局政府采购业务流程图（精选7篇）
政府采购项目招标业务流程图与采购人签订委托协议，确定采购方式是否进行资格预审是否进行资格预审是编制资格预审文件编制资格预审文件发布资格预审公告发布资格预审公告发售资格预审文件发售资格预审文件修改修改否否组建资格审查委员会组建资格审查委员会组织资格审查组织资格审查编制资格预审审查报告编制资格预审审查报告编制、发布资格预审结果通知编制、发布资格预审结果通知编制招标文件编制招标文件发布招标公告发布招标公告否发售招标文件发售招标文件是否变更投标截止时间是否变更投标截止时间是编制、发布资格预审补遗文件编制、发布资格预审补遗文件是是否修改招标文件是否修改招标文件应当在提交投标文件截应当在提交投标文件截止时间止时间1515日前发布变更日前发布变更公告公告是开标开标组建评标委员会组建评标委员会评标评标确定中标人确定中标人发出中标通知书发出中标通知书归档资料备查归档资料备查实质性响应不足三实质性响应不足三家家废标废标提交投标文件是否有提交投标文件是否有33家家是采购人采购人申请变申请变更采购更采购方式方式财政财政批复批复注：
1、政府采购方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、其他。
2、项目执行过程中如有质疑，请参见《政府采购质疑和投诉办法》（财政部94号令)。
开发背景
以EPC总承包方式的工程项目不断增多, 每年8~11个项目同时运行, 年采购合同额30~40亿元。并行的项目多给采购管理带来了很大困难。每一个项目业主有不同的管理深度和要求, 有的业主要求采购前审批每一份请购文件, 参与每一次商务谈判, 参与每一次到货验收;有的业主还要求自己签订关键设备采购合同, 由总承包单位进行催交和检验;有的业主则什么都不管, 只要总承包单位将装置建成交付即可。为适应每个项目的独特性, 每一个项目执行团队在制定采购流程时, 基本保证符合公司项目管理标准体系, 但又各不相同。有的项目采购活动在本部执行, 有的在项目现场执行。
生产任务的增加, 采购人力资源不足的矛盾也日益突出。而工程采购与生产采购的最大区别是, 工程采购中有大量的非标产品, 采购开始时仅有一个产品的技术方案。从方案到实物是一个复杂的过程, 比定型产品采购中的风险大的多, 不经过大量的协调和监控很可能最终的实物不能满足现实的需要。工程采购人员的培养是需要时日的, 全国范围内工程采购人员都是稀缺资源。公司急需一种有力的手段, 将工程采购过程的风险控制方法固化在采购作业流程中, 无论是熟练的人员还是新手都能在这一流程中步步为营, 将风险控制方法运用到位, 即使有遗漏也能及时发现。在诸多的现代管理方法中, 用软件系统固化作业流程是一个必然的选择。
需求性分析
工程建设、物资采购是商业贿赂治理的重要领域, 采购岗位属于高危岗位。不规范的采购可诱发贪污腐化、索要回扣、损公肥私等违纪违法行为。供应商收买采购人员的权力之后, 势必会放松对产品质量和进度的管理, 给工程项目带来风险, 加强采购各环节的监督成为采购部门、监督部门乃至上级的重要职责, 是保护员工、顺畅工作流程亟待规范的问题;有限的监督人员力量, 面对多现场分散采购如何保证监控不缺位也是期待解决的难题。“阳光是最好的防腐剂”, 最有效的监督就是将采购过程公开, 公开采购每一个环节的结果——过程文件。需要一个平台, 进行审批操作时必须能够方便地查阅上游环节的每一项记录, 从每一页报价文件到会议签到表, 这些文件一旦上传到IPMS上就不可撤销和更改, 保持原始凭证的客观性和真实性。
在原有的分散作业的状态下, 整个采购过程产生的文件均由流程中的作业人员自己保管, 各工作环节的信息多沉淀在各个岗位具体经办人手中, 难以共享和公开。工程造价部门需要设备材料的即时价格信息, 用以估算新项目的工程造价;市场开发部门在总承包项目的报价竞标时需要快速提供相似设备材料的采购成本。每年采购的设备材料类别、型号数以万计, 市场价格不停波动, 急需将这些数据电子化, 以便于整理分析运用。传统采购业务面临着信息化流程再造, 技术进步已经为传统业务的提升、效能的提高提供了现实可能。
中国石化采购电子商务网 (EC) 系统是总部推进物资供应体制改革、强化物资管理、公开采购过程的重要措施。EC为每一个企业的采购活动提供了公开、公平、公正的竞价平台, 是国内最成功的企业电子商务平台。但其本身存在的二个问题仍不能满足工程公司的需要。一是工程设备采购需要经过一个技术评标的过程, 最终要与供应商签订技术协议, 技术协议是供应商的报价基础。EC网上没有技术评标的过程, 也没有记录技术评标结果的功能。二是EC中的审批过程在早期建网的时候固化其中, 不能根据内控流程进行调整。EC上的请购文件只提供人工录入方式, 效率较低。实现网上采购必须能够整合EC系统。
总部2009年开始推行重点业务公开信息系统, 业务公开是全面推进企业管理改革的一项重要内容, 是加强物资采购管理、降本增效的有效手段, 是从源头上防止国有资产流失、防止暗箱操作和腐败现象滋生的根本途径, 对于高效廉洁地提升保障供应能力、提升物资供应专业化管理水平具有重要意义。
信息化、网络化浪潮对传统作业提供了流程再造和功能整合的技术基础, 为解决以上问题, 建立一套基于采购管理模式和审批流程的采购集成管理信息系统已经迫在眉睫, 这套系统应实现以下功能:涵盖公司采购过程的每一个环节, 实现流程化操作的要求;动态链接中国石化供应商管理系统和EC, 利用好现有资源;实现公司内控制度审批的需要;实现总部业务公开的要求;实现公司内部信息共享的需要;实现监察、审计等部门的适时查阅和监督。
成果成效
IPMS系统将采购工作流程全部信息化, 根据内控要求对采购方案、询价、供应商选择与价格确定、合同审批流程定制, 依据项目、级别、金额、自动流转的审核过程全程记录, 对采购过程做到有据可查, 有据可依。实现公开、透明、科学的采购规范和采购流程。
IPMS系统将采购信息网络化, 采购业务的网上审核与监督实现了整个采买过程全方位的动态监管和监控, 使事后审查变为事前监督, 采购部门、监督部门、领导三个层次的监督得以有序有效开展, 保证了规范操作, 杜绝了违规操作。绝大多数事前监督通过IPMS系统进行审核, 问题可以得到及时纠正, 提高了管理水平, 提升了工作效能。
