中, 经常会发生在传递过程中文件的丢失和延误的情况, 给档案人员的管理带来了不便。文件一旦损坏, 就很难得到恢复, 如果是非常重要的文件, 那就会造成非常大的损失, 还会耽误接下来工作的进行。所以采用档案信息化管理措施对文件的安全性得以保障。同时, 这种管理措施使得文件传输的速度大大加快, 这对提高工作效率有很大的意义, 更快的传递文件使得员工能够减少等待的时间, 而档案管理的微机化, 能够使文件传递的及时性和安全性得到提高。

2 实施档案信息化的措施

2.1 增强管理意识。

管理意识是管理人员必备的工作素养, 但是在工作中, 由于很多单位人事档案管理人员并非是专业出身, 所以档案管理意识淡薄, 对人员的备案和资料管理不认真, 很少对档案进行非常系统的归类和整理。久而久之, 档案就会乱作一团, 这就给其他部门对人员的安排和调度带了不便, 一旦有突发事件发生, 也不能及时地对有经验的技术员工进行派遣和选择, 这样就会导致工作进程的延误。为了避免这种情况的发生, 在工作中就要求人事档案管理人员提高工作能力和责任意识, 在工作中严格把关, 保证记录的档案材料准确真实。对新形成的档案资料, 要细致认真地进行鉴别, 防止与陈旧档案相混淆, 进行严格执行登记制度, 并做好档案的转递工作。档案人员在接到调档函时, 应认真地装订、编号、分类和收集, 不能马虎对待。档案人事管理人员, 应该培养自身的管理意识, 转变过去不认真的思想态度, 把自己的工作落到实处, 为单位人力资源管理做好支撑工作。

2.2 健全的管理机制。

人事档案在工作中有着非常重要的地位, 它关乎着每个工作人员的过去记录和未来的发展前途, 如果没有一个健全的管理机制, 就难以保证人事档案管理工作的有序进行。在档案管理中, 人事档案的有效利用和合理管理, 是最重要的因素之一。否则, 负责档案管理的相关人员不认真对待, 就会对人事档案管理带来很大的消极影响, 势必会造成工作上的阻碍和纰漏。所以, 企事业单位必须建立相应的管理机制, 来实现对信息的利用和采集, 能够有条不紊进行对人事的撤销、调度和录用等管理。在采集员工信息时尽量做到清晰、准确和完整, 并对人员档案进行科学化和标准化的归类, 保证每一个环节的细致和认真, 以实现人事档案的有效利用和科学管理。

2.3 建立规范的档案体系。

对于档案能够更好的管理, 就需要有完整的管理制度, 尤其是在管理工作上有标准化和规范化可依照进行, 制定统一的管理目标, 对于档案管理工作更好的实行与发挥作用, 切实推动档案的科学化、信息化、规范化和标准化。

2.4 对于安全措施的防护要有完善的管理。

无论在什么事情中, 安全是第一要素, 尤其是在档案信息管理上, 一个人的所有信息都被记录在上, 如果被不法分子得到或者工作人员失误而造成了某些不良影响, 那可能就会影响人的一生。所以档案管理人员要有责任感, 还要有警惕性, 尊重档案管理这份工作。采用安全防护措施, 如数据备份、防火墙、身份认证等, 规避黑客对信息系统的危害。

2.5 提供信息支撑。

要做好档案的信息化管理, 就应该添置性能优良和质量可靠的配套设备和硬件设备, 同时开放和设计通用的信息管理软件, 将办公自动化系统和档案信息化建设有机地融合在一起。同时增加和丰富信息的存储量和档案的储藏量, 多层次、多角度、全方位地对档案信息进行搜集, 提高综合开发功能, 实行一体化管理, 为保证档案的完整性, 形成信息管理网络。

在21世纪信息技术飞速发展, 人才成了国家和企业的核心竞争力。人事管理是国家和社会进步的标志, 对人员进行合理的配置, 可最大化地发挥激励的功能, 避免资金和人才的浪费。所以作为人事档案管理人员, 必须及时转变观念, 认清形势, 勇于实践, 大胆创新, 更好地为人力资源管理服务, 为社会服务。

摘要：档案是人才信息的载体, 记载着人的才能事件, 是非常重要的, 而且根据档案可以判定一个人是否是人才。所以在现在这个时期, 为了找到更好的人才, 应该加强对档案的管理, 做好人才管理工作, 让人才资源更轻易的被发现。

关键词：档案管理,人才,通信技术,信息化

参考文献

[1]周丽霞.档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].黑龙江交通科技, 2010, 1.

