公司质量管理文件（精选8篇）
1．目的为了规范本公司的重要资质文件及重要文件的管理工作，保证资质文件合法、严肃和可靠使用，杜绝违法行为，维护公司权益，根据国家有关规定，结合公司实际，特制订本规定。
2．范围
本公司所有重要资质文件和重要文件的办理、使用、归档、保管、销毁处理一律按本规定执行。
3．本规定相关术语
3.1本规定所称的资质文件管理是指对公司各类资质文件的办理、申请领用、使用、保管、销毁处理等一系列管理行为的总称。
3.2本规定的重要资质文件主要包括：企业法人营业执照；组织机构代码证；税务登记证；安全生产许可证；排污证；环保类证明；专利证书；质量管理体系认证书以及政府评定的各项资质证书等。
3.3本规定的重要文件主要包括：公司战略规划书；高层行政会议记录；财务报表；财务票据；各类工程合同；人事综合考核文件；政府项目申报材料；技术（研发）材料；检测报告；重要资质办理过程中产生的相关文件。
4重要资质文件和重要文件的管理
4.1重要资质文件和重要文件均由专人负责，并配置专用相关设备和场所存放、保管，并有详细保存登记和借阅记录。
4.2主管领导要加强重要资质文件和重要文件的管理，要定期或不
定期抽检，确保统一入柜保存。
4.3要严格限定借用的范围，只允许用该文件办公事的经办人借用。
4.4 禁止在无保障的场所阅办，存放重要资质文件和重要文件。借用后，要及时退回，禁止转传，禁止随便携带外出。
5．重要资质文件使用的考核与处罚
5.1 重要资质文件在使用时，使用人要写借条注明具体用途的说明。
5.2重要资质文件的管理与绩效考核挂钩，对违规和执行不到位者，公司在当月要作出严厉的处罚。
5.3 主要的违规事项：
5.3.1 在原证件上涂划；
5.3.2 无及时办理、整理、登记、归档、保存、备份、移交重要资质文件；
5.3.3 无按规定的方式保持、存放、借用、使用重要资质文件；
5.3.4 借用者不能及时完整归还重要资质文件；
5.3.5领导无定期抽检重要资质文件保存使用、归档等管理工作； 5,3.6 过期文件无更新、无补办、无补订；
5.3.7 无完整、全面地使用流程登记手续。
6.本条例由公司综合管理中心负责解释和修订。
关键词：B/S模式,ASP.NET,油田公司,管理系统
油田公司是石油行业中的上游企业,在石油勘探开发中扮演着重要的角色。在油田公司的日常事务中,涉及大量的受控文件,其中包括重要开发方案、施工设计、地质设计等。这些文件通常由相关研究部门(如地质院、勘探开发研究院)完成设计,再交由各级部门审核,最终下放到施工现场。但就目前的调研情况来看,大量的油田公司仍然采用纸质文档的形式进行操作,为便于现场阅读和学习,往往进行大量的复制,造成极大浪费。同时,由于该项工作涉及多个部门,往往效率非常低下。纸质文档不易保存,并且一旦丢失也难以追究相关责任。因此,目前油田公司急需一套完整的受控文件管理系统。
在目前的研究状况来看,文献[1]简要阐述了石油地质档案的保密工作的重要性与注意事项,但该文献只从业务的层面进行了简单地描述,并未提出具体的实施方案。文献[2]针对油田公司的下属单位-修井作业公司的设计文件的在线管理系统进行了研究,对油田公司具有一定的实用价值,但并未推广到整个油田公司。该文基于对油田公司的业务需求的调研和分析,给出了油田公司受控文件在线管理系统的关键技术和构建数据库的具体方式,最终形成了一套完整的开发模式。该模式可用于各大油田公司的受控文件管理系统的设计与开发。
1 需求分析
要设计一套油田公司受控文件在线管理系统,首先要对油田公司的组织机构、受控文件管理的业务逻辑进行分析。该文对这两部分的分析如下。
油田公司组织机构:油田公司一般由两大类部门组成,生产部门、管理部门和研究部门。生产部门主要由采油厂、采气厂、特种油气藏开发中心等构成;管理部门主要由油田开发处、人事处、信息中心等构成;研究部门主要由勘探开发研究院、地质研究院、采油工艺研究院等构成。这些机构虽然繁杂,但各类部门都可由图1所示的树形结构来表示。
受控文件业务逻辑:受控文件首先由研究部门设计完成,再交由管理部门进行审核批复,最终下放到各生产部门,其间涉及多个部门的技术人员和领导干部。整个处理过程是一个串行的过程,即在设计部门未完成时,其后的各部门无法查看批复;若文件还在批复过程中,生产部门无法查看。最终下放到各生产部门的受控文件都应有各级领导干部、相关技术人员的亲笔签字,否则文件不能生效。生产部门接收文件时,接收的人员应记录相关信息,包括本人姓名、所属单位、签收时间等。所有部门发放和接收的文件,应有详细的文件记录。若受控文件流失,应追求相关人员的责任(主要发生在生产部门)。