IPMS实现了与EC系统、重点业务公开信息系统等的整合和对接, 实现了信息共享和数据的有序流转。实现了请购单数据传递的电子化, 实现了项目物资材料控制和过程控制的统一管理。为询价工作奠定了稳定的数据基础。IPMS的供应商管理与中国石化供应商系统紧密集成, 避免了重复录入、保证了供应商的统一管理;实现采购业务与中国石化EC系统的接口集成;实现与总部业务公开信息系统的接口集成。
IPMS系统中, 审核工作提示与邮件结合, 使审核工作提示更直接、及时, 系统主动性增强、用户使用更方便、进一步提高工作效率;基于B/S (浏览器/服务器) 结构的网络管理系统整体提高了办公效率, 降低了办公成本, 实现远程信息交流, 解决异地办公的局限性, 提高了执行力;审批效率大大提高, 原来需要三个月的审批时间, 现在在系统中1周即可完成, 工作效能得以大幅度提高。
关键词：MIS；仪器设备采购；业务流程；CBR；知识重用
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)16-31088-03
The Development of the MIS for College's Apparatus Purchasing
SONG Zu-hui
(Anhui Personnel Test Administration,Hefei 230061,China)
Abstract:On the basis of detailed analyzing the apparatus purchasing management information system of apparatus department of laboratory of Anhui Economic Management University, the paper designs it as six modules. Meanwhile, the three-tier architecture of the system is designed. They are program planning、procurement planning、contract managing、payment managing、statistical query and the management of outlay transferred by the school. Meanwhile, by studying representation and reuse of business process. This paper presents case-based intelligent design method, improving the system capability to solve the problems. Selecting Microsoft Vc++6.0 and SQL Server2000 as developing tools, the paper eventually makes the system become true.
Key words:MIS;apparatus purchasing;business process;CBR;knowledge reuse
随着我国高等教育的快速发展，国家和高校自身的科研经费投入越来越多。而这些科研经费中（包括一些国家级、省部级的科研项目经费）大部分资金都是用来购买仪器设备。仪器设备购置经费的增长使学校教学、科研、管理等各方面的环境都得到了较大的改善，学校的办学水平进一步提高，对高校发展和人才培养起到了很好的促进作用。然而，高校实验室设备处仪器设备采购的管理往往是很复杂的、繁琐的。随着高校对仪器设备采购投资的增加，利用传统的手工方式管理将会变得越来越困难。为了更科学、合理地管理和使用各类科研经费，我们开发研制了“高校仪器设备采购管理系统”，本文介绍其业务流程、功能及其中的业务流程设计知识重用技术。
1 仪器设备采购的工作流程
高校仪器设备的采购过程是一项科学的系统工程,在严格的规章制度和执行程序规范下,各科室既分工明确又相互联系、相互依存。业务流程图如图1所示。
仪器设备采购管理的工作流程如下：
(1)设备处将学院递交来的项目及相关内容导入到设备处的项目库中；
(2)处办公室对项目库中的项目进行受理、汇总、归类,并组织相关人员对这些项目进行审定,主管副处长对审定通过的项目进行审核签字, 立项审定后生成采购计划初稿交给采购计划编制人员；
(3)设备科的采购计划编制人员根据采购计划初稿并结合实际具体情况来编制最终的采购计划。编制过程中可能需要对采购计划进行拆分或组标打包；
(4)自购付款管理人员对学院送来的自购申报单进行管理,增加自购付款记录时,也应及时减少对应经费卡的余额；
(5)设备处的领导对经费卡信息、项目信息、付款信息、合同信息以及采购计划等多种信息进行综合统计查询。
2 系统功能
功能结构设计主要是对系统的功能进行分解，功能分解的过程是一个由抽象到具体、由复杂到简单的过程。通过业务流程分析,确定该系统的主要功能模块如图2所示。
图1 仪器设备采购业务流程
(1)项目计划制定
A导入。为了减少手工录入,设备处将各学院递交来的多个项目直接导入到设备处的项目库中；
B增加、修改、删除。对单个项目进行的操作；
C立项审定。主管副处长对审定通过的项目进行审核签字, 立项审定后生成采购计划初稿交给采购计划编制人员；
D查询。包括简单查询（局限于按照一个字段）和高级查询（支持多个字段按照“与”、“或”、“非”等任意逻辑匹配进行查询）。支持模糊查询。
E报表打印。 提供多种备选报表格式供用户选择选择，用户也可以按照自己要求自定义报表格式。
图2 系统功能结构图
(2)采购计划编制
A生成。 根据已审定的项目来生成采购计划初稿；
B拆分。购买大型仪器设备时,往往是分开购买仪器设备的零部件,这就需要对采购计划进行拆分；
C组标打包。为招标方便,需对拆分后的结果进行组标打包来推荐同一供应商和执行人；
D删除记录。删除单个采购计划；
E删除项目。删除项目对应的所有采购计划；
F审核是对编制的采购计划进行审核。查询可以根据一个或者多个字段条件的任意逻辑匹配对采购计划信息进行查询。支持模糊查询。
(3)合同管理
对与供应商签订的合同进行管理, 主要包括对合同的增加、修改、删除、浏览、查询、合同审核、数据导出和帮助等功能。其中合同审核后不准修改和删除,且对应的采购计划就相应地被执行。
(4)付款管理
