文件信息化对校园文化建设的影响分析

随着大数据时代的到来，社会各个方面都发生了巨大的变化。从购物软件推测我们感兴趣的产品，到旅行软件根据我们搜索过某城市，而自动地推送该城市相关的旅游攻略。大数据和信息化，已渗透于我们日常生活的方方面面，发挥着不可或缺的作用。相应地，高校的档案管理工作也应积极适应这一势不可挡的潮流，积极改进已有的旧系统，更新升级。而档案作为校园文化的重要载体，在信息时代大数据的背景下，为校园文化的发展起到了巨大的推动作用。

一、大数据时代下档案信息化的意义

1.档案信息化可以降低纸质档案的管理成本。随着时间的推移，高校图书馆的纸质文档的日渐增多是无法避免的，在有限的空间中，档案的不断增加就必然导致空间不足。然而许多档案也无法随意处理，只能在档案柜和密集架中不断堆积，于是就必然面临着纸质档案存储空间不足的困境。但是，大数据时代的科学技术，可以通过扫描等方式，将诸多纸质档案的重要信息采集录入，储存至数据库中，然后对大量数据进行智能分析处理，从而减少纸质档案数量，只需要保留重要的纸质档案。这样便可减少纸质档案储存的空间成本，同时也可以减少对其的日常维护成本，从而降低档案的管理成本。

2.档案信息化可以降低检索档案文件的时间成本，提高工作效率。当需要查阅数十年前的档案时，往往需要面对的都是堆积如山的纸质文件资料，也许真正需要的只是寥寥数行字而已。但是为了这数行字，管理人员必须耗费大量的时间和精力来翻找资料。而档案信息化则能够为文件检索提供巨大的便利。通过现代大数据技术的运用，通过对多样化的数据的处理加工，提高获取数据的速度。当需要查询特定资料时，只需要通过输入关键信息就可以直接检索到所需信息和相关信息。这样一来，档案工作人员的工作效率便得到了提高，可以花费更少时间在无意义的检索上，而花更多时间在改进档案管理等可以促进档案管理升级进化的事情上，从而推动档案管理的发展。

3.档案信息化可以延长档案的储存时间，使更多档案完整地保存下来。在处理纸质档案时，虽然保证资料不遗失是档案管理者的责任，但是当资料数量过多，对于许多年久的档案，某些情况下难以寻得，或者是不小心被损坏都是难以避免的情况。这时，档案信息化的优势便体现出来了。纸质文件极易老化和腐朽，因此长期储存过程中，需要极大的精力维护才能保证其长期延续，但是信息化的档案则只需要一次录入，存入数据库，便无须再担心信息的丢失和损坏，可以使档案的信息更好地保存下来。同时，对于难以用文字展现的材料，也可以在未来通过各种新兴的技术，进行记录。例如，借助云计算的服务，将档案存储于云计算服务提供商的服务器设备中，由在服务器中的应用程序进行计算，从而利用大数据时代的新兴技术帮助档案管理工作的进行。

4.档案信息化可以重新规范档案，使管理模式升级。随着时间的推移，许多年久的档案与现今的档案管理过程中都存在着差异性。档案信息化，可以从文件归档开始就统一规范，建立统一的格式和标准，统一档案管理的体系，运用大数据时代的信息技术，对大量的数据实现更好的检索、管理和信息分类、整合。在重新规范的过程中，档案的数据结构也可以被收集、采纳，各个档案的价值和分类也可以重新被计算，从而实现大数据时代新型的档案管理模式，实现管理模式的升级，提高档案管理工作的效率。

二、档案信息化对校园文化建设的促进作用

1.档案信息化可以使校园文化的记录方式多样化。档案的信息化可以使记录校园文化的方式不只局限于文字与图片等实物档案，它可以使展现丰富多彩校园文化的方式更加多样化，例如视频、VR技术等等，现在还未在档案管理工作中发挥作用的方式，在未来都可能成为现实。特别是在大数据时代，不再受到空间的局限，数据来源多元化，任何有价值的数据都可以成为档案管理的对象。这些非实物的方式，与文字等实物材料相比，不仅可以更全面地展现校园文化，使校园文化的呈现方式由过去单调的方式，转变为更加生动有趣、喜闻乐见的方式，同时也可以避免对年代已久的校园物质文化的损伤与消耗，使校园文化的承载物得以长期延存。同时这些非文字的材料与实体材料相比，也可以使信息的接收者更好地跨越时间和空间的限制，更好地得到身临其境的感受，更好地领悟存在于过去历史中的校园文化。

