重点工程建设项目关系到国民经济的发展, 综合国力的提升, 其项目档案真实、完整的记录工程建设的过程以及工程项目成果。工程项目档案是评价工程质量的根据, 是项目完成交付使用的必要条件[2], 也是项目投入使用后解决所有可能涉及的问题的依据。因此, 工程项目档案管理者应加强档案管理力度, 针对不同工程档案合理分析并实施有效地档案管理方法。
当前, 一些工程建设单位在项目建设过程中缺乏建立必要工程档案的意识, 忽视档案管理工作, 究其原因在于, 档案管理工作的开展将增加工程项目的管理成本, 且档案管理工作讲究严谨与完整, 耗时耗力, 而建设单位大多追逐利润最大化反而会疏忽对工程档案的建立与管理[2], 部分单位强调新闻媒体对工程项目的宣传力度, 缺乏留存项目档案的意识。同时, 部分建设单位只重视对文字档案的保存管理, 忽略了影像档案资料的收集, 使得档案资料零散缺失。
重点工程的档案管理工作团队具有临时性、阶段性, 团队成员大多来自建设局、发改委等组织单位, 由他们临时负责工程项目的档案管理[3]。管理人员流动性较大, 缺乏对项目工程的整体认知与了解, 档案文件收集存在缺失, 不能做到统一、规范地管理。由于人员的临时性, 工程建设单位往往不重视或者不愿意耗费成本对档案管理人员进行专业技能培训与强化。重点工程施工单位主要注重配备高素质工程技术人员, 高配人员意味着高成本, 为了追求利益最大化, 往往就要压缩其他项目消费开支, 施工单位配备档案管理人员时, 耗费较小精力与人员成本, 缺乏对档案管理工作的重视, 导致工程项目成果缺乏专业性, 不符合要求。重点工程项目应提高档案管理意识, 完善档案管理制度, 选配具有专业档案管理知识与技能的人员, 同时, 开展档案管理人员必要的短期培训工作, 使其有效、尽快地负责工程档案的管理工作。
大多数施工单位的施工环境较为简陋, 导致管理档案的硬件设施配置较差, 档案保管不善, 管理过程中出现破损、遗失。施工单位尽可能减少非工程开支, 大多数情况下项目负责人的办公环境为简易的工棚或临时场所, 甚至采取现场办公, 而档案作为记录性工作, 常常跟办公环境一样采取简单处理。工程项目的档案应与工程保持同步, 共同存在, 施工单位的工棚可以随着工程的结束而进行拆除[4], 但是重点工程的档案应得到永久存档。为了提高重点工程项目管理工作水平, 施工单位应设立专职的档案管理办公室或者档案库房, 并保证档案保管条件的安全性与专业性, 实现档案管理资料规范, 档案管理体系完善。
重点工程建设项目的档案管理为项目工程的完备性与专业性提供保障, 提升其档案管理水平对重点工程建设工作至关重要。提高重点工程建设项目的档案管理水平能够保障项目工程的档案真实、完整、准确, 因此, 项目建设工作必须建立完善的档案管理体系, 其包含严谨、科学的档案管理法规, 体制和谐、有效地档案管理监督制度, 关键、完备的档案管理工作服务体系, 以及人员的专业配备, 档案管理基础设施的完善等等。完善的档案管理体系能够有效保障档案管理工作有序、有效地开展, 保障有效监督, 可以加强档案管理部门与项目建设部门的沟通与合作, 互相监督、督促, 协调合作, 保障重点工程项目建设工作的高质量、高水平。关于重点工程建设项目档案管理水平的提升措施, 从工程建设角度, 对各个环节提出建议, 具体内容如下。
加强与发改委、规划局等机关单位的沟通联系, 准确掌握本市重点工程建设数目以及项目工程类别, 采取固定联系人方法, 实施工程项目的跟踪管理。
通过事先了解的重点工程项目信息, 按照项目内容的特点, 有针对性地进行项目指导, 提供服务的方法并不固定, 主要符合工程项目特点。同时, 保证文件管理与工程项目的施工进程保持同步, 从工程建设初期到工程竣工保证专职人员有效负责档案资料的收集以及整理工作。
