声像载体档案管理（共11篇）
关键词：声像管理,规范
随着社会信息化时代的发展, 声像档案地位日益凸显。目前声像档案普遍存在归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题, 直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此, 采取有效措施, 加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
1. 声像设备存在着“一硬一软”现象。
“硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要, 机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。总体讲, 声像设备可算比较“硬”。“软”是指声像设备管理之乱。有的单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求, 致使有的设备闲置, 有的设备存放在科室或个人手中, 有的设备使用人员不明确或频繁变动, 设备不能有效地利用。这种现状最终造成一些重要活动没能及时摄录, 档案未能完整保存下来, 为以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
2. 摄录人员对声像档案存在思想认识上的误区。
摄录人员思想认识上的误区主要表现在:根本就不知道什么是声像档案, 他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案, 而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等, 认为拍完、录完就算完成任务了, 不需要归档保存;误以为谁拍的照片就归谁, 如何处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念, 致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存, 未及时移交档案室或档案馆统一保存。随着人员变动和机构调整, 造成声像档案的失控或流失, 严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
3. 管理制度不健全, 声像档案没有集中统一管理。
声像档案的管理主要存在三种形式:一是档案室集中统一管理, 随时形成随时移交;二是各科室一年一次移交档案室;三是由科室分散保管或个人保存。声像档案没有集中统一管理, 缺乏必要的管理制度, 或有的单位虽有管理制度, 但落实不够, 缺乏有效的保障措施。
4. 档案意识不强, 声像档案难以及时完整归档。
声像档案有较强的时效性和特殊性归档要求。例如照片底片需同时归档, 影像需辅以文字说明, 如果不及时归档, 日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。各单位积存的照片档案多数照片、底片早已分家或已无底片, 文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片, 却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看, 更令人担忧, 相当一部分单位都是一盘带子反复用, 原始录音 (像) 没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案, 虽管理不规范, 但当档案部门去收集时, 往往不愿交。究其原因, 主要是档案意识不强, 对声像档案管理重要性缺乏重视。
5. 保管条件差, 声像档案难以长久保存。
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。部分单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜, 其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存, 不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色, 底片粘连变质, 磁带受损等, 不利于声像档案的长久保存和利用, 一旦发生问题, 悔之晚矣!
6. 收集渠道不畅, 声像档案馆 (室) 藏匮乏。
照片档案散存在个人或科室内部, 没有集中统一管理。源头没控制住, 加之征集措施不得力, 渠道不畅, 造成馆 (室) 藏匮乏, 利用时无法满足需求。
7. 档案失控, 声像档案流失严重。
多个单位同时参与的大型活动, 档案管理不集中统一。一是各自负责一块工作, 相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中, 活动结束后, 档案材料也各归东西, 声像 (包括文书、实物等) 档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作, 也造成档案材料流失;三是有关专业人员形成的档案不及时归档, 用完之后就归为已有或是下落不明, 造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
1. 加强宣传、提高认识, 争取领导重视。
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事, 更是各立档单位乃至全社会的事, 而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持, 特别是增强各级领导及有关人员的档案意识, 营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇, 服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇, 结合本地、本单位中心工作, 通过馆 (室) 藏档案以及生动的利用实例, 发挥档案自身的宣传教育作用。
2. 加强档案基础设施建设。
要充分利用声像档案, 必须强化基础设施建设, 改变现有存档环境, 广泛地利用现有条件制定强化声像档案资料基础设施建设规划。购置先进的刻录设备, 配备电脑, 实现微机化管理, 培训刻录人员, 转录复制档案资料。有原来磁带存档就光盘存档, 解决声像档案存储介质 (磁带) 的老问题, 使之更加有利于永久保存和利用。
3. 加强监督, 分类指导, 注重业务培训。
针对声像档案管理现状, 档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度, 并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时针对不同单位现状, 采取不同方式进行分类指导, 力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位, 要巩固提高, 在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员而档案管理没跟上的单位, 应在依法管理、建章立制上加强指导和监督, 促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位, 要限期建档, 加大指导监督力度, 不留死角。注重业务培训, 全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训, 为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
4. 结合实际, 创造条件, 力求妥善保管。