既对合同的付款进行管理,也对学院自购的付款进行管理。主要包括对付款的增加、修改、删除、浏览全部、查询、对帐、数据导出和帮助等功能。其中对帐是指对选定的采购卡在一段时间内的收入与支出情况进行核对，并计算出该段时间内的总收入与总支出。为了与校财务处对帐方便,对帐期间一般选为会计期间。
(5)校拨经费管理
对经费卡的基本信息和学校对经费卡的划拨情况进行管理。
(6)设备采购经费使用统计查询
是按年度统计各年的校拨经费、项目已安排经费、合同签订经费（明细表汇总）、已支付费用，同时显示对应年度的详细信息，并可将统计查询的结果按照所需格式打印出来或者导出。
(7)采购经费使用情况统计查询
与对帐功能相似,设计的目的是为了使对帐功能独立。
(8)合同及付款统计查询
对合同及及合同的付款情况进行统计查询，其主要功能是查询、统计分析、报表打印、数据导出等。
(9)采购计划统计查询
可按项目代码、供应商、执行方式等条件对仪器设备的采购计划进行查询和统计分析。
(10)仪器设备采购项目统计查询
可按年份、学院、付款情况等条件对仪器设备采购项目进行查询和统计分析。
3系统体系结构
本系统采用经典的三层体系结构，各层的主要作用为：
A表示层。本系统采用图形化的用户界面，windows式界面显示风格，表示层包含所有系统中的图形、用户界面类和窗口类。
B应用逻辑层。具体可以进一步细分为领路对象子层和服务对象子层。其中领域对象子层是那些能够满足应用需求的领域概念的对象集合，服务对象子层则包括提供数据交互、打印报表、安全性等功能的服务对象。
C存储层。它是一个可以持久化的存储机构，本系统采用的是关系型数据库，用于存储系统中所有需要保存的永久性和暂时性数据。
本系统三层结构及引用关系的实例如图3所示。
图3 系统体系结构
4 业务流程设计知识重用技术
信息系统业务流程设计是一个继承与重用设计知识的过程，常常需要借鉴已有的典型业务流程模型和业务流程图，因此系统分析和设计人员在长期的项目实践过程中形成的业务流程分析和设计的知识和经验，可以作为案例按照一定的数据结构保存下来，形成案例库。开发一个新系统时，可以利用基于案例的推理（Case-Based Reasoning,CBR）技术从案例库中抽取与新系统要求相符或者相识的业务流程模型和流程图，作为业务流程设计时重要的参考，这样可以打打简化系统设计人员的工作负担，提高系统开发效率。
4.1案例的表达
从信息系统业务流程设计的特点考虑，所建立的案例表达既要包括企业及其业务过程的特征信息，又要包含企业组织结构、功能业务、工艺流程与产品构成、管理方式和具体业务的管理方法、各个管理活动之间的数据联系、资源约束和活动的相关性等具体信息。经过综合分析，论文对信息系统业务流程设计知识以一种结构化的形式加以组织，形成了业务流程设计案例库。
定义1 业务流程案例（Transaction Flow Case,TFC）指在符合企业业务流程实际和满足企业业务流程要求条件下所获得的各种流程设计参数、图形数据和其他相关信息。业务流程案例CASE可以表示为一个五元组，即(CASE-ID,CASE-ENTERPRISE-TYPE, CASE-TRANSACTION-GENERAL, FEATURE-LIST, FEATURE-LIST, CASE-CONTENT)组成。用巴科斯-诺尔范式（BNF范式）描述如表1所示。
由于企业业务流程难以通过具体的数据进行量化描述，再加之流程中的不少属性值多为模糊型数值，所以在业务流程优化过程中引入基于案例的推理（CBR），通过建立案例库存储适合不同行业、不同部门的最优业务流程案例，对以后新建设一个系统、进行业务流程分析和设计是十分有利的，不仅省时省力，而且要周到、科学。不过，由于不同企业和部门的业务流程千变万化，总存在这样或者那样的差异，多数情况下只能找到类似或者近似的案例，因此需要系统分析和设计人员结合企业实际、经验和新技术的要求，通过利用IBM公司开发的IBM WBI等业务流程分析工具包并结合系统分析员手工方式进行对已检索出来的历史案例进行适当的修改和优化，最后得到满足实际需要的解。
表1 用BNF范式描述业务流程案例
4.2相似度和业务流程推理过程
对于给定目标案例，如何从案例库中检索和选择最为相似的案例决定了案例推理系统的学习和推理性能。案例间的相似性度量是检索的关键。在案例间相似度的评估中，通常建立一个相似性计算函数对当前案例和旧案例进行比较。在CBR系统中，大多数案例检索都使用的最近邻算法。结合设备采购系统业务流程重用的特点，这里也采用这一方法。
定义2 假设案例X={X1,X2,…,Xn},Xi(1≤i≤1)是它的特征值，Wi是其权重。X是n维特征空间D=(D1*…*Dn)上的一点，由于在设备采购业务流程中，X,Y多为模糊值，如业务流程图的特征描述、组织的目标等，此时以模糊值进行定量描述来求解相似度，求解公式为
Sim(X,Y)=e-|f(x)-f(y)|
其中f(x),f(y)分别为相应模糊变量的隶属度函数。
设备采购业务流程的案例推理过程如图4所示。其中的关键技术环节是①检索：依据一定的算法从当前案例库中找出最接近的案例作为建议解。②重用：建议解（业务流程建议方案）被重用并通过实践加以检验，使其科学合理和符合实际需要。③修正：根据企业实际需求、新技术等具体情况对建议解进行必要的修正和优化，直到满足要求为止。④记忆：优化后的解作为新的案例充实到案例库中，形成知识。
5 结束语
对安徽经济管理学院实验室仪器设备采购管理系统选用Microsoft Vc++6.0和SQL Server2000作为开发工具，最终实现了对安徽经济管理学院实验室设备处仪器设备采购管理系统的开发。本系统是针对安徽经济管理学院设备采购实际情况开发的，但是其中采用了数据检查、分析和许多输入工作由系统自动完成的作法，减少了用户输入工作量，使得数据准确性和工作效率都大大提高。
以先进计算机技术为支撑的安徽经济管理学院仪器设备采购系统，改变了传统的手工管理模式,加强了设备处信息的共享，提高了仪器设备采购管理工作的效率，基本满足了信息时代对管理工作提出的新要求,同时也起到一定的辅助决策作用。该文还进一步提出了基于CBR的流程设计智能化方法，尝试着进行设备采购业务流程设计知识的表示与重用，提高了系统开发的效率。系统界面清晰明了、使用简单方便，运行在校园网上，通过身份验证、权限设置等多项措施保证系统的安全性和数据的合法性、完整性和有效性。该系统具有较好的实用性和推广价值。
图4 基于CBR的业务流程重用控制过程图
参考文献：
[1]陈禹六,杨善林,梁昌勇.信息系统分析与设计[M].高等教育出版社,2005.7.
