城建行业各单位在城市现代化建设中扮演着关键角色, 这就使得相关城建档案管理工作任务落实迫在眉睫。但是现阶段的处理方式, 却没有遵循合理的原则, 缺乏系统性的指导, 使得存在较多问题, 也在一定的程度上影响城建档案管理水平的提升。本文以青州市城建档案管理现状为例, 通过研究档案管理工作存在的问题, 并进行仔细剖析, 从而结合实践经验提出相关的优化措施。
以青州市城建档案管理为例, 青州市城市建设档案馆于1991年成立, 为副科级事业单位, 是专业从事城建档案资料统一收集、整理、保管和利用的部门, 目前馆藏档案2万余盒。虽然具有较为牢固的基础, 但由于体制原因, 人员流动较少, 年龄老化严重, 50岁左右人员占70%, 其中大部分为后期进修学习档案管理知识, 缺乏档案管理、土木工程或地下管线等方面专业人才, 专业化程度不高, 工作压力大, 档案资料、文件管理的程式化严重, 缺乏创新性, 档案管理科技化水平未能完全适应城市建设发展需要。
在城市建设从业单位的传统档案管理过程中, 由于工作人员水平参差不齐等原因, 导致其对此工作的意义认识不足, 收集的档案存在杂乱无章、数据缺失、达不到标准要求等各种问题, 造成了城建档案资料的不齐全。且很多的资料在各单位积压时间过长, 疏于管理, 不仅占据了大量的空间, 也造成了档案收缴困难、整理难度大、档案门类资料补充不及时等问题的出现。
现阶段各城市建设从业单位的档案管理工作主要包括档案的收集、整理和利用等, 但是在实际的工作过程中, 存在未能按照既定模式开展工作的问题, 导致文件、图纸等管理不规范。以青州市为例, 目前采用的仍是传统纸质档案进行保管和日常查借阅, 尚未建立完善的电子档案数据库。纸质档案在实际管理中存在着许多问题, 一是查借阅档案存在破损遗失风险, 特别是年代久远的档案纸张薄脆更易损坏;二是保管成本高、管理人员工作繁重, 缺乏科学合理的档案保管利用体系。
在城建行业的档案管理工作来说, 要在保持平稳发展的前提下, 积极借鉴先进经验, 必要时可与国际接轨, 通过不断的努力结合国内外新进的技术水平与工作经验, 优化我国城建档案管理, 结合本国基本国情和城建特点, 开辟出一条能够符合弹性改革与实践经验相结合的现代化道路, 保证城乡档案收集、整理、应用工作的有序进行。
由于城建行业人事组成较为复杂, 平时工作过程中手续办理、工程管理方面的事务也很多, 整个档案管理的工作处理起来较为琐碎。为了促进工作效率的提升, 在建立档案管理制度的同时, 需要各个从业人员都能够明确自身职责, 使其“一个萝卜一个坑”, 避免责任不清的现象发生, 一旦在工作的某一个环节出现纰漏或者差错, 还能够通过故障的原因找到具体的操作人员, 避免档案遗失或损毁等严重问题的发生。
完善的城建档案管理制度, 是在工作过程中保障各方权益的重要措施。为提升城建档案管理水平, 加快档案管理发展步伐和进步, 首先要结合信息化的时代背景, 借助科技性的手段, 确定档案管理的创新方向和内容, 加快提升城建档案信息化、智能化水平, 建立功能完善的电子档案查询系统, 提高档案资料服务城市建设的能力。其次, 完善档案收集、编录、信息化处理、查借阅、库房管理等各个环节的工作制度, 通过科学的制度来控制工作环节和工作步骤, 最大程度地避免管理缺失、不到位等现象的发生, 保护档案资料的完整安全, 使其发挥最大效能。第三, 要强化制度对于档案管理人员的约束性, 明确奖惩机制, 上至领导、下至工作人员, 不分级别、职务, 都需要保持良好的工作态度, 能够充分发挥出档案管理的作用, 进一步提高城建档案管理水平。
首先, 要加强档案管理硬件建设。配备必要的服务器、终端、网络、存储及其他配套设备, 确保城建档案馆系统安全和城建档案信息安全。其次, 能够对信息资源的全面性、准确性进行检验, 确保信息化的有序实施, 全面实现无纸化工作。充分利用已有的信息传输网络和平台, 通过收集、录入、存储、分析等手段, 形成科学的数据库, 建立健全档案信息管理应用系统, 保证城乡档案信息的资源共享。第三, 从事业单位本身的组成和构建来说, 城建行业部门分类多, 实现信息全覆盖的可能性较小, 不仅仅需要从技术手段上进行切入, 还需要结合实际情况做出调整。
对于从事城建单位档案管理的工作人员来说, 对其综合素质的提升应当和管理水平的提升相互结合起来, 要对照国家、省建设厅有关规定, 对城建档案报送工作程序、归档范围、基本要求等事项进行梳理, 定期举办档案业务培训, 提高建设单位、施工单位档案管理员档案业务知识普及率, 培养科技化的档案管理人才, 使其能够更好地适应时代发展的趋势, 实现档案管理从业人员理论知识、实践技能综合水平的提升。
综上所述, 在历史进程的推动作用下, 对于城建行业从业单位和工作人员来说, 必须要创新性地开展工作, 采用更为先进的管理手段来优化档案管理的各个方面。注重对档案管理工作效率提升手段的研究, 实现管理的创新。只有不断改善城建行业档案管理的质量, 才能够使得这些基础的服务功能更好地服务于城市建设和社会的发展, 发挥不可替代的作用。
摘要：城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分, 在改革开放的大背景下, 我国经济实力水平不断提高, 各方面科学力量都有了很大进步, 建设领域也面临新的机遇与挑战, 其涉及的档案管理需求更为多样化和复杂化。为了确保为城市建设发展提供可靠数据和资料支撑, 就必须要创新城建档案管理的工作模式和工作技术手段, 这样才能更好的为城市建设提供帮助, 促进现代化建设的可持续发展。
关键词：新时期,城建单位,档案管理,可持续性发展,工作手段
[1] 汪铃涵.新时期如何创新城建档案管理工作[J].建材与装饰, 2018 (26) :159-160.
[2] 邵野君.浅谈新时期城建档案管理工作创新[J].办公室业务, 2018 (10) :130.
[3] 沙蓉.新时期城建档案管理工作创新研究[J].城建档案, 2017 (10) :65-66.
推荐阅读：
新时期如何创新党员思想政治教育05-28
浅谈如何做好新时期的农村低保工作06-07
浅谈如何做好新时期办公室工作06-27
如何做好新时期的农村扶贫开发工作07-01
如何构建新时期和谐的警民关系05-30
用创新的思维做好新时期纳税服务工作05-24
浅谈新时期思想政治工作的创新与发展06-19
新时期档案工作06-22
对新时期军校教导员工作的思考06-07
