人事档案管理办法

人事档案管理办法（精选8篇）

人事档案管理办法 篇1

第一章 总 则

第一条

为进一步加强

银行（以下简称“

银行”）员工人事档案管理，促进员工人事档案管理的规范化和信息化，有效地保护和利用档案，更好地为企业改革发展及管理工作服务，依据中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案目标管理暂行办法》等文件规定，结合邮储银行实际，特制定本办法。

第二条

本办法适用于邮储银行及各分支机构合同制员工人事档案管理，劳务派遣、离退休返聘等人事档案管理均不执行本办法。

第三条

邮储银行员工人事档案管理不再沿用原先按照身份管理档案的做法，人事档案不再区分干部档案和工人档案，统称员工人事档案，均由人力资源部门统一管理。员工的原有身份仅做为一种历史的记载，在调出系统或调入政府机关、事业单位时，以原有身份介绍。

第二章 档案管理体制和机构

第四条

邮储银行员工人事档案管理实行集中统一和分级负责相结合的管理体制，原则上按人事管理权限，由各级人力资源部门集中统一管理，同时接受上级人事档案管理部门的业务监督、检查和指导。第五条 人事档案管理是总行全辖人力资源管理信息系统建设的重要基础，是人力资源信息系统建设的信息支撑和保障。信息采集录入人力资源系统前必须要与人事档案进行核对。

第六条

各级分行应健全档案管理制度，按要求配齐配好专职档案管理人员，负责人事档案的日常管理和人力资源管理系统综合信息的采集录入、核对与维护。总行人力资源部负责对一级分行，一级分行人力资源部负责对二级分行的人事档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第三章 人事档案内容和分类

第七条

各级分行人力资源部对所管理的员工都要建立人事档案。总行及各级分行领导班子成员、总审计师、行长助理建立正、副本两套档案，其他员工只建立原始档案。

第八条

人事档案正本的材料应历史地、全面地、客观真实地反映员工情况。其内容及分类如下：

第一类

履历材料。包括：干部履历表、职工履历表、登记表、简历表，职工、学生、职员、教师、医务人员、军人登记表，军队干部履历登记表，更改姓名的材料及批件，履历变化情况等，以履历为主的综合性材料不要拆开，归到本类。

第二类

自传材料。包括：自传，属于自传性质的材料，入党、入团形成的自传材料等，入党、入团申请书和自传连

在一起的可归入第六类。

第三类

鉴定、考核、考察材料。包括：民主评议员工的综合材料，组织审定的综合材料，员工鉴定，自我鉴定（有组织意见的），学生鉴定和毕业生鉴定表，学员鉴定表，职工鉴定表，党、团员鉴定表，出国人员鉴定表，挂职交流鉴定表，实习和见习生鉴定表（有转正定级内容的可放在第九类），转业干部鉴定，以鉴定为主的各类人员登记表和其它鉴定性材料，员工考核、考察登记表，作为员工任免调动依据的正式考察材料，离任审计考核材料（审计考核发现问题而受处分的，连同处分材料一起归入第八类）。

第四类

学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料。包括：初中、高中、中专、高等院校毕业生登记表，招生报考登记表，推荐、选拔学生登记表，员工进修登记表，学习成绩表，论文成绩及评语，学历、学位证明材料，毕业研究生登记表，选拔留学生审查登记表，岗位职务培训登记表，专业技术任职资格申报表、聘任专业技术职务的审批表、套改和晋升专业技术职务审批表，专业技术考试成绩合格登记表，享受专家待遇津贴登记表，考试录用和聘用管理报考登记表及考试成绩，职业技能鉴定证明材料。

第五类

政审材料。包括：入党、入团、参军、出国、招工、招生的政审材料；审查员工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告，审查、甄别、复查结论，上级批复及有

关依据、本人对结论的意见、检查交待或说明情况材料，主要证明材料；家庭出身、个人成份，家庭成员和主要社会关系调查证明材料；“文革”中冤假错案的平反材料（包括直系亲属主要社会关系的平反材料），“文革”中的表现证明材料，爱人情况登记表及调查证明材料；更改民族、年龄、国籍、出生年月、参加工作时间的个人申请、组织审批意见及作为依据的证明材料；军人入伍时间的审批材料，知识青年上山下乡时间计算及工龄审批表，上级批复以及所依据的证明材料。

第六类

参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。包括：入团申请书、志愿书，团员登记表及离、退团材料；入党申请书（1-2份全面系统的）、入党志愿书，转正申请书，党员登记表，民主评议党员组织意见表或登记表，缓期登记、不予登记决定，组织审批意见及所依据的材料；对不合格党员劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见材料；延长预备期的有关材料，加入民主党派的有关材料。

第七类

奖励材料（县、处级及以上的）。包括：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

第八类

处分材料。包括：处分决定、免予处分的处理意见、通报批评材料、违犯党纪、政纪、财经纪律和工作过失材料，甄别复查报告、结论，查证核实报告、上级批复、4 本人对处分的意见和检查交待材料；历次运动中所犯错误受处分材料；刑事犯罪、法院判决书、劳动教养审批材料。

