干部档案日常管理（通用9篇）
即时式述职———将管理触角深入到日常工作中
2005年8月，丹东市委组织部开始在县处级领导干部中实行工作实绩月报制度。工作实绩月报制度的主要形式是每名干部每月填写一张报告表，报告表主要设3个栏目，即“主要工作进展及完成情况”、“本月阅读的书籍”和“工作中遇到的问题、困难及意见、建议”。可以说，一张报告表就是一份“月份述职报告”。
为保证月报表真实准确，除实行月报表真实性领导负责制之外，各部门还统一协调，确保将上月的月报表统一报送市委组织部相关处室，市委组织部相关处室则对月报表进行综合分析形成报告，并装订成册报上级审阅。
月报表看似简单，却能直接反映出干部近期的思想状况和工作状态，且月月相接具有连续性，最后与考核对接、对照，确保了干部评价的真实性。工作实绩月报制度的生命力在于对结果的运用。组织部门通过对月报表的分析发现，有的干部工作缺乏计划性，不会总结工作;有的干部工作作风不实，多数时间泡在会议室里等等。
对于月报表中所反映出的问题，组织部门对症下药，采取定期调度、通报、领导约谈等形式促其改进。为增强工作实绩月报制度的有效性，丹东市委组织部还尝试将月报与月考相结合，根据月报表反映出的问题，每月有重点、有选择地下基层考核干部。
工作实绩月报制度的实行促进了干部作风的转变。业绩突出的干部填写月报表内容充实，有成就感;而那些业绩不突出或混日子的干部写起来就困难一些，加上组织部门跟踪考核、调度、通报，自然会有压力，从而促使其重新燃起了建功立业的激情。
“零距离”沟通———读懂干部的“心电图”
组织部门领导与基层干部的谈话制度始于2004年。该制度规定，每年市委组织部长要与县(市)区党政正职和市直部门正职至少谈话一次，副部长要与分管部门县(市)区的副职至少谈话一次。6年来，这项制度一直坚持不断。2009年，中组部开展“万名组织部长下基层”活动，并将与干部谈心谈话作为活动的一项重要内容。为此，丹东市委组织部进一步细化规定，要求在普遍谈话的基础上，遇到下列6种情况，必须及时与干部谈心谈话，即：群众来信来访对干部有较大反映的;干部考核民意较差、威信较低的;干部在工作、生活中遇到困难或挫折的;干部受到重要奖励或受到党纪政纪处分的;领导班子内部产生矛盾严重影响工作的;干部没有履行好职责、工作有较大失误的。
干部定期谈话制度实现了组织部门与基层干部之间沟通交流的“零距离”，畅通了组织部门了解干部思想动态、引导思想情绪、开展心理关怀的渠道，相当于组织部门定期为干部做“心电图”，对更深入地观察了解干部、增强干部工作的主动性很有帮助。仅2009年，丹东市委组织部领导就与市管干部谈心谈话660多人次。
目标量化考评———营造干事创业浓厚氛围
一名干部到底称不称职，说到底要靠业绩说话。丹东市目标管理考评制度的出台，对干部的业绩分不同阶段提出了量化指标，在体系设计上既有分站赛也有总决赛，为所有干部提供了公平的赛场。
过去丹东市的目标考评政出多门，评价体系、评价标准各不相同。为适应发展的新需要，丹东市在2008年成立了跨越式发展目标考核评价领导小组办公室，统一领导全市的目标考评工作。丹东市考评办以日常考评和季度、半年、考评并重为原则来构建目标管理考评体系，使之与月报制度和定期谈话制度综合运用、同时发力。
在具体实施过程中，丹东市考评办将考评对象分为县(市)区和市直部门、中省直部门两大类，针对县(市)区重点对其主要经济指标的完成情况进行考核评比;针对市直部门和中省直部门则按照职能相近或相同的原则，划分为经济发展与管理部门等6种类型。在考评过程中，市考评办则建立了季度分析通报、督查催办、现场拉练检查等3项制度，同时抓好半年和年终考评两个关键环节，充分发挥目标考评督事察人的作用。
关键词：事业单位,办公室,档案,日常管理,应用
近年来, 随着档案管理工作重要性的宣传, 档案管理工作得到了一定的重视, 并在一定程度上提高了管理水平, 但是档案的日常管理水平提高幅度不大, 还存在一定的问题, 因此必须积极采取措施, 加强对办公室档案管理的日常管理和应用。
一、事业单位办公室档案日常管理中存在的问题