在设计受控文件在线管理系统时,难点在于实现各部门操作权限的管理、受控文件的分类管理和设计文件丢失后的责任追求的功能。首先,对于操作权限的管理,主要在于对页面操作的控制上。在进入各个页面前,应对用户的操作权限进行验证,否权限充分则允许查看,否则跳转至提示页面。其次,应对设计文件的各类详细信息进行记录保存,如创建日期、文件类型、审核情况等,以便相关工作人员进行查看。最后,在工作人员签收受控文件时,应将其个人信息、签收时间进行记录,并将这些信息以水印的形式加入到受控文件中。这样,若受控文件丢失,则可准确地定位到某一个工作人员,对其相关责任进行追究。
2 关键技术
目前ASP.NET已广泛用于各大油田公司的各类在线系统的开发,该文就以ASP.NET下的油田公司受控文件在线管理系统的关键技术进行研究。
前台技术:由于油田公司往往规模庞大,但其基本常用软件更新较慢,浏览器多数采用IE6.0,为方便油田公司人员使用,前台测试应在IE6.0为核心的浏览器下进行,如360安全浏览器,搜狗浏览器等。同时,由于油田公司对网络的严格管理,不建议使用各种需下载安装的插件。前台网页采用HTML,脚本使用Java Script,JQuery,AJAX等。其中,建议少量或不直接使用JS,因为JS可能被多数浏览器默认为禁用。
后台技术:ASP.NET通常有两类语言,VB.NET和C#,其中C#使用最多。由于该系统涉及大量查询功能,利用.NET平台下提供的LINQ可极大减化代码工作量。.NET平台下集成了各种数据库的操作接口,可以直接进行调用。用户访问页面的权限的控制,可直接在程序中加入验证代码即可。对受控文件加入水印,主要涉及对Microfost.Office的接口的调用。在文件被工作人员签收时,将其个人信息和签收时间做成水印,加入到受控文件。操作过程,可利用代码模拟水印制作过程实现。
数据库技术:由于油田公司的数据量庞大,油田公司现行的多数数据库皆采用Oracle10g,因此采用该版本数据库。使用Oracle时,应注意PL-SQL与SQL之间的区别,如Oracle无自增长量的数据类型、无TOP关键词等。其中,由于文件数量巨大,可用队列实现与自增长数据类型同样的自动编号功能。同时,目前.NET平台下的Entity Framework可实现模型代码和数据库之间的双向自动生成,但并不支持Oracle数据库。因此在使用Oracle数据库时,应先建立数据库,而无法像使用SQL SERVER时直接利用数据模型代码直接创建数据库。
3 数据库设计
数据库是油田公司受控文件在线管理系统的重要部分,甚至许多后期工作都要以数据库为基础来完成。该系统主要涉及工作人员(用户)、组织机构、设计文件三个部分,各类表之间包含了一对多和多对多的关系,设计实现较为繁琐。数据库E-R关联图设计如图2所示。其中,用户表包含用户的基本信息,利用一对多的关系表示了一个角色下包含多个用户,一个部门下包含多个用户的关联逻辑。受控文件与用户是多对多的关系,这一关系用于记录用户上传和下载文件的事件。部门表采用自关联的形式表示各部门之间的关联和上下级关系。用户、受控文件和部门表分别如表1、表2和表3所示。
4 结论
本文通过对油田公司受控文件在线管理系统的需求分析、关键技术分析和数据库分析设计,建立了一套油田公司受控文件在线管理系统的开发模式。该模式可应用于各类油田公司和其下属各级单位的受控文件在线管理系统设计和开发。同时,对于开发过程中,各重要的细节进行了详细介绍,并给出了相关建议。总之,该文对油田公司或受托的软件外包公司对受控文件在线管理系统的开发工作,有一定的指导意义和参考价值。
参考文献
[1]明炜.浅谈石油地质档案的开发利用与保密工作[J].中国科技博览,2012(9):304-305.
[2]马新,唐亮.井下作业公司设计文件在线管理系统[J].重庆科技学院学报,2013,15(3):154-156.
[3]Stephen Walther.ASP.NET Kick Start[M].Sams,2002.
[4]Jesse Liberty,Dan Hurwitz.Programming ASP.NET[M].O’Reilly&Associates,2002.