第九类

工资、任免材料。包括：工资变动登记表，员工岗位变动审批表、员工任免通知、任免审批表，军警衔评定、晋升审批表，调资通知和审批表，定职定级审批表，解决待遇审批表，专业技术职务评定、套改、续聘、解聘通知、命令，享受专家特殊津贴的通知，录用和聘用员工审批表及通知，解聘、辞退材料，劳动合同及其变更、解除、终止材料，延长试用期及暂不解聘材料，招工、调动工作材料，保险福利待遇、知识青年上山下乡登记表、以工代干登记表、应征入伍、退伍军人登记表、预备役登记表、国家公务员登记表、军队转业干部审批表，离休、退休、退职通知、命令，离、退休后提高工资待遇审批材料，因公出国（境）人员审批表、备案表、在国外表现情况材料或鉴定材料，停薪留职审批材料，党代会、人代会、政协会议、青工妇等群众团体代表会登记表，民主党派代表登记表、委员简历、政绩材料等。

第十类

其他可供组织参考有保存价值的材料。包括：新录用员工和毕业分配工作体检表，报到通知书，随军家属审批表，处理工伤事故中形成的有关材料，有严重慢性病的体检表，工伤致残诊断及确定致残等级材料，医疗期审核材料，干部逝世后讣告、悼词（生平）及有关材料，非正常死

亡的调查报告及有关材料，有保存价值无法归入前九类的材料等。

第九条

员工业绩考核和岗位变动等相关材料对于充实人事档案内容，提高人事档案的使用价值，准确反映员工工作情况十分重要。除第七条中相关内容外，在第三类中要将考核表，在第九类中要将《员工岗位变动审批表》（附件1）作为重要内容重点收集。人事档案管理人员在做好员工职务、工资变动登记的同时，要做好岗位变动的记录，为人力资源管理系统的维护提供可靠依据。

第十条

人事档案副本。副本的内容由人事档案正本主要材料的复制件（或重复材料）构成。内容及其分类：

第一类的近期履历材料；

第三类的主要鉴定、员工考核材料；

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务材料； 第五类的政治历史情况的审查结论材料； 第七类的奖励材料； 第八类的处分决定材料；

第九类的工资、任免、待遇、通知、出国审批材料。其他类别有重复的材料也可归入副本。

第四章 管理范围

第十一条

人力资源部管理人事档案的范围，原则上与其人事管理权限相一致，其分工如下：

（一）总行人力资源部保管：

1、一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本；

2、总行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本（正本由集团公司人力资源部负责保管）；

3、总行本部全体员工人事档案正本。

（二）一级分行人力资源部保管：

1、二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本；

2、一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本；

3、一级分行本部员工人事档案正本，其中：直辖市、计划单列市分行管理所辖 一、二级支行全部员工档案正本。

（三）二级分行人力资源部门保管：

1、二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本；

2、二级分行本部员工档案正本；

3、所辖一、二级支行全部员工档案正本。

第十二条一、二级支行不保留员工人事档案。根据自身管理需要省(区)分行可以保管所辖各分支机构全部员工人事档案正本。

第五章 各类人事档案管理规定

第十三条

档案管理人员及其管辖范围内直系亲属的人事档案，由所在单位指定专人负责保管。

第十四条

员工退职、退（离）休后，其档案仍由原保管单位人力资源部保管。

第十五条

员工死亡以后，其档案由原保管单位人力资源部保存五年后，移交本单位的综合档案部门保存。

第十六条

员工辞职、自动离职、被辞退（解聘）等终止或解除劳动合同后，未就业的，其档案转交本地人才交流中心或者当地劳动部门保管。

第十七条 在办理档案转移手续过程中，应由接收单位以公函的形式发到其档案所在的原单位，原单位接到对方的公函后，依照调动的程序办理调转或档案转移手续；除此以外，原单位不得办理档案转移手续。三年以上不办理人事档案转移手续的，原单位不能为其出具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅（国家安全、公安、监察等部门因工作需要可按规定办理查阅手续进行查阅）。

第十八条

员工在受刑事处分和劳动教养期间，员工出国（境）不归或失踪、逃亡以后，其档案仍由原管理单位保管。

第十九条

对“无头档案”要进行清理，编写出名册，并查找下落，查到线索的，经核对无误后，将档案材料转出。经多方查找仍无下落的，须在2个月之内，与查找的综合情

况书面材料一并移交本单位综合档案部门保存。

第六章 人事档案材料的收集、鉴别与归档 第二十条

档案材料的收集归档，必须严格按照中组部《关于干部人事档案材料收集归档规定》认真执行。

第二十一条

人力资源部门要与形成人事档案材料有关部门建立联系制度，做到定时、定向、定内容收集档案材料。人力资源部可根据工作需要和档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写员工履历表和自传等材料充实档案内容。形成人事档案材料的部门，要建立主动送交人事档案材料归档工作制度，应在形成正式档案材料的一个月内，及时地将形成的档案材料送交人事档案管理部门归档。

第二十二条

收集的材料，必须经过认真鉴别。属于归档的正式材料，必须完整齐全、真实有效，文字清楚，对象明确，手续完备。属于组织形成的材料要有组织盖章，属于个人形成的材料要有本人签字。凡组织鉴定、审查结论、处分决定、组织考核等形成的综合材料，须经本人见面签字（本人见面后未签字的由组织注明）；任免通知、呈报表、考察材料、录用、聘用审批表必须注明批准机关名称、时间和文号，出国（境）审批表，要注明出去和返回时间及出去的目的，然后方能归入档案。要认真做好归档材料登记，由归档人与接收人双方签字，明确界定归档责任。

第二十三条

归档范围之外的材料不得擅自归档。经过

鉴别不应归档的材料，应按中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行处理，详细登记并报请主管负责人审查批准。任何人不得自行销毁档案材料，不符合归档要求的材料不得归入档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

第二十四条

档案材料一律使用16开办公纸，使用碳素、蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝、红色墨水和复写纸书写。

