我国人事档案管理模式（精选11篇）
摘要：我国人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理政出多门、档案利用范围狭窄等一系列问题，笔者以为要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人与管档相分离的人事档案管理体制等措施。
关键词：人事档案 管理体制 管理制度
一、我国人事档案管理中存在的主要问题
(一)人事档案内容失真 真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明;参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。
(二)人事档案材料不全 一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。
(三)人事档案管理政出多门 现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。
(四)人事档案利用范围狭窄 人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。
二、改革我国人事档案管理的几点建议
(一)提高档案管理人员素质 人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的`失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
1 人事档案的所有权问题
人事档案的所有权目前存在一些模糊性甚至是错误的认识, 基于这些模糊甚至错误的认识使得我国当前人事档案改革产生了很多的不良后果。人事档案是组织、人事部门或者人力资源部门在人事管理当中所形成的记录反映人员社会经历及其德才、人际等方面的相关数据, 以个人为单位进行有效地集中, 具有较强的保存价值, 同时也是备录查询参考的重要载体。当前我国人事档案改革过程中所出现收费管理应该是无法可依的, 在改革中所出现的所谓的创新性的以“档案来养档案”的做法是完全错误违法的。过去推行的人事档案管理制度忽视了相对论的基本权利, 剥夺了校内人应该享有的最基本的民主权利。我国相关法律明确规定, 人事档案属于国家所有, 认识档案的管理也应该属于国家管理, 把档案馆的费用应该纳入相关政府管理部门财政预算, 而不应该向其相对人来收取任何管理费用, 这部分费用完全应该由政府财政负担。因此, 在改革过程中, 必须弄清人事档案的所有权问题, 否则将会影响我国人事制度的改革。
首先, 我国政策制定部门应该根据我国有关档案所有权以及相关法律对档案的所有权进行正确厘定, 明确所有权属于国家, 档案管理是为了更好地落实我国的人才战略, 为了更好地维护国家利益, 必须注重对档案的管理, 将人事档案的管理费用纳入政府的财政预算。
其次, 随着我国社会经济的飞速发展, 人口流动不断加快, 政府部门应该设立相应的人才流动服务中心以更好地管理这些流动人才的相关档案, 这些档案财富是国家档案财富的重要组成部分, 也是国家对人才进行有效管理的基本方式与途径。因此, 国家应该重视档案管理, 从人才战略的高度出发, 提供无偿性管理服务。
最后, 进入社会主义市场经济以后, 我国的所有财税收入都属于纳税人义务贡献给国家的社会财富, 那么, 作为档案的相关管理部门和管理人员为纳税人提供相应的服务是一种政府责任, 完全没有理由向相对人收取任何有关档案管理的费用, 所以目前的所谓社会政策是一种不符合国家规定、不符合逻辑的违法行为, 任何相关部门都不能因人才流动收取任何档案管理费用, 更不允许以此牟取高额利润。
2 我国人事档案相对人的权利保障问题
随着我国社会发展不断趋于完善成熟, 社会主义民主发展不断健全, 如果在依然沿袭传统的人事档案管理思维和模式, 人事档案管理改革就不可能会有突破性的变革。如果不能够把相对人的合理的知情权给予充分保障, 人事档案改革必然会走进死胡同, 广大公民的工作热情和发展定会受到严重影响。为了更好地落实政府亲民政策, 我国的人事档案改革必须注重群众利益无小事的原则, 大胆突破传统人事档案改革的模式和思维, 充分保障档案相对人的知情权。
修改人事档案管理当中的不合理制度, 人事档案相对人应该享有的最基本的权利以及获得权力的最基本方式, 具有随时查阅个人信息的权利, 保障可以通过各种方式获取自己的档案内容。应该制定明确的制度和程序, 允许个人根据工作需要, 依照完善的手续和规范的程序, 随时查阅个人的档案信息。同时, 随着网络的普及, 信息技术的不断更新, 人口流动的不断加剧, 个人可以通过网络查询个人信心, 做到方便快捷。在没有网络的情况下, 应该允许相对人随时查阅个人资料, 档案管理部门应该提供最大的帮助, 服务个人需求。档案的相对人拿出较为充分的证据并且提出了较为合理的档案修改请求时, 作为档案管理部门应该充分尊重档案相对人的要求, 并且给予尽可能的满足。还应该满足方便和自由, 相对人的直系亲属要查阅相关档案资料时, 如果有充分合法的证件也应应该为他们提供方便。
3 人事档案改革的管理权问题
现行的人事档案管理权不能够很好地适应我国当前社会经济的发展, 首先, 我国人事档案的管理权存在的多头管理问题, 很多的部门或者公开或者间接地管理着, 无论是劳动就业部门、事业管理部门还是相关的社会保险经办机构都在管理相对人的档案, 甚至将档案的管理和控制变成了谋取私利的手段。其次, 又出现了无人管的问题, 由于档案管理出现了多头管理使得相对人的权利需要无法满足。