[2]罗志高,简庚荣.等.中山大学实验室与设备管理系统的设计与实现[J].华南理工大学学报(自然科学版),2004.10.
[3]O. Kulak, A decision support system for fuzzy multi-attribute selection of material handling equipments[J].Expert Systems with Applications,29 (2005) 310–319.Draft,2004-02.
[4]安徽经济管理学院信息管理与信息系统研究所,合工大实验室建设和维护系统分析和设计报告,2005.04.
[5]Chu,H.K., Egbelu,P. J., & Wu, C.T.(1995).ADVISOR: A computeraided material handling equipment selection system[J]. International Journal of Production Research, 33(12), 3311–3329.
[6]De Boer, L., Van Der Wegen, L., & Jan Telgen, J. (1998). Outranking methods in support of supplier selection. European Journal of Purchasing and Supply Management, 4(2–3), 109–118.
[7]Zha X F,An object-orient knowledge based Petri net approach to intelligent integtation of design and assembly planning[J].Aitificial Intelligence in Engineering,2000,14;70-112
[8]R. P. Hall, Computational approaches to analogical reasoning;
A comparative analysis[J]. Artificial Intelligence Vol. 39, no. 1, 1989, 39－66.
[9]Brown, B., Lewis, L. (1991). A case-based reasoning solution to the problem of redundant resolutions of non-conformances in large scale manufacturing. In: R. Smith, C. Scott (eds.) [M], Innovative Applications for Artificial Intelligence 3. MIT Press, 1991.
[10]Mary Lou Mather. Case-Based Reasoning in Design[J] Expert Systems with Application, 1993, 6 (1),34－41.
一、业务目标
1、确保采购活动符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求；
2、强化采购过程管理，确保采购物资的数量、质量符合企业生产需要，合理保证工程进度，促进企业实现发展战略；
3、保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整；
4、加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率。
二、业务风险
1、采购过程不合法或违反有关的规定，可能使企业遭受外部处罚、经济损失或信誉损失；
2、采购物资数量、质量、交付服务不能满足规定需要，影响工程进度安排及企业发展目标；
3、采购环节未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致经济损失；
4、采购资料不完整或数据记录不准确，影响成本核算，可能影响企业的经济效益；
5、采购工作效率不高可能导致资金占用、成本增加，影响企业的生产经营效率。
三、业务范围
该业务主要描述了材料采购招标的相关流程，主要包括采购政策管理、采购订单及合同的审核与签订等内容，本流程所述之采购，原则上只限于公司自用的材料，若分包商以包工包料的形式供应的材料，则不在物资部门的采购工作范围之内。
四、业务流程描述
1、采购政策管理
1.1 采购工作依据《采购计划》进行，《采购计划》由工程管理部按照项目实际情况需要进行编制，子公司物资管理部门对各工程管理部的《采购计划》进行汇总平衡，按本单位的财务预算确定总的《采购计划》，由物资管理部门负责人签字批准。
1.2 各级子公司物资管理部门负责集中进行物资采购、设备及料具租赁。1.3 在集中采购的原则下，物资管理部门根据物资的不同类型及地区经营的特点、项目个数的分布等情况，确定本单位各部门、项目部对各类材料的采购权限及具体的处理方式。
1.4 大宗材料、贵重材料集中由子公司物资管理部门统一安排供应商选择、采购招标、合同签订等工作，各施工现场都严格遵从集中采购制度。
1.5 零星材料采购由物资管理部门按供应商管理流程选择合格供应商。
2、采购订单的审核
2.1 子公司工程管理部物资计划人员组织编制《采购计划》，分别经项目经理、项目总工审核签字后报子公司物资管理部门。《采购计划》主要内容包括材料的品种、规格及有关之技术、质量、安全及健康和环保要求，所需数量和进料时间，在工程开工初期提交物资部门等。如果根据工程的实际情况需调整原《采购计划》，子公司工程管理部物资管理负责人通知上级物资管理部门，并提交新的经项目总工签字批准的《采购计划》。
2.2 各级子公司物资管理部门对工程管理部的《采购计划》进行汇总平衡，按本单位的财务预算确定总的《采购计划》，由物资管理部门负责人签字批准。
2.3 采购计划经子公司领导审核通过后，方能由物资管理部门负责实施材料采购的下一步流程。
2.4 当工程合同规定企业需协助业主在货源地、收货地或工作现场进行检验 时，由工程管理部在《采购计划》中明确，各级公司在邀请供应商报价时加以规定以满足业主检验的要求。
3、优先供应商采购程序
3.1 向建材集团提供采购计划书，确定本次供货清单的品种、数量、供货方式等。