第七章 人事档案材料的整理

第二十五条

人事档案整理工作，应严格按照中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行，特别是对新分配来的大专院校毕业生和新录用、聘用人员的档案，要做到随时立卷、整理、装订成册。收集归档的档案材料要在一个月内装入散装材料袋（夹），散装材料每两年装订入卷归档一次。

第二十六条

各类人事档案材料都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编上页码。

第二十七条

档案材料排序的基本方式：

（一）按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。

（二）按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、10 第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

（三）第九类材料可根据不同层次员工的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：

1、工资情况材料；

2、任免材料；

3、出国（境）材料；

4、招录、聘用、调动、解聘、辞退、退（离）休，劳动合同、岗位协议，入伍、退伍、转业等其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排序。

（四）凡外系统新调入（包括录用、聘用）人员均应填写《职工履历表》（附件2，《职工履历表》填表说明2-1）。

（五）不应归入第十类的材料有：入党积极分子登记表、预备党员考察表，党员发展计划登记表，谈话记录，党小组意见、党员重新登记申请、学习心得体会，思想、工作汇报等材料，在详细登记后退回员工所在党支部保存，工会会员登记表，入会申请书，独生子女证，结婚、离婚证书，学习总结、实习总结、思想汇报等材料，以前已存入的，应清理出来，进行登记销毁或移交有关部门和个人。

第二十八条

每卷人事档案，必须有详细的档案材料目录。编写具体要求是：

（一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。

（二）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。

（三）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。

（四）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写。

（五）书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。可以使用打印目录。

（六）书写或打印目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

（七）聘请外单位协助整理人事档案时必须聘请当地组织部许可的档案整理单位。

第八章 人事档案安全、保护、保密工作 第二十九条

为保证人事档案的安全，档案管理部门必

须做到：

（一）档案库房、阅档室、档案人员办公室应三室分开。凡保存500卷以上人事档案的单位，要设立独立库房，面积为每千卷档案20平方米左右。

（二）档案库房必须达到六防要求：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。要配置铁质档案柜、防盗门窗及空调、去湿（或加湿）机、灭火器、温湿度计等设备，并经常检查，保持库房内的清洁卫生和适宜温、湿度（要求：温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-65%）。

第三十条

保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决，保证人档相符，目录与档案一致。

第三十一条

档案管理人员要认真贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和档案工作有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密，不得私自保存他人档案，不得利用档案材料营私舞弊，在任何情况下都不能向无关人员谈论档案内容，严禁携带档案材料进入公共娱乐场所。对违反档案工作法律和纪律，丢失档案、泄漏秘密者，要视情节轻重，给予严肃处理。

第九章 人事档案的查阅、借阅

第三十二条

人事档案的查阅、借阅事由：

（一）在办理人事任免、考察、调动、工资、福利、社

会保险待遇，政治历史、学历、参加工作时间、年龄的审查，入党、入团、出国、组织处理、退（离）休、治丧等事项时，可以查阅、借阅档案。

（二）国家安全、公安、监察等部门因工作需要了解情况，可提供档案查阅，并只能查阅有关部分。

（三）编写党史、撰写人物传记、地方志，需要了解员工的有关情况时，一般不得查阅人事档案。

第三十三条

因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（一）邮储银行内部因工作需要，查阅人事档案，要提前预约，并在约定的时间内，由具有中共党员身份的2名工作人员持《查阅人事档案审批表》（附件3）到人事档案管理部门办理查阅事宜。“审批表”由查阅部门领导签字、加盖公章，并经人力资源部批准后方可办理。

（二）本单位各部门查阅其本部门员工档案，由是中共党员的管理人员持《查阅人事档案审批表》办理。审批表应经本部门领导签字，并加盖本部门印章，由人力资源部负责人审批后方可查阅。人力资源部内部亦按查阅档案的规定办理查阅事宜，原则上只能查阅所管范围内的人事档案。

（三）外单位因工作需要，查阅人事档案，必须持所在单位组织人事部门（县、团以上）出具的查阅档案介绍信，经人力资源部负责人同意，并办理审批手续后，方可查阅。

（四）档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出使用时，要说明理由，经人力资源部门负责人批准，并严格履行登记手续，限其一周内归还，不得擅自转借他人。归还时，由档案管理人员检查无误后，借档人方可离开。

（五）任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。未经批准，不得查阅同级和上级干部的档案。不能因私事要求查阅或让他人代查档案。

（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，要爱护档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。

（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经人事档案主管部门批准后才能复制（拍摄）。

（八）不得凭借外调证明材料介绍信查阅档案，外调人员不能查阅档案，所需了解的情况由员工所在单位党组织负责提供。

（九）查阅档案人员应在档案管理人员指定地点查阅档案。不得将档案带出查阅办公地点，一旦出现问题，由查阅者承担一切后果。

（十）查阅离退休人员档案有关规定，如：办理离退休人员其子女的政审；其供养直系亲属死亡后出具的离退休人员与死者的供养关系证明；办理退休时需将其档案借送到省

15（市、区）社保中心审核等事宜，均由单位社保管理人员与人事档案管理人员联系办理，一律不对个人。

第十章 人事档案的转递

第三十四条

转递档案应遵守下列规定：

（一）人力资源部相关岗位人员应及时将员工调动通知、职务任免通知抄送人事档案管理人员。

（二）人事档案管理人员接到调动通知、职务任免通知后，经主管领导同意，应在30天内办理转递手续，将调出员工的档案转给新的主管单位。

（三）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄和本人自带。对个人自带档案的，档案管理部门应拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换材料等问题的，要追究档案管理人员责任。