从长久保护和利用考虑, 声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求, 短时间内配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际, 创造条件, 力求妥善保管是当务之急。首先, 声像档案要独立成卷, 使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度, 远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施, 尽量延长声像档案的寿命。
5. 全面出击, 形式多样, 疏通收集渠道。
要实现声像档案收集完整, 采取必要的行政手段和物质保障, 建立并疏通收集渠道, 运用多种形式收集。主要有: (1) 通过正常移交接收。科室移交档案室; (2) 重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的, 要有重点地强化收集, 经常沟通及时掌握情况; (3) 重点人物 (摄录人员) 直接征集; (4) 有奖征集。对个人保存有价值的资料, 采取给予鼓励的手段收集。
6. 档案主管部门参与各类重大活动。
关键词：声像档案;问题;管理方法
0前言
城建档案是档案管理中较为重要的门类，在城建过程中具有重大的利用价值，越来越受到重视。由于在城建过程中收集及保存着大量的声像档案，容易造成损坏，如何让这些具有价值的档案资料妥善管理，是我们档案管理人员关注的问题。以下就声像档案的管理问题及方法进行分析。
1、城建声像档案管理问题分析
在管理声像档案过程中，比较常见的问题是照片的底片以及反转片载体的保护剂有指纹、污渍或光盘划伤等，这些问题给声像档案造成了无可挽回的损失。
现就常见的损毁现象进行分析。
1.1指纹与污渍问题
污渍物体接触到底片、反转片的药膜（乳剂）面、光盘的信号层等，一旦时间过长，声像档案就会出现发霉变色、变形、信号丢失等现象，甚至反转片的药膜脱离片基或变质等等，影响声像质量，严重时会无法使用。这些现象的发生都是档案管理不足所造成。
1.2划伤问题
造成划伤有三个原因：（1）在拍摄过程中底片及反转片经过相机片窗时被片芯的毛刺刮伤。（2）在底片或反转片冲洗后的药膜面未干燥及不按规程整理底片造成的人为划伤。（3）录像带在整理时由于档案管理人员不清楚光盘的构造而划伤信号层。
1.3变形、斑纹、褪色、霉变、信号丢失问题
档案载体保管不当会受到不干净空气或存在过多漂浮物的位置、具有化学空气的地方，从而发生物理变化（如斑纹、褪色、霉变等）。另外就是不按照规范进行存放，受强烈阳光的直射而造成磁性材料信号磁变损失及变形。
2、管理声像档案载体的方法
2.1防止有害气体、潮气、尘埃、阳光辐射及强磁场侵害
归档后的声像档案存放的房间应保持温度20℃，声像档案进行单独存放，特别要进行避光、防磁、除尘处理。声像档案归档时需按按照规范进行存放，用专用的桃胶处理过的影集装存反转片档案，照片利用纸袋装，用无酸纸袋分装底片。而录音及录像等需装入专用的防磁柜内，特别要注意的是每盒光盘需立着存放，以免变形，造成损失。
2.2防止尘埃的伤害
各地天气都不一样，根据具体天气情况，妥善对声像档案管理。如北方天气比较干燥，风沙较大，风沙的尘埃具有很强的附着力，要避免尘埃所造成的声像档案损坏，应采取对声像档案进行分类处理，在具备防尘条件下及时存入库存，同时发现有尘埃附着档案，可以用专用的软毛刷弹掉，切记不能用手或手帕去擦。
2.3禁止将声像档案载体同放一个袋内或盒内
照片和底片要分别存放，由于照片比底片更容易吸潮，不能放在一块。一旦受潮便会和底片粘在一块，导致药膜面损坏。因此，录音带或录像带等必须分开存放，而且要立着放，否则也会发生挤压、变形而无法使用，造成无法弥补的损失。
2.4采用正确的方法调取、检查声像档案载体
定时检查声像档案，如工作需要调取无档案需要我们做好防静电工作，衣服要洁净，手套要防静电的棉质手套，调取时应尽量触摸边沿部分。声像档案如录音带、视频录像每年需要在无尘的条件下倒带一次，特殊情况下需备份一套光盘保存。
3、受损伤声像档案载体的补救措施
3.1 保管不当的声像载体的补救
由于受到各种因素影响而粘合的底片或照片、录音带。利用洁净的容器倒上常温的纯净水或蒸馏水，将这些粘合在一块的底片或照片放进去浸泡，到时一定程度自然分离。然后将这些录音带、视频录像带放在干燥无尘条件下的室内，用专用工具打开带盒轻轻转动带轮用擦拭照相机的镜头布轻轻擦拭带基。
切记不准将已粘合的录像带或录音带放入机器中运行或强行剥离。
3.2 粘有较脏尘埃的声像档案载体的补救
声像档案如粘有较脏的尘埃，可以采用专用的软毛刷进行清除，若清除不掉可以利用纯净水中浸泡几分钟后再轻轻擦拭。而录音带、视频录像带、光盘可以采取专用强风气吹球再用专业镜头软毛刷清除，注意光盘的信号层不准沾水。
3.3 染有斑渍、指纹的照片档案的补救
将照片、底片、反转片放入纯净水或蒸馏水中泡一会（对于较脏的底片，也可以用彩扩照片中的稳定液加纯净水或蒸馏水稀释后清除脏面）而后取出放入盛有照片、底片、反转片专用清洁液的容器内，用脱脂棉在清洁液中轻轻擦拭斑渍和指纹就会急、逐渐减轻和消除。注意的是照片、底片、反转片浸泡时间不宜过长，以免损害照片、底片、反转片的药膜。
3.4对轻微划伤的声像档案的照片、底片、反转片的补救
根据照片、底片、反转片划伤的程度进行处理，轻微划伤的情况可以置于温度18-20℃的纯净水或蒸馏水中浸泡，所划伤部位会自行合拢，或者可以涂少量的甘油进行填补伤缝处理。
3.5录音带、视频录像带的保存
将录音带、视频录像带用专业非线工作站转成数字化的AVI格式信号，再将AVI格式的信号刻录到档案级的光盘上进行保存。
4、结束语
声像档案的管理具有特殊性，一般对此部分的档案管理人员有较高的职业要求。不但要熟悉档案管理知识，还要懂得声像档案管理的具体要求及发生损坏的档案处理措施，对电脑操作要熟悉，同时要有较强的接受新生能力。希望以上所阐述部分供同行有类似的问题可以借鉴处理，为我国声像档案管理事业作出贡献。
参考文献：
[1]王亚清.谈档案鉴定工作的现状及对策[J].工程建设与设计.2010（09）
[2]劉东斌.档案价值鉴定的悖论[J].档案管理.2004（04）
根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务规范》、《磁性载体档案管理与
保护范围》、《照片档案管理规范》等文件的有关规定，制定本管理办法。本管理办法是对xx的补充。此办法仅适用于厅机关各处室。
一、声像档案(磁性载体档案)
(一)记录和反映我厅及所属部门主要职能活动，并在活动中直接形成的，有保存价值的，以录音、录像(软磁盘)等磁性材料为载体，以声音、影像为主要反映方式的历史记录。声像档案是对文书档案的补充，是我厅档案资源的重要组成部分。
(二)归档范围
1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本厅或广电系统内视察、检查工作时形成的声像材料。
2．以本厅名义召开的各种重要工作会议、表彰大会等形成的声像材料。
3．反映各处室主要职能活动的声像材料。
4．本厅重要的外事接待工作中形成的声像材料。
5．以本厅名义举办的干部培训和业务培训形成的声像材料。
6．反映本厅厅容和厅貌的有保存价值的声像材料。
7．其它有保存价值的声像材料。
(三)不归档范围
1．为丰富职工文化生活而购置的与本厅工作无参考利用价值的录音、录像。
2．本厅摄制或购置的与本厅工作无长期参考利用价值的声像材料。
3．单位互赠的无参考利用价值的声像材料。
(四)归档要求
1．由形成单位负责，对需要归档的声像材料进行整理、编辑，及时向厅档案科移交。
2．一组具有有机联系的，反映同一工作或事件的声像材料应为一个保管单位。
3．归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