[2]傅露霞, 路立龙.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案, 2010, 3.

档案管理信息化建设初探篇8

一、档案管理的现状

1.人员的思想观念落后

目前，档案管理信息化工作已在档案部门全面推开，但对于大多数单位而言，进展并不令人十分满意，大致有如下几种因素影响着档案信息化的进程。

随着档案管理事业的发展，档案管理工作已步入规范化的轨道。管理人员对档案管理的重要意义有了一定的认识，因为档案管理在单位的重要作用已日益显现。尽管如此，他们对档案管理工作还缺乏足够的认识。有的人认为档案管理工作不过是档案的收集、整理、保管和利用，做好做坏无关紧要，对单位的影响不大，用不着实现信息化；有的人认为单位的经费普遍不足，档案管理的信息化难以提到议事日程上来。凡此种种不正确的认识，是当前实现档案管理信息化的最大障碍。

2.档案管理的资金短缺

由于资金不足，档案管理工作的信息化建设滞后于现实的要求，结果是档案管理工作仍用手工操作的现象还比较多，缺乏信息化的管理手段，缺乏相应的信息化设备，大大制约了档案工作的发展。还有一些单位，虽然配备计算机来管理档案，但仍然完全或大部分使用人工进行档案管理，现代化的设备只是个摆设。同时，有些档案馆虽已建成了规模大小不等的档案数据库，但都各自为政。软件公司虽已开发出了若干档案管理的计算机软件，但开发档案管理软件的人员有一些是专门从事计算机工作的，对档案管理和分类标准不熟悉，开发出来的软件涵盖面不全；有些是专门从事档案工作的，开发出来的软件操作复杂，缺乏操作简单、功能强大的计算机软件。

3.档案管理人员素质较低

档案管理人员的素质是档案管理信息化的关键。档案管理信息化，必须有一批知识全面、一专多能和具有开拓精神的复合型人才从事档案信息的管理和开发工作，这部分人才需要具备档案管理的专业知识和计算机信息处理、网络、外语等方面的知识。而目前，档案管理人员的整体素质较低，知识结构不合理，熟练掌握计算机的人才匮乏，绝大多数人都不能运用现代化的技术和工具，缺乏信息开发应用的敏锐意识，特别是通晓档案管理专业知识、计算机技术、通讯技术、网络技术的复合型人才匮乏，大大影响了档案管理信息化建设的开展。

4.档案管理信息化缺乏安全的网络环境

档案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。档案信息化加强了档案部门与外部间的联系，但也相应带来了像电脑病毒、电脑黑客破坏、非法访问等造成的安全问题。这也是众多档案管理部门迟迟不愿意上网的重要原因。

5.档案管理信息化缺乏适合的计算机软件

随着信息化时代的到来，档案管理工作实现信息化已是大势所趋，但目前另一种制约档案管理信息化的重要问题是缺乏操作简单、功能强大的计算机软件，尽管一些软件公司已开发出了一些档案管理软件，但是大都是操作复杂、难以维护或功能不齐全的软件，大大影响了档案管理信息化的顺利开展。

二、对档案管理信息化建设的建议

1.增强档案信息化建设的紧迫感和责任感

随着各项事业的发展及办公自动化的推进，档案的门类和数量呈几何级增长，远远出乎人们的预料，这对档案的分类、排列、编目、检索等提出了新的要求。如果还沿用过去那套手工劳动的方法管理档案，必然影响工作效率，贻误许多时机。此外，随着internet技术的普遍应用，对外交流空前活跃，某些传统的档案传输方法存在效率低下，准确性较差的问题。因此，加快高校档案信息化进程迫在眉睫，应引起各级领导的高度重视。

2.加大对档案管理信息化建设的投入

资金不足是档案管理信息化建设遇到的一大难题，因此，应增加对档案管理部门的资金供给，添置信息技术所需的各种设备，建立和完善档案信息管理系统，以尽快实现对档案管理的信息化。

3.开发适合档案管理工作的应用软件

档案信息化最重要的工作，就是开发或购置适合本校档案工作的软件。只有操作简便、易于维护、易学易懂、功能齐全的软件，才能使档案工作人员在较短的时间内迅速掌握，并熟练的应用，才能较好地促进档案管理工作信息化的顺利开展。

