干部人事档案管理条例（推荐12篇）
一、保管保密制度 1>牢固树立安全保密观念，增强保密意识，严格执行《中华人民共和国档案 法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》。2>根据保管档案数量安排阅档室和档案人员办公室。存放干部人事档案必须 用铁质档案柜，档案柜和档案的排列整齐划
二、方便使用。1>任何人不得私自保存他人档案，禁止用电话索取或提供干部的全面情况和 涉及干部的政治历史或其他重要问题的情况，不得携带档案及档案材料出入公共 场所。2>档案管理人员离开档案室时要及时关灯，锁好门窗，无关人员一律不得进 入档案室。3>保管的干部人事档案必须登记造册，每年按人头进行一次检查核对，发现 问题及时解决。
三、查阅借用制度 1>利用干部人事档案应填写”查阅干部档案审批表”，办理审批手续,阅档 人员必须是党员干部。2>阅档人员不得查阅或借用本人及亲属的档案，不准向无关人员泄露或向外 公布档案内容。3>只批准查阅干部人事档案部分内容的，不得翻阅全部档案，经批准摘抄，复制干部档案供组织参考的，一般不盖章，取证的材料，由档案管理人员审核后 盖章，档案用毕要经管理人员检验，当面归还。4>严禁在材料上勾、划、涂、改等，严禁抽取材料，严禁在材料上放置墨水 瓶、茶杯和其他可能污损档案的物品，阅档时禁止抽烟。5>借用的干部人事档案，要妥善保管，严格保密，不得转借。未经批准，不 得以任何手段复制档案内容。档案借出的时间不超过两周，逾期使用者，应办理 续借手续。6>干部人事档案管理部门对利用档案的情况，应严格进行登记手续。
四、转递统计制度 1>干部工作调动或职务变动后，应及时将档案转给新的主管单位。2>干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自 带。3>转出的档案必须完整、齐全，按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或 分批转出。4>转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记、严 密包封。5>收到档案的单位，经过核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回，逾期 一个月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。6>干部调配，任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部档案 管理部门，并建立必要的联系制度。
一、干部人事档案管理关于文书档案管理方面所存在的问题及发展现状
实就干部人事档案管理尤其是关于文书档案管理方面而言, 其管理工作是较为困难的。虽然文书档案会被专门搁置在档案室里, 但因为文书纸质的特性, 需要耗费相当多的人力、物力、财力对其进行管理和保护。不仅仅如此, 还需要保证档案室的安全隐患的排除, 安排专门的管理人员进行相应的收集整理及管理工作等[1]。
其次就是文书档案管理过程之中管理人员的问题。很多档案管理人员不能够遵守干部人事档案管理办法进行工作, 随意并且私自外调干部人事档案资料, 不能正确树立严肃管理的思想观念, 无法认识到文书档案管理的重要意义[2], 并且在对文书档案进行管理时, 往往因为其岗位的流动性较大, 致使很多业务衔接工作做得不是十分到位, 一旦出现资料遗失及档案损毁, 无法真正将责任落实下去。使得很多重要的文书档案资料得不到保障。并且有相当多的档案管理人员的专业管理水平不高, 不能够很好完成现有的文书档案的管理工作。
最后就是干部人事档案关于文书档案管理的内容方面, 往往在进行文书档案的收集与管理时, 干部人事文书档案内容缺少相应的完整性与可信性, 不能完全、准确、真实地概括干部情况, 也不具备相应的时效性。所以往往因为其干部人事档案填写的随意性, 不仅仅降低了干部人事档案的真实性与可信度, 也为当前干部人事档案管理关于文书档案的管理工作造成一定的困难。
二、改进当前干部人事档案管理关于文书档案管理方面的具体措施
( 一) 完善干部人事文书类档案管理体系
出于对档案纸质性因素的考虑, 完善干部人数档案的管理体系, 能在很大程度上促进当前文书类档案资料的相应保护。因为文书类档案都没有相应的副本或是复印件, 一旦材料没有按时归档, 或者是档案损坏丢失, 其损失都是不可忽视并且相当严重的。所以我们要从固有的体制和体系中进行相应的改进, 规范好调取借阅档案资料的规章制度。正常来说干部的人事档案资料轻易是不能外借的, 但如果有恰当的理由和必要的原因必须要进行相应的调取时, 要严格按照调取流程进行操作[3], 促进调取相应人事档案流程的规范性及标准化, 以此帮助档案管理手段的进一步提高。
( 二) 转变原有的思想观念, 树立正确的档案管理意识
在干部人事档案尤其是文书档案管理工作中, 相关人事档案管理部门及管理人员没有树立正确的档案管理意识。档案管理意识薄弱就会致使档案管理工作不够规范, 过于随意, 以致于常常在工作之中出现问题。档案管理人员首先要转变原有的思想观念, 认识到档案管理工作的重要意义, 掌握好正确的档案基本知识, 从而以思想观念的转变带动管理行为的提高与规范。
( 三) 做好对于文书档案管理方面的检查工作, 完善检查环节
做好对于文书档案管理方面的检查工作不仅仅是对于档案管理人员工作上的检查, 也是对于目前档案资料保存情况的检验。在检查工作进行的过程之中, 要将档案室安全隐患的排查列为重要的检查内容, 不仅仅要做到基本的防火、防电, 因为文书类档案的特性, 档案管理检查的过程之中也要做到防潮检查。将定期检查与不定期抽查有机结合起来, 从检查环节督促干部人事档案管理工作的进行[4], 以此改进当前干部人事档案管理工作, 促进其发展。
( 四) 规范干部人事档案内容, 保证其真实性以及完整性
规范好干部人事档案内容在很大程度上有利于档案管理的进行, 坚决杜绝随意篡改干部人事档案内容, 及私自随意填写人事档案的现象发生, 确保人事档案的真实性以及完整性, 保护好干部人事档案不被损毁, 从而为档案的收集整理与归纳的具体工作起到巨大的促进作用。
( 五) 提高干部人事档案管理的人员配备及管理人员的综合水平
人员配备的提高不仅仅体现在数量上, 也要体现在管理水平的提高上, 可以通过对相关的管理人员进行管理方面的培训, 以此提高干部人事档案管理人员的管理水平, 并且明确好相应的责任划分[5], 以此促进档案管理人员能够更加负责、高效的进行相应的人事档案管理工作。
三、结语
从当前干部人事档案管理关于文书档案管理方面上看, 对于掌握相应的干部信息, 做好人员的调动及调整工作是十分重要的。但是目前的干部人事档案管理工作进行过程之中仍然存在着意识不到位、管理体系不健全等多种问题, 我们要正视这些问题, 并且通过完善干部人事文书类档案管理体系、转变原有的思想观念、树立正确的档案管理意识、做好对于文书档案管理方面的检查工作、规范干部人事档案内容、提高干部人事档案管理的人员配备等多种办法, 加强当前干部人事档案管理关于文书档案管理的改进, 帮助企业进行管理, 满足企业的管理需要。
参考文献
[1]顾先林.政府机关人事档案管理系统的设计与实现[D].厦门大学, 2013.
