加强医疗机构声像档案的采集整理开发利用

随着多媒体技术的高速发展, 声像资料因其传输速度快、形象直观的特点, 在医疗卫生机构医教研的应用上日趋广泛, 医院对声像档案载体也越来越重视。加强声像档案的管理成了医疗机构信息管理中非常重要的一环, 但目前医疗机构声像档案管理工作中存在着归档不完整、管理混乱、不重视开发利用等问题, 严重滞后于档案工作的整体发展水平, 因此必须看清现状, 对症下药, 加强声像档案的采集、整理和开发利用。

一、了解医疗机构声像档案管理现状方能对症下药

(一) 思想上不重视, 及时完整归档成难题。随着照相机的更新换代, 照片档案已经很少涉及到底片的归档。因为对底片的管理有很特殊的要求, 这无形之中减少了很多工作量。但是声像档案的时效性和特殊的归档要求还是马虎不得。照片及电子版需同时归档, 影像需辅以文字说明, 如果不及时归档, 日后难以追忆齐全和准确。积存照片不能及时归档, 且多数照片及电子版早已分家, 文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片, 就失去了其应有的保存价值和利用价值。录音、录像带的归档情况也不容乐观, 不少单位都是直接反复用原始录音 (像) , 没有复制应用。另外部分珍贵的声像档案保存在部门或个人手里, 档案部门去收集时不愿交出, 对声像档案的集中管理缺乏根本认识。

(二) 制度不健全, 声像档案管理混乱。很多单位根本没有声像档案的管理制度, 或有的单位有明确的管理制度, 但是在落实上缺乏监督和治理措施, 导致实际执行起来大打折扣。那些声像档案由档案室集中统一管理, 随时形成随时移交的单位在应用时就显出得心应手的优势了;那些由科室分散保管或个人保存的声像档案, 有时候随着科室的变迁或人员的变动大部分遗失了, 一旦单位需要某一会议或事件的声像资料, 那真是大海捞针。

(三) 收集渠道狭窄, 不严格遵守保管和借还制度。医疗机构的声像档案管理一般由宣传科负责, 这就为声像资料的及时完整归档创造了有利条件。但是很多科室内部活动或个人外出开会进修学习的资料归档存在一定困难。目前很多单位存在着征集措施不得力、渠道不畅的问题, 这部分资料散存在个人或科室内部, 没有集中统一管理, 致使单位声像档案不齐全, 造成应用上的短板和尴尬。另外, 声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。由于思想上不重视, 大部分单位将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存, 不符合保存要求。致使一些照片变黄褪色, 底片粘连变质, 磁带受损等, 不利于声像档案的长久保存和利用。另外, 有部分专业档案人员意识不强, 存在形成的档案不及时归档, 借出的档案不及时追回等问题。

二、重视医疗机构声像档案的采集、整理和开发利用

近几年, 在医疗卫生行业, 声像档案的使用可谓广泛至极。那么如何采集、整理、开发利用好这些特殊的载体, 使之发挥到最大效益呢?

(一) 各级人员都要重视声像档案的采集。领导重视是做好声像档案工作的重要保证。重要会议及场景及时通知医院专职摄像人员, 这就为声像档案的专业采集创造了有利条件, 为医院很多重要而又不能复制的宝贵瞬间留下精彩而又生动的影像记录。很多单位是摄像人员和声像档案人员一肩挑, 这就更有利于影像档案的归档。文字资料可以再创作, 但是影像资料却不能“无中生有”;各级人员的重视也是把影像资料补充完善的一个重要途径。重要会议、学术讲座、业务演练、典型手术、温馨护理瞬间, 这些资料需要各级人员及时上交到医院声像档案人员手中, 只有这样才能更规范地管理, 更科学地分类, 更大范围更长时间地开发利用, 发挥最大效益。

(二) 声像档案的形成和归档需要动手, 更需要动脑。积极参加业务培训, 学习专业知识和技能, 为声像档案的规范整理和保管奠定基础。声像档案的实物载体形成是一个花费时间和精力的工作, 从数以百计、千计的照片中选取一张或几张最具有代表性的照片, 用一组照片像讲故事一样讲述一件事情, 题名、编写文字说明, 细致、繁杂, 但是也充满乐趣。实物载体的保管要在恒湿、恒温等很多方面有科学规范的数据参考, 要依据当地档案局的要求严格执行。但是当今电子时代, 在日常工作中发挥更大作用的还是电子版的声像资料。一个单位随着电子资料的积累, 一年、二年、十年甚至二十年, 数量是惊人的。那么从“大海捞针”到“随心所用”, 就需要动脑了。什么内容按什么分类就成了至关重要的事情, 方法不是一成不变的。或按内容分, 或按科室分, 或按姓名分, 或按时间分, 复杂的类别中可能又分多级科目, 一级套一级, 都需要命名一个准确的题目, 以便于查找搜索。比如说业务培训, 二级科目是医疗、护理、医技和行政后勤, 三级科目是科室, 四级科目可能是重要人名, 五级科目是时间。在人们传统观念中的时间分类是最不好查询的分类方法, 因为具体时间在短时间内能记住, 如果年数多了却是最容易遗忘的, 所以最好放在低级科目中。更要避免内容重复放置占用内存, 而且一定要加以备份, 以免丢失。

(三) 要在声像档案的开发利用上下工夫。声像档案员既要动脑, 也要具有不怕麻烦的思想, 声像档案员大都兼职, 还有很多其他的工作需要去处理, 随时有医护人员打断你的工作来查询声像资料, 可能要半天甚至一天的时间来帮他们准备幻灯片的照片以及链接, 一个文件夹的照片就有很多张, 要根据幻灯片的内容去选取角度和人物, 同样的场景还需要反复比较神态和色彩, 一旦选取后还要逐张修复力求最好, 最后要配上文字介绍, 这是一项非常繁杂的案头工作, 也是一个弹性的工作, 你用心与否就会关系到幻灯片的质量, 甚至会关系到一场学术汇报的力度和反响, 所以责任感非常重要。但是把一张张照片生动形象地展示出去, 把一段段录像真实贴切地放映出来, 让人去欣赏、去思考, 这就是声像档案的最大魅力和贡献了。

摘要：本文结合工作实际, 分析了医疗机构声像档案管理现状, 提出要重视医疗机构声像档案的采集、整理和开发利用。

关键词：医疗机构,声像档案,采集整理,开发利用