3.2 调整采购计划书内容（去除建材集团已供货内容），向集团建材销售公司提供采购计划书，确定本次供货清单的品种、数量、供货方式等。
3.3 调整采购计划书内容（去除优先供应商已供货内容），进行招标准备。
4、发放投标邀请
4.1 子公司物资管理部门根据调整的《采购计划》，对符合条件的三家及以上材料供应商发出《招标邀请书》和《招标文件》。
5、接受投标
5.1 投标人按照《投标邀请书》和《招标文件》的要求递送标书，子公司物资管理部门接收投标书。
6、开标和评标
6.1 评标小组负责按照《招标文件》规定的评标办法和标准，遵循公开、透明的原则，严格执行《分包招标开标程序》，对投标文件进行开标和评审，并对开标过程进行记录及存档。
6.1.1 根据同类型项目市场价格对各家报价进行分析比较，通过谈判确定价格。
6.2 评标小组完成评标后，写出书面《评标报告》，推荐中标候选人。其中“评标小组评审结果”、“推荐的中标候选人”、“评标小组全体成员签字”三栏需要所有评标小组成员共同填写。
7、确定中标人
7.1 子公司物资管理部门将《评标报告》报子公司领导审批签字后，确定最终的材料供应商中标人。
7.2 由子公司物资管理部门向中标人发放《中标通知书》。通知书必须经招标人盖章确认后生效。
8、采购合同的订立与审核
8.1 子公司物资管理部门负责起草材料采购合同文本。
8.2 公司实行合同评审制度。子公司物资管理部门负责牵头材料采购合同的评审工作，组织法务、财务、工程管理、安全等部门参与合同的审核会签。
8.3 合同审批程序
8.3.1 申报。各级子公司的委托人在授权范围内签订材料采购合同，填写“材料采购合同签约申报表”（一式二份），报子公司领导审查批准。
8.3.2.签订。子公司所有分包合同均由总经理签订，或由授权的子公司分管合约的副总经理签订，在未经总经理授权情况下，任何项目部、任何人均无权签订合同。
8.3.3 材料采购合同加盖公司公章或合同专用章后生效。报送至集团企管合同部进行备案、存档。
9、机械设备及周转料具的租赁
9.1 子公司工程管理部机械设备及周转料具管理岗位编制《机械设备及周转 料具租赁计划》，经项目经理、项目总工分别审核签字后报子公司物资管理部门，经子公司物资管理部门平衡协调后，确认对外或对内的租赁方式。
9.2 各级公司物资管理部门根据《机械设备及周转料具租赁计划》，对供应商的选择参见材料采购流程。
9.3 关于评标及定标过程，参见材料采购流程。
9.4 关于租赁合同的编制、审批与签订过程，参见材料采购流程。
五、主要控制点
1、采购计划的制订与审批。
2、发出邀请申请与接受投标。
3、开标和评标管理。
4、中标人的确定与审核。
5、采购合同的订立与审核。
一、流程
1、财务部门每月底根据当月资金状况、下月收入计划、应付账款等情况编制月度采购资金支付额度，报总经理审批。
2、采购部门根据采购合同、发票挂账时间等情况编制采购资金支付计划，报总经理审批。
3、采购资金支付计划批准后，由采购部门反馈给客户。
4、财务部门按付款计划规定的金额、付款方式付款，登记付款信息，并将信息反馈给采购部门。
5、审计部门定期对计划编制情况和执行情况进行审计，审计结果报总经理、董事长。
二、说明
1、采购部门和财务部门协商确定一个月度采购资金付款时间段，除临时付款计划外，非付款时间不付款，主要目的一是为编制付款额度和付款计划预留时间；二是相对集中支付有利于降低财务部门工作负担；三是有利于客户取款。
2、采购资金支付计划主要内容：计划编号（采用年月+序列号的形式）、客户代码（ID）、客户名称、付款金额、付款原因（合同约定、挂账期满、其他原因）、付款形式（现金、承兑、信用证等）。
3、采购资金支付计划执行台账主要内容：计划编号、客户名称、计划支付金额、计划付款方式、实际支付日期、实际支付金额、付款方式、票据号码（例如：使用承兑支付需登记承兑票号、承兑出票日期、承兑到期日；且有几张承兑登记几张承兑的信息）。
4、采购部门要完善发票登记台账，主要登记客户名称、票号、开票日期、开票金额、总经理或董事长审批日期等事项。
5、采购部门要完善合同管理台账，主要登记客户名称、合同编号、合同主要内容、合同金额、付款条件、付款时间，付款方式等事项。
6、为保证严格按规定挂账期编制付款计划，采购部门和财务部门应认真清查每个客户的应付账款,主要清查核准以下四个方面的数据：
(1)入库未开发票的采购金额；
(2)客户已凭发票办理完入库结算单，但发票未到采购部门的发票金额；
(3)采购部门报批但未交财务部门挂账的发票金额；(4)财务挂账的应付账款。
在核准上述资料的情况下，采购部门要利用企管处开发的软件平台，建立客户应付账款管理台账。鉴于财务软件和物资管理软件之间的接口存在问题，建议以总经理或董事长审批日期作为客户应付账款管理台账的发票挂账时间。
范文作者：佚名
范文来源：不详 范文栏目：个人工作总结 收藏本页
招标局业务二处工作总结
业务二处在中心领导的领导下，在各业务处和职能部门的配合下，与时俱进、开拓创新，锐意进取，各项工作有了长足的发展，取得了显著的成绩。
下面，我处就以“硕果累累”、“知难而上”、“学以致用”、“精益求精”四个主题，对过去一年所作的工作进行总结，同时将一些做法进行交流和汇报。
一、硕果累累
(一)项目数量和项目规模较去年有重大突破。
全年共开展采购项目70多个，合同总金额为27，892.229万元，从总体上说，我处项目数量和规模比去年有显著提高。
在数字上已经体现了我处今年的工作任务和完成的工作量，在完成这些项目的同时，我们收获的成果是：我们的业务能力、服务水平、认知能力、把握项目全过程的能力等方面有了显著的提高。可以说今年是在合格完成任务的基础上，出色的完成了任务。
(二)内部管理不断加强，招标项目质量逐年提高。
今年工作中的一个体会就是：招标项目完成后，业主满意，供应商无投诉。这也是我们工作追求的目标。为了实现这个目标，我们也做了很多有益的工作。
一是加强处内人员业务学习，提高业务理论知识在实际工作中的运用。在实际工作中，我们非常重视法律法规在工作中的运用。今年我们学习最多的就是商务部13号令、七部委12号令和30号令。通过再学习、再认识、再实践这样一个过程来不断提高自身能力和水平。
二是通过对招标过程中遇到的问题进行阶段性的总结，不断完善我们的工作。通过几次招标，认识到了并提醒其它部门注意与外商说话时的礼节，走路时的姿态、开标时唱标的语气、语调，与业主、评委和供应商说话时的态度等等细节问题。
三是学习其他业务处好的做法。在其他业务处公开开标时，我们都到现场观摩和学习好的工作方法，及时总结自己工作上的不足，取长补短，有时集体讨论，总结我们工作需要改进的地方。当我们在某些方面有好的做法时，通过业务沟通的方式与其他部门共同分享。