针对当前我国人事档案管理权所存在的问题, 改革传统的档案管理问题, 对档案进行统一管理, 统一领导, 建立比较完善的人事档案管理。在管理过程中, 严格按照完善的规章制度管理, 不得以任何理由为难所有人, 更不允许借此谋取个人非法利益。当出现人口流动或者是工作变动时应该及时将相对人的档案移交给相关的部门, 并明确告知相对人档案的去向, 并告诉相对人查询档案的方式和程序, 对于很多相对人来说他们并熟悉档案的保存、管理程序, 管理者还应旅行告知的义务。对于那些非公制单位的人事管理应该实行统一的指导, 严格按照国家有关规定对工人的相关人的工作业绩、变动状况以及各方面进行一个全面的记录和管理, 人员流动、离职、病故时及时将相对人的档案交给国家管理部门, 不得私自销毁。档案管理部门应该加强档案管理指导, 提出规范要求, 严格按照相关程序操作, 做到科学管理, 在维护相对人的合法权益的前提下为社会用人单位提供更多的档案信息, 充分发挥档案管理的积极作用, 更好地服务我国人才建设和发展, 促进人才自由流动, 实现人力资源的科学合理优化配置。
4人事档案的管理模式问题
随着我国市场经济的飞速发展, 人口流动日益频繁, 社会化、开放式人事档案管理成为我国改革的必然趋势, 并且能够针对社会发展创新人事档案管理模式, 确保人事档案管理真正体现国家的人才政策精神, 更好地促进人才自由流动, 更好地服务于个人发展, 更好地服务于经济的发展。通过人事档案的管理能够构建社会诚信体系, 为我国构建诚信社会做好相关的档案保障服务, 人事档案管理还应该注重相对人的基本权利保障, 相对人的基本权利既能够保障公民的知情权, 又能够保障公民的隐私权。同时, 随着我国留学生的日益增多, 大量的海归进入各个行业, 他们的相关档案具有特殊性, 同时这些人的工作又相对不够稳定, 对这些人应该进行相关的人事档案管理, 让他们能够有正常的工作和发展, 为她们提供较好的管理档案服务。
总之, 我国的人事档案管理必须注重改革, 认真研究当前我国人事档案管理当中所出现的问题, 结合我国社会发展的实际需求, 借鉴国外先进的管理经验, 针对改革中所出现的各种矛盾, 围绕社会发展需求服务于公民的发展, 服务于国家的人才战略, 更好地促进人才自由流动、国家经济建设, 让我国人事档案改革更加符合我国的市场经济建设。
参考文献
[1]王雨.人事档案管理系统建设应注意的重点问题[J].兰台内外, 2010 (2) :30-31.
摘 要：流动人员人事档案不仅是国家人事管理工作的一项重要内容，同时也是干部档案工作的重要组成部分。随着我国户籍制度和人事制度改革的进一步深化，人才流动的数量与质量都会加速，这些都给流动人员人事档案管理工作带来了困难，但同时也带来了挑战与机遇。本文对此进行认真的探索与研究，并给出了相关对策。
关键词：流动人员；人事档案管理；难点
一、流动人员人事档案管理的难点及原因
1.归档齐全完整难。流动人员人事档案管理中之所以很难做到归档齐全，其主要原因有三：一是流动人员的特殊性，比如说流动人员从原单位进入人才市场或调到其它单位之前，有些原单位对已调走人员不重视，没有按照相关规定将他们的档案移交人才交流机构保管，而是交给本人所有；二是社会上各种人才中介服务机构较多较杂，其中有些受利益驱使，没有按照流动人员人事档案管理条例执行；三是流动人员人事档案传递制度不全、移交不及时。上述原因导致了流动人员人事档案管理难以按时归档并使之齐全完整，使得这类档案丢失、短缺、涂改、不真实等情况出现。
2.实行规范化管理难。档案属于一种信息资源，它被人们利用得越多越广，他的价值才更能体现出来，若要使的档案的价值与作用发挥到最大，达到资源共享，就必须要对它进行规范化管理。但是流動人员人事档案来源广泛、结构复杂，仅仅就流动人员人事档案这一类，所包括的人员原有职业就有许多种，如国家公务员、教师、大中专毕业生、企业和科研部门科技人员和管理人员等等。所以每类和每个人的档案内容成份千差万别，对这些档案很难实行规范化管理，集中到流动人员人事档案管理部门就显得杂乱无序。
二、流动人员人事档案管理研究现状
随着市场经济的迅速发展以及社会、经济改革的不断深入，流动人员群体日益壮大，与之相对应的流动人员人事档案也日益复杂，管理面临的问题增多，管理难度加大。自1996年中共中央组织部、人事部下发《流动人员人事档案管理暂行规定》以来，国内掀起流动人员人事档案管理研究的热潮，相关研究成果日渐丰富。为了解该领域目前的研究现状，笔者对1996—2014年间发表的相关文献进行分析研究，以期对日后的相关研究提供有价值的参考资料。
1.文献数量统计分析
笔者以“篇名=流动人员and篇名=人事档案管理（精确匹配）”作为检索条件，在知网上进行检索，检索发现其相关文献最早出现在1996年，因此，笔者选取了1996—2014这个时间段进行检索统计，共检索到相关文献153篇，去除其中一些重复和无关的论文，有效论文123篇。从图1可以看出，1996至2014年，相关研究文献并不稳定，不过总体来看是在不断上升。自2004年起，上升趋势明显，至2014年，相关文献数量达到最大。就以上检索结果来看，我国在该领域的研究大致可以分为三个阶段：1996至2003年处于研究的萌芽阶段，2004至2009年，总体处于快速增长时期，2010至2014年增速放慢，但文献数量较大，约占文献总数的49%，处于研究的高潮时期。
2.存在的不足
（1）理论型研究较多，应用型研究较少。在所有检索到的文献中仅有少量文献重点研究流动人员人事档案管理的具体策略，如宋夏伟和龚滢镔在《基于网格的流动人员人事档案管理初探》中提出网络技术应用于流动人员人事档案管理的可行性，并基于网格给出了给出了人事档案管理的整体模式和中心结构。而别的文献大部分都知识停留在理论层面上，并没有给出具体的解决方案。在日后我们应该多多研究关于该领域的内容，促进流动人员人事档案科学化管理提供具体的实施方案。
