在当今社会生活中，我们逐渐认识到制度的重要性，制度是人类社会人们行为的标准。我想学习制定制度，但不知道该如何写？以下是小编为您整理的《公司采购流程管理制度》，供需要的小伙伴们查阅，希望能够帮助到大家。
企业招标采购如何优化管理流程
【摘 要】由于企业招标采购工作专业性较强，并且对企业的经营管理有着重要的影响。因此，有效提高企业招标采购工作效果，并提升企业招标采购工作流程实效性，对完成企业招标采购工作和满足企业发展需要具有重要意义。基于这一认识，我们应对企业招标采购工作的重要性有正确的认识，并认真分析企业招标采购工作流程的特点，制定相应的解决对策，保证企业招标采购工作流程得到有效的优化，提高企业招标采购工作效率。因此，有效地优化招标采购管理流程，对促进企业招标采购工作发展具有重要意义。
【关键词】企业招标采购; 管理流程; 优化措施
一、前言
从目前企业招标采购管理流程来看，现有的招标采购管理流程相对较长，虽然从完善性方面有一定的保证，但是从采购效率来讲却制约了企业招标采购工作的开展。因此，要想提高企业招标采购工作效率，就应当对现有的招标采购管理流程有正确的认识，并制定相应的解决对策，保证企业招标采购管理流程能够得到有效的优化，提高企业招标采购管理工作效率。为此，我们应从多个方面入手，保证企业招标采购管理流程能够得到有效的优化，为企业招标采购工作提供更为有力可和可靠的支持。
二、企业招标采购，应建立招标职能部门，并对管理职能进行详细划分
1.根据招标采购需要，建立招标职能部门
由于企业招标采购工作专心较强，为了做好招标采购工作，应当根据企业的招标采购实际建立相应的招标管理部门，使企业招标采购工作能够有专门的部门负责，做到落实责任清楚职能，使企业招标采购工作能够得到有效的开展。因此，建立相应的招标负责制等部门，并落实招标管理职能职责，对提高企业招标采购工作质量具有重要意义。
2.对职能部门的管理职责进行明确
基于企业招标采购工作的特殊性和专业性，在建立招标采购职能部门的同时，还应当对管理部门的职责细化。使职能部门的管理职责能够得到明确，确保企业招标采购管理工作职责能够得到落实。因此，对职能部门的职责进行明确，对提高企业招标采购管理工作质量具有重要作用。
3.加强职能部门与其他部门的配合
由于企业招标采购工作需要多个部门的配合，建立了招标采购工作职能部门之后，应当加强职能部门与其他部门的合作，使企业招标采购工作能够得到全面的细化和有效地开展，确保企业招标采购工作能够得到其他部门的大力支持。
三、企业招标采购，应规范招标过程中的信息管理
1.加强招标信息的发布管理
从企业招标采购工作实际来看，信息管理关系到企业招标采购工作的开展效果，为了做好信息管理，应当从企业招标采购工作的信息发布入手，强化信息发布的及时性和有效性，并且提高信息的透明度。使招标采购工作的信息发布能够提高时效性。
2.加强招标投标单位的供方资格审查
在企业招标采购工作中，参与投标的供方是重要的管理对象，其中为了提高招标采购工作的有效性，应当加强对合格供方的管理，使投标的供货商资格能够得到有效的审查，确保供货企业能够达到相应的供方资格。
3.提高招标过程中信息的准确性
基于企业招标采购工作的实际需要，应当提高招标采购工作中信息的准确性，使企业所发布的招标采购信息能够保证齐全准确，并且在招标管理工作中确保所有的管理信息能够达到准确性要求。所以，加强招标过程的信息准确性管理，对于提高管理过程实效具有重要作用。
四、企业招标采购，应对招标流程进行优化，提高流程的高效性
1.加强对招标采购流程的了解，缩短业务链
从目前企业招标采购过程来看，现有的管理流程链条较长，虽然对招标工作有一定的帮助，但是却在整体的管理效率上有所欠缺，不能够满足企业招标采购工作的实际需要，因此，应当对现有的招标采购管理流程进行优化，使业务量而能够得到缩短。
2.对招标采购实施流程化管理，提高招标采购流程的实效性
基于企业招标采购工作的实际需要，在管理流程的优化上，应当加强对企业现有招标采购管理流程的了解，并根据企业招标采购工作的需求，对管理流程进行优化。实施全面的流程化管理，使招标采购管理工作能够在流程上得到简化，提高招标采购工作流程的运行质量。
3.加强对招标采购各环节的控制，提高流程的高效性
按照企业招标采购工作的实际需要，应当加强对招标采购过程的控制，使招标采购过程中的每一个细节，都能够得到有效的监督和优化，使招标采购工作的整体效率能够得到有效提升，满足企业招标采购工作的实际需要。
五、结论
通过本文的分析可知，在企业招标采购工作管理中，要想提高管理效果，就应当对管理流程进行全面的优化，使企业招标采购管理工作能够在流程上得到有效的优化，提高管理流程的实效性。具体应从3个方面入手：首先，应建立招标职能部门，并对管理职能进行详细划分;其次，应规范招标过程中的信息管理;再次，应对招标流程进行优化，提高流程的高效性。确保企业招标采购管理流程得到全面有效的优化。
参考文献：
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[6] 李春.我国商业银行集中采购管理优化研究[D];西南财经大学;2011年.