[2]彭扬.新疆昌鼎集团人事档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学, 2012.
[3]李凌.南昌师范学院干部人事档案管理系统的研究与分析[D].云南大学, 2015.
[4]党维玲, 杨孝军.新形势下医院人事档案管理探讨[J].中国社区医师 (医学专业) , 2012, 14, 31114:421+423.
【关键词】 干部；人事档案管理；现状
人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，对人才资源开发起着重要作用。新形势下，如何提高干部人事档案管理水平，使之更趋科学、完善和规范，是摆在我们面前的一个重要课题。
一、当前干部人事档案管理存在的问题
（一）管理手段相对滞后。按照干部人事档案管理的要求，对收集的材料要及时登记备案，并在一个月内进行归档，每两年整理装订一次。很多单位干部人事档案管理的目前是每年都有新材料增加，由于整理归档工序繁琐复杂，档案管理人员常年忙于材料的收集、整理、分拆、装订等大量简单、重复性的劳动，档案管理手段的陈旧落后，已无法适应信息时代对档案现代化管理的要求。
（二）制假造假有机可乘。干部人事档案是评价和使用干部的基本凭证和重要依据。正是基于这一点，有些人为了升迁提职，不惜铤而走险，制作伪造假档案信息欺瞒组织，谋取私利。特别是近年来，各地制假售假的情况大有泛滥成灾之势，而且随着科技发展，不法分子造假的范围更加宽泛，假文凭、假学历、假证书等无不涉猎其中，造假的手段和方法更加先进，有些甚至能达到真假难辨的程度。这给我们的甄别工作带来了新的难度和挑战。
（三）信息内容不够全面。在传统人事制度下形成的干部人事档案，其信息内容已不能满足现代社会对干部人事档案价值的需求。一些综合体现干部能力素质并具有长期查考价值的材料，不能及时补充更新，传统的档案材料收集范围与新时期人事信息资料的形成已不相适应。
（四）硬件建设存在差距。由于各种主、客观因素及资金投入等问题，各单位档案室建设普遍没有达到规范配套的标准和要求，有的管档单位甚至还没有专用的档案库室，更谈不上构建一套科学完整的电子档案系统了。
二、干部人事档案管理存在问题的原因分析
（一）制度运行不畅。一是不规范。据了解，现在还有许多单位没有专用的人事档案库室，人事档案随处存放或混放，不能达到规范化管理的要求，导致管理不善。二是不严格。一些职能部门在借阅和转递干部人事档案的过程中，不出具介绍信、不登记查借阅手续、不按要求转递，导致擅自涂改、圈划、抽取、销毁或撤换档案材料时有发生。三是不完善。随着干部人事制度改革的不断深入，干部信息形态、档案的整理、保管和利用手段以及业务范围也随着发生了变化，旧的档案管理制度已不适应新的社会发展的要求，需要进一步修订完善。
（二）重视程度不够。一是人员配备不够。据调查，从事干部人事档案管理工作的一般都是兼职人员，业务素质参差不齐，而且多数缺乏档案管理的专业知识，再加上部分人员上岗后，不注重加强业务学习和培训，工作上很难适应岗位要求。二是经费投入不够。由于主观认识存在偏差或受客观条件限制，各单位对人事档案工作，特别是基础设施建设的投入普遍不足，直接导致人事档案工作的软、硬件建设发展滞后。
（三）服务理念不强。一是服务意识淡化。档案工作者掌握着单位的所有人事信息资源，工作性质特殊，难免滋生优越感；思想上容易出现懈怠和厌烦情绪，服务意识自然是逐渐弱化。二是服务效能落后。干部人事档案在基础建设和管理上不能跟上信息化建设的要求，特别“四网四库”还未能全面普及，服务水平和效率的提高仍受多方因素制约。
三、规范干部人事档案管理的几点思考
面对新时期工作的需要，如何做好干部人事档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起：
（一）完善管理制度。一是要進一步健全材料审核、接转、档案质量通报登记等管理制度，及时发现和纠正内容失真的问题，确保档案内容真实可靠，维护干部人事档案工作的严肃性。二是要建立和完善干部档案材料收集工作的协调机制，加强组织人事部门内部各工作机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调。
（二）提高管理效能。应把干部人事档案工作列入重要议事日程，制定切实可行计划、采取切实有效的措施。首先，组织人事部门应有一名分管领导主抓干部人事档案工作，从组织上保证档案工作顺利开展,真正把干部人事档案工作摆上重要位置。其次，要结合本单位的实际情况，提出具体的工作目标，做到有计划、有部署、有督查、有落实。第三，要加大投入力度，改善设施，为档案工作顺利进行，提供充足的经费支持。第四，要把信息管理理念融汇到实际工作，加强对档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现干部人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务转变，把干部人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部。
（三）建立信息网络化管理系统。应在单位局域网内建立档案信息网络化管理系统，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，以增强档案信息的时效性。在实现干部人事档案信息网络化的同时，要解决好管理和使用的问题，通过身份认证提供所需信息。另外，必须解决好信息保密问题。只有在管理理念、管理过程和管理手段上不断创新，才能充分发挥干部人事档案应有的作用。
参考文献
[1] 董莉.关于做好干部人事档案管理工作的思考[J].宁波广播电视大学学报.2006，02.