（2）重复性研究较多，创新型研究较少。笔者通过对文献研读后发现，近些年相关文献的研究重点大部分都是关于管理机构和档案材料本身的，然而对于如何更好地实现管理的数字化和信息化，如何兼顾信息资源的开发与安全的研究却相对较少，笔者认为，这些是目前研究的不足之处，也是日后研究的重点所在。
三、对解决流动人员人事档案管理问题难点提出的一些对策
1.大力宣传流动人员人事档案管理规章制度
在管理工作中还存在些许问题，个人和部门不清楚流动人员人事档案政策，让某些个人或机构自行存留，出现涂改、抽取、伪造、销毁、丢失档案等等一系列问题，导致归档难以齐全。所以应该大力宣传中共中央组织部、人事部关于《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部档案管理工作细则》等文件，让更多的人知晓流动人员人事档案管理机构及其职责，管理范围与对象、转递及收集整理利用规定等。
2.进一步明确流动人员人事档案目标管理方向
我国现在虽然已经制定流动人员人事档案管理有关条例规章，不过并没有形成体系。其目标管理的方向应是逐步达到科学化、法制化、和规范化。但还未形成较完善的法规体系。因此应建立健全流动人员人事档案归档、借用、转递、移交、查阅等一系列具体规章制度，在《中华人民共和国档案法》中增设有关流动人员人事档案管理的条款。使流动人员人事档案管理达到法制化。真正做到有法可依、有法必依、违法必究。
3.努力实行现代化管理手段
目前我国技术流动人员人事档案管理部门仍然使用陈旧落后的管理设备与技术面对众多的查阅利用者，这是不能够满足大家对人才检索查阅需要的。目前实现信息管理现代化，是我国眼下的一项重要战略任务。流动人员人事档案作为档案信息、人才信息的重要组成部分，必须采用现代化的管理手段和技术，才能更快、更精、更准地提供利用。流动人员人事档案管理部门应该建立由电子计算机控制的流动人员人事档案信息库，多增添一些现代化管理设备，实行光盘存储管理和保护，建立科学的检索工具，开发流动人员人事档案信息软件，努力实行现代化管理手段。
参考文献：
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6月21-24日，本人参加了“广州市人事档案管理业务”培训。4天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了人事档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。下面我谈谈自己的认识、收获和体会。
一、充分认识档案工作的重要意义
档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。按照胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”我们必须不断深化对做好档案工作重要意义的认识，进一步增强责任感和紧迫感。
二、提高档案的专业知识和业务能力
通过培训学习我意识到，档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强业务能力和工作技能。因此，提高档案专业知识和业务能力是档案管理工作的关键。
1、要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不
仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。
2、对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能。
3、要勤总结，勤改进，不断创新。
三、对今后档案管理工作的一些想法
档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术和经营等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面都发挥出重要作用。因此，在今后档案管理工作中我会从以下方面努力：
1、认真做好资料的收集、整理、管理工作。
2、及时、主动收集存档的资料。
3、按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤。
4、整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。
以上，是我在参加了此次人事档案管理培训班后对档案工作的认识、收获和体会。
对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
2.5 加强人事档案管理现代化和信息化建设。
人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。
实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。
这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。
同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。
既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。
通过档案管理工作的不断完善,档案管理必将更有效,档案管理工作必将上一个新台阶。
参考文献:
[1]中共昆明市委组织部信息中心.《简报》.
[2]东台党建.《做好新时期干部人事档案工作的几点思考》..8.16.
[3]张峰,姜兴美.《信息化对档案管理的挑战及对策》《山东档案》.(6).