（四）转出的人事档案必须完整齐全，并按规定经过认真地检查核对、整理装订，不得扣留材料或分批转出。

（五）转递档案必须详细填写《档案转递通知单》（附件4），与档案一道密封，加贴密封条并盖密封章。

（六）收到档案的单位，要认真审核档案材料和装订质量，经核对无误后，应在回执上签字盖章，立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失。

（七）接受档案的单位，经检查没有按总行规定整理的或缺材料较多的档案，有权将其退回原寄出单位，要求其116 天内收集齐全、整理装订合格后再接收。

（八）建立人事档案台账，对转出、转入时间、单位等做详细登记，以便备查。

第三十五条

严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。

第十一章 附 则

第三十六条

人事档案管理是人力资源工作的重要组成部分，是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的工作。各单位要充分重视，加强领导，定期听取情况汇报，进行检查监督，保证必要的物质条件和经费。要加强人事档案管理人员队伍的建设，选调政治素质好，讲原则、责任心强，具有大学专科以上学历的共产党员从事档案管理工作，并按规定要求进行政治、业务培训，做到持证上岗。在政治上关怀、工作上支持、生活上关心，充分发挥他们的积极性、创造性。要注意保持档案管理人员队伍相对稳定和档案工作的连续性。

第三十七条

人事档案管理人员在人事档案建设和管理中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到以下点：

（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，不断提高政治思想水平。

（二）遵守党的纪律，严守党的秘密，保证人事档案安

全。坚持原则，严格按照档案工作的法规和制度办事。

（三）热爱本职工作，树立爱岗敬业的精神。努力学习业务及相关知识，不断提高业务水平和工作能力，热心为部门和基层服务。

（四）建立健全规章制度，在日常工作中认真贯彻执行中组部及有关部门的规定。坚持每年定期检查统计核对人事档案，发现问题及时解决；定期对下属单位的档案工作进行检查指导，推广应用档案现代化管理技术。

（五）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

第三十八条 本办法自发布之日起施行。

人事档案管理办法 篇2

高校人事档案管理具有极强的复杂性、多层性和分散性, 要求不同种类的档案按照各自要求严格分类管理。对于高校工资类档案而言, 其显著特点就在于需要永久保存。高等院校的人事档案管理由于保密性、机要性而变得更为复杂。由此, 加强高校人事档案管理中工资类档案的管理对于维护员工当前及今后很长一段时间、尤其是退休后的合法权益, 具有十分重要的意义。这也是我国全面深化改革背景下档案管理改革制度创新的必然要求。

劳动工资档案的核心组成部分是工资结算本。工资结算本指高校依据人力资源部门制发的工资单而执行的, 关于登记在册的某个员工的工资变动情况的真实记录。从法律意义上说, 但凡高校在职员工, 其工资结算本都必须永久保存。作为劳动工资档案的核心组成部分, 工资结算本的主要功能体现在如下几个方面。第一, 工资结算本是高校各个部门与员工的真实名单, 它代表高校与教职员工的劳动合同关系的货币表现形式。在某种程度上, 由于工资是高校教职员工的生命线, 工资结算本的存在证明了此人曾在单位工作。第二, 工资结算本登记有高校员工何时参加工作、何时调入本单位等相关信息, 对于查找其相关档案的意义较为显著, 尤其是一旦发生工资纠纷等问题, 可以较快地实现信息查找与问题解决。第三, 工资结算本记录了高校员工自参加工作以来的几乎所有的工资变动, 这些登记在册的信息能够真实反映职工工资变动的趋势, 历史价值和实用价值较高。

二、高校人事档案管理中工资类档案存在的问题

1. 保存相对分散, 监管欠缺。

高校包括工资结算本在内的劳动工资档案的制发及保存, 大多是存在于干部、计划生育、劳动保障等部门专业人士手中, 尽管财务部门也都有保管, 但是并未纳入到更为有效的体系化管理和监督的轨道中, 存在极大的安全隐患。

2. 多以内部文件形式保存, 透明度差。

高校包括工资结算本在内的劳动工资档案多以内部文件的形式存在, 大多经过了高校分管领导、主管领导的审批, 在组织、人事、财务等部们之间流动, 而非通过正规的红头文件的形式制发。由此可见, 随着时间的推演、机构改革等步伐的提速, 上述档案文本形式极易出现损毁等, 无法得到较为妥善的保存和处理。

3. 实用价值较高, 却又易损耗。

高校包括工资结算本在内的劳动工资档案事关员工的基本工资权利和重要档案信息, 在涉及工资调配、职称评定、养老金发放等领域都有极强的实用价值。然而, 倘若不能很好地实现劳动工资档案的管理, 则意味着劳动工资档案的损耗将十分严重, 其损失不容小觑。

三、高校人事档案管理中工资类档案的管理对策

1. 健全机制, 明确归档范围, 及时做好档案清档工作。

一是要加强高校档案管理的体制规范与机制健全工作, 建立和完善与本单位工资类档案管理密切相关的档案管理制度。二是要明确工资类档案管理的归档范围、归档日期, 按照谁管理、谁负责的要求, 及时整合组织、人事部门及财务、劳动等部门的工资档案, 做到部门清晰、内容完整、责任明确、整理及时。三是结合工资类档案专项整治活动, 组织有效理论, 对于高校工资类档案管理开展集中清理, 对于相关档案立卷、编目、归档。