4．归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。
5．归档的磁声载体文件应由文件形成部门编制归档说明。
(1)磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容，运行的软、硬件环境、版本号、文
件的完整性和准确性等。
(2)录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。
(3)录音带需要简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。
(五)归档方法
1．按——问题法分类项。
2．归档材料按保存价值分为永久、长期。按单一问题逐年排列，分别制成一个或几个保管单位(一个保管单位指一本录像带或一盒录像带)。
(六)归档时间声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交厅档案科保存，特殊情况或单项工作结束可随时移交厅档案科保存。
(七)管理与保护
1．为了确保声像档案的完整和齐全，任何部门或个人不得私自保存，销毁和带走应归档的声像材料。
2．遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，厅机关各处室形成的声像档案由厅档案科集中统一管理。
3．归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。标明编号、档号、密级、保管期限、摄制日期等。在贮存声像档案的同时，应保存有关声像档案的文字材料。
4．保存声像档案库房要求：温湿度的变化范围应在温度15—27℃、相对湿度变化不得超过40—60%范围内选定一组值，一旦确定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%，最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。
5．做好库房声像档案的防磁、防水、防尘、防火、防紫外线工作。
6．放置要求、磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置，严禁叠放挤压。并根据载体不同使用不同的装具分别排列保存。
7．为保证声像档案、资料的质量，贮存的录音带、录像带，每隔一年应重新缠绕一次如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象应及时进行技术处理。
(八)利用
1．声像档案严格执行借阅审批手续，一般情况下不得外借，只能在档案室中查阅。
2．借阅和归还声像档案时，按规定进行质量检查、验收。
二、照片档案
(一)照片档案是本厅及所属部门在主要职能活动中直接形成的，有保存价值的，以感观材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录、它具有纪录性、形象性、科学技术性、广泛交流性及客观实在性。是文书档案无法代替的档案材料，是我厅档案资源重要的补充。
(二)归档范围
1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人参与本厅及 本系统有关的重大公务活动、视察、考察本厅工作形成的照片档案。
2．反映本厅主要职能活动和工作成果的照片档案。
3．本厅组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4．本厅召开的各种重要会议的照片档案。
5．反映本厅重大事件、重要人物的照片档案。
6．本厅及各处室组织的各种活动及获奖作品的照片档案。
7．反映本厅厅容和厅貌的照片档案。
8．厅领导和各处室深入基层检查、指导工作的重要照片档案。
9．与其他载体有密切联系的照片档案。
10．其他有保存价值的照片。
(三)归档时间
1．照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向厅档案科归档，或随其他载体档案一起归档。
2．厅档案科应随时收集、征集零散的有保存价值的历史照片。
(四)收集、归档要求
1．对反映同一画面的若干张照片，应选择其主要照片归档。
2．底片、照片、说明齐全；底片与照片影像相符；无底片的照片应翻拍底片。
(五)归档的方法
1．按照片反映的——问题立项分类。
2．照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄制者六个要素。
2．1 通过六个要素概括提示照片影像所反映的全部信息。
2．2 文字简洁、语言通顺，一般不超过200字、一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡是加总说明的照片分别编写简要的分说明。
2．3 照片档案的日期采用八位数表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：1996年2月9日写作19960209。
(六)整理与管理
1．根据照片的分类情况，将照片、底片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。
2．根据照片的规格画面和说明的字数确定照片的固定位置。
3．抄写卷内目录。以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。
3．1 照片号：案卷内照片的顺序号。
3．2 照片题名：应简明规范，准确地反映照片的基本内容。
3．3 参考号：与本张(组)照片有密切联系的其他档案的档号。
3．4 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考表内注明“大张”、“反转片”。
4．档号要求规范、准确、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。整理完毕的照片档案按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。
5．保存底片的适宜温湿度为：温度13—15℃、相对湿度：35%—45%。保存照片的适宜温湿度为：温度14—24℃，相对湿度40%—60%，库房昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。
6．照片入库前要进行检查，对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。
三、实物档案
(一)实物档案指本厅在行使主要职能活动时，有参考利用价值的实在物品，如奖状、奖牌、锦旗、题词等。
(二)归档范围
1．上级主管部门颁发给本厅的反映本厅主要职能活动的奖状、奖品(或奖状、奖品照片)。
2．党和国家领导人、广电总局、省委、省政府、省人大、省政协主要负责人给本厅的题词、题字。
3．重大活动中，有影响的人士或集团捐赠的题词、题字、画及其他不易保留物品的照片。
4．平级单位给本厅奖给的奖状、奖牌、锦旗或下级单位及个人给本厅赠送的锦旗拍摄成照片交厅档案科保存。
5．其他有保存价值的实物
(三)不归档范围
凡与上述无关的实物不需归档
(四)归档要求
1．收到实物的单位和个人，在收到实物的1个月内，应将实物移交厅档案科保存。或随其他载体档案一起归档。
2．实物档案的归档工作厅领导的由厅办公室负责收集、归档，各职能处室的由各处室文书处理人员负责。
3．移交厅档案科的实物必须整洁，完整。并附有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。
(五)实物档案的管理，利用参见文书档案管理办法。
浅谈医院声像档案开发利用及管理
文章针对在开发利用及管理中存在的问题,就如何做好声像档案的管理、开发和利用谈了自己的看法.