人事档案管理规定
各单位、部门、子公司：
为建立健全人事档案，加强对人事档案的管理工作，充分发挥其实用价值，使人事档案工作走向规范化、制度化，特制订本规定如下：
一、人事档案管理的基本要求
1.人力资源部档案科负责人事档案工作的归口管理。
2.档案科为每个员工建立独立的档案。
3.人事档案为个人隐私，管理人员要为其保密，违者严肃处理。
4.人事档案相关信息需要建立电子档，以便查询。
5.负责人要及时为新进员工建立和更新人事档案。
6.非本人因工作需要查阅档案，须经相关领导批准。
7.档案袋要编好档案号，在档案盒上要填写好档案袋里面所装材料。
8.人事电子档案需要建立数据库或可查询EXCL表格。
9.本人有权查询和增添自己的档案材料，外人查询时需经人力资源部长或相关领导同意方可查询。
二、人事档案内容
1.身份证、学历证书、学位证书、计算机级别证书、外语级别证书、特种工作人员操作证书、初（中、高）级职称证书、专业技术人员从业资格证书等证件的复印件。
2.《人员信息登记表》、《安置卡》、《岗位调动表》、《培训记录表卡》、《劳动合同》、《报到证》等。
3.鉴定、考核、考察材料。
4.奖励材料。
5.处分材料。
6.招用、调动、聘用、复员退伍、转业、出国、退休、退职等材料复印件。
7.其他可供参考的材料。
8.人事电子档案内容包括：姓名、性别、出生年月、政治面貌、家庭住址、户口所在地、现住址、联系方式、应急联系人、应急联系方式、入司时间、转正时间、部门、岗位、学历、学位、专业、职称、签订合同日期、续签日期、终止日期、办理保险日期、转入日期、转出日期、离职时间、离职原因等。
三、人事档案的归档
1.新进员工在报到后及时把自己的相关资料和证书复印件交人力资源部，档案科及时建立档案。
2.中途产生的与个人相关的培训、调动、奖惩等材料及时入档。
3.离职员工在办理完离职手续后，离职材料及时入档。
本文件自发布之日起执行
当前, 我国流动人员人事档案管理现状不容乐观, 尚存在一些亟需解决的问题, 主要表现在以下几个方面:
(一) 档案管理体制不健全。当前, 我国在流动人员人事档案管理方面尚未形成完善的管理体制, 致使档案管理专业化水平难以提高。具体表现在以下两个方面:一方面, 一些不具备独立人事权的单位擅自接收和管理流动人员人事档案, 对档案管理秩序造成了严重干扰;另一方面, 基层人才流动服务机构对档案管理人员的配备不足, 同时档案管理人员的素质普遍偏低, 难以做到对人事档案的专业化、规范化管理。
(二) 档案资料归档不完整。流动人员人事档案包括多种材料, 如学历职称、履历、合同、职务任免等材料。而在人事档案管理中, 很难归档齐全这些材料, 具体表现在:其一, 流动人员的流动性强, 加之部分单位不重视已调走人员的档案移交工作, 而是让流动人员自带, 从而易导致人事档案资料遗失或不全。其二, 用人单位在聘用流动人员之后, 只重视流动人员的使用, 而忽视流动人员在本单位工作中档案材料的收集与归档。
(三) 档案内容真实性不足。人事档案材料不仅是单位合理使用流动人员的重要依据, 更是流动人员享受各种福利待遇的凭证。然而, 一些流动人员为了个人利益, 擅自伪造档案材料, 对年龄、工龄、党龄、学历信息进行涂改, 严重影响人事档案信息的真实性。
(四) 档案管理手段落后。流动人员人事档案管理要运用高效、快捷的现代化管理手段作为有力支撑, 用以减轻档案管理人员的工作强度, 提高档案服务效率。然而当前, 我国一些基层档案管理部门的管理手段落后, 缺乏相应硬件设施, 没有引入先进的管理技术, 使得档案管理信息化建设远远滞后于信息化社会的发展, 不利于提高档案信息资源的使用效率。
(五) 档案管理违法违纪行为查处不力。虽然监察部、人社部、国家档案局联合发布了《档案管理违法违纪行为处分规定》, 但是, 各级党委、政府主管部门监督管理不到位, 近年来各地流动人员人事档案损毁、丢失、涂改、伪造、泄密等各种违法违纪行为时有发生, 责任单位、责任人鲜有被查处的。
二、加强流动人员人事档案管理的对策
(一) 完善档案管理体制。我国应当进一步规范流动人员人事档案管理机构, 严格限制不具备管理条件的机构擅自接收和管理人事档案, 切实维护流动人员人事档案管理秩序。档案管理机构要着力建设一支高素质档案管理人员队伍, 要求档案管理人员具备良好的政治素质和较强的业务能力。档案管理机构应推行持证上岗制度, 定期对档案管理人员开展职业道德教育和业务知识培训, 不断提高档案管理人员的工作效率。
(二) 规范档案管理收集工作。为了保证流动人员人事档案的完整性, 应从档案资料的收集工作入手, 建立起完善的管理体系。一方面, 建立起流动人员人事档案材料收集网络, 根据档案形成的特点, 综合采取定向收集、跟踪收集、定时收集、补充收集等方法, 避免造成档案资料收集遗漏;另一方面, 明确用人单位、流动人员在人事档案材料收集归档方面的责任, 并要求档案在流出或接收时应保证其完整性。
(三) 加强档案内容管理。在流动人员初次建档时, 有关部门必须认真核实流动人员身份证、技能资格证等相关信息, 根据流动人员工作经历的变动及时对档案进行更新, 确保人事档案内容的真实性。同时, 为了适应新形势的发展需要, 还应当对流动人员人事档案内容进行调整, 使档案内容在保留传统和共性信息的基础上, 能够突出反映个人专长、业务能力、知识水平、职业道德等方面的情况。