【关键词】护理文件书写；质量管理
护理文件书写客观、真实、及时、准确、完整以及保存的完好性，是判断护理行为正确、及时、有效、安全的主要依据［1］。通过近2年护理文件质量检查，发现影响护理文件书写的原因诸多，现就原因进行分析，并提出相应对策。
1资料与方法
1.1一般资料2008年11月-2010年10月，共查阅我院出院病历343份，其中死亡病历17份。
1.2方法按照《医疗事故处理条例》及《病历书写基本规范（试行）》的有关规定，以诊疗护理规范、常规作为检查的标准，检查过程中及时纠错，认真反馈，对普遍存在的问题制定相应的护理管理对策。
2护理文件书写中护理缺陷的表现
2.1护理记录不及时或漏记是危重患者抢救时最容易发生的事情。常有下班时回顾性的补记各时间段的病情及护理措施落实情况，易造成关键内容漏记，一旦病人病情发生变化或发生医疗纠纷时，家属要求立即封存病历，而有时护理记录还来不及补齐，给护理工作带来潜在的危险和隐患。
2.2医护记录不一致护理记录中医护记录不一致或自相矛盾是大忌。如医护记录的死亡时间、病情变化时间、抢救时间、药物过敏实验结果等关键点不一致；医护病情观察判断差异，如医生记录病人浅昏迷，而护士记录清醒嗜睡。
2.3護理记录书写不规范护理记录书写内容缺乏鲜明的疾病专科特点、疾病转归中特征性的指标和心理活动，给病人所作的护理活动在护理记录上看不到，未体现一切护理活动应遵守“写我所做，做我所写，记录做过的”原则。
2.4病情记录、护理措施及效果评价与实际不符护理记录单记录病人主诉多，执行治疗医嘱多，而体现护士的护理活动少。护士完成的大量护理工作，在护理记录中没有充分体现。
2.5护理记录修改方法不正确《病历书写基本规范》中规定严禁涂改、伪造病历。有的护士在书写过程中出现错误不使用正确的方法修改，若涉及法律诉讼均会降低真实性和可信度，所涉及诉讼的医学文书有时擦痕会被看作企图隐瞒掩盖某些事实。
3护理记录缺陷产生的原因分析
3.1法律观念和自我保护意识不强护理人员尚未充分认识到护理记录的缺陷，在医疗纠纷中承担了本不该承担、本可避免的法律责任；尚未认识到护理记录在医疗纠纷举证倒置的重要作用。
3.2护士缺乏书写护理记录的基本功护理记录中有价值的部分得不到有效提取，影响了对病人信息采集的准确性，造成护理记录形成时的错误。
3.3实施全程质量监控的力度不足检查中发现，由于对护理记录质量管理的重要性认识不足，护理管理者在病历检查中，重视终末质量检查，而忽视环节质量检查，致使护理记录在形成过程中存在明显的缺陷，造成终末病历的修改，使病历失实、失真。
3.4对诊疗护理规范和常规落实不到位上述提到的缺陷大部分与未能准确执行护理常规和制度有关，因此，应加大执行常规、制度的力度，防患于未然。
4管理对策
4.1加强医护人员法律法规学习加强医院各项管理制度落实，强化法制观念，认真学习《医疗事故处理条例》，增强学法、懂法、守法意识，提高法律水平，加大病区管理力度，提高服务能力。
4.2加强护士专业素质培养医院护理部及科室定期组织“三基”护理理论和技术操作、文件书写规范等学习培训，定期对不同层次护士进行考试考核，尤其对新上岗的年轻护士，本着观察到什么、做了什么、就记录什么的原则，不能凭空想象记录。
4.3加强医护之间沟通与交流医生与护士之间，护士与护士之间增进交流，认真执行床头接班和书面交接班，培养护士的责任和慎独精神，遇到问题不能靠主观猜测、臆断，发现医护记录不一致时，应予以核实纠正，避免在纠纷中举证责任倒置时产生自相矛盾［2］。
5强化质量意识，严格执行护理常规和各项规章制度
5.1根据《医疗事故处理条例》要求，规范执行签名制度，在所有的医嘱中均实行“谁执行谁签名，谁签名谁负责”。
5.2将护理质量控制的重点放在具体工作环节上，从护理记录的形成过程要求记录人员自检自查，自我完善。
5.3护士长及主管护师成立质控小组，严格把关，并对护理记录提出指导性意见，以减少护理缺陷的发生。
6小结
护理文件是一份完整病案资料的重要组成部分，是护理工作者证明自己无过错的重要举证依据。因此，护理文件在内容、格式、要求和管理上必须适应举证责任倒置的新形势。护理人员要提高安全防范意识，主动学习相关的法律知识，注意证据保全，杜绝差错事故的发生。
参考文献
［1］梁春萍，冼日凤，梁雁芳.应用平衡记分法进行护理文件质量管理［J］.护理管理研究，2009，23（5）：1191-1192.