[2] 张亮.做好干部档案管理工作的几点思考[J].才智.2009，05.
（作者单位：黑龙江省残疾人康复指导中心）
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干部人事档案管理制度
一、干部人事档案查（借）阅 制度
1、查阅干部人事档案者，必须是二名以上中共党员干部，并持有手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅。其他如持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的，一律不予提供查阅。
2、查阅干部人事档案，应在阅档室内或指定地点查阅。阅档人必须严格遵守安全保密制度和阅档规定，严禁抽取和撤换档案材料；严禁折叠、批注、拆卸、涂改、圈划；严禁边喝水边阅档；严禁在档案室内吸烟。违者一律追究责任，严肃处理。
3、不得擅自拍摄、复制档案内容，对于确因工作需要利用档案材料取证的，必须经过主管领导审批后方可复制提供。
4、干部人事档案原则上不外借，确因工作需要必须借出使用时须申报理由，经主管领导审批同意后，方可借阅。借用部门要指定专人专柜保管，不得擅自转借他人。借阅期限最长为二周，如需延长，必须办理延期借阅手续。档案送还后，要认真核对并登记，发现问题，及时报告，提出处理
意见。
5、外单位欲查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。
6、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持《查阅干部人事档案审批表》。因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖部门公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。
7、任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的干部人事档案。
二、干部人事档案鉴别归档制度
1、按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》等文件要求，注意跟踪形成干部人事档案材料的信息，及时将反映干部的德、能、勤、绩、谦等方面的正式材料收集归档，不断充实档案内容。
2、归档的材料必须是正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位（部门）或个人署名，有形成材料的日期。
3、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处
分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
4、干部人事档案材料的载体应是（18.4×26厘米）规格的办公用纸或国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应留出2-2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
5、对归档材料应逐份登记．并于一个月内归入本人档案袋（盒）内，每年装订入卷一次。
三、干部人事档案转递制度
1、建立干部人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。
2、档案转出或转入要及时登记，做到人事档案也随着人员调动、职务变动或改变主管单位而及时转递。
3、转递干部人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁本人携带，对本人携带档案的，有权拒绝接收。
4、转出档案必须完整齐全，按规定经过认真的整理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出，凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转递。
5、转递干部人事档案必须填写印制的《干部人事档案
转递通知单》，严密包封并加盖密封章，以机密件寄出。成批移交档案时，可填写移交名册（一式两份），由接交双方签字盖章。
6、对外单位转入的档案，要认真清点，经核对无误后，应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。逾期一个月未收到回执的，档案转出单位应函、电催问，以防丢失。
四、干部人事档案保管保密制度
1、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和《干部档案工作条例》的规定，不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项。
2、档案库房必须坚固，配制铁质档案柜，库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”设施落实情况，保证档案安全，做到万无一失。
3、对保管的干部人事档案应在干部人事档案名册上逐个进行登记。死亡人员档案分开保管。
4、严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反有关法律、法规规定者，视情节轻重，予以严肃处理。
5、档案管理人员调动时，必须严格履行交接手续。
6、非档案管理人员不得进入档案库房。
7、档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失。
8、在工作中形成的废纸需粉碎处理。
五、干部人事档案管理人员职责
1、按照《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等法律、法规的规定，认真履行工作职责。
2、及时收集、鉴别和整理干部人事档案材料，及时入卷归档。
3、严格履行查（借）阅干部档案登记、审核、签批程序，对查（借）阅手续不完备的，不予提供利用；对查阅后的档案，要认真检查核对，及时完好地归入库房。
4、及时更新干部职务（职称）、学历、工资等变动信息。
5、全力做好干部人事档案的安全、保密、保管与保护工作。
6、热情接待查（借）阅档案人员，努力提供优质服务。
7、经常调查研究干部人事档案工作的新情况，结合实际制定、完善规章制度，努力提高管理工作能力和水平。
8、工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件的交接工作。
六、档案室管理制度
1、档案室是存放干部人事档案的机要部门，设有专人负责管理。
2、非档案管理人员未经允许，不得随意入内。
3、档案室应做到五防，即防火、防盗、防虫、防潮、防晒。
4、档案室内严格遵守防菌要求，严禁吸烟及将食品带入，定期更换杀虫灭菌药物。