2. 强化措施, 细化手段, 完善工资档案检索管理。

一是明确高校工资类档案管理的技术方向, 健全档案选择、筛选、立卷等方式。广泛地应用先进技术手段, 使其以较低成本建成网络, 把握档案保管、查询技术。二是细化档案保管、查询程序, 采取全新的业务模式, 提供产品或服务, 成为专业档案保管、查询部门。总之, 私营档案馆选择何种方式, 要从档案馆自身条件出发, 根据目标定位, 确定方式, 选好切入点, 提供特色服务, 提高工资档案检索与管理的水平。

3. 加大投入, 依托科技, 强化信息化网络实施。

多元化、信息化的工资类档案管理顺应了时代发展的潮流。一是工资类档案管理要通过自身技术的革新及网络平台本身发挥技术优势, 通过对信息化工资类档案管理做出规范化分析, 保障较好的查询与管理能力;运用网络平台, 落实信息化工资类档案管理, 通过相关的技术限制, 使受档案管理者按时完成学习, 获得相应理论知识。二是要通过对高校工资类档案管理的具体操作, 做出较为人性化和个性化的研究, 从中获取研究成果, 总结概括出信息化工资类档案管理在高校外在表现和内在拓展。三是基于原始的工资类档案管理理论知识, 借助新型信息化平台, 在原有的管理方法上, 增添了“大数据”这个不受时空限制的广阔推广和使用平台, 通过信息化带动档案管理现代化, 完善高校工资类档案管理发展的全新路向。

摘要：高等院校人事档案管理具有极强专业性。笔者讨论了高校人事档案管理中工资类档案管理的基本概念、特征, 指出了管理中存在的问题, 并进行了对策的分析。笔者认为, 加强高校人事档案管理中工资类档案的管理对于维护员工当前以及今后很长一段时间、尤其是退休后的合法权益, 具有十分重要的意义。

关键词：高校,人事档案,工资类档案,管理对策

参考文献

[1]石大泱.拓展档案馆社会服务功能及应处理好的关系[J].档案学研究.2010 (3) :5.

人事档案管理办法 篇3

【关键词】人事管理；人事档案管理；社会公共信息

人事档案管理与人事管理两者属于相辅相成的关系，其中一个发生改变，另一个也要随之发生改变。人事档案管理属于人事管理的一部分，要做好人事档案改革工作就需要从理念与管理方式等方面入手，只有这样才能做好改革工作。因此，有必要深入研究人事管理改革与人事档案管理改革。

一、以往人事管理下的人事档案管理

（一）以往人事管理职能

以往的人事管理职能通常可以从以下三方面加以概括：首先，从部门角度讲，主要传达决策者制定好的目标，同时检查应聘者自身情况与所应聘职位是否相符，需要与应聘者与部门负责人相沟通，这样一来就导致科学性缺失；其次，尽管有时让员工接受组织纪律等方面的培训，但却很少能够达到预期效果；最后，在管理评价中不具有科学性，只是一味地找毛病。在工资与社保管理上只计算其中的一部分。以往的人事档案中，将工作作为中心内容，所做工作一直围绕档案管理、工资调配、人员分配上，这些条框方式难以激发人的创新能力。

（二）以往人事档案管理性质

以往人事档案管理具有封闭性质，能够阅读档案工作的人员十分有限，仅局限于领导级别，外人幾乎看不到档案。这样的管理方式具有有利存在，也有不利存在，对于有利因素来说主要体现方便管理人员收集与管理，便于领导人员使用，保护人事档案不外泄。不利因素也体现在扩大了人事档案功能，影响到了档案使用，使人事档案成为约束人的工具，使人难以发挥自身作用。

二、人事管理改革主要内容

（一）将市场竞争机制应用到人才资源配置中

首先，转变以权力为中心的形式，将市场规则作为中心，因此政府部门应适当地拓宽人力资源开发与竞争途径，使政府成为制定规则人员，强化规则和透明性。同时，政府部门要成为规则的监管者与维护者，对于人力资源流动中所发生的违规行为一定要做好制裁工作，注重个人合法权益的保护工作；其次，重视现有机制改革，充分发挥市场竞争机制，为人才创设良好的流动环境，确保人才市场具有机制灵活性与功能完备性。

（二）构建完善的人才评价机制

对于人才评价应注重科学合理性，使人才树立起良好的人生目标，促进人才资源结构优化，设立良好的科学规范机制，保证人才在竞争上具有公正、公平、公开性。

（三）强化公务人员培训

要提升公务人员素质应通过教育培训实现这一目标，真正构建服务型政府。通常情况下，政府服务质量的高低与公务人员综合素质有直接关系，因此政府部门一定要做好公务人员培训工作，使公务人员认识到自身所承担的责任，全心全意地投入到为人民服务中。

（四）确立问责机制

人事管理所针对的对象是人民大众，这就需要在工作中始终将人民需求放在第一位，工作人员应真正为人们办事，平等看待每一名来访人员，对于在工作中出现的问题，要实行谁犯错谁负责，确立问责机制，减少问题发生互相推诿情况出现。

（五）重视人才保障机制的完善

构建人才权益保障机制一定要做好法制严明、完备法制，发挥其应用作用，真正保护人才合法权益，尤其是知识产权的保护应作为重点，防止他人创新成果被窃取情况发生。

三、人事档案管理改革方式

（一）更新人事档案管理观念

人事档案被创建出来的主要目的是被人们使用，这就需要做好人事档案资源开发工作，通过人事档案可以了解到一个人的成长经历，不仅可以为本单位人事部门服务，还可以为其他相关人事部门服务。首先，应认识到国家对创新人才的重视，提高人事档案利用率；其次，将科学发展观作为人事档案管理核心观念，通过利用人事档案为人们创设良好的生活环境；再次，认识到人事档案服务对象为人们，通过人事档案带动人才进步；最后，从现代人力资源管理现状入手，转变工作理念，强化人事档案管理。