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
条 党政分工的原则本
文件(党支部和行政)
由办公室归口管理
(二)收文的管理
条 公文的签收
1.所有文件(除
订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由
或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)和邮票撕毁函件应查明原因
2.对口应立即报告第五条 公文的编号保管
在签收和拆封时收发员(文书)需注意检查封口,对开口发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对
并登记差错文件的文号
1.收发员(文书)拆封和签收后应
2.本
附上“文件传阅单”作分类登记编号、保管外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员(文书)登记编号保管个人保存如职工工作需要借阅的可复印或借用 第六条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)分送和承办阅办为
2.应同各阅办
文件内容和性质阅签后由收发员(文书)
(或分管)阅批后分送承办
文件或急作应立刻呈送
应在当天阅签完 文件积压误事性质的函、电、单据等可由办公室直接分转后再分转
如涉及几个会办的文件
3.为加速文件运转收发员(文书)应在当天或天将文件送到和承办如关
系到两个应按批示次序依次传阅最迟超过两天(特殊情况例外)
第七条 文件的传阅与催办
1.传阅文件应共场所也遵守传阅范围和保密规定
人阅看
将有密级的文件带回家、宿舍和公
向外泄露内容 将文件转借对尚未传达的文件
2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)阅批文件
如有批示办理
“批示”、“拟办意见”办公室应责成事宜 超过两天阅后应签名以示和人员按文件所提要求和
3.阅文时抄录全文
任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密
4.文件阅完后应交收发员(文书)切忌横传
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办理将文件压放分散如需备查应归档周转
由
组织学习
文件或由办公
接到文件、函电应立即指定专人办保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应
6.室通知到阅文范围离、退休干部阅文
(三)发文的管理 第八条 发文的规定
1.律上报下发正式文件的权力分别自行向上、向下发送正式文件
团体、需要向上反映汇报
情况或向下安排布置
工作要求发文应
党支部和行政办公室各
团体和
一
2.各分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核
分工
归口以党×字、政×党支部、行政办公室同意发文方可按党、政机构设置与字发文团体文件由党支部批转
3.对涉及多个分管范围的文件须经班子决定后批准签发其余文件均由主要第九条 发文的范围：
批准签发
1.凡以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报均属发文范围
2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：(1)公布(2)转发(3)公布(4)公布(5)发布(6)规章制度； 文件或
文件精神制订的文件；
； 体制机构变动或干部任免重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 奖惩决定和通报； 重大；
3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：(1)对(2)同兄弟群工作等事宜
4.日常生产、技术、管理、党群工作中部署、传达自行通知指示等
应按
图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排制度办理经分管
批准后由各科室书面或口头机关呈报、请示报告、决定；
重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党不用发文
都不应发文不备查考可以科室名义用《工作简讯》发会5.各科室如会议所作的决定议纪要
(四)发文程序与要求
第十条 发文程序规定：
1.各科室需要发文应事先向党支部、行政办公室
2.党支部、行政办公室同意发文后主办科室应以
申请； 方针、政策和
法令
指
示或工作需要草拟文件初稿；
从本
角度
情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、3.草拟文稿文字简炼、标点符号、书写工整严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4.文稿拟就后拟搞人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿与拟稿人并签名、盖章、标定日期和密级；
党支部、行政的要求和
指示精神
文件规定对文稿
5.办公室应审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿重新拟稿；
6.经办公室审查修改后的文稿送分管
核稿(对文稿内容、质量)；
7.对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟搞
8.需经会签的文稿应在交付打印前送会签
会签；
重新整理写清楚；
9.文稿审核会签后按批准权限的规定分别呈送党政
10.经批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)
审定批准签发； 编号送打字室打印；
11.文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名；