作 者：郭小平张青 作者单位：包头医学院,第二附属医院,档案室,内蒙古,包头,014030刊 名：内蒙古科技与经济英文刊名：INNER MONGOLIA SCIENCE TECHNOLOGY AND ECONOMY年，卷(期)：“”(7)分类号：G275关键词：医院 声像档案 开发利用 管理
为保证建设工程声像档案资料完整、准确、系统的归档，根据《苏州市城市建设档案管理办法》有关规定，结合本市建设工程实际情况，制定本规定。
建设工程声像档案资料主要是指在工程规划、建设、管理过程中直接形成的，具有保存价值的照片、录音、录像等以声像为主、文字为辅的历史记录。
一、声像档案资料的归档范围
建设单位报送声像档案资料的归档范围如下：
1、所有的建设工程项目都要报送有关照片档案资料；
2、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片和录像资料：
7层（含7层）以上建筑；单项工程建筑面积3000平方米以上；项目总建筑面积1万平方米以上；住宅小区3万平方米以上；单跨跨度16米以上厂房；人防设施；城市主干道；多孔100米或单孔40米以上桥梁；污水处理厂；垃圾处理厂；自来水厂；燃气厂；发电厂；220千伏以上输变电站；一级公路；港口码头；水利防洪设施。
3、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片、录音、录像资料以及专题录像片：
列为市级以上重点（或实事）工程的项目；需申报市级以上优质工程的项目。
二、建设工程声像档案资料归档内容
（一）开工前
1、原址、原貌及周边状况；
2、重要建（构）筑物；
3、拆迁情况。
（二）基础工程
1、基础异常情况技术处理，土壤岩样分析过程等情况；
2、建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场；
3、建筑物位移、沉降、变形及处理。
（三）主体工程
1、主体设计模型；
2、钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情况；
3、砌体、砼灌注、屋面工程；
4、主体结构布局、大型构件安装等现场；
5、防水、保温、防腐工程的工艺现场；
6、采用新材料、新技术、新工艺等施工情况；
7、质量事故及处理情况。
（四）竣工后新貌
1、工程整体外观和立面状况；
2、消防等主要设施情况等。
（五）其它方面
1、工程总体规划、设计方案图
2、开工、竣工仪式；
3、施工建设中的重要活动、重大事件；
4、工程质量检查验收情况；
5、竣工验收情况。
其中，开工前原貌、基础处理、隐蔽、砼灌注、屋面、质量事故、竣工后新貌为声像档案资料归档的必备内容。
三、声像档案资料的归档要求
1、总体要求
移交归档的声像档案资料，要能真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全；要按有关要求整理立卷，并填写声像档案著录卡。
2、照片档案资料归档要求
（1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象；
（2）照片应一律洗印成5吋至7吋的彩色照片；
（3）数码照片应当尽量使用不低于400万像素的数码相机拍摄；
（4）照片整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等；
（5）照片的数量视工程项目而定，一般不少于30张。
3、录像档案资料归档要求
（1）录像档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄；
（2）录像档案资料应当主题明确，图像稳定、画面清晰，色彩真实；
（3）录像带应当材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象；
（4）录像档案资料片长一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明；
（5）专题录像片应当结构完整，片长一般为5-10分钟，并附有解说词稿。
4、录音档案资料归档要求
（1）录音档案资料应当内容完整，声音清楚，材质完好；
1 声像设备存在着“一硬一软”的现象
“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要, 机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中, 仅有21个单位没有声像设备, 占13%, 87%的单位都有1台以上的声像设备, 设备总数达671台 (架) 。从总体讲, 声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求, 占62%, 致使有的设备闲置, 没人会用, 难以充分发挥作用;有的设备存放在科室或个人手中, 没有合理利用;有的设备使用人员不明确或频繁变动, 设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状, 而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥, 最终造成一些重要活动没能及时摄录, 档案没能完整保存下来, 给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
2 摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作, 并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中, 有专职156人, 兼职287人, 平均年龄35岁, 大专以上文化程度的占72%。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面;“弱”表现在443人中, 专业工龄1至5年者381人, 占86%, 5年以上者仅占14%。经过专业培训的共68人, 仅占16%, 调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案, 而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等, 认为拍完、录完就算完成任务了, 不需要归档保存;另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁, 送往报社、电台的用完就算完了, 怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念, 档案意识不强, 仅考虑个人或本部门工作方便, 致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存, 不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整, 造成声像档案的失控或流失, 致使单位档案不齐全完整, 严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
事实证明, 摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用, 加上认识上的误区, 造成了声像档案管理上的不规范。也就是说, 产生声像档案的第一关形成和归档不把好关, 待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集, 那只能是“亡羊补牢”了。
3 声像档案管理混乱, 问题复杂
3.1 管理制度不健全, 声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度, 占47%, 有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查, 声像档案的管理主要存在着3种形式:一是档案室集中统一管理, 随时形成随时移交, 仅占26%;二是各科室一年一次移交档案室, 占35%;三是由科室分散保管或个人保存, 占39%。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理, 缺乏必要的管理制度, 或有的单位虽有管理制度, 但落实不够, 缺乏有效的保障措施。