(四) 提高档案管理现代化水平。加强基层流动人员人事档案管理部门的基础设施建设, 保证档案保护达到防火、防盗、防光、防潮、防蛀、防高温的“六防”要求。同时, 加快流动人员人事档案管理信息化建设, 运用现代信息技术对人事档案信息进行存储、检索、跟踪归档, 逐步实现档案库管理现代化、档案资料电子化、档案服务网络化, 使人事档案能够实时反映流动人员的成长经历, 提高人事档案的利用价值。
(五) 严肃档案管理纪律。各级党委、政府主管部门和人事人才服务机构要认真执行中组部、人社部等五部门《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》 (人社部发[2014]90号) 和监察部等部门《档案管理违法违纪行为处分规定》的有关要求, 严明纪律, 完善制度, 从严管理流动人员人事档案。对违反规定的, 由党委组织部门和政府人力资源社会保障部门严肃查处, 视情节轻重给予当事人和相关责任人批评教育或党纪、政纪处分;触犯法律的, 要依法追究责任。
三、结论
总而言之, 加强流动人员人事档案管理是促进人才合理流动, 维护人才市场健康运行的重要手段。为此, 国家必须提高流动人员人事档案管理工作的重视程度, 完善相关法律法规, 积极推进人事档案管理体制改革, 促使流动人员人事档案管理步入规范化、制度化、信息化的发展轨道。
参考文献
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【关键词】人事管理；人事档案管理；社会公共信息
人事档案管理与人事管理两者属于相辅相成的关系，其中一个发生改变，另一个也要随之发生改变。人事档案管理属于人事管理的一部分，要做好人事档案改革工作就需要从理念与管理方式等方面入手，只有这样才能做好改革工作。因此，有必要深入研究人事管理改革与人事档案管理改革。
一、以往人事管理下的人事档案管理
（一）以往人事管理职能
以往的人事管理职能通常可以从以下三方面加以概括：首先，从部门角度讲，主要传达决策者制定好的目标，同时检查应聘者自身情况与所应聘职位是否相符，需要与应聘者与部门负责人相沟通，这样一来就导致科学性缺失；其次，尽管有时让员工接受组织纪律等方面的培训，但却很少能够达到预期效果；最后，在管理评价中不具有科学性，只是一味地找毛病。在工资与社保管理上只计算其中的一部分。以往的人事档案中，将工作作为中心内容，所做工作一直围绕档案管理、工资调配、人员分配上，这些条框方式难以激发人的创新能力。
（二）以往人事档案管理性质
以往人事档案管理具有封闭性质，能够阅读档案工作的人员十分有限，仅局限于领导级别，外人幾乎看不到档案。这样的管理方式具有有利存在，也有不利存在，对于有利因素来说主要体现方便管理人员收集与管理，便于领导人员使用，保护人事档案不外泄。不利因素也体现在扩大了人事档案功能，影响到了档案使用，使人事档案成为约束人的工具，使人难以发挥自身作用。
二、人事管理改革主要内容
（一）将市场竞争机制应用到人才资源配置中
首先，转变以权力为中心的形式，将市场规则作为中心，因此政府部门应适当地拓宽人力资源开发与竞争途径，使政府成为制定规则人员，强化规则和透明性。同时，政府部门要成为规则的监管者与维护者，对于人力资源流动中所发生的违规行为一定要做好制裁工作，注重个人合法权益的保护工作；其次，重视现有机制改革，充分发挥市场竞争机制，为人才创设良好的流动环境，确保人才市场具有机制灵活性与功能完备性。
（二）构建完善的人才评价机制
对于人才评价应注重科学合理性，使人才树立起良好的人生目标，促进人才资源结构优化，设立良好的科学规范机制，保证人才在竞争上具有公正、公平、公开性。
（三）强化公务人员培训
要提升公务人员素质应通过教育培训实现这一目标，真正构建服务型政府。通常情况下，政府服务质量的高低与公务人员综合素质有直接关系，因此政府部门一定要做好公务人员培训工作，使公务人员认识到自身所承担的责任，全心全意地投入到为人民服务中。
（四）确立问责机制
人事管理所针对的对象是人民大众，这就需要在工作中始终将人民需求放在第一位，工作人员应真正为人们办事，平等看待每一名来访人员，对于在工作中出现的问题，要实行谁犯错谁负责，确立问责机制，减少问题发生互相推诿情况出现。
（五）重视人才保障机制的完善
构建人才权益保障机制一定要做好法制严明、完备法制，发挥其应用作用，真正保护人才合法权益，尤其是知识产权的保护应作为重点，防止他人创新成果被窃取情况发生。
三、人事档案管理改革方式
（一）更新人事档案管理观念
人事档案被创建出来的主要目的是被人们使用，这就需要做好人事档案资源开发工作，通过人事档案可以了解到一个人的成长经历，不仅可以为本单位人事部门服务，还可以为其他相关人事部门服务。首先，应认识到国家对创新人才的重视，提高人事档案利用率；其次，将科学发展观作为人事档案管理核心观念，通过利用人事档案为人们创设良好的生活环境；再次，认识到人事档案服务对象为人们，通过人事档案带动人才进步；最后，从现代人力资源管理现状入手，转变工作理念，强化人事档案管理。
（二）重视人事档案管理机制改革
在人事档案管理机制改革中，应注重分段改革，充分发挥人事档案作用，将现代信息技术应用其中，强化载体管理与信息管理。同时用人单位在做好人事档案实体保护时，也要通过数字化做好数据库处理工作，以便供单位使用。流动的人事档案，应交由人才交流中心管理，保证人才信息的真实有效。
（三）构建完善的人事档案管理机制
