民办高校学籍档案管理中存在的问题及对策

学籍档案是在校学生活动中产生的,记载和反映个人履历、德能勤绩、学习实训和工作表现的文字、表格及其他各种形式的具有保存价值的历史真实记录。具体包含高考成绩、录取审批、入学注册、在校成绩、考勤、升留复转、实习报告、在校阶段表现和奖惩情况等。学籍档案管理是高等学校档案管理的必要手段和重要环节,是依据教育有关法规,结合学校实际制定的实施细则和规章制度,对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它是规范学籍管理、掌握学籍情况、培养合格人才的重要依据,是高校教学档案的重要组成部分,是改进学籍管理工作、提高管理水平的信息资源。它对于学校的管理来说至关重要。所以,要做好学籍档案工作,必须对高校学籍档案进行科学合理、规范的管理。

从学籍档案形成规律来看主要包含档案的收集、整理、保管、统计、利用及转递等几个阶段。但因为高校学籍档案涉及内容丰富、采集时间跨度长、种类较多,在档案形成与保存的多环节中常出现收集不完整,甚至丢失等问题。因此,提高学籍档案管理水平,就必须对学籍档案进行深入分析、仔细研究、认真探讨和有效地利用学籍档案,解决学籍档案管理中存在的问题。

一、民办高校学籍档案管理过程中存在的问题

(一)领导重视程度不够,管理分散。学籍档案作用的发挥具有滞后性、潜在性,但对学籍档案的管理的投入与建设成效却不能同步显现,容易导致领导忽略学籍档案的重要性,势必会造成学籍档案工作被领导忽视。久而久之表现为档案办公设备老旧更新不及时、信息化建设程度落后、场馆面积、经费和专职管理人员配备均不能满足工作需要。

(二)制度不健全,归档范围不统一,收集不完整。学籍档案管理中保存的多为单独一份的原始档案,随着学籍档案转出,学校仅留存学生的录取审批、在校成绩、家庭状况等档案材料,其他动态信息随档案转出而缺失,这种制度上的不完善导致学籍档案的不完整。加之,由于缺乏统一管理,学籍档案管理分散在各院系,部分兼职档案管理单位工作不规范,归档范围不清楚,收集重点不明确,导致学籍档案形成、收集、归档各个环节衔接不及时,致使学籍档案收集不完整。

(三)档案意识淡漠,信息化水平落后。当前民办高校学生中广泛存在对档案不了解、不关心、不重视甚至存在“档案无用论”心态。具体表现为:有的毕业多年,档案还在学校;有的将档案放在家里,有的不知档案丢在哪里,还有些误以为学校免费保存二年,就无须再到人才交流机构托管,因此出现毕业后人档分离、无人问津的弃档现象。久而久之,这些档案有增无减,渐渐地成为“死档”,种种弃档行为恰恰又给学校带来了很大的负担,库房压力增大,更无暇顾及档案信息化建设。致使学籍档案管理工作仍然停留在纸质档案管理层面。

二、民办高校学籍档案管理对策

(一)加强领导,统一思想。加强学籍档案建设,领导重视是关键。将学籍档案管理工作列入校领导的重要议事日程,要求“四同步”即把各类活动与学籍档案工作同布置,同落实,同检查,同考核,做到“三纳入”:即把学籍档案工作列入各级领导班子抓好管理工作的重要内容,列入全年工作目标,列入各级领导岗位目标责任制考核。为加强对学籍管理的组织领导,从而使整个学籍档案管理工作做到了有组织方案、有规划措施,统一思想,形成齐抓共管的良好格局。

(二)完善制度建设,规范归档范围。建立并推行学籍档案年报制度和档案奖惩制度,定期督促各相关部门收集、归档学生在校期间的成绩、纪律考勤、升留复转、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况,确保学籍档案收集的完整性。同时要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度,用制度去规范管理工作,使学籍档案管理工作逐步走向规范化。

(三)普及档案知识,提升学生档案意识。学籍档案管理者要全力改变过去“默默无闻”的被动工作状态,增强档案法律法规的宣传。提升各业务部门及大学生对学籍档案工作的认知度和重视程度,从新生入学到在校期间及毕业前夕,通过网络、微信、广播、宣传手册等途径来普及档案知识,使业务部门和学生本着对学生、对自己负责的态度,积极主动、动态的提供各类学籍档案,变被动为主动。

(四)加快学籍档案信息化的建设步伐。学籍档案数字化管理是顺应社会信息化发展的必然产物,也是全面提升档案管理工作为社会服务的必要手段。传统纸质档案的主导地位将渐渐被数字化、电子化学籍档案所代替。现阶段学籍档案管理应尽快实施纸质学籍档案与电子学籍档案同步抓,利用信息技术建立完整、高效学籍管理系统。

综上所述,学籍档案管理工作是一项系统、庞杂、细致且重要的工作,我们应该不断完善学生学籍档案管理制度,加快学籍档案管理的信息化建设步伐,切实提高学籍档案管理工作水平,为学校档案工作作贡献。

摘要：学籍档案管理工作是一项系统、庞杂、细致且重要的工作,随着社会信息化建设程度的推进,民办高校原有的学籍管理模式已不能适应发展的要求。对当前民办高校学籍档案管理进行分析和研究,针对其中存在的问题提出相关建议和对策。

关键词：民办高校,学籍档案,管理

参考文献

[1] 李尔东.高校学籍档案管理存在的问题及解决办法探析[J].延安职业技术学院学报,2012(4).

[2] 谭春霞.高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].信息化建设,2015(9).

[3] 高敏杰.加强高校学籍档案管理的途径[J].中国科技纵横,2001(12).