(一) 档案管理工作的重视程度不够。在事业单位的档案管理中, 对档案管理的重要性还不够重视, 没有将现代化的管理理念应用到办公室档案管理中。很多事业单位的办公室档案管理人员认为只要档案不丢失, 信息不泄露, 就是做好了档案管理工作。没有认识到档案日常管理的实际意义, 管理效果不好。
(二) 档案管理制度不建全。做好事业单位办公室档案日常管理工作需要有完善的管理制度作保障, 但是在实际的工作中, 档案管理制度不健全, 而且制度在实际的执行中也没有发挥作用, 档案管理制度流于形式。由于档案管理制度不健全, 档案管理工作就缺乏规范性和科学性, 档案管理工作中很容易出现档案丢失、信息泄露、外借档案不能及时归还的现象。
(三) 档案管理人员素质能力不高。事业单位办公室档案管理是一项专业性比较强的工作, 档案管理人员不仅要具有较强的档案管理知识, 还应明确档案管理的相关法律法规。但是在实际的办公室档案管理中, 档案管理人员的素质能力不高, 缺少档案管理的经验, 档案管理的专业知识和技能不到位, 无法有效地开展档案管理工作。档案管理人员的思想道德素质不高, 不能认真、仔细地进行档案管理, 导致档案管理效果不高。
二、事业单位办公室档案的日常管理与应用
(一) 提高对档案管理的重视。事业单位档案管理人员要提高对档案管理的重视程度, 认识到档案管理工作对于事业单位发展的重要影响, 积极宣传和推广档案管理工作的模式和方法, 将档案管理工作纳入到日常管理工作中, 并不断完善各种管理制度和措施, 促进事业单位档案管理工作的有效开展。
(二) 树立档案管理的创新服务意识。档案管理要取得良好的效果, 并保持稳定发展的态势, 就需要加强创新。当前, 信息化技术快速发展, 电子档案大量出现, 事业单位档案管理人员要实现档案管理的科学、有效, 就必须具备档案服务的创新意识, 解放思想, 与时俱进, 创新管理工作的理念, 提高管理人员的工作积极性, 使他们认识到档案管理工作发展的规律, 努力适应现代社会的发展需求。
(三) 完善档案管理制度。事业单位办公室档案管理工作要取得良好的效果, 就要以完善的管理制度作保障, 事业单位要根据实际发展情况制定合适的档案管理制度, 并将这些管理制度落到实处, 使办公室档案管理工作更加规划化、科学化。要建立完善的档案管理制度需要明确档案管理工作的流程, 加强档案管理人员的监督和管理, 避免不规范管理行为的出现, 保证事业单位办公室档案管理工作顺利进行。
(四) 创新管理手段, 提高管理水平。事业单位办公室档案管理工作需要不断创新管理手段, 提高管理服务水平, 把为人民服务作为档案管理工作的出发点和落脚点, 使广大人民群众感受到档案管理工作便捷的服务, 创新管理手段, 根据不同时期档案管理的特点采取不同的管理方法, 使档案管理工作能够更好地适应现代社会的发展需求, 提高管理水平, 为事业单位的发展提供更好的服务。
(五) 加强档案管理人员的教育培训。档案管理人员是事业单位办公室档案管理工作的重要力量, 必须努力提高档案管理人员的素质能力, 加强教育和培训力度, 使档案管理人员能够掌握专业化的知识和技能, 了解相关法律法规, 能够按照档案管理规章制度办事, 明确事业单位档案工作的发展目标和方向, 认真细致地开展工作, 提高自己的管理技能和经验。同时还应加强思想道德素质教育, 使每一位档案管理人员都具有较高的思想道德素质, 赋有责任感, 能够积极地投入到档案管理工作中, 促进档案管理工作的有序进行。
三、结束语
档案管理工作是事业单位内部管理工作的重要组成部分, 对事业单位的管理和发展具有重要的作用, 事业单位的领导应加强对档案管理工作的日常管理和应用, 不断创新管理意识和管理手段, 制定完善的管理制度, 促进档案管理工作能够科学、顺利地开展。
参考文献
[1]杨波.对推行档案工作规范化标准化的思考[J].黑龙江史志.2010.7 (1) :54~55.
[2]王雪梅.对实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化的思考[J].黑龙江史志.2010.9 (1) :71~72.