（二）重视人事档案管理机制改革

在人事档案管理机制改革中，应注重分段改革，充分发挥人事档案作用，将现代信息技术应用其中，强化载体管理与信息管理。同时用人单位在做好人事档案实体保护时，也要通过数字化做好数据库处理工作，以便供单位使用。流动的人事档案，应交由人才交流中心管理，保证人才信息的真实有效。

（三）构建完善的人事档案管理机制

要做好人事档案管理工作，应通过权限制完成人事档案管理，使具有权限的人都可以应用个人档案，无论对方是本单位人员还是流动人员，这样也可以展现出对人的尊重。

（四）转变人事档案管理方式

以往的人事档案管理以纸质档案为主，现阶段已经进入信息时代，人事档案管理也要注重数字化的实现，将信息技术与网络技术应用其中，通过密匙等调取档案信息，既可以保证档案信息安全，还减少了对信息使用者在空间与时间上的限制。

（五）强化人事档案利用方式

首先，转变人事档案内容，对于档案从收集开始就做好管理工作，严禁将虚假信息融入到档案中；其次，提升人事档案社会效能，将以往的控制管理转化为服务管理，充分发挥人事档案的作用；再次，为强化利用效率，应适当拓宽编研范畴，逐步完善档案信息内容；最后，做好人事档案的动态管理工作，完备人事档案数据系统。

四、结论

通过以上研究得知，人事管理与人事档案管理两者之间联系密切，两者的改革要同时进行，因此本文从实际情况出发提出了一些改革措施，希望能为相关人士带来参考，做好人事档案管理改革与人事管理改革工作。

参考文献

[1]吴正朋.流动人员人事档案管理与改革研究[D].安徽大学，2013.

[2]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013，（6）.

[3]张帆.试析人事管理改革与人事档案管理改革[A].华章（2014）[C].2014.

[4]何丽桃.人事档案管理改革初探[J].沿海企业与科技，2010，（5）.

人事档案管理办法 篇4

(二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;

(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;

(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;

(五)、为领导和有关部门提供员工的情况;

(六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;

(七)、定期向档案室等部门移交档案;

(八)、办理其它有关事项。

第五条 人事档案的内容及分类归档

(一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;

(二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;

(三)、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;

(四)、政治历史审查及甄别复查材料;

(五)、员工参入党、团材料;

(六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;

(七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;

(八)、处分、取消处分的材料;

(九)、任免、工资、职称等材料;

(十)、学历和评定的技能等材料;

(十一)、其它有较大价值的可供参考的材料。

第六条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

第七条 人事档案的收集、保管和销毁

一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

第八条 人事档案的利用和传递

一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。

三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。

七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。

十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

第九条 新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。

第十条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

人事档案管理暂行办法 篇5

1目的为了加强对公司内部员工人事档案管理，理顺人事档案和劳动关系变动转移程序，做好个人档案的收集、整理工作，有效地保护和使用档案，规范公司人事档案管理行为，以满足现代企业人力资源管理的需要，特制定本办法。

2释义

2.1人事档案管理按照“统一规范、分级管理”的原则，由各级人事部门负责人事档案的归集和管理，以保证档案完整与安全。

2.2人事档案属永久性保存档案，对离退休、离职、除名人员人事档案可转入有关部门保管，任何单位或部门不得销毁或丢失个人档案。

3适用范围

本办法适用于XXXX公司。

4人事档案的管理权限和职责

4.1公司办公室是公司人事档案管理的主管部门，负责制订人事档案的管理制度，指导和监督公司分厂及处室的人事档案管理工作。

4.2人事档案管理权限

4.2.1根据集团相关文件规定，集团组织人事部负责公司各部室员工、全资子公司领导班子成员、控股子公司由集团公司派出班子成员的人事档案管理，并代管驻XXXX公司合同制员工的人事档案，XXXX公司负责本单位聘用制员工的档案保管；

4.2.2集团公司派出到XXXX公司（除班子成员外）员工的人事档案原则上由原单位管理，若需转移人事档案关系，按组织

人事部人事变动通知办理。

4.3人事档案管理的职责

4.3.1负责接收、收集、整理、保管和查询使用人事档案，及时对人事档案资料进行归档，保证档案的完整性和真实性；办公室负责人对人事档案工作要进行定期检查，了解各类人事档案材料归档情况，严格执行档案管理权限；

4.3.2按规定程序办理档案的接收和转移手续，及时做好档案接收和转移记录；

4.3.3妥善保管人事档案，做好防火、防蚀、防盗等工作，确保档案安全；

4.3.4严肃人事档案的保密性，未经权限主管批准不得私自传借、提供人事档案材料或档案复印件，不得私自让他人查阅、抄录、复制人事档案内容，不得擅自涂改、伪造档案，禁止擅自销毁档案。

4.4对擅自涂改、伪造档案或传借、向他人提供档案或复印件以及丢失、销毁他人档案的责任人，视情节给予行政处分，严重者依法追究法律责任。

5人事档案的编码

5.1为便于人事档案的归档和查询，本着“简便、易行、有效”的原则，对公司人事档案进行统一编码。编码由两部分组成：第一部分为员工所在单位的代码，用单位名称前两个字的大写拼音字母表示；第二部分为个人编码，用员工身份证号码表示，作为个人档案的识别码。例：XXXX公司员工张××身份证号为***，其个人档案编码即为：BL***。当其调到XXXX公司时，其档案编码改为TL***。

