加强新形势下测绘档案管理工作之思考

测绘档案是国家重要的基础地理信息资源,是专业性很强的档案资料,为我国各行各业和社会、经济的发展提供有效的信息服务,具有较好的参考依据和法律依据。随着国家对城市化进程的不断推进,城市规划、道路建设、管线埋设等各项工作的力度日益加大,带动了测绘工作的频繁开展,形成了大量测绘档案,也使得测绘档案管理工作因此出现了一些新情况、新问题,特别是在当前信息技术和地理信息产业快速发展的新形势下,对测绘档案管理工作提出了更高的要求,所以需要针对当前新形势下测绘档案管理的新特点,做好测绘档案管理工作,更好地将测绘档案的重要作用发挥出来,确保其在当前经济发展过程中提供地理信息保障作用。

一、测绘档案管理工作面临的主要问题

(一)测绘档案类别增多。测绘工作涉及大地测量、摄影测量与遥感、工程测量、土地规划等20余个专业,随着科学技术的快速发展,国家大力倡导数字城市建设,除了传统的测绘方法,更增添了无人机、三维激光扫描仪等新科技、新方法的应用,相应形成的档案类别也大大增多,传统的纸介质的地形图和一些文本文献资料已被数字化测绘产品所取代。

(二)测绘档案收集困难。测绘项目工作通常周期不确定,从设计到验收,短的几周,长则几年,且项目布点多、线长、面广,项目档案的收集难度非常大,极容易发生遗失情况。

(三)测绘档案调用频繁。由于测绘工作开展的经常性,一些项目之间往往有相互关联性,需要查阅以往的测绘资料做参考,这使得测绘档案调用频繁。在调用时往往需要进库房查询实物,不仅效率低、原件易损,同时频繁进出库房,容易破坏整个库房的存储环境,降低原件的存储寿命。

(四)测绘档案管理复杂化。近年来地理信息产品开始广泛应用,通过对地理信息产品进行深加工或是与其他信息产品进行组合后,各类综合产品和信息开始形成,地理信息产品的开发利用价值和经济效益逐渐体现出来。这就导致部分测绘档案管理人员由于自身价值取向存在偏差,在利益诱惑下,往往利用测绘档案来谋取私利,导致科研信息被泄密,或是部分科研成果据为己有,使测绘档案管理工作更加复杂化。

上述测绘档案管理的问题和情况,迫切需要我们结合实际,采取有效措施,加以扭转和改变。如此,才能为各级领导和决策部门及社会提供快速、准确、全方位的测绘档案信息服务。

二、加强测绘档案管理工作的对策

(一)增强社会对测绘档案的认识。加强对测绘档案的宣传,努力提高全民测绘档案的意识,加强测绘档案相关法律法规和规章制度的宣传,提高全社会测绘法制观念及测绘档案法制观念,对测绘档案工作在测绘活动中的地位和作用有一个深入的认识。各级测绘管理部门需要加强对测绘档案管理工作的认识,将其列为管理工作的重要内容,从而从组织、人员和经费上进行贯彻落实,确保推动测绘档案工作法制化、规范化和科学化的发展进程。进一步强化测绘档案的宣传力度,运用典型的事例来扩大测绘档案在经济建设和社会生活中的影响。

(二)改善档案管理环境。如2004年,借单位新办公大楼竣工之际,湖南省地质测绘院领导专门规划了高标准的档案保管室和档案阅览室,其中保管室面积达200平方米,新购置档案密集架14组,同时配备专用电脑、扫描仪、抽湿机、防磁柜、自动报警系统、空调和消防器材等设施设备,档案保管环境得到极大改善。

(三)建立档案工作机制。为保障档案工作有序开展,湖南省地质测绘院专门成立了档案管理领导小组,并在技术职务名额较为紧张的情况下,安排专职档案员1人、兼职档案员7人负责具体的档案管理工作,做好各类文件资料的收集、整理、归档、统计等工作。

加强档案管理制度化、规范化建设。湖南省地质测绘院结合本单位实际,先后制定了《档案管理办法》《档案借阅和使用规定》《档案室工作人员守则》等规章制度,进一步规范档案人员的管理行为,使档案收集、整理、鉴定、利用等工作有章可循,逐步迈入规范化轨道。

(四)采用经济制约手段。因测绘项目繁杂、项目部据点分散,档案收集管理困难,湖南省地质测绘院通过颁发《关于做好年终结算的通知》等文件,规定:各项目部应在检验合格后,按项目要求整理成果资料,由部门负责人审核,报分管院领导审核后交付客户;同时将归档所需资料送交院档案室整理归档,凭档案室归档清单进行项目产值结算。通过制度的形式,采用经济手段,将测绘资料的归档责任落实到全院每一位职工身上,形成了较强的约束力,具有非常好的效果。

(五)加强测绘档案信息化建设。要加快建设和完善测绘档案系统局域网,充分整合测绘档案资源,真正做到资源共享,保证测绘档案的完整性和应用的及时性。同时,要提高信息安全意识,坚决防止泄密、失密现象的发生。要加快现有馆藏测绘档案目录数据库的建设,积极推进一些重要的、容易受损的、利用频率高的档案资源的数字化进程,加强对珍贵的重要的测绘档案的保护,以提高档案利用效率和使用价值。

2008年,湖南省地质测绘院顺利通过湖南省档案局组织的档案管理目标考核认定,达到省特级标准。笔者认为,测绘档案管理工作细致、复杂、专业性强,必须在领导的充分重视,并给予政策、资金、人力、制度等支持和保障的情况下,才能取得良好的效果。

摘要：近年来,随着测绘地理信息工作在国民经济建设中服务领域不断拓展,服务能力的不断提升,测绘档案所发挥的重要作用也日益突显,但也使测绘档案管理工作面临新的挑战。本文就如何加强测绘档案的管理,提供快速、准确、全方位的测绘档案服务提出了意见和建议。

关键词：测绘档案,档案管理,解决对策