5、档案室内严禁存放易燃易爆物品，严禁使用电炉，经常检查电器设备。
6、定时检查调节室内温度、湿度，严禁将潮湿物品带入档案室，严禁在烈日、阴雨，潮湿天气开窗。
7、档案管理人员应定期对所保存的档案进行检查、核对、清点，做到发现问题及时补救。
8、档案管理人员必须坚守工作岗位，下班或离开时必须关好计算机切断电源，关好门窗和空调。
档案管理制度
根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，结合本公司实际，制定本办法：
第一条 公司档案管理以集中管理为主，即公司文书类档案由公司办公室设一名档案员统一管理，有关职能部门的档案如技术档案、财务档案、人事档案、分别由技术部、财务部、人事部管理，便于及时利用，保持档案的完整与安全。公司各部门中（上述三部门业务档案除外）具有参考价值的文件、材料，每年元月10日之前由各部门负责清理后，公司办公室及时整理归档。
第二条 公司办公室负责公司的档案管理工作，对公司有关职能部门的档案管理定期进行指导、监督和检查，其具体任务如下：
1、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；
2、积极开展档案为公司提供利用的工作；
3、进行档案鉴定；
4、进行档案统计；
5、学习《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》之有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证档案的质量。
第三条
立卷的范围
1、上级机关颁发的法令、法规、指示、决定、决议、国家部委颁布的行业标准、法规、报告等；
2、公司向上级机关的请示报告、工作计划等；
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3、公司与有关单位的信件、协议书、合同书等；
4、公司会议的原始会议记录、记要和发文（发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）等；
5、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；
6、公司主持召开的专业会议的领导讲话、文件和会议纪要及外单位的带回的需贯彻执行的资料文件；
7、公司重要的技术资料、财务账据、人事档案等；
8、其他具有保存价值的文件材料和重要的工作经验资料等。第四条
关于立卷
1、立卷的文件资料应保持其原始形状，按自然形成，历史联系的原则和立卷要求特点及文件内容进行立卷；
2、在一卷内要按问题或文件形成的时间、系统排列；
3、案卷标题要简明正确，整理好的案卷要确定保管期限，原则上分为：永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种；
4、档案归集后，要对案卷统一排列编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
5、密级性文件必须由公司机要员专人专柜管理。第五条
档案的借阅
1、内部借阅档案要履行借阅手续。调阅档案，只能查阅，不能带走，必须带走的，应由行政部经理签字同意后方能带走，并要写明事由；
2、密级性文件（包括财务档案、技术档案和人事档案）经总经理
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批准后方可查阅，但不准带出机要室，不准影印。
3、参阅人不得转借、拆卸、调换、涂改、损毁所借文件，不得在文件上圈点、划线，未经批准不得影印；
4、调卷人确因工作原因需要复印一般性文件的，需经办公室主任批准。
密级性文件需经行政部经理审查，报总经理批准。附：人事档案管理规定
人事档案管理规定
一、人事档案的管理归口公司综合办公室管理。
二、人事档案包括人员求职表、个人履历表、身份证复印件、学历及专业证书复印件，业绩考核表、考勤记录、奖励、处罚记录等相关资料。
三、人事档案属秘密，一律不得外借，除总经理、办公室主任外，其它部门查阅须经总经理批准。
四、人事档案须装订整齐、摆放有序、以防错乱丢失。
五、人事档案定期检查核对，以保证其完整、安全。
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一、提供依据。《条例》为科学管理干部提供了依据，党组织的建设，关键在干部人才建设，加强干部人才的建设，就要做好干部的教育培养、选拔任用和管理监督。规范的干部人事档案，是体现一个干部学识学历、道德品行、思想认识、工作能力的最好说明。《条例》为各级加强干部人事档案管理明确了基本要求和标准，严格根据《条例》建立人事档案，管好用好干部，我们的干部队伍质量就会不断提升，党的事业就会不断进步。
二、注入诚信。《条例》为干部履历注入了诚信，按要求，人事档案上据实明确记载着干部的出生日期、工作时间、工作经历等基本信息，是选拔任用干部的一个重要参考。但是，近年来有过许多干部人事档案涂改造假等案例发生，严重损害了档案的权威性和公信力，败坏了干部队伍的风气，广大干部和群众反映强烈。新《条例》严格规范了干部人事档案的归档、保存、查看、借阅、提转等程序，从制度为干部人事档案注入了诚信。
三、提供抓手。《条例》为加强干部纪律监督提供了抓手，新《条例》明确要求建立监督检查、责任追究制度，并提出了针对干部人事档案管理工作的“十一严禁”纪律要求，规范了人事档案的管理。其次，《条例》要求建立上下、内外多维度的监督体系，为切实贯彻德才兼备、以德为先的选人用人标准提供了抓手。
1 组织领导,制度建设和队伍建设齐头并进
1.1 组织领导
我院专门成立了干部人事档案工作领导小组,由党委副书记亲自挂帅负责,组织人事处处长任副组长。确立了目标后,及时组织学习,通过学习,一方面提高了对此项工作的重要性和必要性的认识,增强了干好工作的责任感和使命感;另一方面进一步明确了档案审核整理的范围、内容和方式方法。同时,在整个审核达标工作中,严格遵守保密制度,严肃工作记录,严禁涂改、抽取档案材料, 确保干部人事档案达标工作质量。
1.2 制度建设和队伍建设
在认真组织好审核整理的同时,我院严格按照中组部《干部档案工作条例》和有关文件规定,建立健全档案规章制度,并打印上墙。同时建立了《干部人事档案文件汇编》《收集散材料登记簿》等工作记录,使档案工作的每个步骤、环节都有据可依。选配好档案管理人员是提高干部人事档案管理水平的关键,按照《干部档案工作条例》的要求,我院配备专职档案管理人员一名,具体组织达标升级和档案日常管理工作。
2 档案材料的收集整理,保管保护与信息利用上台阶
2.1 档案材料的收集与整理
针对合校给我院干部人事档案管理带来的新情况、新问题,我院在档案审核整理上狠下功夫,取得了显著成效。在档案整理中按照上级对档案工作检查验收和干部人事档案工作目标管理的要求,以“材料齐全完整,信息真实准确,整理符合标准”为目标开展工作。
2.2 档案保管保护与利用