一、争取领导重视是做好文档工作的前提
1.爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2.加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1.掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2.利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
1.进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
2.加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。
为加强村（居）协理员的管理，强化协理员组织纪律观念，确保劳动保障事务工作正常有序的开展，特制定本制度：
一、村干部是村级工作的骨干力量，必须服从组织安排，正确处理好家庭与工作的关系，按照各自分管的工作，采取有力措施，有计划、有步骤、创造性地开展工作，确保各项工作任务的顺利完成。
二、村干部除抓好本职工作外，必须积极配合镇党委、政府中心工作和突击性工作，日常工作一般干部必须服从村主要领导的调遣，村级主要领导必须服从镇党委、政府的安排。
三、村两委干部每月工作出勤应不少于22天，每个村干部必须做好日常工作出勤记录，村一般干部的考
勤由村主要干部审核，村主要干部的考勤由镇联村领导审核。
四、严格村干部的请销假制度。村一般干部外出二天以上必须向村主要领导请假。村主要干部外出，应互相通气，安排好工作后向联村领导及镇党委、政府主要领导请假，得到同意后方可外出。中心工作突击期间原则上不得请假。对不经同意，擅自脱岗者，按旷工处理。
五、村干部应按时参加镇村有关会议，不得无故缺席，否则，视为旷工。
六、村干部出勤情况与年终干部结构工资挂钩。村干部每缺勤一天年终扣除工资10元，旷工一天扣20元，全年旷工达10天以上者，不得评为先进个人。
2、干部有事须向主要领导请假，请假方式以请假条为准。因开会或公事外出，不能到办公室签到的，必须拿出书面会议通知，事先向主要领导讲清情况，如无特殊情况，不得在未经批准前离岗，同时，由办公室值班人员在签到簿上注明外出原因。
3、签到和早会结束后，所有联系村干部必须到所联系村开展工作，因工作需要不能到所联系村开展工作的，必须事先向主要领导报告，并征得主要领导同意，否则，一经发现，一律视为脱岗。
二、处罚
1、迟到一次扣3元，每月累计迟到三次算缺勤一天。
2、缺勤一天扣10元，每月累计缺勤三次（含三次）以上的，除扣除当月的考勤奖外，在年终奖金中再扣除10%。
3、凡按时参加签到或早会后，无故不到所联系村开展工作的，发现一次算缺勤三天，除扣除当月的考勤奖外，在年终奖金中再扣除10%，依次类推。
4、坚决杜绝代签到现象，发现一次扣除双方当月考勤奖，二次（含二次）以上的，再扣除双方全年的年终奖金。
5、凡不履行请假手续，无故不上班的，一律按缺勤处理，全年缺勤累计超过15天的，除扣发年终奖金外，将给予党纪政纪处分；连续缺勤15天或全年累计缺勤30天的，依据《公务员法》有关规定予以处理。
6、全年病、事假累计30天（含30天）以上的，或迟到30次（含30次）以上的，均不能参加年终任何先进及优秀奖次的评比。
三、考核
1、为加强对考勤工作的管理，镇成立考勤工作领导小组，组长：高学荣，副组长：程军才、周松、赵作贵，成员：周波、鲍启飞、王永成、祖峰、阚景春。
2、办公室值班人员必须坚持原则，严格执行考勤制度，以强烈的工作责任感严把考勤关，做到公平公开、客观公正，一视同仁，实事求是地做好考勤制度的贯彻落实。
3、签到、早会点名后，由办公室主任统一把考勤花名册锁进柜内保管，同时安排好迟到人员签到。
4、下个早会公布前两天出勤情况，下个月5日前公布上个月考勤情况，考勤奖实行每月兑现一次。
5、上班时间按每月26天计算，每月的考勤奖与考勤挂勾。
6、病假除需要请假条外还需要医院证明，一个月内累计超过10天（不含10天）的，每超过一天扣发3元考勤奖（住院、重病症和特殊情况除外），事假一个月内累计超过5天（不含5天）的，每超一天扣发3元考勤奖。
一、保管
文件档案要科学排列，按编号顺序存放于档案盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。
对已归档的文件档案应按目录建立明细账，做好存档、使用等情况统计；办公室每年至少全面清点一次，做到账物相符。
办公室负责对各部门档案管理情况进行例行检查、监督，各部门也应做好自查。各专业部门按相关法规、规定和目录负责相关文件档案的归档与保管。办公室和各部门根据文件档案实际存放条件做好防火、防盗、防潮、防有害生物等措施。使用审批权限
1）总经理：审批一级文件档案使用申请； 2）办公室主任：审批二级文件档案使用申请；
3）申请人所属部门经理：审批三级文件档案使用申请。
二、借阅
本制度所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等使用方式。
档案借阅申请部门须填写文件档案借阅审批表，按权限完成审批程序后，办公室档案管理员填写文件档案借阅登记表。借阅文件档案原件原则上只限在办公室，不能带出，档案外借原则上只提供复印件。有特定需要必须将文件档案原件带出办公室的，需在文件档案借阅审批表中写明，经公司领导批准后可带出。借阅人员必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。对在办公室现场阅档的，办公室档案管理员应全程监督。
借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。
归还借阅的文件档案时，必须当面点交清楚，并在文件档案借阅审批表和文件档案借阅登记表中记录归还情况，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。不需归还的借用复印件等情形，由办公室直接做好记录。外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按权限完成审批程序后方能借阅，但不能将文件档案原件带离办公室。