4.加强对档案管理人员的信息技术教育

强化档案管理人员的信息技术教育，是档案管理信息化成功之本，对其它各个要素的发展速度和发展质量有着决定性的影响。技术再先进，也要靠人去掌握和运用。因此，要坚持以人为本，始终把培养人才，建设人才队伍，提高人的素质放在第一位。要加强信息化建设，就要加大培训力度，有针对性地进行各种形式的业务培训，特别要加强计算机知识与技术，信息开发技术，网络技术等方面的培训，不断提高档案管理人员的各方面技能。

5.加强信息网络服务系统的建设

档案管理部门提供档案网络化信息服务是社会经济和科技发展的必然，开发高效、稳健、可靠的档案网络服务信息系统，是档案部门实现基于网络环境的档案综合信息服务的保证。鉴于环境和档案信息利用新模式的特殊性，整个网络服务系统建设需要在全面系统分析的基础上进行详细设计，特别可将不同用户实体进行分类，包括系统管理员、授权特殊用户和普通网络用户，并建立严格的网络用户登陆注册和安全防护机制，充分保证系统的正常运行。同时，对于档案资源按照密级设置安全使用权限，避免导致非法或不正当使用。

信息化档案管理篇9

【摘要】随着我国经济的发展以及科学技术、文化的进步，传统的人事档案管理模式弊端日益显露，不能很好的适用现代管理的节奏，人事档案管理信息化建设成为人事档案管理发展的必然趋势。本文就如何实现人事档案管理信息化建设展开了深入探讨，并指明了其发展方向。

【关键词】人事档案；管理；信息化建设

1.前言

随着我国经济的发展，科学技术以及文化的进步，传统的人事档案管理模式弊端日益显露。人事信息具有信息量大、管理范围广以及易变动等特点，这就要求人事档案管理部门要经常更新人事信息，以与人事信息的变动保持同步。然而，我国传统人事档案管理是以纸质版人事档案为主要管理对象的实体管理模式，这使得人事信息的更新相当困难，无法与人事信息的变动保持同步。而随着我国科学技术的发展，人事档案管理也被赋予了更多的作用，其管理模式也逐步由传统的纸质管理变为现代的信息化管理。然而，纵观我国人事信息管理现状，其信息化建设仍处于初步阶段，存在诸多问题，如领导及人事档案管理人员信息化建设意识淡薄；人事档案管理信息化建设投入力度不大，缺乏资金保障；人事档案管理人员技术基础薄弱等等，这些因素都严重阻碍了人事档案信息化建设的进度，影响了人事档案管理工作价值和功能的发挥，必须引起相关单位的高度重视。

2.实现人事档案管理信息化建设的有效对策

2.1 转变观念，从思想上重视人事档案管理信息化建设

思想决定行动，由此可见，转变观念是全面推进人事档案管理信息化建设的关键所在。就人事档案管理信息化建设这项系统的工作而言，一方面，应当加强领导对其的认同及重视，这样才能进一步加大信息化建设的扶持力度，有效协调内部组织、人事等各个部门，充分调动各个部门的积极性、主动性和创造性，优化人事档案管理结构，为人事档案管理信息化建设打下良好的基础，确保各项工作的顺利开展；另一方面，还应加大人事档案管理信息化建设的宣传力度，切实提高单位内部全体成员人事档案管理信息化建设意识，鼓励单位全体成员积极参与人事档案管理信息化建设。此外，还应进一步提高人事档案管理人员的服务意

识，将人事档案管理工作由仅具有单一服务职能转变为具有较强综合服务职能的管理中心。

2.2 加大人事档案管理信息化建设的投入

俗话说的好:兵马未动，粮草先行。人事档案管理信息化建设的实现离不开思想基础，更离不开物质基础，只有加强对人事档案管理信息化建设的投入，确保“粮草”充裕，才能确保人事档案管理信息化建设的最终实现。在这其中，资金的投入无疑是最为重要的，因此，单位应拓宽资金筹集渠道，为人事档案管理信息化建设筹集更多的资金，提高人事档案管理的科技程度。就高校而言，还可以根据学校自身的实际情况，充分利用各项科研成果，推进人事档案管理信息领域中新的经济增长点。此外，高校还应充分挖掘学校内部的科技人才，安排其从事与人事档案管理信息化建设相关的工作，这样一来，既可以加快高校自身人事档案管理信息化建设的进度，又大大降低了自身的资本投入。