5.2人事档案存放登记按姓氏笔划由简到繁依次分类归集，制定按姓氏笔划排放目录,实行微机化统一人事档案管理。

6人事档案的内容和归集

6.1员工人事档案材料应包含以下内容：员工基本情况、体检情况表、家庭情况（包括家庭主要成员及社会关系、家庭详细通讯地址）、工作简历、学习简历、奖惩情况、职务履历及任免表、工资升降情况、技术职称履历、业绩考核情况、劳动/聘用合同书等。

6.2各部门应将所属员工的岗位变动、奖惩、业绩考核、职称评定、培训情况、转正定级、工资职务升降及其他考核情况等材料在完成后十五天内向所属人事档案管理部门报送归入个人档案。如员工人事档案不在所属人事部门管理，其人事档案材料应在十五天内向其人事档案管理部门报送归档。

6.3人事档案管理人员应及时将归档材料登记后分类进档，同时在档案目录中做好记录。

7人事档案的查阅

7.1人事档案查阅权限

7.1.1集团组织人事部有权查阅各子公司人事档案管理部门所有员工的人事档案；

7.1.2子公司人事部门有权查阅所管员工的人事档案；子公司人事档案管理部门需查阅其他子公司员工档案，通过联系函方式经对方人事部门同意后方可查阅；

7.1.3子公司人事档案管理部门需查阅集团组宣部所管员工的人事档案，应提交申请报告说明查阅理由和内容，经集团组织人事部负责人批准后方可查阅；

7.1.4人事档案查阅属组织行为，任何个人行为无权查阅本人及他人档案资料。

7.2人事档案查阅程序

7.2.1集团公司内部单位需查阅人事档案的，应注明查阅理

由和内容，凭单位或部门的介绍信，按“本人及亲属回避”的原则，并经人事部门负责人批准后方可查阅；

7.2.2集团公司外部单位需查阅人事档案的，须凭单位介绍信，并注明查阅理由和内容，经人事部门负责人批准后，方可查阅；

7.2.3凡需抄录或复印留用的，必须经人事部门负责人批准同意后，方可抄录或复印留用；

7.2.4人事档案除上级主管部门外原则上不借出查阅，但在特殊情况下，凭单位介绍信说明借用理由和时间，经人事部门负责人同意报请主管领导批准后，方可暂时借出查阅。严禁档案管理部门人员将人事档案带回家查阅。

7.2.5如商调人员对方单位需调档查阅的，必须出具商调函，并注明调档，经人事部负责人同意，报经公司主管领导批准后，方可调出查阅，同时档案管理人员按规定办理档案调出手续；

7.2.6各类查阅结束后，档案管理人员要及时登记查阅时间、原因、内容和查阅人等。

8人事档案的转移

8.1人事档案的转移

8.1.1员工在集团公司内部调动，其人事档案随行政关系转入所在单位的，其档案在本人与原单位办清移交手续后，行政介绍信开出3天内，由原单位人事部门将档案转入调入单位档案管理所属的人事部门，调入单位人事部门须出具档案发收回执证明报送调出单位人事部门；

8.1.2员工经公司同意调出集团公司的，凭接受单位调函，在本人与原单位办清移交手续后，其档案在行政介绍信开出15天内转出到接受单位；

8.1.3员工被公司除名、辞退或解除、终止劳动合同的，其

人事档案一律在1个月内转入地方劳动就业中心或人才交流中心等部门。

8.1.4员工个人离职的，其人事档案需转入其他单位，必须持接收单位人事部门接受函，在本人与原单位办清所有移交手续后的15天内转出；如本人在离职十五天内不来办理离职手续的，单位在终止与其劳动合同后的三天内将其人事档案转入地方劳动就业中心或人才交流中心等部门。

8.1.5人事档案转移，原则上个人档案不允许随身携带，若需个人随身带走的，应在档案转移单中注明，并做好封条加盖人事部门的公章。否则造成的责任由携带人自行负责。

9附则

9.1本办法自下发之日起执行。

人事档案管理 篇6

人事档案管理？

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

人事档案管理工作 篇7

1、人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

作为人事管理重要组成部分的人事档案工作, 必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说, 不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构, 只收集管理本单位人事档案, 市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构, 如各省市人才市场建立的人事档案管理机构, 这种机构不是管理本单位人事档案的机构, 而是面向社会, 其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案, 其服务对象更具有社会性, 可以为整个社会提供人事档案服务。

2、人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性, 决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中, 人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使, 该机构人事档案来源单一, 仅限于本机构人员, 内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构, 其来源要广泛得多, 可以来自该社区范围内各类人员, 又由于每类人员身份不同, 集中起来显得人员复杂, 其档案内容也非常丰富多样。

3、利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才, 无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才, 选拔合格或优秀人才, 还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业, 都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性, 导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性;也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围, 不仅组织上需要, 而且许多个人也需要, 那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案, 经常会被组织和个人查阅利用, 但它们的要求不完全一样, 呈现出多种多样的需求。

二、人事档案的管理现状

1、弃档问题比较严重, 在我国,

长期形成的人力资源分配制度已被聘任制所替代。根据市场供求的机制, 人才流动已成为一个雇员和雇主之间的事情, 而不是行政机构掌握的权力了, 人事档案正逐渐失去它的历史作用, 加之转档手续繁琐, 导致很多人在流动或工作转换中放弃档案。