借阅电子档案时，借阅人员除按规定办理借阅手续外，对一级和二级文件档案，还应填写电子档案借阅保密承诺书。
借用证件的单位或当事人，应妥善保管所借证件，未经相应权限负责人批准不得挪作他用，否则须承担由此产生的一切经济损失及法律责任。
三、保密
一、档案借阅制度
1、干部档案一般不外借，确因工作需要，借出使用时，必须按《条例》规定填写《借阅干部档案审批表》，经有关领导批准后，方可借阅。
2、外单位借阅本校干部档案，应持单位介绍信，并携带工作证。
3、凡借阅干部档案，借阅单位应派二名中国共产党正式党员干部到干部档案室借阅。
4、借出的干部档案，必须指定专人保管，不准转借，不准把档案交给无关人员干部本人翻阅。
5、借阅者应严格遵守保密制度，不得向无关人员擅自向外公布档案内容。
6、借出的干部档案严禁涂改、抽换、增添、圈划、污损。未经批准，不得摘抄、复制。
7、借阅干部档案的时间不超过半日。若需延长使用时间，应办理续借手续。
8、查阅完毕后，要进行查档登记。
二、档案查阅制度
1、查阅干部档案，必须按《条例》规定填写《查阅干部档案审批表》，经有关领导批准后，方可查阅。
2、外单位查阅本校干部档案，应持单位介绍信，并携带工作证。
3、凡查阅干部档案，查阅单位应派二名中国共产党正式党员干部到查阅室查阅。
4、查阅者不得查阅本人及其直系亲属的档案。
5、查阅者应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露或擅自向外公开档案内容。
6、查阅干部档案，严禁涂改、抽换、增添、圈划、污损。未经批准，不得擅自摘抄、复制档案内容，不得擅自将材料装入档案。
9、查阅完毕后，要进行查档登记。
三、档案保密制度
1、认真贯彻执行《保密法》，保守党和国家机密。
2、遵守保密制度，不得擅自向任何人提供档案或泄露档案内容，不得擅自转移，销毁档案。违者视情节轻重，予以教育至纪律处分。
3、严格执行借阅制度的审批手续，应根据查阅用途，确定提供利用范围。
4、重大节假日前，要对档案进行保密检查，确保档案完整与安全，若发现丢失，泄密事件，应及时报告，并采取补救措施。
四、档案保管制度
1、经常保持库房清洁、整齐。
2、做好防盗、防火、防蛀等六防工作。一旦发现问题，及时采取措施，确保档案安全与完整。
3、每年全面核对检查一次档案，发现错号或错放要及时纠正，发现缺少要及时查找，做到帐物相符。
4、及时做好档案的接收、转递、借出、归还等的登记工作。
一、干部人事档案管理中存在的弱点
虽然各个部门对干部人事档案工作的重要性认识程度在不断提升, 但是不难看出在其管理中仍然存在很多弱点, 阻碍管理水平的提升。
(一) 档案管理意识不强
干部档案工作受诸多因素的影响, 比如干部档案神秘性, 信息化人事档案意识薄弱等, 使其无论是档案管理部门, 还是档案管理人员均缺乏档案管理意识, 且其管理工作中存在不协调的内外关系。
档案室按要求应为坚固、防火、防潮的专用档案库房, 配置铁质的档案柜;库房面积每千卷需20至25平方米;库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。在实际工作中, 很多单位的档案室条件简陋, 不符合要求, 无专门的档案室, 整理和查询档案的空间不但不独立, 而且狭小;也没有防尘及控制其湿度的条件。
干部人事档案记载着干部个人的所有经历, 要尽可能的对其进行全面挖掘, 多方位、多角度地将其反映出来, 既要确保其真实性, 又要保证其具体性, 以作为人事部门选人用人的依据。然而, 在实际的工作中, 却不同程度地存在疏漏, 致使档案收集不完整。
(二) 档案整理存在的问题
档案利用的前提就是档案案卷, 因此, 档案案卷的质量直接关系到档案的利用效果。干部人事档案材料在整理中, 很多单位并没有做到完整归档, 并对其进行认真鉴别, 准确分类, 按顺序进行编排, 没有清晰的目录, 并进行整齐的装订。《干部履历表》多年不填写, 填写了的内容也不规范, 没有按照中组部要求的“填表说明”认真填写, 一大半的《干部履历表》不贴照片、缺本人签章、单位没有审核盖章。《干部任免审批表》缺的更严重, 有的干部竟没有一张任免表, 有的职务变动多次, 任免表没有接续;所填内容也不完整, 如奖惩情况、年度考核结果及家庭成员这些内容都不填。大部分干部档案中缺少对干部进行任职考察的材料, 这些都是导致其档案案卷质量不高的原因。
(三) “三龄两历一身份”审核存在的问题
三龄即年龄、工龄及党龄, 两历即学历及工作经历, 一身份即干部身份。对此项内容的审核是干部人事档案审核工作的重点, 也是在档案应用中出现频次最高的内容, 但是在对其进行审核时发现, 仍存在填写“三龄两历一身份”时, 不准确及不规范的问题, 而且较为普遍。究其原因, 个人主观原因, 有部分人为了自身利益, 将年龄填小, 将工龄和党龄填大, 工作经历造假, 学历造假等, 主要是为了个人晋升、计算工资等, 处于个人目的, 均属于造假行为。再就是个人重视度不够, 随意填写, 比如出生日期, 阴历及阳历换着填。党龄填写时, 具体时间不确定就随意填写。再加上档案保管不当, 字迹无法辨别, 工作人员的疏忽及失误, 甚至以权谋私, 开虚假证明等, 为干部档案审核造成了困难。
(四) 档案信息化建设
干部人事档案管理信息化还很落后, 仍以人工管理为主, 仅仅是在计算机中输入个人的一些基本信息, 建立一个简单的档案索引目录, 没有充分利用现代化信息技术建立档案信息数据库;在查询干部的信息时还是需要对纸质档案进行查找, 查询时间较长, 既费工又费时。另外, 档案信息化水平低也阻碍人才的选拔及任用, 使其干部人事档案利用率低下, 削弱了档案的基本功能。
二、强化档案审核工作的措施
针对以上干部人事档案管理中存在的问题, 强化档案审核工作是其解决问题的重要途径。
(一) 提升档案审核的重视度, 为其审核工作奠定基础