12.文件打字后由办公室派专人按数印刷再由收发员(文书)分发并检查(五)文件的借阅和清退 第十一条 各对有密级的文件须分管第十二条 借阅文件应工作人员因工作需要借阅
文件需经本
任何人
将文件人签写便条情况
或办公室主任同意后方可借阅
借阅登记手续就地阅看按时归还带走或全文抄录不允许拆卷和在文件上勾划等
第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办应文件和要求限期清退的文件
文件丢失
收缴清退工作
（对事情
办妥的本
为月底一小清季末一中
报告 清、年终一总清)如查明原因和责任者并如实向
(六)文件的立卷与归档
第十五条 文件的归档范围：
1.凡下列文件(1)机关来文包括分别由办公室收发员(文书)
对
归档：
报告、申请的批复；
通知、、发(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、言和生产工作的计划统计、季度、报表等；
(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织总结、决议、发言、简报、会议记录等；(5)有保存价值的(6)参加(7)机关的同志来来信来访记录及
结果；
例会记录； 的代表大会所的报告、会议带回的文件、资料及本在会上汇报表言材料等；
本
向
汇
检查视察工作的报告、指示记录报的提纲和材料；(8)反映本(9)(10)
2.生产活动、先进人物事迹及
工作等的音、像摄制品；
日志和大事记； 向请示批复的文件及上报的科室各
团体日常工作中
材料 的活动资料由各
科室、团体立卷归档 第十六条 立卷要求
1.文件立卷应内容、名称、顺序分门别类地
整理归档
文件、材料的完
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全整性
3.要材料要
4.上平时立卷与年终立卷归档相立卷归档 的原则工作、会议的文件的文件材料要求在下7月份以前整理完
(七)文件的销毁 第十七条 多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应
清理造册并按规定办理申请销毁手续
第十八条 经审核同意销毁的文件应在办公室收发员(文书)和正副主任监督下销毁
分管的公司档案管理制度 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
一、文献回顾
近年来, 针对股价波动与经济政策关系的研究越来越多, 一些学者关注于股价波动与宏观经济政策关系的研究, 如姚尔强 (2002) 、张尧琪 (2003) 等主要研究了货币政策与股市波动的关系, 发现股票收益与货币政策有一定的相关关系;彭文平、肖继辉 (2002) 研究发现股市政策会造成股市较强的短期波动;陈宋生、王立彦 (2008) 采用事件研究法分析了公布股权分置改革和正式实施股权分置改革两个事件的市场反应, 结果表明, 投资者对股权分置改革存在着过度反应;方国斌、杨桂元 (2008) 研究发现股权分置改革前后上海股市收益率的动态特征确实发生了重要转变。
具体到农业政策与农业上市公司股价波动的研究, 主要有王樾 (2009) 以我国沪深交易所的农业类上市公司为对象, 运用Eviews统计软件实证研究了公司的盈利能力、偿债能力、资本结构、公司因素与其当期股价之间的关系, 从而探究股票的内在投资价值与其外在表现的一致程度。胡永宏 (2010) 分别运用描述性统计、非参数统计推断、事件研究法以及时间序列的干预分析等方法, 从不同角度研究了农业政策事件对农业上市公司股票价格波动的影响。孙志红、卢新生 (2011) 以农业上市公司为样本公司, 运用事件研究的方法, 分析了我国第9号、10号、11号三个“一号文件”以及十七届三中全会的惠农政策的发布对农业上市公司股票价格的影响。
以上关于农业政策与农业上市公司股价波动 (即收益率) 关系的研究, 样本主要是以证券市场农业板块角度加以选取。而对于农业政策的解读, 众多学者一致认为“农业政策的支持就是对农业产业的支持”, 本文着眼于农业产业化发展, 以农业龙头企业及证券市场农业板块上市公司作为样本进行相关关系的研究。
二、数据来源与样本选取
1. 数据来源。
本文股票价格日交易数据及股票实际流通量的统计来自同花顺行情交易软件, 公司财务数据来自于新浪网站股票财经数据, 相关数据经手工整理得出, 股票收益率采取向后复权计算方法得出。
2. 样本选取。
本文以三个标准进行样本选取:第一, 以《上市公司行业分类指引》为参考标准, 选取其中的A类, 即农、林、牧、渔业的上市公司;第二, 2012年11月国家证监会最新公布的《上市公司行业分类指引》中的A类上市公司, 即农、林、牧、渔及其服务业;第三, 根据2001年农业部、财政部等八部委研究制定的《农业产业化国家重点龙头企业认定和运行监测管理暂行办法》, 将在组织形式、经营产品、企业规模 (市场交易规模) 、企业效益、企业负债与信用、企业带动能力、企业产品竞争力等方面达到一定标准的企业认定为农业龙头企业。截至2012年年底, 农业部共公布了五批共计1 253家企业为农业产业化国家重点龙头企业, 考虑到农业产业化发展的需要, 本文将其中的上市公司纳入研究范围。
根据以上标准, 截至2012年12月31日在深沪主板A股市场上符合标准的共有76家农业上市公司。根据研究需要, 本文剔除了如下样本: (1) 2012年“一号文件”发布之前股票长期停牌的上市公司; (2) 已经被ST的上市公司; (3) 上市时间未超过两年的上市公司。剔除了这些样本之后, 最后所得样本数量共有55个, 其中深圳主板市场19家, 上海主板市场共36家。
由于文章篇幅所限, 本文选取这两个价格指数 (简称“上证行业龙头指数”和“深证行业龙头指数”) 反映农业上市公司股票价格水平, 采用加权综合价格指数公式计算, 以样本股的实际流通股数作为权数进行加权计算农业成分指数, 计算公式为:
其中, 市值=各成分股市价×实际流通股数。
同时, 选取上证综合指数和深证成分股指数反映沪深股市价格的整体水平, 作为市场组合股票价格。