2.3 以人为本，加强人事档案管理信息化建设队伍的培养

实现人事档案管理信息化建设的最终落脚点还是在于人，信息只是一种媒介或者辅助工具，因此，应坚持贯彻“以人为本”的原则，建设一支专业的、具有较高职业素养的人事档案管理信息化建设队伍，这样才能充分发挥人事档案管理的价值和功能。首先，就单位自身而言，应进一步加大复合型人才的培养力度，定期组织相关技术培训，提高人事档案管理人员的信息技能。培训的内容既要突出技术层面的内容，也要突出管理层面的内容，技术与管理两者兼具，使培训更具有实效性，最终使得人事档案管理人员既懂得管理的相关知识，又精通信息化技术。此外，就人事档案管理人员自身而言，应充分利用好工作之余的时间，不断提高自身的职业素养和职业技能，不断接受新知识新技术，拓宽自己的知识视野，丰富自己的逻辑思维，在此基础上，进一步提高自身人事档案管理水平，为人事档案管理信息化建设的实现贡献出自己的力量[1]。

3.人事档案管理信息化建设的发展方向

上文中我们介绍了人事档案管理信息化建设的有效措施，通过上述举措，我们最终所实现的目标是“三化”，即档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化。所谓档案信息数据化，指的是人事档案管理信息化建设的实现应改变传统以纸质档案为管理对象的实体管理模式，实现信息查询以及系统设置的数

据化。在现代人事档案管理过程中，应以原始纸质档案为依据，将其包含的信息录入计算机，实现人事档案的数据化。此外，为了便于查询，还应对档案资料规整分类，实现人事档案信息数据的分类管理；所谓服务利用网络化，指的是人事档案管理信息化建设的实现应借助于计算机网络这一媒介，进而为单位内部各项工作的顺利开展提供服务。就学校而言，目前，我国大部分高校都建立了自己的校园网，校园网的建设为校园内部实现资源共享提供了很好的平台，打下了良好的基础。因此，就高校人事档案管理信息化建设的实现而言，应充分利用计算机网络这一媒介，提高信心利用率；而所谓管理人员专业化，是人事档案管理信息化建设的又一发展目标。人事档案管理的最终实现主体是人，因此，人事档案管理信息化建设的实现对管理人员提出了更高的要求，不仅应掌握最基本的管理知识，同时，还应掌握先进的计算机网络技术。因此，要想实现人事档案管理信息化建设，必须要有一支专业的管理队伍[2]。

4.结语

总之，在科学技术高速发展的今天，传统的人事档案管理模式已经难以与社会的发展以及人事变动保持同步，这就要求相关单位必须改变传统的人事档案管理模式，依托现代科学技术，解放思想，转变观念，从思想上重视人事档案管理信息化建设；加大人事档案管理信息化建设的投入；以人为本，加强人事档案管理信息化建设队伍的培养，实现档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化，最终确保人事档案管理信息化建设的顺利实现，充分发挥人事档案管理的价值和功能。

【参考文献】

信息化档案管理篇10

深圳,上海,北京开课；课程时长：2天；详细公开课会务信息请登陆森涛培训网查看

适合对象：

各企事业单位档案管理研究者、人力资源经理、人事行政专员、技术开发人员、资料管理中心人员、科室主任及部门经理，各类档案管理专员等、文控人员与部门文员、工程档案资料员等---《基于信息化与知识管理的企业档案管理系统构建高级研修班》

课程背景：

21世纪是一个信息时代，互联网时代！信息技术的飞速发展与应用的时代，不仅深刻地影响着人类的生活方式和工作方式，也影响卓企业管理的方式，而且深刻地改变人类的知识和信息交流，信息化和知识管理已经成为现代企业管理的一个战略发展趋势。企业档案管理是知识管理系统的重要基础，信息化是档案管理现代化的标志。然而，许多企业各种档案均处于手工原始管理，甚至分类不科学，标准不规范，收集归档不及时，归档混乱，查找困难，丢失等等，本课程旨导入信息化管理与知识管理新思维，新原理，通过对档案管理观念创新和信息化档案管理的工具方法论、流程和操作实务的全面学习，提升企业档案管理人员的专业化和职业化素养和档案管理工作效能，为企业建立信息化、规范化、标准化、流程化的全面档案管理系统打造基础！培训目标：