干部档案审核工作具有较大的业务量及较强的政策性和专业性, 涉及的内容也较为广泛, 其审核工作要深入开展, 以审核部门的领导为核心建立审核小组, 对干部档案进行审核, 其组员由部门负责人及相关人员等组成, 定期开展报告会, 听取审核工作的汇报, 总结在审核中存在的问题, 以提出解决的方案, 使其下一步审核工作顺利进行。为将审核工作落到实处, 在制度、人员、责任三个方面做到位。在制度方面, 建立相应的审核制度及具体的审核方案、考评制度等, 将审核的具体要求, 审核方式及审核的流程及细节都进行明确的规定, 为审核工作的开展奠定基础, 使审核规范化, 有制度保障。在人员方面, 抽调有较强的政治素质, 业务水平高, 经验丰富的人员作为审核工作的人员, 协同组织人事干部共同进行审核。在责任方面, 制定科学的工作计划, 将相关的人员进行分组, 主要小组包括收集组、整理组、审查组、复核组及服务组, 制定每组1名主要负责人, 每个小组有各自的工作计划, 并填写工作进度, 保证整个审核的质量及进度。
(二) 提升审核质量
档案内容的完整和真实是提升利用率的关键。将干部档案审核工作的质量加以提升是其实现的重要途径, 做好细节审核, 在进行档案初审和复核时, 相关人员要严格执行中组部的审核标准, 根据其审核情况, 对档案内容进行查看, 检查审核登记表, 按照审核内容和要求, 初审人和复审人要逐卷逐页进行审核, 发现问题如实登记。每卷档案初审人和复审人必须签字确认。根据审核认定结果, 填写《人事档案审核认定表》交本人核对签字确认, 本人意见与组织意见不一致、拒不签字的, 要以组织认定意见为准。
(三) 做好收集工作, 抓重点, 将干部档案加以完善
将干部档案材料进行再收集, 以补充档案内容, 这一工作不但是干部档案管理工作的重点内容, 也是其审核工作的重点及难点。由于绝大多数单位干部档案管理工作经验缺乏, 其管理工作较为零散, 因此增加了收集的难度, 针对这一问题, 采取以下措施进行解决。
1. 成立干部档案信息联络员队伍。
档案信息联络员由业务熟练的人员担当, 针对干部档案审核中存在的问题进行上下沟通。在对不完整的档案材料查补时, 针对收集材料中的难点问题, 共同商量对策进行解决。档案信息联络员可以逐渐增多, 形成一个网络, 将基层单位与档案管理单位联系起来, 人员流动会促进收集网络的不断更新。
2. 利用多种形式对档案材料进行收集。
档案材料的收集要采用多种形式才能保证材料的完整性, 采用定向收集法进行材料收集, 直接到材料缺少的单位收集, 将材料加以补充。采用定点收集法收集已形成档案资料的单位的材料, 保持上下级档案管理部门的有效沟通, 对档案材料进行及时收集。采用跟踪收集法, 此方法主要针对于调转的干部, 对其进行核对, 将档案资料补全。采用上门收集的方法, 这种方法主要针对上报资料不积极的单位, 要主动出击, 使相关部门密切配合, 确保档案资料的完整性。
3. 保证档案资料、真实信息、干部登记表三项内容统一。
将档案资料收集完成后, 不可放任不管, 要对其干部档案管理信息库进行有效的维护, 对电子档案信息进行及时的更新, 使档案资料、真实信息、干部登记表三项内容统一。当审核完毕后, 要进行干部档案内容建设, 即对于在审核中体现出的不足进行反思, 完善干部档案管理制度, 从各个方面制定严密的制度, 如档案收集制度、档案管理制度及档案利用制度等, 严格把关干部档案, 对于不真实及不合格的档案资料, 实现档案管理的规范化和制度化, 为干部档案的利用奠定基础。
(四) 人事档案专项审核管理措施
由于近些年来, 干部年龄、简历等造假事件的频频出现, 针对干部身份造假情况的出现, 提出“三龄两历一身份”的概念, 即三龄为年龄、工龄及党龄, 而两历为工作经历和学历, 一身份就是干部身份。此项内容为干部人事档案管理的重要内容, 也是干部人事档案审核的重点及难点。严格执行国家相关规定, 对三龄两历一身份进行认真确认。
对于年龄审核来说, 如果档案记录年龄与户籍档案有出入, 需要查找最早的记录, 按照“最先最早”的原则认定, 不办理个人更改出生日期的业务, 在工作中一旦出现公历、农历问题, 没有特殊说明, 要按公历填写。总体要求是“原则上不改, 造假的纠正”。
我党在不同历史时期, 党员入党时间的计算方法各有不同, 对于党龄的确定, 要严格遵守《党章》的规定。
参加工作时间的确定, 干部身份审核《派遣证》《转正定级审批表》;参加工作时是工人的, 按照不同时期有关参加工作的政策规定认定。
正确区分学历和学位的概念, 才能对学历和学位进行认定, 由于学历具有动态性, 会随时改变, 要对干部在校期间的档案进行审核, 并展开实际调查, 通过网络查询的方式确定其学历。
工作经历的确定, 通过从最新的《干部履历表》和《干部任免审批表》中确定其简历, 再反查各类材料一一印证干部的每段经历是否属实。
干部身份的确定主要看有无《派遣证》和《转正定级审批表》;工人转干部的要有《转干审批表》;转业军人要有《转业审批表》。
针对有特殊身份和特殊工作经历的干部工龄的问题, 将确认标准明确, 比如:民办教师、乡村医生、原下乡知青、出国留学人员、在职人员考取硕士生及临时工等均有明确的认定方式, 如果在干部人事档案管理中遇到此类问题, 不能草草了事, 要对档案内容进行仔细查实, 其基准为档案记录, 以历史档案材料为基础, 认定要严格按照文件规定进行, 以维护干部的合法权益。
(五) 以服务为目标, 将效能提升, 将干部档案作用充分发挥出来
干部档案内容建设是为了服务干部工作, 因此, 要将档案潜力全面的挖掘出来, 将信息资源开发出来, 将其服务水平提升起来。
在干部任职前, 要对其档案进行严格审核, 建立干部任前档案审核制度, 对干部档案进行认真核对, 以此对干部经历、工作实绩、业务能力及政治思想进行充分了解, 要对提拔的干部有充分认识, 方便人才的选用, 提升干部人事档案的利用率。
建立多媒体档案信息库, 将信息全方位展现出来。构建干部多媒体资料信息库, 将影像、声音、文字相结合, 将干部的基础情况制作成录像片, 以为干部的选拔提供基础, 将干部任用直观、科学地呈现出来。