作者：葛胜仓 计韬
【摘 要】为了提高电力物资采购的效率，本文结合实际，对电力物资采购合同管理流程内容进行总结分析。先是论述采购合同管理在电力物资采购形成的作用，其次在论述电力物资采购合同管理现状的同时，对采购合同管理的流程重点进行探究，希望可以给相关领域的研究者提供帮助。
【关键词】电力物资;采购合同;管理流程;分析
0前言
电力物资的应用贯穿在整个电力领域的生产与经营的所有环节中，使得电力企业可以正常的运营，也能够产生更高的经济效益。加强电力物资采购合同的有效管理，可以给电力企业提供充足的物资产品，推动企业的发展和进步。电力物资采购合同管理流程主要分为签约、数据变更、履行约定内容等。电力企业需要采取必要的措施，加强采购合同的管理，从而可以使得合同更加的规范化，消除不良问题，充分保证电力企业的综合效益。
一、电力物资采购合同管理的作用
(一)电力物资采购合同明确具体的要求
在电力物资采购合同管理阶段，通过合同规范的认定，能够要求采购人员按照合同规范要求进行物资采购。同时，通过合同确定后，还能规范物资的规格、型号、以及相关的经验方式，这对保证采购工作的开展有着积极的作用，为电力企业的正常运行奠定有利的基础。
(二)电力物资采购合同可以约束双方行为
电力物资采购环节，通过有效的采购合同管理方式可以有效的约束双方行为，尤其是供应商的管理方面，使得双方严格按照法律标准和规范要求进行材料管理，各方都能了解自己的责任和义务，如果在执行过程中出现违约情况，就要按照合同规定承担相应责任[1]。
(三)电力物资采购合同可以解决采购环节的矛盾
电力物资采购的过程中，一些采购部门会遇到一些市场变化，同时，市场上的材料价格是随时变化的，存在波动性，在实践过程中，若签订合同时缺少了相关的法律知识，在没有了解合同内容的情况下，就会产生合同纠纷问题，这些问题都会使得供求双方存在着严重矛盾，此时通过电力物资合同可以解决当前矛盾。
(四)对电力物资采购合同的有效管理
对于物资采购管理合同来说，在实践过程中，它是保证物资正常流通的关键，同时，在物资采购合同管理的过程中，它是需求相关单位联合决定的一个合作行为。这些部门都要担负起自己的职责，管理人员需要明确合理的物资型号，然后进行全面的管理与控制。因此，在进行电力物资采购合同管理中，必须要确保物资各个方面都要达到要求，且各个单位有效的协调，保证工资可以正常的供应。
二、电力物资采购合同管理的问题
(一)管理和控制体系存在漏洞
合同质量的高低取决于合同采购管理的控制以及相关体系的支撑。但是当前很多店里企业，没有设立针对性的合同管理部门和控制部门，合同管理工作在开展时还是处于混乱的状态，同时，一些责任部门的义务与权力没有得到明确。这主要是电力企业缺少科学的管理划分工作，管理体制不够创新，严重的还有一些单位根本就没有设定管理部门。那么在合同管理上就会缺少相关的支持，严重的影响了采购合同的正常使用 [2]。
(二)合同管理和控制意识薄弱
合同文化是对于企业来说应该是非常重要的，但是，在实践过程中，一些企业它对于合同的管理意识还是存在不足，认为合同管理不重要，就没有在项目开展时严格的按照管理方式进行合同管理，并且在合同签订阶段，没有做好相关的跟踪管理，使得很多漏洞存在。此外，电力采购工作人员法律意识薄弱，没有严格执行法律标准和合同规定，造成工作质量较差。
(三)合同管理水平不高
电力企业根据实际需要来签订采购物资合同时，没有考虑到当前的电力领域的具体状况，没有全面的掌握市场信息，没有使用招标方式来确定材料的供应商，也没有按照市场条件来确定最终的价格，或者没有准确计算运输、包装、税费等方面费用。很多物资采购合同的签订都不能达到规范化的要求，合同条款存在不合理的情况，造成双方就时间、价格等方面存在矛盾。电力企业的各个部门不能及时传达相应的信息，所以就造成了物资采购合同的变化，信息变更不能有效的传递给相应的管理部门，导致管理人员的效率和质量比较差。电力企业没有按照要求进行采购合同的分类，也没有进行跟踪检查，导致执行方面存在严重的问题。
(四)没有实现封闭式的管理
合同双方在进行物资采购合同管理的过程中，没有严格执行规范的流程，也没有依据法律规定的要求进行管理，造成了很多矛盾问题的出现。电力企业不能正确看待合同纠纷问题，导致一些问题无法有效解决，合同逐渐的严重，给企业的经济效益造成巨大损失。
(五)风险责任条款没有明确的规定
如缺少针对性的条款规定，在实践过程中，合同的应用就会存在问题，一些约束的条件就达不到相应的要求，在落實的时候效果达不到预期效果。此外，物资在生产与验收环节，在没有得到有效连接的情况下，合同的执行效果就不明显，例如，一些企业在没有收到物资的情况下，就需要将资金汇款给对方账户，这就引发资金损失问题 [3]。
三、电力物资采购合同管理流程分析
(一)明确签约流程
电力企业在进行采购合同管理的过程中，应该制定出科学合理的签约流程，要规定各个环节需要完成的各项工作，保证合同可以有效的应用。电力物资的采购管理部门和人员应该重视合同的管理，执行企业管理的规定，按照规范要求进行合同签约与执行，经过多方的审核与管理，从而可以使得电力物资合同更加科学合理，给电力企业的经营发展起到积极的促进作用。
(二)管理流程分析
电力企业的管理人员应该充分考虑到设计变更情况，根据该变更来做好合同变更，要结合项目的具体情况，要明确采购环节的详细补充，充分的保障物资各方的根本利益，不能随意改变采购内容;在实践过程中，需要对合同变更的内容进行深入的审核研究，保证物资的价格变动以及相关的规格型号满足实际要求，另外，还需要将管理内容作为研究背景，提升合同变更审查的合理性，使其在履行的过程满足实际需求。此外，电力物资采购合同管理要达到规范化要求，任何人员的工作都需要按照流程来完成，不能随意更改工作流程，提高工作质量[4-5]。
(三)履约管理流程分析
电力公司的采购管理人员要具备较强的服务意识，注重自身素质水平的提升，在合同履行过程中，要注重管理流程的分析，不能随意的更改服务流程，同时还需要做好跟踪管理，及时发现生产环节中存在的问题和不足，以保证各项工作可以高质量的完成。电力物资的采购合同中也要明确规定供应商的履约流程，要按照合同规定供应电力物资，要保证材料的充足和质量合格，从而可以提高整体水平，不会给电力企业的运行造成不良影响。
四、结束语
随着时代的发展和进步，电力工程领域的发展速度在逐步的增大，电力企业生产的电力能源给人们带来了非常便利的生活，而电力企业要想高效的运行，就必须要加强电力物资采购合同的管理，这是企业运行的基础条件。在电力物资合同执行阶段，要严格按照规定要求来进行，提高采购人员素质和管理意识，提高风险管控意识，从而可以保证合同管理达到要求，给电力企业提供充足物资，促进企业的发展，进而推动电力工程领域的全面进步。
参考文献：
[1]张瑞宏. 电力物资采购合同管理流程探讨[J]. 建筑工程技术与设计，2018，(32)：3420.