我院自建校以来投入大量资金,设立了人事档案专用库房、阅档室以及档案人员工作室,做到三室分开。整修库房、购置档案橱柜及器具。落实六防各项措施,做到安全保护。同时干部人事档案为学院调整领导班子、选拔任用干部、职称晋升及工资调整等工作提供了及时准确的信息服务。
2.3 档案工作信息化建设
我院在达标升级的同时,加强了档案信息化建设,建立了档案信息数据库,做到更新及时、常态维护,提高了干部人事档案的利用率和使用价值。通过持之以恒的努力,各项工作达到了干部人事档案硬件建设和规范管理的各项指标要求,我院被中组部授予干部人事档案“目标管理一级单位”。
3 与时俱进,追求卓越
3.1 三个创新
3.1.1 创新管理思路
创新管理思路,由被动管理向事前介入转变。如在干部任用工作中,一要通过加强教育引导,组织干部学习新颁布的《党政领导干部选拔任用工作条例》,提高对干部选拔任用和干部人事档案工作的认识,让干部清楚“三龄二历”不清、档案材料作假的危害,为收集高质量档案材料奠定基础。二要实现干部任前审核,在提拔之前核查落实干部信息,并反馈由本人确认,为顺利开展干部选拔任用工作创造条件。三要关注组织人事工作的动向,提早了解和掌握材料形成规律,把握收集归档工作的主动权,变被动收集为主动收集。四要建立收集工作体系,把形成人事档案材料的单位和组织贯穿于一个工作体系,建立责任人制度。这样,不漏掉任何一项工作形成的档案材料,保证人事档案材料及时完整地收集归档,实现档案信息动态化管理。确保各类档案材料从本人填写初期、选拔任用过程到最终审批入档,一直都在管理视线之内。
3.1.2 创新管理模式
把传统的姓氏拼音编号法改变为姓名笔形编号法,利用便利, 快捷高效。干部人事档案的编号有多种方法,以前我院采用姓氏拼音编号法。由于我院管理的档案数目多,查找档案的手续较繁,首先要先按照拼音编号,再按照声母和韵母的顺序排序,然后再通过索引查找,遇到集中收集的数千件材料归档时,工作量大,耗时多。笔形编号法,虽然需要学习笔形编号的方法,但对管理档案来说是一种省时、简化、易操作的管理模式,可准确确定档案的具体位置, 手续简便,减少检索时间,提高利用效率。
3.1.3 创新管理机制
为加强编外人员的档案管理,我院采取多种举措,以方便利用档案信息,便于档案管理。人事档案是动态的,随着代理人员社会活动和人生经历的不断丰富,档案内容也需要及时补充更新。我院与代管单位建立了人事档案信息沟通联系制度、材料收集转递制度、档案核对登记制度以及开发利用制度等,保证档案全面、真实、准确地反映代理人员的现实情况,提升档案的利用质量,并加强档案信息化管理,变被动服务为主动服务。
3.2 三个亮点特色
第一,形成创新模式:实现管理思路创新、管理模式创新和管理机制创新。第二,创新成果显著:取得完成专项工作全市第一、人事档案覆盖面全市高校第一和整档册数全市教育系统第一的好成绩。第三,取得新技术应用成效:改进了目录软件程序,经长期使用安全无病毒,自动调整页边距,双面打印方便快捷,在档案管理信息化方面走在了全市同行的前列。
摘要：干部人事档案管理工作是高校工作的重要组成部分,档案信息管理水平的提高是做好高校各项工作的必备条件。坚持规范化、标准化、信息化管理是干部人事档案走向一级管理水平的必由之路。
什么是人事干部素质
（一）率先垂范，给人以榜样。做组织人事工作的同志在各个方面都应以身作则，率先垂范。要求别人做到的，自己首先做到，禁止别人做的，自己首先坚决不做；
（二）关心同志，给人以亲切感。一是在政治上关心同志；二是在工作上支持同志；三是在生活上照顾同志，做到以诚相待，平易近人；四是在困难上帮助同志；
（三）业务熟练，给人以精灵感。组织人事工作部门工作杂、矛盾多、任务重、时间紧、难度大、要求高、政策性强，要求从事组织人事工作的同志要刻苦学习，做到熟悉业务，了解情况，掌握政策；
（四）办事公道，给人以正义感。组织人事工作涉及到人们的切身利益，要求人事干部无论大事、小事，都应该坚持原则，秉公办事，不徇私情；
（五）善于创新，给人以进取感。随着时代发展变化的，总会有与现时不相适应的东西，这就要求组织人事干部要以时俱进，研究分析新情况、新矛盾、解决新问题、总结新经验，适应新时代的发展；
（六）踏实工作，给人以敬业感。要树立安心本职工作、热爱本职工作的思想，不为名利所困惑，愿做“无名英雄”，树立人事干部工作无小事的意识，力争在本职工作岗位上建功立业。
提高人事干部素质的必要性
从事本职工作多年来，经过长期与同行的交流和观察到的现象，人事干部素质的提高是必要的，从上级的重视程度到人事干部本身的工作水平和质量、选用人事干部等方面都是不规范的，比如：
（一）各级人事干部管理机构重视的程度还不够。除了一些干部人事档案管理上等级的单位以外，其它单位的干部人事档案管理部门大多都是兼职人员，有的还是出于工作照顾对象，有的甚至还不是党员；责任性、知识性、专业性都存在着不少问题；
(二)岗位专业知识技术培训还不到位。有的没有经专门业务培训就上岗，业务不熟悉，尤其新参加工作的人事干部, 不但不是该专业毕业,也没有经专门的业务培训,只好跟着边做边学；
（三）有的单位没有严格按章办事，出现新参加工作的毕业生档案下落不明；随意办理传递干部人事档案，甚至造成有的毕业生档案自己存放现象；
（四）没有规范的干部人事档案审查纠错机制，有的干部人事档案没经严格检查核对就发出去。不但纸张不规范，填写表格随便用纸、用笔、语言不当。就材料不全也没有及时追补续整,造成不必要的后续追补工作等等；
（五）各职能部门工作配合也不够好。在干部人事档案的利用过程中，各职能部门配合不密切，有的部门工作人员办事教条主义，各有自己的做法，部门整理档案的口径和标准不一致，给干部人事档案的规范化管理频设障碍。
提高人事干部素质和干部人事档案管理水平
就干部人事档案工作目前普遍存在的各式各样的问题，提高人事干部素质是十分必要的手段。人事干部素质的好坏，直接影响干部人事档案管理工作的管理水平。相反，干部人事档案管理工作人员管理水平也恰恰体现人事干部的素质，两者是有着密切联系的，也是相互作用的。人事干部素质的提高，是干部人事档案管理工作水平好坏的决定因素，是干部人事档案管理的质量保证，因此，在具备组织人事干部素质的同时，还要注意以下要素：
（一）领导重视是关键，各级领导应把人事干部素质提高作为政绩的量化条件之一。也就是要求人事干部达到怎么样层次的政治教育和文化学习，必须具备怎么样的文化程度和政治水准，真正使人事干部组织是一个让干部群众放心的可依赖的部门；
(二)干部人事档案管理工作人员必须有较强的责任心和事业心，要有严谨的工作态度和工作作风；正确树立人生观、价值观；牢固树立“工作就是服务”的信念，明确服务方向，端正服务态度和职业道德，这是每个档案管理工作人员必须具备的基本素质；
(三)加强专业技术知识的培训，不但要提高组织人事干部的政治素养和文化水平，还要注重提高专业技术水平，人事干部素质是多方面的，干部人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员的素质和知识水平，必须真正熟悉、掌握档案管理工作的各个环节和基本要求；