四是做到处内分工明确，培养新同志从谈判文件编制到公开招标文件再到国际招标项目的网上操作程序到不同项目以及各种评审表格的制做，使其从理解到升华，业务能力逐渐提高。
(三)档案管理更加完善。
在接收档案材料时能严格执行《档案管理制度》，完善管理方法。本共接收招标档案330多份，吴总、谢芳和方圆同志主动帮助审核、整理了这些档案。为使档案装订、摆放标准化，还统一购买了标准的档案盒，对档案重新整理，在档案盒侧面贴上招标编号和项目名称。
现在我单位招标档案材料按项目类别分为货物、工程和服务三类进行归类整理。按业务处和职能部门开展情况有各自的编号，在档案摆放上，按编号先后顺序分别装入密集架。
为各业务处上交档案和调档方便，又将《接收文件登记表》按业务处分别装订。为防止泄密和丢失档案，在各业务处上交招标档案和单位内部人员借阅、复印材料时坚持本人签字，做好记录，对借出档案室的档案材料及时催要。
(四)遵章守纪，廉洁奉公。
时刻遵守单位的各项目规章制度，自觉有意识的按规章制度办事，做到有章可循。招标工作的特殊性要求我们必须严格要求自已，防微杜渐，拒绝腐蚀。在这方面，我们曾多次拒绝供应商的礼物。主动退回MP3、U盘等礼品，实在推迟不了的全部主动上交单位，如蜂蜜、车模、电热壶等。
(五)各部门团结互助为我们开展工作提供了保证。
在每个项目运作过程中，各业务处和职能部门发扬了团结互助、同舟共济的光荣传统，在工作中给予我们很大的支持，特别是一些年青同志在我处业务繁忙时，放弃个人休息时间，主动帮助我们，在这里，我表示感谢。
(六)个人工作点评
初艳红：勤奋向上，工作热情高，基础工作扎实。通过一年来的工作，已经出色的完成了大量的基础工作和招标业务，付出了大量的劳动和心血，换来了工作质量的提高和业务能力的提升。
李伟华：勤奋向上，工作热情高，熟知法律法规。在不到一年的时间里，将工程招标与货物采购有机的结合起来，工作中敢于提出问题，经常运用法律法规解决工作的问题。
刘鲜英：爱岗敬业，成绩蜚然。工作中充分发挥业务骨干的作用，熟练掌握各种招标技能，工作细致还具有创新精神。
张启军：不遗余力的做好每一项工作。
二、知难而上
(一)抓住重点，攻克难点。
今年我们业务处主要是围绕总局三个整体大项目开展工作，三个大项目占招标数量和招标额度上近一多半，这三个大项目对我们来说即是一种机遇也是一种挑战，俗话说：“机遇只降落到有准备的人身上”。这三个大项目都有一个共同的特点，“难”!难在有2个项目是垦区大发展、快发展中确定的项目，难在是齐齐哈尔建局以来第一个大项目，新任局长的新项目，关系到领导诚信和社会影响的问题；难在米业公司曾经自己招标进行项目建设，而且现在加工能力已经出现过剩还要建高标准的大型米厂；难在牡丹江分局搬迁的整体建设质量关系到整个分局政治影响和个人利益。难在与总局建设局的理念、认识上的沟通、协调上。所有这些，我们都没被难住，反而是我们做的非常成功，这种成功是来自业主发自内心的表扬与工作支持。
首先是始终抓住项目中的关键环节重点突破，形成规范的操作流程和良性发展的态势。我们从入手第一个大项目“齐齐哈尔5万吨马铃薯”项目开始，到牡丹江分局搬迁工程和米业公司30万吨精米加工项目。我们都是从分析该项目的特点和难点开始，然后抓住特点、攻克难点。齐齐哈尔建局以来第一个大项目，新任局长新项目，其重视程度不言而喻。从项目接手第一天开始，我们就与齐齐哈尔分局和省轻工设计院建立了密切的联系，反复沟通，因为是年产5万吨的生产线，在国内和国外通常都是3万吨的，对此，设计院也无法提供技术参数。我们就以技术交流的方式，邀请了4家国外厂商通过2天的技术交流，使建设单位首先了解了技术协作标准，我们利用以往的招标经验为齐齐哈尔提供参考，用文字叙述的方式将生产线的流程、质量要求、产量等指标列出来，由供应商按此要求进行投标，这样，不仅达到了预期的效果，还节省了60万欧元的资金。后续的10几个项目都进行的十分顺利。现在齐齐哈尔已经对我们的工作十分信任，已经决定将齐齐哈尔局办公楼和马铃薯二期项目交予我们招标。
米业公司项目，积极的与业主进行沟通，从业务处努力争取上，体现了工作能力和
单位的实力。在签订招标代理合同过程中，与李伟华先后6次去米业公司洽谈招标代理合同，反复做工作、据理力争，当时正好是打球时腿部扭伤，米业公司的领导看了都挺感动的，通过自己的努力，折服了米业公司的有关人员。而后又通过几次招标，米业公司的有关人员对我们的工作态度、工作质量、工作成效极为满意，在后续招标项目的沟通上非常到位。
牡丹江分局搬迁项目，为了体现我单位努力为他们服务的诚意，经请示领导同意，第一个项目监理招标免费做，招好了再做后来的项目。通过几次招标，他们对我们的工作能力和责任心十分赞赏。现在分局搬迁办和我们业务处的关系非常融洽，对我们的工作非常信任，省采购中心下拨的三个项目，我们都是主动到采购单位与直接用户进行接触，将拆分包问题、评标方法、品牌范围、验收方式、对售后服务的要求等主动征求他们的意见，关键是将这些内容对招标质量和投标价格之间的关系事先告知他们，让他们做出选择，评标时也能心中有数。东北农业大学的语音室项目，我先后去了3趟，东农负责政府采购的同志都挺受感动的，通过我们的工作，使他们对我们的敬业精神和业务水平有了更深的理解。最近又将600多万的项目主动要求授予我们招标。
(二)始终把实现政府采购目标与做好服务结合起来
我们所做的大部分招标项目包括工程项目都是属于政府采购范畴，实现政府采购目标是我们开展好招标项目总的原则和目标。我们今年深有的体会。在总局办公室办公设备采购项目、气象建设项目、生物预警项目、土壤化验室项目、牡丹江分局高中校园网建设项目、香坊区滴灌项目的运作上都有所体现。就是在有限的预算资金内不仅实现采购目的，又利用结余的资金采购更多的产品。这几个项目共结余了200多万元。
(三)以饱满的热情迎接新项目，做好新项目
每个项目难点和重点主要体现在技术参数是否带有倾向性问题、专业化问题和专家诚信问题上。做为业务部门，就是执行程序法的过程，在这个过程中突破和解决这些关键点，项目才能顺利进行。
设备招标中，首先了解招标设备技术参数的制订与档次定位，排他性的因素和具体指标。其次是在招标和谈判过程中，业主和专家对技术条件和商务条款的接受和变更，往往直接影响项目的进展和招标结果。通过今年的工作，总结出以下项目的重点和难点：在大型喷药机采购项目中，最小离地间隙和轮距是制约项目成败的关键；在图书项目采购中，盗版与供应率是项目成功的关键；办公设备采购时如何确定主流产品是关键；医疗设备采购中，新技术的确定与应用是关键；非标设备制造的项目中，材质、工艺和整体性能是关键；煤炭采购中验收环节是重点；在整体大项目中，了解整个项目的概况、科学的编排招标计划、具体项目如何实施等是关键，只有对以上关键问题详细了解后，具体实施时才能做到有的放矢。