[2]胡琴. 电力物资采购合同管理流程探讨[J]. 商品与质量，2015，(50)：1.
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[5]侯丽霞. 关于电力企业物资采购与供应管理的可持续发展[J]. 现代国企研究，2016，0(6).
(作者单位：大唐陕西发电有限公司渭河热电厂)
作者：张锦华
摘要：加强电力物资采购合同管理不仅是市场经济和电力体制改革形势的需要，也是电力企业提高自身风险管理水平的要求。主要概述了电力物资采购合同的签约、变更、履约和资金结算四个阶段的业务流程，通过采用流程控制方法不断完善电力物资采购合同管理，实现物资合同管理的科学化、规范化、标准化，有效防范各类风险。
关键词：电力物资采购合同;管理;流程控制
作者简介：董付梅(1976-)，女，山东临邑人，山东省临邑县供电公司，助理工程师。(山东 德州 251500)
一、电力物资采购合同管理的意义
实施电力物资采购合同的有效管理能更好地防范电力物资采购风险，能提高物资管理部门的整体管理水平，能加强物资采购合同履行过程的控制，提高合同履约水平，能优化合同管理流程，提高合同管理效率。电力物资采购合同管理坚持依法从严管理，严格合同签约履约，深化“集中签订、集中结算”的合同管理模式，建立上下联动、统筹协调的物资现场服务和履约协调机制，通过对物资采购合同的签约、履约全流程管控实现物资管理的科学化、规范化、标准化、法制化，从而提高了企业的经济效益，提升了企业的社会形象。
二、电力物资采购合同管理的方法
临邑县供电公司电力物资采购合同管理以电子商务平台和ERP系统为基础，全过程控制物资合同的签约、变更、履约和资金结算业务，并采用流程控制方法进行管理。流程控制方法通过流程绘制管理工作的过程，全面描述如何从一个节点流向另一个节点，包括节点具体工作方法、工作工具等的描述以及关键节点、创新节点说明。采用流程控制方法，加强物资采购合同全过程管控，以达到标准化、科学化、规范化的要求。
三、物资采购合同标准化管理流程控制
1.流程控制
(1)电力物资采购合同签约管理流程控制。
1)市公司下发中标结果并确定是否需要签订技术协议。一般来说，对于新应用设备材料、技术复杂或项目实施的关键设备材料，可根据需要组织项目管理部门、物资需求部门、设计单位等相关部门进行技术协议的签订。
2)如果需要则组织签订技术协议，由市公司负责组织，县公司授权项目主管部门负责人与供应商代表签订技术协议。
3)县公司物流服务中心采购员在ERP系统中创建采购订单。
4)县公司物流服务中心主任在ERP系统中审批采购订单。
5)判断采购订单是否审批通过。
6)采购订单审批通过，县公司物流服务中心主任(公司委托授权人)与供应商代表签订物资采购合同。
7)县公司物流服务中心履约员上报合同签订资料。
8)省市公司合同专工汇总合同签订资料，提出考评意见并下达。
9)县公司物流服务中心履约员将合同相关资料归档。
(2)电力物资采购合同变更管理流程控制。
1)县公司项目主管部门根据设计变更通知单提出合同变更申请。根据项目实际要求，需对采购结果进一步补充说明或明确物资合同双方权利义务的事项，且不造成对采购结果实质性内容进行的更改。
2)县公司物流服务中心主任审核提报的合同变更申请。审核的依据是物资规格参数不变、单价不变，合同签订数量予以增加或减少，增减幅度是否超过招标文件或采购文件约定的15%执行，是否超过50万元。若合同签订数量增减幅度超过招标文件或采购文件约定的15%且超过50万元，则需重新纳入物资计划采购管理。
3)判断合同变更申请审核是否通过。
4)县公司物流服务中心主任审核通过后报县公司分管领导审批。
5)判断合同变更申请审核是否通过。
6)县公司分管领导审批通过后报省市公司物资部专工审批。
7)判断合同变更申请审批是否能过。
8)省市公司物资部合同专工审批通过后，县公司物流服务中心履约员根据审批结果确定合同变更方案并通知供应商。
9)县公司物流服务中心采购员根据合同变更方案在ERP系统内更改采购订单或增加采购订单。
10)县公司物流服务中心主任在ERP系统内审批变更合同或补充合同。
11)判断变更合同或补充合同审批是否通过。
12)县公司物流服务中心主任审批合同通过后，县公司物流服务中心履约员上报合同变更情况。
13)省市公司合同专工汇总合同履约信息，提出并下达考评意见。
14)县公司物流服务中心履约员将合同变更相关资料归档。
(3)电力物资采购合同履约管理流程控制。
1)县公司物流服务中心履约员在ERP系统内根据采购合同到货日期制订物资催交计划。重要设备材料要及时掌握供应商的生产准备和排产计划，按照关键生产节点，核实生产进度，及时协调解决生产中出现的问题。
2)供应商根据采购合同的到货日期制订生产计划。
3)县公司物流服务中心履约员对重点物资生产节点履约跟踪。
4)县公司物流服务中心建立交货配送制度。根据合同交货期和施工进度，履约员及时与物资需求部门确定物资到货需求，与供应商落实配送安排，编制配送计划。采用配送单的方式通知供应商发货和现场服务人员做好接货准备。
5)供应商按确定的时间和方式交货。
6)县公司物流服务中心履约员组织物资需求部门与供应商现场办理交接手续，并组织项目单位与供应商代表进行物资验收工作。
7)确定物资验收是否合格，相关验收人员在验收单上签字确认。
8)物资需求部门与供应商办理现场交接手续。
9)物流服务中心协调供应商按照合同规定和现场管理的要求安全、优质地完成技术服务、消缺补件、设备安装调试等工作。
10)县公司物流服务中心履约员上报合同履约信息。
11)省市公司合同专工汇总合同履约信息，提出并下达考评意见。
12)县公司物流服务中心履约员将合同履约资料归档。
(4)电力物资采购合同资金结算管理流程控制。
1)县公司物流服务中心履约员根据采购合同提交预付款申请，附物资采购合同、预付款保函和相应的收款收据。
2)县公司物流服务中心履约员提交到货验收款申请，附增值税发票、项目主管部门签字确认后的到货验收单和相应的收款收据。
3)县公司物流服务中心履约员提交投运款申请，附运维单位签字确认后的物资投运单和相应的收款收据。
4)采购物资质保期满无质量问题的，县公司物流服务中心履约员提交质保金申请，附项目单位签字确认后的质保单和相应的收款收据。
5)县公司物流服务中心核算员汇总履约员提交的预付款申请、到货款申请、投运款申请、质保金申请，在财务管控系统中编制物流服务中心月度现金流量预算(物资采购支出预算)。
6)县公司物流服务中心主任在财务管控系统中对物资采购支出预算进行审核。
7)判断物资采购支出预算审核是否通过。
8)物流服务中心主任审核通过后，县公司分管领导对物资采购支出预算进行审核。
9)判断物资采购支出预算审核是否通过。
10)县公司分管审核通过后，县公司财务部专工对物资采购支出预算进行审核、汇总。
11)判断物资采购支出预算审核是否通过。
12)各级审核通过后，财务人员实施预付款处理或应付账款处理。
2.关键节点及创新节点说明
(1)电力物资采购合同签约管理关键节点及创新节点。其中第3)点既是关键节点又是创新节点。采购员在ERP系统内创建采购订单，保存时系统会自动检查是否超预算。如果超预算，系统会提示并不予通过，此时由采购员联系采购申请的创建人进入项目变更管理流程调整预算，之后重新维护采购订单。如果不超预算，采购订单保存成功。
在ERP系统中采购订单维护成功后，采购合同、配送单、到货验收单、投运单、质保单在系统中以统一的文本格式自动生成，这5种单据可以根据业务进展情况在不同时期打印。为简化业务流程、提高工作效率，采购员在成功创建采购订单后将5种单据一次性全部打印，根据具体情况分发给买卖双方或存档，尤其是验收单、投运单、质保单，一次性打印全部由供应商留存，便于在不同时期提交进行资金结算，减少了供应商多次到物流服务中心打印单据的麻烦，为客户提供了便利。
第6)点既是关键节点又是创新节点。物资合同签订后，履约员要核实是否需要预付款。如果需要预付款，进入采购付款管理流程。如果不需要，则根据实际情况进入物资收货流程。
在ERP系统中采购订单维护成功后，市公司组织供应商与各县公司集中签约，严格使用国家电网公司物资采购统一合同文本，确保在中标结果发布后15日内及时完成合同签订。严格中标结果执行，合同签订不得更改中标结果或违背招标、投标文件实质性条款，逐步取消技术协议签订，进一步加快合同签订速度，大大提高了签约效率，降低了签约成本，方便了客户。
(2)电力物资采购合同变更管理关键节点。第9)点，集团公司物资部合同专工审核合同变更申请，若增幅度超过15%或超过50万，则需转入物资需求计划管理流程，新增物资需求计划;若增幅度不超过15%且不超过50万，允许合同变更。
(3)电力物资采购合同履约管理关键节点及创新节点。其中第3)点是关键节点。建立履约管理常态机制，实时监控供应商实际生产状况、项目进度对物资供应的需求，确保供应商按期供货、项目单位按期收货。
第5)点是关键节点。供应商是否按照采购合同约定的日期和方式交货是其履约水平的重要环节，是物资计划执行准确率的重要因素。
第6)点是关键节点。物资的验收是对物资的数量、外观、内在质量以及有关技术资料、凭证和物资标志等进行检查，以验证物资是否符合合同规定;物资的验收工作质量的好坏直接关系到整个电网建设和生产的质量。物资到货验收合格后必须在合同交货期满10日内办理ERP入库手续，确保计划执行准确率达到95%以上。
第12)点是创新节点。在合同履约过程中建立“一单(订单)一评价”的履约评价机制，及时采集供应商交货、产品质量和售后服务等信息，对供应商合同履约情况实行卡片式管理，并将结果及时上报。严格供应商违约处置，严格按照合同约定对供应商违约行为进行当期处理。建立诚信评价机制，对合同签订履约情况开展诚信评价，加大对失信行为的惩戒力度，营造诚实守信的良好氛围。
(4)电力物资采购合同资金结算管理关键节点。第1)点物资合同签订后，供应商提交预付款申请需出具预付款保函、收款收据和物资合同;若供应商放弃预付款，预付款可与到货验收款、投运款一起支付。
县公司物流服务中心核算员汇总供应商提交的付款申请，在财务管控系统中编制月度现金流量预算。预算编制及资金支付应按照合同相关条款及公司财务相关规定，在付款相应凭据汇集完成后进行。
四、小结
电力物资采购合同管理主要指严格执行中标结果，及时完成合同签订工作;严格按照合同约定执行，尤其是加强物资产品质量监督、物资到货期、资金结算支付管理。只有不断完善管理流程和管理制度，把管理具体到每一个部门，细化到每一个人，落实到每一个环节，才能确保物资合同管理真正到位，履行才能真正落实。
(责任编辑：王祝萍)
作者：董付梅
公司采购流程管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 请购及其规定 1.请购单的要素完整的请购单应包括一下要素：(1)请购的部门;(2)请购物品所属项目;(3)请购的用途;(4)请购的物品名;(5)请购的物品数量;(6)请购的物品规格;(7)请购物品的样品、图片或详细参数资料等;(8)请购的物品的需求时间;(9)请购如有特殊需要请备注;(10)请购单填写人;(11)请购部门主管;(12)请购单审核人;(13)财务审核人;(14)公司总经理。