（四）强化对新技术的应用程度，充分利用电子技术实行从“纸质管理”转变为“电子信息”的升级，实现计算机数据库软件更准确更快捷的方式，不断挖掘档案中丰富的资源为干部队伍建设服务，为单位管理和发展提供科学数据；
结束语
综上所述，人事干部素质和干部人事档案管理水平，两者是有着密切联系的，也是相互作用的，人事干部素质决定人事干部管理水平，所以要做好干部人事档案管理工作，这两者都是不可缺少的，两者都要重视和提高，只有这样干部人事档案管理工作才能跟着时代发展的步伐。只有各级领导机构齐抓共管, 干部人事档案管理工作将会迎来新的春天。
（作者单位：广西南宁市第四人民医院）
随着干部人事制度改革的不断深化，干部工作日趋规范化，干部人事档案管理工作也面临着新的挑战，如何提高干部人事档案管理工作水平，更快更好地发挥干部人事档案的作用，为选拔、培养、管理人才提供优质服务，是当前干部人事档案管理工作的一个重要问题，谈以下三点方面。
一、现今干部人事档案存在的问题
（一）材料真实性问题。干部人事档案管理的核心就是确保档案材料的真实性、严肃性和可靠性，只有真实可靠的档案信息，才能为领导提供科学的决策依据。当前，干部人事档案中出现涂改、造假现象屡见不鲜，年龄越填越小、工龄越填越早、党龄越填越长、学历越填越高等多处可见。
（二）内容充实性问题。干部人事档案管理的基本任务是收集有价值的材料和信息。只有不断完善充实档案内容，才能够全面、客观地反映干部的情况。今年3月份以来，在各相关单位按照干部人事档案的整理标准进行自查的过程中，发现干部人事档案中重要材料差缺现象普遍存在，一些无使用价值的档案材料却归入到档案中来。干部履历表、考核表、入党志愿书、工资套改表、学历、培训、奖惩、晋升、职称等反映干部基本情况、使用率较高的材料没能及时收集归档。
二、归档要求
（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
（二）归档的材料，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可有组织注明。
（三）干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，对档案材料载体不符合的进行了表糊，使材料左边应留出2-2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用兰黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
三、监督检查
(一)加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。
（二）干部人事档案工作人员，要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。
（三）对违反规定，涂改、伪造干部人事档案材料的要追究责任，严肃查处。
中共中央组织部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》（人调发[1988]5号）下发以后，各地区，各部门采取了一些措施，为纠正流动人员人事档案管理中产生的混乱现象做了不少工作。但是，现行存在有令不行，有禁不止的现象。有一些民办公司，人才开发中心等机构还在擅自接收和管理流动人员的人事档案不按有关规定办事，有的甚至把无原则地出具出国政审证明材料和保管档案当成谋利手段。为了进一步贯彻执行流动人员人事档案管理规定，加强对流动人员的管理，促进人才合理流动，特作如下补充通知：
一、流动人员的人事档案必须严格执行中共中央组织部，人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》的规定，一律由各级党委组织部门或政府人事及其所属的人才流动服务机构按照有关规定进行管理。对于不应管理流动人员人事档案的机构，各级组织，人事部门要认真进行检查，并督促他们将其管理的人事档案按有关规定尽快移交。
二、党和国家机关、人民团体机关、国营企事业单位录用、聘用流动人员，必须凭管理其人事档案的党委组织部门或政府人事部门及其所属的人才流动服务机构出具的人事关系介绍信，方可正式办录用、聘用手续，并接收其人事档案。
三、今后，各级组织、人事部门，对脱离党和国家机关、人民团体机关、国营企事业单位自谋职业的流动人员的人事档案，一律凭有关党委组织部门或政府人事部门及其所属的人才流动服务机构出具的转档通知，办理转档手续，不得再转给任何民办机构。
【关键词】地勘单位；干部人事档案；管理与利用
近年来，地勘单位管理体制改革取得了重大进展，属地化以后，地勘单位进一步完善了内部结构，优化了资源配置，提高了经济效益。但地勘单位也面临着许多新的管理问题。干部人事档案管理作为地勘单位的一项重要工作也存在着这样或那样的问题。在21世纪这个更加开放的社会，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新形势下的干部人事档案管理与利用工作就成为地勘单位人事管理工作中的一项重要任务。下面，本人就目前地勘单位干部人事档案管理与利用工作中存在的问题及解决问题的思路及对策，提出一些拙见。
1.地勘单位干部人事档案管理与利用存在的问题
1.1领导重视不够，专业人员缺乏
干部人事档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作。只有领导重视，档案人员有较好的专业素质，才能作好干部人事档案管理工作。地勘单位属地化以后，干部人事档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式。一些单位重组合并后，干部人事档案管理的工作任务加重，虽然这项工作也有人在做，但真正把人事档案管理工作作为日常工作的长效机制来抓还存在缺陷。
1.2档案管理制度不规范，管理方式和管理手段相对落后
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。但重组合并后的地勘单位由于先前的隶属关系、规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如大多数地勘单位人事档案还达不到档案管理“八防”的要求，与整齐、规范统一的要求也有一定的差距。一些单位设施设备不完善，管理体制不到位。多数单位归档材料没有统一的规格，收集过程中纸张大小不统一，档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订，现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
1.3信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
