数字化时代的纸质气象档案管理

随着数字化技术的快速发展, 气象记录的电子档案成为当前存档的主流形式, 原来的传统纸质档案也陆续转化为电子档案, 气象档案管理理念也发生了变化。在数字化技术快速发展的大环境下, 纸质档案的管理已是当前迫切需要解决的问题。笔者以大连气象局档案管理的现状为例, 探讨纸质档案管理的正确途径。

一、档案管理的历史和现状

大连市气象局档案馆是以气象科技档案为馆藏主体的专业档案馆, 于1992年6月26日成立, 2002年12月晋升为国家二级档案馆, 气象记录档案保管体制“四改二”的实现为现代化的气象记录管理、数据共享创造了极大便利。从2002年开始气象记录逐渐由人工观测转向自动观测, 纸质的科技档案也逐步转向电子档案。

随着历史地面、高空气象资料数字化工作全面开展和气象业务转化为电子文件的采集归档, 电子档案的数量快速增长, 从而引发对纸质气象记录档案管理逐渐放松忽视的现象。两种档案的管理有轻重之分, 认为既然已经都转为数字化档案了, 那么传统纸质档案就不重要了, 管理好坏都无所谓。有人甚至觉得, 数字化环境下, 纸质档案是多余的了, 把精力都投放到电子档案上, 缺乏对纸质档案重要性的认识和管理。

二、重视纸质档案的管理是对历史档案价值的尊重

(一) 历史资料数字化只是保护档案的重要措施之一。气象档案是在气象科学技术领域活动中形成的以气象信息记录为主体的专业档案, 大连气象档案馆所收集的档案主要是建国以后的气象观测记录档案。新中国成立后, 大连地区逐步建立了地面气象观测站网, 所形成的记录档案齐全、完整, 已成为国家科技档案的重要组成部分。

大连最早的纸质气象记录档案是解放前伪满时期的观测记录, 早在1904年9月7日, 日本因日俄战争需要即在大连设立临时观测所, 后改称为测候所, 但由于几经变化, 这一部分档案现仅存部分《满州气象累年报告》了, 虽不齐全, 但是保存完好, 对于了解过去的天气气候状况, 是很宝贵的资料。解放后, 对这一部分资料进行了整编 (1905-1940) , 其观测项目包括气压、气温、湿度、云量、风速等。1940年后, 由于历史原因, 资料缺失。新中国成立后, 大连站观测记录从1951年开始, 以后各县站也陆续开展了地面气象业务, 一直延续至今。

气象观测记录档案是我馆收集存储最齐全、系统、数量最多的一类档案。气象记录档案主要包括地面、高空、太阳辐射、农业气象, 酸雨等探测资料形成的观测记录簿、自记纸、记录曲线、手工或微机编制输出的记录报表, 雷达回波图、卫星云图、地面和高空手绘天气图、历史天气图、台风年签、寒潮年签、各种气候图及各种气象资料统计整编资料等。这些档案是气象事业发展轨迹的重要来源, 是气象事业不可少的历史记忆, 是社会科学技术的重要参考凭证。但是早期的纸质档案寿命是有限的, 随着时间的增长, 纸张逐渐出现变黄发脆、字迹变色褪色、胶片霉烂等等现象。目前, 我们馆藏的纸质历史气象资料大部分已信息化处理, 主要是通过计算机录入和图像扫描方式对纸质档案进行备份保护, 从而提高了资料利用率、加大共享性, 而非单纯的替代。