3.2 档案意识不强, 声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档, 影像需辅以文字说明, 如果不及时归档, 日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现, 有近20%的单位有积存照片没归档, 且多数照片、底片早已分家或已无底片, 文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片, 却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看, 更令人担忧, 相当一部分单位都是“一盘带子反复用”, 原始录音 (像) 没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案, 虽管理不规范, 但当档案部门去收集时, 往往不愿交。究其原因, 主要是档案意识不强, 对声像档案管理缺乏重视。
3.3 管理状况“喜”“忧”悬殊, 发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位, 占6.8%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个, 竟占40%, 两极所占比例悬殊。从照片数量看:最多的一个档案室存有20000余张, 其余160个单位20860张, 平均130张 (其中多者上千张, 少者几张) 。仅从照片档案一项看, 声像档案的管理水平就很悬殊。
3.4 保管条件差, 声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现, 只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜, 其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存, 不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色, 底片粘连变质, 磁带受损等, 不利于声像档案的长久保存和利用, 一旦发生问题, 悔之晚矣。
3.5 收集渠道不畅, 声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部, 没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存, 难以及时完整归档统一管理, 致使基层档案室声像档案不齐全, 档案馆的声像档案也就没了来源。
3.6 区域性重大活动档案失控, 声像档案流失严重
众所周知, 每次区里或基层单位组织重大活动, 召开重要会议, 都安排人员摄录像, 形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行, 但在档案馆 (室) 却找不齐这些原始档案。
原因:一是多个单位同时参与的大型活动, 档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的, 各自负责一块工作, 相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中, 活动结束后, 档案材料也各归东西, 声像 (包括文书、实物等) 档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作, 也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强, 加之缺乏有效的管理, 形成的档案不及时归档, 用完之后就归为已有或是下落不明, 又造成档案的流失。
摘要：随着社会的进步, 人们越来越注重自己的历史记忆。科技的飞跃发展, 声像记录材料的日新月异, 使得声像档案, 这一历史记忆的特殊载体的管理工作摆到了档案部门的面前。声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体, 以影像、声音为主, 并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。
【关键词】声像档案；管理工作；策略
档案自身的性质决定了它具有存贮、积累和传播文化的功能，随着科学技术的发展，经济社会的不断进步，在各种社会活动中就形成了大量的照片、底片、录音、录像等为载体的声像档案。这些声像档案是社会文化的缩影，可以更形象地再现历史。在新的技术环境下，声像档案数量增多、格式多样，它所包含的文化和历史底蕴，使其在提升档案文化传播效果中发挥着越来越重要的作用。
一、发展声像档案是社会发展的需要
声像档案是指国家、社会组织以及个人从事社会活动中形成的，具有保存价值的照片、底片、唱片、扫描图片、幻灯片、影片、光盘、录音、录像、机读文件等为载体，并辅助文字说明的历史记录。和其他档案种类相比，声像档案以其逼真的画面，真实的声音、直接生动、形象地记录了所从事社会活动的内容和形式，把历史社会生活的“容貌”真实记录下来的再现，使档案“由死变活”让人们身临其境，具有强烈的时间感、空间感、使人们对历史有更深刻理解和认识，具有档案管理中存在和利用价值。
二、声像档案具有传播文化的功能
档案自身的性质决定了它具有存贮、积累和传播文化的功能。声像档案及文化现象，从其载体变化和在不同媒体环境下的作用可以看出声像档案对档案文化传播的影响，声像档案是社会文化的缩影，可以更形象地再现历史，近几年来，关注声像档案包含的文化和历史底蕴、发挥声像档案在提升档案文化传播效果中的作用，具有储存信息、传播文化的功能。和传统的档案形式相比，声像档案在历史的记载和传播方面，更加形象、立体，在文化传播方面也更便捷。声像档案是档案文化传播中的新鲜血液，丰富了档案文化的传播方式，也提高档案文化的传播效果。
三、声像档案管理中存在的问题
1.声像档案管理制度不健全或管理制度落实不到位。许多单位对声像档案这种新型檔案种类，缺乏管理制度，责任落实不到位，致使很多声像档案散在某科室或某个人手中，不能及时完整归档，久而久之，材料丢失，造成单位档案不完整，严重影响档案的利用和长久保存。如在以往的城建档案中，由于建设单位对声像档案不够重视，在建设工程档案中的声像档案的资料寥寥无几。自2013年3月1日起，规定凡列入城建档案管理机构接收范围内的建设工程，在工程竣工验收前，建设单位应将建设工程声像档案和其它载体形式的工程档案一并报送当地城建档案管理机构进行预验收，未报送声像档案的，城建档案管理机构不予验收。这就要求建设单位应从时代发展的高度，深刻认识收交建设工程声像档案工作的意义，密切沟通协调，克服各种困难，确保建设工程声像档案工作的落实。
2.声像档案的保管环境差。由于大部分声像档案是以感光、化学磁性材料为载体做成的，受光度、温度等条件影响较大，易发生变形、变质。目前，很多到位未按要求，配备专业的声像档案专柜，稍有不慎就会导致磁带受损，照片变黄褪色，底片粘连损坏等现象发生，影响声响档案的利用和保存。
3.保管人员缺乏声像档案管理意识。档案管理者往往认为“红头文件”、“上级来文”才是档案，而声像档案只是简单的几张照片而已，致是各种活动中形成的照片、录音、录像等声像档案不能及时整理归档，使许多珍贵的声像资料失去了利用、保存的价值。
四、加强声像档案管理工作的策略
1.加强宣传，取得领导重视。领导对档案工作重视程度直接影响档案工作的发展，档案工作人员要通过各种形式，加强对档案工作的宣传，增强领导和单位工作人员的档案意识，取得大家的支持，从而加强对档案工作的资金投入，从而推动档案工作发展。
2.健全体制，实行集中管理，制定严格档案管理制度。明确档案管理者岗位责任，强化规范管理，确保声像档案从收集，整理、归档到移交档案统计管理，杜绝声像档案分散流失，每次社会活动结束后，档案管理者要及时督促科室人员定期移交档案。
3.提高档案管理工作迫切需要既精通档案业务、计算机操作，有负责人的档案管理者，这就要求档案管理人员，要通过学习业务知识，声像载体知识、计算机操作技能等，不断提高自身综合素质，以满足档案工作发展需求。
4.创造条件，改善保管环境，管理者要根据声像档案材料的不同性质，建立符合档案管理的档案室，严格控制档案室的相对温度、湿度、做到防火、防蛀、防潮、防磁等，归档的声像材料定期检查，对年代久远，使用频率高或有污损的声像档案，要提前做好备份及载体转换工作，避免因存储介质的淘汰，损坏硬性声像档案的保存和利用。
【参考文献】
[1]杨思源.声像档案管理存在的问题及解决办法[J].中国新技术新产品，2011，（13）：78-79.