地勘单位干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，因为在属地化前地勘单位是“条条”管理，人事档案信息只在本单位或本系统使用。人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在人才培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
2.地勘单位干部人事案管理与利用工作的思路及对策
随着地勘单位规模的不断扩大，经济实力的增强，人事制度改革和人员模式改变，给地勘单位带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的地勘单位人力资源管理系统就体现了地勘单位人事管理的整体管理水平。目前地勘单位人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。针对上述问题，为使地勘单位人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：
2.1领导要高度重视，提高地勘单位人事档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位干部职工的切身利益。作为地勘单位的领导，应充分树立起档案意识，重组合并的地勘单位应在机构设置和人员编制上给以充分保证，在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施。要不断提高人事档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。首先，人事档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握人事档案管理工作的新知识、新技术，了解地勘单位人事档案管理现代化的具体内容。其次，引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的人事档案专业人员选拔到人事档案管理岗位上来。第三，地勘单位要将人事档案管理人员的培养纳入单位人才培养计划，不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期地勘事业发展对地勘单位人事档案管理的新要求。
2.2加强规章制度建设，提高地勘单位人事档案的科学规范化管理水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。一是要全面普查案卷，去糟取精。对过去的档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。二是要加强收集工作，完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本单位实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现干部职工实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映干部职工的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。三是要实行专门统一管理。将所有干部人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的干部人事档案库，实行科学、规范的管理。四是增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从立卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序。
2.3创新地勘单位人事档案管理模式，实现现代化管理
加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用，帮助解决具体问题，将大大提高管理效率和管理水平。增加资金投入，引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用。
2.4建立信息网络，充分发挥地勘单位人事档案服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在许多地勘单位使用，但其发挥的作用程度还比较低。地勘单位要更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，通过充分开发和利用人力资源信息，将其转化为地勘单位的经济效益。利用计算机技术和网络技术，实现对人事档案的信息共享，为地勘单位的经济发展提供必要的服务。 [科]
【参考文献】
[1]陈蓉，罗迎芬.从学历学位清查中浅谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策.湖南环境生物职业技术学院学报，2006.
关键词：档案管理,信息化,补丁
干部人事档案是我们选人用人和正确使用干部的重要依据,它在加强领导班子和干部队伍建设,培养造就大批德才兼备的人才中起着重要的作用。党的十七大对深入贯彻落实科学发展观提出了明确要求——科学发展观的基本要求是全面协调可持续发展,根本方法是统筹兼顾。我们在档案管理的过程中要时刻以党的十七大精神为指导思想,坚持科学发展观和正确的业绩观,把服从服务于国家电网公司的工作大局和干部工作的中心任务作为人事档案工作的根本出发点和落脚点。我们要转变干部人事档案管理工作的思路,努力建设一个高质量的档案管理体系,为企业的发展,为企业选拨人才打下坚实的基础。
本文通过在连云港供电公司干部人事档案管理中的实际经验,结合省公司这次干部人事档案管理的审核工作要点,对干部人事档案管理工作谈几点体会,以供广大同仁参考。
一、干部人事档案管理中需改进的问题和解决原则
近年来,我公司干部人事档案工作取得了巨大的成绩,但是随着科技的不断发达,档案概念的不断扩大,档案管理工作也出现了一些滞后现象,或多或少暴露了一些有待改进的问题,主要表现在以下几个方面。
1、干部人事档案管理缺乏信息技术的支持
在当前的档案管理中,我们还一直沿用手工操作,着重点仍在收集、整理等基础工作上,对现代化、信息化涉及较少。虽然干部档案室配备有计算机,但也只是用于目录的存储与检索,做一些简单的利用,信息存储量少,实用性差。江苏省公司电力公司本部和13家地市公司都采用了协同办公系统,这对提高工作效率无疑是起到了促进作用,但是也存在许多可提高的地方。以笔者所在的连云港供电公司为例,就档案管理而言,协同办公系统里面的信息滞后,内容更新缓慢,各项内容填写不全,甚至出现错误的现象;其次协同办公系统能自动导出各种表格配合我们的工作,比如借阅档案的审批表等都能自动生成,不需要再去重新制作,但是对它仍然“用之甚少”,这也是很多公司都存在的一个共性问题。