系统学习掌握基于信息化和知识管理的企业档案管理系统的研修实务，通过本课程，可实现：

◇ 学习掌握企业知识管理与档案信息化原理，建立信息化的知识与档案管理的新思维，提高对现代档案管理的重要性和创新意义的认知。

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◇ 掌握基于信息化的企业档案管理科学分类方法、精益细操作流程与实务，提高企业档案的信息化规范和系统化水平和规范应用基础；

◇ 掌握企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁、总结改进的全流程和全国的规范方法，提高企业档案管理的规范水平和管理效率；

◇ 掌握档案的保护、查阅、使用等操作标准和技巧，提升档案调阅查找准确度和速度与应用效率；

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引子：一个老板的困惑---企业档案管理的困惑

上篇：原理理念与制度体系篇

第一章：基于新时期企业知识暨信息化管理的新认知

1.1档案的沿革及其发展趋势：知识管理与信息化管理的档案管理 1.2 新时期现代企业的档案管理理念及创新

1.3 企业档案管理如何信息化？如何知识管理化？

案例分享：企业档案管理信息化发展趋势图及企业知识分布图第二章：现代企业档案及档案管理概述

2.1什么是档案？档案的核心要素和重要作用 2.2企业档案及企业档案管理的涵义、特点 2.3企业档案管理的作用及目的 2.4企业档案的类型及特点 2.5企业档案管理的发展

案例互动：企业档案管理的价值

第三章：基于信息化管理和知识管理的企业档案管理制度体系规划 3.1 基于知识管理的企业档案管理制度体系规划 3.2 档案管理流程梳理与设计、指引编制 3.3 档案管理组织与岗位职能设计 3.4企业档案管理的法定责任解读 3.5企业档案管理人员的角色与任务案例互动：档案管理组织、流程图设计

第四章：企业档案管理信息化建设 4.1档案信息化及其发展回顾

4.2企业档案管理信息化是指什么？ 4.3企业档案信息化建设核心内容概述 4.4如何实现企业档案管理数字化

4.5企业档案管理信息化的软件开发与网络建设 4.6企业档案管理信息安全预防与管理

案例：《全国档案信息化建设实施纲要》等相关规章解读、互动：档案管理信息化误区第五章：企业档案库（室）的规划与管理 5.1档案室（库）的要求 5.2档案室（库）的规划 5.3档案室（库）的管理

※【案例分享】：某企业档案库图中篇：基础实务与操作篇

第六章：企业各类档案产生节点识别要领 6.1纸质档案产生节点识别

6.2办公自动化的归档文件处理节点识别为企业提供精品培训课程――森涛培训官方网站stpxw。com

6.3其他外来档案归档节点识别

※【案例分享练习】：文书档案产生的流程节点识别第七章：企业档案管理的内容、分类与标识规范 7.1企业档案管理的内容规范

7.2企业档案管理的分类与标识规范案例互动：企业档案分类规范表

第八章：企业档案的收集、分类

8.1档案的识别与定义：档案与文件的区别、件的定义 8.2档案的收集与识别 8.3档案的分类组卷 8.4档案的排列编页

案例互动：档案的收集识别

第九章：企业档案的立卷、标识

9.1档案立卷与案卷的涵义、立卷的意义 9.2档案立卷的原则和方法 9.3案卷的编目（标识）9.4案卷的整理装订 9.5填写案卷案例互动：立卷

第十章：企业档案的编录归档 10.1 档案的目录编制 10.2 档案的装盒 10.3 入库上柜（架）案例互动：目录编制

第十一章：企业档案借阅应用与鉴定销毁 11.1企业档案日常保管维护 112企业档案的应用

11.3企业档案的鉴定与销毁案例互动：档案的鉴定下篇：专项档案实务篇

第十二章：企业人事（员工干部）档案管理

12.1企业人事（员工干部）档案的定义、特点、价值、意义 12.2企业人事（员工干部）档案管理的归档要求 12.3企业人事（员工干部）档案管理的范围与期限 12.4企业人事（员工干部）档案立卷、标识方法 12.5企业人事（员工干部）档案的归档、保管 12.6企业人事（员工干部）档案的应用与销毁