2.档案信息化可以促进师生对于校园文化的了解。通过信息化的方式展现出来的校园文化，在现代的信息化社会中，无疑更具有吸引力，更加喜闻乐见，夺人眼球。对广大师生来讲，通过各种新型方式展现出来的校园文化，与传统的文字方式相比较而言，更加易于理解与接受，更能吸引人们的视线。利用LED屏幕播放的校园文化相关视频和VR虚拟场景中体验的校园文化等等，这些运用信息化技术的校园文化展现方式，可以提高校园文化对师生的吸引力，从而使他们参与其中，更好地了解校园文化，从而自发地成为校园文化的接收者和传承者，促进校园精神文化的蓬勃发展，为校园文化发展提供不竭的源泉。

3.档案信息化可以促进校园文化的传播。通过大数据时代的信息科学技术，可以实现校园文化相关档案的整合和模式创新，根据时间、地点和公开范围等分类方式进行汇编整理。由此，使师生，甚至是校外人员可以根据自己所需，在数据库中自己可检索的范围内进行搜索，大数据的分析整理再给他们呈现所需要的信息。对不同身份的人，例如校内学生和校外人员，可提供检索范围就有所区别，但是每个人都可以在数据库自己可见的范围内对自己所需的信息进行检索。这样一来，检索需求便可以通过互联网完成，而无须一定要亲眼见到实体材料和亲身经历过去的事情，便可以感受到校园文化。由此，使校园文化的传播能够跨越时间和空间的限制，无论处于何时何地，都可以通过数据化的档案信息感受到校园文化。

4.档案信息化可以为校园文化建设提供历史借鉴。校园文化体现在各个方面，从可见的校园景观、建筑、雕塑到制度文化。对于可见的景观之类，通过档案信息化，未来还可利用3D、VR技术等，使过去的校园景观可视化，生动地呈现在眼前，记载校园变迁史，记录校园景观承载的文化的变迁，从而为未来的发展提供借鉴。而对于制度文化等不可视的校园文化方面，则可以通过数据库对相关变迁进行记载、分类，将管理制度新时期，高校人事档案管理理念发生了重大变化，需要充分利用现代化管理手段和技术，突出档案信息的社会服务性，发挥出档案管理的社会价值。加强高校人事档案的信息化建设将有助于提高人事档案管理水平，提高管理效率，充分利用人事档案所提供的信息，实现网络化服务，从而适应时代发展的必然需求。

一、人事档案信息化建设的基本概述

1.人事档案的含义。人事档案是人在社会中各种经历以及品行和才能的记录，它在社会活动中形成，又服务于社会，具有极高的社会价值。人事档案的存储形式包括文字档案、图片档案以及图像档案等，具有真实性、动态性和机密性。

2.人事档案的基本功能。(1)信息记录存储功能。人事档案是人在社会活动中形成的原始记录，个人的学习和工作经历、工作业绩以及职称、职务变化等情况都能够在人事档案信息中体现出来，可见，人事档案是人才信息的重要载体。人事档案具有真实性，能够客观反映人的真实信息，是社会和各部门在选人、用人时的重要凭证。(2)社会控制功能。人事档案是国家在社会管理中的一种控制手段和工具，能够在国家和社会中发挥出政治控制和行政控制的职能。例如，在社会发展过程中，一些单位或团体需要对有限的资源进行内部分配，这时人事档案就派上了用场，通过人事信息资料的调取，可以清楚了解个人的信息;人事档案是政审中的主要材料，能够反映出个人的政治取向，决定了个人的政治前途。人事档案具备一定的社会控制功能，同时也彰显了档案信息的重要，因此，每份人事档案都需要具有真实性和完整性，需要具备完备的审核和查阅流程。(3)社会记忆功能。所谓的社会记忆指的是在生产和社会发展活动中，社会创造出来的所有财富，用信息的方式加以存储，以便能够提取利用的功能。人事档案的形成和完善是随着时间发展而积累起来的，不同的时期，人事档案具有不同的时代特点，是社会、历史的真实反映。这些信息能够反映出历史背景和时代背景，是重要的历史见证。