3.请购单及其提报规定(1)请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门;(2)固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;(3)其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表.)的格式填写提报;(4)日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;(5)请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;(6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;(7)遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。(8)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。(9)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 4.公司物资请购单的提报部门(1)公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;(2)公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;(3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 请购单的接收及分发规定 请购的接收要点
采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批;
接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则; 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;
对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。 请购单的分发规定
对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理; 对于紧急请购项目应优先处理;
无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门; 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 采购周期的规定
常规商品采购周期在 7 天，
遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略，紧急采购商品周期在 3 天时间; 询价及其规定
询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;
属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购; 对于紧急请购项目应优先处理;
所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价; 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品; 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于 10 万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表四(拟报价/招标单位名单)的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书;
询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价; 8.除固定资产外单次采购金额在 1 万元以下项目可以自行采购;单次采购金额预算金额在 1 万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与;单次采购金额预算价格在 20 万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督;单次采购金额预算价格在 100 万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;
9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;
10.比价采购或招标采购应按照附表五(材料或设备询价表)的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;
11.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
三、比价、议价
1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;
2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;
收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格;
4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;
5.参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 比价、议价结果汇总
比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;
比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;
3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 合同的签订及其规定。 1.合同合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。(1)合同正文应包含的要素 1) 2)合同名称、编号、签订时间、签订地点;采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分;包装要求;合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明;付款方式;工期;质量保证期;质量要求及规范;违约责任和解决纠纷的办法; 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)双方的公司信息; 11)其他约定。(2)合同签订及其规定 1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任; 2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低; 3)为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单; 4)遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点; 5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期; 6)详细约定发票的提供时间及要求; 7)针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等 8)与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款; 9)违约责任一定要详细、具体; 10)比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作; 11)合同签定签应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查; 12)合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效; 13)签订的所有合同应及时报送财务部门。
六、付款及合同执行 1.付款规定(1)所有已签订合同付款时应参照公司《修造船公司材料采购付款及报销流程 V1.修改版》及《修造船公司资金支出审批及报销签字权限及管理制》中的相关规定执行;(2)按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;(3)按照贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八(资金支出审批单)或附表九(付款审批单)，该审批单巡签完毕后提交财务部付款;(4)财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。 2.合同执行 (1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导;(2)已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;(3)合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同;
七、报验与入库 1.报验(1)供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收;(2)对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行;(3)达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收;(4)质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任;(5)用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。 2.入库(1)公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收;(2)合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运;(3)质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受;(4)质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单;(5)外协加工件应按照原材料入库;(6)质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。