加强档案管理信息化, 使其工作效率提升。加强对档案管理信息化建设的投入力度, 建立干部电子档案, 利用计算机检索就可以将干部的基本信息查询出来, 节省大量的人力, 节约了大量的时间, 同时方便资源共享, 提升干部档案资料的利用率, 提升工作效率。
三、结语
我国经济的快速发展, 为各项制度改革提供了重要的基础。干部人事档案记录了干部本人的工作和学习经历、工作表现、奖惩情况及政治思想等方方面面, 同时也反映了个人的能力水平, 是进行选拔提升的重要依据, 而在实际的干部档案管理中却存在着各种问题, 使管理水平降低, 而干部档案审核是提升干部人事档案的最重要的途径。因此, 强化干部档案审核工作, 保证干部档案资料的完整性和真实性, 并以此作为选拔干部的重要依据。本文主要讨论了干部档案管理中存在的弱点, 并提出了强化档案审核工作的措施, 提升干部人事档案审核的意识, 提升审核的质量, 加强档案管理的信息化, 以服务为目标, 提升干部人事档案的利用率, 特别是针对于“三龄两历一身份”的审核要作为审核的重点, 发挥档案审核的职能, 维护干部的合法权益, 在人民心中树立起诚信的形象, 更好地为人民服务。
参考文献
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关键词：干部档案 管理工作
1 上级部门重视和支持，是做好干部档案管理工作的前提
干部人事档案管理，只有领导重视和支持才会争取到人力、物力、财力等方面的支持。从长时间来看，档案管理工作一直被认为是后勤工作，是部门的辅助性工作，对于档案管理工作不重视。还有就是过于简单的理解和处理档案管理工作的相关事宜，在日常档案管理过程中，档案管理做的比较肤浅，很多属于档案管理资料的内容做的不完整，有的资料分类不清晰。归纳一下来说主要是存在以下三方面的的误区：一是对档案管理工作不重视，不以为然，认为干部的考核评定主要是与其平时工作业绩相关，而档案管理的好坏对干部影响不大。二是不愿意亲自动手整理，认为干部人事档案工作就是一般的资料分类装订、粘粘贴贴、装装订订，是档案员的事，没必要有专人负责管理。三是敷衍对付档案管理工作，在真正实际工作过程中对于档案管理往往不够用心，甚至还出现为了应付上级部门考核而对档案管理的仓促准备，总之，存在各种敷衍的现象。鉴于比较落后和陈旧低效的档案管理，需要有关部门从思想认识上开始抓起，档案管理人员要不断地宣传和推广，用实际利用效率得以提高，引起领导部门的重视，加大对档案管理的人力、物力投入，解决管理人才不足的问题。
2 从档案实际管理者入手，切实加强对管理人员素质的要求，培育有责任心的档案管理员
档案管理工作不同于别的工种，相对来说比较枯燥无聊，但正是因为这样才更需要选择合适的工作者，对于基层档案管理人员的要求也要逐渐提高，让有责任心的一线工作者尽职尽责的做好档案管理工作。可以从以下几方面提出要求：
首先要热爱人事组织档案管理工作。热爱是对工作的一种兴趣，持久的热爱是做好工作的基础。选择档案管理工作的人要做好忍受寂寞、清静的心里准备，在平凡的岗位上坚持与档案为伴，细致耐心的去整理、分拣、分析档案，做好档案资料的归纳整理。
二是虚心学习技术。随着干部人事制度的不断深化，干部档案管理的手段也随之进行了相应的调整和变化，这就要求档案员虚心学习，更新观念、更新知识、与时俱进、开拓进取，不断学习干部档案管理工作方针和政策，提高政治素质，学习规范管理方式，提高业务水平，学习新技术，掌握计算机等现代化管理技能。同时不仅要具备档案管理知识，还要了解干部人事档案材料形成的相关情况。
三是细心鉴定。档案管理人员在接收到人事档案材料后，要对所有的材料进行认真细致的检查，看材料是否完整无缺、内容是否真实、手续是否完备，发现问题及时补正，防止错误的问题引起不必要的错误，造成一些错误。所以在从资料分类整理开始就必须要严谨认真负责。
四是耐心收集。干部档案材料来源于不同地方、不同时间，这就要求档案员超前介入，使其材料形成符合规范要求，对缺少的材料认真补齐，使档案材料完整齐全。
五是持之以恒。档案管理工作相对单调、枯燥，干一阵子容易，长期自始至终热情不减比较困难。这就要求档案管理人员要有恒心，一丝不苟地对待每一天、每一卷，善始善终，在细微之处做好资源整理分类，这样才能按照完整、准确、真实的要求，对干部人事档案进行收集、整理、归档、保管、利用，使之系统化、规范化、标准化。
3 健全管理制度，规范档案管理是做好干部档案管理工作的有力保证
要搞好干部档案管理工作，必须有法可依，有章可循。要按照国家档案局颁布的《档案法》和《干部档案管理工作条例》的要求，建立健全干部档案管理的各项制度，坚持做到“四化”，一是收集归档程序化；二是鉴别整理规范化；三是设施建设标准化；四是管理工作制度化。
4 开发档案资源利用，是干部人事档案管理走上良性循环发展的途径
档案资源如果管理得当，充分利用对于人事组织安排工作是很重要的。随着电子信息技术的快速进步，管理档案和开发档案资源越来越便利。对于扩充档案的资料范围，加大信息密度也变得不那么困难。在干部的日常工作，行为作风，业绩评定等方面的资料都需要建立档案，必要时要对纸质档案进行技术加工，保留电子档案，使得档案资源使用简单，查阅方便。为今后人事档案管理工作提供有益的帮助，也是做好基础辅助性工作的必然要求。提高档案资源的利用效率，发挥档案管理的良性发展机制。
5 结束语
新时期干部的考核录用、晋升标准正在发生着日新月异的变化，档案资料是各级干部的详细情况记录，也是用人单位的鉴定依据。良好有效的档案管理工作是系统记录和分析档案资源的基础，因此，各级人事组织部门要改变以往不重视档案管理的态度，切实加强干部档案资源的管理，发挥档案管理应有的作用。
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为加强我局干部人事档案管理工作，提高档案业务科学管理水平，有效地保护和利用干部人事档案，更好地为干部工作服务，根据《出入境检验检疫系统干部人事档案管理办法》，结合我局实际情况，制定本办法。
一、我局干部人事档案工作由人事科负责，管理人员必须是政治可靠、作风正派、责任心强的中共正式党员。