随着知识经济时代社会现代化的到来,人事档案的载体必将由传统的“白纸黑字”转变为“电子数字”,人事档案的收集、存储、管理和利用等工作都将发生本质的改变。应用信息技术改变传统档案管理模式,已成为人事档案管理的必然趋势,所以在平时的工作中,我们就应该注重对电子档案的内容进行补充审核,这是一项事半功倍的工作,也是一项适应时代发展的工作,我们必须重视它,做好它。
2、干部人事档案材料不够完善
本次干部人事档案的审查明确提出:逐份、逐页鉴别材料是否需要存入档案———对无归档价值的材料,经核实无误后,登记销毁或者退还本人;多份重复的材料选较好的一份归档,多余的剔出。在档案的整理中,我们也确实发现了一些没有实际价值、不符合时代潮流的内容,也有一些材料,原件和复印件都保存在档案中,对于这样的材料,在工作中要做到严格把关,检查每一份材料,对里面冗余的内容进行清理,做到每份档案都是分类清晰、内容精炼、信息全面。在人事档案材料的整理中,我们可以扩大档案的概念,收集审核更多的内容。
(1)归档个性内容。对各级领导干部,进一步充实档案材料,重点是及时将他们的工作情况、工作业绩以及在重点工作中的表现情况和任务完成情况、群众认可情况、考核考察材料收入档案;对一般专业技术和管理人员,要重点收集他们的学术和技术推广成果材料等。
(2)审核内容层次。随着可续发展观的不断深入,“老十类”的材料开始渐渐的不能满足新形势的需要,我们应当审时度势,规定新的整档范围,淘汰参考作用不大、不适应新需求的材料,将人事档案审核的重点从政治、家庭和身份等方面转移到能力、业绩和技术水平上来,让人事档案从内容到形式都做到精练有效。
(3)收集补充新内容。随着社会的发展,过去形成的“人事档案观”应与时俱进,人事档案的内涵应得到相应的扩大和丰富,其中不仅应包含个人履历之类的记述性材料,还可以包含许多其他关于当事人的材料,比如能真实反映人才的能力、特长的内容,关于个人信用的记录,涉及养老保险、医疗保险、失业保险的内容等。
3、档案管理工作者水平有待提高
现在,很多单位都存在档案管理人员调动频繁、兼职人员过多、业务培训工作跟不上等一些普遍性问题。不断提高档案管理工作者的水平,是提高档案质量的关键因素,同时由于档案材料的特殊性,必然对档案工作者提出更高的要求。
(1)良好的政治素质。由于档案工作具有机要性,档案专业人员必须具有严格的保密观念和保密习惯,以确保档案信息在政治上的安全。哲学家熊十力先生有句名言:“知识之败,慕名而不务潜修也;品节之败,慕虚荣而不甘枯淡也”。所以,档案工作者要甘于清贫、甘于寂寞、甘于坐冷板凳、甘于为他人做嫁衣。
(2)过硬的专业知识。档案管理的业务性很强,作为档案管理人员,必须了解国家有关政策和有关规章制度,熟悉档案管理工作的整个流程,较好地利用计算机和网络技术,使档案管理工作规范化、程序化和高效化。
(3)较强的创新意识。档案人员的创新能力、创新意识、创新精神是做好21世纪档案工作的关键。档案人员应该具有开拓创新精神,在工作中要积极开展调查研究,善于发现新情况,研究新问题,认真总结经验,积极钻研业务,不断完善档案管理方法,适应形势发展的需要。
二、干部人事档案管理的现代化改革
人事档案管理的现代化改革经过几年的努力已经取得了很大的进步,但是也存在着一些漏洞需要我们不断去弥补。
1、人事档案管理现代化改革的优点
人事档案管理现代化的改革是以后档案管理改革的一个大方向,自省公司2006年开始推广信息化管理,在全省电力系统人事档案管理工作中大力推广应用协同办公系统和人力资源管理系统以来,通过实际工作中的实际应用,笔者切实感受到信息化技术在人事档案管理工作中发挥的积极作用,人事档案管理的现代化改革对人事档案管理的促进作用,突出表现在以下几个方面。
(1)人力资源信息统计更高效。人力资源管理人员通过设计各类信息统一标准,建立门类清晰的人事档案,将人事档案相关信息录入数据库,再经过相关程序自动生成相关统计报表,可以快速简便地搜索各类人员的职称情况、岗位情况、年龄分布等情况,在大幅度缩短工作时间的同时,也可以避免人工统计中不可避免的疏漏和错误。
(2)工作标准更规范。不同于传统的机械的纯手工的人事档案仅限于对纸质材料的管理,人力资源系统中人事档案模块内容非常全面,对员工的基本信息、流转信息、目录管理、表格管理、档案工作交接管理都有规范的要求。现代的人事档案信息化管理解决了传统人事档案管理的漏洞,使工作标准更趋规范。
(3)工作流程更明确。把信息化用到人事档案管理工作中,几乎所有循环反复传递的工作都事先设计好,操作起来更为便利和清晰。由于采用统一设计的工作标准和步骤来对人事档案进行管理,各环节有制约,有制度,变无序为有序,变被管为自管,从而建立起完整明确的工作流程,使人事档案管理工作得以高效运作。
(4)增强安全性。省电力公司人事档案管理系统采取的服务器集中管理,通过门户协同办公系统认证和DB2数据库管理的结合,不但节约了档案储存成本,而且利用服务器阵列和多个服务器的相互备份提高了档案保存的安全性,同时提高了档案调阅时的及时性和安全性。
2、人事档案管理的现代化改革的补丁
“补丁”最原始的意义是指衣服破了洞,用另外的一块布来弥补这个破洞,而现在,“补丁”是指在原软件的基础上所作的修补程序。它是对源程序中出现漏洞的一种填补。同样,在我们人事档案的现代化改革中也会存在各种各样的漏洞,需要我们实际的经验去发现它,通过自己的思考去弥补它,从而使现代化的档案管理系统越来越完善。在实际的工作中,笔者也发现档案管理的现代化改革中也存在着一些漏洞,我们可以给它们打上补丁。
“补丁一”:采用光存储。病毒的侵入和系统的崩溃,是造成计算机数据泄密和丢失的主要原因。对此可以用定期光存储的方式进行解决。利用光盘刻录,定期将人事档案的数据刻录后归档保存备份,可以避免因计算机安全原因给人事档案管理带来的威胁。
“补丁二”:配置扫描仪。人事档案的管理,对一些档案的原件有很高的要求,文件类档案往往只有一份,证书类档案往往因对个人的重要性,在过去只能采取复印的方式来在档案中保存,复印的质量和纸张的质量等都影响着档案的直观效果。将文件类和证书类档案进行扫描,以数字化的形式进行归档,令调阅更直观,也增强了原始档案的安全性。
“补丁三”:补充监控程序。运用人力资源管理系统进行管理,使人事档案管理工作各节点、各岗位的权限和职责更为清晰。各节点工作任务是否在规定时间内完成、每一步操作的时间性、结果的正确性都被计算机很明确的记录下来,实现了人事档案管理工作的全过程监控,也大大促进了考核工作的准确性。
“补丁四”:开发数据分析软件。促进企业和员工共同发展是人力资源管理工作的重要目标。通过人事档案信息化管理,对员工的成长历程和发展方向进行全面的了解分析,揭示不同年龄段、不同岗位、不同学历员工的成才途径,为员工职业生涯的设计提供指导和帮助,做到“量身定造”,实现对员工的职业分析的数据化和科学化,有利于企业对技能型人才、管理型人才和技术型人才进行有针对性的培养,也有利于引导员工选择自我成才方向。
三、展望
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