探讨企业人事档案管理的对策

摘要：企业人事档案管理工作是人力资源管理的重要组成部分。随着信息科技发展，人事档案资料已经成为企业人才选拔的宝贵信息资源，在企业人力资源管理乃至人才竞争中发挥着越来越大的作用。然而，目前企业人事档案管理工作还存在着诸多问题，需要我们结合时代要求，探寻人事档案管理工作解决对策，保证企业人事档案更好地发挥其应有的巨大价值。

当今社会，市场竞争愈加激烈，人才的竞争逐渐成为企业之间竞争的关键环节。企业想要脱颖而出，必须提升人力资源管理能力，掌控人才主动权。人事档案管理工作在人力资源管理中至关重要，它起着重要的资源整合与调配作用，只有合理配备高质量人才，不断完善管理机制，才能让企业发展壮大。可以说，企业人事档案管理水平直接影响了其市场竞争力。

一、企业人事档案管理工作现状

企业传统的人事档案管理的归档、统计、保存及交接等工作往往要消耗档案管理工作人员大量时间和精力。尤其是很多企业涉及的员工数目庞大且层次复杂，各种档案资料也相应庞杂，仅靠人力进行人事档案管理，不但无法满足当前所需工作效率，还经常出现档案遗失或损坏情况。随着网络与计算机的迅速普及，信息科技水平不断提升，信息传递速度越来越快，范围越来越广，这为企业人事档案管理工作带来新的机遇。企业要想保持在行业中的竞争能力和持续发展，就需要突破自我，变革传统的人事档案管理工作，将管理技术与信息科技紧密相连，实现人事档案信息化、智能化管理。比如对于随时可能产生的人事变动，企业可通过网络追踪进行相关数据统计，再把这些数据在计算机或云端上标记和存储，日后若需要调用有关人员的档案资料，直接从计算机或云端上获取其档案的数字信息即可。人力部门还可将其保存的大量历史资料的实物档案进行数字化处理，既有利于保护实物档案，又便于检索利用。当然，时代的发展给人事档案管理工作带来机遇的同时也带来挑战。现阶段有些企业人事档案管理模式并未积极做出转变，特别是查阅档案与信息检索，目前仍是人工处理方式，与无纸化阅档还有很大差距，企业人事档案的管理工作还存在着很多问题需要解决。

二、企业人事档案管理工作存在的问题

企业人事档案管理意识不强。企业以实现效益最大化为其主要目标，认为人事档案管理工作细碎日常，和企业经济效益关系不大，故而不重视人事档案管理工作。首先，企业领导不重视，认为人事档案管理就是简单的存放、整理，没什么技术含量，人人都能干。档案管理人员安排上不固定、频繁更换，或不设置专人管理人事档案，而由人事人员兼顾，致使人事档案管理工作混乱，常出现疏漏。如人事档案接收不完整、档案材料不规范、档案信息填写有误、档案损毁或遗失等，影响企业职工的利益和一些手续的办理。其次，有些档案工作人员思想意识淡薄，对人事档案重要性认识不到位，在档案管理中粗心大意、漫不经心。如员工入职后在职教育或部门活动等产生的材料不能及时归档，遗留在部门或个人手里，或在档案信息录入时丢三落四，使企业人事档案管理工作质量落后，利用率低。再次，员工个人对人事档案认识不足，认为人事档案没什么用处。一些员工在填写人事档案相关内容时，学习、工作经历填写不完整;新取得后续学历或培训的材料，放在自己手中，未能及时装入人事档案，一定程度上给个人后续的职称评审、选拔任用、退休等带来麻烦。

企业人事档案管理人员素质参差不齐。人事档案管理是一项政策性、专业性较强的工作，管理人员需要具备过硬的业务素质，但目前很多企业人事档案管理人员素质参差不齐。首先，人事档案管理人员上岗前，企业没有考量其胜任能力，也未进行专业培训和指导，使他们对其工作职责认知模糊，对档案管理工作敷衍了事。其次，很多企业人事档案管理人员身兼数职，既无时间和精力投入到人事档案管理工作中，也无闲暇学习专业的档案管理知识。他们只应付基本的档案工作，如及时转递、归档材料等，根本谈不上对专业性内容，如信息审核认定、真假辨别等的学习和整理，更不可能利用和开发信息化技术进行人事档案管理。再次，有些员工认为人事档案管理工作岗位缺乏挑战性和升职空间，只是抱着短期过渡的目的，工作岗位频频更换，使得长期有经验的人事档案管理人员缺乏。员工素质参差不齐给企业人事档案管理工作留下较多隐患，大大影响了人事档案管理的水平。