二、干部人事档案管理部门的主要职责：
（一）保管干部人事档案，积累档案材料：
（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料：
（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递：
（四）登记干部职务、工资变动情况：
（五）为有关部门提供干部情况：
（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作：
（七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导：
（八）推广、应用干部人事档案现代化建设管理技术：
（九）办理其他有关事项。
三、干部人事档案的内容和分类
干部人事档案是出入境检验检疫系统人事部门按照相馆党的干部政策，在培养、选拨和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
其内容和分类如下：
第一类履历材料
第二类自传材料
第三类鉴定、考核、考察材料
第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、审批材料等）
第五类政治历史情况的审查材料：
第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料：
第七类奖励材料（包括表彰奖励活动中形成的有关材料）
第八类处分材料（包括纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料）
第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及参加各种代表会的代表登记表等材料：
第十类其他可供组织上参考的材料。
四、干部档案管理范围应与干部管理范围相一致。其保管范围如下：
（一）干部（科级以下）档案正本，由本局保管，副处级以上干部建立档案副本。
（二）干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由本局保管；另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，装人事部门所属的人才流动服务中心保管。
（三）干部被开除公职后，未就业的，其档案由本局保管；另就业的，其档案转至有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。
（四）干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由本局保管。
（五）干部死亡以后，按照《干部档案工作条例》规定保管：
（六）干部退（离）休以后，档案仍由本局保管。
五、干部档案的收集、临别及归档按规定执行。收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。归档材料均按《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，做到认真鉴别，分类准确，编排有序、编号、目录清楚，装订整齐。
六、干部档案应统一按国家档案案卷标准规格制作。档案材料按时间、内容、层次不同排序。编号归档材料统一保管，设专用库房，按《库房管理制度》做好管理工作。
七、干部档案的保管原则应是安全保密、便于查找，建立登记和统计制度，严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违
反《档案法》、《保密法》的，要依法处理。
八、因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定：
（一）查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案：
（二）人事科应根据规定，确定是否提供和提供什么材料：
（三）凡查阅干部人事档案，利用单位应派中共党员到人事科查阅：
（四）档案一般不外借。对必须借出使用时，要说明理由，经过主管领导批准，要严格履行登记手续，限期借还，不得转借他人：
（五）任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案：
（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者按有关规定给予处分以致追究刑事责任。
（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经主管领导审批，获准后才能复制（拍摄）。复制的材料必须加盖公章，否则无效。
九、干部调动或职务变动后应及时将档案转给新的单位。转递档案应遵守下列规定：
（一）干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带；
（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出：
（三）转递档案必须按统一规定的《干部人事档案转递通知单》详细登记，严密包封：
（四）收到的档案，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即返回。逾期一个月未返回，应催问，以防丢失
1、档案正本是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。
(1)履历表及其他简历材料等。
(2)自传及属于自传性质的材料。
(3)各种鉴定。
(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。
(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。
(6)参加中国共产党和共青团的材料。
(7)各种奖励及县团级以上机关批准的英雄模范先进事迹材料。