附表一固定资产购置申请表企业名称：申请部门购置资产名称预算单价编号：申请时间购置数量预算金额购置原因：购置后效益分析：部门负责人分管领导分管财务副总总经理年月日附表二附表二采购申请表申请部门：填报日期：□服务年月日采购类别：□设备□材料□工程购置原因：序号名称规格型号 /工程概况数量 /工程量□低值易耗□其他估价(总价)交货期 /工期备注 1 2 3 4 5 6 7 8 备注：编制人：部门经理：分管副总：采购副总：财务副总：总经理：附表三附表三物资采购审批单部门名称序号项目名称规格单位年月日数量单价金额审批备注总经理：财务副总分管副总：财务审核：合计金额大写：经办人：部门负责人：￥：复核人：附表四拟报价/ 拟报价 /招标单位名单单位名称：填报日期：年月日序号 1 2 3 4 5 投标单位名称资质情况业绩情况联系人电话/ 电话/传真手机电子邮箱备注经办人：采购部：技术副总：采购副总：财务副总：总经理：附表五附表五材料(设备)材料(设备)询价表日期：年月日序号 1 需求单位：规格型号单位数量单价小计备注材料名称 2 3 4 5 6 7 合计：报价单位(盖章)：供货周期供方信息联系人邮箱办公地址：公司名称：商务：联系人需方信息邮箱办公地址：邮技术：电话电话付款方式传真公司网址传真公司网址编：备注：1.本报价含 17%的增值税，含运费; 2.本单只做询价用，非正式订单。附表六附表六比价/招标汇总表企业名称：物料名称规格单位包装标准公司名称制表时间：一次报价二次报价年月工期日付款方式联系人选定厂家采购部意见：采购部意见：经办人：采购部：技术副总：分管副总：财务副总：总经理：备注：附表七附表七合同审查批准单合同编号: 合同名称：合同标的物：产品(承揽)单价/合同总额：￥：元(人民币：元整)。招(评)标情况：详见报价及合同。合同洽谈人：公司律师意见：技术副总意见：分管副总意见：分管财务副总意见：公司总经理意见：附表八附表八资金支出审批单部门名称序号项目名称支付依据合同金额已付金额申请金额年月审批日备注总经理：财务副总分管副总：财务审核：合计金额大写：经办人：部门负责人：￥：复核人：附表九附表九付款申请审批单合同编号: 合同名称：付款依据：合同金额、已付款额：申请付款方式、付款金额：合同金额：￥已付款额：￥申请付款金额：￥本次申请付款大写：元;元;元;质保金: ;合同洽谈人：分管副总意见：财务副总意见：总经理意见：
公司采购流程管理制度 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司 对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制 订本制度。
一、请购及其规定 1.请购单的要素 完整的请购单应包括一下要素： (1)请购的部门; (2)请购物品所属项目; (3)请购的用途; (4)请购的物品名; (5)请购的物品数量; (6)请购的物品规格; (7)请购物品的样品、图片或详细参数资料等; (8)请购的物品的需求时间; (9)请购如有特殊需要请备注; (10)请购单填写人; (11)请购部门主管; (12)请购单审核人; (13)财务审核人; (14)公司总经理。 3.请购单及其提报规定 (1)请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购 部门; (2)固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提 报; (3)其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表.)的格式 填写提报; (4)日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式 填写提报; (5)请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份; (6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该 清单的电子文档也需一并提交; (7)遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其 他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 (8)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作 出书面说明。 (9)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 4.公司物资请购单的提报部门 (1)公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门 提报; (2)公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办 公室提报; (3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点 (1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、 清晰，检查请购单是否经过公司领导审批; (2)接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购， 图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则; (3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存; (4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定 (1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理; (2)对于紧急请购项目应优先处理; (3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门; (4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3、采购周期的规定 (1)常规商品采购周期在 7 天，， (2)遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略，紧急采购 商品周期在 3 天时间;
三、询价及其规定 1.询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技 术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通; 2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购; 3.对于紧急请购项目应优先处理; 4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代 理或各种中介机构询价; 5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替 代品; 6.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于 10 万的采购情况，询 价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表四 (拟报价/招标单位名单)的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书; 7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价; 8.除固定资产外单次采购金额在 1 万元以下项目可以自行采购;单次采购 金额预算金额在 1 万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价 或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与;单次采购金额预 算价格在 20 万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督;单 次采购金额预算价格在 100 万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机 构代理招标; 9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供 或完成我公司所需物资和项目的能力; 10.比价采购或招标采购应按照附表五(材料或设备询价表)的格式或拟 定完整的招标文件格式进行询价; 11.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
三、比价、议价 1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认; 2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低， 所报价格的综合条件更加突出; 3.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议 价目标或理想中标价格; 4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力， 资质进行验证和审查， 如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等; 5.参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的 进一步谈判。
四、比价、议价结果汇总 1.比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总; 2.比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列 出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照 一定顺序逐一审核; 3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