三、研究方法
本文采用事件研究方法, 选取一定的时间窗口, 测算时间窗口内农业上市公司对政策事件的反应。以超额收益率和累积超额收益率作为衡量指标, 并进行统计检验分析农业“一号文件”政策的公布对农业上市公司股价收益影响的显著性程度。通过累积超额收益率来研究“一号文件”公布前后一段时期内农业上市公司的流通股股东能否获得超额收益率, 也就是分析农业上市公司股票是否存在超额收益, 事件研究方法通常包括以下几个步骤:
1. 定义事件以及事件窗和估计窗。
确定所研究的事件以及事件引起股票价格变化的时间区段 (即事件窗) , 估计窗是事件窗前的一段时期, 用于在事件未发生情形下对股票价格的估计。本文以2008年、2009年、2010年、2012年4个中央“一号文件”的发布作为分析期内重大的农业政策事件, 研究这些事件对农业上市公司股票收益的影响。
事件一:2008年1月30日, 《中共中央国务院关于切实加强农业基础建设进一步促进农业发展农民增收的若干意见》发布, 提出加快构建强化农业基础的长效机制、切实保障主要农产品基本供给、突出抓好农业基础设施建设、着力强化农业科技和服务体系基本支撑;逐步提高农村基本公共服务水平等措施, 加强和改善党对“三农”工作的领导。
事件二:2009年2月1日, 《中共中央国务院关于2009年促进农业稳定发展农民持续增收的若干意见》发布。围绕稳粮、增收、强基础、重民生, 进一步强化惠农政策, 增强科技支撑, 加大投入力度, 优化产业结构, 推进改革创新, 千方百计保证国家粮食安全和主要农产品有效供给, 千方百计促进农民收入持续增长, 为经济社会又好又快发展继续提供有力保障。
事件三:2010年1月31日发布《中共中央国务院关于加大统筹城乡发展力度进一步夯实农业农村发展基础的若干意见》, 在保持政策连续性、稳定性的基础上, 进一步完善、强化近年来“三农”工作的好政策, 提出了一系列新的重大原则和措施。
事件四:2012年2月1日发布的《关于加快推进农业科技创新持续增强农产品供给保障能力的若干意见》, 是新世纪以来指导“三农”工作的第9个中央一号文件。一号文件突出强调部署农业科技创新, 把推进农业科技创新作为“三农”工作的重点。
2. 估计窗口的选择。
估计窗口是选取用以计算正常收益率的一个时间。本文选取的估计窗口为150天, 即“一号文件”发布前的170个交易日到发布前的20个交易日。
3. 计算股票的超额收益与累积超额收益率carit。
超额收益是事件影响期间内的实际收益与正常收益之差, 即:arit=rit-nrit。
其中, rit和nrit分别为第i种股票在t时期的实际收益和正常收益。由股票在事件期的超额收益率可以进一步计算其累积超额收益率carit。
其中, [t1, t2]为事件影响期。正常收益是指假设不发生该事件条件下股票的预期收益。通常利用统计模型计算事件影响期间内股票的正常收益, 这里需要假定股票收益服从多元正态分布, 并且在时间域上独立同分布。可以采用模型:
其中, rmt为市场组合在t时期的收益, εit为干扰项, 其均值为0, 方差为σεi2, αi、βi与σεi2为市场模型的参数。
市场模型假定股票收益与市场收益之间存在稳定的线性关系, 模型参数可以根据估计窗的数据由最小二乘法估计得到, 进而得到事件影响期间内股票的正常收益为:
4. 检验股票超额收益率的显著性。检验的统计量为:
四、“一号文件”对农业上市公司股价影响的实证分析
1. 上证农业龙头指数的实证分析。
“一号文件”中提到的问题是中央全年需要重点解决也是当前国家亟须解决的问题。2004~2012年我国连续九年发布以“三农”为主题的中央“一号文件”, 强调了“三农”问题在中国的社会主义现代化时期“重中之重”的地位。
本文按照2008年、2009年、2010年、2012年四个“一号文件”公布的不同时间点分别对上证农业龙头指数与深证农业龙头指数进行分析, 检验文件公布前后的股价收益波动, 验证“一号文件”的公布是否带来了投资者的价值溢价。令文件公布日为第0日 (如果该日为非交易日, 则以其随后的第一个交易日为0日) , 定义参数估计窗口为[-170, -21], 定义事件窗口为[-20, 20], 采用Eviews6.0软件进行计量检验分析。
根据[-20, 20]时间窗口计算的上证农业龙头指数
左栏表1列出了上证农业龙头指数事件一、事件二、事件三和事件四的超额收益率与累积超额收益率, 并进行了对比分析。
表中数据显示, 从累积超额收益的均值和T检验来看, 事件一、事件二、事件三都表明“一号文件”公布后上证农业龙头指数显著大于0, 说明农业上市公司的流通股股东在事件窗口时间内显著地获得股价收益。事件窗口内各交易日获得收益情况如表2所示。
根据统计表, 事件一事件窗期间, 获得正值超额收益的交易日所占比例最高为73.17%, 而随着时间的推移, 获得正值超额收益的交易日所占比例有下降趋势, 对于事件四 (2012年) 获得正值超额收益的交易日所占比例虽然有所上升, 但是从累积超额收益率来看, 数值在四个事件中为最小且为负数, 说明事件四事件窗期间各交易日的超额收益的正向增加幅度合计小于负向变化幅度合计。
各事件引起的上证农业龙头指数累积超额收益变化如图1所示:
2. 深证农业龙头指数的实证分析。
表3列出了深证农业龙头指数事件一、事件二、事件三和事件四的超额收益率与累积超额收益率。
表中数据显示, 从累积超额收益的均值和T检验来看, 深圳主板市场上, 四个事件都表明农业上市公司的流通股股东在事件窗口时间内显著地获得股价收益。事件窗口内各交易日获得收益情况如表4所示。
从交易日所占比例值发现, 在深圳主板市场上, 政策事件对于农业上市公司超额收益的交易日所占比例的影响变化不明显。而且从累积超额收益率来看, 四个事件全部使得股票指数获得正向收益, 但是变化幅度平稳。各事件引起的深证农业龙头指数累计超额收益变化如图2所示。
根据[-20, 20]时间窗口计算的深证农业龙头指数
五、主要结论
本文以深沪两个证券市场农业类上市公司为样本, 运用事件研究法分析了我国2008~2012年间公布的“一号文件”对农业上市公司股票价格 (收益) 的影响, 得出以下结论:
