新时期事业单位档案的数字化管理探讨

一、新时期事业单位档案数字化管理所具备的条件

(一) 数字技术体系规模不断扩大。20世纪90年代后期, 我国互联网运用和体系规模不断扩大, 这也促进了计算机的大规模使用。进入新世纪后, 几乎所有的企事业单位在办公方面都实现了无纸化办公、电算化事务处理。与此同时, 信息产业也开始高速发展, 数字产业规模持续扩大, 数字技术升级转型步伐也不断加快, 通信技术、电子信息技术更新换代所需的周期更短, 这也为事业单位档案数字化管理提供了良好的条件。

(二) 人才资源充分。IT产业的兴起, 网络技术的更新、开发与升级, 也促进了高校信息教育、档案专业教学的发展进步, 档案管理人才队伍规模也逐步发展壮大。许多档案管理专业人才不仅能熟练掌握档案整理、检索等技术, 还拥有丰富的计算机网络知识和档案管理数字化操作能力。一些企事业单位也加大了在职档案管理人员的培训与继续教育的力度, 多次开展了计算机网络技术培训, 充分满足了单位档案数字化管理需求。

二、事业单位档案管理数字化的作用及其必要性

(一) 事业单位档案数字化管理的作用。事业单位指出于社会公益目的、由国家机关或其他组织所设立的社会服务组织。我国事业单位的档案管理工作主要以文书档案管理、基建档案管理、人事档案管理为主, 档案是事业单位发展决策的重要参考依据, 档案管理水平则是衡量事业单位管理水平的一个重要方面。如今, 随着政府行政管理体制改革的不断深入, 事业单位在社会服务中形成的档案也越来越多。档案数字化管理指以数字技术为依托, 对档案信息资源进行数字化加工、存储和管理的过程。档案数字化管理的重点是档案信息管理数字化、档案资源管理虚拟化、档案管理智能化、档案利用方便化。在事业单位档案数量不断增多的情况下, 档案数字化管理可以提高档案利用率, 提高事业单位办公效率和经济效益。具体来说, 档案数字化管理的优势有:1.增强档案信息、档案资源的通用性、安全性和标准化程度。2.使事业单位在档案管理上改变粗放的管理模式, 节约档案占地空间和保管费用。3.数字信息具有超时空流动性, 数字化档案管理, 消除了档案信息的使用界限, 提高了档案加工和使用效率, 档案的利用价值也得到了充分体现。

(二) 事业单位档案管理数字化的必要性。随着信息技术的进步, 人类迎来了信息时代。事业单位在档案管理上, 也要顺应时代发展潮流, 走数字化发展之路。档案数字化管理具有存储量大、检索方便、成本低、可靠性强等优点。借助档案数字化管理, 事业单位可以解决档案信息数量冗多、成本高、保管方法落后、档案利用率低等问题。总之, 档案管理数字化可以减少事业单位在档案管理上所花费的精力、物力和财力。事业单位也可以把应该用到档案管理方面的资源用到重点、难点工作上, 为社会主义政治经济和文化发展做出更大的贡献。

三、事业单位档案数字化管理建议

(一) 树立数字化管理意识。早在2002年, 党中央就提出了“加强事业单位数字化管理”的建议, 其宗旨是利用数字化建设提高事业单位管理水平。在党中央的引领下, 事业单位要加快发展步伐, 树立全新的档案管理理念, 用数字化技术进行档案管理。

(二) 健全档案数字化管理机制。事业单位的档案管理工作具有一定的复杂性和特殊性。如果缺少了科学的管理机制, 事业单位档案数字化管理目标很难实现。因此, 立足于《中华人民共和国档案法》, 事业单位要根据自身特点, 尽快建立符合单位实际需求的档案管理机制, 明确单位档案数字化管理细则、方法, 建立健全档案保密机制、档案数字化管理机制、档案使用机制和档案安全制度, 通过严格管理提高档案利用、保管和监督工作的规范性。在事业单位数字化管理机制中, 档案管理体系建设是重点, 在这一过程中, 事业单位要做好档案硬件设备采购、管理体系建设工作, 要求档案部门细化档案数字化管理工作, 从操作系统管理、系统维护管理、保密管理、种类管理等方面, 提高内部档案管理效率。在此基础上, 事业单位还要及时根据管理成果、管理需要有针对性地完善档案管理制度, 及时弥补档案管理制度存在的缺陷, 并严格落实档案数字化管理制度、岗位责任制、考核制度、激励机制和监督机制, 以促使单位档案管理工作朝着数字化方向不断发展。

(三) 提高档案数字化管理安全系数。数字技术是一把双刃剑, 它给档案管理带来了新的发展机遇, 也带来了新的挑战。在档案数字化管理方面, 档案信息的安全性时刻都有可能受到自然环境、技术、管理等因素的影响。

(四) 提高档案管理队伍的整体素质。在新形势下, 事业单位在利用数字化管理改变档案管理模式的同时, 还要加强档案管理队伍建设, 将更多高素质、管理经验丰富的人选拔到档案管理队伍中来, 同时完善档案管理队伍薪酬机制、激励机制、奖惩机制, 用制度留人。提高档案管理队伍的数字化管理能力, 是事业单位档案数字化建设的关键。因此, 事业单位档案部门还要不断加大管理人员继续教育和培训力度, 针对档案管理队伍开展计算机技术培训、思想政治教育和职业素养教育, 提高档案管理人员的思想品质、工作能力和责任意识, 为档案数字化管理打好坚实的基础。

摘要：事业单位是国家机构的重要组成部分, 档案管理则是事业单位日常管理工作的重点。随着数字技术的不断发展, 信息技术、通信技术也被广泛应用到事业单位档案管理中来。文章首先分析了我国事业单位档案数字化管理具备的条件, 然后阐述了事业单位档案数字化管理的作用, 最后就如何提高事业单位档案数字化管理水平提出了几点建议, 希望能为事业单位档案管理提供有益的参考理论。

关键词：事业单位,档案,数字化,管理

参考文献

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