五、合同的签订及其规定。 1.合同 合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立 的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。 目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。 (1)合同正文应包含的要素 1) 2) 合同名称、编号、签订时间、签订地点; 采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总 额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分; 包装要求; 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明; 付款方式; 工期; 质量保证期; 质量要求及规范; 违约责任和解决纠纷的办法; 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 双方的公司信息; 11) 其他约定。 (2)合同签订及其规定 1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任; 2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低; 3)为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项 报价清单; 4)遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来 场协助清点; 5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期; 6)详细约定发票的提供时间及要求; 7)针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预 付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付 款条件等 8)与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款; 9)违约责任一定要详细、具体; 10)比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作; 11)合同签定签应按照附表七( 合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签 审查; 12)合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效; 13)签订的所有合同应及时报送财务部门。
六、付款及合同执行 1.付款规定 (1)所有已签订合同付款时应参照公司《修造船公司材料采购付款及报销 流程 V1.修改版》及《修造船公司资金支出审批及报销签字权限及管理制》中的 相关规定执行; (2)按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款; (3)按照贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八 (资金支出审批单)或附表九(付款审批单)，该审批单巡签完毕后提交财务 部付款; (4)财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款，以免影响合同的执行 和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。 2.合同执行 (1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监 督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及 公司领导; (2)已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任 的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约; (3)合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协 商并签订补充合同;
七、报验与入库 1.报验 (1)供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验 收; (2)对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规 定执行; (3)达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质 检、验收; (4)质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明 书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责 任; (5)用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。 2.入库 (1)公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的 检验或验收; (2)合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及 时安排卸货与搬运; (3)质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作 为暂存物资接受; (4)质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单; (5)外协加工件应按照原材料入库; (6)质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。 附表一 固定资产购置申请表企业名称：申请部门 购置资产名称 预算单价 编号：申请时间 购置数量 预算金额 购置原因： 购置后效益分析： 部门负责人 分管领导 分管财务副总 总经理 年 月 日 附表二 附表 二 采 购 申 请 表申请部门： 填报日期： □服务 年 月 日 采购类别：□设备 □材料 □工程 购置原因：序 号 名称 规格型号 /工程概况 数量 /工程量 □低值易耗 □其他 估价(总价) 交货期 /工期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 备注： 编制人： 部门经理： 分管副总： 采购副总： 财务副总： 总经理： 附表三 附表 三 物资采购审批单部门名称序号 项目名称 规格 单位 年月日数量 单价 金额 审批 备注 总经理： 财务副总 分管副总： 财务审核： 合计金额大写： 经办人： 部门负责人： ￥： 复核人： 附表四 拟报价/ 拟报价 /招 标单位名单单位名称： 填报日期： 年 月 日 序 号 1 2 3 4 5 投标单位名称 资质情况 业绩情况 联系人 电话/ 电话/传真 手机 电子邮箱 备注 经办人： 采购部： 技术副总： 采购副总： 财务副总： 总经理： 附表五 附表 五材料(设备) 材料(设备)询价表日期：年 月 日序号 1 需求单位：规格型号 单 位 数量 单价 小 计 备 注 材料名称 2 3 4 5 6 7 合计： 报价单位(盖章)： 供货 周期 供方 信息 联系人 邮箱 办公地址： 公司名称： 商务： 联系人 需方 信息 邮 箱 办公地址： 邮 技术： 电话 电话 付款方式 传真 公司网址 传真 公司网址 编： 备注：1.本报价含 17%的增值税，含运费; 2.本单只做询价用，非正式订单。 附表六 附表 六比价/招标汇总表企业名称：物料 名称 规 格 单 位 包装 标准 公司名称 制表时间：一次报价 二次报价 年 月工期 日付款 方式 联系人 选定 厂家 采购部意见： 采购部意见： 经办人： 采购部： 技术副总： 分管副总： 财务副总： 总经理： 备注： 附表七 附表 七 合同审查批准单合同编号: 合同名称： 合同标的物： 产品(承揽)单价/合同总额： ￥： 元(人民币： 元整) 。 招(评)标情况： 详见报价及合同。 合同洽谈人： 公司律师意见： 技术副总意见： 分管副总意见： 分管财务副总意见： 公司总经理意见： 附表八 附表 八 资金支出审批单部门名称序号 项目名称 支付依据 合同金额 已付金额 申请金 额 年 月审批 日备注 总经理： 财务副总 分管副总： 财务审核： 合计金额大写： 经办人： 部门负责人： ￥： 复核人： 附表九 附表 九 付款申请审批单合同编号: 合同名称： 付款依据： 合同金额、已付款额：申请付款方式、付款金额： 合同金额：￥ 已付款额：￥ 申请付款金额：￥ 本次申请付款大写： 元; 元; 元; 质保金: ; 合同洽谈人： 分管副总意见： 财务副总意见： 总经理意见：
集团办公用品采购管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。
一、 申购及其规定
1. 申购的定义
申购是指某人或者某部门根据需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得的物料的单子的整个过程。
2. 申购单的要素(完整的申购单应包括以下要素)：
⑴ 申购的部门;
⑵ 申购的日期;
⑶ 申购物品的需求日期;
⑷ 申购的办公用品名称;
⑸ 申购的物品数量;
⑹ 申购的物品规格;
⑺ 申购如有特殊需要备注;
⑻ 申购单填写人签字;
⑼ 申购分支机构负责人签字;(注：所有申购必须经分支机构负责人确认签
字方可递交集团行政人资部);
⑽ 集团行政人资部确认签字;
3.申购单提报规定：
⑴申购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报行政人资部;
⑵申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报行政人资部。
二、 申购单的接收及分发规定：
1.申购的接收要点
⑴采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清
晰，检查申购单是否经过公司领导审批;
⑵通知物料管理人员核查申购物资是否有库存;
⑶接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库
存已超储积压的物资不采购的原则;
⑷对于不符合规定和撤销的申购物料应及时通知申购部门。
2.申购单的分发规定
⑴对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
⑵对于紧急申购项目应优先处理;
⑶无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门。
3.采购周期的规定
⑴每月12——15号各部门提交申购单;
⑵采购周期不应超过每月17号;
⑶采购部如未能按时完成采购任务时应向领导说明原因;
⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。
三、 询价及其规定
1.询价前应认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称，遇到问题应及时的
与申购部门沟通;
2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;
3.对于紧急申购项目应优先处理;
4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理
或各种中介结构询价;
5.对于申购部门需求的物资如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;
6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
四、 比价、议价
1. 经成本分析后，研拟底价，设定议价目标
2. 决定采购条件(向厂家详细说明名称、数量、规格、品质要求、交货期、地点等)
3. 其他厂商价格是否较低
五、 比价、议价结果汇总
1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;