要做好人事档案管理工作，应通过权限制完成人事档案管理，使具有权限的人都可以应用个人档案，无论对方是本单位人员还是流动人员，这样也可以展现出对人的尊重。
（四）转变人事档案管理方式
以往的人事档案管理以纸质档案为主，现阶段已经进入信息时代，人事档案管理也要注重数字化的实现，将信息技术与网络技术应用其中，通过密匙等调取档案信息，既可以保证档案信息安全，还减少了对信息使用者在空间与时间上的限制。
（五）强化人事档案利用方式
首先，转变人事档案内容，对于档案从收集开始就做好管理工作，严禁将虚假信息融入到档案中；其次，提升人事档案社会效能，将以往的控制管理转化为服务管理，充分发挥人事档案的作用；再次，为强化利用效率，应适当拓宽编研范畴，逐步完善档案信息内容；最后，做好人事档案的动态管理工作，完备人事档案数据系统。
四、结论
通过以上研究得知，人事管理与人事档案管理两者之间联系密切，两者的改革要同时进行，因此本文从实际情况出发提出了一些改革措施，希望能为相关人士带来参考，做好人事档案管理改革与人事管理改革工作。
参考文献
[1]吴正朋.流动人员人事档案管理与改革研究[D].安徽大学，2013.
[2]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013，（6）.
[3]张帆.试析人事管理改革与人事档案管理改革[A].华章（2014）[C].2014.
[4]何丽桃.人事档案管理改革初探[J].沿海企业与科技，2010，（5）.
广西事业部人事档案管理办法
为建立健全公司档案管理制度，对档案进行有效、妥善的保管以保证档案材料的有序性、完整性及机密性，以便公司对档案的有效使用，特明确本管理办法。
一、人事档案分类：
1、人事管理的相关发文：
人事管理的相关发文包括：管理制度、作业流程、作业表单、通知、公示、会议纪要等。
2、员工档案：
员工档案包括：员工入职档案（应聘登记表，身份证复印件一份、免冠一寸照片5张、学历证书复印件一张、最近一家工作单位离职证明书——收原件、健康证原件，防损、前台需由辖区派出所开具“政审表”；促销员须提供证明函，促销管理协议书原件）；员工考核评估；职位异动、薪资调整；奖励或违纪记录以及员工其他相关材料或文件。
3、企业纪事：
企业大事记：公益活动，新店设立，周年庆典，员工活动。
二、人事档案的建立：
人事档案须以文本及电子两种方式设立档案：
（一）、文本档案的建立和维护：
1、“人事管理相关发文”档案：
a、发文权限部门：人事行政部
以人事行政部发文，依照《人事（行政）审批权限》审批签署的文件方可视为有效文件，总部与门店间以传真或扫描的方式收发审批文件。其他各部门需发放的文件须提交人事行政部统一发文，各部门自行发放的文件视为无效文件。
b、发文格式：
页眉：左上角注册商标，右上角“冠超市广西事业部”；
行文第一行右侧：注明“发文门店” +“发文类别”+“文件号”；
发文类别：（管理）制度、（作业）流程、（作业）表单、通知、公示、会 议纪要等。
文件号：年月日+当天文件编号（01、02„„）。
文件归档：使用文件夹按同一发文类别依文件号排序归档，2、员工档案：
根据公司性质及管理实际需要，员工档案管理将分别以总部各部门、门店各部门为单位，建立档案管理体系。
员工档案归档原则：一人一档，促销员可以“同一个供应商”一档，将资料放置于统一标准的文件袋内，并于文件袋正面目录中标明档案编号、部门或分店名称和所存档案的目录，并注明归档经办人姓名，以编号顺序排列。
档案须区分在职和离职员工档案，人员离职后其在公司发生的档案编入各单位离职人员档案中，原则上不归还本人，在两年内不予以销毁。
（二）、电子档案的建立和维护：
1、“人事管理相关发文”档案：
建立人事管理电子文件夹，在此文件夹下分别建立：（管理）制度、（作业）流程、（作业）表单、通知、公示、会议纪要等子文件夹。以Word为主要行文
冠超市广西事业部
载体（表单以excel为主），电子文件命名方式：“发文日期+文件内容”；排列方式：以“名称”“自动排列”进行排列。
2、员工档案：
员工电子文件资料以实物文件档案为基准，以员工工号、及姓名区分存档，电子文件档案要全面准确体现员工实物文件档案初始及变动信息。电子文件档案可以员工档案材料的种类分类建档，如某某店员工绩效考核汇总表，某某部门薪资调整汇总表。
附：工号格式及代码信息：
门店代码+部门代码+课别代码+入职日期（年月日）+人员编号
a、门店代码：门店所在地地名的大写拼音的第一个字母加分店编号，如都安一店DA01,二店DA02„„；平果一店PG01„„
b、部门代码：总经办：00；人事：01；生鲜：02；食品：03；百货：05；资讯、商管：06；前台：08；财务：88； 防损：09；工程部：10；企划：11；南宁办：18；开发部：168。
c、课别代码：用大写英文字母
食品 粮油：A；休闲：B
百货 清洁：A；针织：B；日用文体：C
生鲜 蔬果：A；熟食：B；干杂：C；水产：D；肉类：E；采购:F
前台 收银：A；客服：B
资讯、商管资讯：A；商管：B；搬运：C
属于促销员的一律在工号的尾巴加上大写P（促销）以区分内部员工。
例：
☺、都安二店百货部针织课2010年09月18日入职的部门第一名员工，他的工号：DA0205B1009180
1☺、平果一店生鲜部熟食课2010年08月19日入职的部门第一名促销员,他的工号为: PG0102B10081901P
三、档案管理规定：