纸质和数字化资料是两种不同形式的资料, 具有不同的价值和意义, 需有不同管理措施, 绝不能认为数字化后的纸质档案就无保存必要了, 或者纸质档案管理不需重视了。

(二) 纸质档案是电子档案唯一的凭证, 需要双套保存。电子档案的信息是可分离的载体, 使得其在存储过程中易发生意外错误, 即受病毒攻击、甚至因人为修改、删除、剪贴, 而存在变动的风险。再者, 电子档案信息还有依赖计算机软硬件的特性, 计算机技术的迅速发展, 软、硬件快速的升级换代都对其后续使用构成影响。后人对前人留下的电子档案如何使用存在无法确定的因素, 也是其最大的后顾之忧。另外, 由于电子介质独有的物理特性使他的保管使用寿命尚存在缺陷, 不利作为档案信息永久保存的介质。总之, 电子档案的安全性较低, 所以现行档案保管体制明确要求实行纸质档案与电子档案共同保存。两种载体的档案相互依存、互补才能保证安全。在今后的档案管理中要消除不正确的观念, 不能忽视纸质档案的重要性, 已经数字化的纸质档案不但要继续保管, 而且要保管好。再者, 纸质气象记录档案是在每日定时气象观测中直接生成的原始记录, 能真实客观地反映当时的天气情况, 具有历史见证的凭证依据。原始资料在数字化过程中, 由于疏忽大意或误操作等各种原因, 会造成数字化产品错漏之处, 这些错漏之处在长期的产品利用过程中被逐步发现, 需要更正, 而更正的依据就是曾经被数字化了的纸质档案。如果纸质档案被损毁或丢失, 那么被发现的疑误记录就无法找到正确的依据, 那么这些疑误记录将会成为永远无法弄清楚的悬案。

纸质气象记录档案是唯一具有查考作用的凭证, 具有宝贵的历史价值, 而且其价值随着时间推移而更加珍贵。例如:辽宁省局2012年在做1981—2010年30年整编资料时发现大连地区普兰店站、瓦房店站某历史年月日照时数统计值有误, 大连市局某历史年月降水量统计值有误、都影响到年统计值, 通过对纸质历史资料的查询核实, 对错误记录进行了纠正。因此大量档案需要长期保存, 还有部分档案需要永久保存。这些档案具有很重要的业务、科研和史料价值。随着气象业务“数字化”的不断推进, 未来移交进档案馆的纸质档案将会越来越少, 纸质档案具有稀有性, 这种情况使纸质历史资料的价值日益凸显出来, 这些档案凭证需要双套保存。

三、完备纸质气象记录档案的管理措施

2001年4月, 中国气象局下发《关于加强气象记录档案管理工作的通知》 (中气预发[2001]6号) 文件指出:由于气象记录档案保管业务体制调整为国家、省 (含单列市局) 两级。大连市气象记录档案保管业务体制调整后, 气象档案管理的基础设施条件得到很大改善, 按档案库房要求配备档案密集架、防磁柜、除湿机、吸尘机、臭氧消毒仪等设备。建立了档案目录管理系统, 实现快速、准确地查找档案的存放位置、种类、数量, 统计出馆藏档案的内容, 实现了档案的现代化管理。虽然已进入数字化时代, 纸质档案利用率不再像以前那样高, 但在管理工作和安全防护措施上仍要一如既往。严格遵守气象科技档案管理制度和档案库房管理制度。

(一) 建立销毁鉴定机制, 降低管理成本。随着纸质档案数字化业务的发展变化, 一些档案的使用价值发生了改变, 保管期限由长期调整为短期。所以要注意阶段性清查库存的短期档案期限, 对于已到保管期限失去保存价值的档案, 要严格执行气象科技档案鉴定销毁制度;将没有保存价值的档案做好清除或处理工作, 降低管理成本, 提高工作效率。

(二) 做好纸质档案的安全防护措施。一要防盗。库房安装防盗门窗、监控器。二要防火。建立严格的防火制度, 配有灭火设备。三要防虫蛀霉变。虫害、老鼠、霉变等对档案的破坏极大, 控制好库房的温湿度以限制微生物的繁殖, 重视档案有害微生物的预防及杀灭措施, 定期对库房进行密封杀虫消毒。定期进行馆藏档案巡视检查, 及时发现和排除安全隐患, 最大限度地延长档案的寿命, 这是档案保护工作的一项重要任务。

四、结语

数字化环境下, 纸质气象记录档案与电子档案在当前和今后相当长的一个时期将长期并存且互为补充、取长补短, 各自发挥优势。纸质气象记录档案是气象业务真实面貌的真迹;电子档案可以充分发挥检索、利用、存贮和传输方面的优势。数字化大环境下, 我们的工作重心需要发生转移, 但千万不可忽视对纸质气象记录档案的安全保管工作。

摘要：在数字化技术快速发展的大环境下, 电子档案的出现使得人们对纸质档案的管理产生了误区。纸质气象记录档案作为数字化档案唯一的凭证, 具有查考作用, 也是宝贵的历史产物, 而且随着时间推移而将日益弥足珍贵。纸质档案的管理和电子档案一样需要重视, 且需要双套保存。

关键词：数字化,纸质档案,电子档案,档案管理

参考文献

[1] 王英玮.专门档案管理[M]. (第2版) .北京:中国人民大学出版社, 2010.

[2] 气象档案管理技术手册[M].中国气象局.