3.人事档案信息化建设的含义。近年来，随着社会的发展，人事档案的信息化建设越来越受到各界人士的高度关注。所谓人事档案信息化建设指的是在新时期背景下，利用计算机技术、信息扫描技术以及数字摄影和摄像技术等，将原有的人事档案纸质化信息形式转变成数字信息形式，形成具有信息化特点的档案，这样不仅能够通过网络和计算机系统对档案进行管理，还能够实现人事档案信息的快速提取，利用网络化和信息化手段实现信息资源共享，为社会提供更快捷、准确的服务，从而提升人事档案的社会

4.人事档案信息化建设的目标。(1)文件信息数字化。人事档案信息化建设，其目的是要将现有的纸质档案、图片档案以及影像档案等用信息化手段进行存储形式的转化，让原有的档案成为数字化信息，存储在电脑中。同时，需要建立具有规范化和标准化的数据管理平台，对这些人事档案信息进行数字化管理，这样不仅能够提高档案信息的管理效率，还能避免纸质档案在存储和提取中损坏和丢失的风险。(2)档案信息共享。人事档案信息化建设是要利用信息技术和计算机、网络技术优化档案信息服务途径，实现人事档案数字化存储，利用网络技术进行信息的传递，这样不仅可以让信息服务变得更加高效，更加精确，还能改变以往的服务方式，将以往的借阅等形式，变成信息共享，从而实现异地查阅，突破人事档案信息服务的时空限制。(3)档案管理工作合理化。促进高校人事档案管理水平的提升，优化人事档案管理的机构设置是人事档案信息化建设的重要目标之一。在以往的高校人事档案管理中，档案管理主要依赖于人工实现，对管理人员专业能力要求较高，而管理人员的工作相对单一。采用信息化管理之后，人事档案管理大部分工作将由计算机系统辅助实现，让档案管理流程化、标准化和自动化，这样不仅能够让档案管理工作变得更加优质、高效，还能减少对人力资源的过度占用，降低高校人事档案管理和维护的成本。

二、新时期对高校人事档案信息化建设的必要性

1.顺应时代发展的需求。近年来，随着时代的发展，信息技术方面取得了新的突破，在社会各个领域应用越来越广泛。在这种时代背景下，以往的高校人事档案存储和管理方式已经无法满足社会需求。此外，目前大数据技术、云存储和云计算等为档案管理系统建设提供了巨大的技术支持，让实现信息化管理，构建开放式、网络化的现代档案管理模式成为可能。

2.增加档案管理安全性。在以往的高校人事档案管理中，人工操作占有重要的比重，纸质档案是人事档案管理中的主要管理对象。这些给人事档案管理带来较多弊端。一方面，过度依赖于人工操作，很容易出现主观判断的差异，导致人为失误的产生，进而加大人事档案管理中的风险;另一方面采用原始的纸质档案存储和调取，其便捷性大打折扣，而且，这些人事档案具有较高的社会价值，需要具备真实性和完整性，在传统存储和查阅方式下，增加了人事档案原始凭证丢失和损坏的可能性。而采用信息化管理的变迁也展现出来，为其他工作的进行提供基础支持。通过对这些数据的整理和分析，有效管理档案，合理运用档案信息“，以史为鉴”，为未来的校园文化建设提供历史借鉴和支持，从而推动校园文化建设工作。大数据的到来，对传统的档案管理工作来说，既是挑战，也是机遇。档案管理工作，可以通过借助大数据时代新兴的技术，提高对数据的容量，扩大数据来源和获取速度，有效处理档案数据，提高档案价值，从而实现档案更加高效的管理，进而利用新兴的管理方式，对校园的文化建设起到积极的推动作用，为校园文化的发展提供动力源泉，以此来促进高校的校园文化建设。

参考文献

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