1、员工档案管理实行部的专人管理，并建立档案室存放，按照资料的性质 进行分类存档，定期进行汇编、整合，统计人力流动情况，根据需要报相关部门备案。任何员工不得擅自将档案材料带出档案室，不得私自查阅或复印档案材料，如有上述需求，应由总经理批准后主可向人事部办理查阅手续。如有违反以上规定的，将根据情节轻重给予通报、降级和开除处理。
每月5日前（遇节假日顺延），各门店人事部指定专人整理、汇总各门店、2、各部门实物文件档案形成电子文件档案（包含人员编制、人员流动、员工考核评估结果；职位异动、薪资调整；奖励或违纪记录等人事行政档案相关电子文件。）交总部人事专员，由总部人事专员每月10日前（遇节假日顺延）初汇编公司总部及各门店上月的电子文件档案报公司领导。
四、档案管理原则：
使用目录；树状管理；保持整洁，随手归位。
人事行政部
一、人事档案管理存在的问题
随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，企业人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有：
1.企业人事档案材料内容质量不高
由于上述原因，当前企业许多人的人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结和组织意见尽是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。
2.“弃档”增多
所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。一位“弃档”的先生袒露心迹：“10年前从国企出来，到处瞎折腾，哪有心思管档案的事，想的是弄出点儿名堂再说。后来做生意，只关心赚钱，档案的事早就抛到脑后了，生存第一嘛。如果档案能让我生活更好的话，让我不管我都不愿意。但它无助于生活，我才懒得理它，没有它，我照样活得很轻松。”
3.传统的人事档案管理体制不适应新的形势
表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。
4.信息量大结构复杂
人事档案最大的特点是信息量大，信息结构复杂。不能及时或者正确的对每个油田员工做到公平公正。
二、人事档案管理问题形成的原因
1.收集的对象范围太窄
一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。事实上，人事档案并不是人物档案或名人档案，其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人，而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职，是否出众，都是该单位宝贵的人力资源，有关其个人的材料，都是单位的宝贵财富，人事部门均应根据规定收集齐全。
2.整理不規范
把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案随已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。
3.企业员工人事档案意识淡薄
有一部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，要用时想到、不用时不要，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前，机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进，但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的，这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。
4.员工缺乏耐心和毅力
由于企业大量的员工以及流动性大，缺乏了耐性很容易忽视马虎而输入了错误的信息。
三、企业完善人事档案管理的措施
1.探索区域性人事档案管理中心的管理方法
建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。这里的区域性主要以行政区域为主，可以指一个县、一个市，也可以指一个省的范围。从整体上看，全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统，它是由众多的子系统组成的，这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案管理中心。这是一个控制系统，它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制，既必要又可行。在操作上，形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案，由单位及时补充新材料，按期交纳一定的保管费用，用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘了人才，也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能，实现服务人才，促进整个社会人才资源的合理配置。
2.完善企业人事档案内容制度