第一, 深沪主板市场涉农上市公司对中央“一号文件”的惠农政策反应热烈, 股票收益的波动性显著。
第二, 深沪主板市场涉农上市公司对我国“一号文件”的反应存在明显差异, 在上海主板市场上, 累积超额收益各交易日的变化幅度相对较大, 而且对于同一交易日, 四个事件的反应呈逐年递减的趋势, 事件四 (2012年) 的累积超额收益降为负值。深圳主板市场上, 累积超额收益各交易日变化不明显, 每年的累积超额收益均为正值。
第三, 通过对两个主板市场的比较研究, 上海主板市场对于政策事件的反应强于深圳主板市场的反应, 两市场在事件四中累积超额收益率均为最低值。
在第四个事件期即2012年“一号文件”公布后, 两市为什么出现的反应为最低点, 没有出现预期的市场反应, 其原因有待进一步探究。
摘要：本文从政策效应角度出发, 运用事件研究方法, 以农业上市公司为样本数据, 分析我国20082012年中央“一号文件”的公布对农业上市公司股价收益的影响。研究结果表明:中央“一号文件”对证券市场具有很好的政策效应, 反映在农业上市公司股价明显上升, 说明国家在农业方面给予的政策扶持是有效的;政策效应能在短期内从实体经济传递到相应行业的证券市场。
关键词：农业政策效应,农业上市公司,股价收益
参考文献
[1].封建强, 王福新.中国股市收益率分布函数研究.中国管理科学, 2003;2
[2].姚尔强.股价波动的理论研究与实证分析.北京:经济科学出版社, 2002
[3].孙志红, 卢新生.农业政策对农业上市公司股票价格的影响研究.经济研究, 2011;5
[4].胡永宏.农业政策对农业上市公司股票价格波动的影响研究.统计与信息论坛, 2010;12
关键词：电子文件；证据效力；管理
中图分类号：C94文献标识码：E文章编号：1006－0510(2008)12049－02
一、困难之一：电子文件应归属于何种证据形式?
电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、图画等所表达的思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹。视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。
对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是准涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。
电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：书证说，视听资料说，独立证据说，传统证据的演变说。
法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了电子文件自身的复杂性与多样性。尽管如此，电子文件并不因此就丧失了自身的证据资格，学界的争议并不能阻碍司法实践的进程，因此机构对电子文件的管理切不可掉以轻心。文件、档案工作者应当突破传统的文件种类，将电子公文、电子合同、电子邮件、网页等机构在业务活动中生成的重要电子记录统统纳入到电子文件管理的视野中，它们均有可能在诉讼法庭上占据一席之地。我们期盼着法律界人士给电子文件的证据形式一个明确的说法，使有关机构可以根据不同种类证据的诉讼要求对电子文件加以妥善的保管。
二、困难之二：根据原件、原物优先规则，电子文件还有“原件”吗?
我国对证据的证据能力规定了原件、原物优先规则，即对于实物证据(即以实物形态为其表现形式的证据)，应当优先提交原件、原物。我国《民事诉讼法》第68条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”与此相类似，在英、美法系国家，对证据的可采性制定了最佳证据规则，规定文字、录音或照片等的原始材料作为证据有优先权。
传统的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它强调文件载体的原始性。这是因为传统载体形式的文件信息内容固着于载体上，载体的原始性确保了其信息内容的真实性，提交原件作证具有较高的可信度。然而电子文件的信息内容与载体的关系并不十分紧密，电子文件的信息内容可以存贮于计算机的cpu、内部存储器、外部存储器等多种存贮介质上，而且原始信息是二进制编码，无法直接被人识读，只有通过计算机屏幕或是打印机等方式输出才能被人识读，而这种电子文件的输出形式显然不是传统的“原件”。因此，按照传统的原件概念理解，电子文件在作证时不可能提交“原件”。将构成其证据能力的障碍之一。
各国都在努力探索电子文件在原件问题上的解决之道，从国际上和国外有关法律法规看，典型的做法有以下3种：对“原件”的扩大解释，功能等同法，置换“原件”法。
“原件”不仅是法学中一个重要的概念，也是档案学界经常提到的一个词。我们常说，档案区别于图书、情报资料的独有特性是原始记录性，很多档案往往只有一份，因此档案注重原本、原稿和孤本。然而在电子时代，电子文件突破了传统的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、档案工作者保管“档案孤本”的自豪感不复存在，要立足于电子时代，体现自身的价值，应如何拓展职业职能呢?
当然，作为电子时代记忆的保管者，不可推卸的责任之一仍是确保“记忆”的原始性。从上述各国立法对“原件”的要求看，一般只要满足电子文件信息内容的完整性和可读性即可，加拿大提出的“电子记录系统的完整性”，也是为了确保“信息内容的完整性”。这为我国立法提供了很好的借鉴，法律上“原件”的要求必将为我们鉴定电子文件提供一个标准。此外，突破传统“原件”概念和借鉴加拿大的做法，对于那些具有短期保存价值的纸质档案的数字化图像，只要它能够准确地反映纸质档案内容，至少在诉讼时效期满(一般两年)后，完全可以将档案原件销毁，这样既可以减轻文件、档案工作者“双套制”保管的负担，节约库房空间，又可以大大促进档案的开发利用。这一点迫切需要得到我国立法的队可。
三、困难之三：根据非法证据排除规则，哪些情况下的电子文件是非法的?