案例互动：员工档案鉴定销毁、选育用留人才如何应用员工档案信息？为企业提供精品培训课程――森涛培训官方网站stpxw。com

第十三章：企业工艺技术档案管理

13.1工艺技术档案概述(定义、特点、范围分类)13.2工艺技术档案形成及管理特点、质量要求 13.3工艺技术档案的收集与鉴别

13.4工艺技术档案的整理（整理原则、分类、组卷、排列、编目）13.5工艺技术档案的归档与保管应用、鉴定销毁

案例互动：科技项目归档文件目录式样、技术工艺档案鉴别第十四章：企业电子文档管理 14.1 电子文档的定义及特点 14.2 电子文档管理的原则 14.3 电子文档管理的基本方法 14.4 电子文档管理的程序与指引

14.5 电子文档管理的借阅使用与鉴定销毁案例互动：鉴定销毁

第十五章：企业经济合同与客户档案管理

15.1 企业经济合同档案含义、特点及构成内容 15.2 企业合同及客户档案归档要求及期限规定 15.3 企业经济合同及客户档案分类与标识

15.4 企业经济合同及客户档案的整理、立卷、归档 15.5 企业经济合同及客户档案的借阅应用管理案例互动：经济合同归档案例

第十六章、企业工程档案管理

16.1工程档案定义、特点、范围、作用 16.2工程档案形成及分类

16.3工程档案管理责任与职责界定及管理制度化 16.4工程档案的收集与鉴定(范围、方法、质量要求)16.5工程档案的组卷、排列、编目 16.6工程档案的验收与移交、注意事项

案例分享：工程档案管理流程、影响预结算的资料识别

结语：知识既是生产力又是竞争力。信息化、规范化、科学化的档案管理是企业的知识管理的核心基础！做好档案管理，就能让您的企业知识百分之百的立方。

● 讲师简介：

博文（Bowen）老师

◎资深咨询师◎资深人力资源专家◎精益管理专家◎高级培训师、金牌讲师有20多年的企业管理、管理咨询、教育与培训实践经验。专注于企业精益管理与精益生产管理咨询服务，专注于人力资源管理，流程优化和企业教育训练、员工素质培训。

教育背景：中南财大与中科院研究生院、管理学硕士。咨询项目背景：

具有跨国IT、电子、汽车零部件、船舶重工、五金家具、胶合板、玩具服装、陶瓷等制造企业及金融证券、服务业、房地产及物业管理、移动通讯等行业企业培训、咨询改善项为企业提供精品培训课程――森涛培训官方网站stpxw。com

目经验。主要课程：

☆精益人力资源管理系列 ☆企业绩效管理与绩效文化系列

☆精益管理系统设计与优化系列 ☆管理者的选育用留系列 ☆管理素质与管理技能提升训练系列 ☆专案(项目)管理系列

☆执行力与跨部门高效沟通系列

☆问题分析与解决方法系列

☆精益生产6S与生产安全管理

工作背景：

有20多年在政府外经贸部门、大型外资（新资，港资，台资）上市企业高层管理、6年管理咨询顾问的工作经历，曾任职行政财务总监、人力资源总监、教育训练中心负责人、董事长助理、总经理助理、总裁助理。曾任职的主要机构：政府外经贸局及国有大型股份公司、大型港资台资新加坡上市企业，包括：新加坡IPC 集团（新资上市）、亿胜集团（新资上市）、亿胜生物科技（港资上市）、PTS 集团（台资上市）、MOXELL 公司（摩托罗拉合作公司）。咨询教育训练成功案例：（尚未详列）

深圳发展银行、中国铝业集团、联想集团（惠阳）、世纪天元矿业（港资）、福建兴业银行、江西省电信、山东常林集团、华润集团、建行澳银基金公司、云南文山移动、深圳名雕装饰集团、山东银仕来纺织集团、广州森大外贸公司、深圳移动、深圳宝裕集团、江苏韩通船舶重工、广东温氏集团、深圳安吉尔电器、富士康集团、新兴房地产公司、广东翔顺集团、江西广丰卷烟厂、深圳华忆科技、广东华兴玻璃集团、广东联存bao健品集团、深圳安顺康驾校、郑州航天金穗公司、香港华宝香料集团、深圳深港驾校、佛山活力家具公司、广东宝利房地产公司、深圳金泰国际、东莞广仁驾校、诚业家具、广东新中源陶瓷、佳兆业集团、玉柴朗泰汽车零部件、兄弟工业、惠州城市燃气---擅长提供企业管理解决方案的领域：

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