2.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
六、 合同的签订及其规定
1.合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成
立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
2.合同正文应包含的要素
1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点;
2) 采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技
术文件与确认图纸是不可分割的部分;
3) 包装要求;
4) 合同总额应含税，特殊情况应注明;
5) 付款方式;
6) 质量保证期;
7) 质量要求及规范;
8) 违约责任和解决纠纷的办法;
9) 双方的公司信息;
10) 其他约定。
七、 合同执行及付款规定
1.合同执行
⑴已签订合同由采购部负责跟进、进行监督，如出现问题，采购部应及时
提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导;
⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的
履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;
⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商
并签订补充合同。
2.付款规定
⑴按照合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写付款审批单巡签后
提交财务部付款;
⑵财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和
供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。
八、 入库
⑴公司所有的物料入库前均应通过行政人资部门的检验或验收; ⑵已经验收的物料应及时的入库，并及时出具入库清单;
公 司 采 购 流 程 管 理 制 度
为了提高公司采购效率，明确岗位职责，有效降底采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物质采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
一：请购及其规定
1、请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子整个过程，请参照公司请购单
2、请购单的要素：请申购部门、 请购的用途、请购物品的品名、 请购物品的数量、请购物品的规格、请购物品需求时间、申请部门主管签字同意、采购审核、公司领导批准，请购如有特殊需要填写在备注一栏。 3
请购单及其提报规定
(1)请购单应按照要素填写完整，清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。
(2)如遇公司生产急需的物资，公司领导不在的情况下，可以电话或者其它形式请示，征得同意后提报采购部门签字确认手续后补上。
(3)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部 4. 采购流程：
采购计划→ 采购申请→ 部门主管签字→仓储部(库存核实库存)→采购部门审核→公司领导审批→采购部门(按需采购)→ 验收入库(收料单或入库单)→发票单据齐全→ 仓储部(清货入库)→采购部门(填写报账单据)→ 财务部审核 →公司领导审批→出纳支付
二、请购单的接收及采购规定
1、采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整，清晰，检查请购单是否经过公司领导审批。
2、通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。
3、对于不符合规定和撤销的申购单物资应及时通知申购部门
4 、接收请购时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则。
5、对于请购单所需采购物资，采购人员应按照请购单内容合理选择供应商进行供给。
6、对于紧急请购项目应优先处理，无法满足请购部门时间需求的应通知请购部门，并给以明确的期限。
7、 重要项目的采购，在采购前应征求公司相关领导的建议。
8、在公司合格供应商范围内采购的物资及产品采购周期不应超过5天，在公司合格供应商采购范围外采购的物资及产品采购周期不应超过7天
9、采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明相关原因，遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。
三、供应商选择规定
1、 采购所选择的供应商应具有一定资质和实力，具有提高或完成我公司所需物资和项目的能力
2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，所报价的综合条件是否能满足公司要求。
3、 收到各供应商报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中的价格。
4、重要项目应通过一定的方法对于供应商的实力，资质进行验证和审查，通过进行实地考察，了解供应商的各方面实力。
5、 参考目标或理想价格与各供应商进行价格及条件的进一步谈判，经过比价，议价汇总汇报公司相关领导，征得同意后方可签订合同。
四、 合同的签订及其规定
1、合同正文应包含的要素
合同名称，合同编号，签订地点，采购物品名称，规格，数量，单价，总价及合同(总额 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应说明)，质量要求及规范，要求交货日期， 违约责任和解决纠纷的办法，双方公司信息，合同签订及其规定，发票的提供时间及要求， 付款方式，违约责任，合同附件等
2、 合同签定应由公司领导签字加盖合同公章方可生效，原则上合同必须是原件，但特殊合同以传真或其它形式给供应商后，要求供应商签字盖公司合同章回传。
五、付款及合同执行
1、按照进度付款的采购项目必须确保质检合格后方可付款
2、按照供应商规定合同约定达到付款条件的合同进行付款操作
3、 填写费用报销单，该单审批签字完毕后提交财务部由财务部安排付款。
4、已签订合同由采购负责人负责跟进，采购负责人进行监督，如出现问题采购人员应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导。
5、已签订的合同在执行期间应及时掌握合作单位对合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量按时履行。
6、合同在履行期间应按照约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。
六、验货与入库
1、对供应商已经提供的物资采购人员应及时通知相关部门进行验收
2、 对于生产辅助物资验收标准参照公司相关规定和请购部门对请购物资要求执行
3、对于生产材料的验收有质检部在第一时间进行质检与验收。
4、 公司所有的生产材料，入库前均应通知质量部门检验，生产辅助材料由安全环保设备部检验，合格后由仓库清点入库
5、所采购物资在运达公司后采购部应及时通知请购部门及时按排卸货与搬运
七、采购人员行为准则
1、廉洁自律，严守工作纪律及保密条例。
2、不发表影响公司的言论，信息和意见。
3、不准参加有可能影响采购工作的宴请、娱乐和其他非正常活动
4、不接受供应商任何形式的礼金、礼品或返利;
5、严格遵守采购规范流程，按流程办事;
6、能及时按质按量地采购到所需物品;
7、严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量;建立完善的采购产品价格信息档案。
8、认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议。
9、 做好采购相关文档的存档、备份工作;
10、在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本;
11、 采购日常档案管理要求 采购员对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含《供应商名录及相关资料》、《询价记录》、《采购记录》等资料文档，进行统一备份存档管理
浙江理想阀门采购流程管理制度
采购流程图
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特编写此采购流程管理制度。
一、请购及其规定 1.请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产销售需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。 2.请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素： (1)请购的部门; (2)请购物品所属项目; (3)请购的用途; (4)请购的物品名; (5)请购的物品数量; (6)请购的物品规格; (7)请购物品的样品、图纸或技术资料等; (8)请购的物品的需求时间; (9)请购如有特殊需要请备注; (10)请购单填写人; (11)请购部门主管审核; (12)采购经理审核; (13)财务审核; (14)公司总经理审核。 3.请购单及其提报规定
(1)请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门; (2)固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报; (3)其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表.)的格式填写提报; (4)日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报; (5)请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;
(6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;
(7)遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
(8)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。 (9)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 4.公司物资请购单的提报部门
(1)公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报; (2)公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报; (3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批;
