目前我国高校人事档案涉及范围广、资料多, 包含了高校教职工档案资料以及流动人员档案资料。近年来, 由于高校扩招, 教师供不应求, 因此高校教师的流动性也很大, 很多离职人员档案受限于各种因素未能及时调离。随着流动性人员的增加, 常规的档案管理办法已经无法满足档案建设管理需求。虽然很多高校已经意识到了目前档案管理中存在的问题, 积极改革, 但是目前高校人事档案管理的信息化水平依旧比较低, 还以纸质资料为主。这增加了工作人员的工作量, 降低了工作效率。
首先, 目前高校人事档案管理模式落后, 在查阅档案时, 主要依靠手动查询的模式。其次, 目前高校人事档案业务能力差。个人档案能够反映出个人成长过程以及能力水平, 具有参考价值。但是目前调档手续过于复杂。人事档案涉及个人的方方面面, 难免在信息收集整理中出现错误, 但是目前档案管理开放性差, 更改档案更是难上加难。
以往的高校人事档案建设管理中心, 服务理念较为落后。在工作流程上缺少统一标准, 缺少监督与检查。通常是在被动的情况下提供服务, 导致人事档案无法发挥其自身应有的价值。除此之外, 目前高校人事档案管理中缺乏服务能力。随着信息化时代的到来, 信息量增大, 传统的服务模式已经无法满足目前的档案使用需求。传统的高校人事档案建设缺少资源的共通, 导致在提供服务时流程繁琐, 等待时间长。
高校人事档案建设离不开团队建设, 只有建设一支工作能力强、素质高的工作团队才能够优化高校人事档案的建设管理工作。随着时代的发展, 管理人员不仅需要具备一定的专业知识、职业素养还需要具备学习能力以及积极的心态。高校应重视人才培养, 对于人才合理配置, 打造一支专业的高校人事档案建设管理团队, 可从以下两个方面出发。
高校要根据档案管理人员学历、年龄以及专业的差异对人员结构进行调整优化, 统筹规划, 对于一些有潜力的档案管理人才加强培养。高校人事档案建设是一项复杂的工作, 需要进行系统的管理, 管理人才是重中之重。在人才培养中, 不仅要加强基层工作人员的培训工作, 同时还要注重提高管理人员的能力水平。加强管理型人才的培养, 即掌握相关理论又能够熟练掌握档案管理方法与技术, 为高校人事档案管理打下理论基础, 从而更好的指导实践。培养优质管理型人才不仅能够吸引档案管理专业人才加入到管理队伍中来, 为高校的档案建设提供理论与技术基础, 指导档案管理工作有条不紊的进行。同时还能够吸引信息技术人才加入到档案管理团队中来, 为档案管理工作提供技术支持。近年来, 随着互联网技术的发展, 信息化时代的到来, 信息技术被广泛的应用于高校档案管理, 提高了档案管理效率。
高校人事档案建设以及管理工作离不开人, 在团队建设中不仅要对管理层人员进行培养, 同时还要注重培养优质的基层工作人员。由于基层工作人员是档案管理工作的操作者, 基层工作人员的知识能力水平、技术能力水平以及职业道德都会对高校人事档案建设及管理产生影响。随着信息化时代的到来, 基层工作人员不仅要具备良好的专业基础, 同时还需要具备一定的计算机知识, 熟练掌握档案管理软件, 能够运用电子文档进行检索、编辑。只有这样才能够有条不紊的开展高校人事档案的归档、保存以及利用等工作。在目前的高校人事档案团队中, 大部分工作人员虽然专业对口但是计算机应用能力差, 对于人事档案软件以及网络维护等知识知之甚少, 阻碍了高校人事档案建设及管理。因此, 如何培养优质基层工作人员是目前亟待解决的问题。高校需要对基层工作人员开展培训工作, 促进其学习计算机知识提升工作能力。对于基层工作人员的培训可从以下三个方面出发:首先, 研究目前人事档案的发展趋势, 开展信息技术培训。学习先进的高校人事档案建设管理理念, 在培训中研究成功案例, 并针对目前高校的实际情况进行改革方案研究分析。其次, 开展计算机知识培训。目前由于高校档案管理人员年龄大、对档案建设信息化重视程度差等原因, 普遍计算机应用能力较差。因此, 应加强信息筛选、电子档案存档以及信息处理的操作方法。第三, 加强职业道德培训。高校人事档案建设团队必须要具备过硬的职业素养, 保证人事材料不外流、不篡改、不伪造。