非法证据排除规则即指不具有合法性的证据不得作为定案根据，主要是规范证据收集主体的行为和程序：《行政诉讼法》第三十三条规定，被告不得自行向原告和证人收集证据。《刑事诉讼法》第四十三条规定，严禁刑讯逼供和以威胁、引诱、欺骗以及其他非法的方法收集证据。
因电子文件的无形性、系统依赖性和信息共享性，使其在证据的收集上比传统的证据形式复杂得多，有学者认为，电子证据有以下4种情形应予以排除：一是通过窃录方式获得的，不予采纳；二是通过非法搜查、扣押方式获得的，情节严重的不予采纳；三是通过非核证程序得来的，在电子商务纠纷案件中不予采纳：四是通过非法软件得来的，在民事诉讼中一般不予采纳。可以看出，第一、二种情况，与传统证据形式的“非法排除”情况相同，后两种则是针对电子文件特定的生成方式而提出的，归根到底是由于后两种情况生成的电子证据不可靠。
传统的证据排除规则与文件、档案工作者的关系不大，然而电子文件是否合法，很大程度上取决于其生成方式，这与我们的职责密切相关。如果上述学者的观点将来被立法采纳，那么为防止电子文件在作证时被“非法排除”，电子文件的生成系统、管理系统均应符合一定的软件测评标准，取得软件评审合格证书，以确保是核证程序得来的电子文件。我国已出台了《档案管理软件测评标准》，却未出台《OA软件测评标准》和《电子文件管理系统软件测评标准》，这将不利于对电子文件作证时的合法性审查；系统还应达到一定的安全级别，采取各种安全防范措施。防止系统被非法入侵和电子文件被恶意修改。此外，从维护电子文件形成机构的利益出发，应制定电子文件的分级别利用制度。对不同秘密级别的电子文件设置不同的利用权限，以防公、检、法机关在收集电子证据时泄露了本单位的机密信息。
四、困难之四：电子文件的真实性应如何审查?
证据的真实性是决定其证明力大小的关键因素。纸质文件往往通过鉴定纸张上的字体、字迹、印章等判断其真伪，并有一
套专门的物证技术。这套物证技术在电子文件面前只有望“比特”兴叹了。如何审查电子文件的真实性呢?
从国际上对电子文件证明力评估因素的法律规定看，往往将电子文件的真实性分解为完整性要求和可靠性要求。
1、电子文件的完整性。包括两层含义：电子文件信息内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。
2、电子文件的可靠性。主要包括：电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性、识别电子文件发端人办法的可靠性等。
电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性，主要审查电子文件是否是在正常的活动中按常规程序自动生成，或者是否在严格的控制下按照操作规程、采用可靠的操作方法进行的人工录入；传递、接收电子文件时所用的技术手段或方法是否科学、可靠，电子文件在传递的过程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截获；存贮电子文件的方法是否科学、存贮介质是否可靠，存贮电子文件的第三方是否公正、独立。所存贮的电子文件是否未被非法接触；收集电子文件作证的过程是否遵守了法律的有关规定等。
值得注意的是这里的真实性与档案学所讲的真实性概念不完全相同。前者是“法律真实”，即法官对电子证据是否符合案件事实的内心确信；后者是指“真实的历史记录”，即反映档案(包括电子文件)真实的形成过程和形成者的意图。正因为如此，以档案作为证据，可以增强法官的内心确信，使“法律真实”更加靠近客观事实，这也是法学追求的目标：在我国对证据的证明力规定了“效力优先”规则，其中有关于历史档案等的证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证高的规定；这反映了我国司法界对历史档案具有较高的可信度；档案作证时的优势地位与我国档案部门的权威性和可靠的档案管理办法是分不开的。然而对电子文件的归档管理，我国还处于摸索阶段，档案部门要保持自身在电子时代权威性的地位，就必须加紧对电子文件管理的研究，通过出台一系列标准、制度来加强对电子文件的归档管理。
怎样确保电子文件的完整性、司靠性和可读性。以满足司法对电子文件真实性的审查，提高电子文件的证明力是电子文件管理中的重要课题。其中一个重要的措施是元数据管理，因为它已被法学界认可，是构成电子文件证据的一个重要组成部分。所谓元数据就是描述电子文件内容、结构、背景信息及对其管理的数据。如通过捕获结构元数据，可以了解电子文件的数据结构、软硬件环境等技术信息，以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据，可以了解形成电子文件的业务活动信息，以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据，可以了解电子文件从生成、传递、存贮整个过程的管理状态，以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。
【公司质量管理文件】推荐阅读：
公司质量体系文件11-24
公司文件管理规定09-24
公司质量管理工作06-14
地产公司质量管理制度11-19
公司质量奖惩管理制度11-10
公司质量文化建设11-04
公司质量月标语12-13
物流公司质量管理制度12-09
事业部各公司质量管理09-29
公司质量月活动方案10-04