(2)接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;
(3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;
(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理; (2)对于紧急请购项目应优先处理;
(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门; (4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3、采购周期的规定
(1)单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;
(2)单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天
(3)单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过40天; (4)单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购周期不应超过60天;
(5)请购部门应按照以上(1)-(4)条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因;
(6)遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略;
三、询价及其规定
1.询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购; 3.对于紧急请购项目应优先处理;
4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价;
5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;
6.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表四(拟报价/招标单位名单)的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书;
7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
8.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购;单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与;单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督;单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;
9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;
10.比价采购或招标采购应按照附表五(材料或设备询价表)的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;
11.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
三、比价、议价
1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;
2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;
3.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格;
4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;
5.参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
四、比价、议价结果汇总
1.比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总; 2.比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核; 3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
五、合同的签订及其规定。 1.合同
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。 (1)合同正文应包含的要素
1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点;
2)采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分; 3)包装要求;
4)合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明; 5)付款方式; 6)工期; 7)质量保证期; 8)质量要求及规范;
9)违约责任和解决纠纷的办法; 10)双方的公司信息; 11) 其他约定。 (2)合同签订及其规定
1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任; 2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;
3)为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单; 4)遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点; 5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期; 6)详细约定发票的提供时间及要求;
7)针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等 8)与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款; 9)违约责任一定要详细、具体;
10)比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;
11)合同签定签应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查; 12)合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效; 13)签订的所有合同应及时报送财务部门。
六、付款及合同执行 1.付款规定
(1)所有已签订合同付款时应参照公司财务制度中的相关规定执行; (2)按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;
(3)按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八(资金支出审批单)或附表九(付款审批单)，该审批单巡签完毕后提交财务部付款;
(4)财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。 2.合同执行
(1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导;
(2)已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;
(3)合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同;
七、报验与入库 1.报验
(1)供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收; (2)对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行; (3)达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收; (4)质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任; (5)用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。 2.入库
(1)公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收; (2)合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门或请购人并通知质检部门，配合仓库部门及时安排卸货与搬运;
(3)质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受; (4)质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单; (5)外协加工件应按照原材料入库;
(6)质检合格后的固定资产及其他按照公司财务规定不入库。
各部门所需物料、配套件名录报采购部门
负责单位：生产部、研发部、车间
报采购部补办计划采购单
负责单位：采购部、生产部、研发部、车间
↑
↑
↑
无计划采购单临时制作、采购的到货物品
负责单位：采购部、生产部、研发部、车间
↓
车间组织人员卸货，库管按送货单名录的型号、名称、数量进行清点，并做好签收登记工作
负责单位：采购部、生产部、车间、库管
↓
对到货物品按规定项目进行检验并把检验结果通知相关部门
负责单位：质检
↓
因缺少相关单据暂时无法办理入库入账的物品，也应做好登记发放手续。待单据齐全后再补办入库入账手续
负责单位：库管
↓
→
采购部提计划采购单并报总经理审批
负责单位：采购部
←
↓
采购部门按审批后的计划采购单名录安排采购或制作
负责单位：采购部
↓
↓
确认采购或制作的物品到货时间后通知生产部、车间、库管、质检人员
负责单位：采购部
↓
↓
车间组织人员卸货，库管按送货单名录的型号、名称、数量对照计划采购单进行清点，并做好签收登记工作
负责单位：生产部、车间、库管
↓
↓
对到货物品按规定项目进行检验并把检验结果通知相关部门
负责单位：质检
↓
库管按送货单名录内容对照计划采购单(入账手续
负责单位：库管
采购部应及时与供货企业联系核实，对不相符部分或不合格物品按部门领导意见进行协商解决。办理调换、退货或其它手续
负责单位：采购部
↑
↑
对于到货物品与计划采购单和送货单名录→
内容不相符部分应报采购部、生产部复查并要求送货人签字确认
负责单位：库管
检验不合格的到货物品应报知采购部、生→
产部、以便于核查处理
负责单位：质检
↑
↑
↑
↑
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