新时期基建工程档案管理工作方法思路探究

引言:基建工程, 顾名思义指的是基础设施建设工程, 他包含了建筑主体的建设以及附属基础设施的建设等。由于基建工程是由建设方、施工方、监理方、设计方和勘察方五方主体共同参与建设, 这就导致了基建工程档案的复杂性和庞大性。而在新时代的背景下我们要学会运用新型的档案管理模式去进行管理。

一、基建工程档案管理的重要性

国家规定, 从基建工程的立项审批、设计文件的出图、后期施工以及竣工验收中所产出的文件都必须按照规范要求进行装订分类[1]。那么如何做好基建工程的档案管理就显得尤为重要了。当一批施工材料进场的时候, 我们需要查看这些材料是否具有国家规范所规定的合格证, 并将这些证书进行归档方便后期的查阅;当一支施工队伍进场的时候我们需要按照规定检查他们是否有上岗证, 是否有购买保险等凭证, 我们也需要将这些资料归纳整理;在项目开工时我们需要用这些资料去进行开工申请, 在项目竣工的时候我们也需要用这些资料去进行竣工验收。所以说档案是基建工程的重要资产, 是我们施工的依据也是我们遵纪守法的证明。通常, 一个基建项目周期一般较长, 特别是房建项目, 往往一个项目都需要为期三至五年之久, 那么在这个时间段内会产生大量的资料, 如何正确妥善地管理这些资料成为了每个建设主体部门都应该思考的问题。

二、新时期背景下传统档案管理的弊端

随着时代的高速发展, 传统的基建工程档案管理方法的弊端已经越来越突出, 传统基建工程档案普遍存在完整性不高, 真实度不准确的问题。导致这类问题最主要的原因就是因为企业缺乏具有新时代领先思维的档案管理人才。以前在施工过程中, 往往很难明确哪些地方需要档案记录, 哪些地方需要提供确切的资料。由于管理人员的不专业, 常常会导致档案文件的摆放混乱, 甚至是重要文件丢失的现象。更是由于企业对于档案管理的不重视, 很多并不具备专业的档案管理知识的员工也会参与到档案管理中, 为了避免麻烦的出现他们往往会进行档案的部分伪造, 例如很多施工方的审批文件需要监理方的总监进行审核签字, 但是由于总监不在现场或者是去监理公司的路途遥远, 于是他们就自己伪造总监的字迹进行签字确认, 这就导致了档案的不真实性, 对基建工程的管理和施工均会造成严重影响。

三、提升档案管理人员的技能

新时期是互联网的天下, 为了能够将复杂、庞大且周期较长的基建工程档案更好的进行管理, 我们要提升档案管理人员的技能, 要学会将传统的档案管理技巧过渡到信息化档案管理中来。

那么什么是信息化档案管理技巧呢。顾名思义, 信息化档案管理就是将我们施工中所记录的所有文件都录入到系统中去, 通过大数据的方式进行一个归纳和整理, 并且能够实现资源的共享, 供施工、建设、监理、设计以及勘察五方主体同时进行查阅。一来使档案的管理变得更加规范和细致, 二来也将档案的存取和查阅变得更加方便, 更不会因为时间的流逝而有字迹模糊、页面缺失等问题的产生。要想做好数字化管理工作, 我们需要从硬件设施方面进行准备。如今社会进入了高速发展的阶段, 我们也应该在基建工程的项目上配备齐全的计算机、打印机以及扫描仪等设备。在处理系统方面, 我们可以选择业内口碑良好的大数据公司进行合作, 例如阿里巴巴的阿里云大数据就非常值得信赖, 在全国大数据用户覆盖量中排名第二。其次, 在配备完硬件设置之后我们还需要的就是教导我们的档案管理人员一些信息化的操作技巧, 例如如何进行图片的编辑, 如何进行系统文件的备份以及其他相关的信息技术。

笔者作为档案管理人员印象最深的就是图片的编辑技术和电脑的自动分类。以前在项目上管理资料的时候, 五方主体的资料都是用的同一种白纸, 这样有时放在一起就会非常难以辨认, 常常会出现资料装订错误的情况。自从国家开始推进信息化工程管理技术之后, 我们的档案都是直接备份在电脑里面的, 可以从“我的电脑”中分别新建几个文件夹进行分开保存, 不光如此, 图片编辑技术还能够将各方主题的资料区分开来:在每页纸的上方都会有对应公司的LOGO, 而且页面上的内容也统一为电脑所打印的字体, 让人一目了然。以前每次领导下来检查需要查阅资料的时候笔者都是需要提前几天熟悉资料的位置才能够迅速拿出, 而现在用了信息化档案管理之后, 只需要提前几分钟在文件夹里搜索对应的科目, 就能够把相应的文件找寻出来了, 可谓是大大提升了笔者的工作效率。

四、提升档案管理人员的素质

当然, 仅仅是学习信息化的管理技术是不够的, 我们还需要提升档案管理人员的素质, 因为机器再先进也毕竟是人为操作的。一个合格的档案管理人员需要具备的是一个良好的思想道德修养、一个良好的身体状态和一个积极向上的工作态度及熟练的专业知识。首先, 笔者认为在进行招募的时候就应该提升档案管理的门槛并且配备与之对应的薪资。以前很多人会觉得档案管理是一个没有技术含量的工作, 故在招募工作人员的时候也没有过多的要求。但是现在随着信息化档案管理方法的普及, 档案管理成为了一个技术含量相对而言更高的工作[2]。不仅如此, 信息化档案管理人员除了要具备相应的信息化知识以外, 还要拥有一个良好的学习能力、协调能力和自制力才行。良好的学习能力主要是用于适应这日新月异发展的社会, 优秀的协调能力则是用于各主体与主体之间档案方面的对接和交流, 而出色的自制力则是用于档案管理人员对于自身的约束, 毕竟能力越大责任越大。综上而言, 一个优秀的档案管理人员必须具备这三方面的素质, 缺一不可。

五、信息化档案管理的局限性

信息化档案管理并非十全十美, 还是具有一定的局限性。这个局限性主要体现在安全隐患问题上。虽说我们利用了互联网以及大数据将档案的归纳和管理变得更加方便快捷, 但是我们也将我们档案的“大门”显现在了互联网之中。开放的网络环境有可能会导致一些不法分子利用黑客进行攻击, 毕竟我们不是专业的计算机人士, 对于这种攻击往往无能为力。同时在日常生活中, P图软件的盛行也有可能会导致图文被篡改的风险, 所以我们对于别人发来的图文真实性也无法准确的判断。所以说从事信息化档案管理的工作人员一定要对它的局限性有所了解, 在日常的工作过程中引起重视。

六、结束语

在新时代的背景下, 基建工程档案管理这份工作的专业度和重视度都有所提升, 未来更好、更强的信息化管理方法的出现是必然的, 我们要顺应科学的发展, 提升自己的知识和素质, 随着社会一起共同成长!

摘要：在新时代的发展下, 基建工程的档案管理方法也由传统的人工整理进化到如今的信息化管理, 本文将从基建工程的重要性、信息化管理的介绍和局限性以及管理人员素质提升等几个方面来进行探究。

关键词：基建工程,信息化,资料,复杂性

参考文献

[1] 董辉.创新档案管理工作思路的探究[J].中国电子商务, 2012 (9) :113-114.

[2] 沈文萍.基建工程档案管理的思路和方法研究[J].科技资讯, 2011 (26) :150-151.