人事档案不仅记录了人的基本信息, 同时反映了人的思想与作为。但是目前的档案管理中存在着形式化的问题, 导致人事档案内容空洞粗糙。多数档案只是反映了人的基本信息, 难以从档案了解到人的特长以及个人品质。内容不够完善导致了人事档案的利用率低, 不具有参考价值。因此, 想要做好高校人事档案的建设及管理就要进行内容建设。
随着教育改革高校扩招, 高校师资队伍不断扩大, 学科建设不断发展, 均对于高校的人事档案建设及管理提出了更高的要求。为了发挥人事档案的应用价值, 在信息的搜集与整理中, 不仅要完善教师的个人信息, 同时还要对于教师的专长, 优劣势以及道德品质等进行记录。内容优化可从以下几个方面出发:首先, 高校人事档案中可以添加高校教师的个性化信息, 例如教师擅长学科、教师的学术研究报告、道德素质能力等, 在完善档案的同时还能够让人事档案更加生动。其次, 人的发展是动态的, 档案也应及时进行增补、完善, 提高高校人事档案信息的准确度。
高校人事档案对于高校教职工的职称、升职等息息相关。但是档案一般是由院校或者机构保存使用, 个人并不了解档案的内容以及档案的作用。由于在档案涉及很多的个人信息, 因此在收集整理时要保密, 对于档案内容不能公开, 导致了人们认为人事档案工作很神秘。但是随着时代的发展, 信息化时代的到来, 在档案建设管理中应让教职工对于自己的档案内容有一定的了解, 从而对于档案内容及时增补以及完善。例如, 学历进修等信息或者创新技术信息等都能够及时的更新至档案中。因此, 在新时期高校人事档案管理应注重信息共建, 促使高校教职工档案全方位的收集到知识水平、工作能力以及道德情况。
大数据时代的到来为高校人事档案建设与管理带来了新的管理思路。高校应充分利于大数据技术做好信息收集整理工作, 不断的优化业务流程提供精准化服务。从而提高高校人事档案建设与管理的工作效率与工作质量。高校人事档案信息化建设可从以下几个方面出发:首先, 建立网络化人事档案管理系统。近年来, 信息技术快速发展, 逐步应用到各行各业。但是人事档案管理行业信息化起步晚、发展慢。人事档案管理系统充分地利用了信息化技术, 能够取代纸质档案, 从而提高档案收集、整理以及检索、查阅的效率。第二, 充分利用大数据技术做好精准化服务。利用大数据技术能够具有针对性地抓取以及分析信息, 更好的精准化服务, 节省人工调查、核实档案信息的时间。信息技术的应用能够取代手动操作, 通过数据分析技术能够对于数据库中的各类数据做精准化的分析, 从而较少了工作人员的压力。第三, 数据库能够储存海量档案信息, 并且能够将档案分类整理, 分析不同档案之间的相关性。
高校人事档案建设与管理, 是用人选人的重要依据。随着经济发展, 社会的变化, 传统的人事档案管理办法以及难以满足目前的需求。因此, 必须要更新高校人事档案管理观念, 不断的创新发展, 加强团队建设、内容建设以及信息建设, 提升高校人事档案建设与管理效率。
摘要：高校人事档案中涵盖了很多信息, 具有参考、凭证的作用。随着时代的变化, 目前高校人事档案的建设和管理在资料收集、业务管理以及服务管理都面临着巨大的挑战。伴随着信息化时代的到来, 如何提高高校人事档案的建设和管理效率是目前亟待考虑的问题。本文主要研究分析了高校人事档案的建设和管理面临的挑战。阐述了高校人事档案的建设和管理策略。
关键词：人事档案,高校,建设,管理
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