(8)处分、撤销处分和甄别复查材料。
(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。
(10)其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查，死者生平介绍，更改民族材料等。
人事档案管理制度
1、人事档案管理范围：专业技术干部、正科及以下管理干部、工人等各类人员（包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工）的人事档案。
2、干部、工人退职、时必须奖其档案交给省人才交流中心管理。
3、干部、工人在受刑事处分或劳动教养期间，其档案由本院人事档案室保管，刑满释放或解除劳教后，重新安置的，其档案转至有关主管单位保管或移交人才交流中心管理。
4、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。
5、档案的管理
(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。
(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。
(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置纠正；每装卸要按登记册全面检查一次档案，发现漏缺档案朣查找。
(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。
(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。
6、管理干部、工人必须建立档案正本。
1、档案正本是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。
(1)履历表及其他简历材料等。
(2)自传及属于自传性质的材料。
(3)各种鉴定。
(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。
(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。
(6)参加中国共产党和共青团的材料。
(7)各种奖励及县团级以上机关批准的英雄模范先进事迹材料。
(8)处分、撤销处分和甄别复查材料。
(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。
(10)其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查，死者生平介绍，更改民族材料等。
2、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：
(1)一般不得查阅人事档案，如必须有关人员的情况，由档案管理人员提供。
(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的赏干部到档案室查阅所需情况；各党支部发展党员必须查阅档案时，支部书记和组织委员查阅。
(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。
(4)查阅档案者，必须填写查阅什么问题，查阅日期逐项进行登记。
(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。
(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事办主任允许后方可抄录，抄录的材料应近期送回档案室处理。
(7)外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。
(8)档案一般不是，在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。
3、转递档案应遵守下列规定：
(1)档案要通过机要交通仁慈，不能公开邮寄或本人自带。
(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。
(3)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。
4、凡归档的材料，均应 经过认真的鉴别；属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺；需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。
5、凡归入档案的材料，均应按照中央组织部《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不得入档；凡归入工人档案的材料，要参照省劳动局（1981）63号文件的准则归档；归档材料应做到分类准确，编目清楚，目录排列合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚。
6、保管档案工作人员守则如下：
(1)认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小理论，严格执行党的方针政策，初中“三个代表”，努力提高政治思想觉悟和政策水平。
(2)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。
(3)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。
(4)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。
(5)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。
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