三、学以致用
(一)积累项目中的好经验、好做法运用到新工作中。
国际评标中一些好的工作经验和评标方法应用到谈判和其他项目中。如“财务软件项目”在评标时，一直持续到凌晨2点多，由于业主之间意见不统一，与评委意见也不统一，三家国内知名供应商各有所长、竞争激烈，如何定标非常困难。在这种情况下，为保证项目顺利完成，我们将国际招标中的《评标专家意见表》，发给评委，让其独立发表意见，推荐中标供应商，然后由评审小组组长主持评委依次发表个人意见，阐述推荐中标及未中标理由。最后统一意见，集体签字确定中标供应商。通过这件事也给我们今后的工作带来很多启发。
工程招标评标时，个别评委往往对投标人有个人偏见，就鼓动其他评委给扣分，我们发现这一情况后，及时予以制止，并在以后工程评标时，让评委分开坐，不许讨论，让其独立解读投标文件，根据自己的判断给投标人打分。在工程招标和国际招标等大项目评标前，首先讲解评标工作方案，大家统一思想后再评标。
(二)通过工程招标，坚持把国际通行评标方式运用工程招标中，力争为垦区创造一个良性的建设项目招标大环境。
今年所招标的11个工程项目，既有费率招标、又有施工图招标。通过学习“7部委30号令”与“12号令”，体会到了工程招标的难度、深度和亟待规范之处。国际三大采购当中采用的评标方法都是“经评审的最低评标价法”，这种评标方法已经运用了几十到上百年，其严谨和科学性已经无容置疑。但垦区乃至黑龙江省千篇一律都在采用综合评估打分法，实实在在地说，这就是一种即能避免投诉又能人为操控的评标办法。我们经过几次招标后，反思自己的工作，将两种方法的同一性和区别总结出来，尝试采用“经评审的最低评标价法”，已经初见成效，待进一步完善后，要增加这种评标方式在工程招标中的应用。
四、精益求精
(一)通过专家论证，把好招标项目第一关
今年我们共进行了5个国际招标和3个国内网上操作项目，每个项目的进行都有不同之处，招标前期工作是招标专业知识与招标项目相结合的重要体现过程。这5个项目我们都是首先了解和掌握业主对招标货物的档次需求与技术参数的制订，如果指标过多或过少都不利于招标；其次是星号条款与排他性，这关系到是否带有倾向性和是否满足3家投标人投标的问题。这2个问题经过业务处审核再由网上抽取的专家进行审核后才能顺利开标。如正在国际招标网上开展的省医院生化分析仪采购项目，经专家审核反映，“*波长范围”能满足标书条件的只有一家供应商，这种情况下，我们及时与业主沟通，删除了*号，使之成为一般的技术指标，保证了三家供应商参与投标。
谈判项目中比较大生物预警项目、土壤化验室等项目都是请专家制订技术参数供业主参考后再招标。
(二)及时发现和解决项目进行当中出现的问题，避免事后纠纷和投诉
在谈判和评标过程中发现，由于供应商实力和素质各不相同，给我们的工作带来了不少困难，我们借助评委明辨是非及时发现问题并进行化解。
如职业学院图书采购谈判过程中，发现有些供应商明显都在说谎，图书目录中存在很多盗版书，但为了争取中标而不得不说谎。这种情况下我们立即中止谈判，重新组织招标。牡丹江分局高中理化生实验室中标人主动放弃中标，究其原因，是技术指标不标准所造成的，我们没有简单的就指标、谈判报价进行更改，而是重新进行招标，虽然麻烦些，但保证了招标项目的质量，其他几项大的合同还都采用
第三方验收的形式，防止供应商中标后不良行为的发生。
(三)提高服务技能和水平，把服务当做一项“工程”来做
在马铃薯有限公司、米业公司招标项目中加强与采购单位的沟通，替他们想问题及解决问题。标前提前进入角色，与采购单位共同制定采购招标计划，出主意、想办法，使招标项目顺序连贯，不影响整体项目的进行。
去年的总结当中，我们把管理与服务的关系进行了阐述，在今年的工作中我们也把这种关系处理的十分得当。单纯的说已不仅仅是优良的服务态度、任劳任怨的工作作风，而是在工作中具备与服务立足的有关要素，并凸显了服务意识和服务技能相结合的特征。不具备这些技能，就做不好服务。例如：在今年马铃薯和米业项目进行中，正是我们及时为业主提供电器招标前需通过当地电力部门的设计审批才能招标这一信息，避免了盲目招标带来的后果；对于业主也不了解的招标项目，我们都是通过专家讲解、让业主主动去考察、做到心中有数后再招标这样一种方式去体现我们服务的。马铃薯和米业项目的进口生产线、收获机、播种机、库房门、叉车、叉车拖盘，牡丹江局搬迁项目中的电梯、空调配置方式等等。
马铃薯项目进行中，齐齐哈尔分局局长、副局长、相关业务处长、农场场长、书记等一行10多个人共在我单位评标33天，期中有两个标评了14天，最晚的一天到后半夜2点多，第二天仍继续坚持工作，没有一天和一次因我们的工作和接待提出疑问和表露出不满。每次都是高兴而来、满意而去；在这33天里，既要做好项目组织工作，对他们未经历过的招标项目出主意、想办法，把握项目的进展，又要关注评标人员的生活，搞好接待，减轻他们的工作压力，付出了很多心血。马铃署精淀粉生产线项目定标后，我们还应业主的要求组织了双方签约仪式，业主非常满意。我们还将服务延伸到了基层单位，到克山农场进行开标、定标，农场对我们的工作非常满意中国 教育资源℉网。
牡丹江搬迁项目中，得知业主需要对空调系统进行定位，然后按照定位情况加固墙体，我们就主动与设计院联系，又与空调厂家联系，将设计结果及时提供给牡丹江。通过这些工作，为今后开展项目做好了铺垫。
一年来的实践已经表明，服务意识实际上已经超越了人们通常所理解的服务概念，而是使服务有了质的升华，使服务与信誉成为因果关系，使服务包容了一个团队文化建设的内涵，使服务成为一个部门的品牌，使服务成为展示政府采购和招标形象的一个载体，并体现了服务内容与团队形象相联系的特征。
总之，我们的目标是将服务做为我们单位的一种品牌推向社会，不仅使之在垦区，而是在全省和全国打出黑龙江垦区招标机构的品牌效应。让更多的人知道，在黑龙江、在哈尔滨有这样一个招标机构，它的服务水平、业务能力、综合素质在同行业中是出类拔萃的。
(四)克服不足，更上新台阶
在工作中我们还存在许多不足之处，如主动争取地方项目做得很不够，这在明年工作中要有所突破；在分工配合上还有断档现象，需要改进。
XX年，我们满怀信心，期待垦区大发展、快发展，坚信我们能够，而且一定能够再创辉煌!