[2]龚志英.做好声像档案管理工作的几点思考[J].中国水运（下半月），2011，（07）：113-114.
为进一步规范我区涉密载体印制和销毁管理工作，切实保障国家秘密安全，现将加强涉密载体印制和销毁有关工作通知如下：
一、高度重视，严格要求
各单位要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》(以下简称“实施条例”)、《关于国家秘密载体保密管理的规定》等法律法规，认真落实《重庆市国家保密局关于发布国家秘密载体印制甲级资质单位名录的通知》(渝密发〔〕25号)、《重庆市国家保密局关于发布国家秘密载体印制乙级资质单位名录的通知》(渝密发〔2015〕19号)、《关于开展涉密载体集中销毁工作的通知》(渝密办发〔〕12号)等文件要求，切实加强涉密载体的印制、销毁环节的规范管理，确保国家秘密绝对安全。
二、实行分级管理，规范印制涉密载体
《实施条例》规定：“制作国家秘密载体，应当由机关、单位或者经保密行政管理部门保密审查合格的单位承担”。各单位、部门在委托印制国家秘密载体时，应当根据涉密程度选择具有相应资质的单位承担，确保国家秘密载体印制环节的安全保密。
(一)绝密级国家秘密载体印制单位：绝密级国家秘密载体印制应选择具有甲级资质的单位承担。甲级资质可在全国范围内承接国家秘密载体印制业务。(市内甲级资质单位详见附件1)
(二)机密级及秘密级国家秘密载体印制单位：机密级、秘密级国家秘密载体印制应选择具有甲级、乙级资质的单位承担。乙级资质可在本市范围内承接国家秘密载体印制业务。若选择市外乙级资质单位，该资质单位应经市保密局审批同意。(市内乙级资质单位详见附件2)
三、认真清理登记，集中销毁涉密载体
《实施条例》规定：“销毁国家秘密载体应当符合国家保密规定和标准，确保销毁的国家秘密信息无法还原。销毁国家秘密载体应当履行清点、登记、审批手续，并送交保密行政管理部门设立的销毁工作机构或者保密行政管理部门指定的单位销毁”。
(一)销毁范围：涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密、以及个人信息的载体，包括：
1、涉密的文件、资料、图纸、试卷;
2、经鉴定已超过保密期限、无保存价值、确需销毁的文书档案、财会档案和各种专业档案;
3、各种已作废的内部刊物、内部资料、图纸、报表、证件和保密笔记;
4、国家秘密载体定点复制单位生产中产生的涉密或属于内部文件、资料的废页;
5、已过期或作废的各种有价证券、无价证券、票证，禁止流传的书籍、杂志和印刷品;记载涉密信息的计算机，及软盘、U盘、移动硬盘、光盘、录音带、录像带、胶片;
6、属于国家秘密的设备、产品;
7、处理过涉密信息，并具有数据存储功能的传真机、电话机、复印机、多功能一体机等通信、办公自动化设备;
8、其他按规定应销毁的载体。
(二)销毁地点：重庆市保密技术服务中心，江北区五里坪港城东路(港城工业园A区)，港城工业园派出所对面。涉密载体销毁工作联系人：孟建东(联系电话：67116709、13452174772)服务中心于9月1日起，每周星期一至星期五，上午9:00至12:00，下午1:30至5:00，接收待销涉密载体(纸、光电磁涉密介质)，国家法定节假日不接收。
(三)有关要求：各送销单位、部门应严格执行《国家秘密载体销毁管理规定》，定期组织专人专车送销涉密载体;送销前须电话预约，送销时须出具填写完整并履行签字盖章手续的涉密载体销毁清单(一式两份，表格详见附件3、4)，否则，服务中心拒绝接收待销涉密载体;送销人员应同服务中心工作人员完成涉密载体交接手续，并按服务中心工作人员提示在指定监销工位履行现场监销职责。
四、加强督查，落实责任
近期区委保密办、区国家保密局将开展全区保密综合检查，涉密载体印制、销毁情况将纳入到检查范围，请各单位、部门，认真开展涉密载体的清理，做好登记工作，对不需要长期留存的涉密载体，按照规定及时进行集中销毁。若存在委托非资质单位印制国家秘密载体的行为，应立即停止，并采取有效措施，确保国家秘密载体不流失，不泄露。今后区委保密办、区国家保密局还将不定期的对各单位、部门委托印制、销毁国家秘密载体情况进行抽查。若发现上述违规行为，将严格按照相关法律法规严肃查处，追究相关人员责任。
(联系人：区委办机要保密科 曾祥超 67821700 )
附件：1. 国家秘密载体印制甲级资质名录;
2. 国家秘密载体印制乙级资质名录;
3. 涉密纸介质销毁清单;
4. 涉密光电磁介质清单;
重庆市渝北区国家保密局
三、结语
多元文化视域下高校思政教育管理载体的构建，可以将思政教育管理的理念与时代接轨，从而扭转人们对于思政教育的误解。所以，对于高校思政教育管理载体的构建，当前形势下，可以采取多种办法。我们要充分意识到，高校思政教育对于文化的承接有着深远的意义，不可忽视。
参考文献：
[1]唐山清，廖继超.论多元文化下的高校思政教育改革与重定位[J].法制博览，(28)：281-282.
