医院档案库房安全管理建设的思考

档案作为人类进步和经济社会发展的历史记录, 随着当今社会经济、政治、文化、自然环境的发展变化, 档案的安全越来越引起档案工作者的重视, 档案库房安全管理就是其中之一。档案安全管理要从档案工作的每一环节抓, 笔者从事医院档案工作二十多年, 对此有较为深刻的认识和思考, 认为档案库房安全是档案实体安全的前提, 是档案部门的基本任务和第一要务, 更是档案工作的根本保障。

一、医院档案库房安全管理的缺陷

(一) 缺乏有效的库房安全管理机制。实践工作中, 档案库房安全工作没有引起医院领导和档案人员的足够重视, 没有制定完善的档案库房安全管理制度和应急预案, 管理缺乏系统性, 安全制度执行不力, 不少档案人员对预案的内容理解不够, 组织安全应急演练不到位, 以致面对突发事件时束手无策, 应变能力低, 容易出现安全管理脱节现象, 造成档案丢失、损毁等现象时有发生

(二) 档案库房安全保护存在缺失和隐患。目前, 医院办公用房较少, 档案库房选址多在顶层或底层, 个别档案库房与档案工作场所合用, 档案保密性差且不科学, 人员杂, 档案易散失;库房大多采用含紫外线较多的荧光灯, 也有的白炽灯灯泡过大, 窗帘不遮阳, 不利于防光、不适宜档案的保护, 档案易褪色;不少老库房的电线系明线, 易引起线路短路;装具安装的密集架质量较差, 安全隐患大;库房没有安装应急灯, 停电后不能利用档案。

二、库房安全防护设置的基本要求

(一) 档案库房的选址。按照国家有关规定档案库房应单独兴建, 但目前医院并不具备这些条件, 所以选址上要因地制宜, 不是任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来讲, 库房宜选择办公楼层中间, 且楼板应具有一定的承载力, 虽然建筑上没有专门的标准和设计, 都须符合档案库房安全保护条件, 这是档案保管最基本的物质条件。

(二) 库房安全合理布局。合理规划库房案卷存放格局, 实行三分开, 即做到库房与办公室分开, 库房与阅览室分开, 且库区内布局不应设用其他房间, 其他办公用房之间的交通也不得穿越库区, 从库房借阅的档案传送中尽量不通过露天通道, 以免日晒雨淋, 有温湿度要求的房间应集中或分区集中布置。

三、健全档案库房安全管理制度

(一) 建立和完善档案库房安全管理工作制度。如:制定库房档案保密制度、定期检查制度、档案进出库制度;定期清扫制度、档案安全检查制、防火制度等, 做到八防:即:防尘、防腐、防潮、防虫、防高温、防火、防光、防盗的相应防范工作, 体现档案管理工作的规范性。严格按照规定执行, 以制度管人, 创立最佳的库房安全管理工作机制。

(二) 库房安全专项工作专人管理。每天巡查, 节假日 (小长假、大长假) 都应安排人员值班巡查, 库房门前留存责任人联系电话。落实库房安全责任制, 做好档案室藏统计、库房安全巡查等各类登记册簿的记录。库房整洁, 室内勿堆放杂物, 避免引起火灾、鼠灾。非库房人员未经许可不准入库, 不许在库房内从事与库房工作无关的活动, 保持库房管理的安全状态。

四、制定完善的档案库房安全应急预案

(一) 制定针对性和可操作性的库房安全应急预案。以应用和实效为主导, 管理与技术为支撑, 成立档案工作突发事件应急处置工作领导小组, 明确相关人员的安全职责。结合档案库房可能面对的具体突发事件的特征、危害程度, 制定防范、应对、急救的基本措施, 采取最有效行动保护并抢救档案, 保护未受损的档案, 抢救已受损的档案, 消除灾害对馆藏档案的威胁。

(二) 注重与相关部门组成的应急联动救援。目标是在应急的情况下, 采取最有效行动。如医院安保、后勤管理部门等, 档案库房一旦发生火灾、水灾、震灾等突发事件, 相关部门应尽做出应急处置工作, 开展自救互助, 共同抗灾, 保证突发事件应急处置工作的有效实施。

五、档案库房安全防范和处置技术

(一) 针对档案的安全需求、管理现状和存在问题, 进行安全风险分析, 提出解决方案和预期目标。在进行改造、装修档案库房时, 要充分考虑档案室的建筑要求和合理布局, 满足档案保管最基本的安全要求和保护要求, 整体提高档案保管条件, 最大限度地延长档案的“寿命”。

(二) 规范库房示意指南。在库房内标示库房档案及库房相关设备、设施存放位置的索引, 每个档案库柜、架应摆放科学, 分门别类清楚, 取放整齐有序, 优化管理, 使平日库房管理人员切实掌握库房档案的存放情况, 能在短时间内向查考者提供利用的同时, 更有利于在突发情况下迅速抢救并转移档案。

档案是医院宝贵的财富, 档案安全是档案工作的生命线, 档案库房安全是档案安全体系建设的重要内容之一, 以人为本构建和谐档案工作, 倡导安全第一。实践证明, 加强档案库房安全建设, 实行档案库房的科学管理, 是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。建设一支高度自觉安全、技术过硬的档案人才队伍, 有力保障档案安全管理工作的顺利进行, 是医院档案工作可持续发展的坚实基础, 也是医院管理一项更具全局意义的工作。

摘要：医院档案库房安全管理工作是档案保护最重要的基础工作之一, 是档案部门的基本任务, 本文就如何进行医院档案库房安全管理建设, 满足档案保管的最基本安全要求和保管条件, 最大限度地保护档案安全, 提出一些有效的工作思路和方法, 有力保障医院档案安全管理工作的顺利进行, 对医院管理也是一项更具全局意义的工作。

关键词：档案库房,安全管理建设,方法