切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起：第一，强调“个性化”与“辨识度”；第二，减少主观内容；第三，摈除冗余内容；第四，扩充新内容。
3.对人事档案工作进行考核评估
结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面做起：第一，主管部门定期考核制度，主管人事档案的各级档案局（馆）、人事组织部门等，有义务对企业人事档案的保管进行监督，可以采用定期考核的办法来执行；第二，中介机构测评制度，从长远发展看，人事档案的测评体系将起到越来越大的作用，人事代理制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高；第三，个人监督制度，就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定，尤其是组织机构的主观评议部分，对于持有异议的部分进行重点核实，对组织和个人双方负责。
4.建立健全的数据库
一、国有企业人事档案管理的难题
1. 档案数量多, 占用空间大
国有企业改制后, 企业以往存留的档案问题应按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定进行相应的处理, 尤其是针对保密档案、具有社会价值的档案应给予妥善的保管。那么档案集中堆积起来难免就会出现杂乱难点, 欲归无章的情况。而事实上专职处理档案的企业相关部门人手是非常紧张的, 一般存放档案的库房也十分有限, 无法有条不紊地处理接收和寄存档案的工作。最终这项工作将不得不转交给档案馆, 档案馆在接收和寄存改制企业的档案时必须进行有选择地筛选, 否则若干年后, 库房将出现爆满、瘫痪的局面。所以如何处理这些改制国企寄存的档案, 是值得档案存放部门深入探讨、研究并解决的难题。
2. 人事档案所有权不明确
根据我国《档案法》规定, 档案的所有权可视为财产所有权归所属企业所有, 而企业将档案寄存在档案馆的行为只能算是暂时存放, 档案馆作为保管方有时不得不接受企业提出的特殊要求, 例如要求专柜存放, 并将档案柜钥匙交由企业保管等, 如果一味的应允这些要求, 企业一一效仿, 那么档案馆就只能仅仅成为一个仓储机构了。所以档案馆在对档案进行管理的时候一定要遵循相应原则, 对档案进行编目、整理、加工及是否有权鉴定与销毁档案, 从而为社会提供有用的信息, 体现档案馆的功能, 这是眼下需要重点解决的难题。
3. 档案存放费用无法解决
国企在产权变动和资产变动期间, 在对国企档案进行整理、鉴定、移交等工作中所用到的费用由接受单位进行支付, 需向地方国家档案馆寄存档案的费用则由原企业进行费用支付。破产企业则需要一次性支付全部的寄存档案费用。但档案相关费用的计算仍然没有确切的方法和标准, 这也是我国国企改制后面临困难问题。
二、解决国有企业人事档案存在问题的对策
为解决档案管理中存在的隐患与难题, 应积极选择相应的对策实施。
1. 档案管理制度不健全
破产、倒闭企业的档案根据产权变化的方式不同, 应该进行不用方式的处置, 对一些没有去处的档案, 必须要按照要求移交到档案馆;一些企业转为私营或者变为合资、出售中外台资的企业档案也应该及时的移交到档案馆保管, 防止档案的丢失。严格按照进馆要求, 对具有长期或永久保存价值的档案, 在移交时必须保证其完整性, 仔细做好分门别类工作, 装订上架后标签清楚。对移交的档案进行认真审核, 根据移交清册, 逐卷清点, 防止企业别有用心地为图永久保存而寄存不重要的闲杂档案, 有效的提高档案馆管理档案质量。
2. 允许连续性的企业档案进寄存
对企业以股份有限公司、有限责任公司、股份合作制、委托经营、租赁经营、出售产权、负资产转让、兼并形式产生的资产与产权变动, 企业会有一定的连续性, 这时档案应该以保存在改制后企业为主。除非受保管条件的限制, 或者由其它一时难以克服的客观因素影响, 将可能导致档案损害的, 可以移送档案馆暂时寄存。
3. 对寄存档案要加以选择, 充分利用档案馆有限的库容量
对企业要求寄存的各类档案, 档案馆工作人员必须适当地对其信息内容稍作了解, 以判断是否值得和可以入馆保存。改制国有企业必须尊重档案工作, 自觉遵守档案转交制度, 切勿使档案馆成为一个仅仅用来堆放纸张的场地, 从而避免日后出现库满为患的现象。
三、结束语
国有企业制度改革是企业生存和发展的客观需求与必然趋势。随着国有企业改革的推进以及集体经济与非公经济的迅速发展, 国有企业制度不断完善的同时, 也面临着新环境下的各种摸索与挑战, 格局的变换必然带来人事分布的调整, 人事档案作为企业改制前的“遗产”, 不应被忽视和抛弃。档案馆与档案行政管理部门作为国家集中管理档案的文化事业机构, 不应被动地行使职能, 正确的做法是依照法律法规, 合理配置管理资源, 认真有效地对其管辖范围内的档案进行整理、保管, 将档案资源充分的利用, 并为社会提供价值, 在行使权力的同时, 也必须充分的承担起改制企业档案流向。除此之外档案馆中管理的档案可视为是档案管理改革中的过渡期。
参考文献
[1]龙燕.对依法管理人事档案的浅见[J], 档案时空, 2007, 04.
[2]范朝晖.谈人事档案规范管理必要性[J], 山西档案, 2009, S1.
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