2、人档分离逐渐成了一个普遍现

象, 在大量的流动人才中, 尤其是年轻人对档案的观念发生了根本性的变化。只凭个人简历找工作日益成为用人单位和应聘者认可的事情。

3、人事档案存在多头管理, 难以

成统一规范的管理, 从现行的人事档案管理体制来看, 人事档案分别由组织、人事、劳动部门、教育部门和企事业等单位管理, 难以形成统一规范的管理。尤其是在国有企事业自主权扩大后, 国家缺少与之相配套的人事档案管理监督机制, 使一些国有企事业单位放松了人事档案的管理, 还有一些企事业单位将人事档案看作是单位财产, 把扣压人事档案作为阻止人才正常流动的手段, 有的甚至与用人单位与当事人产生各种争议和纠纷时, 利用人事档案管理权随意添加或抽减档案材料, 给当事人造成不良后果。

4、流动人员档案明确规定由人事

部门下属的人才服务机构管理, 但为了“分得一杯羹”, 劳动部门的职介中心、各行业成立的人才中心、外企人才服务机构以及教育部门的毕业生和留学服务机构等都参与了进来, 并引起人事与劳动等部门的争执与分歧。

5、归档材料“不规范”材料手续

不齐全。人事档案普遍存在着材料规格不一, 纸张大小不一, 周围边距不规范。档案中姓名用字“不固定”, 档案内容前后“不一致”等。

以上都造成人事档案的使用价值、保存价值降低, 从而造成了人事档案使用价值越是下降其管理和被重视程度越是弱化的恶性循环状况, 在执行人才引进、使用、培养等人才政策和认定各类人才的人事关工龄及其各类资格认定等诸多方面造成困难, 也给各类资格考试、享受各类社会福利等诸多社会交往活动带来不便。

三、人事档案管理办法

1、管理体制

(1) 对具有人事调配权的公司, 人事档案在公司人事部保存。

(2) 对无人事调配权的公司, 可委托上级主管部门或母公司人事部门保存。

(3) 对无上级企业, 可在当地人才交流中心设一专户, 保存公司人事档案。

(4) 对小型企业, 员工个人将人事档案存人才交流中心。

(5) 公司应有专人专职或兼职管理人事档案工作。

2、管理内容

(1) 对员工人事档案的建档工作。

(2) 员工调入时, 人事档案的转调工作。

(3) 员工考核结果及奖励、惩罚决定存入人事档案。

(4) 统计分析人事档案资料, 合理调配人才, 做到人尽其才。

(5) 员工调出时, 作出工作总结与工作证明、人事档案调转工作。

(6) 人事档案为密件, 须合理存放, 不泄露秘密, 无关人员不得查阅。

(7) 因各种特殊原因, 如调入人原单位无正当理由不予调动、档案丢失、毁损等, 公司按有关规定为其重新建立人事档案。

摘要：人事档案是个人经历和实践的历史记录, 是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照, 也是历史地了解干部、选贤任能的重要依据, 在社会发展的不同阶段和历史时期, 人事档案都发挥了无可替代的作用。本文将主要阐述笔者对人事档案管理工作的几点思考。

浅谈人事档案管理 篇8

一、人事档案管理存在的问题

随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，企业人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有：

1.企业人事档案材料内容质量不高

由于上述原因，当前企业许多人的人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结和组织意见尽是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。

2.“弃档”增多

所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。一位“弃档”的先生袒露心迹：“10年前从国企出来，到处瞎折腾，哪有心思管档案的事，想的是弄出点儿名堂再说。后来做生意，只关心赚钱，档案的事早就抛到脑后了，生存第一嘛。如果档案能让我生活更好的话，让我不管我都不愿意。但它无助于生活，我才懒得理它，没有它，我照样活得很轻松。”

3.传统的人事档案管理体制不适应新的形势

表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。

4.信息量大结构复杂

人事档案最大的特点是信息量大，信息结构复杂。不能及时或者正确的对每个油田员工做到公平公正。

二、人事档案管理问题形成的原因

1.收集的对象范围太窄

一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。事实上，人事档案并不是人物档案或名人档案，其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人，而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职，是否出众，都是该单位宝贵的人力资源，有关其个人的材料，都是单位的宝贵财富，人事部门均应根据规定收集齐全。

2.整理不規范

把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案随已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。

3.企业员工人事档案意识淡薄

有一部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，要用时想到、不用时不要，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前，机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进，但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的，这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。

4.员工缺乏耐心和毅力

由于企业大量的员工以及流动性大，缺乏了耐性很容易忽视马虎而输入了错误的信息。

三、企业完善人事档案管理的措施

1.探索区域性人事档案管理中心的管理方法

建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。这里的区域性主要以行政区域为主，可以指一个县、一个市，也可以指一个省的范围。从整体上看，全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统，它是由众多的子系统组成的，这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案管理中心。这是一个控制系统，它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制，既必要又可行。在操作上，形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案，由单位及时补充新材料，按期交纳一定的保管费用，用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘了人才，也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能，实现服务人才，促进整个社会人才资源的合理配置。

2.完善企业人事档案内容制度

切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起：第一，强调“个性化”与“辨识度”；第二，减少主观内容；第三，摈除冗余内容；第四，扩充新内容。

3.对人事档案工作进行考核评估

结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面做起：第一，主管部门定期考核制度，主管人事档案的各级档案局（馆）、人事组织部门等，有义务对企业人事档案的保管进行监督，可以采用定期考核的办法来执行；第二，中介机构测评制度，从长远发展看，人事档案的测评体系将起到越来越大的作用，人事代理制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高；第三，个人监督制度，就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定，尤其是组织机构的主观评议部分，对于持有异议的部分进行重点核实，对组织和个人双方负责。

4.建立健全的数据库