关键词 城建档案管理 声像档案 收集 管理
随着城市建设的发展，城建档案馆的资料的开始变得越来越多，而在资料不断增加，种类也在不断变化的同时，其管理工作也就逐渐出现了一定的难度，尤其是城建档案馆中的声像档案部分，声像档案在城市建设与管理中占据着重要的部分，但由于其材质的特殊性，在收集与管理的过程中存在着较大的困难，很多声像档案往往因为管理问题而受到不同程度的損坏，导致在城市的规划过程中出现偏差，阻碍城市的发展。
一、声像档案及其特征
声像档案指的是在国家、社会或个人活动中形成的对国家与社会有着永久保存价值的照片、录像、唱片、影片等材料。这些资料大多数以声像为主，并配有相关文字说明。作为城建档案馆中珍贵的资料，声像档案主要以感光或磁性材料为载体进行记录。在城建档案馆中的声像档案大部都是在城市规划建设及管理工作中形成的珍贵资料，这些资料比单纯的文字资料来的更加真实与直观，对于城市未来规划和管理有着极其重要的参考意义。声像档案随着时代的发展和科技的进步一直在不停向前推进，并在发展过程中逐渐形成了自己独有的特性。
声像档案的特征主要体现在以下两个方面：一是相对于文字性的纸质档案来说，声像档案通过照片、声音、录像等方式进行记录，给人一种更为直观的印象，而且其记录的大多数都是在社会发展过程中社会群体的变化，在翻阅的过程中会造成强烈的情感冲击。二是声像档案在收集和整理的过程中具有相当的复杂性，如磁带档案在外观上并不能区分出其是原件或复印件，而在照片档案中，原版和翻版的照片也通常难以进行辨别，这些都给声像档案管理工作带去了一定的难度，同时也更凸显了声像档案的珍贵。
二、城建档案管理中声像档案的收集与管理
（一）城建档案管理中声像档案的收集
在城建档案管理中，声像档案的收集主要通过以下三个方面进行。一是城建档案馆中现存的城建声像档案。这些声像档案一般包括城市建设的跟踪拍摄、改建和扩建桥梁、道路等建筑物原貌的声像资料。还有关于国家重点工程项目建设过程中所产生的声像资料，这些资料包含了工程建造原址原貌、以及原址拆迁情况和建设施工过程的环节记录、录像、图片等等。还有关于档案馆的活动拍摄以及会议记录中所产生的声像资料，由于其见证了档案馆的发展历史，必须进行收集。二是一些单位或公司以不同方式移交给档案馆的声像资料，这些资料大多数都不完整，加之声像档案的收集并不受到行政约束，导致声像档案存在相当大的问题。在进行资料收集时应当对资料进行及时归档，对于零散的声像资料要有选择性的进行收集。如近年来建立的声像室就在很大程度上满足了我国声像档案的收集，迄今为止收藏的城市旧貌和工程照片接近万余张，记录了馆藏的发展以及城市的建设历史。三是通过社会征集声像资料，社会人士收藏的关于城市历史、建设发展的照片、录像等资料，都可以移交到档案馆进行归档整理，我们可以通过报纸、网络、广播等媒体方式进行宣传，加强社会凝聚力量壮大城建档案馆的收藏规模。
（二）城建档案管理中声像档案的管理
（1）完善声像档案管理制度
要做好声像档案管理，首先就要加强相关制度的制定与完善。声像档案向来是我国馆藏中的重要部分，其收集难度大、拍摄内容不完整、在管理方面也具有一定的困难，我们必须规范声像档案管理，严格制定声像档案规范。只有声像档案在最初整理时采取了有效的制度措施，才能够保证在后期的制作流程中拥有一个清晰的脉络，为将来城市建设的资料参考打好基础。我国城建档案馆目前的相关管理制度尚不完善，规范制度的约束力度还没有达到效果，因此，要尽快出台声像档案管理制度，并广泛应用在各城建档案馆的具体管理工作中，让城建档案管理的声像档案的管理工作得以持续进行。
（2）加强声像档案保管技术
声像档案在管理方面存在很大的难度，其对于保存环境要求较高，为了长久的保存这些珍贵的资料，就必须为其提高一个恒温、恒湿、防震、防磁、防火以及避光等条件的保管环境。但我国目前的城建档案馆中声像档案的保管技术还没有达到这种程度，导致部分资料遭到不同程度的破坏与损失。为了尽快提高声像档案保管效率，我们要加强声像档案的保管技术，在为其建立专门收藏室的同时，对其进行妥善保管，如将声像档案进行独立分类，利用声像柜或者密闭的柜子进行存放，并严格控制存放库房的温度以及湿度，将声像柜放在远离光线与磁场的地方。对于声像档案实行定期检查与护理，延长其使用寿命。
（3）提高管理人员业务水平
除了完善声像档案管理制度和加强对声像档案管理技术之外，对于相关工作人员的业务培训也是必须的。只有提高了工作人员对于声像档案重要性的认识，才能够真正投入在工作当中。因此，为了进一步提高工作人员的业务水平，我们要利用业务培训加强其对声像档案管理的认识，让其对声像档案管理工作有一个深刻的认知，并在培训过程中加强自身专业技能的锻炼。城建档案馆要注重管理人员的选拔与培养，使其在具备扎实专业基础的同时，还要能够具有相关现代管理技术。除此之外，国家还要为相关技术人员提供良好的工作环境，给予其适当的鼓励，促进其为城建档案馆做出更多贡献。
三、结语
总之，城建档案管理工作中声像档案管理是一件需要长期进行的工作，我们除了要在收集方面注意声像档案的完整性，还要不断完善声像档案管理制度，不断加强相关的保存与管理基础，确保资料的价值，同时提高工作人员的业务水平，使其更好地投入到声像档案管理工作中来，从而推动城市的建设发展。
参考文献：
[1]李冰.强化措施，改善声像档案管理[J].黑龙江档案，2011（2）：107.