企业人事档案管理工作信息化程度较低。时代的进步和信息科技的发展，提高了人事档案管理工作信息化建设的要求。但目前企业管理者还未完全树立信息化理念，很多员工也不愿学习信息技术，特别是一些人事档案管理工作者，让其改变已习惯的工作模式，对惰性较大、思想落后的人来说难度较大。这使得大部分企业人事档案管理工作的信息化程度较低，人事档案管理中依旧沿用传统纸质化、人工化的方式进行收集归档、目录编写、档案汇总、管理存放，没有建立电子档案，更没有配备信息化管理软件。人事档案管理工作效率低下，不能适应企业管理信息化的要求。

网络对企业人事档案信息安全存在隐患。人事档案是企业员工生平履历的证明材料，具有保密性，一旦泄露，就可能给员工和单位带来不可挽回的损失，企业人事档案管理必须重视其安全性。目前，网络信息安全一直是大数据时代未解决的难题，也是传统人事档案管理一直不能被替代的主要因素。面对这种情况，企业需要严格把控网络安全关，制定严格的管理方案和措施。但很多企业在网络安全维护方面还很欠缺，对网络安全还未能做到严格测试与监控，对人事档案信息储存系统安全性能也未很好地维护。同时企业人事档案管理人员，有时也会因为未注意安全操作，导致操作失误或病毒入侵，给人事档案管理工作带来安全隐患。

三、企业人事档案管理工作对策

增强企业人事档案管理工作意识。首先，企业多由管理层进行工作规划和指导，管理层人事档案管理工作意识的提升是做好人事档案管理工作的前提。企业要从提升管理层人事档案管理意识入手，加大人、财、物在人事管理工作中的投入，其他部门积极配合支持人事档案管理工作，提高人事档案部门的管理效率。其次，企业要提升人事档案管理人员的工作意识，调动其积极性，提高其责任意识，最大限度发挥其潜能，让其更加认真负责地做好各项人事档案工作，主动及时地向领导汇报工作计划、进展情况、遇到的问题、利用效果等，以促进人事档案管理工作更加高效有序的开展。再次，企业要提高普通员工对人事档案重要性的认识，加大人事档案宣传工作。定期或不定期开展档案知识讲座，在宣传栏张贴人事档案归档材料的要求，利用国际档案日制作短视频或举行人事档案知识竞赛等，在单位内部宣传人事档案的重要性，提升全员的归档意识。

提升企业人事档案管理人员的素质。首先，企业在选人用人上把好关，设置高标准的人事档案管理人员选拔条件。工作人员应政治素养过硬，做到坚持原则、遵守纪律、保守秘密，档案管理水平专业、细致耐心、责任感强。其次，企业要加强人事档案管理专业培训。一是进行入职培训。让初入职的人事档案管理人员对人事档案管理机制、内容、需注意的问题等基本常识熟悉;还可通过老带新，让新入职员工在老员工指导下尽快熟悉人事档案日常管理工作。二是重点培训。新入职员工经过一段时间工作后，一方面初步了解了人事档案管理工作，另一方面肯定会遇到很多不确定或不太清楚的专业性问题。企业针对这种情况开展重点培训，着重解决员工业务实践中的具体问题，加深其对档案管理知识的理解。三是提升培训。人事档案管理人员要与时俱进，参加档案业务新知识的培训，比如人事档案信息化建设培训、安全性培训等。通过培训促使其快速成长，从而更好、更高效地管理人事档案，提高人事档案利用率。

加大企业人事档案管理信息化建设力度。应用计算机等信息化设备进行人事档案管理，可以减轻劳动强度，提高工作效率。尤其是一些大型企业，员工多，且人事档案的一些信息比如工资、职务、岗位、社保等变动频繁，实行计算机操作，就可以随时将这些变动信息输入进去，方便、可靠、快速。因此企业要加大人事档案管理信息化建设力度，一方面积极引入人事档案管理信息系统，利用互联网和大数据技术，将信息的采集、导入、分类、整合等融为一体，搭建全面、动态、安全的信息化平台，真正实现人事档案管理的数据化、智能化;另一方面要派专业技术人员定期维护、优化人事档案管理信息系统，避免计算机遭受攻击、系统破坏、数据丢失等事件的发生，确保人事档案管理信息系统正常稳定运行。

做好企业人事档案信息安全管理。网络给人事档案管理带来诸多益处的同时，也影响人事档案信息安全，企业要做好人事档案信息安全管理。首先，完善人事档案信息安全管理法规、标准及保障应急机制，提升人事档案信息安全管理处置能力，确保各项制度高效有序执行。如使用人事档案时加大信息审批控制，设置不同级别使用权限，全方位保护个人隐私信息。其次，强化人事档案信息安全管理人员的安全意识、责任意识和保密意识，多渠道对档案管理人员进行信息安全管理培训，普及网络安全知识。再次，利用安全技术手段防范数据损坏、丢失或人为篡改。如通过备份电子档案、实时监控信息设备、定时查杀木马病毒等技术措施来防范安全风险。

总之，企业必须适应时代的发展，根据目前人事档案管理工作现状，结合其存在的问题，采取有效的对策，提高自身人事档案管理工作水平和效率，充分发挥人事档案在企业市场竞争中的促进作用。

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