重点工程的项目实施工作的各个环节都应给予重视, 严格把控, 实现工程成果与工程建设过程保持高度一致性。项目建设前重点工程施工单位应明确工程建设完成后档案材料的质量与要求。档案管理团队应在工程建设期间及时到岗, 深入了解施工工作的具体进展, 保证施工单位有效进行工程档案的编制工作。
根据重点工程的项目内容的特点, 安排专业的档案管理人员全权负责该工程的档案管理工作, 并组织培训管理人员的专业技能[5], 培训内容应与工程契合, 加强档案管理人员对工程程序的理解, 明确档案管理工作的具体要求以及相关的法律法规, 增强现场操作能力。
重点工程建设应保障工程档案的完备性, 则须建立必要的管理基础设施, 配备办公条件以及安保措施, 使得档案管理工作的各个环节得到有效控制。
重点工程建设团队应加大对档案管理工作的经费投入, 设立专门的管理机构, 制定完善的管理制度, 有效利用信息化技术, 实现电子、影像档案的同步管理、同步归档[6]。
项目竣工图作为一种法律凭证, 保证重点工程项目图实一致性。为了提高工程项目的档案管理水平, 应当督促施工单位完成必要的竣工图编制工作, 并有效监督其编制工作是否符合国家规定, 项目竣工时, 施工单位必须提供项目竣工图, 同时保证竣工图的质量。随着城建工作的发展, 大量重点工程涉及到城市绿化、道路建设、污水治理等城市建设内容, 这类重点工程的开展有助于城市形象的建立, 城市功能的完善, 其工程是各级党政机关心血的凝练, 是城市建设者智慧的象征, 具有较高的参考价值以及留存价值。重点工程项目建设应重视档案管理工作的开展, 依法监管重点工程建设项目的档案管理工作, 保证其档案工作与工程建设共同发展, 更好地发挥档案工作对于重点工程建设各个环节的完善起到的作用。
综上所述, 重点工程建设项目档案真实反映整个工程项目从筹备、建设、竣工以及投入使用的全过程, 其管理工作是工程项目管理不可或缺的一部分, 是对重点工程的开展负责, 为其实际实施服务, 并重点工程的未来完备设想。因此, 重点工程项目建设单位应联合有关机关部门, 有效开展工程项目档案管理工作, 配备专业的档案管理人员, 配置安全完备的档案管理设施, 提高档案管理意识, 对档案文件有效开发利用, 从而提升工程项目档案管理水平, 更好地实现重点工程的项目价值, 以推动工程建设行业进一步发展。
摘要：重点工程建设项目档案能够完整、清晰地记录工程建设的全部过程, 使得后续工程项目的验收、使用维护、扩建等工作的开展有章可循, 有据可依。同时, 工程档案也是企业甚至国家的宝贵财富[1]。本文探究重点工程建设项目档案管理工作存在的不足, 针对问题提出可供参考的提高工程档案管理水平的优化措施与建议。
关键词：重点工程,建设项目档案,档案管理
[1] 吕金霞, 牛爱军, 马小玲, 张爱武, 王超.重大建设工程项目档案的建立与管理初探——以中国地震背景场探测项目为例[J].国际地震动态, 2016 (10) :26-31.
[2] 曾秋.强化重点建设项目档案管理提升归档率措施分析[J].办公室业务, 2016 (13) :135.
[3] 黄蔚琳.关于做好重点工程档案管理工作的思考——从福建成品油管道一期工程档案管理谈起[J].办公室业务, 2016 (6) :60-61.
[4] 陈红.基建档案管理存在的问题及对策研究[A].《建筑科技与管理》组委会.2015年9月建筑科技与管理学术交流会论文集[C].《建筑科技与管理》组委会:北京恒盛博雅国际文化交流中心, 2015:2.
[5] 黄宇翔.对历史负责为现实服务替未来着想——如何做好基本建设项目工程档案管理工作[J].办公室业务, 2015 (3) :61.
[6] 赵惠芹.谈如何做好公路工程建设项目档案管理工作[J].河北工程技术高等专科学校学报, 2013 (1) :47-48+52.
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