[2]李华英.浅议城建声像档案工作[J].城建档案，2011（2）：39-40.
1 医院声像资料的现状与特点
1.1 客观真实性
它能客观真实地再现活动过程。
1.2 互补性
它与文书档案往往有一定的联系, 是形成文书档案的场景再现。
1.3 广泛的利用性
由于声像档案能客观真实地再现活动过程, 在提供医疗凭证、处理医疗纠纷等方面具有特殊功能。
2 目前医院声像档案管理工作存在的不足
表现为管理制度、管理手段、资金投入、开发利用等问题。
2.1 档案管理制度不完善
目前仍有许多医院不够重视, 使形成的声像资料收集不全, 对声像资料的收集整理、归档、利用没有形成系统的管理。
2.2 摄录人员认识不足
没有认识到声像档案的重要性, 认为拍完、录完就算完了, 没有在医院保存, 备用, 工作被动。拍摄难, 拍摄不完整的原因: (1) 工作人员兼职多, 没精力收集、整理。 (2) 领导没把摄像纳入整体工作当中。 (3) 拍摄水平有差异。
2.3 医院声像设备现状
第四中心医院声像设备齐全, 可以满足工作需要, 但是声像设备未被工作人员充分利用。工作人员认识及知识的缺乏, 直接影响了设备作用的发挥, 人员培训不完善, 档案没能完整保存下来, 造成声像档案的收集、保存匮乏。
2.4 声像档案资料保管欠妥
声像档案的保管一般有三种方式: (1) 档案室集中管理, 然后逐年随时移交。 (2) 各个科室每年向医院档案室移交一次。 (3) 由科主任保管各科档案。但是, 由于医院领导对档案工作重视不够, 缺乏管理制度的培训, 导致一些声像档案不能长久保存和利用。
2.5 管理人员的专业素质有待提高
医院档案管理人员中档案专业出身人员较少, 一般为护理或其他岗位转岗人员, 对档案管理工作重要性的认识不足, 缺乏相关经验及基础知识, 严重影响了声像档案保管和声像档案的使用寿命。因此要从两方面做起:首先不断提高本岗位人员业务知识, 其次要深入各个科室, 了解对本职工作的信息需求, 同时要使他们意识到档案价值及其带来的社会和经济效益, 自觉做好管理工作, 提高管理水平。
3 加强医院声像档案管理工作的思考
3.1 强化岗位工作进取意识
声像资料能形象、真实地反映本医院发展过程, 是记录医院各项工作的重要凭据, 是医院形成文书档案的情景再现。因此, 档案管理人员要加大宣传力度, 使医院领导认识此项工作的重要性, 将声像资料归档及规范管理纳入重要议事日程, 做到与医院业务建设同步规划同步发展[1]。
3.2 完善声像档案管理制度
医院要在现有档案管理的基础上, 进一步完善使档案工作标准化。要实现档案管理现代化, 首先要做到标准化。为确保声像资料归档质量, 对全院声像资料要集中进行统一管理统一考核, 使声像资料管理与医疗业务提高同步考核评价, 同步发展[2]。建立有效的考核、激励机制, 将档案管理纳入各科年度考核内容之一, 以激励他们的工作热情, 促进档案管理的完善发展[3]。
3.3 改善声像档案保管
声像档案的保管需要规范管理, 器材放置安全, 选择温度适宜远离光线的环境存放。
3.4 加强岗位人员培训
提高专业水平是加快声像档案信息化进程的前提。要求所有档案工作人员必须持证上岗, 并定期参加档案知识培训, 不断提高本专业的管理水平。
3.5 应用现代科学技术
采用计算机技术实现声像档案数字化, 构筑数字化档案管理是今后声像资料实现资源共享的一个发展方向。
4 进一步加强我院声像档案的开发利用
加强声像资料管理部门与医院其他科室间的沟通, 档案管理部门要为各科室档案查阅提供各种便利条件, 使员工更好地利用声像档案, 发挥声像档案的作用。
4.1 对本院职工开设相关资料阅览窗口 将职工关注的资料公布于窗口, 便于职工及时阅览。并利用此窗口为职工与领导建立沟通的平台。
4.2 充分发挥医院声像档案在岗前教育中的作用使每年新入院的职工通过观看声像资料了解本医院的发展历程, 及科技进步的情况, 达到热爱医院, 热爱本职工作的目的。
参考文献
[1]张洋.医院档案管理现状及思考[J].中国新技术新产品, 2011, 9 (9) :227.
[2]邹海峰, 张常强.谈新时期医院档案管理中的问题及改进措施[J].医学信息 (中旬刊) , 2010, 5 (2) :373-374.
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