关键词：工作流,ERP,业务流程重组
一、引言
通用E R P采购管理系统即要适应不同中小业务流程, 特别是采购业务中的不定性比较多企业中不同的组织结构和不同的采购、变化比较大这个现象, 又要增强系统的柔性, 提高对市场的应变能力。所以, 有必要在E R P采购管理系统中应用业务流程重组 (BRP) 和工作流技术来解决以上问题。
业务流程重组BPR (Business Process Reengineering) 是对企业的业务流程进行根本性、彻底的再设计, 从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性的改善。B P R最早由美国人提出, 强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满意度为目标、对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计, 利用先进的制造技术、信息技术以及现代化的管理手段, 建立全新的过程型组织结构, 从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面的戏剧性改善。E R P采购系统需要不断地优化它的业务流程, 使整个经营活动更加符合科学管理的要求。因此, 实施BRP是ERP采购系统具有柔性的保证。
工作流技术通常是实施B R P的一个较好的方法, 因为工作流提供了经营过程逻辑与它的信息支撑系统的分离, 并实现了应用逻辑和过程逻辑分离, 这种方式在进行企业实际应用时具有显著的优点。它可以在不修改具体功能模块实现方式 (硬件环境、操作系统、数据库系统、编程语言、应用开发工具、用户界面) 的情况下, 通过修改过程模型来改进系统性能, 实现对生产经营过程部分或全部的集成管理, 有效的把人、信息和应用工具合理的组织在一起, 提高软件的重用率, 发挥系统的最大性能。
二、基于工作流的E R P采购系统的设计
本系统构造了三层模式, 这种系统结构除了具有三层结构的可伸缩性好、可管理性强、安全性高、软件重用性好以及节省开发时间等诸多优点外, 其最重要的意义在于将企业中和采购相关的部门连接, 使采购供应链的参与者方便地参与企业的采购过程, 从而为企业提高采购的效率创造了前提。
工作流管理系统在实现上一般将定义时功能和运行时功能进行相对独立的实现。我们在系统设计中继承了这一思想, 在体系结构上, 系统由两大部分组成:定义环境和运行环境。在定义环境下, 定义者定义和维护过程定义数据, 即工作流过程的执行所需要的所有信息, 然后在运行环境下, 执行这些工作流过程。系统的体系结构下如右图所示。
三、基于工作流的E R P采购系统的实现
本系统目前在采购订单审批和付款管理两个主要的流程中设计实现了工作流的应用, 能够较了的支持采购的业务流程重组。本采购系统能够实现公司内部基本的采购工作和不同部门之间、员工之间的采购订单信息共享以及信息安全与保密工作, 能很好的规范公司内部的管理机制, 并且拥有较好的可扩展性和良好的人机界面。本系统主要分为过程建模、供应商管理、订单管理、查询管理、系统维护五个模块。系统功能结构如左图。
1. 建模工具W F M T下嵌入到本系统中, 相对独立的实现过程定义的功能。
2. 供应商管理是用来对供应商的详细信息进行录入、编辑等
操作, 以便于采购员中选择更合适的供应商完成订单申请, 以及在付款管理中更好地与供应商协调。
3. 订单申请是供用户来完成订单的内容, 对订单中的详细信息进行增加、删除、修改等操作。
其中, 申请单编号是根据系统当前的日期和当前的订单数自动生成;申请人和申请时间是系统根据当前的使用的用户和当前时间自动输入, 不能由用户更改。当用户完成订单后, 如果选择提交, 则启动了订单的审批流程。如果没有提交, 则该订单会以未提交订单保存起来, 留待以后编辑提交。
4. 订单审核是供用户对订单进行审核的界面。
当审核员审核完订单后, 按“提交”按钮, 则该订单的审核信息会被系统自动保存到数据库中, 并根据订单的审批模型开始流转到下一个结点。
5. 订单跟踪是为了便于了解订单的审核情况而设计的。
当拥有该权限的用户进入系统后, 便可通过此窗口来了解某项订单的审批情况, 并可对滞留在某个结点的订单发出催办通知。
6. 查询管理主要是对订单进行查询。
在查询管理界面中, 几个固定查询是方便可进行常用的查询。另外, 还支持将综合查询, 报表打印和生成Excel表三项功能。
7. 人员管理界面主要是对工作人员的详细信息 (如人员所在的
部门、名称、密码等) 进行编辑、录入等操作, 特别是对人员角色的定义以方便过程定义的流转。
8. 权限管理界面是用来设置人员的权限, 系统根据此权限赋予用户相应的系统功能。
只有系统管理员才拥有此权限。
四、总结
工作流技术是近年来迅速发展起来的一项新兴技术, 以工作流技术构建的管理系统具有很好的灵活性、良好的可扩展性等。本文对系统的体系机构和功能模块进行了设计, 建立了采购申请单审批工作流模型和付款管理工作流模型, 并介绍了实现的主要功能模块。
参考文献
[1]吴昊刘国祥任家顺陈黎明李书章李刚荣:业务流程重组在数字化医院建设中的应用[J].中华医院管理杂志, 2004, 20 (9) :556～559
